2.2.2.1. Chứng từ và thủ tục kế toán
Do đặc thù sản phẩm kinh doanh của công ty nên trên thực tế, khi hạch toán, công ty coi tất cả các chi phí phát sinh khi vận hành các bộ phận phòng ban đều phục vụ cho công tác bán hàng nên kế toán công ty chỉ sử dụngTrên thực tế, Công ty coi tất cả những chi phí phát sinh cho các bộ phận đều phục vụ cho hoạt động bán hàng nên công ty chỉ sử dụng một tài khoản là tài khoản 641 - Chi phí bán hàng để hạch toán các chi phí này. TK 641 gồm có các loại chi phí sau: Chi phí nhân viên bán hàng; Chi phí vật liệu bao bì; Chi phí dụng cụ đồ dùng; Chi phí khấu hao TSCĐ; Chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá; Chi phí dịch vụ mua ngoài; Chi phí bằng tiền khác
Sơ đồ 5: Trình tự hạch toán chi phí bán hàng
Chi phí lương và các
khoản trích theo lương Giá trị thu hồi
TK334, 338 TK152, 153 TK214 TK331,111,112… TK641 TK111,112,138… TK911 TK142 TK133
của nhân viên bán hàng ghi giảm chi phí
Chi phí vật liệu, Kết chuyển CPBH dụng cụ
Chi phí khấu hao Chờ K/c K/c TSCĐ
Chi phí khác liên quan
* Quy trình ghi sổ tổng hợp chi phí bán hàng
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu
Sơ đồ 6: Quy trình tổng hợp chi phí bán hàng
TK 641 được kế toán ghi nhận dựa trên các chứng từ sau:
- Hóa đơn tài chính;
- Phiếu xuất kho;
- Bảng tính và thanh toán lương;
- Bảng tính và phân bổ khấu hao;
- Bảng tính và phân bổ công cụ dụng cụ;
- Phiếu chi, Giấy báo Nợ ngân hàng,... Ví dụ:
Chứng từ gốc
Sổ kế toán chi tiết TK641
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính Sổ nhật ký chung
Biểu mẫu 15: Phiếu chi tiền mặt
TẬP ĐOÀN XĂNG DẦU VIỆT NAM
CÔNG TY CP TIN HỌC VIỄN THÔNG PETROLIMEX Ngày 15/6/2013 Số 52
PHIẾU CHI TIỀN MẶT
Căn cứ
Họ tên: Nguyễn Văn A
Mã cbcnv: 016 Mã đơn vị: ERP Đơn vị: Trung tâm dịch vụ ERP
Giấy GT Ngày Nội dung: Chi tiền tiếp khách Số tiền 1.000.000 VND Bằng chữ: Một triệu đồng chẵn Kèm theo : 01 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền trên.
GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP PHIẾU THỦ QUỸ NGƯỜI NHẬN TIỀN
Biểu mẫu16: Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
TẬP ĐOÀN XĂNG DẦU VIỆT NAM
CÔNG TY CP TIN HỌC VIỄN THÔNG PETROLIMEX
Mẫu số 06-TSCĐ
(Ban hành theo QĐ số:
48/2006/QĐ-BTC ngày
14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ
Tháng 03/2013
Chỉ tiêu
Toàn công ty Ghi Nợ tk641 NG Mức KH TK641
I.Khấu hao đã trích tháng 01 17.360.211 3.371.738 II.Khấu hao tăng tháng 02 15.546.246 2.973.231 III.Khấu hao giảm tháng 02 3.427.709 1.442.981 IV.Khấu hao phải trích tháng 02( IV
= I + II – III)
27.378.748 10.001.988
Ngày 28 tháng 03 năm 2013. Người lập bảng Kế toán trưởng
( ký, họ tên ) ( ký, họ tên )
Biểu mẫu 17: Hóa đơn GTGT dịch vụ ăn uống tiếp khách
HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao khách hàng
Ngày 17 tháng 06 năm 2013
Mẫu số : 01 GTKT – 3KK DA / 20133B
Số : 152
Đơn vị bán hàng : Công ty Cổ phần Sen
Địa chỉ : 590 Lạc Long Quân – Tây Hồ – Hà Nội Mã số thuế: 0100103035
Họ tên người mua hàng : CÔNG TY CP TIN HỌC VIỄN THÔNG PETROLIMEX Địa chỉ : Số 1 Khâm Thiên - Đống Đa - Hà Nôi
Mã số thuế: : 0101409734
Hình thức thanh toán : Tiền mặt STT Tên hàng hóa , dịch vụ ĐVT Số
lượng Đơn giá Thành tiền
01 Dịch vụ ăn uống tiếp khách 3.500.000
Cộng tiền hàng 3.500.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 350.000 Tổng cộng tiền thanh toán 3.850.000
Số tiền viết bằng chữ: Ba triệu tám trăm năm mươi ngàn đồng chẵn. Ngày 17 tháng 06 năm 2013. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Như đã đề cập ở trên, tất cả các khoản mục chi phí đều được doanh nghiệp hạch toán vào chi phí bán hàng là TK 641, như vậy doanh nghiệp không sử dụng TK 642- chi phí quản lý doanh nghiệp.
Ví dụ: Khi cần tính khấu hao cho TSCĐ, cụ thể là dụng cụ quản lý được sử dụng cho phòng dịch vụ phần mềm, kế toán thực hiện nhập số liệu trên phần mềm dựa trên bảng tính khấu hao. Doanh nghiệp sử dụng phương pháp tính khấu hao theo đường thẳng và phân bổ khấu hao theo tháng.
Mức khấu hao hàng năm của 1 TSCĐ được tính theo công thức: Mức KH năm = NGiá TSCĐ x Tỷ lệ khấu hao năm
Trong đó:
Tỷ lệ khấu hao năm = 1 x 100 Số năm sử dụng
Mức KH hàng tháng của 1 TSCĐ được tính như sau:
Mức KH tháng
= Mkh năm 12 Hoặc có thể xác định theo công thức:
Mức KH tháng = NGiá TSCĐ x Tỷ lệ KH tháng Trong đó:
Tỷ lệ KH tháng = 1 x 100 Số năm sử dụng dự kiến x 12
Với phương pháp này, sau khi kế toán viên lưu các dữ liệu từ bảng tính khấu hao vào trong phần mềm, dữ liệu sẽ tự động được chuyển đến các sổ chi tiết và sổ cái tài khoản.
Ví dụ về sổ chi tiết TK 641 ngày 31/12/2013:
Biểu mẫu 18: Sổ chi tiết TK641
TẬP ĐOÀN XĂNG DẦU VIỆT NAM
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Từ ngày 30/6/2013 Đến ngày 30/6/2013 Tài khoản: 641 – Chi phí bán hàng
Đơn vị tính: VND
Chứng từ
Diễn giải Số tiền TK Nợ Mã LQ Nợ TK Có Mã LQ Có Mã vụ việc Mã Số Ngày PK T 23 30/6/2013 Phân bổ Cp thuê VP tháng 6/2013 20.000.000 64 1 PIACOM 331 2211003 PK T 24 30/6/2013
Chi phí tiền điện tòa nhà
tháng 6 30.000.000 64 1 PIACOM 111 2211004 PK T 25 30/6/2013 Phân bổ CP cước cáp quang 1.120.000 64 1 PC 111 2211005 PK T 26 30/6/2013 Trích khấu hao TSCĐ tháng 6 50.000.000 64 1 PIACOM 214 2211008 PK T 27 30/6/2013 ….. Tổng cộng Ngày 30 tháng 06 năm 2013
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
( Nguồn:Phòng tài chính Công ty )
Sổ chi tiết TK641 trong ngày 30/6/2013 được tổng hợp bởi các nghiệp vụ phát sinh, gồm có mã chứng từ, cột diễn giải nội dụng, cột số tiền, cột TK Nợ, TK Có và 2 cột Mã Liên quan Nợ, Có, cột mã vụ việc.
2.2.2.3. Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng
Từ chứng từ gốc được ghi nhận vào sổ chi tiết, phần mềm sẽ tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, và có được sổ cái cho từng tài khoản.Cuối kì TK 641 được kết chuyển về TK 911 để xác định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Biểu mẫu 19: Trích Sổ cái tài khoản 641
TẬP ĐOÀN XĂNG DẦU VIỆT NAM
SỔ CÁI TK: 641 CHI PHÍ BÁN HÀNG Từ ngày: 01/12/2013 Đến ngày 31/12/2013 NỢ CÓ ĐẦU KỲ Trang 1 Đơn vị tính: VND PHÁT SINH PS NỢ PS CÓ TK DƯ …. 3 340 000 1111 1 317 073 334 2 318 182 1521 …. Cộng PS Cuối kỳ Ngày lập: …/…/…..
Người lập biểu Kế toán trưởng
Bảng trên là sổ cái TK641 bao gồm thông tin về số phát sinh các nghiệp vụ trong khoảng thời gian từ 1/12/2013 đến 31/12/2013. Vì là tài khoản chi phí nên TK641 không có số dư đầu kì và dư cuối kì. Nhìn vào bảng trên ta thấy chi phí bán hàng của doanh nghiệp bao gồm rất nhiều khoản mục chi phí liên quan: chi phí tiền lương( với TK đối ứng là TK 334), chi phí trực tiếp bằng tiền( TK đối ứng là TK111), chi phí nguyên vật liệu ( với TK đối ứng là TK 152)…