c £ u -o X Ê S § 0 o '>cd & 1 5 «D* > o ơp g 'Q Ế U X u H bp s 'Q Ễ vo v<oưi '<o < ( U oo '<o '<o J54—* «L> Q ỒJ c /O §• ọ v<o I <8. | i • ’—Ị ,2 ON '<pC/3 '<o <0) v<oC/3 vo p4-JS «D ^ r r 1 r PHÓ GIÁM ĐỐC KINH DOANH PHÓ GIÁM ĐỐC CHẤT LƯỢNG PHÓ GIÁM ĐỐC TÀI CHÍNH Phòng Kho vận vp(/5 '<o ■Ễ <(U <N N<p v<o 3 <0) co '<cc/ì v<o B 5 «D v<oc/5 "<o Ị: <0) in '<QC/5 '<o Jã'4—> «D
> Ban Giám đốc của công ty gồm Giám đốc và 3 Phó Giám đốc: Giám đốc phụ trách chung, trực tiếp chỉ đạo Phòng tổ chức hành chính, Phòng bảo vệ và các Chi nhánh; 1 Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh kiêm Trưởng Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu; 1 Phó Giám đốc phụ trách về tài chính kiêm Trưởng phòng kế toán tài vụ và 1 Phó Giám đốc phụ trách chất lượng trực tiếp chỉ đạo Phòng kĩ thuật kiểm nghiệm và Phòng kho vận.
> 6 phòng: Tổ chức hành chính, Bảo vệ, Kinh doanh xuất nhập khẩu, Kế toán tài vụ, Kĩ thuật kiểm nghiệm & Kho vận.
> 5 hiệu thuốc trực thuộc: hiệu thuốc số 1 đến số 5.
PHẦN 2. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN c ú u
2.1. ĐỐI TƯỢNG, ĐỊA ĐIỂM, THỜI GIAN NGHIÊN c ứ u
1.1.1. Đối tượng nghiên cứu
Việc thực hiện GSP tại công ty Dược phẩm Trung ương 1 từ 2001-2005.
1.1.2. Địa điểm nghiên cứu
Bộ môn Quản lí và Kinh tế Dược.
1.1.3. Thời gian nghiên cứu
Từ tháng 11/2005 đến tháng 05/2006.
2.2. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN c ứ u
2.2.1. Phương pháp hồi cứu
Hồi cứu các số liệu thông tin liên quan đến tồn trữ thuốc từ năm 2001-2005.
2.2.2. Phương pháp điều tra cắt ngang
Phỏng vấn trực tiếp các cán bộ phụ trách kho, chuyên viên kĩ thuật theo Checklist : Danh mục kiểm tra áp dụng trong thanh tra thực hành tốt bảo quản thuốc.
2.2.3. Phương pháp nghiên cứu quản trị học
Phân tích SWOT: phân tích điểm mạnh (Strength), điểm yếu (Weekness), cơ hội (Oppotunity), thách thức (Threat) đối với công ty DPTƯ 1 trong quá trình thực hiện GSP.
2.2.4. Phương pháp tìm xu hướng phát triển của chỉ tiêu
> Nhịp cơ sở: lấy chỉ tiêu nào đó của một năm so sánh tình hình thực hiện của nó qua các năm.
> Nhịp mắt xích: lấy các chỉ tiêu thực hiện của một năm so sánh với năm ngay trước đó.
2.2.5. Phương pháp xử tí kết quả
Xử lí kết quả và số liệu bằng phần mềm Microsoft Word 2003, Microsoft Excel 2003.
2.3. THIẾT KÊ NGHIÊN c ứ u
PHẦN 3. KẾT QUẢ KHẢO SÁT VÀ BÀN LUẬN
3.1. C ơ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM v ụ CỦA PHÒNG KHO VẬN CÔNG TY DPTƯ 1 KHO VẬN CÔNG TY DPTƯ 1
3.1.1. Cơ cấu tổ chức
Hình 3.8. Sơ đồ tổ chức Phòng Kho vận công ty Dược phẩm Trung ương 1 (thời điểm thằng 1272005)
Nhận xét:
> Cơ cấu Phòng Kho vận được tổ chức theo cấu trúc trực tuyến- tham mưu phù hợp với nghiệp vụ kỹ thuật bảo quản tồn trữ thuốc của công ty. Phó giám đốc quản lí chất lượng kiêm Trưởng phòng kho vận chứng tỏ đây là phòng có vị trí đặc biệt trong cơ cấu tổ chức của công ty.
> Bộ phận tham mưu: chuyên viên kĩ thuật, là bộ phận giúp việc cho các cán bộ phụ trách phòng kho vận trong việc hướng dẫn cán bộ công nhân viên trong phòng học tập, thực hiện các quy trình, quy định, các quy chế chuyên môn đồng thời có trách nhiệm báo cáo, phản ánh kịp thời tình trạng chất lượng hàng hóa trong kho.
> Việc phân công CBCNV trong mỗi bộ phận vừa theo hướng chuyên môn hoá lại vừa có thể thay thế được cho nhau.
3.1.2. Chức năng
Phòng Kho vận là đơn vị trực thuộc công ty, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc, có chức năng tham mưu và tổ chức thực hiện công tác quản lý bao gồm xuất- nhập, kiểm soát về chất lượng, bảo quản, vận chuyển các mặt hàng thuốc, nguyên liệu làm thuốc, vật tư, thiết bị y tế đáp ứng nhu cầu kinh doanh, phục vụ của công ty.
3.1.3. Nhiệm vụ
Quản lý hàng hóa:
> Kiểm nhập hàng: tổ chức kiểm nhập hàng theo “Qui trình nhận- kiểm hàng “ của công ty.
> Xuất hàng: Khi nhận được hoá đơn xuất hàng của Phòng KDXNK, các kho có liên quan chuẩn bị hàng để giao.Việc xuất hàng phải tuân theo “Qui trình cấp phát hàng ” của Công ty.
> Kiểm soát chất lượng: Tiến hành kiểm soát chất lượng hàng hoá trước khi nhập kho cũng như trong quá trình lưu kho theo "Qui trình
nhận kiểm hàng” nhằm phát hiện kịp thời hàng không đạt chất lượng, không để lọt vào kho cũng như đến tay khách hàng.
> Bảo quản hàng hoá: Thực hiện tốt nguyên tắc "thực hành tốt bảo quản thuốc"(GSP) do Bộ Y tế ban hành và "quy định chế độ bảo quản hàng hoá" của công ty.
*t* Quản lý tài sản vật tư, máy móc, phương tiện làm việc được trang bị:
Phòng Kho vận có trách nhiệm quản lý tốt mọi tài sản, vật tư, máy móc, phương tiện làm việc đã được công ty trang bị. Mỗi bộ phận phải phân công cụ thể người theo dõi sử dụng vật tư, máy móc do bộ phận mình quản lý, tránh lãng phí hoặc để mất mát, hư hỏng. Việc vận hành, bảo quản các máy móc, thiết bị phải theo đúng hướng dẫn của nhà chế tạo, người lắp đặt và người có trách nhiệm của công ty.
Quan hệ công tác:
Phòng kho vận chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp, toàn diện của Ban giám đốc. Phối hợp với các phòng, ban, bộ phận trực thuộc khác của công ty thực hiện mọi nhiệm vụ có liên quan do Ban giám đốc giao cho.
Thực hiện sự chỉ đạo về chuyên môn, nghiệp vụ của các các phòng, ban chức năng theo sự uỷ quyền của Ban giám đốc.
3.2. KHẢO SÁT VIỆC THỰC HIỆN CÁC NỘI DUNG GSP TẠI CÔNG TY D P T Ư 1 T ừ 2001- 2005
3.2.1. Nhân sự
Về số lượng và trình độ CBCNV trong phòng qua điều tra ta có bảng số liệu sau:
Bảng 3.3. Tình hình nhân sự Phòng kho vận công ty DPTƯ1 từ 2001-2005 20,7% 15,0% 1,2% 20,7% 42,4% ■ DSCK1 □ DSĐH □ DSTC □ DT/Công nhân kĩ thuật Dược ■ Khắc Hình 3.9. Tỷ lệ % trình độ CBCNY phòng kho vận năm 2005 o
Nhận xét:
'> Có sự thay đổi số lượng CBCNV trong phòng qua các năm. Năm 2004 và 2005 số lượng CBCNV tăng mạnh là do nhập bộ phận phân xưởng vào phòng kho vận.
> v ề trình độ của cán bộ công nhân viên:
o Tỷ lệ CBCNV có chuyên môn về Dược là nòng cốt của phòng (trên 64%).
o CBCNV có trình độ đại học và trên đại học chiếm số lượng ít, tuy nhiên DSĐH tăng còn DSCK1 giảm qua các năm.
o DSTC có xu hướng giảm về số lượng, trình độ khác (cử nhân cao đẳng, lao động phổ thông) có xu hướng tăng.
o CBCNV có trình độ dược tá chiếm số lượng cao trong công ty, năm 2004 và 2005 chiếm tỷ lệ cao nhất so với toàn phòng (trên 42%).
Về trình độ các thủ kho: các thủ kho có trình độ từ trung cấp trở lên, riêng thủ kho thuốc độc, thuốc gây nghiện, thuốc hướng tâm thần đều là DSĐH.
Mọi cán bộ công nhân viên trong phòng đều được đào tạo về GSP và tiêu chuẩn hệ thống quản lí chất lượng ISO 9001-2000. Việc đào tạo do cán bộ chủ chốt của công ty và chuyên gia của Tổng công ty Dược Việt Nam đảm nhiệm, định kì 1 năm 1 lần.
Như vậy đối chiếu với Checklist nội dung nhân sự thì công ty DPTƯ 1 áp dụng rất tốt. Tuy nhiên số lượng CBCNV có trình độ đại học và trên đại học còn ít cần được khắc phục trong thời gian tới.
3.2.2. Kho tàng và trang thiết bị
Qua khảo sát hệ thống 4 kho A, B, c, D của công ty và phỏng vấn trực tiêp cán bộ chủ chốt của kho (trưởng phòng kho vận, chuyên viên kĩ thuật)
bằng bộ câu hỏi Checklist trong nội dung này (35 chỉ tiêu) thì công ty có 32 chỉ tiêu áp dụng và đều đạt yêu cầu đề ra. 3 chỉ tiêu công ty không áp dụng (chỉ tiêu 10, 14 và 30c) do đặc điểm riêng của công ty (phân xưởng sản xuất nhỏ và không nằm trong kho đạt GSP, lối đi các kho không xuyên qua nhau tránh nhiễm chéo và công ty không có hàng đông lạnh).
Những nội dung được khảo sát như sau:
3.2.2.1. Địa điểm- vị trí
Hệ thống 4 kho A, B, c , D đạt GSP nằm tại khu vực phường Phương Liệt, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.
Đây là khu vực có mặt bằng cao, gần đường giao thông, gần nơi tiêu thụ sản phẩm. Tuy nhiên hệ thống kho này lại đối diện với khu vực GMP của công ty Cổ phần Dược liệu Trung ương 1 (Mediplantex) nên bị ảnh hưởng của mùi và hoá chất trong không khí. Mặt khác do nằm trong vùng dân cư đông nên không thể tránh khỏi tác động của môi trường xung quanh.
3.2.2.2. Thiết kế- xây dựng
Hiện nay ở miền Bắc công ty có 5 kho: 4 kho A, B, c , D đã được cấp chứng chỉ GSP, kho thứ 5 (bảo quản các chất dễ cháy nổ, hoá chất) tại Ngọc Hồi đang được xây dựng, thiết kế để được cấp chứng chỉ GSP trong thời gian tới.
o Kho A: Nguyên liệu thường, bông băng, gạc, bột dầu.
o Kho B: Thuốc độc, nghiện, hướng tâm thần, nguyên liệu độc A, B, nguyên liệu kháng sinh và khu vực biệt trữ cách ly.
o Kho C: Thành phẩm các loại. o Kho D: Thành phẩm các loại.
Ngoài ra do là doanh nghiệp nhà nước (trực thuộc Tổng công ty Dược Việt Nam) nên công ty DPTƯ 1 còn có nhiệm cụ bảo quản hàng dự trữ quốc
gia. Tuỳ vào chủng loại thuốc mà loại mặt hàng này được bảo quản ở khu vực kho thích hợp.
Sau đây chúng tôi xin khảo sát việc thiết kế, xây dựng kho C- đây là kho lớn nhất của Công ty.
Hình 3.10. Nhà kho c của công ty DPTƯ1- Kho thuốc đầu tiên ở Việt Nam được công nhận đạt tiêu chuẩn GSP
C Ử A T H O Á T H IỂ M 2 CỬ A T H O Á T H IỂ M 1 KHO LẠNH KHU V ự c HÀNG LẺ KV KTCL TẨNG4: HÀNG Dự TRỮ QUỐC GIA. TẦNG1-3: KHANG s in h v iê n TẦNG4: HÀNG Dự TRỮ QUỐC GIA. TẦNG1-3: KHÁNG SINH VÍÊN
TÂNG4: HÀNG Á CHÂU, ĐÔ THÀNH, TÃNG1-3: KHÁNG SINH TIÊM
TẦNG4: HÀNG ĐẠI BẮC, TẦNG1-3: KHÁNG SINH TIÊM, HÀNG ROUSSEL
TẦNG4: HÀNG BẮC MỸ, TRƯỜNG GIANG, BA ĐÌNH,THÀNH ĐÔ, TẦNG1-3: KHÁNG SINH MỠ
TẦNG4: HÀNG ĐÔNG ĐÔ, TẦNG1-3: THUỐC TIÊM NGOẠI
TÂNG4: HÀNG NHẬP THEO ĐH ĐỒNG ĐÔ, TÂNG1-3: THUỐC TIÊM NỘI
TẦNG4: HÀNG THẮNG LỢI, TÂNG1-3: THUỐC TIÊM NỘI
TẦNG4: HÀNG THẮNG LỢI, TẦNG1-3: THUỐC VIÊN NGOẠI
TẦNG4: HÀNG THẮNG LỢI, TẦNG1-3:THUỐC VIÊN NỘI,
TẦNG4: HÀNG THIÊN THÀNH, TẦNG1-3: THUỐC VIÊN NỘI, TẦNG4: HÀN G THIỀN THÀNH, TẦNG1-3: THUỐC VIÊN NỘI
(TIÊU HOÁ)
TÂNG4: HÀNG THIÊN THÀNH, TÃNG1-3: THUÔC VIÊN NỘI, __________________ (VITAMIN BỔ BÉO)__________________
TẦNG4: HÀNG c ơ s ố / CHƯƠNG TRÌNH, TẦNG1-3: THUỐC VIÊN NỘI ( VITAMIN, B ổ BÉO )
u Q o t e o Ph CD KHU V ự c HÀNG LẺ KV KTCL H ìn h 3 .1 1 . Sơ đồ sắ p xế p hà ng hó a kh o c
Nhận xét:
> Kho có đủ các khu vực theo yêu cầu của Checklist: khu vực nhập hàng, kiểm hàng, khu vực bảo quản, khu vực đóng gói, kho lạnh, tủ lẻ. Bố trí vị trí các khu vực hợp lí như khu vực kiểm hàng gần cửa nhập còn khu vực đóng gói gần cửa x u ấ t.
> Việc bố trí cửa nhập, xuất, cửa thoát hiểm, đường đi lại hợp lí đảm bảo hàng hóa dễ lưu thông và an toàn cho người lao động khi có biến cố xảy ra.
> Các giá kệ để hàng có khoảng cách đều nhau, được phân biệt qua thứ tự các chữ cái A, B,... o . Tại mỗi khu vực giá kệ có 4 tầng, tại mỗi tầng được bố trí hàng hoá theo quy tắc FIFO và FEFO.
> Các khoảng cách giá kệ trong kho: o Cách nền: 30 cm.
o Cách tường: 50cm. o Giữa các kệ: 3m. o Cách trần: lm.
Đây là các khoảng cách do công ty tự thiết kế trên cơ sở diện tích và trang thiết bị hiện có. Tuy nhiên do thiết kế từ năm 2001 nên khoảng cách kệ khá lớn (3m) ảnh hưởng đến diện tích hữu ích của kho. Hiện nay công ty đang xúc tiến xem xét và mua xe nâng chiếm ít diện tích di chuyển hơn để thu hẹp khoảng cách này.
Hình 3.12. Sử dụng xe nâng xếp hàng vào giá kệ
3.2.2.3. Về trang thiết bị [phụ lục 4]
> Trang thiết bị văn phòng: hệ thống máy vi tính nối mạng LAN được trang bị với số lượng lớn và tăng từng năm (năm 2005 là 50 bộ) hữu ích cho việc quản lí hàng hoá và cập nhật thông tin trong nội bộ công ty:
o Theo dõi dự trù thuốc độc, nghiện, hướng tâm thần, o Theo dõi hàng hóa đến từng lô sản xuất, hạn dùng.
o Theo dõi đường đi của sản phẩm đến người sử dụng cuối cùng, o Thống kê nhanh khách hàng, việc mua, bán.
> Trang thiết bị chiếu sáng vận chuyển, chất xếp:
o Số luợng đèn chiếu sáng, xe nâng, xe đẩy hàng không tăng, o Diện tích giá kệ vẫn là 1200m2 qua 5 năm.
> Trang thiết bị bảo quản:
o Ẩm nhiệt kế đủ cho mỗi kho.
o Số bộ máy điều hoà không khí (cục bộ và trung tâm) rất lớn: 30 bộ máy cục bộ và 4 bộ máy trung tâm. Tuy nhiên số lượng này không được đầu tư thêm,
o Số lượng tủ lạnh, tủ mát ít. o Có 1 kho lạnh.
> Hệ thống kho có đủ các phương tiện phòng chống cháy nổ cần thiết: hệ thống vòi nước, bình chữa cháy, chuông báo. Số lượng bình chữa cháy được đầu tư nhiều hơn so với trước khi thực hiện GSP (từ 12 bình năm 2001 lên 22 bình năm 2005).
> Các trang thiết bị chống nấm mốc, diệt côn trùng, gặm nhấm cũng được đầu tư tuy nhiên việc diệt chuột vẫn chưa hiệu quả vẫn đơn thuần là các biện pháp cơ học (dùng bẫy chuột).
Nói chung, công ty có đủ các trang thiết bị cần thiết phục vụ việc bảo quản, tồn trữ thuốc tuy nhiên việc đầu tư thêm các trang thiết bị mới chưa được quan tâm nhiều. Đây là một hạn chế cần được khắc phục trong thời điểm mà quy mô kinh doanh của công ty lớn hơn nhiều so với năm 2001.
3.2.2.4. Các điểu kiệrt bảo quản trong kho
> Điều kiện nhiệt độ và độ ẩm trong kho luôn được theo dõi và kiểm soát thường xuyên đảm bảo đúng qui định. Kết quả hiệu chỉnh, kiểm tra ẩm kế và nhiệt kế đã được ghi lại và lưu giữ ở khu vực cửa vào mỗi kho.
Bảng 3.4. Nhiệt độ, độ ẩm của hệ thống kho
TÊN KHO NHIỆT ĐỘ ĐỘ ẨM
Nhà lạnh <N 1 00 uo
<70%
Tủ mát 8 - 15°c <70%
Nguyên liệu 15 - 25°c <70%
Thuốc gây nghiện, thuốc hướng tâm thần & tiền chất, thuốc độc A,B
15 - 25°c <70%
Kháng sinh + Thuốc tiêm + Thuốc viên 15 - 25°c <70%
Kho Bông băng, bột dầu Nhiệt độ phòng < 80%
Kho chống cháy nổ, các chất ăn mòn Nhiệt độ phòng < 80% So với quy định và Checklist thì hệ thống kho của công ty quy định nhiệt độ, độ ẩm cho hàng hoá chi tiết và chặt chẽ hơn.
> Có khu vực riêng để lấy mẫu nguyên liệu: nguyên liệu thường, nguyên liệu kháng sinh Ị3-lactam. Việc lấy mẫu nguyên liệu được thực hiện bởi nhân viên nhóm kiểm hàng dưới sự chứng kiến của thủ kho nguyên liệu, chuyên viên kĩ thuật. Mẫu đã được lấy gửi cho Phòng kĩ thuật kiểm nghiệm tiến hành lưu mẫu và kiểm nghiệm.
> Mọi nhân viên trong kho có nghĩa vụ phát hiện, theo dõi những bất thường trong việc bảo quản và báo cáo lại với người có trách nhiệm. Chuyên viên kĩ thuật có nhiệm vụ kiểm tra các điều kiện bảo quản trong kho, xử lí hoặc báo cáo với cấp trên. Nhân viên bán chuyên trách quản lí thiết bị có nhiệm vụ kiểm tra, duy tu, bảo trì các thiết bị trong kho (hiệu chuẩn 1 lần 1 năm).
> Có các biện pháp nhằm đảm bảo phẩm chất thuốc và tránh sự nhiễm