- BLĐ Cty (B/c);Trưởng phòng quản lý xây dựng Lưu VP, TCNS.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PV-INCONESS
TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PV-INCONESS
3.1.Kiến nghị về vai trì của Ban lãnh đạo Công ty và phòng tổ chức nhân sự.
3.1.1.Kiến nghị về vai trò của Ban lãnh đạo công ty
Ban lãnh đạo công ty đóng vai trò quyết định trong công tác phân tích công việc. Quan điểm nhận thức của ban lãnh đạo cấp cao công ty về tầm quan trọng của phân tích công việc quyết định mức độ chú trọng,đầu tư của công ty vào công tác này. Ban lãnh đạo công ty PV-INCONESS cần thay đổi quan điểm nhìn nhận, nâng cao tầm hiểu biết, nhận thức của mình về phân tích công việc,cần nắm rõ ảnh hưởng của công tác phân tích công việc tới sự thực hiện công việc của từng người lao động, tới các quản lý nhân sự của công ty.
Ban lãnh đạo phải quyết định có đầu tư hơn nữa về nhân lực và vật lực cho công tác phân tích công việc, có yêu cầu, chỉ đạo, khuyến khích và giám sát các phòng, ban, các nhân viên,người lao động phối hợp thực hiện tốt,có hiệu quả trong quá trình phân tích công việc
Việc thực hiện tốt phân tích công việc từ ban lãnh đạo là tiến quan trọng nhất để phân tích công việc trong công ty đạt hiệu quả tốt nhất.
3.1.2.Kiến nghị về vai trò của phòng Tổ chức nhân sự
Phân tích công việc là một trong những công tác quản lý nhân sự, nó là trách nhiệm, là nhiệm vụ của phòng Tổ chức nhân sự, phòng Tổ chức nhân sự có vai trì chính trong phân tích công việc. Phòng Tổ chức nhân sự có nhiệm vụ:
- Xác định trình tự tiến hành phân tích công việc
Trình tự tiến hành phân tích công việc ở các đợt khác nhau sẽ khác nhau, phòng Tổ chức nhân sự phải xác định ở mỗi đợt thì phân tích công viêc được tiến hành cụ thể như thế nào
Với lần đầu tiên, trình tự tiến hành phân tích công việc :
• Xác định mục đích của phân tích công việc và công việc cần phân tích
• Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin và thiết kế các biểu mẫu thu thập thông tin
• Tiến hành thu thập thông tin
• Xây dựng các văn bản phân tích công việc • Đưa vào sử dụng và kiểm tra định kỳ
- Xác định mục đích của phân tích công việc và các công việc cần phân tích - Lựa chọn cán bộ phân tích công việc:Phòng tổ chức nhân sự sẽ cử ra một người
phụ trách phân tích công việc,cán bộ phân tích cần phải thực hiện các nhiêm vụ sau:
• Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin phù hợp ,thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin
• Tiến hành thu thập thông tin,giải thích cho người thu thập thông tin hiểu rõ mục đích của việc thu thập thông tin,hướng dẫn họ cách thức cung cấp thông tin; kiểm tra ,thẩm định tính chính xác, đầy đủ của thông tin
• Viết các văn bản phân tích công việc
• Gửi các văn bản phân tích công việc tới người lao động,người quản lý các phòng,ban trong công ty lấy ý kiến đóng góp;chỉnh sử hợp lý.Gủi văn bản đã được phê duyệt tới các phòng,ban,người lao động
• Định kỳ phải kiểm tra,rà soát lại tất cả các công việc trong công ty
Ngoài ra, ở mỗi đợt phân tích công việc, phòng Tổ chức nhân sự cần huy động những người lao động để cùng tham gia cung cấp thông tin và viết văn bản phân tích công việc
- Phòng Tổ chức nhân sự phải tập huấn,đào tạo cho cán bộ tham gia phân tích công việc
- Tổ chức các cuộc họp,hội thảo theo yêu cầu đặt ra trong quá trình thực hiện - Đưa ra bản phân tích công việc vào áp dụng tại công ty
Phòng Tổ chức nhân sự lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và quản lý điều phối toàn bộ quá trình phân tích công việc
3.2.Kiến nghị về sự hợp tác của các phòng,ban khác trong công ty
Các phòng ,ban và mọi người trong công ty có ảnh hưởng rất lớn tới công tác phân tích công việc. Công tác phân tích công việc rất cần tinh thần ủng hộ, sự phối hợp thực hiện của các phòng, ban và mọi người trong công ty. Các phòng, ban cần
Đặc biệt, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc do các trưởng phòng ,ban thống nhất ý kiến. Mỗi người trong công ty cần áp dụng những văn bản phân tích công việc vào quá trình làm việc của mình.
3.3.Kiến nghị về quy trình thực hiện phân tích công việc
Phòng Tổ chức nhân sự phải xây dựng quy trình phân tích công việc phù hợp với thực tế của công ty, rõ ràng, theo trình tự.
3.3.1.Xác định mục đích của phân tích công việc và công việc cần phân tích
Phòng Tổ chức nhân sự cần xác minh rõ ràng mục đích của công tác phân tích công việc, các thông tin trong văn bản phân tích được áp dụng vào công tác quản lý nhân sự cụ thể tại công ty. Từ mục đích của phân tích công việc giúp xác định các loại thông tin
Phải tiến hành phân tích cho tất cả các công việc của công ty
Phân tích công việc tại công ty nên được tiến hành phân tích theo từng chức danh công việc
3.3.2.Xây dựng mẫu cho văn bản phân tích công việc và lựa chon cán bôn tham gia phân tích công việc
Phòng Tổ chức nhân sự cần xây dựng mẫu trình bày chung cho các văn bản phân tích công việc của tất cả các công việc trong công ty, điều này tạo điều kiện dễ dàng cho việc quản lý tài liệu và so sánh văn bản phân tích công việc giữa các công việc Phòng Tổ chức nhân sự cần phải giao công tác phân tích công việc cho một người lao động trong phòng mình đảm nhiệm, cần cử cán bộ phân tích tham gia khóa đào tạo nâng cao kiến thức, kỹ năng.
3.3.3.Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin và các mẫu phiếu thu thập thông tin
• Với lao động gián tiếp
Lao động gián tiếp thường có công việc thuộc về trí não, hoạt động lao động không biểu hiện ra bên ngoài nhiều, để thu thập thông tin cán bộ phân tích công việc nên áp dụng các phương pháp phỏng vấn
- Phương pháp phỏng vấn:cán bộ phân tích phỏng vấn người thực hiên công việc hoặc người giám sát.
• Với lao động trực tiếp
Cán bộ phân tích công việc thực hiện việc quan sát, giám sát trong quá trìn thực hiên công việc
3.3.4.Tiến hành thu thập thông tin
Các cán bộ phân tích công việc và tham gia phân tích công việc cần phải được tập huấn trước về phương pháp thu thập thông tin, sau đó áp dụng vào công việc thực tế. Trước khi tiến hành thu thập, cán bộ tham gia phân tích công việc giải thích rõ vai trò, mục đích của công tác phân tích công việc và việc thu thập thông tin với người lao động, để nhậm được sự ủng hộ, hợp tác cung cấp thông tin.
Cán bộ phân tích công việc xử lý: phân tích, tổng hợp, phân loại, sắp xếp các thông tin thu thập được, bổ sung và điều chỉnh cho hợp lý.
3.3.5.Xây dựng các văn bản phân tích công việc
Khi đã có thông tin cần thiết, các cán bộ phân tích công việc kết hợp với người lao động, các phòng, ban viết bản phân tích công việc đã được thiết kế.
3.3.6.Đưa vào sử dụng và cập nhật định kỳ
Mỗi phòng, ban và người lao động phải áp dụng “bản mô tả công việc”vào quá trình thực hiện công việc của mình
Bản mô tả công việc phải đảm bảo luôn chính xác và phù hợp vì nó ảnh hưởng đến các hoạt động khác của công ty. Cán bộ phân tích công việc cần phải kiểm tra, giám sát các công việc theo định kỳ đẻ đảm bảo việc hoạt động của công ty đúng với bản mô tả công việc.
Cần linh hoạt thay đổi và cập nhật,đổi mới để phù hợp với sự thay đổi của công việc
3.4.Kiến nghị về việc ứng dụng bản phân tích công việc vào công tác quản lý nhân sự tại công ty PV-INCONESS
Phân tích công việc nhằm quản lý nhân sự .Vì vậy,điều quan trọng là phải áp dụng có hiệu quả văn bản phân tích công việc vào hoạt động quản lý nhân sự
3.4.1.Ứng dụng vào kế hoạch hóa nguồn nhân lực
Kế hoạch hóa nguồn nhân lực là quá trình đánh giá,dự kiến cầu và cung nhân lực,từ đó lập kế hoạch để cân bằng cung-cầu nhân lực. Kế hoạch hóa nguồn nhân lực đống vai trò quan trọng, giúp công ty chủ động hơn, có biện pháp đảm bảo phù hợp cả về số lượng và chất lượng lao động. Công ty PV-INCONESS cần xây dựng kế hoạch cụ thể cho từng giai đoạn.
Từ kế hoạch sản xuất kinh doanh, công ty xác định khối lượng công việc cần thực hiện. Thông tin trong văn bản giúp công ty xác định bản chất công việc, kế hoạch, yêu cầu của công việc đối với người lao động.
3.4.2.Ứng dụng vào tuyển chọn nhân lực
Tuyển dụng lao động có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng lao độngcủa tổ chức. Khi có nhu cầu tuyển dụng nhân lực ở từng vị trí công việc thì công ty lấy những yêu cầu, trách nhiệm,nhiệm vụ của công việc đó trong phân tích công việc để sàng lọc những ứng viên tốt nhất, phù hợp nhất đối với công việc đó. Ngoài ra, còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc của công ty.
3.4.3.Ứng dụng vào bố trí nhân lực
- Định hướng nhân lực: các thông tin trong văn bản phân tích công việc giúp những lao động mới vào công ty có thê biết được mình cần làm những công việc gì, nhiệm vụ, trách nhiêm, quyền hạn ra sao…từ đó họ có thể chủ động trong công việc và thời gian, rút ngắn quá trình làm quen với công việc - Với bố trí lại lao động:Văn bản phân tích giúp công ty bố trí lao động thích
3.4.4.Ứng dụng vào đánh giá thực hiện công việc
Đánh giá thực hiện công việc là đánh giá tình hình thực hiên công việc của mỗi người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn định trước. Đánh giá công việc là cơ sở cho hoạt động đào tạo, phát triển nhân lực, thù lao, khen thưởng, thăng tiến, kỷ luật…nó ảnh hưởng đến việc thực hiên công việc, thái độ làm việc của người lao động.Vì vậy, công ty PV-INCONESS cần phải xây dựng một chính sách công bằng, chính xác
Công ty phải thiết lập được hệ thống”các tiêu chuẩn công việc”và các tiêu thức đánh giá trong phương pháp đánh giá
3.4.5.Ứng dụng vào thù lao lao động
Sự công bằng trong thù lao lao động là yếu tố chính quyết định đến sự hài lòng trong công việc, ảnh hưởng tới thực hiện công việc của người lao động trong công ty. Công ty PV-INCONESS cần phải xây dựng cho mình một hệ thống thù lao chính xác,công bằng.
3.4.6.Ứng dụng vào đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực hiện nay ngày càng được quan tâm, vì chất lượng nguồn nhân lực trở thành ưu thế cạnh tranh giữa các doanh nghiệp. Hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực giúp công ty nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của mình.
Công ty so sánh giữa thực tế thực hiện công việc và trong bản phân tích công việc xác định xem người lao dộng có hoàn thành công việc đúng với tiêu chuẩn đã đề ra hay không, tìm ra nguyên nhân . Tiến hành so sánh kiến thức, kỹ năng thực tế của người lao động với yêu cầu trong văn bản phân tích công việc để từ đó công ty có biện pháp đào tạo bổ sung,nâng cao cho người lao động
Các văn bản phân tích là cơ sở để công ty xây dựng các điều khoản về hành vi của người lao động trong quá trình làm việc: tiêu chuẩn thực hiện công việc về số lượng, chất lượng mà người lao động cần đạt được trong, thời gian làm việc… Các thông tin về điều kiên làm việc nêu trong văn bản phân tích giúp công ty có những biện pháp đảm bảo vệ sinh, an toàn cho người lao động như: cải thiện về điều kiện làm việc, cung cấp các phương tiện bảo hộ lao động, tránh các yếu tố nguy hiểm, có hại cho sức khỏe người lao động.
Như vậy, kết quả của phân tích công việc, các văn bản phân tích công việc có thể được phòng Tổ chức Nhân sự áp dụng vào rất nhiều các hoạt động quản lý nhân sự khác, nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý nhân sự nói chung tại công ty.