Phòng ban 2009 2010 2011
Ban lãnh đ o 04 02 02
Phòng S n xu t 08 06 05
Phòng Qu n lý ch t l ng 02 01 01
Phòng Qu nlý nhân s 03 02 02
Phòng Công ngh thông tin 06 04 05
Phòng K toán 05 04 03
Phòng Mua hàng 07 04 02
Phòng Cung ng v t t 05 05 03
Phòng Admin 04 03 02
*. Ầi m soát s n ph m không phù h p
Các s n ph m không phù h p nh nh n bi t s n ph m không phù h p, ghi nh n, x lý, cách ly, phòng ng a vi c s d ng ho c chuy n giao vô tình trong quá trình t o s n ph m và sau khi giao cho bên khách hàng tuy đ c các phòng ban có th c hi n t ng đ i đ yđ theo qui đ nh trongTh t c ki m soát s n ph m không phù h p.
Tuy nhiên các phòng ban đa s ch a l p đ y đ s theo dõi s n ph m không phù h p
và ch a th c hi n vi c ghi nh n s n ph m không phù h p theo m u khi l i đ c phát hi n c ng nh ch a xác đ nh nguyên nhân g c gây ra l i và các bi n pháp phòng ng a nh m ng n ng a s tái di n nên các s n ph m không phù h p v n có tình tr ng l p đi l p l i trong nh ng l n ti p theo.
*. ẫhợn tích d li u: vi c áp d ng các k thu t th ng kê còn m c đ n gi n, ch y u là ghi nh n mà ch a đi sâu vào vi c phân tích xu h ng hay nguyên nhân c a nh ng t n t i đ đ xu t các bi n pháp phòng ng a hay c i ti n. N i dung phân tích d li u ch m i t p trung vào s th a mãn c a khách hàng và ch t l ng s n xu t, 148/180 thành viên nh n xét còn b đ ng và các thành viên còn l i cho r ng ho t đ ng này ch a đem l i hi u qu .
*. Hành đ ng ph c ph c phòng ng a và c i ti n:
Hành đ ng kh c ph c các đi m không phù h p t i phòng ban ch a th c hi n tri t đ còn mang tính b đ ng,ch a ghi nh n h s m t cách đ y đ và ch a đem l i hi u qu .
Th i gian kh c ph c v n ch a đ c m t s phòng ban đ m b o nh trong n m 2010 v n còn m t s đi m không phù h p ch a đ c phòng ban kh c ph c/kh c ph c ch a đúng theo th i gian.
Nguyên nhân c a v n đ này là vì h u h t các phòng ban th c hi n hành đ ng kh c ph c
các đi m không phù h p khi xác đ nh các nguyên nhân gây ra s không phù h p ch a đúng b n ch t các nguyên nhân gây ra cho nên vi c kh c ph c ch a mang l i hi u qu .
Vi c th m tra các hành đ ng kh c ph c đ c Phòng Qu n lý ch t l ng th c hi n r t
nghiêm túc và t ng k t, đánh giá, xem xét hành đ ng kh c ph c sau các đ t đánh giá
Hi nnay, liên quan đ n vi c đ a ra các ph ng pháp c i ti n nh m nâng cao hi u qu ho t đ ng t i XPVN ch a t p trung th c hi n m c dù đây là yêu c u quan tr ng trong tiêu chu n ISO 9001:2008.
2.2.2.7 Công tác duy trì vƠ c i ti n HTQLCL
K t khi nh n đ c gi y ch ng nh n (n m 2009), đ h th ng qu n lý ch t l ng đã cùng v i h th ng qu n lý và h tr cho h th ng qu n lý đ nh h ng, đi u hành và ki m soát m i ho t đ ng c a doanh nghi p v i m c tiêu chung là th a mãn cao nh t các yêu c u c a khách hàng t đó đem l i nh ng l i ích cho doanh nghi p, c ng đ ng và xã h i. Phòng Qu n lý ch t l ng đ c thành l p v i ch c n ng ki m soát vi c áp d ng và t ch c các ho t đ ng duy trì ậc i ti n h th ng qu n lý ch t l ng. Nhi u ho t đ ng duy trì và c i ti n h th ng đ c tri n khai trong th i gian qua nh m h ng t i các cam k t trong chính sách ch t l ng, c th :
ứ V c i ti n quá trình tác nghi p và h th ng qu n lý ch t l ng:
+ T ch c các khóa đào t o v k thu t s n xu t, tham quan h c h i kinh nghi m s n xu t các n c tiên ti n.
+ Ho t đ ng đánh giá n i b đ c th c hi n đ nh k , đ m b o m i ho t đ ng đ c
xem xét đánh giá ít nh t 1 l n/n m nh m đánh giá s phù h p và hi u qu c a t ng ho t đ ng/quá trình t đó kh c ph c nh ng đi m không phù h p, tìm ki m các c h i c i ti n, nâng cao hi u qu c a ho t đ ng/quá trình.
+ Tri n khai xây d ng h th ng qu n lý công vi c hi u qu thông qua xác đ nh KPIs (Key Performance Indicators) cho t ng v trí công vi c.
+ Các cu c h p xem xét c a lãnh đ o đ c t ch c th ng niên nh m đánh giá
hi u qu c a h th ng. Ngoài ra, XPVN còn duy trì h p giao ban hàng tu n đ các
phòng ban báo cáo ậ đánh giá k t qu làm vi c trong tu n đ ng th i lãnh đ o công ty
ph bi n nh ng chính sách, m c tiêu ho t đ ng trong t ng th i đi m ng n h n đ n m i c p trong t ch c.
+ Th c hi n ph ng châm tin h c hóa trong công tác qu n lý: biên so n và ng
d ng ph n m m qu n lý trong công tác qu n lý máy móc thi t b , qu n lý kh i l ng th u ph .
ứ V đ m b o ch t l ng s n ph m bao g m c đ m b o các yêu c u k thu t, ti n đ , chi phí và an toàn s n xu t:
+ Công tác hu n luy n an toàn s n xu t, th c hành s c p c u t ch c đ nh k .
+ Th ng nh t vàáp d ng các bi u m u ki m tra đ ki m soát ch t l ng s n ph m.
+ Nghiên c u áp d ng các bi n pháp s n xu t m i.
ứ V phát tri n các ngu n l c:
+ Các khóa hu n luy n cho nhân viên m i v h th ng qu n lý ch t l ng đ c t
ch c đ nh k 2 l n/n m, các ch ng trình đào t o v qu n lý nh m xây d ng đ i ng nòng c t cho s phát tri n c a công ty. T n m 2009, XPVN đã t ch c nhi u ho t đ ng t p th nh m t o s g n k t gi a CBCNV hai kh i gián ti p và tr c ti p, phát hành và duy trì b n tin n i b nh m c p nh t các ho t đ ng c a công ty t đó t o l p các giá tr nhân v n trong t p th CBCNV và d n d n hoàn thi n v n hóa doanh nghi p.
+ c i thi n và ki m soát ngu n l c tài chính, Ban lãnh đ o đã tri n khai th c hi n nhi u gi i pháp nh m hoàn thi n và ban hành áp d ng quy ch ki m soát tài chính cho m i ho t đ ng và t ng b c tìm hi u, đ a các yêu c u c a h th ng qu n lý an toàn và s c kh e ngh nghi p OHSAS vào ho t đ ng qu n lý s n xu t.
2.2.3 ánh giá chung th c tr ng áp d ng h th ng qu n lỦ ch t l ng theo ISO 9001:2008 t i XPVN
Ban lƣnh đ o cùng toƠn th CBCNV công ty XPVN đƣ t ng b c th c hi n các cam k t v ch t l ng vƠ đ t đ c nh ng thƠnh qu sau:
ứBan lãnh đ o đã xác đ nh đ y đ các quá trình c n thi t cho ho t đ ng s n xu t và cung c ps n ph m cho khách hàng.
ứLãnh đ o c p cao c a XPVN th hi n vi c cam k t và quy t tâm cao vào vi c khai tri n, áp d ng và c i ti n liên t c h th ng qu n lý ch t l ng và luôn quan tâm hàng đ u vi c đáp ng các yêu c u c a khách hàng, qui đ nh c a công ty c ng nh yêu c u ch đ nh.
ứH th ng tài li u đã đ c đ m b o t ng đ i tính đ y đ , phù h p v i tình hình th c t c a các ho t đ ng t i XPVN. H th ng tài li u đã đ c tin h c hóa, phân chia thành nhi u nhóm rõ ràng và đ c đ a lên m ng n i b .
ứT ch c đã ch ng t vi c tri n khai áp d ng, duy trì và c i ti n hi u l c h th ng qu n lý c a mình.
ứT ch c đã ch ng t vi c thi t l p và ki m soát thích h p các m c tiêu và ch tiêu quan tr ng c ng nh vi c theo dõi vi c đ t đ c các m c tiêu đó.
ứBan lãnh đ o XPVN đã th c hi n vi c c th hóa chính sách ch t l ng thành m c tiêu c a XPVN hàng n m, t đó phân b thành m c tiêu c a các phòng ban.
ứVi c theo dõi và đo l ng th c hi n m c tiêu ch t l ng nh t quán v i chính sách ch t l ng hi n hành.
ứThông qua quá trình đánh giá, h th ng qu n lý đã ch ng t s phù h p v i các yêu c u c a tiêu chu n đánh giá.
ứCác b ph n tác nghi p có s ph i h p ch t ch v i Ban đ m b o ch t l ng, Ban ki m toán trong su t quá trình đánh giá đ di n gi i và ch ng minh s phù h p trong
quá trình áp d ng th c hi n và duy trì h th ng theo ISO 9001:2008 t i phòng ban b
ph n mình.
ứCác s n ph m đ c nh n bi t và xác đ nh ngu n g c rõ ràng đ làm c s truy xu t n u c n.
ứCác v n đ liên quan đ n nhân s đ c c i ti n thông qua nhi u ch ng trình qu n lý nh m đáp ng nhu c u ngu n nhân l c đ , phù h p n ng l c theo yêu c u.
ứM c đ đ m b o tính rõ ràng, c th nh m tránh s ch ng chéo, thi u sót c a vi c thi t l p ch c n ng, nhi m v gi a các phòng ban th c t đ c đánh giá r t cao.
ứT ch c và duy trì hi u l c các ph ng th c ph bi n thông tin cho nhân viên đ
đ m b o m i nhân viên có đ y đ thông tin c n thi t liên quan.
ứHo t đ ng xem xét c a lãnh đ o t i các phòng ban t ch c th c hi ncó hi u qu . ứChính sách thu hút ngu n nhân l c c a XPVN th hi n s cam k t c a công ty v i ng i lao đ ng v vi c trang b cho h nh ng ki n th c c n thi t đ h có th tr thành ng i có chuyên môn cao và kh n ng lãnh đ o gi i; t o c h i đ ng i lao đ ng có th phát huy t i đa nh ng kh n ng, n ng l c c a h .
ứXPVN t o ra m t môi tr ng đoàn k t giúp đ và chia s l n nhau gi a các thành
ứKênh thông tin h tr khách hàng khi mu n đ a ra ý ki n ph n h i ho c khi u n i đ c trang b khá đ y đ .
ứCông tác mua hàng t i XPVN đ c th c hi n nghiêm túc theo qui đ nh.
ứ m b o tính đ y đ và phù h p th c t c a các th t c nghi p v qui đ nh cho ho t đ ng t o và cung ng d ch v .
ứV i nh ng qui đ nh trên, m i n m Phòng Qu n lý ch t l ngl p k ho ch, ch ng trình đánh giá và tri n khai đánh giá, ho t đ ng này đ c th c hi n tuân th đ y đ theo qui đ nh.
ứ ã xây d ng m t ph ng pháp làm vi c m i trong t ch c: làm vi c theo m c tiêu, theo k ho ch và quan tâm đ n ho t đ ng phòng ng a..
ứXác đ nh rõ quy n h n và trách nhi m c a t ng v trí không ch liên quan đ n ch t l ng mà còn trong nh ng l nh v c khác: tài chính, nhân s , đ i ngo i,…
ứHi u qu c a vi c áp d ng HTQLCL theo ISO9001:2008 làm l ng khách hàng t ng lên r t rõ r t do h đ t ni m tin vào ch t l ng và d ch v mà công ty XPVN mang l i. Công ty đã m r ng s chuy n s n xu t đ đáp ng đ n hàng và doanh thu c ng t ng lên đáng k .
Bên c nhnh ng k t qu đ t đ c, công ty XPVN còn t n t i m t s v n đ sau:
ứ Vi c xác đ nh các ph ng pháp, chu n m c đ ki m soát các quá trình ch a đ c quan tâm th c.
ứ Cung c p ngu n l c (nhân viên, trang thi t b , đ ng ph c, v n phòng ph m, …) hi n t ich a đáp ng k p th i.
ứ V n còn thi u m t s tài li uc n thi t; m c đ tuân th c a các phòng ban th c hi n
ho t đ ng ki m soát h s ch a cao.
ứ Ch a có qui trình hay h ng d n chi ti t vi c l p m c tiêu ho t đ ng nên h u h t các
phòng ban l p m c tiêu h at đ ng ch a đ t yêu c u ậ ch a đ m b o tính đo l ng, kh
thi, phù h p c a m c tiêu v i kh n ng, ch c n ng, nhi m v , công vi c c a phòng ban, cá nhân.
ứ Phòng ban ch a th c hi n vi c l p k ho ch ki m soát các ph ng ti n theo dõi và
đo l ng nh máy Hipot, máy ATE….
ứ Th c hi n vi c thu th p, phân tích d li u b ng các công c th ng kê nh m tìm ra c
h i hoàn thi n và c i ti n các ho t đ ng ch a đ c các phòng ban quan tâm .
ứ Hành đ ng kh c ph c các đi m không phù h p t i phòng ban ch a th c hi n tri t
đ còn mang tính b đ ng, các hành đ ng kh c ph c ch a đem l i hi u qu .
ứ Th i gian kh c ph c v n ch a đ c các phòng ban th c hi n đúng th i h n.
ứ Hi n nay, liên quan đ n vi c đ a ra các ph ng pháp c i ti n nh m nâng cao hi u
qu ho t đ ng t i XPVN ch a t p trung th c hi n m c dù đây là yêu c u quan tr ng trong tiêu chu n ISO 9001:2008.
Nh v y t n t i l n nh t c a HTQLCL9001:2008 t i XPVN là vi c duy trì tính hi u l c c a h th ng t vi c ho ch đ nh m c tiêu ch t l ng, th c hi n tri n khai và ki m tra, sau m t th i gian HTQLCL đã không còn theo đúng các yêu c u đ ra.
Sau đây lƠ nh ng nguyên nhân ch y u c a các v n đ t n t i trên:
ứ Nguyên nhân c a các v n đ t n t i nêu trên t i XPVN là do s thi u quan tâm đúng
m c t Ban lãnh đ o và các phòng ban liên quan đ n vi c duy trì h th ng.
ứ Ph ng pháp ho ch đ nh m c tiêu ch t l ng, th c hi n m c tiêu ch t l ng ch a
đ c duy trì và ki m soát ch t ch c th :
ứ Ch a thi t l p đ y đ các qui đ nh cho các ho t đ ng.
ứ Các phòng ban ch a quan tâm xem xét c ng nh đánh giá s c n thi t c a tài li u
