Gi i pháp hoƠn th in HTQLCL theo ISO9001:2008

D a trên các v n đ mà HTQLCL theo tiêu chu n ISO 9001:2008 đã đ c đánh giá

và phân tích các ph n trên, nh m giúp cho h th ng hoàn thi n h n góp ph n nâng cao hi u qu công tác qu n lý ch t l ng nói riêng, qu n lý nói chung t i XPVN, tác gi đ a ra đ xu t hoàn thi n HTQLCL ph i xu t phát t cam k t c a Ban lãnh đ o. Ban lãnh

đ o c n rà soát l i toàn b chu i cung ng c a nhà máy t thi t k s n ph m, qu n lý đ n đ t hàng, mua nguyên v t li u, ki m soát qui trình s n xu t, ki m soát ch t l ng s n ph m đ u ra, đo l ng s th a mãn c a khách hàng. T chu i cung ng c a nhà

máy, Ban lãnh đ o s đ a ra t ng KPI c th cho t ng phòng ban. M t s gi i pháp cho

t ng nhóm ho tđ ngnh sau:

3.2.1 HoƠn thi nh th ng tƠi li u, ho t đ ng ki m soát tƠi li u, qu n lỦ h s

H th ng tài li u là t m g ng c a h th ng qu n lý ch t l ng, nh m thông báo các ý đ nh và t o ra s nh t quán trong hành đ ng. S l ng tài li u ph thu c vào quy mô, lo i hình t ch c, s ph c t p và t ng tác các quá trình, s ph c t p c a quá trình t o s n ph m, n ng l c c a nhân viên,…H th ng tài li u là c s cho đ m b o và c i ti n ch t l ng. Do v y, n i dung tài li u ph i phù h p v i ho t đ ng th c t và tuân th nguyên t c “Vi t ra nh ng gì đang làm”

gi i quy t tri t đ nh ng t n t i trong h th ng tài li u, c n th c hi n các vi c sau: ứPh i đ m b o các nguyên t c trong quá trình xây d ng h th ng tài li u, c th :

+ Các thành viên trong t ch c ph i tham gia công tác so n th o và góp ý tài li u.

+ Tr ng các Phòng ban ch đ o nhân viên ph i xem xét, hoàn thi n các tài li u liên quan đ n ho tđ ng c a đ n v

+ T t c các tài li u sau khi ban hành ph i đ c tri n khai áp d ng vào ho t đ ng th c t đ đánh giá tính phù h p và hi u qu .

+ Các thành viên tham gia vào quá trình so n th o, xem xét tài li u ph i n m rõ các yêu c u c a tiêu chu n và ho tđ ng c a công ty.

ứH th ng tài li u và h s c n đ c tinh gi n và c p nh t các thông tin tác nghi p hi n hành phù h p m c đích áp d ng (rà soát các tài li u, bi u m u và lo i b các tài li u, bi u m u không còn phù h p) nh m giúp cho các ho t đ ng đ c th c hi n thông su t, t o s thu n l i trong ph i h p công vi c t đó nâng cao hi u qu c a XPVN. Nhân viên c n đ m b o hi u rõ các d u hi u ki m soát tài li u có hi u l c phê duy t tr c khi áp d ng s tránh áp d ng các tài li u l i th i h n ch đ c m c đ r i ro cho ho t đ ng công ty.

ứCác phòng ban th ng xuyên l p, c p nh t và duy trì danh m c, m c l c h s khi phát sinh. Qua đó m i đ m b o đ c vi c truy xu t h s m t cách nhanh chóng, ti t ki m th i gian và b o qu n t t các h s có liên quan, và d dàng ki m soát không gây th t l c h s đ c bi t là các h s quan tr ng c a khách hàng. Các l i hay phát sinh nên đ a vào đánh giá cùng các l n ki m toán n i b nh m t ng s l n đánh giá đ đ m b o tính hi u l c và hi u qu c a ho t đ ng.

T ng giám đ c phân công các Tr ng phòng ban ch u trách nhi m qu n lý tài li u c a

phòng ban mình. Vi c phân công này nh m đ m b o các công vi c nh rà soát, c p

nh t, đi u ch nh, b sung tài li u liên quan đ n l nh v c/ph m vi ph trách ph i đ c th c hi n đ nh k ho c khi có yêu c u và phù h p v i th c t ho t đ ng c a công ty.

Ngoài ra, đ t o s th ng nh t trong vi c so n th o và ban hành tài li u trong công ty,

tác gi đ xu t b sung thêm m t s n i dung trong Th t c ki m soát tài li u, c th :

V hình th c: đi u ch nh cách cho ký hi u tài li u d a trên góp ý c a các thành viên. Ký hi u tài li u đ c quy đ nhnh sau: XX/YY/ZZ, trong đó:

ứXX: vi t t t c a lo i tài li u, ví d :

Lo itài li u Ký hi u Lo i tài li u Ký hi u

Quy trình QP H ng d n WI

S tay QM Bi u m u QF

… … … …

ứYY: vi t t t c a Phòng ban so n th o tài li u

Phòng ban Ký hi u Phòng ban Ký hi u

Qu n lý nhân s HR Qu n lý ch t l ng QA

Công ngh thông tin IT Mua hàng W&P

… … … …

Cách ký hi u tài li u nh trên s giúp cho các phòng ban và Phòng qu n lý ch t l ng d dàng ki m soát h th ng tài li u. ng th i cùng v i danh m c tài li u, các thành viên trong t ch c s d dàng tra c u tài li u c a t ng phòng ban.

V n i dung

ứRà soát và đi u ch nh m t s th t c đ tránh trùng l p v n i dung ho c không c n thi t: Th t c an toàn v sinh lao đ ng, Th t c s c kh e và an toàn, Th t c ki m soát ti n đ s n xu tvà các Th t c k toán tài chính.

ứNên g p chung các h ng d n ki m tra công vi c (th c ch t là các bi u m u ki m tra và ghi nh n k t qu th c hi n công vi c) và h ng d n th c hi n công vi c đ t ng tính logic cho tài li u.

ứC n b sung n i dung v trách nhi m thu th p, phân tích và ki m soát thông tin, các ch tiêu ki m soát hi u qu công vi c vào h th ng tài li u.

3.2.2 HoƠn thi n vi c l p m c tiêu ho t đ ng và KPIs cho t ng phòng ban theo

chi n l c vƠ m c tiêu ho t đ ng c a công ty.

Nh m đ m b o các cam k t trong chính sách ch t l ng c a công ty đ c th c thi đ ng th i t ng c ng tính hi u l c và hi u qu c a các m c tiêu ch t l ng, quá trình xây d ng và tri n khai th c hi n các m c tiêu đ c th c hi n theo qui trình nh t đ nh. Vì v y, c n thi t ph i l p m t qui trình l p các m c tiêu cho t ng phòng ban trong t ch c, n i dung qui trình đ xu t đ c th hi n qua hình 3.1.

ầ u ý: Tr c khi đi vào hoàn thi n vi c l p m c tiêu cho có hi u qu , các Tr ng

phòng ban c n ph i th c hi n tri t đ vi c ph bi n, truy n đ t cho t t c nhân viên đ c

bi t là các nhân viên m i tuy n hi u v n i dung chính sách ch t l ng hi n t i c a XPVN, có th nhân viên m i th y đ c ph ng h ng đ ph n đ u vì m c tiêu chung.

ứM c tiêu ch t l ng c p công ty đ c xác đ nh hàng n m d a vào nhi m v t ng

giai đo n và k t qu ho t đ ng th c t .

ứT m c tiêu ch t l ng c p công ty, phân b xu ng các phòng ban liên quan và d a vào đó phòng ban liên quan s xây d ng m c tiêu cho đ n v mình và đ a vào k ho ch h c hi n hàng tháng/quý. Trên c s đó, giao các ch tiêu cho t ng cá nhân liên quan.

ứQuá trình tri n khai th c hi n m c tiêu ph i tuân th theo chu trình qu n lý Deming PDCA (hình 3.2) v i các b c sau:

ứXây d ng k ho ch hành đ ng: xác đ nh các công vi c c n th c hi n và ngu n l c đ ti n hành nh m đ t đ c m c tiêu đã nêu.

ứXác đ nh các đi m ki m soát: xác đ nh v trí, cách th c hi n, t n s ki m tra đ đ m b o ki m soát đ c quá trình v i chi phí hi u qu nh t.

D - Do: th c hi n theo k ho ch đã l p:

ứ ào t o - hu n luy n: giúp cho các thành viên có đ nh n th c, kh n ng t đ m đ ng công vi c c a mình.

ứTh c hi n - t ki m soát k t qu - đi u ch nh cho đúng:

C - Check: Ki m tra k t qu th c hi n đ phát hi n nh ng sai l ch trong quá trình th c hi n đ có th đi u ch nh k p th i và ng n ng a s sai l ch đó.

A - Action: hành đ ng s a ch a và lo i b các nguyên nhân gây ra sai l ch.

K T QU HO T NG TH C T M C TIểU CH T L NG C P CÔNG TY HẨNG N M S M NH -CHÍNH SÁCH M C TIểU ậ NHI M V TRONG DẨI H N M C TIểU CH T L NG C P PHÒNG BANHẨNG N M M C TIểU THÁNG /QUÝ C A PHÒNG BAN (CÁ NHỂN) K HO CH THÁNG / QUÝ C A PHÒNG BAN (CÁ NHỂN) T CH C TH C HI N ÁNH GIÁ VẨ I U CH NH

HÌNH 3.2 CHU TRÌNH QU N LÝ DEMING - PDCA

Ngoài vi c tuân th quy trình trên công ty c n xem xét đ n vi c xây d ng chính sách khen th ng, ch tài g n li n v i vi c th c hi n m c tiêu ch t l ng hàng n m. M t trong nh ng lý do d n đ n không đ t m c tiêu ch t l ng đ a ra, đó là thi u bi n pháp thúc đ y, đ ng viên, ch tài. Nh hi n nay, dù đ t m c tiêu hay không đ t m c tiêu thì

các nhân viên v n đ c h ng đ l ngs không t o đ c đ ng l c, s c g ng đ đ t

m c tiêu đ ra.

Vì v y công ty c n b sung ch tiêu hoàn thành m c tiêu ch t l ng vào h th ng các ch tiêu đánh giá k t qu công vi c hàng tháng đ xác đ nh ph n l ng m m cho t ng nhân

viên. Ngoài ra, công ty c n đ a ra m t chính sách khen th ng theo đ nh k . Hàng n m,

công ty s đ a ra m t qu th ng cho t ng b ph n. T l đ t m c tiêu ch t l ng nh th nào thì các phòng ban s nh n đ c m c th ng v i t l t ng đ ng. Nh v y s t o đ c đ ng l c thúc đ y m i thành viên c g ng đ t m c tiêu ch t l ng, c ng nh s g n k t gi a các thành viên đ hoàn thành m c tiêu c a b ph n đ ng th i t o ra s thách th c cho thành viên trong vi c tìm ra các gi i pháp, bi n pháp phù h p đ đ t m c tiêu ch t l ng.

Song song đó, công ty nên xây d ng h th ng KPIs cho t ng phòng ban theo chi n l c và m c tiêu ho t đông c a công ty. V i h th ng KPIs này, giúp cho Ban lãnh đ o d

P

D

C

A

tiêu chu n hóa

Xem xét l i toàn b

dàng trong công tác đánh giá k t qu th c hi n m c tiêu đ ra và t o s công b ng, minh b chtrong đánh giá. KPIs ph i có s tham chi u c a n m tr c, ch tiêu c a n m nay và s li u th c t theo t ng tháng. Theo s li u th c t này các phòng ban ph i gi i trình các nguyên nhân c t l i và các hành đ ng kh c ph c. Tránh vi c thi t l p KPIs chung

chung và không quan tâm đ n tình hình th c t . Sau đây là m t s KPIs đ xu t đi n

hình, đ c th hi n qua các b ng sau:

B NG 3.1: KPIs C A CÁC B PH N KI M TRA NGUYểN V T LI U U VẨO

B NG 3.2: KPIs C A B PH N KI M TRA S N PH M U VẨO

3.2.3 HoƠn thi n công tác qu n lỦ ngu n l c

Qua phân tích, đánh giá các v n đ còn t n t i liên quan công tác qu n lý ngu n l c ch ng 2, đ nâng cao hi u qu qu n lý và s d ng các ngu n l c, XPVN c n t p

trung hoàn thi n mô t ch c danhcho t ng ch c danh d a trên ch c n ng nhi m v c a

t ng phòng ban và các ch tiêu đánh giá k t qu th c hi n công vi c d a trên các m c tiêu c a đ n v . Trên c s đó, Tr ng đ n v ph i đ m b o công tác t ch c h ng d n l p đ y đ các b n mô t công vi c đ i v i các nhân viên chính th c nh m xem đó nh là c s giao vi c c ng nh giúp nhân viên bi t ph i h p v i ai, và d dàng h n trong vi c xác đ nh trách nhi m liên đ i.

Tr ng các đ n v đ ng th i xây d ng và c p nh t tiêu chu n n ng l c công vi c cho thích h p đ nhân viên d a vào đó xây d ng cho mình k ho ch phát tri n cá nhân liên quan đ n xác đ nh nhu c u đào t o c a h . c bi t h n, c n ph i có k ho ch b i d ng nhân s k th a cho nh ng v trí qu n lý ch ch t trong đ n v , m t m t đ c nhân s k th a tham gia các l p qu n lý t o ngu n l c k th a có đ trình đ , k n ng và không b đ ng trong c c u nhân s . ó c ng là đ ng l c giúp các nhân viên ph n đ u th c hi n t t công vi c c a mình.

Tránh t p trung vào vi c đào t o phát tri ncho nh ng cá nhân ph c v cho các m c tiêu ng n h n nh m h n ch hi n t ng ch y máu ch t xám đ i v i nh ng cá nhân không đ c phát tri n. Ngoài ra, Phòng Qu n lý nhân s ph i ph i h p v i các phòng ban tri n khai th c hi n vi c đánh giá hi u qu s d ng ngu n l c t i các đ n v đ có bi n pháp gi i quy t và đi u ch nh cho phù h p th c t c a ho t đ ng c a XPVN.

Ph i v n b n hóa quá trình t ch c thi tuy n và qu n lý đ thi nh m t o s rõ ràng v trách nhi m, công vi c và đ m b o s bí m t c a ngân hàng đ thi. T đó góp ph n vào hi u qu c a công tác tuy n d ng, giúp XPVN có m t đ i ng nhân viên ch t l ng cao. Công ty c n có m t chi n l c dài h n v phát tri n ngu n nhân l c t o ra l i th c nh tranh g n li n v i chi n l c phát tri n c a công ty. Giúp cho nhân viên th y rõ đ c trách nhi m c a mình v i s phát tri n c a t ch c