Chứng từ là căn cứ để kế toán lập và quản lý chi phí nên việc luân chuyển chứng từ là rất cần thiết. Song do nhiều lý do khách quan và chủ quan mà chứng từ không được tập hợp kịp thời, Công ty nên có biện pháp đôn đốc việc luân chuyển chứng từ từ phía kế toán đội xây lắp, mà biện pháp tốt nhất đó là thực hiện về mặt tài chính. Công ty phải thực hiện nghiêm quy định các đội phải nộp đầy đủ chứng từ lần này mới được cho tạm ứng lần sau. Một nguyên nhân nữa là do Công ty có nhiều công trình ở xa. Bên cạnh đó một số chủ công trình chưa thực sự quan tâm đến sự cần thiết của vấn đề này. Hơn nữa việc Công ty tạm ứng trước tiền mua vật tư thường dẫn đến việc tập hợp chứng từ lên phòng Kế toán Tài vụ chậm.
Điều này dẫn đến thiếu chứng từ để đáp ứng yêu cầu hạch toán kịp thời chính xác cụ thể là: Khi chủ công trình mua vật tư nhưng chưa thanh toán, trong khi vật tư đã được đưa vào sử dụng nhưng chứng từ chưa được chuyển lên phòng kế toán. Tình hình này còn xảy ra tương tự đối với bảng chấm
lượng công việc hoàn thành xác định thông qua kiểm kê thực tế lớn hơn nhiều so với chi phí sản xuất được tập hợp trên sổ sách.
Ngoài ra, do chứng từ ở các đội chuyển lên phòng kế toán Công ty thường tập trung vào cuối tháng, dẫn đến tình trạng vào những thời điểm này khối lượng công việc phòng kế toán thường rất lớn, khiến cho việc tập hợp và phân bổ chi phí gặp khó khăn.
Như vậy để giảm bớt tình trạng luân chuyển chứng từ chậm và giảm bớt khối lượng công việc cho phòng kế toán vào cuối tháng. Đảm bảo theo dõi ghi sổ cập nhật chứng từ chính xác thì việc xuống kho lấy chứng từ cần được tiến hành thường xuyên (10 ngày một lần đối với công trình ở gần và 15 ngày một lần đối với công trình ở xa). Các chủ công trình chỉ được ứng tiền khi đã trả đủ chi phí của lần tạm ứng trước đó và phải xác định rõ thời hạn thanh toán tạm ứng. Làm được như vậy sẽ nâng cao trách nhiệm của chủ công trình với các chứng từ chi phí cũng như nộp chứng từ lên phòng kế toán đúng thời hạn quy định. Đồng thời tạo điều kiện cho công tác kiểm tra tiêu hao vật tư đúng theo định mức. Từ đó kịp thời điều chỉnh, tránh thất thoát vật tư và tình hình thực hiện kế hoạch được chính xác.