3. Lưu tệp văn bản lên đĩa
1.8.3Lọc, tìm kiếm, rút trích và xóa các bản gh
Các dạng vùng tiêu chuẩn
Tiêu chuẩn 1: Tiêu chuẩn chuỗi hoặc số
Dạng 1 Dạng 2 Dạng 3 Dạng 4
Họ tên Lương Tên KT Đơn vị Lương
Ngọc 4560000 TRUE Tin học CB <850000
=LEFT(C2,1)=”T” Kế toán CB >=800000 Tiêu chuẩn ở dạng 1 là tiêu chuẩn ở dạng chuỗi, tiêu chuẩn ở dạng 2 là tiêu chuẩn ở dạng số. Dạng 1 hiểu là điều kiện: Tên=”Ngọc”.
Dạng 2 hiểu điều kiện là: Lương=4560000
Theo tiêu chuẩn dạng chuỗi thì các dòng điều kiện có thể dùng thêm ký hiệu đại diện * hay ?. Ký hiệu * thay cho một nhóm ký hiệu bất kỳ.
Ký hiệu ? thay cho một ký hiệu bất kỳ. Ví dụ:
Họ tên N*
Được hiểu là Họ tên bắt đầu bởi ký tự N, các ký tự còn lại là bất kỳ Quê quán
Hà ???
Được hiểu là Quê quán bắt đầu bởi chữ Hà, tiếp đến là dấu cách, tiếp đến là 3 ký tự bất kỳ. Chẳng hạn, Hà Nội, Hà Tây, Hà Nam, Hà Bắc đều được (từ Nội, Tây, Nam, Bắc có 3 ký tự), nhưng Hà Đông thì không được (bởi từ Đông có 4 ký tự).
Tiêu chuẩn 2: Tiêu chuẩn so sánh
Dạng 4 là dạng so sánh của cột Lương. Ô điều kiện chứa các phép toán quan hệ (=, <>, <, <=, >, >=) kèm theo sau là giá trị so sánh.
Cũng có thể hiểu dạng 1, dạng 2 là dạng tiêu chuẩn so sánh sử dụng phép toán quan hệ bằng (=).
Tiêu chuẩn 3: Tiêu chuẩn công thức
- Tên trường của vùng tiêu chuẩn không được trùng với tiêu đề tất cả các cột của vùng cơ sở dữ liệu.
- Ô điều kiện có kiểu công thức và phải lấy địa chỉ của ô trong bản ghi đầu tiên để so sánh.
Ví dụ: ở Dạng 3, công thức trong ô điều kiện là =LEFT(C2,1)=”T”, có nghĩa là bản ghi đầu tiên ở địa chỉ dòng là 2, sẽ lấy một ký tự đầu trên cột C là “T”.
Tiêu chuẩn 4: Liên kết tiêu chuẩn
Có thể tìm kiếm, rút trích hay xoá các bản ghi trong vùng Database bằng cách dùng các phép toán AND, OR của nhiều điều kiện khác nhau. Nếu các ô điều kiện khác cột thì dùng phép toán AND, nếu các ô điều kiện cùng cột thì dùng phép toán OR.
Ví dụ Dạng 4 có nghĩa là tìm các bản ghi có tên Đơn vị là “Tin học CB” và Lương <950000, hoặc Đơn vị là “Kế toán CB” và Lương >=800000.
Lọc các bản ghi bằng AutoFilter
Bước 1: Kích chuột vào vùng CSDL.
Bước 2: Mở thực đơn Data → Filter → AutoFilter. Khi đó tất cả các tên trường đều xuất hiện nút thả xuống (combo box) có dạng . Khi kích chuột vào nút của một cột thì xuất hiện một danh sách liệt kê tất cả các giá trị của cột đó và thêm các mục:
- Chọn All, có nghĩa hiển thị toàn bộ các bản ghi bị ẩn của vùng CSDL - Chọn Top 10, xuất hiện hộp thoại
Chỉ dùng cho cột số và chú ý thực tế không bắt buộc là 10. Có nghĩa hiển thị theo từng nhóm bản ghi tính từ đầu (top) hay cuối (bottom) trong CSDL theo từng mục (Items) hoặc theo phần trăm (percent).
- Chọn Custom, có nghĩa là có thể lọc các bản ghi theo yêu cầu của người sử dụng. - Chọn Blanks, có nghĩa hiện các bản ghi trống (không có dữ liệu)
- Chọn NonBlanks, có nghĩa hiện các bản ghi có dữ liệu.
Đặt lọc theo một cột (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Giả sử ta muốn chỉ giữ lại các bản ghi có tên Đơn vị là “Tin học”, khi đó ta nháy vào nút của cột Đơn vị, xuất hiện một danh sách các giá trị của cột này, nháy vào giá trị “Tin học”, ta được bảng tính chỉ giữ lại các bản ghi có tên đơn vị là “Tin học”.
Ta cũng có thể đặt điều kiện lọc phức tạp trên một cột. Ví dụ: nếu muốn giữ lại các bản ghi thoả mãn điều kiện 900000<Lương<1000000, khi đó
ta nháy vào nút của cột Lương, chọn Custom... xuất hiện một hộp thoại, ta lựa chọn: Chú ý: ở ô bên trái ta lựa chọn:
Lựa chọn Có nghĩa là
equals =
does not equal ≠
is greater than > is greater than or equal to >=
is less than <
là is less than or equal to, … <= , ….
Đặt lọc theo nhiều cột
Ta tiến hành đặt lọc theo lần lượt từng cột
Chú ý: Khi cần xem lại toàn bộ CSDL mở thực đơn Data Filter Show All.
Khi cần hiện lại toàn bộ CSDL và huỷ bỏ nút thả xuống ( ) bên phải các trường mở lại thực đơn Data Filter AutoFilter.
Tìm kiếm, trích rút và xóa các bản ghi Tìm kiếm bản ghi
Trước hết phải tạo được 2 vùng: vùng cơ sở dữ liệu và vùng tiêu chuẩn. Bước 1: Kích chuột tại ô trong vùng CSDL
Bước 2: Mở thực đơn Data Filter Advanced Filter xuất hiện hộp thoại Advanced Filter có dạng:
Hình 4.32 Hộp thoại Advanced Filter Mục Action:
Chọn Filter the list, in–place
Cách 1: Dùng chuột để đánh dấu chọn vùng CSDL.
Cách 2: Kích chuột tại biểu tượng bên phải của hộp List range để thu nhỏ hộp thoại, sau đó dùng chuột để chọn vùng CSDL, chọn xong ấn lại vào biểu tượng của hộp List range lần nữa để quay trở về trạng thái lúc đầu của hộp thoại Advanced Filter.
Cách 3: Dùng bàn phím nhập trực tiếp địa chỉ tuyệt đối vùng CSDL.
Hộp Criteria range: Ghi địa chỉ vùng điều kiện. Các cách thao tác chọn vùng điều kiện làm tương tự như chọn vùng CSDL (ở trên).
Hộp kiểm Unique records only: nếu đánh dấu thì các bản ghi trùng nhau chỉ được giữ lại một bản ghi, ngược lại lấy tất cả các bản ghi kể cả trùng nhau.
Kết thúc công việc ấn nút OK
Để hiển thị lại toàn bộ bản ghi vùng CSDL, mở thực đơn Data Filter Show all
Trích rút các bản ghi
Trước hết phải tạo được 2 vùng: vùng cơ sở dữ liệu và vùng tiêu chuẩn. Bước 1: Kích chuột tại ô trong vùng CSDL
Bước 2: Mở thực đơn Data Filter Advanced Filter, xuất hiện hộp thoại Advanced Filter có dạng:
Hình 4.33 Hộp thoại Advanced Filter Mục Action:
Chọn Copy to another location (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hộp List range: Ghi địa chỉ vùng CSDL. Có thể chọn bằng một trong cách sau: Cách 1: dùng chuột để đánh dấu chọn vùng CSDL.
Cách 2: kích chuột tại biểu tượng bên phải của hộp List range để thu nhỏ hộp thoại, sau đó dùng chuột để chọn vùng CSDL, chọn xong ấn lại vào biểu tượng của hộp List range lần nữa để quay trở về trạng thái lúc đầu của hộp thoại Advanced Filter.
Hộp Criteria range: ghi địa chỉ vùng điều kiện. Các cách thao tác chọn vùng điều kiện làm tương tự như chọn vùng CSDL (ở trên).
Hộp Copy to: chỉ cần đưa vào địa chỉ ô góc trên bên trái của vùng trích rút (chú ý tốt nhất ô này nằm ngoài các vùng CSDL và vùng tiêu chuẩn để tránh trường hợp các dữ liệu bị ghi đè lên nhau). Máy tính sẽ tự động thêm các trường của vùng trích rút dữ liệu và thêm các bản ghi thỏa mãn vùng tiêu chuẩn vào vùng trích rút này.
Hộp kiểm Unique records only: nếu đánh dấu thì các bản ghi trùng nhau chỉ được giữ lại một bản ghi, ngược lại lấy tất cả các bản ghi kể cả trùng nhau.
Kết thúc công việc ấn nút OK