chứng từ Thẻ, sổ kế toán chi tiết
1.5.5. Nội dung tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng tin học
1.5.5.1. Tổ chức mã hoá các đối tợng quản lý
Mã hoá là cách thức để thể hiện việc phân loại quy định ký hiệu, xếp lớp các đối t- ợng cần quản lý. Mã hoá đợc sử dụng trong tất cả các hệ thống thông tin, đặc biệt là thông tin kế toán.
Mã hóa các đối tợng quản lý giúp cho việc nhận diện thông tin không nhầm lẫn trong quá trình xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhất là trong hệ thống xử lý thông tin tự động; cho phép sử dụng những ký hiệu ngắn gọn để mô tả thông tin, làm tăng tốc độ nhập liệu và xử lý thông tin, đồng thời mã hoá giúp nhận diện nhanh chóng một tập hợp các đối tợng mang thuộc tính chung, do đó tìm kiếm thông tin nhanh chóng.
Việc mã hoá các đối tợng quản lý đợc thực hiện qua các bớc:
- Xác định đối tợng cần mã hoá (khách hàng, nhà cung cấp, nguyên liệu vật liệu, tài sản cố định...)
- Lựa chọn phơng pháp mã hoá (phơng pháp mã số phân cấp, hay phơng pháp mã số liên tiếp, mã hoá tổng hợp, mã số gợi nhớ...)
- Triển khai mã hoá cho từng đối tợng quản lý theo phơng pháp mã hoá đã chọn.
1.5.5.2. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phù hợp với điều kiện thực hiện kế toán trên máy
Nội dung tổ chức hệ thống chứng từ kế toán gồm:
- Xác định và xây dựng hệ thống danh mục chứng từ trên máy: Danh mục chứng từ dùng để quản lý các loại chứng từ, mỗi loại chứng từ mang một mã hiệu xác định.
Danh mục chứng từ đợc xây dựng hợp lý sẽ tối u hoá quá trình nhập liệu. Nếu các chứng từ đợc phân loại, xây dựng danh mục đủ chi tiết thì có thể đặt rất nhiều tham biến ngầm định cho mỗi loại chứng từ đó.
Ví dụ, theo phần mềm kế toán AC soft của Phòng Thơng mại và Công Nghiệp Việt Nam xây dựng danh mục chứng từ quy định trong từng phần hành kế toán.
+ Kế toán tiền vốn: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay (VND và $).
+ Hàng hoá, nguyên vật liệu mua bằng tiền Việt Nam và ngoại tệ (hàng hoá thành phẩm, nguyên vật liệu công cụ).
+ Kế toán tài sản cố định + Bút toán khác.
+ Tài khoản ngoài bảng
Hoặc theo phần mềm kế toánEFFECT của Công ty Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp BSC, xây dựng danh mục chứng từ gồm 7 loại chứng từ.
+ Loại 1: Phiếu nhập vật t sản phẩm, hàng hoá.
+ Loại 2: Phiếu xuất (hoá đơn) vật t, sản phẩm, hàng hoá. + Loại 3: Phiếu thu tiền mặt
+ Loại 4:Phiếu chi tiền mặt
+ Loại 5: Giấy báo nợ, Giấy báo có
+ Loại6: Ghi tăng, giảm TSCĐ, khấu hao TSCĐ, bút toán khác về TSCĐ. + Loại 7: Bút toán khác
- Tổ chức luân chuyển xử lý, lu trữ và bảo quản chứng từ. Tuỳ theo sự phân công, phân nhiệm trong bộ máy kế toán.
Tổ chức danh mục chứng từ kế toán trên máy là khâu đầu tiên của công tác kế toán bằng cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống kế toán biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tợng sử dụng thông tin. Việc cập nhật dữ liệu từ chứng từ gốc vào chứng từ kế toán trên máy chuẩn xác là khâu quan trọng đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán.
1.5.5.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán thống nhất cho Bộ tài chính ban hành lựa chọn những tài khoản cần sử dụng.
Quy định danh mục tài khoản trên máy chi tiết hoá các tài khoản cấp 1 thành TK cấp 2,3,4... theo các đối tợng quản lý đã đợc mã hoá chi tiết. Khi thực hiện kế toán trên máy, chỉ đợc phép hạch toán trực tiếp vào tài khoản chi tiết nếu tài khoản đó đã mở chi tiết. Khi tìm, xem hoặc in sổ sách kế toán, ngời dùng có thể “lọc” theo cả tài khoản tổng hợp và chi tiết của tài khoản.
Ví dụ, xây dựng danh mục tài khoản chi tiết liên quan TK111, có thể: + TK 1111: Tiền mặt Việt Nam
11121: Tiền mặt, ngoại tệ, USD 11122: Tiền mặt, ngoại tệ, YEN. ...
Danh mục tài khoản trên máy đợc sử dụng để quản lý hệ thống các tài khoản sử dụng của doanh nghiệp.
1.5.5.4. Lựa chọn và vận dụng hình thức kế toán
Mỗi hình thức kế toán có hệ thống sổ sách kế toán và trình tự hệ thống hoá tin kế toán khác nhau, đòi hỏi cần lựa chọn hình thức kế toán phù hợp.
Trên cơ sở hệ thống sổ kế toán, trình tự hệ thống hoá thông tin kế toán tơng ứng với hình thức kế toán đã đợc quy định trong chế độ kế toán yêu cầu quản lý và sử dụng thông tin chi tiết, các chơng trình phần mềm kế toán sẽ đợc thiết kế để xử lý và hệ thống hoá thông tin tự động trên máy.
Thông thờng quá trình xử lý, hệ thống hoá thông tin trong hệ thống kế toán tự động đợc thực hiện theo quy trình:
Chơng trình trong phần mềm kế toán cho phép lên sổ cái và các báo cáo kế toán theo từng hình thức kế toán doanh nghiệp chọn theo yêu cầu của ngời dùng.
Mã hoá Chứng từ gốc Nhập chứng từ vào máy Chứng từ trên máy - Sổ kế toán tổng hợp - Sổ cái TK - Sổ chi tiết - BCTC - Báo cáo khác Xử lý của phần mềm kế toán trên MVT xem in
Ví dụ, quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán quy định theo phần mềm AC soft.
Trong các hình thức kế toán Bộ tài chính quy định hiện nay hình thức kế toán nhật ký chung và hình thức chứng từ ghi sổ thuận tiện hơn trong điều kiện tổ chức kế toán trên máy.
1.5.5.5. Trình bày và cung cấp thông tin
Phần mềm kế toán nhập dữ liệu một lần và cung cấp tất cả các loại báo cáo kế toán theo yêu cầu của ngơì dùng. Sản phẩm của quy trình xử lý, hệ thống hoá thông tin kế toán trên máy cung cấp rất phong phú:
- Các sổ kế toán tổng hợp, số kế toán chi tiết, các báo cáo tài chính. - Báo cáo kế toán quản trị.
+ Báo cáo theo chỉ tiêu: doanh thu, chi phí...
+ Báo cáo từ một vấn đề cụ thể: cung cấp các báo cáo nhanh và theo cách t duy của nhà kinh doanh
+Báo cáo từ một vấn đề tổng hợp: cho phép truy cập trực tiếp từ từng yếu tố của báo cáo kế toán tới số liệu đầu tiên (chứng từ kế toán) hình thành báo cáo. Điều này giúp cho mục đíchphân tích, xem xét liên kết tính logic của dữ liệu.
+ Báo cáo so sánh thực hiện với dữ liệu kế hoạch dự toán, định mức...
Khi tổ chức kế toán trên máy, cho phép tìm kiếm số liệu kế toán đa dạng, nhanh chóng, chính xác và cần thiết với tốc độ nhanh cho các đối tợng sử dụng thông tin đặc biệt là cho công việc quản trị doanh nghiệp và phân tích tài chính. Đó là yếu tố quan trọng tạo nên sự tin cậy đối với các cơ quan liên quan, và tạo nên sự khác biệt trong lợi thế kinh doanh của doanh nghiệp.
1.5.5.6. Tổ chức bộ máy kế toán và quản trị ngời dùng
Tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện ứng dụng tin học phải căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, phân cấp quản lý quy mô, trình độ ứng dụng tin học của cán