II. Quản trị chất lượng tại công ty Thành Công
2. Thực trạng trao quyền tại công ty
Trong công tác quản trị chất lượng hiện nay của công ty được phân tách thành 2 mảng: Quản lý chất lượng sản phẩm và quản lý hệ thống chất lượng.
a. Công tác kiểm soát chất lượng sản phẩm:
Chất lượng sản phẩm là những vấn đề kỹ thuật, phụ thuộc vào các tiêu chuẩn, các yêu cầu kỹ thuật, do những yếu tố về nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, công nghệ… quyết định. Vì vậy, kiểm soát chất lượng được tiến hành trong suốt quá trình sản xuất:
- Kiểm tra chất lượng vật tư, nguyên liệu đầu vào: sợi, chỉ, hóa chất – thuốc nhuộm, than, phụ liệu may và bao gói…
- Kiểm soát chất lượng bán thành phầm các công đoạn dệt – xử lý hoàn tất: chất lượng vải mộc, vải thành phẩm.
- Kiểm soát chất lượng khâu thiết kế – cắt – may – hoàn thiện sản phẩm. - Kiểm tra chất lượng sản phẩm cuối cùng.
Đặc điểm của công ty sản xuất ra sản phẩm quần áo là qua nhiều công đoạn liên tiếp. Mỗi một khâu sau là khách hàng của khâu trước nên việc kiểm tra chất lượng vật tư, thành phẩm cũng như sản phẩm là khá quan trọng. Xác định được tầm quan trọng của khâu sản xuất nên công ty đã chọn phương pháp quản lý từ bước đầu tiên của quá trình sản xuất sản phẩm. Đối tượng quản lý là toàn bộ các yếu tố đầu vào trước khi đưa vào gia công chế biến, các sản phẩm đầu ra trước khi nhập kho, đặc biệt là quá trình điều khiển các thông số vận hành. Tại mỗi giai đoạn công ty đều đề ra những yêu cầu và nội dung quản lý chất lượng nhất định. Để đảm bảo chất lượng sản phẩm. Trong quá trình sản xuất khi giao nhận và bàn giao giữa các bộ phận, nhân viên của bộ phận sau sẽ kết hợp với nhân viên chất lượng kiểm soát chỉ tiêu chất lượng của sản phẩm bộ phận trước giao đến. Dựa theo các quy định kiểm tra, thực hiện kiểm tra từng chỉ tiêu chất lượng. Chính vì thế công ty thực hiện việc trao quyền bằng cách cho nhân viên ở bộ phận sau có quyền quyết định tiếp nhận sản phẩm hay không sau khi kiểm tra sản phẩm. Cụ thể:
- Khâu kiểm tra đầu vào: với phương châm “làm đúng ngay từ đầu”, quyết tâm tạo lập môi trường sản phẩm không khuyết tật. Công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm được công ty chú trọng hàng đầu.
+ Nguyên vật liệu: sợi, chỉ, hóa chất thuốc nhuộm, than, phụ liệu may và bao gói,… Khi nguyên liệu mua về, sau khi được các cơ quan kiểm định chấp nhận, trung tâm thí nghiệm phối hợp với thủ kho liên quan để kiểm tra ngoại quan, số lượng, chủng loại của lô hàng so với hợp đồng; lấy mẫu kiểm tra các chỉ tiêu cơ, lí. Nếu đạt thì mới cho nhập kho. Nếu không đạt thì họ có quyền trả lại hàng mà không cần phải báo cáo lên cấp trên.
+ Bán thành phẩm: Để đảm bảo thủ kho không có hành động sai sót và chịu trách nhiệm về hành vi của mình thì sau đó, khi nguyên vật liệu nhập vào nhà máy để sản xuất sẽ được tổ chất lượng và tổ trưởng bộ phận dệt, nhuộm,… kiểm tra lại một lần nữa để đảm bảo được giao đúng về số lượng và chất lượng.
+ Khâu thiết kế, cắt may, hoàn thiện sản phẩm: Chất lượng vải mộc, thành phẩm, màu có dệt, nhuộm đúng như thiết kế và quy định hay không. Nếu có vải xấu hoặc không đạt chất lượng, số đo thì tổ trưởng tổ cắt, may, và nhân viên kiểm soát có quyền từ chối trả về khâu trước.
+ Khâu sản phẩm cuối cùng: Sản phẩm có đúng như thiết kế, màu sắc, kích thước, size, kiểu dáng hay không. Nếu không đạt thì tổ trưởng kho hàng có quyền trả lại cho bộ phận thiết kế mà không cần phải xin ý kiến lãnh đạo cấp trên.
- Trong quá trình sản xuất:
+ Trong quá trình sản xuất, công nhân, thợ dệt, thợ may có quyền không sử dụng những loại sợi, chỉ, vải và hóa chất nhuộm không đủ chất lượng và báo lên cấp trên nếu phát hiện điều gì sai sót khi tổ trưởng nhập sản phẩm kém chất lượng vào.
+ Tổ trưởng có quyền yêu cầu và cho công nhân làm lại sản phẩm, không cho xuất kho nếu sản phẩm không đạt yêu cầu. Kiểm tra số lượng, chủng loại, bao bì sản phẩm.
+ Công ty thực hiện bằng cách lấy mẫu chấp nhận.
+ Mục đích của kiểm tra sản phẩm cuối cùng là không để những sản phẩm kém chất lượng lọt ra ngoài thị trường và tới tay người tiêu dùng. Sản phẩm cuối cùng do nhân viên KCS của công ty kiểm tra. Sản phẩm sau khi sản xuất được xếp theo lô. Mỗi lô có cùng chỉ số, cùng một ngày sản xuất được đóng trong bao túi có cùng kí mã kiện. Nhân viên KCS lấy kiểm tra một lần nữa các chỉ tiêu và phân cấp theo quy định sau đó nhập kho. Nếu không đáp ứng được yêu cầu thì nhân viên KCS có quyền trả lại hàng và báo lên cấp trên tìm hướng giải quyết.
Như vậy, công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm của công ty được thực hiện khá chặt chẽ, từ khâu đầu đến khâu cuối sản xuất. Do cách kiểm tra này mà công ty đã giảm được lượng sản phẩm không phù hợp, và lượng phế phẩm cũng giảm đi rất nhiều. Mặt khác, hầu như không có tình trạng sản phẩm không phù hợp xuất ra ngoài.
Mục đích quản lý quá trình sản xuất của Công ty không phải là loại bỏ những sản phẩm xấu, kém chất lượng vừa sản xuất xong mà phải ngăn chăn không cho những sản phẩm xấu xuất hiện trong quá trình sản xuất, do đầu vào. Mặt khác việc ngăn chặn những sản phẩm xấu không chỉ dựa vào bộ phận kiểm tra chất lượng (KCS), hoặc xem phương pháp kiểm tra chất lượng là phương pháp chủ yếu để loại bỏ những phế phẩm, thứ phẩm,… Mỗi tổ trưởng, nhân viên, công nhân đều được trao quyền từ chối những nguyên liệu, sản phẩm kém chất lượng và họ phải chịu trách nhiệm với hành động của mình. Để thực hiện công việc này ngoài việc xây dựng đội ngũ cán bộ kỹ thuật có trình độ đào tạo chuyên môn tốt, tay nghề cao, nhiệt tình, công ty còn trang bị nhiều loại trang thiết bị phòng thí nghiệm tiên tiến đáp ứng được các yêu cầu kiểm tra chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế góp phần dảm bảo chất lượng sản phẩm tốt nhất đến tay khách hàng.
Bên cạnh đó, dựa vào các chỉ tiêu chất lượng chuẩn của sản phẩm mà bộ phận kĩ thuật nhập thân vào quá trình sản xuất, khống chế chất lượng từng công đoạn theo đúng thiết kế. Nhân viên thí nghiệm theo quy định kiểm tra, thực hiện kiểm tra từng chỉ tiêu chất lượng, khi phát hiện có sai sót sẽ có quyền điều chỉnh, sửa chữa máy móc, thay thế thiết bị để không làm ảnh hưởng xấu đến chất lượng sản phẩm.
Nhìn chung tình hình quản lí chất lượng trong quá trình sản xuất được công ty thực hiện chặt chẽ và khoa học, giúp đảm bảo và nâng cao sản phẩm, giảm phế phẩm, thứ phẩm, giảm chi phí. Tuy nhiên, quản lí chất lượng sản phẩm trong sản xuất của công ty chưa đạt được hiệu quả cao nhất. Mặc dù công ty đã đổi mới nhận thức, luôn cho rằng quản lí chất lượng sản phẩm không chỉ là trách nhiệm của các nhà quản lí, mà là trách nhiệm của mọi thành viên trong công ty, nhưng do vô tình hay hữu ý, vẫn còn tình trạng công nhân làm ẩu, chạy theo số lượng sản phẩm. Mặt khác, công ty chưa có biện pháp khuyến khích, hướng dẫn công nhân tự kiểm tra chất lượng sản phẩm của mình trong quá trình sản xuất.
Kiểm tra vẫn dựa vào bộ phận nằm ngoài sản xuất là chính, điều này gây sức ép lớn đối với tinh thần công nhân. Công nhân làm việc thụ động, có thái độ căng thẳng đối với bộ phận kiểm tra (đặc biệt là nhân viên thí nghiệm), chưa tự giác, chưa có quyết tâm trong việc đảm bảo và nâng cao chất lượng sản phẩm.
Trong suốt quá trình phát triển của mình, công ty luôn coi chất lượng là yếu tố sống còn quyết định sự tồn tại và phát triển. Chính vì vậy công tác kiểm tra, kiểm soát chất lượng luôn được công ty quan tâm và đầu tư cả về nhân lực và vật lực.
Mục tiêu quan trọng nhất của kiểm soát chất lượng tại công ty là coi chất lượng sản phẩm là yếu tố số 1 trong sản xuất. Chính sách chất lượng phải hướng tới khách hàng. Đáp ứng yêu cầu của khách hàng là thỏa mãn mọi mong muốn của khách hàng chứ không chỉ đạt được một số tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra từ trước. Việc không ngừng cải tiến, hoàn thiện chất lượng là một trong những hoạt động quan trọng của công ty. Việc ủy quyền áp dụng cho các công việc thường nhật:
- Ký hóa đơn GTGT
- Đại diện làm việc cơ quan nhà nước - Chấm công lao động
- Thu-nộp tiền hàng
- Cập nhật các văn bản điều hành liên quan
Để đảm bảo chất lượng sản phẩm làm ra là tốt nhất công ty đã lập ra ban kiểm soát có trách nhiệm kiểm tra giám sát các quy trình sản xuất và bán hàng của công ty. Các trưởng phòng có quyền tham gia vào quy trình tuyển chọn nhân viên cho phòng ban mình, giải quyết các vấn đề phát sinh của phòng trong quá trình hoạt động, họp giao ban, kí các giấy tờ trong thẩm quyền của mình, giúp đỡ ban giám đốc trong việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, thương thảo các hợp đồng,…
Ngoài ra, ban giám đốc trao quyền cho nhân viên cấp dưới đại diện công ty thực hiện các công việc với cơ quan chức năng, nhà nước, và khách hàng với những quyền hạn nhất định. Quyền hạn càng nhiều thì trách nhiệm thực hiện công việc càng lớn. Ban giám đốc có các tiêu chí đánh giá cụ thể cho từng loại ủy quyền. Xây dựng bảng đánh giá nhân viên theo từng tiêu chí cụ thể.
Một số hạn chế trong quá trình thực hiện như:
- Kiểm soát chủ yếu vẫn dựa trên báo cáo: hóa đơn, báo cáo của phòng kinh doanh, tài chính, kế toán, doanh thu bán hàng, bảng cân đối kế toán, báo cáo tài chính,…
- Xem thâm niên là tiêu chí hàng đầu của việc lựa chọn đối tượng ủy quyền. Ban lãnh đạo chỉ trao quyền cho những nhân viên tài chính, kế toán có thâm niên lâu năm hoặc có mối quan hệ thân thiết, dẫn đến việc lộng quyền, sử dụng quyền hạn không đúng mục đích.
- Các tiêu chí đánh giá xây dựng dựa trên mục tiêu chưa thực hiện trước đây.
3. Những khó khăn và thuận lợi gặp phải trong quá trình trao quyền: a. Những thuận lợi:
Công ty đã theo đuổi và áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và HTQL TNXH theo tiêu chuẩn SA 8000: 2008 điều này thể hiện rõ hướng đi và đã hình thành nên các chuẩn mực chất lượng để cán bộ công nhân viên trong công ty làm theo. Việc trao quyền từ ban giám đốc đến các nhân viên tại xưởng được cụ thể hóa bằng các tiêu chuẩn đã nêu trong sổ tay hướng dẫn tiêu chuẩn chất lượng của công ty.
Với phương châm mang đến cho khách hàng sản phẩm tốt nhất nên các nhân viên của công ty đã được đào tạo quan điểm làm đúng ngay từ đầu và làm việc với thành
quả tốt nhất. Với tinh thần trách nhiệm của mỗi bản thân nhân viên cùng với đội ngũ giám sát công xưởng đã tạo nên tính trách nhiệm trong mỗi sản phẩm làm ra.
Bộ máy quản lý cùng cách sắp xếp các phòng ban rõ ràng nhưng luôn hỗ trợ cho nhau ít xẫy ra mâu thuẫn (nếu có chỉ là mâu thuẫn chức năng) tạo điều khiên cho công tác quản lý ủy quyền được diễn ra nhanh chóng và rõ ràng hơn. Trách nhiệm của mỗi phòng ban mỗi người được cụ thể hóa. Họ hiểu rõ công việc của mình và sự quan trọng của các khâu trong cả dây truyền sản xuất.
b. Những khó khăn:
Tâm lý sợ cấp dưới làm giỏi hơn mình hay sợ mất vị trí hiện tại vào tay cấp dưới khiến việc trao quyền trong công ty vẫn còn bị hạn chế.
Việc một số nhân viên chưa sẵn sàng để nhận trao quyền hay năng lực của người được trao quyền chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc được trao quyền dẫn đến hiệu quả trao quyền chưa cao.
Một số cán bộ quản lý chất lượng được đào tạo từ bộ phận các xưởng thiên về kỹ thuật nên kĩ năng quản lý còn chưa được hoàn thiện, họ thiên về các tiêu chuẩn kĩ thiật mà thường quên đi các tiêu chuẩn khác của chất lượng sản phẩm.
4. Nhận xét, đánh giá về chất lượng của việc trao quyền tại công ty. a. Những điều đã đạt được trong việc trao quyền tại công ty. a. Những điều đã đạt được trong việc trao quyền tại công ty.
Mỗi công nhân ý thức được trách nhiệm của mình trong toàn bộ hệ thống chất lượng của sản phẩm. Tùy theo cấp bậc khác nhau mà họ được trao quyền khác nhau, nhưng công nhân trực tiếp sản xuất may mặc họ có quyền không may loại vải không đạt chất lượng mà thay vào đó họ báo cáo tới các giám sát tại các xưởng để xử lý.
Việc trao quyền giúp giảm gánh nặng quá tải lên các cán bộ quản lý chất lượng. Công ty có một ban kiểm soát chất lượng theo tiêu chuẩn ISO nhưng do số lượng công việc rất nhiều cùng với số lượng công nhân lớn họ không thể quản lý toàn bộ quy trình chất lượng một cách chi tiết được. Việc trao quyền đã giúp giải quyết vấn đề này một cách hiệu quả, tránh được những sai sót mang tính hệ thống và tình trạng nghẽn do quá tải.
Trao quyên giúp chất lượng sản phẩm được cải tiến rõ rệt, tỉ lệ lỗi trên một sản phẩm và số sản phẩm lỗi trên toàn bộ sản phẩm giảm đi nhiều. ( trước kia tỉ lệ lỗi là 2 hiện nay đã cải hiện xuống còn 0,175 lỗi)
b. Những vấn đề còn hạn chế.
Việc trao quyền chưa diễn ra rộng khắp các phòng ban. Một số nơi vẫn còn giữ nguyên phong cách làm việc cũ như phòng hành chính, kế toán dẫn đến các thủ tục trình tự nhiều khi bị chậm, hay thiếu sự thay đổi trong tư duy của một số bộ phận làm cho chất lượng phục vụ khách hàng chưa đạt được mức tối đa. Do phải làm việc với nhiều đối tác, bạn hàng nước ngoài ( Nhật, Đức, Trung Quốc..) văn hóa của các nước khác nhau, nên hạn chế trong chất lượng phục vụ yêu cầu của khách hàng.
5. Đề xuất giải pháp để khắc phục và hoàn thiện việc trao quyền.
• Xác định rõ trao quyền những gì trong tổ chức, xác định rõ công việc của mỗi vị trí trong chuỗi quản lý chất lượng là điều quan trọng để các nhân viên có thể làm theo cũng như đánh giá được mức độ hiệu quả của các nhân viên.
• Đào tạo nâng cao kiến thức chuyên môn và quản lý cho các nhân viên, nêu cao tinh thần trách nhiệm của nhân viên với công việc, luôn đặt mục tiêu làm ra sản phẩm tốt nhất với chi phí có lợi nhất.
• Trao quyền là một quá trình chuyển đổi sẽ mất thời gian. Nó là một quá trình phát triển mà không nên vội vã đưa ra thái độ, quan điểm, và các kỹ năng để phát triển. Quan trọng nhất là hiểu rằng các nhân viên mới được trao quyền sẽ có thể mắc những sai lầm. Từ đó đòi hỏi nhà quán lý phải có sự quan tâm chỉ bảo tận tình cũng như sự kiên nhẫn, tin tưởng vào chất lượng của quyết định trao quyền của mình.