2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ AN PHÁT
Tên tiếng anh: AN PHAT TRADING SERVICE CO.,LTD
Tên viết tắt: AN PHAT TRADING SERVICE COMPANY LIMITED
Địa chỉ: Số 12/267, Đường Lê Thánh Tông, Phường Máy Chai - NgôQuyền – Hải Phong City – Viet Nam Số đăng ký: 0202002160
Ngày thành lập: 15/09/2004 Người đại diện: Nguyễn Tấn Việt
Tài khoản tiền gửi: 10922591876018 tại NH Techcombank HP
Công ty TNHH thương mại và dịch vụ An Phát được thành lập năm 2004 theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 0202002160 cấp ngày 15/09/2004.
Doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có tài khoản tại Ngân hàng Việt Nam
Vốn điều lệ: 30.000.000.000 đồng (Ba mươi tỉ đồng)
Công ty TNHH An Phát được thành lập và chính thức đi vào hoạt động từ năm 2004
Tại thời điểm này công ty chuyên kinh doanh thương mại các thiết bị làm sạch: Máy khử độc rau quả Nonan KD06, máy tạo Ozon rửa rau quả, máy lọc nước…
Trải qua gần 10 năm hình thành và phát triển, nhãn hiệu của công ty ngày càng được nhiều người tiêu dùng trong nước biết đến là một công ty chuyên cung cấp các mặt hàng mẫu mã đa dạng, chất lượng tốt và giá cả hợp lý. Hiện tại công ty có 10 cửa hàng và đại lý phân phối độc quyền tại Hải Phòng và các tỉnh lân cận.
Công ty TNHH An Phát đang cố gắng ngày càng hoàn thiện và phát triển hơn. - Một số chỉ tiêu chủ yếu của Công ty trong 3 năm gần nhất.
Bảng 2.1: Một số chỉ tiêu chủ yếu của Công ty TNHH TMDV An Phát
Đơn vị tính: đồng
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
1. Tổng doanh thu, thu nhập 3.157.142.000 5.475.214.000 6.720.150.000 2. Tổng chi phí 2.674.150.880 5.012.780.500 6.287.123.750 3. Lợi nhuận 482.981.120 462.433.500 433.027.750 4. Thu nộp Ngân sách Nhà nước 187.251.000 161.785.000 151.550.450 5. Tổng quỹ lương thực tế 604.700.000 634.200.000 788.400.000
6. Số lao động bình quân (người) 12 12 15
7. TN bình quân người/tháng 4.200.000 4.400.000 4.500.000
2.1.2. Tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH An Phát
- Ban giám đốc: Là người đứng đầu công ty, có quyền hạn lớn nhất, có trách nhiệm chỉ đạo và giám sát toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty, đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm pháp lý về toàn bộ hoạt động của công ty.
Ban Giám Đốc Phòng Hành Chính Nhân Sự Phòng Marketing Phòng Kinh Doanh Phòng Tài Chính Kế Bộ phận thiết kế Bộ phận Kỹ thuật Bộ phận đặt hàng Bộ phận cung ứng Bộ phận bán hàng
- Phòng hành chính nhân sự: Có chức năng quản lý hành chính, quản trị, quản lý và phát triển nguồn nhân lực của công ty.
- Phòng Marketing: Có nhiệm vụ khuếch trương hình ảnh, thương hiệu sản phẩm, đề xuất triển khai các chương trình, hoạt động nhằm phát triển thương hiệu, hình ảnh của công ty, nghiên cứu, khảo sát thị trường, thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh để xây dựng các chương trình hỗ trợ bán hàng hiệu quả. Phòng Market có 2 bộ phận:
+ Bộ phận thiết kế: Chịu trách nhiệm chính trong việc định hình phong cách sản phẩm, cơ cấu hàng hóa sẽ kinh doanh trong hệ thống dựa trên nghiên cứu thị trường và khả năng đáp ứng thị trường của công ty.
+ Bộ phận kỹ thuật: Có chức năng hiện thực hóa ý tưởng của bộ phận thiết kế thành sản phẩm hoàn chỉnh, ra được mẫu cho bộ phận đặt hàng để tiến hành sản xuất, phối hợp cùng các bộ phận khác thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao và mục tiêu chung của công ty
- Phòng kinh doanh: Có chức năng đảm bảo cung cấp đầy đủ, đúng yêu cầu về chất lượng, chủng loại nguyên vật liệu. Phòng kinh doanh có 3 bộ phận:
+ Bộ phận đặt hàng: Có nhiệm vụ triển khai đặt hàng gia công để có được sản phẩm hoàn thành đúng tài liệu kỹ thuật của bộ phận kỹ thuật.
+ Bộ phận cung ứng hàng hóa: Quản lý, kiểm tra hàng hóa đúng chất lượng, cung ứng hàng hóa đúng định mức, thời gian theo đề nghị của phòng Marketing, xây dựng và thực hiện quy trình xuất – nhập đảm bảo xuất – nhập hàng hóa chính xác, thực hiện đúng yêu cầu của phòng kế toán.
+ Bộ phân bán hàng: Thực hiện chức năng tổ chức hoạt động bán hàng trên các kênh phân phối, chăm sóc khách hàng, thu thập thông tin phản hồi của khách hàng.
2.2. Khái quát tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH TMDV An Phát 2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán 2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty TNHH An Phát
- Kế toán trưởng: Là người phụ trách và chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác kế toán của công ty, giám sát chỉ đạo về vấn đề tài chính, tổng hợp các báo cáo của kế toán viên và đưa lên báo cáo tài chính phản ánh toàn bộ quá trình hoạt động của công ty.
- Thủ quỹ kiêm kế toán công nợ và ngân hàng: có nhiệm vụ: + Quản lý quỹ tiền mặt, vào sổ kế toán hàng ngày.
+ Quản lý chặt chẽ vốn bằng tiền, theo dõi từng khoản nợ phải trả, nợ phải thu nhằm đôn đốc việc thanh toán kịp thời, chi tiết cho từng đối tượng nợ.
- Kế toán thanh toán, vật tư, hàng hóa, giá thành, lương: Có nhiệm vụ:
+ Theo dõi tình hình tăng, giảm của vật tư, hàng hóa, căn cứ vào chứng từ nhập kho, xuất kho để vào sổ sách kế toán.
+ Tính và thanh toán các khoản tiền lương cho công nhân viên, kiểm tra và phân tích tình hình sử dụng quỹ tiền lương, quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn.
+ Tính giá thành thành phẩm theo đúng quy trình đã được quy định
THỦ QUỸ KIÊM KẾ TOÁN CÔNG NỢ, KẾ TOÁN NGÂN HÀNG KẾ TOÁN THANH TOÁN, HÀNG HÓA, VẬT TƯ, GIÁ
THÀNH, LƯƠNG
KẾ TOÁN TỔNG HỢP KIÊM KẾ
TOÁN TSCĐ KẾ TOÁN TRƯỞNG
+ Theo dõi và phản ánh tình hình tiêu thụ hàng hóa, sản phẩm, viết hóa đơn bán hàng, kiểm kê hàng hóa thanh toán với người mua, lập báo cáo tiêu thụ và xác định số thuế phải nộp của công ty.
- Kế toán tổng hợp kiêm kế toán tài sản cố định:
+ Theo dõi biến động của tài sản cố định trong kỳ, lập kế hoạch trích khấu hao tài sản đồng thời theo dõi sự biến động về chi phí trong toàn công ty. Trong kỳ có những khoản chi phí phát sinh sẽ được tập hợp để có kết quả kinh doanh chính xác và tìm hướng giải quyết, điều chỉnh cho cân đối với doanh thu.
+ Kiểm tra các sổ kế toán chi tiết, cuối kỳ thu thập số liệu tổng hợp của kế toán các phần hành để lập báo cáo kế toán, báo cáo thuế
2.2.2. Chính sách và phương pháp kế toána) Hình thức kế toán mà đơn vị áp dụng. a) Hình thức kế toán mà đơn vị áp dụng.
Công ty TNHH An Phát đang được áp dụng hình thức Nhật ký chung:
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ kế toán của công ty TNHH An Phát theo hình thức nhật ký chung
SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT CHỨNG TỪ GỐC SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Định ký hoặc cuối tháng, tuỳ vào khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ nhật ký đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ Cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi kiểm tra đối chiếu dùng để lập báo cáo tài chính.
b) Chế độ kế toán và tài khoản kế toán áp dụng.
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo chế độ kế toán của Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 48/20006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Từ đó xây dựng các tài khoản chi tiết phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty.
- Niên độ kế toán: Theo năm dương lịch bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 hàng năm - Kỳ kế toán: Công ty sử dụng kỳ kế toán theo tháng bắt đầu từ ngày 01 của tháng đến hết ngày cuối cùng của tháng.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong hạch toán: VNĐ
- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Công ty tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng.
- Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp kế toán HTK:
+ Phương pháp kế toán tổng hợp HTK: Theo PP kê khai thường xuyên. + Phương pháp kế toán chi tiết HTK: Áp dụng phương pháp thẻ song song.
2.3. Thực trạng tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tạiCông ty TNHH TMDV An Phát Công ty TNHH TMDV An Phát
2.3.1 Chứng từ kế toán
- Hoá đơn GTGT - Phiếu xuất kho
- Báo cáo bán hàng, Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ - Giấy nộp tiền của nhân viên bán hàng.
- Bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày - Bảng thanh toán hàng đại lý
- Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, bảng kê nộp séc, Báo có của ngân hàng
2.3.2 Tài khoản kế toán sử dụng
- Doanh thu bán hàng : 511
- Doanh thu hoạt động tài chính: 515 - Giá vốn hàng bán: 632
- Chi phí tài chính: 635 - Chi phí bán hàng: 642.1 - Chi phí quản lý DN: 642.2 - Chi phí thuế TNDN: 821
- Xác định kết quả kinh doanh: 911
2.3.3 Sổ sách kế toán sử dụng
- Sổ chi tiết bán hàng - Sổ chi phí kinh doanh - Sổ nhật ký chung
2.3.4 Một số ví dụ minh hoạ
* Trong tháng 4/2014 có các nghiệp vụ phát sinh về doanh thu như sau:
1) Ngày 04/4/2014: Phiếu xuất kho số 1101 xuất kho 60 chiếc máy khử độc rau quả Nonan KD06 bán cho công ty TNHH Yến Thanh theo hóa đơn GTGT số 2443139 ngày 4/4. Trị giá xuất kho 1.312.500đ/chiếc, giá bán chưa thuế GTGT 1.875.000đ/chiếc, thuế GTGT 10%, khách hàng chưa thanh toán.
2) Ngày 10/4/2014: Phiếu xuất kho số 1102 xuất kho 40 chiếc máy khử độc rau quả Nonan KD06 bán cho công ty CPTM Linh Trang theo hóa đơn GTGT số 2443140 ngày 10/4. Trị giá xuất kho 1.312.500đ/chiếc, giá bán chưa thuế GTGT 1.875.000đ/chiếc, thuế GTGT 10% đã thu bằng tiền gửi ngân hàng.
3) Ngày 18/4/2014: Phiếu xuất kho số 1103 xuất kho 68 chiếc máy khử độc rau quả Nonan KD06 bán cho công ty TNHH Vân Long theo hóa đơn GTGT số 2443141 ngày 18/4. Trị giá xuất kho 1.312.500đ/chiếc, giá bán chưa thuế GTGT 1.875.000đ/chiếc, thuế GTGT 10% đã thu bằng tiền gửi ngân hàng.
4) Ngày 20/4/2014: Phiếu xuất kho số 1104 xuất kho 30 chiếc máy khử độc rau quả Nonan KD06 bán cho công ty CPTM Thịnh Vượng theo hóa đơn GTGT số 2443142 ngày 20/4. Trị giá xuất kho 1.312.500đ/chiếc, giá bán chưa thuế GTGT 1.875.000đ/chiếc, thuế GTGT 10%, khách hàng chưa thanh toán.
5) Ngày 21/4/2014: Phiếu xuất kho số 1105 xuất kho 55 chiếc máy khử độc rau quả Nonan KD06 bán cho công ty CPTM Vĩnh Hải theo hóa đơn GTGT số 2443143 ngày 21/4. Trị giá xuất kho 1.312.500đ/chiếc, giá bán chưa thuế GTGT 1.875.000đ/chiếc, thuế GTGT 10%, khách hàng chưa thanh toán.
6) Ngày 28/4/2014: Phiếu xuất kho số 1106 xuất kho 45 chiếc máy khử độc rau quả Nonan KD06 bán cho công ty TNHH Hoàng Vũ theo hóa đơn GTGT số 2443144 ngày 28/4. Trị giá xuất kho 1.312.500đ/chiếc, giá bán chưa thuế GTGT 1.875.000đ/chiếc, thuế GTGT 10%, khách hàng chưa thanh toán.
* Thiết lập chứng từ
Đơn vị: Công ty TNHH TM DV An Phát Địa chỉ: 12/287 Lê Thánh Tông, NQ, HP
Mẫu số: 02-VT
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 18 tháng 4 năm 2014 Số: 1103 Nợ TK 632 Có TK 156 - Họ và tên người nhận hàng: Phạm Văn Hùng Địa chỉ: Phòng Kinh doanh - Lý do xuất kho: Xuất hàng bán cho công ty TNHH Vân Long
- Nhập tại kho (ngăn lô): ... Địa điểm: ... S
TT
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số vị tínhĐơn Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền(đồng) Yêu cầu Thựcxuất
A B C D 1 2 3 4
Máy Nonan KD06 Chiếc 68 1.312.500 89.250.000
Cộng x x x x x 89.250.000
- Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Tám mươi chín triệu hai trăm năm mươi nghìn đồng.
- Số chứng từ gốc kèm theo: ...
GIẤY BÁO CÓ credit ADVICE Số /Seq No:01224866 Ngày/Date: 18/4/2014
Số tài khoản/Account No:
10922591876018
Tên tài khoản/Account
name: Công ty TNHH TM DV An Phát
Kính gửi/To: Công ty TNHH TM DV An Phát
Ngân Hàng chúng tôi xin trân trọng thông báo: Tài khoản của Quý Khách Hàng đã được ghi có với nội dung sau:
Please note that we have today CREDITED your account with the following entries:
Ngày hiệu lực Effective Date Số tiền Amount Loại tiền currenc y
Diễn giải/particulars
18/4/2014 140.250.000 VNĐ Công ty TNHH Vân Long thanh toán tiền hàng
Giaodịch viên/Prepared by
Kiểm soát/Verified by
HÓA ĐƠN (GIÁ TRỊ GIA TĂNG)
Liên 3: Lưu hành nội bộ
Mẫu 01 (GTKT3/001) AA/13P
Số : 2443141
Ngày 18 tháng 4 năm 2014
Đơn vị : Công Ty TNHH TM DV An Phát
Địa chỉ: Số 12/267 Lê Thánh Tông, Ngô Quyền, Hải Phòng
Số tài khoản: ... Số điện thoại : Mã số : Họ tên người mua hàng: Hoàng Vân Anh
Đơn vị: Công ty TNHH Vân Long
Địa chỉ: 15 Trần Phú, Ngô Quyền, HP Số tài khoản: ... Hình thức thanh toán: chuyển khoản Mã số : ...
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) A B C 1 2 3 = 1x2
1 Máy Nonan KD06 Chiếc 68 1.875.000 127.500.000
Cộng tiền hàng: 127.500.000
Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 12.750.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 140.750.000
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm bốn mươi triệu bảy trăm năm mươi nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Nguồn: Phòng kế toán) Nợ TK 1121 : 140.250.000 Có TK 511 : 127.500.000 Có TK 3331 : 12.750.000
Đơn vị: Công ty TNHH TM DV An Phát Địa chỉ: 12/287 Lê Thánh Tông, NQ, HP
Mẫu số: 02-VT
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 20 tháng 4 năm 2014 Số: 1104 Nợ TK 632 Có TK 156 - Họ và tên người nhận hàng: Phạm Văn Hùng Địa chỉ: Phòng Kinh doanh - Lý do xuất kho: Xuất hàng bán cho công ty CPTM Thịnh Vượng
- Nhập tại kho (ngăn lô): ... Địa điểm: ... S
TT
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4
Máy Nonan KD06 Chiếc 30 1.312.500 39.375.000
Cộng x x x x x 39.375.000
- Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Ba mươi chín triệu ba trăm bảy mươi lăm nghìn đồng.
- Số chứng từ gốc kèm theo: ...
HÓA ĐƠN (GIÁ TRỊ GIA TĂNG)
Liên 3: Lưu hành nội bộ
Mẫu 01 (GTKT3/001) AA/13P
Số : 2443142
Ngày 20 tháng 4 năm 2014
Đơn vị : Công Ty TNHH TM DV An Phát