K t l un ch ng 1
3.2.3ivi v ic ghi chép chi phí ch tl ng
Sau khi nh n di n đ c chi phí ch t l ng đang t n t i, công ty c n có m t h th ng bi u m u đ ghi nh n chi phí d a trên các b ng h ng d n công vi c. Tuy nhiên trong đi u ki n nh ng hi u bi t v lo i chi phí ch t l ng nƠy ch a nhi u, còn ít mô hình th c ti n đ nghiên c u áp d ng vi c thi t l p mô hình chi phí ch t l ng thì m t h ng v n d ng có th xem là d dƠng h n cho doanh nghi p trong vi c d n d n thi t l p m t h th ng ch ng trình chi phí ch t l ng hoàn ch nh đó lƠ s d ng vi c ghi chép chi phí ch t l ng l ng ghép vào quá trình ghi s k toán các kho n m c chi phí.
i u này có th th c hi n nh sau:
- u tiên, m t đ i ho c nhóm nhân viên c n đ c l p ra v i m c tiêu ho ch đnh và tri n khai ch ng trình chi phí ch t l ng. Nhóm này bao g m s k t h p các nhân viên thu c nhi u phòng ban khác nhau tham gia v i tr ng b ph n qu n lý ch t l ng lƠ ng i ch u trách nhi m cho ho t đ ng c a c nhóm.
- Các thành viên trong nhóm s th o lu n vƠ phơn tích sau đó th ng nh t phân lo i m t cách h th ng hóa các chi phí ch t l ng phát sinh trong doanh nghi p. i u quan tr ng nh t trong vi c l p báo cáo chi phí ch t l ng là ph i t p h p chi chí ch t l ng sao cho đúng. R t nhi u chi phí liên quan đ n ch t l ng đ c xem nh chi phí chung cho s n xu t. Ví d nh chi ho t đ ng l p máy và th nghi m ph n nào tính cho ho t đ ng ch t l ng ph n nào tính cho ho t đ ng s n xu t? Vì v y, nhóm c n làm rõ cách xác đ nh chi phí ch t l ng trong chi phí chung đ c tính toán nh th nào. H th ng phân lo i chi phí ch t l ng c ng c n đ c c p nh t th ng xuyên nh ng tr ng h p phát sinh m i ho c b sung, ch nh s a đ h th ng ngày càng hoàn thi n h n.
NgoƠi ra, nhóm c ng thi t l p các bi u m u và n i dung c n ghi chép đ cung c p đ y đ thông tin cho ho t đ ng ghi chép chi phí ch t l ng.
- Công vi c ghi chép chi phí ch t l ng s đ c ng i ghi s k toán ghi chép đ ng th i khi các chi phí phát sinh. D a vào nh ng đ c đi m phân lo i chi phí ch t l ng k t h p v i thông tin t phòng ban thanh toán chi phí, ng i ghi s nh n di n chi phí ch t l ng và ghi chép l i thông tin. Khi đó vƠo cu i m i k , ngoài các báo cáo chi phí truy n th ng c a k toán s có các d li u v chi phí ch t l ng đ lƠm c s đ i chi u, so sánh v i t ng chi phí phát sinh phát sinh t i doanh nghi p.
- Các thông tin ch liên quan đ n chi phí ch t l ng s không cung c p đ y đ thông tin đ phân tích. Vì v y, nhóm tri n khai ch ng trình chi phí ch t l ng c n có nh ng ghi chép k t h p đ b sung thông tin vƠ có c s đ phân tích m i quan h gi a chi phí ch t l ng v i m t s v n đ d bi n đ ng c a doanh nghi p. Các ghi chép, đánh giá đó có th liên quan đ n nhân công, s n xu t ho c tiêu th s n ph m. Ví d nh chi phí ch t l ng trên gi làm vi c tr c ti p c a công nhân, chi phí ch t l ng trên 1 đ ng chi phí l ng s n xu t tr c ti p, chi phí ch t l ng trên 1 đ ng chi phí s n xu t, chi phí ch t l ng trên 1 đ ng doanh thu thu nầBên c nh đó nhóm còn c n th o lu n vƠ đánh giá các v n đ liên quan đ n chi phí ch t l ng gián ti p ho c chi phí l i vô hình nh chi phí do lƣng phí th i gian, chi phí lãng phí do s n xu t d th a do lên k ho ch s n xu t kém, chi phí c h iầ
Các ho t đ ng trên là nh ng b c c b n ban đ u đ thu th p thông tin chu n b cho vi c thi t l p m t ch ng trình chi phí ch t l ng hoàn ch nh. D a vào nh ng k t qu ghi nh n thông tin v chi phí ch t l ng đ c ghi chép đƣ nêu trên, s giúp cung c p c s cho ng i lƣnh đ o th y đ c nh ng l i ích thi t th c c a vi c áp d ng ch ng trình nƠy, tác đ ng c a nó đ i v i ki m soát chi phí và giúp b o toàn l i nhu n, đ thuy t ph c ng i lƣnh đ o ra quy t đ nh áp d ng ch ng trình chi phí ch t l ng. Nhóm th c hi n ch ng trình chi phí ch t l ng s đ c phát tri n lên t nhóm các thƠnh viên ban đ u theo dõi và ghi chép chi phí ch t l ng thành m t h th ng r ng rãi
và chuyên nghi p v i s phân công hóa cao h n. Các thành viên c a nhóm đ n t nhi u phòng ban khác nhau s giúp cho h th ng ho t đ ng d dƠng h n vì khi soát xét m t b ph n nƠo đó đ u có ng i am hi u ho t đ ng c a b ph n đó. Bên c nh đó vi c th c hi n các b ng h ng d n công vi c liên quan đ n h th ng chi phí ch t l ng c n có s tham gia c a t t c m i ng i. Ý ki n t ng h p c a nhi u ng i s t o nên s đ ng thu n khi đ a ra các quy đ nh thi hành. ng th i vi c l y ý ki n nhi u ng i s giúp cho nh ng ng i lao đ ng đ u th y r ng mình có vai trò nh t đ nh liên quan đ n ho t đ ng ki m soát chi phí ch t l ng nên h s c g ng nhi u h n đ hoàn thành nh ng đi u mà h đƣ cam k t. Ngoài ra, còn c n ph i cho ng i lao đ ng th y đ c m c tiêu c a vi c ki m soát chi phí c ng nh trách nhi m và quy n l i c a h . Nh ng m c tiêu thi t th c, quy n l i rõ ràng s giúp cho ng i lao đ ng c g ng h n, có đ ng l c h n đ hoàn thành nhi m v góp ph n vào s thành công c a h th ng.
Công ty có th l a ch n m t trong hai ph ng pháp nh n di n chi phí ch t l ng theo t ng phòng ban ho c theo n i dung đ xây d ng h th ng phân lo i chi phí ch t l ng và h th ng các bi u m u ghi chép chi phí ch t l ng. ng th i có th k t h p c hai ph ng pháp đ nh n d ng chi phí ch t l ng d dƠng h n. Cho dù s d ng cách thi t l p bi u m u chi phí ch t l ng theo phòng ban hay theo n i dung thì vi c ghi chép các thông tin v chi phí ch t l ng ph i có đ y đ các thông tin nh sau:
- Ngày ... tháng ... n m phát sinh chi phí. - B ph n có chi phí ch t l ng phát sinh.
- N i dung, di n gi i lý do chi phí phát sinh t đó k t lu n lo i chi phí ch t l ng. - Tham chi u chi phí ch t l ng phát sinh liên quan đ n kho n m c chi phí nào phát sinh đ c ghi trong h th ng s sách k toán, (s phi u chi, s phi u k toán ầ)
- Và s xác nh n gi a ng i ghi nh n chi phí ch t l ng vƠ ng i ch u trách nhi m c a b ph n có chi phí phát sinh.
Ngoài các báo cáo hoàn ch nh khi k t thúc k k toán, ban lƣnh đ o công ty có th yêu c u nhân viên ghi chép chi phí ch t l ng th c hi n các b ng báo cáo ng n đ khái quát tình hình chi phí ch t l ng vào hàng quý ho c b t th ng đ có th th y đ c các đi m m nh c ng nh đi m y u c a công ty hi n đang t n t i liên quan đ n ho t đ ng ki m soát chi phí và ho t đ ng ki m soát ch t l ng. T đó ban lƣnh đ o s đ ra các bi n pháp kh c ph c k p th i đ i v i các ho t đ ng có chi phí ch t l ng cao. Bên c nh đó, ng i lƣnh đ o c ng c n l u Ủ đ n các lo i chi phí ch t l ng không th tính toán đ c nh ng v n có nh h ng r t l n ho t đ ng ki m soát chi phí c a doanh ngh p. ó lƠ chi phí lƣng phí th i gian, chi phí c h i khi máy móc ph i dành th i gian s a ch a các s n ph m h h ng nên không có th i gian s n xu t ra s n ph m m i.
ho t đ ng ghi chép nƠy đ t đ c hi u qu , thì ban qu n lý chi phí ch t l ng ph i theo sát v i nh ng ng i ch u trách nhi m ghi chép vƠ ng i giám sát hay tr ng c a m i phòng ban. Các b ph n ph i k t n i thông tin v i nhau trong vi c tính toán, ghi chép chi phí ch t l ng và trong m t s tr ng h p có th ph i s d ng con s c tính. Công vi c nh n di n, ghi chép ph i đ c th c hi n th ng xuyên và c p nh t liên t c n u có phát sinh nh ng lo i chi phí m i. H th ng này có th s không mang l i hi u qu c t gi m chi phí ch t l ng ngay do đi u này ph thu c vào nhi u y u t nh s hi u bi t và tinh th n trách nhi m c a ng i lao đ ng đ i v i chi phí này, cách th c xây d ng các b ng h ng d n th c hi n c n đ c c p nh t qua th i gian dài m i có th hoàn ch nh đ cầvì v y công ty c n kiên trì m c tiêu đ t ra thì v lâu dài ho t đ ng m i mang l i hi u qu c t gi m chi phí và c i ti n ch t l ng s n ph m.