Soạn giao dịch, chuyển tiền và hạch toán
Phê duyệt B1
Phê duyệt B2
Đối chiếu các lệnh Swift gửi đi với báo cáo Globus, phát điện, lưu hồ sơ
Xử lý sai lầm (nếu có)
Học viện ngân hàng
(1): Bộ phận dịch vụ ngân hàng doanh nghiệp tại đơn vị thống nhất tiếp nhận nhu cầu chuyển tiền quốc tế và có trách nhiệm thẩm định và xác định rõ tính đầy đủ, tính pháp lý và tính rõ ràng của lệnh chuyển tiền, so sánh với các giấy tờ kèm theo để kịp thời lưu ý khách hàng khi có mâu thuẫn hoặc sai sót về nội dung.
+ Thẩm định pháp lý: Hồ sơ pháp nhân, hồ sơ chuyển tiền có phù hợp với các quy định hiện hành hay không.
+ Thẩm định tín dụng: Theo quy chế, hướng dẫn về nghiệp vụ cho vay vốn trong trường hợp vay vốn để thanh toán theo quy trình hiện hành của Techcombank.
+ Kiểm tra bộ hồ sơ chuyển tiền, nội dung lệnh chuyển tiền đã có đầy đủ các thông tin hay chưa, có mâu thuẫn với hợp đồng ngoại thương hay không, với phụ lục hợp đồng và các chứng từ kèm theo hay không.
Nếu là chuyển tiền trước khi nhận hàng thì trên hợp đồng ngoại thương hoặc hóa đơn đòi tiền phải quy định rõ thanh toán trước khi nhận hàng bằng TTR in advance trong mục “payment or shipment after payment” hoặc ngày khi nhận được bản fax chứng từ nhận hàng và khách hàng phải có cam kết theo mẫu.
Đối với chuyển tiền sau khi nhận hàng, thì trên hợp đồng ngoại thương hoặc hóa đơn phải quy định rõ: Thanh toán sau khi nhận hàng bằng TTR. Khách hàng phải xuất trình kèm theo bộ chứng từ nhận hàng.
+ Thẩm định rủi ro: Thẩm định năng lực kinh doanh xuất nhập khẩu của khách hàng, kiểm tra số tiền đã có sẵn trên tài khoản ngoại tệ hay không hoặc tài khoản VNĐ có đủ VNĐ tương đương với số ngoại tệ cần chuyển và thu phí hay không, các chỉ dẫn thanh toán có rõ ràng không.
Sau khi thẩm định, chuyên viên khách hàng điền các thông tin liên quan đến lệnh chuyển tiền của khách hàng trong phiếu đề nghị thanh toán
Nguyễn Thị Thanh Hoa TTQTB-K8
30 0 3 0
Học viện ngân hàng
theo mẫu, kí xác nhận hồ sơ hợp lệ và trình lên trưởng đơn vị hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt.
(2): Kiểm soát và phê duyệt hồ sơ chuyển tiền
Trưởng đơn vị hoặc cấp có thẩm quyền phê tại đơn vị xem xét và chấp nhận bộ hồ sơ chuyển tiền của khách hàng thì ký duyệt bộ hồ sơ của khách hàng và phiếu đề nghị thanh toán của đơn vị.
Nếu không chấp nhận thì chuyển lại cho CVKH từ chối yêu cầu và trả lại bộ hồ sơ chuyển tiền cho KH trong vòng 1 ngày làm việc.
(3): Sau khi lệnh chuyển tiền được phê duyệt, CVKH thông báo về việc yêu cầu chuyển tiền đã được chấp nhận và đóng dấu ”đã chuyển tiền“ lên bản gốc hợp đồng ngoại thương hoặc tờ khai hải quan gốc (đối với thanh toán sau khi nhận hàng) để lưu hồ sơ, bản gốc trả lại cho khách hàng và một bản chính lệnh chuyển tiền đã ký duyệt.
CVKH kiểm tra xem KH đã có tài khoản chưa. Nếu chưa thì hướng dẫn khách hàng mở tài khoản tại Techcombank. Nếu rồi thì phải kiểm tra các thông tin về tên, địa chỉ, số tài khoản có khớp với các nội dung ghi trong lệnh chuyển tiền hay không. Nếu không khớp, CVKH xác nhận lại với khách hàng và chỉnh sửa cơ sở dữ liệu trên Globus nếu có sự khác biệt.
Nếu KH không lo được ngoại tệ hoặc tài khoản ngoại tệ không có thì CVKH liên hệ với bộ phận liên quan đề nghị duyệt bán ngoại tệ cho khách hàng theo quy định hiện hành của Techcombank và các quy định của Chính phủ về kinh doanh ngoại hối.
Nếu khách hàng có nhiều tài khoản khác nhau dành cho mục đích chuyển tiền thì CVKH yêu cầu bộ phận có liên quan dồn tiền về một tài khoản cho đủ số tiền cần thanh toán.
CVKH kiểm tra cơ sở dữ liệu của khách hàng đã được cập nhật đúng với lệnh chuyển tiền hay chưa.
Học viện ngân hàng
Sau khi hoàn tất các thủ tục trên, CVKH chuyển hồ sơ sang bộ phận quản lý mã khóa thanh toán nội bộ tại đơn vị để gắn mã khóa (Test key) . Các đơn vị chuyển lệnh chuyển tiền cuả khách hàng kèm theo phiếu đề nghị thanh toán bản photo/scan/fax có mã khóa lên TTTT hội sở để soạn điện phải có chữ ký của trưởng đơn vị hoặc người có thẩm quyền phê duyệt về tính pháp lý, hợp lệ của bộ hồ sơ và phải điền số mã khóa, chữ ký xác nhận mã khóa theo quy định tại Techcombank.
(4): a) Kiểm tra lệnh chuyển tiền: kiểm tra các nội dung sau:
CVTT nhận lệnh phải ghi rõ ngày giờ nhận và kiểm tra số mã khóa đó có đúng không. Nếu là đúng số mã khóa nội bộ thì ký xác nhận và đóng dấu “test correct” và chuyển cho bộ phận thanh toán thực hiện lệnh. Nếu mã khóa trống thì phải tra soát với nơi gửi để tránh thất lạc lệnh.
Kiểm tra xem lệnh chuyển tiền đã được trưởng đơn vị hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt theo đúng ủy quyền của Tổng giám đốc hay chưa. Nội dung của lệnh chuyển tiền có đầy đủ thông tin, phù hợp với nội dung quy định hiện hành hay không.
So sánh nội dung của phiều đề nghị thanh toán của đơn vị với lệnh chuyển tiền xem có gì mâu thuẫn không, kiểm tra trên tài khoản có đủ tiền để thanh toán và thu phí theo xác nhận không.
b) Chấp nhận hoặc từ chối.
Nếu kiểm tra thấy phù hợp thì xác nhận và chuyển cho bộ phận soạn điện.
Nếu chưa phù hợp thì phải nói rõ lý do, ký xác nhận và thông báo cho đơn vị . Trường hợp này xem như đã hủy lệnh, phải ghi lại sai sót bằng văn bản theo quy định của quá trình khắc phục phòng ngừa.
Nguyễn Thị Thanh Hoa TTQTB-K8
32 2 3 2
Học viện ngân hàng
TTTT đảm bảo thực hiện các lệnh chuyển tiền trong ngày khi hồ sơ được nhận trước giờ đóng giao dịch theo như thông báo của TTTT và được xác nhận là hợp lệ.
(5): a) Soạn giao dịch chuyển tiền.
CVTT thực hiện đúng theo lệnh theo chỉ thị trên lệnh của khách hàng, phiếu đè nghị của đơn vị. Nếu không rõ ràng thì CVTT đề nghị CVKH tại đơn vị kiểm tra lại với khách hàng. Nếu có sửa chữa thì phải có xác nhận của khách hàng bằng văn bản, chữ ký. Đối với mọi thay đổi trên lệnh chuyển tiền phải có sự phê duyệt tại đơn vị của người có thẩm quyền.
5b) Hạch toán:
N: TK thanh toán VNĐ/ngoại tệ/TK chuyển tiền khác của đơn vị C: TK Nostro thích hợp
Nếu trích từ tài khoản VNĐ thì phải nhập tỷ giá của loại ngoại tệ đã được duyệt trên lệnh chuyển tiền của khách hàng.
Hạch toán phí:
N: TK thanh toán VNĐ/ngoại tệ/chuyển tiền khác của đơn vị C: TK thu nhập của đơn vị (Globus mặc định hạch toán) VAT phải trả (Globus mặc định hạch toán)
CVTT ghi rõ số ref của giao dịch chuyển tiền trên góc phải phía trên lệnh (6): Thực hiện trên Globus.
KSV tiến hành kiểm soát lại nội dung giao dịch chuyển tiền. Chú ý các điểm: tài khoản trích nợ, số tiền, loại tiền, ngày giá trị, ngân hàng người hưởng lợi, số tài khoản, chỉ dẫn thu phí và tài khoản thu phí…
Học viện ngân hàng
KSV chịu trách nhiệm về giao dịch mà mình phê duyệt về mặt kỹ thuật và hạch toán TTQT về tính khớp đúng giữa hồ sơ và dữ liệu nhập trên Globus. Chịu trách nhiệm cuối cùng về việc đã thu đủ các loại phí và trị giá phí theo biểu phí hiện hành cũng như quyết định của trưởng đơn vị về việc tăng giảm phí theo ủy quyền của Tổng giám đốc. Sau khi hoàn tất, ký xác nhận và chuyển cho cấp thẩm quyền phê duyệt bước 2.
(7): Thực hiện trên Globus.
Cấp có thẩm quyền kiểm tra nội dung soạn điện, hạch toán thu phí, tài khoản của khách hàng. Nếu đồng ý thì phê duyệt bước 2 trên Globus và ký duyệt. Nếu không đồng ý thì trả lại cho nhân viên soạn điện.
Nếu giá trị chuyển tiền lớn hơn hạn mức ủy quyền của trưởng TTTT hoặc người được ủy quyền khác thì phải trình ban giám đốc ký duyệt vào điện SWIFT trước khi đẩy SWIFT ra nước ngoài.
(8):a) Phát điện.
- Sau khi phê duyệt, trưởng TTTT hoặc người được ủy quyền phối hợp với phòng thông tin điện toán để chuyển sang hệ thống SWIFT theo phương thức bán tự động.
- Điện sau khi được kiểm soát và được cấp có thẩm quyền phê duyệt trên SWIFT theo quy trình thì được trưởng TTTT hoặc người có thẩm quyền phát điện vào phiên liên lạc gần nhất.
+ trước khi chính thức phát điện, kiểm soát viên kiểm tra nguồn tới từng điện thanh toán quốc tế và tra tổng số điện duyệt trên Globus so với điện chờ phát trên SWIFT có khớp không, tránh lặp điện và tránh hụt nguồn.
+ Bộ phận phát điện sẽ chịu trách nhiệm phát điện theo đúng hướng dẫn và yêu cầu của SWIFT. Sau khi phát điện, máy sẽ in ra một bản ACK nội dung bức điện được phát để lưu, copy gửi khách hàng và một bản được
Nguyễn Thị Thanh Hoa TTQTB-K8
34 4 3 4
Học viện ngân hàng
lưu trên giấy liên tục để đối chiếu hàng ngày với báo cáo trong máy SWIFT. Nếu giấy liên tục này bị đứt thì phải có chữ ký của trưởng TTTT vào hai tờ sát chỗ bị đứt.
+ Sau khi phát điện xong mỗi ngày làm việc, bộ phận phát điện phải đối chiếu, kiểm tra từng điện phát với báo cáo của SWIFT và ký xác nhận đã kiểm tra báo cáo in ra từ SWIFT, lưu hồ sơ đồng thời ký tắt vào liên lệnh gửi đi trên giấy liên tục.
8b) Lưu hồ sơ. Hồ sơ lưu bao gồm:
+ Điện chuyển tiền được phát đi (1 bản ACK) , lệnh chuyển tiền và phiếu yêu cầu thanh toán (1 bản gốc hoặc sao có mã khóa) lưu tại TTTT.
+ Bộ hồ sơ chuyển tiền của khách hàng, lệnh chuyển tiền, phiếu yêu cầu thanh toán (1 bản gốc) , điện chuyển, điện được phát đi (1 bản sao ACK) lưu tại đơn vị.
+ Chứng từ kế toán lưu theo chế độ kế toán tại Techcombank.
c) Đối chiếu số lệnh SWIFT gửi đi với báo cáo của Globus được export từ Globus:
+ Bộ phận phát điện đối chiếu từng điện in ra với báo cáo của Globus xem có lệnh chưa thực sự được gửi đi hay được gửi nhiều hơn một lần để sửa kịp thời.
+ CVTT tại TTTT lập báo cáo các lệnh thanh toán chưa hợp lệ và chưa được thực hiện trong ngày, gửi cho đơn vị để đối chiếu tránh sót lệnh.
+ CVKH kiểm tra lại số lệnh chuyển lên TTTT được thực hiện hết hay chưa, nếu chưa thì phải tra soát ngay với TTTT.
Học viện ngân hàng
Trong quá trình thực hiện có thể xẩy ra những sai sót và cách xử lý như sau:
+ Sai do nội dung điện của Techcombank: khi lập sai điện thì phải lập diện tra soát, yêu cầu sửa đổi đến ngân hàng đại lý đã thực hiện lệnh chuyển tiền trước đó. Phí điện này do Techcombank chịu.
+ Sai do khách hàng: CVTT hướng dẫn khách hàng lập yêu cầu sửa đổi, sau đó lập điện tra soát, yêu cầu sửa đổi đến ngân hàng đại lý yêu cầu sửa đổi. Phí này do khách hàng chịu.
+ Lỗi do hệ thống SWIFT gây ra: Nếu lệnh không được bắn ra từ SWIFT thì bộ phận phát điện soạn và gửi từ SWIFT một lệnh giống lệnh không gửi được từ Globus.
Nếu lệnh được gửi đi nhiều hơn một lần thì bộ phận phát điện chịu trách nhiệm gửi một bản SWIFT message cho ngân hàng đại lý đề nghị hủy các lệnh đã gửi thừa.
Trên đây là các bước của chuyển tiền ra nước ngoài thông thường. 2.2.2.2. Chuyển tiền đa ngoại tệ.
Techcombank còn có sản phẩm chuyển tiền đa ngoại tệ, tức là chuyển tiền quốc tế đi nước ngoài bằng các loại ngoại tệ mà Techcombank không có tài khoản tại nước ngoài trong đó USD sẽ đóng vai trò làm trung gian chuyển đổi. Nghiệp vụ này được xử lý như sau:
Nguyễn Thị Thanh Hoa TTQTB-K8
36 6 3 6
Xác nhận tỷ giá.Thông báo chấp nhận, kiểm tra tài khoản và duyệt bán ngoại tệ
Kiểm tra tiếp nhận hoặc từ chối
Soạn giao dịch, chuyển tiền và hạch toán Phê duyệt
Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra và thẩm định
Kiểm tra
Phê duyệt
Kiểm soát, đối chiếu giao dịch cuối ngày và lưu hồ sơ
Xử lý sai lầm (nếu có) N N N N Học viện ngân hàng
a2) Quy trình: Sơ đồ 2.3 : Quy trình chuyển tiền đa ngoại tệ
TRÁCHNHIỆM TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN THAM KHẢO
CVKH za (1) Cấp thẩm quyền tại đơn vị (2) CVKH (3) CVCTQT (4) CVCTQT (5)
Kiểm soát viên CTQT (6) Cấp thẩm quyền tại TTTT (7) CVCTQT (8) CVCTQT (9)
Học viện ngân hàng
b2) Diễn giải:
(1)(2): CVKH kiểm tra, thẩm định hồ sơ về pháp lý, nội dung của lệnh chuyển tiền giống như quy trình chuyển tiền thông thường.
(3): Sau khi hồ sơ chuyển tiền được phê duyệt, CVKH xác định tỷ giá USD/VND và tỷ giá USD/ngoại tệ cần chuyển đổi với TT Treasury và thông báo với khách hàng về việc hồ sơ đã được chấp nhận, thông báo tỷ giá, và làm hợp đồng mua bán USD trong trường hợp khách hàng không tự lo được. Sau khi hoàn tất mọi thủ tục và thu những khoản phí liên quan, CVKH chuyển lệnh chuyển tiền và phiếu đề nghị thanh toán sang bộ phận tính mã khóa để gắn mã khóa rồi chuyển lên TTTT hội sở .
(4): Giống quy trình chuyển tiền thông thường. (5): + Nếu chuyển bằng điện:
- Yêu cầu chi nhánh xác nhận tỷ giá đa ngoại tệ với phòng nguồn hoặc tham khảo trên Outlook theo đường link: outlook:\\Public Folders\All Public Folders\04 - T ỷ gi á lãi su ấ t\01 - T ỷ gi á \03 - T ỷ giá TTQT
- Quy đổi từ ngoại tệ thứ ba sang USD.
-Trên giấy đề nghị thanh toán ghi rõ hai loại ngoại tệ và tỷ giá chuyển đổi cùng tỷ giá USD/VNĐ nếu trích tiền thanh toán từ tài khoản VNĐ của khách hàng.
Chú ý : Lấy tỷ giá của ngân hàng nào cung cấp thì sẽ phải thực hiện giao dịch qua ngân hàng đó.
Nguyễn Thị Thanh Hoa TTQTB-K8
38 8 3 8
Học viện ngân hàng
+ Nếu chuyển tiền bằng phát hành bank draft từ xa:
Quy trình nhập dữ liệu, hạch toán, gửi điện giống như chuyển tiền thông thường.
+ Nếu chuyển bằng phát hành bank draft tại chỗ:
- Hạch toán treo số USD tương ứng với số ngoại tệ cần phát hành bank draft:
N: TK thanh toán của KH
C: TK USD treo của chi nhánh
- Khi ngân hàng đại lý cắt tiền từ tài khoản của Techcombank thì hạch toán:
N: TK USD treo của chi nhánh
C: TK Nostro
Các bước (6,7,8) giống như quy trình chuyển tiền thông thường. Chỉ có lưu ý trong bước(8) là do một số khoản đa ngoại tệ thanh toán qua Citibank,NA hoặc phát hành bank draft tại chỗ thường không cắt tiền ngay ngày thực hiện nên CVTTQT cần phải theo dõi sổ phụ để tất toán khoản tiền thanh toán treo ở tài khoản chờ thanh toán của chi nhánh.
2.2.2.3. Chuyển tiền từ nước ngoài về. a3) Quy trình:
Kiểm tra LCT đến và đối chiếu lệnh nhận về với báo cáo SWIFT
Phê duyệt LCT
Hạch toán thu phí và kiểm soát
Phê duyệt
Học viện ngân hàng
Sơ đồ 2.4 : Quy trình chuyển tiền từ nước ngoài về.
TRÁCH NHIỆM TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN THAM KHẢO
CVTT (1) Cấp thẩm quyền tại TTTT (2) CVTT/KSV (3) Cấp thẩm quyền tại TTTT (4) CVTT (5) CVTT (6) CVTT (7)
Nguyễn Thị Thanh Hoa TTQTB-K8 N N Lưu hồ sơ
Thanh toán phí đã thu
Xử lý sai lầm nếu có
40 0 4 0
Học viện ngân hàng
b3) Diễn giải:
(1): Kiểm tra lệnh chuyển tiền đến.
Khi nhận được lệnh chuyển tiền từ nước ngoài chuyển đến, CVTT tiến hành:
+ Kiểm tra mã khóa của điện, nếu điện không có mã khóa thì phải thông báo ngay cho ngân hàng gửi điện để phát lại điện.
+ Kiểm tra tên ngân hàng gửi điện: Nếu điện MT103/MT202/MT910 được gửi đến từ ngân hàng đại lý thanh toán của Techcombạnk thì căn cứ