* Định nghĩa: Cơ cấu tổ chức không chính thức là cơ cấu tổ chức được hình thành dựa trên các mối quan hệ có tính cá nhân (mối quan hệ không chính thức) trong hoặc ngoài tổ chức.
* Đặc điểm
- Không có tính pháp lý
- Không định hình, thường hay thay đổi, phạm vi không cụ thể - Luôn tồn tại song song với cơ cấu chính thức
* Ưu điểm
- Năng động, linh hoạt
- Có thể bổ khuyết những bất cập của cơ cấu tổ chức chính thức như tăng cường các mối quan hệ, góp phần điều chỉnh các hoạt động quản trị trong tổ chức
* Nhược điểm
- Dễ có xu hướng chống lại các cải cách của nhà quản trị
- Lôi kéo quần chúng, ngăn cản sự cố gắng của mọi người trong tổ chức
Câu 19: Ủy quyền quản trị là gì?Nêu tác dụng của ủy quyền quản trị. Trình bày các nguyên tắc và qui trình ủy quyền.
* Khái niệm
- Uỷ quyền là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định trong khi vẫn chịu trách nhiệm về công việc đã uỷ quyền.
- Có hai hình thức uỷ quyền chủ yếu
+ Uỷ quyền chính thức: Uỷ quyền chính thức được thực hiện qua cơ cấu tổ chức quản trị.
+ Uỷ quyền không chính thức: Uỷ quyền không chính thức được thực hiện trên cơ sở sự tín nhiệm cá nhân
* Vai trò của uỷ quyền
- Giúp cho nhà lãnh đạo có điều kiện giải phóng cho mình về một số công việc để tập trung vào những vấn đề đặc biệt quan trọng
- Tạo môi trường rèn luyện cán bộ cấp dưới đẻ từ đó chọn lọc, đề bạt vào những vị trí cần thiết.
*Nguyên tắc uỷ quyền
* Nguyên tắc về sự giới hạn kiểm tra
- Nguyên tắc này đòi hỏi người uỷ quyền không được giao trách nhiệm và quyền lực cho người khác nếu không kiểm tra được công việc của họ cũng như các quyết định của họ.
- Nguyên tắc này đòi hỏi quyền hạn phải được chuyển giao tương ứng và cùng một lúc với trách nhiệm, đồng thời không cái trước cái sau.
* Nguyên tắc trách nhiệm kép
- Nguyên tắc này đòi hỏi người uỷ quyền phải chịu trách nhiệm về các hoạt động của người được uỷ quyền mặc dù đã uỷ quyền cho họ.
* Nguyên tắc về quyền hạn duy nhất
- Nguyên tắc này quy định người được uỷ quyền chỉ phải báo cáo công việc được giao phó cho một cấp trên đó là người uỷ quyền.
*Qui trình uỷ quyền có hiệu quả
Những điều kiện trên là tiền đề để thực hiện có hiệu quả qui trình uỷ quyền sau
Bước1: Quyết định những nhiệm vụ có thể uỷ quyền và kết quả cần đạt được. Những công việc nào người quản trị phải tự gánh vác? Những công việc nào có thể giao cho cấp dưới? Khi thực hiện ủy quyền, những mục tiêu cần đạt được là gì? Và đề thực hiện mục tiêu, người được uỷ quyền cần phải có những quyền hạn nào? Phải đảm bảo rằng mỗi cá nhân có trách nhiệm đạt được những mục tiêu nhất định họ sẽ được trao quyền hạn cần thiết để thực hiện điều đó.
Bước 2: Lựa chọn con người theo nhiệm vụ. Công việc đòi hỏi những năng lực đặc biệt nào? Ai là người đáp ứng những đòi hỏi đó? Những kinh nghiệm thu được sẽ có ích và phù hợp với ai? Một mức độ phân quyền cao chỉ có thể đạt được nếu có những người quản trị cấp dưới giỏi, dám chịu trách nhiệm, có khả năng sử dụng hợp lý quyền hạn để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Để có những người như vậy, bên cạnh công tác định biên, các nhà quản trị cấp cao cần tích cực triển khai những chương trình đào tạo và bồi dưỡng cán bộ quản trị. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bước 3: Cung cấp nguồn lực. Mọi quyền hạn sẽ không thể giúp gì cho người được uỷ quyền, nếu người đó không được đảm bảo những nguồn lực tài chính, nhân sự và thời gian cần thiết để tiến hành công việc.
Bước 4: Duy trì các kênh thông tin mở. Do cấp trên không giao toàn bộ quyền hạn hay trút bỏ trách nhiệm đối với những hành động của cấp dưới nên việc phân quyền không thể dẫn đến sự độc lập hoàn toàn của các cấp trực thuộc. Đồng thời, mức độ phân quyền không phải là bất biến mà phụ thuộc vào hoàn cảnh. Sự thay đổi của các kế hoạch dẫn đến sự thay đổi của các quyết định và đồng thời là sự thay đổi của phân quyền. Như vậy, hệ thống thông tin thông suốt sẽ đảm bảo cung cấp cho cấp dưới những thông tin cần
thiết cho việc ra quyết định và thực thi đúng quyền hạn được giao, cũng như đảm bảo khả năng kiểm soát của cấp trên đối với cấp dưới.
Bước 5: Thiết lập hệ thống kiểm tra có hiệu lực. Thực tế không có nhà quản trị nào có thể chối bỏ được trách nhiệm, việc uỷ quyền phải được kết hợp với các biện pháp kiểm tra. Muốn hoạt động kiểm tra không gây trở ngại cho uỷ quyền, chúng phải được tổ chức nhằm chỉ ra những sai lệch so với kế hoạch để tiến hành những sự giúp đỡ cần thiết, chứ không phải để can thiệp vào hành động cụ thể của cấp dưới.
Bước 6: Khen thưởng đối với việc uỷ quyền có hiệu quả. Có nhiều hình thức khen thưởng: tiền, tăng quyền tự chủ hoặc đề bạt lên cương vị cao hơn thường có tác dụng mạnh mẽ hơn đối với những người thực hiện uỷ quyền có kết quả hay tiếp thu tốt quyền hạn.
Câu 20: Trình bày khái niệm về chức năng điều khiển. Phân tích tầm quan trọng của chức năng điều khiển ?
* Khái niệm
Điều khiển là quá trình chủ thể quản trị sử dụng quyền lực quản trị của mình để tác động lên hành vi của các con người trong và ngoài tổ chức một cách có chủ đích để họ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu đạt được các mục tiêu đề ra của tổ chức.
* Tầm quan trọng của công tác điều khiển trong tổ chức
- Điều khiển quyết định việc thực hiện thành công các mục đích, mục tiêu của tổ chức. Nhờ điều khiển tốt mà nhà quản trị có thể dẫn dắt toàn bộ tổ chức đi đúng hướng.
- Thông qua việc thực hiện tốt chức năng điều khiển, nhà quản trị sẽ góp phần nâng cao tính tích cực, thái độ, tinh thần làm việc của người lao động trong tổ chức. Nhờ đó, mà nâng cao năng suất lao động.
- Điều khiển được coi như là một chuẩn mực để khẳng định tài ba của nhà quản trị không chỉ ở lý luận mà còn ở hoạt động thực tiễn.
Câu 21: Chức năng điều khiển bao gồm những nội dung căn bản nào ? 1. Ra quyết định