B ng 2.3: Nh ng r i ro trong đàm phán h p đ ng ngo i th ng c a Công ty
Mã RR Tên RR Ng i đ c ph ng v n sâu Ph ng pháp nh n d ng
RR1 Không n m b t đ c các thông tin v đ i tác
Nhân viên b ph n mua hàng, Ph ng pháp l u đ
RR2 Nhà cung c p không đáp ng k p th i các đ n hàng g p c a Công ty
Nhân viên b ph n mua hàng, L p b ng câu h i nghiên c u v r i ro và ti n hành đi u tra
Ngu n: Tác gi t ng h p t ph ng v n sâu.
Qua n i dung ph ng v n sâu đ i v i b ph n mua hàng c a Công ty thì có 2 r i ro đã và đang x y ra trong quá trình đàm phán v i nhà cung c p. Trong quá trình đàm phán có b c “tìm ki m nhà cung c p và xin báo giá”, t i b c này đ tìm đ c nhà cung c p thì không khó nh ng đ tìm hi u đ c các thông tin v nhà cung c p nh uy tín và th c l c c a nhà cung c p thì c n ph i có th i gian và quá trình làm vi c tr c ti p m i có th bi t đ c, vì th RR1: Không n m b t đ c các thông tin v đ i tác đ c nh n d ng trong khâu đàm phán này. H n n a, n u không bi t rõ
đ c th c l c, uy tín và m c đ trang b k thu t c a đ i tác thì s d n đ n RR2: Nhà cung c p không đáp ng k p th i các đ n hàng g p c a Công ty x y đ n cho Công ty. 3.2.1.2 R i ro trong so n th o, ký k t h p đ ng B ng 2.4: Nh ng r i ro trong so n th o, ký k t h p đ ng c a Công ty Mã RR Tên RR Ng i đ c ph ng v n sâu Ph ng pháp nh n d ng RR3 H p đ ng không th hi n các đ y đ các đi u kho n
Nhân viên b ph n XNK Phân tích các h p đ ng
RR4 Nhà cung c p b sót đ n hàng c a Công ty
Nhân viên b ph n mua hàng L p b ng câu h i nghiên c u v r i ro và ti n hành đi u tra; Ph ng pháp l u đ
Ngu n: Tác gi t ng h p t ph ng v n sâu.
B ng ph ng pháp phân tích các h p đ ng, tác gi đã nh n d ng đ c RR3: H p đ ng không th hi n đ y đ các đi u kho n, vi c nh n d ng đ c thông qua ph ng v n sâu v i nhân viên b ph n XNK. B ph n mua hàng c a Công ty không so n th o h p đ ng mà ch theo dõi P/O trên h th ng Oracle, và P/O xu t ra t h th ng Oracle đ c s d ng nh h p đ ng mua bán, s d ng cho vi c khai báo h i quan và ch ng t thanh toán g i ngân hàng. Chi ti t th hi n trên P/O đ c quy đnh chung cho t t c các lo i hàng hóa/ d ch v và đ c s d ng cho t t c các nhà máy c a t p đoàn trên th gi i. Tuy nhiên, m i lo i hàng hóa/ d ch v có nh ng đ c thù, giá tr , s ph c t p và yêu c u k thu t riêng…, vì th P/O s d ng hi n nay có th nói là ch a đ y đ các đi u kho n, vi c này s b t l i cho Công ty n u x y ra tranh ch p ho c có nh ng r i ro khác v m t thu .
B ng ph ng pháp l p b ng câu h i và ph ng pháp l u đ , tác gi đã nh n d ng thêm đ c RR4: Nhà cung c p b sót đ n hàng c a Công ty. Do Công ty m i s d ng h th ng Oracle đ theo dõi và qu n lý đ n hàng, email g i P/O đ c g i t h thông nên đã r t nhi u l n nhà cung c p đã b sót đ n hàng c a Công ty. M t khác, do kh i l ng đ n hàng nhi u nên nhân viên b ph n mua hàng không theo dõi h t đ xác nh n v i nhà cung c p.
2.3.1.3 R i ro trong t ch c th c hi n h p đ ng
Có 15 r i ro đã đang và s x y ra trong khâu t ch c th c hi n h p đ ng XNK t i Công ty, trong đó là nh ng r i ro liên quan đ n kho bãi, v n chuy n và khai báo h i quan. Các r i ro đ c nh n d ng b ng ph ng pháp chuyên gia, ph ng pháp l p b ng câu h i nghiên c u v r i ro và ph ng pháp l u đ .
Ph ng pháp chuyên gia: tác gi ph ng v n m t s chuyên gia đ có th nh n d ng đ c nh ng r i ro trong ho t đ ng XNK mà các doanh nghi p hay g p ph i, t đó nh n d ng đ c nh ng r i ro nào s x y đ n đ i v i ho t đ ng XNK hi n t i và t ng lai c a Công ty.
Ph ng pháp l p b ng câu h i nghiên c u v r i ro: tác gi l p ra phi u kh o sát (xem ph l c 2) đ ph ng v n sâu m t s nhân viên thu c b ph n XNK và b ph n kho c a Công ty đ nh n d ng đ c nh ng r i ro đã, đang và s x y ra trong ho t đ ng XNK t i Công ty
Ph ng pháp l u đ : B ng vi c nghiên c u quy trình XNK c a Công ty, tác gi đã li t kê ra tr c hàng lo t nh ng r i ro có th x y ra đ k t h p trong lúc ph ng v n sâu v i các nhân viên trong b ph n XNK và b ph n kho tránh đ thi u sót nh ng r i ro có th x y ra mà các nhân viên ch a nh n bi t h t đ c. Các r i ro đ c nh n d ng b ng các ph ng pháp trên đ c th hi n trong b ng 2.5 sau đây:
B ng 2.5: Nh ng r i ro trong t ch c th c hi n h p đ ng c a Công ty Mã RR Tên RR Ng i đ c ph ng v n sâu Ph ng pháp nh n d ng Mã RR Tên RR Ng i đ c ph ng v n sâu Ph ng pháp nh n d ng RR5 Không thuê đ c ph ng ti n v n t i Nhân viên b ph n XNK, Chuyên gia L p b ng câu h i nghiên c u v r i ro và ti n hành đi u tra; Ph ng pháp l u đ RR6 Ch ng t khai h i quan ch a phù h p
Nhân viên b ph n XNK L p b ng câu h i nghiên c u v r i ro và ti n hành đi u tra; Ph ng pháp l u đ
RR7 Khai báo sai tên hàng Nhân viên b ph n XNK L p b ng câu h i nghiên c u v r i ro và ti n hành đi u tra
RR8 Ch t l ng hàng hóa/d ch v không đ t yêu c u
Nhân viên b ph n XNK L p b ng câu h i nghiên c u v r i ro và ti n hành đi u tra; Ph ng pháp l u đ
RR9 Không xin k p gi y phép nh p kh u làm phát sinh phí l u kho.
Nhân viên b ph n XNK L p b ng câu h i nghiên c u v r i ro và ti n hành đi u tra; Ph ng pháp l u đ
RR10 B ch ng t thanh toán không h p l nên không thanh toán ti n hàng
đ c cho nhà cung c p
Nhân viên b ph n XNK L p b ng câu h i nghiên c u v r i ro và ti n hành đi u tra; Ph ng pháp l u đ
RR11 Lu t h i quan thay đ i liên t c làm nh h ng đ n ho t đ ng XNK c a Công ty.
Nhân viên b ph n XNK L p b ng câu h i nghiên c u v r i ro và ti n hành đi u tra
RR12 Khai báo sai đnh m c, t l hao h t
Nhân viên b ph n XNK L p b ng câu h i nghiên c u v r i ro và ti n hành đi u tra
RR13 M t t khai Nhân viên b ph n XNK L p b ng câu h i nghiên c u v r i ro và ti n hành đi u tra
RR14 H i quan ti n hành ki m tra sau thông quan
Nhân viên b ph n XNK L p b ng câu h i nghiên c u v r i ro và ti n hành đi u tra
RR15 Công ty b ph t vi ph m hành chính
Nhân viên b ph n XNK L p b ng câu h i nghiên c u v r i ro và ti n hành đi u tra
RR16 Th t l c hàng hóa nh p kh u Nhân viên b ph n kho; Nhân viên b ph n XNK
L p b ng câu h i nghiên c u v r i ro và ti n hành đi u tra; Ph ng pháp l u đ
RR17 Th t l c hàng hóa xu t kh u Nhân viên b ph n kho; Nhân viên b ph n XNK
L p b ng câu h i nghiên c u v r i ro và ti n hành đi u tra; Ph ng pháp l u đ
RR18 Giao nh n nh m hàng Nhân viên b ph n kho; Nhân viên b ph n XNK L p b ng câu h i nghiên c u v r i ro và ti n hành đi u tra; Ph ng pháp l u đ RR19 Hàng hóa nh p kh u trong tr ng thái b o qu n kém khi nhà v n chuy n giao hàng cho Công ty
Nhân viên b ph n kho; Nhân viên b ph n XNK
L p b ng câu h i nghiên c u v r i ro và ti n hành đi u tra; Ph ng pháp l u đ
2.3.2 Phân tích nh ng r i ro trong ho t đ ng XNK c a Công ty Trong đàm phán h p đ ng ngo i th ng Trong đàm phán h p đ ng ngo i th ng
RR1: Không n m b t đ c các thông tin v đ i tác
Công ty có 3 nhóm đ i tác: nhóm nhà cung c p nguyên v t li u chính; nhóm nhà cung c p n c ngoài mua các máy móc, thi t b , v t t ; và nhóm nhà cung c p n i đa. Có r t nhi u nhà cung c p khác nhau, m i nhân viên b ph n mua hàng ph trách liên l c làm vi c v i m t s nhà cung c p khác nhau, tuy nhiên đ hi u v đ i tác c n có m t quá trình tìm hi u và nghiên c u, vì th vi c n m b t thông tin v các đ i tác nh th c l c c a đ i tác, l ch s công ty, uy tín, tình hình tài chính, m c đ trang b k thu t, …. còn h n h p, có th d n đ n hàng lo t nh ng r i ro trong t ng lai.
Nguyên nhân:
- Do ng i mua hàng ch a có nhi u kinh nghi m, và trình đ chuyên môn ch a cao. - Nhà cung c p che gi u thông tin.
T n su t xu t hi n: Cao, đ i v i các lo i bao bì đóng gói và các thi t b v t t trong nhà máy, Công ty th ng xuyên thay đ i nhà cung c p vì giá c c nh tranh. Vì th , r t khó đ có th đánh giá đ c uy tín và th c l c c a đ i tác.
M c đ nghiêm tr ng: Cao. Khi không n m b t đ c m c đ trang b k thu t c a đ i tác, r t có kh n ng s n ph m mà đ i tác cung c p không đ t tiêu chu n nh Công ty yêu c u s nh h ng đ n quá trình s n xu t c a Công ty, h n n a, khi Công ty có đ n hàng g p v i s l ng nhi u mà nhà cung c p không đáp ng đ c thì c ng nh h ng nghiêm tr ng đ n ho t đ ng s n xu t c a Công ty. Có nh ng lo i máy móc hi n đ i, nhà cung c p yêu c u thanh toán tr c, khi không bi t đ c đ y đ các thông tin v đ i tác s r t nguy hi m cho Công ty.
Bi n pháp KSRR mà Công ty đang áp d ng: Công ty có ma tr n ch n l a nhà cung c p_ Supplier Selection Matrix (xem ph l c 6: Quy trình mua hàng), đã vi t quy trình ch n l a nhà cung c p_ Supplier validation (xem phu l c 3: Quy trình ch n l a nhà cung c p) đ các nhân viên có th thu th p đ c đ y đ thông tin v nhà cung c p, lo i đ c nh ng nhà cung c p không đáp ng đ c các yêu c u c a Công ty.
RR2: Nhà cung c p không đáp ng k p th i các đ n hàng g p c a Công ty
B ph n s n xu t và b ph n qu n lý kho th ng xuyên g i yêu c u mua hàng g p vì hàng trong kho s p h t, tình tr ng này th ng xuyên x y ra gây khó kh n cho b ph n mua hàng, b ph n XNK và nhà cung c p trong vi c liên h s p x p hàng hoá v n chuy n đ n Công ty, nh h ng đ n ho t đ ng s n xu t c a Công ty.
Nguyên nhân:
- Công ty không g i d báo đ n hàng cho nhà cung c p vì k ho ch s n xu t c a Công ty thay đ i đ t ng t nên các nguyên li u s d ng không đáp ng k p cho s n xu t.
- Công ty g i đ n hàng quá g p nhà cung c p chu n b không k p.
- Di n tích kho quá nh so v i kh i l ng s n xu t vì th Công ty ph i đ t hàng l t nh t theo tháng, có khi theo tu n.
T n su t xu t hi n: Cao
M c đ nghiêm tr ng: Cao, vì là hàng g p c n cho s n xu t nên ph i v n chuy n b ng đ ng không thay vì đ ng bi n, chí phí v n chuy n gia t ng làm gi m hi u qu ho t đ ng c a Công ty. Có tr ng h p nhà cung c p không có hàng k p th i đáp ng cho nhu c u đ t xu t c a Công ty làm cho dây chuy n s n xu t c a Công ty ph i d ng l i ch nguyên li u v , nh h ng đ n đ u ra c a Công ty.
Bi n pháp KSRR mà Công ty đang áp d ng: Tình hình s n xu t hi n t i c a Công ty ch a n đnh, t l hao h t còn cao nên không th d báo đ c l ng đ n hàng cho nhà cung c p. Vì th b ph n mua hàng đang tìm ki m nhà cung c p n i đ a đ gi m th i gian v n chuy n và ti t ki m chi phí. Vì di n tích kho quá nh so v i quy mô s n xu t c a Công ty nên Công ty đã ch p nh n ph ng án thuê container đ ch a hàng và tìm ki m thuê kho bên ngoài.
Trong so n th o, ký k t h p đ ng
RR3: H p đ ng không th hi n các đ y đ các đi u kho n
n hàng c a Công ty đ c qu n lý b ng h th ng Oracle, đ n hàng đ c xu t t h th ng là theo m u c a t p đoàn quy đnh đ c s d ng nh là h p đ ng mua bán g i đ n các nhà cung c p, m u này đ c áp d ng cho t t cà các nhà máy c a t p đoàn trên th gi i. Nh ng đ n hàng này ch a ch t ch cho nh ng lo i hàng hóa và d ch v ph c t p có giá tr l n.
Nguyên nhân: theo m u qu n lý chung c a t p đoàn. T n su t xu t hi n: Cao
M c đ nghiêm tr ng: Th p. P/O c a Công ty đ c xem là h p đ ng mua bán hàng hóa c a Công ty theo m u chung c a t p đoàn. Cho t i th i đi m hi n t i v n ch a có t n th t nào cho vi c P/O không th hi n đ y đ các đi u kho n. Tuy nhiên, trong t ng lai Công ty s v ng v m t thu nh ng t n th t l i th p nên đ c đánh giá là có m c đ mghiêm tr ng th p.
Bi n pháp KSRR mà Công ty đang áp d ng: Ch a có bi n pháp
RR4: Nhà cung c p b sót đ n hàng c a Công ty
Hàng hóa nh p kh u c a Công ty r t nhi u và đa d ng, m t nhân viên b ph n mua hàng s ph trách m t nhóm hàng hóa riêng. n hàng c a Công ty đ c h th ng Oracle g i tr c ti p đ n nhà cung c p, nhi u lúc nhân viên không theo dõi và email liên l c v i nhà cung c p v đ n hàng d n đ n b sót đ n hàng c a Công ty. Nguyên nhân: Ng i mua hàng không theo dõi đ n hàng v i nhà cung c p. T n su t xu t hi n: Cao.
M c đ nghiêm tr ng: Cao, hàng hoá không đ c cung c p k p th i cho s n xu t làm gián đo n quá trình s n xu t.
Bi n pháp KSRR mà Công ty đang áp d ng: Tr ng phòng nh c nh nhân viên
Trong t ch c th c hi n h p đ ng RR5: Không thuê đ c ph ng ti n v n t i