tại công ty cổ phần dược phẩm Bắc Ninh
Ngày nay các hoạt động sản xuất kinh doanh không ngừng phát triển kéo theo sự đổi mới về hoạt động và cơ chế quản lý linh tế. Mục tiêu hướng tới của các doanh nghiệp là làm thế nào để đạt được lợi nhuận tối đa, có thể đứng vững trên thị trường. Để đạt được điều đó đòi hỏi công ty phải có những giải pháp quan trọng đối với công tác bán hàng sản phẩm.
Với những kiến thức đã được học ở trường, cùng với thời gian thực tập, tìm hiểu thực tế tại công ty, em xin mạnh dạn bày tỏ một số ý kiến cá nhân hy vọng sẽ có ít nhiều đóng góp nhằm nâng cao chất lượng kế toán đặc biệt là kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.
Về lập dự phòng “Nợ phải thu khó đòi”
Trên thực tế không phải khách hàng nào cũng thanh toán ngay hoặc có thanh toán chậm thì cũng thanh toán đúng hạn cho công ty. Vì vậy để chủ động hơn trong việc sử dụng vốn kinh doanh và đảm bảo nguyên tắc thận trọng của công tác kế toán thì phải trích trước dự phòng cho khoản nợ có thể đòi chậm hoặc không thể thu hồi vào chi phí QLDN trong kỳ. Bên cạnh đó công ty phải ra hạn nợ cho khách hàng nếu như quá thời hạn mà công ty cho
thêm thời gian thì khách hàng phải chịu một khoản lãi suất bằng lãi suất vay ngân hàng. Do đó việc sử dụng TK 139 “Dự phòng phải thu khó đòi” là cần thiết.
Công ty phải có dự kiến nợ có khả năng khó đòi trích trước vào chi phí QLDN trong kỳ thanh toán. Số trích trước này được gọi là dự phòng các khoản phải thu khó đòi, được lập theo quy định.
- Doanh nghiệp phải dự kiến được mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập quỹ dự phòng.
- Sau khi lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết căn cứ hạch toán vào chi phí QLDN.
Phương pháp hạch toán kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu:
Cuối kỳ kế toán doanh nghiệp căn cứ vào các khoản nợ phải thu, được xác định là không chắc chắn thu được thì phải tính toán số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập hoặc hoàn nhập.
- Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn được hạch toán vào chi phí:
Nợ TK 642 – Chi phí QLDN
Có TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi
- Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm giá chi phí:
Có TK 642 – Chi phí QLDN
- Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự không đòi được, được phép xoá nợ. Việc xoá nợ khác khoản nợ phải thu khó đòi phải theo chính sách tài chính hiện hành.
Nợ TK 139 (Nếu đã lập dự phòng) Nợ TK 642 (Nếu chưa lập dự phòng)
Có TK 131 – Phải thu khách hàng Có TK 138 – Phải thu khác
Đồng thời ghi vào đơn Nợ TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý”
- Đối với các khoản nợ phải thu khó đòi đã được xử lý xoá nợ, nếu sau đó lại được thu hồi, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được ghi:
Nợ TK 111, 112...
Có TK 711 – Thu nhập khác
Đồng thời ghi đơn Có TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý”
Đối với các khoản nợ càng dài thì rủi ro xảy ra càng cao và tỷ lệ trích lập dự phòng cũng sẽ cao. Chính vì vậy công ty nên có tỷ lệ trích lập thích hợp đối với các khoản nợ dài hạn.
- Đối với các khoản nợ dưới 1 năm thì tỷ lệ trích lập là 5%.
- Đối với các khoản nợ từ 1 năm đến 2 năm thỉ tỷ lệ trích lập là 15%. - Đối với các khoản nợ trên 2 năm thì tỷ lệ trích lập là 25%.
Để khắc phục những hạn chế của phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ, công ty có thể sử dụng phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn.
Giá đơn vị bình quân được tính như sau:
Trị giá hàng hóa xuất kho = Trị giá hàng hóa tồn đầu kỳ + Trị giá hàng hóa nhập trước lần xuất thứ i x Số lượng hàng hóa xuất kho Số lượng hàng hóa tồn đầu kỳ + Số lượng hàng hóa nhập trước lần xuất thứ i
Tuy phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn tính toán phức tạp hơn, nhưng do phần mềm kế toán có hỗ trợ việc tính giá hàng xuất kho theo phương pháp này nên việc tính toán sẽ được tự động hóa. Phương pháp này sẽ đáp ứng được yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán ngay tại thời điểm phát sinh nghệp vụ.
Quản lý với chi phí bán hàng, chi phí QLDN và công tác hoạt động bán hàng
Lập dự toán bán hàng: Phải xác định khối lượng sản xuất và tồn kho trong kỳ để tránh tình trạng tồn kho nhiều dẫn đến ứ đọng vốn, phát sinh những chi phí không cần thiết.
Lập dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý: Đây là bản dự toán của chi phí ước tính sẽ phát sinh trong kỳ kế hoạch ngoài lĩnh vực sản xuất bao gồm: Biến phí dự toán, định phí quản lý và lưu thông…
Ngoài ra Công ty cần quản lý chặt chẽ hơn nữa nhằm tiết kiệm các khoản chi phí trong khâu sản xuất, quản lý và lưu thông.
Về trình tự ghi sổ kế toán thì kế toán công ty sử dụng hình thức ghi sổ “chứng từ ghi sổ”. Nhưng trong thực tế kế toán Công ty lại không sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, đây là một thiếu sót cần khắc phục ngay, vì:
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là một sổ kế toán tổng hợp được ghi theo thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng. Nó có tác dụng:
- Quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ, kiểm tra đối chiếu số liệu với sổ cái.
- Mọi chứng từ ghi sổ sau khi đã lập xong đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số hiệu và ngày tháng.
- Số hiệu của các chứng từ ghi sổ được đánh liên tục từ đầu tháng đến cuối tháng, ngày tháng trên chứng từ ghi sổ được tính theo ngày ghi vào “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”.
- Tổng số tiền trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ bằng tổng số phát sinh bên nợ hoặc bên có của các tài khoản trong sổ cái (hay bảng cân đối tài khoản). Điều này giúp cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu được chính xác và nhanh.
Từ những tác dụng nêu trên, Công ty nên đưa sổ đăng ký chứng từ ghi sổ vào để sử dụng cho phù hợp với hình thức kế toán sử dụng. Nếu thiếu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ thì không thể coi đó là hình thức chứng từ ghi sổ.
Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ:
Năm...
Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền
Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng
- Cộng tháng
- Cộng luỹ kế từ đầu quý
- Cộng tháng
- Cộng luỹ kế từ đầu quý
- Sổ này có ….. trang, đánh số từ trang số 01 đếm trang …. - Ngày mở sổ: ……….
Ngày …. Tháng …. Năm …..
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc