Hiện nay theo chế độ kế toán hiện hành có 5 hình thức kế toán áp dụng đó là:
- Hình thức Chứng từ ghi sổ - Hình thức Nhật ký chứng từ - Hình thức Nhật ký chung - Hình thức trên máy vi tính
Tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ và điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán mà mỗi doanh nghiệp lựa chọn cho mình một loại hình thức kế toán phù hợp. w nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
- Sổ Cái;
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký – Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế ( theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm các loại sổ kế toán sau: - Nhật ký - Sổ Cái;
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
- Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. - Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ kế toán sau: - Chứng từ ghi sổ;
- Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ; - Sổ Cái;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
(2) Cuối tháng, kế toán tiến hành khóa sổ tính ra số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính
ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh.
(3) Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập BCTC.
Sơ đồ 1.21
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toánchi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ
Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký – Chứng từ:
- Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ.
- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hóa các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế.
- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính.
Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ gồm các loại sổ kế toán sau: Nhật ký chứng từ; Bảng kê; Sổ Cái và các Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết
Hình thức kế toán trên máy vi tính
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính: công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM BẮC NINH
2.1. Đặc điểm chung về công ty cổ phần dược phẩm Bắc Ninh 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
2.1.1.1. Giới thiệu về công ty
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM BẮC NINH
Trụ sở chính: Số 21, đường Nguyễn Văn Cừ, phường Ninh Xá, thành phố Bắc Ninh, tỉnh Bắc Ninh.
Số điện thoại: 0241.822.062
Fax: 0241.3824.129
Vốn điều lệ: 4.808.033.500 đồng
Giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh số 21.03.000009 cấp lần đầu ngày 21/12/2001 và đăng ký thay đổi lần 02 do Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Bắc Ninh cấp ngày 15/12/2005.
2.1.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty Cổ phần Dược phẩm Bắc Ninh tiền thân là Quốc doanh dược phẩm Hà Bắc và Xí nghiệp dược phẩm Hà Bắc thành lập năm 1960, qua nhiều lần sáp nhập, đổi tên, năm 1997, Công ty tách thành 2 công ty là Công ty Cổ phần Dược Bắc Ninh và công ty cổ phần dược phẩm Bắc Giang. Thực hiện chủ trương cổ phần hóa Doanh nghiệp Nhà nước, cuối năm 2001 công ty đã tiến hành cổ phần hóa theo quyết định số 117/QĐ-CĐ của UBND tỉnh Bắc Ninh và chính thức hoạt động theo mô hình công ty cổ phần từ ngày 01/01/2002 với tên gọi: Công ty Cổ phần Dược phẩm Bắc Ninh.
Ngành nghề kinh doanh:
- Sản xuất thuốc bôi, hóa dược và dược liệu;
- Sản xuất kem bôi mặt, kem dưỡng da, nước hoa, nước khử mùi cá nhân; - Sản xuất bao bì giấy;
- Mua bán thuốc, dược phẩm, thiết bị y tế, thiết bị bệnh viện và mỹ phẩm; - Sản xuất kinh doanh thực phẩm dinh dưỡng;
- Mua bán đồ dung cá nhân và gia đình; - Mua bán gas và bếp gas;
- Mua bán, sửa chữa phụ tùng ô tô, xe gắn máy.
2.1.1.3. Thuận lợi, khó khăn, xu hướng phát triển của công ty
Thuận lợi
Công ty nhận được sự quan tâm giúp đỡ của tỉnh ủy – UBND tỉnh, đặc biệt sự chỉ đạo sát sao của lãnh đạo và các phòng ban chức năng của Sở y tế tỉnh Bắc Ninh, sự quan tâm ủng hộ nhiệt tình của các cơ quan ban ngành như: Sở tài chính vật giá, Sở kế hoạch đầu tư…;
Sự hợp tác, ủng hộ tích cực của nhiều đối tác kinh doanh trong và ngoài tỉnh với quy mô ngày càng phát triển cả về bề rộng và chiều sâu;
Sự ổn định và từng bước hoàn thiện về công tác tổ chức, sự nỗ lực phấn đấu vươn lên của tập thể lãnh đạo và toàn thể công ty
Khó khăn
Bên cạnh những thuận lợi trên, công ty cũng gặp phải nhiều khó khăn:
Trong bối cảnh hội nhập, đồng thời với việc thực hiện cơ chế đấu thầu cung ứng thuốc trong ngành đòi hỏi công ty phải nỗ lực vươn lên để thích ứng với cơ chế cạnh tranh gay gắt của quy luật thị trường;
Chi phí đầu vào tiếp tục gia tăng làm ảnh hưởng lớn tới sản xuất và kinh doanh;
Các nguồn lực của Công ty còn thiếu và chưa đồng bộ mặc dù đã
được đầu tư,nâng cấp;
Năng lực của con người, thiết bị của một số bộ phận chưa đáp ứng được tình hình sản xuất hiện nay.
Xu hướng phát triển
Hiện nay, ngành Dược đang được định hướng phát triển thành một ngành kinh tế - kỹ thuật mũi nhọn theo hướng công nghiệp hóa – hiện đại hóa, chủ
động hội nhập khu vực và thế giới nhằm đảm bảo cung ứng thuốc thường xuyên và chất lượng, đảm bảo sử dụng thuốc hợp lý và an toàn, phục vụ sự nghiệp chăm sóc và bảo vệ sức khỏe nhân dân.
Với triển vọng phát triển của ngành dược, Công ty Cổ phần Dược phẩm Bắc Ninh chủ động nắm bắt cơ hội, định hướng vào sản xuất cũng như mở rộng mạng lưới phân phối để nâng cao lợi nhuận, uy tín và lợi thế cho công ty.
2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh
Công ty Cổ phần dược phẩm Bắc Ninh là đơn vị chuyên nghiên cứu, sản xuất, nhập khẩu và phân phối các sản phẩm dược phẩm, mỹ phẩm uy tín trên thị trường toàn quốc.
Hoạt động phân phối
Hiện nay hoạt động phân phối thuốc là hoạt động chính của công ty, đóng góp tới hơn 95% doanh thu của công ty (năm 2012), trong đó phân phối cho các bệnh viện, Sở y tế… chiếm đến 70 – 80% thông qua các gói thầu.
Đối với hoạt động phân phối bán lẻ, hiện tại công ty có hệ thống phân phối trên toán tỉnh với 8 chi nhánh đặt tại 8 huyện, thị xã, thành phố ( bao gồm hơn 200 quầy thuốc) có khả năng cung cấp kịp thời nhu cầu thuốc phòng bệnh, chữa bệnh thường xuyên và đột ngột khi xảy ra thiên tai, thảm họa dịch bệnh. Ngoài ra, Công ty còn mở chi nhánh tại Hà Nội để kinh doanh, quảng bá, giới thiệu hình ảnh Công ty và cập nhật thông tin mới trong lĩnh vực dược phẩm.
Hoạt động sản xuất thuốc
Phát triển sản xuất luôn là mục tiêu chiến lược lâu dài của Công ty, tuy nhiên do các nguồn lực về vật chất, kỹ thuật còn hạn chế nên hoạt động sản xuất chưa phát triển được theo quy mô lớn.
Hiện tại, công ty đang tiến hành đầu tư xây dựng hệ thống nhà xưởng, phòng kiểm nghiệm phục vụ cho công tác sản xuất.
Một vài sản phẩm sản xuất chiến lược của công ty có thể kể đến như Viên nhai trị đau dạ dày Gaskiba, Curzynat, Sinh lực can B, Nước súc miệng trầu không Trawrine-K, Cao ích mẫu, Siro ho bổ phế,…
Hoạt động xuất, nhập khẩu và các hoạt động khác
Những năm trở lại đây, Công ty đang tích cực xúc tiến nhập khẩu để phân phối độc quyền sản phẩm dược mỹ phẩm Cowell ( Colagell), Zajia (Tintin) Balan. Đồng thời, Công ty cũng tiến hành nhập các thiết bị y tế để phục vụ các gói thầu cung cấp thuốc và thiết bị y tế cho các đơn vị y tế trong ngành dược.
2.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh
Bộ máy quản lý của công ty cổ phần Dược phẩm Bắc Ninh được tổ chức theo mô hình sau:
Sơ đồ 2.1.2
Cơ cấu bộ máy quản lý:
Đại hội đồng cổ đông:
Đại hội đồng cổ đông là tổ chức có thẩm quyền cao nhất của công ty theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ của công ty. Đại hội Đồng cổ đông cũng có trách nhiệm đưa ra những chính sách dài hạn và ngắn hạn về việc phát triển của công ty, bầu ra Hội đồng Quản trị và Ban kiểm soát của Công ty.
Hội đồng Quản trị
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi và hoạt động của công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông mà không được ủy quyền. Hội đồng quản trị có trách nhiệm xây dựng
P.Tổ chức- hành chính HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC
BAN KIỂM SOÁT
Phòng kỹ thuật KCS Phòng Kế toán Phòng kinh doanh Phòng thị trường Phòng Mar- keting Phòng Dược liệu
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
Xưởng sản xuất Các chi nhánh
các kế hoạch kinh doanh, đưa ra các biện pháp, các quyết định nhằm đạt được các mục tiêu do Đại hội đồng cổ đông đề ra.
Ban Kiểm soát
Ban Kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp trong điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của công ty.
Ban Giám đốc
Ban Giám đốc là cơ quan điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty. Giám đốc công ty là người chịu trách nhiệm cao nhất trước Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và pháp luật về toàn bộ việc tổ chức kinh doanh, thực hiện các biện pháp nhằm đạt được các mục tiêu phát triển của công ty, Ban Giám đốc của công ty hiện nay gồm 3 thành viên: Giám đốc và 2 Phó Giám đốc.
Các phòng ban chức năng
Phòng Kiểm tra chất lượng (KCS)
Phòng Kiểm tra chất lượng có các nhiệm vụ:
- Kiểm tra, kiểm nghiệm nguyên vật liệu, phụ liệu, bán thành phẩm, thành phẩm theo các tiêu chuẩn đã đăng ký.
- Theo dõi chất lượng sản phẩm trong suốt quá trình từ sản xuất, phân phối, tiêu thụ đến khi hết hạn sử dụng
- Xây dựng định mức vật tư và hóa chất tiêu hao cho các mẫu kiểm nghiệm
- Định kỳ kiểm tra các phương tiện đo lường, kiểm nghiệm của phòng kiểm tra chất lượng, tổ kho, phân xưởng sản xuất.
- Tham gia đánh giá các nhà cung ứng NVL, bao bì đóng gói.
- Phối kết hợp với các các phòng ban có liên quan để kiểm tra môi trường khu vực sản xuất và nâng cao chất lượng sản phẩm.
Phòng Tổ chức - Hành chính có các nhiệm vụ cơ bản sau: - Tổ chức sắp xếp và quản trị bộ máy nhân sự cho chi nhánh
- Xây dựng và tham mưu cho Giám đốc các chính sách về tuyển dụng, lương, thưởng và bảo hiểm, tổ chức năng suất.
Phòng Tài chính - Kế toán
Phòng tài chính - Kế toán có nhiệm vụ:
- Ghi chép và hạch toán chính xác, đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, phân tích các thông tin kế toán theo yêu cầu quản lý của Giám đốc
- Lập kế hoạch tài chính theo tháng, quý, năm.
- Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, việc thu, nộp, thanh toán, việc sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn.
- Cung cấp kịp thời, đầy đủ nguồn vốn phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh
- Lập và nộp các Báo cáo tài chính đúng và kịp thời, thanh toán, quyết toán với cơ quan thuế
Phòng Kinh doanh
Phòng Kinh doanh có nhiệm vụ xây dựng và tham mưu cho giám đốc các chiến lược kinh doanh và tiếp thị sản phẩm, phân phối các sản phẩm do chi nhánh sản xuất, theo dõi các hợp đồng tiêu thụ và quản lý các quầy hàng, cửa