Kế toán vốn bằng tiền là phần hành không thể thiếu được đối với tất cả các hoạt động kinh doanh của Công Ty. Nó là công cụ quản lý và sử dụng vật tư tài sản. Nó đảm bảo quyền tự chủ tài chính của Công ty, kế toán bằng tiền giúp công ty xác định mức vốn cần thiết quản lý và sử dụng có hiệu quả vốn kinh doanh. Nó đảm bảo cho các nhu cầu chi trả thanh toán thường xuyên, hàng ngày và đảm bảo cho quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty diễn ra thường xuyên liên tục.
Trong quá trình hoạt động hoạt động kinh doanh, công ty phải thường xuyên sử dụng các loại vốn bằng tiền đáp ứng các nhu cầu thanh toán giữa công ty với các đối tượng trong mối quan hệ mua bán hàng hoá cung cấp lao vụ, dịch vụ, các khoản thuế phải nộp, tiền lương, bảo hiểm xã hội, các khoản chi phí khác bằng tiền.
Nhiệm vụ cơ bản của kế toán bằng tiền là phải phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ sự vận động của vốn bằng tiền thực hiện kiểm tra đối chiếu thường xuyên số liệu hiện có, tình hình thu chi, các khoản vốn bằng tiền ở quỹ công ty, các khoản tiền gửi tại các ngân hàng.
Vốn bằng tiền ở Công ty bao gồm: Tiền mặt tại quỹ Công ty ( TK 111), các khoản Tiền gửi ngân hàng (TK 112).
2.2.6.2.Hạch toán kế toán Tiền mặt
Tiền mặt là khoản tiền ở quỹ của công ty, dùng để phục vụ cho việc chi tiêu hàng ngày cũng như thuận tiện cho việc thanh toán các khoản phải trả.
Những quy định của kế toán tiền mặt và công tác quản lý tiền mặt trong công ty:
Kế toán phải lập các chứng từ thu chi theo đúng chế độ
Khi hạch toán tiền mặt phải sử dụng một đơn vị tiền tệ duy nhất là đồng Việt Nam. Chỉ được xuất tiền ra khỏi quỹ khi có đầy đủ các chứng từ hợp lệ , tiền mặt phải được đảm bảo trong két an toàn, chống mất trộm, chống cháy.
Mọi nghiệp vụ liên quan đến thu, chi, tiền mặt giữ gìn, bảo quản do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện. Thủ quỹ không được nhờ người khác làm thay, trong trường hợp cần thiết phải làm thủ tục uỷ quyền cho người khác làm thay và được sự đồng ý bằng văn bản của giám đốc.
Hàng ngày khi nhận được báo cáo quỹ kèm các chứng từ gốc do thủ quỹ gửi lên, kế toán phải kiểm tra đối chiếu số liệu trên từng chứng từ với số liệu trên sổ quỹ. Sau khi kiểm tra xong, kế toán tiến hành định khoản và ghi vào sổ tổng hợp tài khoản Tiền mặt.
Trình tự ghi sổ của Tiền mặt
Sơ đồ 9: Sơ đồ ghi sổ của kế toán Tiền mặt
Chú thích: Ghi hàng ngày: Ghi định kỳ Ghi đối chiếu:
Hạch toán kế toán Tiền mặt tại Công ty TNHH và phát triển tin học
Trong công ty hàng ngày, phát sinh nhiều khoản thu chi tiền mặt: Trích một nghiệp vụ phát sinh trong tháng 1 năm 2009:
Phiếu thu số 01 ngày 05/01/2009: Đinh Thị Oanh phòng kế toán vay tiền ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt, số tiền là 36.000.000.
Kế toán định khoản: Nợ TK 111 36.000.000 Có TK 311 36.000.000 Phiếu thu, Phiếu chi Sổ quỹ Tiền mặt Sổ chi tiết TK Tiền mặt Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 111 Bảng tổng hợp chi tiết
Công ty TNHH và phát triển Tin học Địa chỉ: Từ Liêm, Hà Nội
Phiếu thu
Số : 01
Ngày 05 tháng 01 năm 2009 Họ tên người nộp tiền: Nguyễn Thị Hường
Địa chỉ: Phòng kế toán
Lý do nộp: Vay tiền ngân hàng về nộp quỹ tiền mặt Số tiền: 36.000.000
Số tiền viết bằng chữ: ( Ba mươi sáu triệu đồng)
Kế toán trưởng Người lập biểu (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Đã nhận đủ số tiền( viết bằng chữ):Ba mươi sáu triệu đồng
Ngày 05 tháng 01 năm 2009 Thủ quỹ
Căn cứ vào các hoá đơn thu tiền, kế toán lập phiếu thu được lập thành 3 liên ( đặt giấy than lên, viết một lần). Một liên lưu lại nơi lập , 2 liên còn lại chuyển cho kế toán trưởng duyệt. Sau khi được kế toán trưởng duyệt, phiếu thu được chuyển cho thủ quỹ để ghi tiền, thủ quỹ sau khi thu tiền tiến hành ghi sổ số tiền thực nhận vào phiếu thu, đóng dấu đã thu và ký vào phiếu thu. Phiếu thu được trả 1liên cho người nộp tiền , 1liên được giữ lại để ghi vào sổ quỹ và cuối ngày thì chuyển cho kế toán tiền mặt ghi sổ vào sổ chi tiết tiền mặt và sổ quỹ tiền mặt.
2.2.6.3.Kế toán Tiền gửi Ngân hàng
Trong quá trình kinh doanh, các khoản thanh toán giữa doanh nghiệp với các cơ quan, tổ chức kinh tế khác được thực hiện chủ yếu qua Ngân hàng, đảm bảo cho việc thanh toán an toàn, thuận tiện, chấp hành nghiêm chỉnh kỷ luật thanh toán.
Các khoản tiền của doanh nghiệp tại các ngân hàng bao gồm: tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim quý , đá quý. Để chấp hành tốt kỷ luật thanh toán đòi hỏi doanh
Chứng từ dùng để thanh toán Tiền gửi Ngân hàng:
Giấy báo có , giấy báo Nợ , bản kê sao của Ngân hàng
Các chứng từ khác: Séc chuyển khoản, séc bảo chi, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi
Hạch toán kế toán Tiền gửi Ngân hàng
Trích một nghiệp vụ làm giảm Tiền gửi ngân hàng
Ngày 05/01/2009. Rút tiền gửi Ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt là 12.000.000 đồng
Kế toán định khoản
Nợ TK 111 12.000.000 Có TK 112 12.000.000 Công ty TNHH phát triển Tin học Địa chỉ: Từ Liêm, Hà Nội
Phiếu thu
Số : 02
Ngày 05 tháng 01 năm 2009 Họ tên người nộp tiền: Nguyễn Thị Hường
Địa chỉ: Phòng kế toán
Lý do nộp: Rút tiền gửi Ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt Số tiền: 12.000.000 đồng
Số tiền viết bằng chữ: (mười hai triệu đồng)
Kế toán trưởng Người lập biểu (ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): (Mười hai triệu đồng)
Ngày 05 tháng 01 năm 2009 Thủ quỹ
Ngân hàng Công thương Từ Liêm- Hà Nội
Giấy báo nợ
(Bộ tài chính)
Căn cứ thông tư duyệt y dự toán: số 252 ngày 5 tháng 1 năm 2009 Yêu cầu kho bạc nhà nước cho rút tiền gửi
Chi ngân sách số tài khoản :620793 Chi ngân sách số tài khoản: 620793
Đơn vị được hưởng: Công ty TNHH phát triển Tin học Số tài khoản:620793
Tại ngân hàng công thương Đống Đa Lý do: Rút tiền nhập quỹ tiền mặt Viết bằng chữ: (Mười hai triệu đồng)
Đối chiếu kiểm tra và điều chỉnh trên TK 112
Mục đích: nhằm đảm bảo sự thống nhất số tiền đã phát sinh và hiện còn dư tại tài khoản Tiền gửi Ngân hàng giữa sổ sách của Ngân hàng và sổ sách của nhân viên kế toán Công ty.
Thông thường mỗi khi nhận được giấy báo Có của ngân hàng về nghiệp vụ phát sinh trên tài khoản tiền gửi của công ty, nhân viên kế toán sẽ đối chiếu các chứng từ, sổ sách của mình với bên ngân hàng về số phát sinh, số dư tài khoản. Do cả hai bên cùng quản lý những số liệu phát sinh trên một tài khoản duy nhất thông qua hệ thống sổ sách khác nhau, nên cả hai đều cố gắng không để tình trạng chênh lệch xảy ra và thực tế tại Công ty vẫn chưa xảy ra tình trạng này.