Bất cứ doanh nghiệp nào muốn tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh thì đều phải có những giao dịch với ngân hàng. Công ty cổ phần phát triển kỹ thuật xây dựng cũng có giao dịch với rất nhiều các ngân hàng không chỉ ở Hà nội mà còn ở các tỉnh, thành phố khác trong cả nước: Ngân hàng Nông nghiệp Tuyên Quang, Ngân hàng ngoại thương Hà Nội, Ngân hàng thương mại cổ phần quốc tế - VIB, Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam…Tại các ngân hàng công ty đều mở những tài khoản riêng để có thể dễ dàng tiến hành các giao dịch. Tại phòng Tài chính-Kế toán của công ty cũng có một kế toán ngân hàng riêng chuyên trách trong việc thực hiện các giao dịch với các ngân hàng: rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt, gửi tiền từ quỹ vào tài khoản ở ngân hàng, thực hiện các thủ tục để vay vốn ngân hàng…Các chứng từ được sử dụng: Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Lệnh chi, Phiếu lĩnh tiền mặt, Phiếu thu…Đối với các khoản chi phí tiền lãi từ vay vốn của ngân hàng được hạch toán vào tài khoản 635-Chi phí hoạt động tài chính.
Đối với các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước: Thuế GTGT, Thuế thu nhập doanh nghiệp thì hàng năm kế toán tiến hành kê khai thuế và nộp thuế theo quy định của pháp luật. Công ty thực hiện nộp tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp chậm nhất là 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính và tờ khai quyết toán thuế GTGT là không quá 60 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Sau khi cơ quan thuế đến đơn vị kiểm tra, đối chiếu thì công ty tiến hành nộp các khoản thuế cần thiết.
Khi nộp thuế, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 33311, 3334
Có TK 111, 112
Trình tự ghi sổ kế toán cũng tương tự như các phần hành khác. Sơ đồ 2.23:
Quy trình ghi sổ kế toán thanh toán với ngân hàng, ngân sách
Phiếu thu, phiếu chi,… Nhật ký chung Sổ Cái TK 111, 112, 33311,… Bảng cân đối số phát sinh
PHẦN III. NHẬN XÉT VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ SƠ BỘ 1. Đánh giá chung
Công ty cổ phần phát triển kỹ thuật xây dựng được thành lập và hoạt động trong thời gian khá lâu và đã đạt được những kết quả hoạt động kinh doanh tốt, ổn định. Hiện nay, công ty là một trong những công ty hàng đầu thuộc Tổng công ty xây dựng Hà nội, có uy tín lớn trên thị trường. Công ty tiến hành hoạt động xây dựng các công trình không chỉ ở Hà nội mà còn trên khắp cả nước. Các công trình do công ty thực hiện đều đạt chất lượng tốt và công ty cũng nhận được rất nhiều bằng chứng nhận do Bộ Xây dựng và Công đoàn Xây dựng Việt nam tặng cho những công trình đạt chất lượng cao.
Công ty cổ phần phát triển kỹ thuật xây dựng có tổ chức bộ máy khá hợp lý và gọn nhẹ, đảm bảo được tính thống nhất và liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận trong công ty, do đó công việc thường đạt được hiệu quả cao. Vì thế doanh thu đạt được của công ty luôn ở mức ổn định và lợi nhuận càng ngày càng cao. Có được kết quả như vậy là do hoạt động một cách đồng bộ giữa các phòng, ban; trong đó phòng Tài chính-Kế toán đóng vai trò quan trọng và là một bộ phận không thể thiếu. Thông qua những thông tin có được từ kế toán, Ban giám đốc công ty đưa ra các quyết định phù hợp và đúng đắn cho hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo đạt được mục tiêu đề ra.
Trong tình hình hiện nay, khi các công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng được thành lập ngày càng nhiều, để hoạt động một cách có hiệu quả và đứng vững thì đòi hỏi công ty phải có được một tổ chức gọn nhẹ nhưng phải đạt được hiệu quả cao trong quản lý. Sự nhạy bén trong công tác quản lý sản xuất cũng như trong quản lý kinh tế đã giúp cho công ty đạt được những kết quả tốt và đứng vững.
Bất kể một công ty nào, muốn hoạt động tốt thì không thể thiếu lực lượng lao động, yếu tố lao động sống là một yếu tố không thể thay thế. Hiểu rõ được điều này, công ty luôn có những chính sách khuyến khích, hỗ trợ cán bộ công nhân viên trong công ty tham gia những lớp học nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của mình. Ngoài ra, công ty còn có những chính sách về tiền thưởng để khuyến khích lao động làm việc có hiệu quả. Từ đó nâng cao được hiệu quả công tác, góp phần vào sự phát triển chung của công ty.
Ngoài lao động trực tiếp thuộc biên chế của công ty thì lực lượng lao động thời vụ cũng đóng một vai trò quan trọng cho kết quả của các công trình hoàn thành, do đó công ty cũng đưa ra chính sách tiền lương thoả đáng, phù hợp để khuyến khích lao động làm việc tích cực.
2. Ưu điểm
2.1.Về tổ chức kế toán
Về tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức tương đối hợp lý, có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng, có đội ngũ cán bộ kế toán viên có trình độ và giàu kinh nghiệm. Nhờ đó, công tác hạch toán kế toán của công ty được thực hiện một cách có hiệu quả.
Mặt khác, công ty đã chủ động ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ bằng việc sử dụng phần mềm kế toán CAP 3.1 vào trong công tác kế toán. Nhờ đó, đã giúp đỡ cho kế toán viên trong quá trình hạch toán, giảm bớt được khối lượng công việc cần thực hiện cũng như những sai sót. Vì thế, hoạt động kế toán được thực hiện có hiệu quả mà không cần sử dụng nhiều lao động. Đồng thời, việc sử dụng phần mềm kế toán còn giúp cho việc lưu trữ sổ sách được dễ dàng, tránh những mất mát. Hệ thống sổ sách kế toán của công ty mỗi năm đều được lưu tại một tệp riêng dễ dàng cho việc tra cứu khi cần thiết. Điều đó làm tăng tính chính xác của các thông tin kế toán cung cấp.
Công ty tổ chức kế toán theo hình thức nửa tập trung, nửa phân tán. Nhân viên kế toán của công ty bao gồm: nhân viên làm việc tại phòng kế toán của công ty và nhân viên kế toán của các xí nghiệp, tổ đội thực hiện công tác kế toán của từng công trình. Trong trường hợp nhân viên kế toán các xí nghiệp chưa có đủ trình độ thực hiên công tác kế toán thì toàn bôn chứng từ được chuyển về cho Phòng Tài chính- Kế toán tiến hành hạch toán. Như vậy cũng đã giảm bớt được khối lượng công việc cho kế toán viên tại công ty, nhất là vào cuối mỗi quý khi thực hiện tính giá thành công trình hoàn thành và lập các báo cáo tài chính cần thiết.
Về hệ thống chứng từ kế toán:
Công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán đúng theo quy định của chế độ kế toán do Bộ tài chính ban hành, phù hợp với pháp luật: Hoá đơn GTGT, Phiếu thu, phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho…
Bên cạnh đó, công ty còn xây dựng thêm cho mình những chứng từ cần thiết cho công tác kế toán dựa trên hướng dẫn: Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Giấy đề nghị tạm ứng…Nhờ đó, công tác kế toán được thực hiên tốt hơn, thông tin có được sẽ chính xác và đầy đủ hơn.
Về hệ thống sổ kế toán:
Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung, đây là hình thức sổ khá đơn giản, dễ thực hiện. Nhờ đó giúp cho kế toán viên dễ dàng, thuận tiện hơn trong công tác kế toán máy. Công ty sử dụng hình thức sổ tổng hợp, sổ chi tiết phù hợp cũng góp phần nâng cao hiệu quả công tác kế toán.
2.2. Về các phần hành kế toán
Nhìn chung việc lập các chứng từ liên quan đến từng phần hành đều được thực hiện theo một quy trình và có đầy đủ các chữ ký cần thiết theo quy định của chế độ kế toán. Và các chứng từ liên quan đến các phần hành đều được lưu giữ một cách cẩn thận.
Nhờ có sự trợ giúp của phần mềm kế toán nên công tác hạch toán kế toán trong các phần hành đều được thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn kế toán thủ công.
3. Nhược điểm
Công tác hạch toán kế toán của công ty muốn thực hiện tốt được thì cần phải có đội ngũ kế toán viên có trình độ. Đòi hỏi đó không chỉ đặt ra đối với kế toán viên tại phòng Tài chính-Kế toán của công ty mà còn đối với các nhân viên kế toán của các xí nghiệp. Hiện nay, hầu hết nhân viên kế toán các xí nghiệp đều có thể tự hạch toán, tập hợp chi phí của các công trình và hàng quý chuyển lên phòng Tài chính- Kế toán của công ty. Tuy nhiên, vẫn còn một số nhận viên kế toán của các xí nghiệp chưa có đủ trình độ cũng như khả năng để tiến hành công tác kế toán và chỉ có nhiệm vụ tập hợp các chứng từ liên quan để kế toán viên tại phòng Tài chính-Kế toán của công ty tiến hành hạch toán. Điều này làm cho khối lượng công việc của kế toán viên tại phòng Tài chính-Kế toán của công ty đã nhiều lại càng nhiều hơn, nhất là vào cuối mỗi quý khi phải lập các báo cáo tài chính.
Công ty sử dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung nhưng ở các tổ, đội xây dựng khi tiến hành ghi chép các nghiệp vụ phát sinh lại sử dụng Chứng từ ghi sổ. Như vậy là đã có sự không đồng nhất giữa 2 hình thức sổ kế toán được sử dụng trong công ty.
Do đặc điểm của công ty là kinh doanh ngành nghề xây lắp, các công trường xây dựng thường ở xa so với trụ sở của công ty nên việc luân chuyển chứng từ còn chậm làm ảnh hưởng đến công tác hạch toán kế toán. Hơn nữa, Công ty cổ phần phát triển kỹ thuật xây dựng là công ty xây dựng lớn, có nhiều chi nhánh, xí nghiệp ở các địa điểm khác nhau trên khắp cả nước vì thế việc luân chuyển chứng từ về chậm là điều thường xuyên xảy ra tại công ty. Đối với những công trình ở xa, các chứng từ có khi hàng tháng chưa về được đến công ty làm cho công tác hạch toán dễ dẫn đến nhầm lẫn và sai sót. Việc chứng từ về chậm làm ảnh hưởng rất lớn đến công tác hạch toán và nhiều khi chi phí tháng này bị dồn sang tháng sau làm cho thông tin đưa ra không được chính xác. Nhất là vào cuối mỗi quý, khi công việc phải thực hiện nhiều, kế toán phải tập hợp chứng từ để xác định kết quả và lập các báo cáo kế toán cần thiết, nếu chứng từ không về kịp thì sẽ không thể thực hiện các công việc tiếp theo được.
Trong các công trình xây dựng thì chi phí nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng khá lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành của công trình. Vì thế quản lý tốt chí phí nguyên vật liệu sẽ góp phần hạ được giá thành công trình hoàn thành,
từ đó có thể hạ được giá dự thầu của các công trình. Tuy nhiên, tại công ty, nguyên vật liệu sử dụng cho các công trình không được nhập kho mà giao cho các chủ công trình tự mua và phòng Tài chính-Kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị. Như vậy, chi phí nguyên vật liệu sử dụng cho các công trình không được kiểm tra thực tế mà kế toán viên chỉ biết được về mặt giá trị. Điều này có thể dẫn đến việc thất thoát nguyên vật liệu khi công trình diễn ra và công ty không thể quản lý được, dẫn đến chi phí nguyên vật liệu của công trình hoàn thành tăng lên, làm giảm lợi nhuận của công ty. Hơn nữa, nguyên vật liệu mua về được để ngay tại công trường thi công, không được bảo quản, có thể do ảnh hưởng của thời tiết và các yếu tố khác dễ dẫn đến hư hỏng làm tốn nhiều chi phí nguyên vật liệu hơn cho công trình.
Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung nhưng lại không lập sổ Nhật ký đặc biệt. Như vậy tất cả các nghiệp vụ chỉ được hạch toán vào sổ Nhật ký chung và không tách biệt được các nghiệp vụ liên quan đến thu tiền, chi tiền, bán hàng, mua hàng.
4. Một số kiến nghị
Để công tác hạch toán kế toán đạt được hiệu quả tốt nhất thì vấn đề nâng cao trình độ của kế toán viên là một yêu cầu đặt ra. Hiện nay, trong công ty vẫn còn có một bộ phận kế toán tại các đội chưa có đủ khả năng để thực hiện được công tác kế toán. Do đó, theo em công ty cần cho các kế toán viên này tham gia các lớp học để nâng cao trình độ và khả năng của mình để có thể đáp ứng được các yêu cầu đặt ra. Ngoài ra công ty không nên sử dụng Chứng từ ghi sổ để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại các tổ, đội xây dựng mà phải sử dụng các chứng từ, sổ sách theo hình thức sổ Nhật ký chung để ghi chép.
Về vấn đề hao phí nguyên vật liệu, công ty nên tiến hành lập kế hoạch về chi phí vật tư. Ngoài ra, công ty nên thực hiện mua vật tư nhập kho và xuất vật tư theo từng đợt, đồng thời xây dựng thêm các kho bãi để lưu trữ vật tư, thường xuyên kiểm tra để tránh những mất mát, thất thoát.
Về phần mềm kế toán: Công ty sử dụng phần mềm kế toán CAP 3.1 do Công ty đầu tư phát triển kỹ thuật công nghệ Bình Minh sản xuất năm 1998. Đây là phần mềm kế toán đã được sản xuất từ khá lâu và do đó có những thay đổi về chế độ mà phần mềm không được cập nhật. VD:Trong sổ Nhật ký chung không có cột: Đã ghi sổ Cái và Số thứ tự dòng, Trong sổ Cái không có cột: Nhật ký chung ( Trang sổ và STT dòng )…. Đồng thời, giao diện của phần mềm không được chia thành các phần hành riêng biệt dẫn đến kế toán viên sẽ gặp nhiều khó khăn trong công tác hạch toán cũng như kiểm tra. Do đó công ty nên mời các chuyên gia của công ty sản xuất phần mềm kế toán đó về để nâng cấp và thực hiện các thay đổi cần thiết nhằm phục vụ tốt hơn cho công tác kế toán của công ty.
Công ty sử dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung nhưng lại không mở sổ Nhật ký đặc biệt. Công ty nên mở thêm các sổ Nhật ký đặc biệt để đảm bảo các thông tin cung cấp được chính xác hơn.
Sổ Nhật ký đặc biệt gồm có:
+ Nhật ký thu tiền: cơ sở để ghi sổ là Phiếu thu hoặc Giấy báo Có của ngân hàng. Mỗi chứng từ gốc được ghi một dòng vào Nhật ký thu tiền theo trình tự thời gian. Cuối tháng cộng Nhật ký thu tiền, kế toán ghi vào sổ cái TK 111 hoặc TK 112 ( Bên phát sinh Nợ ) và các sổ cái các tài khoản liên quan khác. Nhật ký thu tiền có thể mở riêng cho thu tiền mặt, thu qua ngân hàng, cho từng loại tiền ( Tiền Việt nam hoặc Tiền gửi ngân hàng) hoặc cho từng nơi thu tiền.
+ Nhật ký chi tiền: Căn cứ để ghi sổ là Phiếu chi hoặc giấy báo Nợ của ngân hàng, mỗi chứng từ được ghi một dòng trên Nhật ký thu tiền theo trình tự thời gian. Cuối tháng cộng sổ Nhật ký chi tiền, kế toán ghi vào sổ cái TK 111 hoặc TK 112 ( Bên phát sinh Có ) và sổ cái các tài khoản liên quan khác. Nhật ký chi tiền có thể mở riêng cho chi tiền mặt, chi qua ngân hàng, cho từng loại tiền hoặc cho từng nơi chi tiền.
+ Nhật ký mua hàng: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng cho từng laọi hàng tồn kho: NVL, CCDC…. Được sử dụng trong trường hợp mua chịu hoặc ứng