4. Nội dung và phương pháp kế toán tiêu thụ thành phẩm.
4.3. Tổ chức sổ kế toán.
Tất cả mọi Doanh nghiệp thuộc các loại hình, các lĩnh vực sản xuất kinh doanh đều phải sử dụng hệ thống sổ kế toán để ghi chép và tổng hợp số liệu, chứng từ kế toán theo một trình tự và phương pháp ghi chép nhất định do Nhà nước quy định.
Hình thức kế toán thực chất là hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm số lượng các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, kết cấu sổ, mối quan hệ kiểm tra đối chiếu giữa các sổ kế toán, trình tự và phương pháp ghi chép cũng như việc tổng hợp số liệu để lập báo cáo kế toán. Do vậy Doanh nghiệp cần phải căn cứ vào hệ thống tài khoản thống nhất chế độ kế toán của Nhà nước, căn cứ vào quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán cũng như điều kiện trang thiết bị tính toán xử lý thông tin mà vận dụng hình thức kế toán và tổ chức sổ kế toán cho phù hợp, nhằm cung cấp thông tin kế
toán kịp thời, đầy đủ, chính xác, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp.
Kế toán Doanh nghiệp có thể vận dụng một trong những hình thức sổ kế toán sau:
- Hình thức Nhật ký sổ cái - Hình thức Chứng từ ghi sổ - Hình thức Nhật ký - chứng từ - Hình thức Nhật ký chung
Tuỳ theo hình thức sổ sách kế toán mà đơn vị sử dụng là hình thức Nhật ký sổ cái, hình thức Nhật ký chung, hình thức Chứng từ ghi sổ hay hình thức Nhật ký chứng từ mà hệ thống sổ sách kế toán tổng hợp phản ánh các nghiệp vụ nhập, xuất kho thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm có kết cấu, đặc điểm và phương pháp lập khác nhau.
∗ Nếu đơn vị áp dụng hình thức Nhật ký sổ cái.
Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký sổ cái là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký- sổ cái. Do đó các nghiệp vụ nhập xuất kho và tiêu thụ thành phẩm được ghi hàng ngày vào sổ Nhật ký - sổ cái theo hai phần: Phần Nhật ký ghi ngày tháng phát sinh của nghiệp vụ nhập, xuất kho và tiêu thụ thành phẩm, số hiệu chứng từ nhập kho, chứng từ xuất kho... diễn giải, số phát sinh. Phần sổ cái phản ánh các nghiệp vụ nhập, xuất kho và tiêu thụ thành phẩm theo tài khoản kế toán. Sổ cái là cơ sở duy nhất để lập các báo cáo Tài chính về tình hình biến động thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm.
Nhật ký - Sổ cái TK632 TK511,TK641,TK642,TK911
Sổ quỹ Sổ chi tiết TK632,511,...
Bảng tổng hợp chi tiết
∗ Nếu đơn vị áp dụng hình thức Nhật ký chung:
Sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung để phản ánh tình hình biến động thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm, hệ thống sổ tổng hợp bao gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau: sổ Nhật ký chung, sổ Cái và sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
- Sổ Nhật ký chung: là sổ tổng hợp ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ nhập, xuất kho và tiêu thụ thành phẩm theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản.
Chú thích:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
- Sổ nhật ký đặc biệt (nếu có) gồm : Nhật ký nhập kho thành phẩm, Nhật ký xuất kho thành phẩm, Nhật ký bán hàng.
- Sổ cái TK 155,157,131,511,512,521,531,532,632 được ghi vào ngày cuối kỳ và lấy số liệu từ Nhật ký chung và Nhật ký đặc biệt. Số liệu ở sổ Cái là cơ sở để lập báo cáo Tài chính về tình hình biến động thành phẩm và tình hình tiêu thụ thành phẩm . Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ cái TK632, 511 641, 642,911 642, 911 Bảng cân đối FS Báo cáo tài chính
Sổ chi tiết TK 632,511,641,... Bảng tổng hợp chi tiết
∗ Nếu đơn vị áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức “ Chứng từ ghi sổ” thì phần hạch toán tiêu thụ thành phẩm của đơn vị gồm có các loại sổ tổng hợp sau:
- Chứng từ ghi sổ: Chứng từ ghi sổ được lập từ chứng từ nhập kho thành phẩm, chứng từ xuất kho thành phẩm, hoá đơn GTGT, chứng từ bán hàng theo định kỳ.
- Số đăng ký Chứng từ ghi sổ: dùng để quản lý số hiệu Chứng từ ghi sổ phần nhập, xuất kho và tiêu thụ thành phẩm, để đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh.
- Sổ cái TK 155,157,131,511,512,521,531,532,632 được ghi từ Chứng từ ghi sổ phần nhập, xuất kho và tiêu thụ thành phẩm và ghi theo định kỳ lập Chứng từ ghi sổ.
Chứng từ gốc Chứng từ-ghi sổ Sổ cái TK 511,632, 641,642,...
Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính
Chú thích:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
Sổ chi tiết TK 511,632,641,642,... Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký Chứng từ - ghi sổ Chú thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
∗ Nếu đơn vị áp dụng hình thức Nhật ký - chứng từ:
Áp dụng hình thức này kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm sử dụng các loại sổ tổng hợp sau:
- Bảng kê số 8 - Nhập xuất tồn kho thành phẩm: Dùng để tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm theo giá thực tế và giá hạch toán căn cứ theo các chứng từ nhập, xuất kho thành phẩm. Số dư đầu tháng phản ánh số tồn kho đầu tháng được lấy từ số dư đầu tháng của TK 155. Bảng kê số 8 gồm 2 phần: Phần ghi “Nợ” TK155 đối ứng với “Có” các tài khoản phản ánh số thành phẩm nhập trong tháng. Phần ghi “Nợ” các tài khoản khác đối ứng với “Có” TK 155 phản ánh số xuất kho trong tháng của thành phẩm.
- Bảng kê số 9: Dùng để tính giá thực tế thành phẩm
- Bảng kê số 10- Hàng gửi bán: Dùng để phản ánh các loại thành phẩm gửi đại lý nhờ bán hộ và chuyển đến cho người mua nhưng chưa được chấp nhận thanh toán theo từng hoá đơn bán hàng.
- Bảng kê số 11: Dùng để phản ánh tình hình thanh toán tiền hàng của khách hàng
- Nhật ký chứng từ số 8: Phản ánh số phát sinh bên Có TK 155,157,131,511,512,521,531,532,632 căn cứ vào bảng kê số 8,9,10,11.
- Sổ cái TK 155,157,131,511,512,521,531,532,632 được ghi vào ngày cuối quý, số phát sinh bên Có theo tổng số được lấy từ Nhật ký chứng từ số 8, số phát sinh bên Nợ được phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng Có lấy từ các Nhật ký chứng từ có liên quan.
Mỗi hình thức tổ chức hệ thống sổ sách kế toán đều có những điều kiện áp dụng nhất định kèm theo, vì vậy người làm công tác kế toán trong đơn vị phải căn
cứ vào tình hình thực tế và đặc điểm cụ thể của đơn vị mình để lựa chọn hình thức sổ kế toán cho phù hợp. Một mặt vẫn đảm bảo cung cấp thông tin rõ ràng, đầy đủ, mặt khác có khả năng đơn giản hoá, giảm nhẹ việc ghi chép, đối chiếu, nâng cao hiệu suất công tác kế toán.
Bảng tổng hợp chi tiết
Chứng từ gốc và các bảng phân bố Nhật ký chứng từ
số 8
Sổ cái TK 511, 632, 641, 642,... Báo cáo tài chính
Bảng kê số 8,9,10,11 Sổ chi tiết TK 511, 632,131,... Chú thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra