Tài liệu Tìm đường cho các cuộc trao đổi vòng vo pdf

Tìm đường cho các cuộc trao đổi vòng vo "Mất thời gian mà chẳng được việc gì cả" - đó có thể là suy nghĩ kèm theo tiếng thở dài đầy ngao ngán của nhiều người khi tham gia một cuộc trao đổi "vòng vo tam quốc" mà chẳng đưa đến giải pháp thống nhất nào. Đa số chúng ta đều đã, đang hoặc sẽ phải trải qua những cuộc họp như thế. Các cuộc trao đổi không có hồi kết và tốn thời gian này diễn ra trong các trường hợp: - Mọi người cảm thấy họ không được lắng nghe và do đó, liên tục lặp đi lặp lại một quan điểm. - Khi mọi người trong phòng họp có vẻ như đã cạn kiệt ý tưởng. - Mọi người cảm thấy họ đã để lỡ một vài khía cạnh quan trọng của vấn đề và do đó sa vào việc phân tích. - Mọi người tự hỏi: "Tại sao chúng ta không trao đổi lần nữa?". - Mọi người cảm thấy họ chưa có tất cả những điều cần thiết để gắn với hành động. - Có hàng trăm lí do tại sao các giải pháp được đưa ra để giải quyết vấn đề tất sẽ thất bại và không hiệu quả. Nếu các cuộc trao đổi vòng vo này không được giải quyết, các hành động hiệu quả sẽ bị loại bỏ, thêm nữa, những điều đã được thống nhất từ trước rồi cũng khó được thực thi. Trong những tình huống như thế này, có một công thức cho việc thay đổi. Công thức mô tả những điều cần thiết để mang lại thay đổi cho các cuộc trao đổi hoặc trong tình huống này. Công thức chỉ ra rằng thay đổi sẽ diễn ra khi có sự không thoả mãn (Dissatisfaction) với hoàn cảnh hiện tại, một tầm nhìn (Vision) về những điều có thể làm, các bước đầu tiên (First steps) để tiến tới tầm nhìn đó lớn hơn sự kháng cự (Resistance) với thay đổi. Công thức là: D x V x F> R Theo công thức này, nếu giá trị của sự không thoả mãn (D), tầm nhìn (V), hoặc các bước đầu tiên (F) bằng 0, sẽ không vượt qua được sự kháng cự (R) với thay đổi, và cũng không người nào gắn kết với việc tiến hành hành động. Dưới đây là những gợi ý đơn giản và hiệu quả để giúp bạn xử lý khi cuộc họp sa vào các cuộc trao đổi vòng vo, không đi đến kết quả. * Kiểm tra sự hiểu biết chung về hoàn cảnh hiện tại - Đã có những người thích hợp trong phòng họp hay chưa? - Tất cả những người trong phòng đã tiếp cận với các bằng chứng, số liệu và thực tế có liên quan đến vấn đề này hoặc cơ hội này hay chưa? - Những người trong phòng đã thảo luận về các tài liệu sẵn có và chia sẻ cách hiểu của họ về thực tế? - Liệu đã có sự đa dạng trong quan điểm của những người từ các bộ phận có chức năng? - Tất cả những người tham gia trong cuộc trao đổi có hiểu biết giống nhau về vấn đề (hoặc cơ hội)? - Những minh chứng cụ thể, những câu chuyện, biểu đồ đã được sử dụng để chứng tỏ ảnh hưởng của vấn đề (hoặc cơ hội) hay chưa? - Bạn đã tìm hiểu thực tế hoặc các tài liệu khiến những người trong phòng không hài lòng với tình huống hiện tại hay chưa? Nếu chưa, bạn có thể dừng cuộc họp và bắt đầu quá trình thu thập ý kiến của mọi người về vấn đề (hoặc cơ hội) này. * Tạo điều kiện cho một tầm nhìn về tương lai - Liệu tất cả những người tham gia trong cuộc trao đổi có cùng mong đợi về kết quả hay không? - Chúng ta đã khám phá những thay đổi có thể diễn ra trong thời gian sắp tới? - Chúng ta đã xem xét đến các thuận lợi và bất lợi các thay đổi có thể diễn ra trong tương lai hay chưa? - Bạn đã trả lời câu hỏi "điều gì dành cho tôi trong đó" hay chưa? - Bạn đã gắn kết mọi người bằng việc tạo ra bức tranh đầy cảm hứng về tương lai? * Thống nhất về các bước tiếp theo - Liệu có lỗ hổng giữa thực tế hiện tại và tầm nhìn tương lai nhỏ để có thể lấp được? - Các bước tiếp theo có giành được trong thời gian ngắn? (6-12 tháng) - Đã có người chịu trách nhiệm cho các kết quả đó hay chưa? - Đã thống nhất được về việc quá trình tiến tới tầm nhìn sẽ được theo dõi và quản lý như thế nào chưa? . Tìm đường cho các cuộc trao đổi vòng vo "Mất thời gian mà chẳng được việc gì cả" -. như thế này, có một công thức cho việc thay đổi. Công thức mô tả những điều cần thiết để mang lại thay đổi cho các cuộc trao đổi hoặc trong tình huống này.