eBook tuyet dinh excel hướng dẫn học excel từ cơ bản đến nâng cao

Lời mở đầu Quan niệm Excel bạn gì? Bạn có nghĩ Excel nơi để nhập số liệu thực phép tính tốn cộng, trừ, nhân, chia mà khơng cần dùng tới máy tính cá nhân? Nếu bạn chưa biết hết Excel Excel dù có từ lâu, tới 20 năm, phần mềm thông dụng phổ biến bậc giới Bạn quản lý liệu, xây dựng báo cáo, vẽ biểu đồ, phân tích liệu, chí viết code để lập trình Excel giống phần mềm hoàn chỉnh Hãy gạt bỏ suy nghĩ trước bạn để khám phá điều thú vị Excel sách này, bạn nhé! Học Excel nào? Trong trình giảng dạy Excel, tác giả gặp nhiều học viên, hầu hết họ có chung thắc mắc: Học Excel nào? ● Có người cho học thật nhiều hàm, viết hàm thật giỏi ● Có người cho biết dùng cơng cụ Pivot Table đủ, với vài thao tác kéo thả bạn làm báo cáo, không cần dùng tới hàm, công thức ● Có người cố gắng học thật nhiều phím tắt ● Có người học nhiều lại khơng biết áp dụng vào thực tế đâu ● … Vậy với bạn, bạn có phương hướng học Excel chưa? Nên đâu, học gì, học nào? Hãy đọc chia sẻ tác giả sách để giúp bạn trả lời câu hỏi Sử dụng sách nào? Nội dung sách diễn tả bước trình bạn sử dụng Excel: nhập liệu, định dạng, quản lý, thống kê, báo cáo, trích lọc… bước bạn thấy lỗi hay sai sót mà bạn thường gặp phải gì, cách khắc phục lỗi Kết hợp với video giảng khóa học Tuyệt Đỉnh Excel - EXG01 Gitiho, bạn vừa hệ thống kiến thức cách bản, vừa có video hướng dẫn chi tiết thao tác Điều giúp bạn vừa dễ nhớ, vừa thuận tiện việc học: học đâu, nào, dù có Internet hay khơng Hãy bắt đầu học Gitiho.com bạn nhé! Chương 1: Nhập liệu Excel Thường hay bỏ qua (hoặc ý) tới việc nhập nội dung vào Excel Excel hiểu nội dung Do đơi bạn khơng hiểu nhập đằng mà Excel trả nẻo Ví dụ bạn nhập vào ô A1 nội dung 1-5 Excel lại cho bạn kết là: Tại lại vậy? Cùng tìm hiểu chế tự động nhận dạng liệu Excel Nhập liệu việc đặc biệt quan trọng Excel Bởi khơng có liệu bạn khơng tính kết Vậy mà người ta thường lười biếng cẩu thả làm việc Dẫn tới khơng biết nhập sai Sửa lỗi nhập sai việc làm thường xuyên chuyên gia báo cáo Excel Cơ chế tự động nhận dạng liệu Excel thiết kế thơng minh để đốn trước xem người dùng muốn làm Điều giúp cho Excel hiểu: - Khi bạn nhập bắt đầu với ký tự chữ cái, tồn nội dung bạn nhập coi đoạn văn (Text) - Khi bạn nhập có số liền nhau, Excel coi liệu kiểu số (Number) - Khi bạn nhập số mà có dạng dấu trừ, dấu hai chấm dấu gạch chéo ( / ) xen kẽ số, đồng thời số lại thỏa mãn giá trị giới hạn theo Ngày tháng, Tháng năm theo số giờ, số phút coi liệu Ngày tháng, thời gian (Date, Time) Trong ví dụ trên, nhập 1-5 Excel hiểu bạn nhập kiểu ngày tháng (có dấu - xen số với số 5) Khi xảy trường hợp: - 1-5 hiểu Ngày tháng - 1-5 hiểu Ngày tháng Hầu hết hay bị nhập sai liệu ngày tháng mà khơng biết Bởi bạn nghĩ kiểu, Excel lại tự hiểu theo kiểu khác Vậy làm để kiểm sốt việc này? Hay nói cách khác làm để thống kiểu liệu làm việc Excel? Thiết lập chuẩn liệu ngày tháng máy tính Excel ứng dụng (thuộc ứng dụng tin học văn phòng Microsoft) nên thân Excel phải phụ thuộc vào thiết lập máy tính bạn Các thiết lập cách hiển thị cho liệu Ngày tháng, Số… nằm mục Region Control Panel Hình 1: Vị trí Region Control Panel Khi mở mục Region, thấy nội dung sau: Hình 2: cửa sổ Region Trong hình trên, bạn thấy mục Short date M/d/yyyy Các ký tự hiểu sau: ● M có nghĩa Month = Tháng ● D có nghĩa Day = Ngày ● Y có nghĩa Year = Năm M/d/yyyy có nghĩa máy tính bạn quy định nhập liệu ngày tháng nhập theo thứ tự Tháng trước, Ngày sau Khi bạn nhập 1-5 tức Excel hiểu bạn nhập Tháng 1, ngày Nhưng Việt Nam quen với việc nhập thời gian theo thứ tự Ngày trước, tháng sau Do dễ nhầm lẫn nhập liệu ngày Excel Để thay đổi mặc định Region dạng ngày trước tháng sau, làm sau: - Bước 1: Bấm chọn mục Additional settings… cửa sổ Region Khi xuất thêm cửa sổ Customize format Hình 3: Cửa sổ Customize format chọn Additional setting… - Bước 2: bấm chọn thẻ Date để thay đổi thiết lập Ngày tháng (1), mục Short date nhập dd/mm/yyyy (2) Hình 4: thay đổi Short Date thẻ Date Customize Format Như thiết lập xong Bấm nút OK để hoàn tất thao tác đóng cửa sổ Region lại Lỗi hay gặp với liệu kiểu Số Tương tự với kiểu liệu ngày tháng, kiểu số có không thống cách sử dụng dấu ngăn cách phần nghìn dấu ngăn cách phần thập phân Chúng ta thường hay sử dụng dấu chấm để ngăn cách phần nghìn, dấu phẩy để ngăn cách phần thập phân Bởi nên nghe câu: “Số A có số sau dấu phẩy” tự hiểu Số có chữ số phần thập phân Nhưng Excel hiểu khác Nếu nhìn bảng Customize format Region, thấy: Hình 5: thẻ Number Region ● Dấu ngăn cách phần thập phân Decimal symbol thường mặc định sẵn dấu chấm ● Dấu ngăn cách phần nghìn Digit grouping symbol thường mặc định sẵn dấu phẩy Như ngược lại so với cách sử dụng thông thường người Việt Nam Điều dẫn tới bạn cố gắng thêm trực tiếp dấu ngăn cách vào dãy số khiến dãy số bị sai Ngun nhân sâu xa việc Việt Nam chịu ảnh hưởng hệ viết Pháp, Excel lại sử dụng hệ viết Anh-Mỹ Hai hệ ngược cách thể ngày tháng dấu ngăn cách dãy số Vậy khắc phục điều nào? Rất đơn giản, bạn có lựa chọn: - Lựa chọn 1: Chấp nhận thay đổi thói quen sử dụng hệ viết số theo Anh-Mỹ (mặc định sẵn Region > thẻ Number) - Lựa chọn 2: Sửa lại dấu Region > thẻ Number theo ý muốn Chú ý: Khi bạn thay đổi dấu Region > thẻ Number dạng: ● Dấu chấm ngăn cách phần nghìn (trong Decimal symbol) ● Dấu phẩy ngăn cách phần thập phân (trong Digit grouping symbol) Việc đồng thời làm thay đổi dấu ngăn cách thành phần hàm Excel: Thay mặc định ngăn cách dấu phẩy tự động chuyển sang dấu chấm phẩy Bạn phải ý vấn đề viết hàm, công thức Excel Lời khuyên: Hãy dùng Lựa chọn Bạn nhanh chóng thích nghi với cách viết số dạng Anh-Mỹ so với thay đổi Lựa chọn gây Lỗi nhập sai tả cách khắc phục Khác với liệu dạng Số hay ngày tháng, việc nhập ký tự Text (văn bản, chữ cái) thường khó tránh khỏi sai sót Ngồi lỗi sai sai tả, viết thiếu dấu tiếng việt… cịn có lỗi sai mà khó nhận thêm dấu cách vào phía sau từ cuối đoạn văn Nếu nhìn mắt thường bạn khơng nhận ra, lỗi khiến Excel tính tốn sai Hãy xem ví dụ đây: Hình 6: Kiểm tra có nội dung giống hay không với hàm EXACT Tại ô A1 A3 nhập chữ Hà Nội, nhìn mắt thường giống hệt Nhưng kiểm tra hàm EXACT (hàm so sánh nội dung có giống hay khơng) kết FALSE, tức khơng giống Việc kiểm sốt nhập tả thường áp dụng với trường hợp bạn nhập nội dung theo danh sách có sẵn Ví dụ nhập tên tỉnh, thành phố Việt Nam bạn buộc phải nhập xác, khơng nhập sai tả giới hạn 63 tỉnh thành Dưới ví dụ việc thiết lập danh sách chọn nhập liệu: Hình 7: Tạo danh sách chọn tỉnh, thành phố Để làm việc thực đơn giản Excel cung cấp cho bạn tính Data Validation (hay hiểu Điều kiện nhập liệu) Bạn làm theo bước sau: - Bước 1: chuẩn bị sẵn danh sách Hình 8: Danh sách tỉnh thành phố chuẩn bị sẵn - Bước 2: thẻ Data, bạn chọn Data Validation Hình 9: vị trí Data Validation thẻ Data - Bước 3: cửa sổ Data Validation, bạn chọn List Hình 10: Thiết lập tạo danh sách chọn Data Validation - Bước 4: chọn Source vùng danh sách chuẩn bị Bước Hình 11: Tạo nguồn liệu cho danh sách chọn Khi thiết lập danh sách chọn Data Validation rồi, bạn có thể: ● Nhập liệu cách chọn nội dung danh sách; ● Nhập thủ cơng bình thường, phải đảm bảo nhập Nếu nhập sai Excel tự đưa cảnh báo Như với bước đơn giản bạn tạo danh sách chọn giúp ích cho việc nhập liệu nhanh hơn, hạn chế sai sót q trình nhập 10 - Điều kiện báo cáo không phép nhập sai, cần có kiểm sốt việc nhập liệu với Data Validation Tham khảo nhiều mẫu báo cáo khác học tập cách định dạng theo báo cáo mà bạn cho đẹp Cách viết công thức tính Sau xây dựng xong bố cục trình bày, định dạng báo cáo, tiến hành viết cơng thức (hàm) để tính kết cho báo cáo Việc thực qua bước sau đây: Bước 1: Xác định điều kiện cần tính điều kiện nằm cột bảng liệu Các điều kiện xác định dựa chiều báo cáo Các cột bảng liệu chứa điều kiện cần xét yếu tố: ● Được đặt tên chưa (Define Name)? ● Phạm vi vùng Refer to Name Range có khơng? ● Nội dung xác chưa? ● Đang dạng liệu nào, có thống định dạng không? Bước 2: Xác định kết cần tính dạng thống kê (đếm) hay tính tổng để chọn hàm phù hợp ● Để làm báo cáo thống kê, dùng hàm COUNTIFS ● Để làm báo cáo tổng hợp (tính tổng), dùng hàm SUMIFS Hãy tìm hiểu kỹ hàm bạn làm hầu hết báo cáo với hàm Bước 3: Viết hàm Chú ý viết theo cấu trúc quy định hàm ● Các vùng Range (Sum_Range, Criteria_Range) tham chiếu tới bảng liệu (có thể gọi theo tên đặt) ● Các Criteria (Criteria1, Criteria2 ) tham chiếu tới vị trí điều kiện đặt báo cáo (trong chiều báo cáo) Bước 4: Cố định phần điều kiện hàm Cố định tọa độ việc đặt dấu $ vào trước số dòng, cột tọa độ tham chiếu Dấu $ đặt trước nội dung cố định nội dung Ví dụ: tham chiếu tới B2 có cách cố định sau: ● $B$2 : Cố định tồn cột B dịng ● $B2 : cố định cột B, không cố định dòng ● B$2 : cố định dịng 2, khơng cố định cột B Các vùng Range thường gọi theo tên đặt tên không cần cố định Nếu tham chiếu tọa độ phải cố định toàn Các điều kiện (Criteria) cố định theo nguyên tắc ● Điều kiện đặt chiều (vị trí số - nằm cột) cố định cột ● Điều kiện đặt chiều (vị trí số 4, dịng tiêu đề - nằm dòng) cố định dịng ● Điều kiện đặt chiều (vị trí số - nằm phạm vi bảng) cố định tồn (cả dịng cột) 47 Bước 5: Kéo cơng thức áp dụng cho tồn có cách tính giống (chỉ khác điều kiện tính) Bước 6: Tại dịng tính tổng (theo nhóm toàn bộ) sử dụng hàm Subtotal Lưu ý: - Lặp lại từ bước với cột có yêu cầu tính tốn khác - Điều kiện thay đổi dấu (>, =, Khi kéo công thức (Fill) cho ô tương tự kết sai Dữ liệu chưa làm sạch, lỗi nên dù công thức viết không kết Cấu trúc báo cáo chưa => không xác định điều kiện báo cáo Phương pháp kiểm tra: Sử dụng Filter để kiểm tra ngẫu nhiên kết tính tốn để xem cơng thức tính chưa ● Bước 1: Tại bảng liệu cần áp dụng lọc Filter ● Bước 2: Lọc cột theo điều kiện dùng để kiểm tra ● Bước 3: Trong cột chứa liệu tính tổng (với yêu cầu tính tổng) cột (với yêu cầu thống kê) chọn toàn liệu cột để kiểm tra kết mục Count Sum (phần phía bên phải Sheet Tab) Hình 47: Vị trí kết dùng để kiểm tra Bài học rút Báo cáo tổng hợp quan trọng dạng phổ biến Bạn cần nắm vững kỹ làm báo cáo tổng hợp thực hành nhiều để thành thạo Đừng quên việc kiểm tra lại kết báo cáo Việc không tốn nhiều thời gian lại vô quan trọng Đừng gửi báo cáo cho người khác chưa kiểm tra lại lần 48 Chương 8: Báo cáo chi tiết Ngoài nhu cầu báo cáo tổng hợp, nhiều trường hợp cần phải trích lọc số nội dung chi tiết từ bảng liệu Đây q trình tạo báo cáo chi tiết Vậy tìm hiểu xem báo cáo chi tiết gì? lại quan trọng? Khái niệm Báo cáo chi tiết q trình trích lọc thơng tin chi tiết từ bảng liệu báo cáo theo số tiêu chí định Kết báo cáo chi tiết thường có sẵn bảng liệu, việc trích lọc nội dung mà thơi Trong thực tế có nhiều trường hợp báo cáo yêu cầu vừa tổng hợp, vừa chi tiết mẫu báo cáo Khi cần xác định rõ bố cục báo cáo phần tổng hợp, phần chi tiết để có phương pháp làm phù hợp Để làm báo cáo chi tiết, cần có kỹ sau: Xây dựng bố cục báo cáo: gồm thành phần tính báo cáo Định dạng, trình bày báo cáo cho đẹp Sử dụng kỹ thuật trích lọc (hoặc đối chiếu) liệu thỏa mãn điều kiện Kiểm tra tính xác báo cáo Tối ưu báo cáo: Tự động cập nhật báo cáo thay đổi điều kiện Bố cục Báo cáo chi tiết thường có bố cục sau: Hình 57: Bố cục thơng thường báo cáo chi tiết Trong đó: (1): Tên quan, nơi làm việc kèm theo logo (2): Tên báo cáo (3): Điều kiện báo cáo 49 (4): Phần tổng cộng (tổng hợp) báo cáo (5): Dòng tiêu đề bảng báo cáo (6): Các dòng nội dung chi tiết (7): Người ký duyệt nội dung báo cáo Báo cáo chi tiết có đặc điểm cấu trúc gần giống với bảng liệu tiêu chuẩn (gồm phần 6) Do để làm báo cáo bắt buộc bảng liệu gốc phải cấu trúc tiêu chuẩn Quy trình xây dựng Quy trình thực báo cáo chi tiết thực qua bước sau: Bước 1: Xác định loại báo cáo Khi nhận yêu cầu làm báo cáo, việc bạn cần làm xác định xem báo cáo dạng tổng hợp hay chi tiết Hãy ý đặc điểm kết cần thể báo cáo có sẵn bảng liệu khơng (hay nói cách khác trích lọc từ bảng liệu không) Nếu câu trả lời có báo cáo bạn cần làm có phần chi tiết Bước 2: Xác định phần điều kiện dòng tiêu đề cho báo cáo Dựa yêu cầu báo cáo, phân làm thành phần chính: - Phần điều kiện báo cáo: phần tương ứng với cột bảng liệu Đây để lọc theo điều kiện - Phần tiêu chí báo cáo: phần nội dung chi tiết cần thể báo cáo Những nội dung đưa vào điều kiện báo cáo thường khơng cần lặp lại (xuất lại) phần tiêu chí báo cáo Ví dụ thể cách xác định thành phần báo cáo: Hình 58: Cách xây dựng bố cục cho báo cáo chi tiết Phần điều kiện (mục bố cục) phần dịng tiêu chí báo cáo (mục bố cục) hai thành phần quan trọng báo cáo chi tiết Bạn cần xác định rõ thành phần trước, sau thêm thành phần khác theo cấu trúc báo cáo 50 Bước 3: Lựa chọn phương thức trích lọc kết Có nhiều cách để giúp bạn thu kết cho báo cáo chi tiết Trong có cách phổ biến sau: Cách 1: Copy Paste thủ cơng Cách việc bạn thực thao tác Lọc + trích xuất liệu hồn tồn thủ cơng tay, với thao tác lọc lọc Filter Excel thao tác copy paste liệu Cụ thể sau: - Bước 1: Lọc Filter bảng liệu theo điều kiện báo cáo - Bước 2: Copy kết lại bảng liệu theo cột - Bước 3: Dán kết vào vùng tiêu chí báo cáo theo cột Lặp lại đến hết cột bảng báo cáo (Các cột liền copy + paste chung lượt) Cách 2: Sử dụng công thức Logic báo cáo Cách việc bạn biện luận logic để tìm giá trị bảng liệu mà phù hợp với điều kiện báo cáo Cụ thể sau: Bước 1: Chọn cột làm mốc để đặt công thức logic (lựa chọn cột có đầy đủ nội dung so với cột khác) - Bước 2: Công thức logic cột làm mốc có dạng: Nếu thỏa mãn tất điều kiện lấy theo nội dung cột làm mốc (chú ý xác định mối quan hệ điều kiện dạng AND hay OR xét nhiều điều kiện): =IF(AND(Điều kiện 1= , Điều kiện 2= ), Ô kết quả, "") Thực so sánh điều kiện với ô cột tương ứng; Ơ kết cột chứa kết tương ứng - Bước 3: Các cột kết khác báo cáo sử dụng cơng thức logic dạng: Nếu cột mốc có liệu cột khác có liệu =IF(Ơ kết cột mốc = "", "", Ô kết cột tương ứng) - Bước 4: Sao chép kết từ dòng tới dòng cuối báo cáo Nguyên tắc: Tổng số dòng báo cáo chi tiết = tổng số dòng bảng liệu - Bước 5: Lọc bỏ dịng khơng có nội dung (kết khơng phù hợp) AutoFilter Cách 3: Sử dụng lọc nâng cao Advanced Filter Đây lọc có sẵn Excel Bộ lọc nâng cao cho phép vừa lọc, vừa trích xuất (hay gọi tắt trích lọc) thao tác Cách thực Advanced Filter sau: - Bước 1: bạn cần xác định vùng điều kiện cho Advanced Filter Vùng điều kiện có đặc điểm khác so với vùng điều kiện thơng thường báo cáo: Hình 59: Cách tổ chức điều kiện dạng (AND) Các điều kiện nằm hàng Nếu điều kiện nằm cột, tiêu đề cột phải lặp lại 51 Hình 60: Cách tổ chức điều kiện dạng (OR) Các điều kiện nằm khác hàng (nếu khác tiêu đề đồng thời khác cột) - - Bước 2: Xác định vùng kết trích lọc Đây việc xác định dòng tiêu đề báo cáo chi tiết Nếu tên tiêu đề báo cáo không khớp với tiêu đề bảng liệu khơng dùng Advanced Filter Bạn tạo dịng làm tiêu đề phụ bên dòng tiêu đề báo cáo để khớp với tên tiêu đề bảng liệu Dòng giúp bạn dùng chức Advanced Filter Bước 3: Sử dụng Advanced Filter + Tại nơi chứa báo cáo (Báo cáo đặt Sheet bạn chọn Sheet đó), gọi Advanced Filter cách chọn thẻ Data > Advanced… + Sau xuất cửa sổ Advanced Filter sau: Hình 61: Cách xác định nội dung cho Advanced Filter + Bạn chọn mục Copy to another location để trích lọc liệu chi tiết vị trí khác + Xác định vùng List range, Criteria range, Copy to + Mục Unique records only: chọn bạn muốn loại bỏ giá trị trùng lặp - Bước 4: Bấm OK để hoàn tất thao tác Advanced Filter tự động trích lọc kết báo cáo Lưu ý Cả cách yêu cầu có thao tác thủ công Mỗi thay đổi điều kiện báo cáo, muốn cập nhật lại nội dung báo cáo theo điều kiện mới, bạn cần thực lại thao tác Như bạn phải lặp lặp lại thao tác Để khắc phục điều này, bạn kết hợp với việc sử dụng Macro Excel sau: Bước 1: chọn thẻ View cơng cụ, sau chọn tiếp mục Macro > Record Macro 52 Hình 61: Chức Macro thẻ View Nếu phiên Excel bạn chức Macro thẻ View, bạn vui lịng đọc hướng dẫn cách mở thẻ Developer công cụ Excel viết sau: https://blog.gitiho.com/huong-dan-hien-the-developer-de-ghi-macro-hoac-viet-code-vba-trongexcel.html Bước 2: Thực thao tác trích lọc liệu (theo cách trên, ý nên chọn cách 3) Bước 3: Bấm Stop Recording để kết thúc trình ghi Macro Bước 4: Vẽ hình khối (Shape) Sheet đặt báo cáo Bước 5: Gán Macro vào hình khối để bấm vào hình khối macro tự động chạy lại thao tác bạn vừa thực Vì nội dung liên quan nhiều tới thao tác, kỹ thuật sử dụng nên khó để giúp bạn hiểu rõ thơng qua lời nói Vậy nên bạn vui lịng tham khảo thêm khóa học Tuyệt đỉnh Excel - EXG01 Gitiho để hướng dẫn chi tiết thao tác Bài học rút Báo cáo chi tiết nặng tính kỹ thuật: lọc, trích xuất, sử dụng macro… Hãy luyện tập nhiều kỹ thuật để làm cách xác nhất, hạn chế lỗi sai thao tác thừa Bởi sai sót hay thao tác thừa Record Macro lặp lại bạn cập nhật báo cáo Bạn cần tìm hiểu thêm VBA để tăng khả tự động hóa làm việc Excel VBA cần thiết cho toàn q trình làm việc bạn Excel, khơng riêng công đoạn làm báo cáo 53 Chương 9: In báo cáo Sau làm xong báo cáo, thường phải gửi báo cáo cho người khác Hình thức gửi gửi file Excel, gửi file PDF in giấy Tất hình thức gọi chung việc in báo cáo Nếu kỹ thuật in báo cáo, dù bạn có làm báo cáo đúng, xác, đẹp bạn biết thơi, cịn gửi cho người khác nội dung lại khơng đẹp, khơng theo ý muốn bạn Do việc in báo cáo quan trọng Sau tìm hiểu số thao tác thiết lập in báo cáo thường sử dụng nhé: Thiết lập phạm vi báo cáo cần in Mỗi báo cáo có phạm vi định (dựa theo cấu trúc báo cáo) Sheet Có thể ngồi phạm vi báo cáo bạn có thêm thơng tin khác, in muốn in phạm vi báo cáo mà thơi Vì hồn thành báo cáo, việc cần làm thiết lập phạm vi báo cáo cần in Việc thực sau: Hình 48: Thao tác thiết lập phạm vi báo cáo cần in Bước 1: Chọn vùng cần in (phạm vi báo cáo) Bước 2: Trên công cụ Excel bạn chọn thẻ Page Layout, chọn tiếp mục Print Area Bước 3: Bấm chọn dòng Set Print Area Như với bước đơn giản, bạn thiết lập xong phạm vi báo cáo cần in Khi thực lệnh in (Print) xuất file dạng PDF Excel in phạm vi mà bạn thiết lập Ngoài bạn cần nhớ thêm vài thao tác sau: ● Muốn thay đổi phạm vi này, bạn chọn vùng khác Sheet thực lại thao tác thiết lập phạm vi vùng in ● Muốn xóa vùng in thiết lập (để trở trạng thái in bình thường Excel), bạn chọn mục Clear Print Area Lựa chọn chiều trang in Căn lề cho bảng báo cáo Mục đích việc lề giúp cho bảng báo cáo bạn đặt vị trí cân xứng trang in Bởi lúc bảng báo cáo cân xứng Có thể phần bảng báo cáo lệch nhiều 54 bên lề trái trang giấy (khoảng trắng bên phải lớn nhiều khoảng trắng bên trái) nhìn khơng đẹp mắt Ví dụ hình đây: Hình 49: Báo cáo cách lề khơng trang in Khi thiết lập lại phần lề vị trí đặt bảng trang giấy in sau: Bước 1: Mở cửa sổ Page setup (chọn thẻ Page Layout công cụ bấm vào vng góc nhóm Page Setup Hình 50: thao tác mở cửa sổ Page Setup Bước 2: cửa sổ Page Setup, chọn thẻ Margins 55 Hình 51: Các thiết lập lề Margins Các thiết lập Margins bao gồm: - Căn lề trên, dưới, trái, phải (tại mục tương ứng Top, Bottom, Left, Right) - Đưa bảng trang in (center on page): theo chiều ngang (Horizontally), dọc (Vertically) Việc lựa chọn giúp bạn nhanh chóng đưa bảng tính trang giấy, giúp cân đối lề để tránh tình trạng khoảng trắng bên lề phải nhiều lề trái Hình 52: Thiết lập cách lề với lựa chọn Horizontally Margins 56 Đánh số trang in Thông thường sheet, thấy dãy ô liền theo hàng, cột Dù có sang trang khác khơng rõ số trang đặt đâu Bởi phần số trang đặt Header Footer trang in không nằm Sheet Excel Để thực đánh số trang, chọn thẻ Header & Footer cửa sổ Page Setup thực đánh số trang Excel sau: Hình 53: Thẻ Header/Footer cửa sổ Page Setup Tại bạn thiết lập số trang sau: 57 Hình 54: Các bước tạo số trang in Excel ● Bước 1: Bấm vào vị trí muốn đặt số trang (ví dụ vị trí giữa, bên trang in) ● Bước 2: Bấm vào vị trí Insert Page Number Excel tự động đánh số trang cho trang in Sheet Bạn tham khảo thêm số cách đánh số trang Excel viết: https://blog.gitiho.com/huong-dan-3-cach-danh-so-trang-trong-excel-tren-moi-phien-ban.html Lặp lại tiêu đề báo cáo Trong số báo cáo (đặc biệt báo cáo chi tiết) nội dung trải dài nhiều trang in Khi trang in (sau trang đầu tiên) khơng tự động lặp lại dịng tiêu đề báo cáo, mà có phần nội dung Việc khiến bạn gặp khó khăn theo dõi nội dung trang Nhằm giúp dễ dàng theo dõi báo cáo, cần phải thiết lập cho dòng tiêu đề lặp lại trang in Việc thiết lập thực sau: Hình 55: Thiết lập lặp lại dòng tiêu đề báo cáo in 58 ● Trong cửa sổ Page Setup, bạn chọn thẻ Sheet; ● Tại mục Rows to repeat at top, bạn chọn phần dòng tiêu đề báo cáo ● Kết thúc thao tác, bấm OK để đóng cửa sổ Page Setup Như bạn thực xong thao tác lặp lại tiêu đề Thao tác đơn giản phải không Co dãn cho vừa đủ trang giấy in Kích cỡ bảng tính khơng vừa trang in đơi khiến bạn nhiều thời gian để điều chỉnh lại Ví dụ bảng tính lớn bảng chấm công, bảng lương, báo cáo tiến độ công việc… Việc điều chỉnh khiến cấu trúc bảng bị xơ lệch khơng cịn đảm bảo tính thẩm mỹ khiến bạn lãng phí nhiều thời gian Chỉ với số thiết lập đơn giản Page Setup, bạn dễ dàng thiết lập cho nội dung hiển thị vừa đủ trang in Cụ thể sau: - Bước 1: Mở cửa sổ Page Setup - Bước 2: Lựa chọn tỷ lệ co giãn mục Adjust to Hình 56: Thiết lập co giãn nội dung trang in theo tỷ lệ Với thiết lập này, toàn nội dung cần in tự động co giãn theo tỷ lệ phù hợp mà bạn chọn: - Tỷ lệ 100%: thủ nhỏ nội dung trang in - Tỷ lệ 100%: phóng to nội dung trang in Ngồi bạn lựa chọn thiết lập Fit to Với thiết lập Excel tự động co giãn cho nội dung vừa đủ vào số lượng trang in định với: - Page(s) wide: số trang in theo chiều ngang - Tall: số trang in theo chiều dọc Như bạn kết hợp lựa chọn để giúp nội dung in hiển thị vừa đủ trang in cách hoàn toàn tự động, không làm xáo trộn cấu trúc bảng báo cáo mà bạn định dạng 59 Lưu ý trước thực thiết lập này, bạn cần đảm bảo thực thiết lập lề Như đảm bảo hiệu tính thẩm mỹ in báo cáo Bài học rút Hãy quan tâm tới tính thẩm mỹ báo cáo thao tác trình bày in ấn, báo cáo làm để người khác xem Hãy tham khảo nhiều mẫu báo cáo mà bạn cho đẹp để xem cách họ trình bày báo cáo trang giấy (hoặc hình máy tính) Việc giúp bạn học thêm nhiều thủ thuật hữu ích việc in báo cáo Chương 10: Tối ưu file Excel bạn Công việc cuối cần làm sau hoàn thành báo cáo phải nghĩ cách để tối ưu báo cáo, tối ưu file Excel bạn Có thể lần đầu bạn biết tới khái niệm “Tối ưu” Mục đích tối ưu để: - Excel hoạt động nhanh hơn, nhẹ - Kiểm soát file tốt hơn, tránh lỗi Nếu gặp lỗi sửa dễ - Các báo cáo hoạt động mà không cần sửa lại hay thực lại - Dễ dàng phát triển file Excel có thêm nhiều tính tốt hơn: tự động hóa với VBA, kết nối với Power BI Việc cần thiết File bạn có nhiều liệu, nhiều hàm sử dụng nhiều mẫu báo cáo khác Để giúp file hoạt động tốt, bạn cần kiểm soát hoạt động diễn file Cách tốt để làm điều phát sinh nội dung nào, bạn tối ưu nội dung Sau tìm hiểu số kỹ thuật tối ưu file Excel nhé: Tiết kiệm tài nguyên Excel Khi sử dụng Excel, bạn thấy việc sử dụng dễ dàng: thêm Sheet thoải mái, trình bày định dạng ô, vùng ô, hàng, cột Sheet hoàn tồn tùy ý, khơng có tiêu chuẩn hay quy tắc Đây ưu điểm giúp Excel nhiều người lựa chọn để sử dụng, đồng thời nhược điểm file bạn ngày trở nên khó kiểm sốt Một ngun tắc cần nhớ bạn cần phải tiết kiệm tài nguyên Excel Bởi tài nguyên vô hạn Càng dùng nhiều, Excel trở nên nặng nề chậm hơn, đặc biệt bạn làm nhiều báo cáo Excel Vậy để tiết kiệm tài nguyên làm nào? Câu trả lời là: - Xác định phạm vi (vùng) sử dụng Báo cáo thường có giới hạn định - Kiểm sốt thao tác định dạng sử dụng (chỉ nên định dạng phạm vi bảng báo cáo, không định dạng thừa) Ví dụ: sử dụng định dạng Cell Style, bạn nên chọn vùng ô cần định dạng khơng chọn dịng cột - Kiểm soát thiết lập Data Validation, Conditional formatting sử dụng Chỉ nên dùng thiết lập với số lượng tốt - Kiểm sốt phạm vi cần in 60 Viết hàm rõ ràng, dễ đọc Kỹ thuật viết hàm hướng dẫn kỹ chương khơng phải có thói quen Xu hướng cố gắng làm kết mà không quan tâm nhiều tới việc làm Điều khiến cho tương lai, gặp việc tương tự, lại phải làm lại từ đầu, đặc biệt việc viết dịch hàm Hãy viết hàm rõ ràng, dễ đọc để bạn dễ dàng xem lại việc làm, hiểu nhanh ý nghĩa hàm, giúp bạn có cột mốc làm tham chiếu, từ phát triển tiếp cho việc tương tự Đặt tên vùng bảng liệu rộng Việc sử dụng Name Range để đặt tên cho vùng liệu nhắc tới chương Thông thường hay đặt tên phạm vi liệu có sẵn Ví dụ bảng liệu tới dịng 521 bạn chọn từ dòng bắt đầu bảng tới dòng 521 đặt tên cho vùng Tuy nhiên việc khiến cho vùng tên bạn giới hạn tới dòng 521 Những nội dung phát sinh thêm (có thể khơng phát sinh mà tương lai) không tự động đưa vào vùng tên Khi cơng thức tính (trong báo cáo tổng hợp) hay Advanced Filter (trong báo cáo chi tiết) không áp dụng cho liệu thêm vào Điều khiến báo cáo bị sai Hãy đặt tên vượt phạm vi liệu có, nhiên cần có giới hạn định Việc giúp bạn không cần làm lại báo cáo mà có kết Khi sử dụng tên, cố gắng quản lý tốt Name có Bởi sử dụng tên mang lại hiệu quản lý liệu viết hàm, lại khiến bạn phải thêm việc quản lý tên sử dụng Hãy cố gắng đơn giản hóa cách đặt tên dễ nhớ, dễ viết tên có phạm vi xác định rõ ràng Sử dụng VBA VBA giúp bạn tự động thao tác lặp lặp lại, in ấn hàng loạt, tạo quy trình quản lý liệu… tất việc cần thiết nhằm giúp bạn có file Excel chắn việc thu thập liệu, nhanh chóng tạo báo cáo báo cáo hoàn toàn tự động Việc học VBA giúp bạn phát triển tư lập trình để giao tiếp với máy tính hiệu Tất bạn cần tham gia khóa học Tuyệt đỉnh VBA - VBAG01 Gitiho Khi làm chủ kỹ báo cáo Excel có thêm hỗ trợ từ VBA, bạn thấy trở thành chuyên gia báo cáo Hãy tham gia để sớm đạt điều đó, bạn nhé! Kết thúc 61 ... thuật làm bảng liệu Trong thực tế khó để đảm bảo bảng liệu khơng có lỗi Lỗi đánh máy sai, Excel hiểu sai kiểu liệu, liệu bạn nhận từ người khác Do kỹ làm bảng liệu thiếu bạn làm việc Excel Kỹ... theo tiêu chuẩn 17 Bảng liệu tiêu chuẩn Khái niệm bảng liệu tiêu chuẩn Là dạng bảng liệu có cấu trúc phù hợp để quản lý, kiểm sốt liệu từ làm báo cáo cách dễ dàng Các yếu tố bảng liệu tiêu chuẩn:... dụng tốt Excel Nếu coi học Excel học ngoại ngữ (tiếng Anh) Hàm cấu trúc câu Biết nhiều cấu trúc câu bạn nói, viết dễ, không giỏi nhờ tập trung học cấu trúc câu Vậy phải học hàm nào? Hãy ý đối