Tài liệu Hướng dẫn tạo mục lục cho file PDF ppt

Biên soạn hướng dẫn: PHẠM ĐỨC HUY Tạo Mục lục và Bookmark trong trang pdf Biên soạn: Phạm Đức Huy 2 M M M u u u ï ï ï c c c l l l u u u ï ï ï c c c Trang Lời mở đầu 2 Tạo mục lục cho file pdf 4 Tạo bookmark cho file pdf 20 Tạo Mục lục và Bookmark trong trang pdf Biên soạn: Phạm Đức Huy 3 L L L ơ ơ ơ ø ø ø i i i m m m ơ ơ ơ û û û đ đ đ a a a à à à u u u Sau khi tạo được file dạng đuôi .pdf, quý vò có thắc mắc như thế này không?: Tại sao phần mục lục không hoạt động được giống như trong WORD, nghóa là nhấn chuột vào đó sẽ nảy đến phần tương ứng? hoặc Làm cách nào tạo ra các bookmark (dấu sách) ở cột bên trái màn hình? Vậy thì tài liệu này là dành cho quý vò rồi đấy! Cùng với những hình ảnh minh hoạ, tin chắc rằng những khúc mắc kia chỉ còn là… ‘chuyện nhỏ!” Nào chúng ta cùng bắt đầu đi… Tạo Mục lục và Bookmark trong trang pdf Biên soạn: Phạm Đức Huy 4 Phần I. TẠO MỤC LỤC CHO FILE PDF 1. Cài đặt các phần mềm cần thiết a) Cài phần mềm Adobe Acrobat hoặc Forxit Reader Vì file có đuôi .pdf là dạng tệp tin chỉ được được trên các phần mềm như Adobe Acrobat hoặc Foxit Reader nên trước tiên quý vò cần phải cài đặc một trong hai phần mềm này (tài liệu này hướng dẫn trên phần mềm Forxit Reader). Có thể cài bằng đóa, hoặc tải miễn phí tại các đòa chỉ sau: http://www.foxitsoftware.com/pdf/rd_intro.php http://www.download.com.vn/timkiem/Adobe+Acrobat+Reader/ind ex.aspx http://www.adobe.com Hình 1. Giao diện phần mềm Forxit Reader, một phần mềm đọc dạng file pdf và được đánh giá là khơng thua kém gì phần mềm Adobe Acrobat. Tạo Mục lục và Bookmark trong trang pdf Biên soạn: Phạm Đức Huy 5 b) Cài đặt các phần mềm chuyển sang file có dạng đuôi .pdf Để tạo ra được các file dạng đuôi .pdf thì phải có phần mềm chuyển đổi. Thường là từ WORD qua PDF. Các quý vò có thể sử dụng hai phần mềm sau: • CuteWriter: tải miễn phí về từ đòa chỉ: http://www.cutepdf.com/ hoặc http://www.download.com.vn/office+software/office/58 48_cutepdf_writer_2_7.aspx • DoPdf: tải miễn phí từ đòa chỉ: http://www.dopdf.com/ Sau khi tải về quý vò kích chuột vào biểu tượng của phần mềm để tiến hành cài đặt. Hình 2. Bạn hãy cứ nhấn vào nút Next để cài đặt cho đến khi kết thúc (Finish) nhé. CuteWriter.exe Dopdf.exe Tạo Mục lục và Bookmark trong trang pdf Biên soạn: Phạm Đức Huy 6 Cài đặt xong, tại mục Printer name (Tên máy in) ở cửa sổ Print trong phần mềm WORD sẽ xuất hiện máy in có tên của phần mềm. Máy in chính là để in phần tài liệu quý vò soạn trên WORD sang dạng file có đuôi .pdf. Hình 3. Máy in mang tên phần mềm chuyển sang file pdf xuất hiện trong hộp Printer Name của cửa sổ Print trong phần mềm WORD. 2. Cách chuyển file Word sang file pdf Để chuyển file sang dạng pdf (thực chất là in), quý vò cứ soạn thảo bình thường ở WORD. Tiếp đó, thực hiện thao tác in tài liệu ra. Trong hộp Printer Name (tên máy in), quý vò chọn máy in có tên của phần mềm chuyển file pdf và tiến hành in. Trước khi in chuyển, máy sẽ yêu cầu quý vò chọn nơi lưu file xuất ra cũng như đặt tên. Kết thúc nhấn Save. Sau đó nhấn tiếp OK. Tạo Mục lục và Bookmark trong trang pdf Biên soạn: Phạm Đức Huy 7 M M M o o o ä ä ä t t t s s s o o o á á á l l l ư ư ư u u u y y y ù ù ù • Khi đặt tên file để lưu không nên đặt tiếng Việt có cả dấu. Như vậy thì phần mềm sẽ không đọc được file xuất ra. • Nên chọn vò trí lưu phải ngay ngoài màn hình (destop) để đảm bảo an toàn khi mở file. Nếu lưu trên ổ đóa lại cất quá sâu trong các thư mục sẽ dẫn đến tình trạng phần mềm không thể mở được file (như hình dưới) hoặc sẽ báo sai đường dẫn (trong phần mềm Acrobat) Tình trạng trên không chỉ xảy ra với file pdf mà còn với cả các tệp nén (Winrar hoặc WinZip). Vì thế, khi không mở được các tệp này để mở file nén bên trong ra thì quý vò nhớ là phải copy phần này ra ngoài màn Tạo Mục lục và Bookmark trong trang pdf Biên soạn: Phạm Đức Huy 8 hình trước. • Trong file pdf xuất ra, khi mở xem trong phần mềm đọc chuyên dụng (Forxit hoặc Adobe) có thể sẽ xảy ra tình trạng bò ngược, tức là trang đầu của phần tài liệu soạn trong WORD trước đó thì ở trong file pdf sẽ bò đưa xuống cuối. Để khác phục tình trang này quý vò chọn chế độ xem đảo ngược lại, bằng cách: View/Reverse View. Sau khi đã có được một file pdf hoàn chỉnh và hoàn hảo rồi, chúng ta cùng tạo phần mục lục cho tài liệu nhé. Nào… 3. Tạo mục lục cho file pdf a) Một số điều không nên lầm tưởng Hầu hết những ai dùng phần mềm chuyển từ file word (file soạnt thảo) sang file pdf đều nghó rằng tất cả những phần được tạo kết nối (link) trong phần văn bản Word đều sẽ có tác dụng trong file pdf. Tuy nhiên, hoàn toàn không phải vậy, ít nhất rút từ kinh nghiệm của chính tô. Cũng vì có thế nên tôi mới tình cờ phát hiện ra cách tạo mục lục này để truyền đạt lại cho quý vò. Vì các phần liên kết đến nơi mong muốn mất tác dụng trong file pdf nên buộc chúng ta phải tạo liên kết ngay tại trang pdf ở cửa sổ phần mềm chuyên dụng, trong bài hướng dẫn này là phần mềm Forxit Reader như đã nói ở trên. b) Tạo liên kết cho các phần trong Mục lục Gọi là tạo Mục lục nhưng thực chất là tạo kết nối cho từng phần trong mục lục đến đích tương ứng. Cần phải nói ngay rằng kết quả tạo được khác so với kết quả của phần tạo Bookmark (dấu sách), quý vò khi để chuột vào một phần nào đó trong mục lục sẽ không thấy phần đó được gạch chân, giống như trong phần Tạo Mục lục và Bookmark trong trang pdf Biên soạn: Phạm Đức Huy 9 mềm Word hoặc trên trình duyệt Web thông thường. Tuy vậy, chúng ta có thể tạo ra các hiệu ứng cho phần liên kết này. Cách tạo như sau:  Bước 1: mở file pdf ra rồi tới trang chứa phần mục lục muốn tạo liên kết  Bước 2: vào thực đơn Tool/Advanced Editing Tools Hình 4. Thực đơn Tool và hai cơng cụ tạo kết nối cho vùng được chọn trên trang pdf. Trong thực đơn sổ dọc tiếp theo, ta quan tâm đến 2 lựa chọn là: • Rectangle Link Tool: công cụ chọn vùng tạo liên kết hình chữ nhật. Công dụng của nó giống như công cụ chọn hình kiểu thứ nhất trong phần mềm Paint, là để vẽ chọn phần bao quanh hình dạng chữ nhật hoặc vuông. Tạo Mục lục và Bookmark trong trang pdf Biên soạn: Phạm Đức Huy 10 • Quadrilateral Link Tool: công cụ chọn vùng tạo liên kết kiểu tự do hay tứ giác, đa giác.  Bước 3: kích chuột vào công cụ này (nên chọn công cụ thứ nhất) rồi vẽ một hình chữ nhật trùm lên câu đầu tiên trong phần mục lục trước (lưu ý: có thể chọn toàn bộ câu gồm cả phần tên phần và số trang hoặc chỉ phần tên) Hình 5. Dùng cơng cụ Rectangle Link Tool vẽ một hình chữ nhật bao quanh vùng cần chọn để tạo liên kết. Khi vẽ song thì cửa sổ Create Link sẽ hiện ra: Trong cửa sổ Hình 6. Hộp thoại Create Link hiện ra để bạn khai báo các thuộc tính cho việc liên kết. [...]... nữa) trước khi nhấn OK để kết thúc Phần tạo Mục lục cho file pdf xin kết thúc ở đây Biên soạn: Phạm Đức Huy 19 Tạo Mục lục và Bookmark trong trang pdf Phần II TẠO BOOKMARK (DẤU SÁCH) CHO FILE PDF 1 Giới thiệu cửa sổ Bookmarks Bookmark (dấu sách) thực chất cũng là một dạng mục lục nhỏ, tiện lợi cho người sử dụng, ngoài việc có thể biết được bố cục chính của tài liệu thì còn có thể dùng chuột kích vào... ra trước đó Thậm chí có thể thêm hành động cho việc tạo liên kết Biên soạn: Phạm Đức Huy 13 Tạo Mục lục và Bookmark trong trang pdf Hình 9 Th Actions Ở đây, hành động tôi tạo ra trước đó cho phần chọn tạo liên kết là tới một trang cần xem (trang số 2), vì thế trong hộp Selection Action (Lựa chọn hành động) hiện ra dòng chữ Go to a page view Các hành động đã tạo sẽ được liệt kê ở hộp Actions (Các hành... Huy 22 Tạo Mục lục và Bookmark trong trang pdf Bước 3 Tạo đích đến Nhấn phải chuột, một thực đơn xổ dọc hiện ra Trên đó quý vò chọn Set destination (Thiết đặt đích đến): Hình 15 Ch n Set Destination trong th c ơn x d c hi n ra t o ích n cho bookmark Bước 4 Xác nhận và hoàn thành Sau khi nhấn vào Set Destination, một hộp thoại hiện ra: Biên soạn: Phạm Đức Huy 23 Tạo Mục lục và Bookmark trong trang pdf. .. chỉnh sửa, thay đổi cho những hành động liên kết hoặc cho hình thức của phần tạo liên kết, quý vò nhớ nhấn vào nút Close trên cửa sổ Sau đó, quý vò lưu lại, nhấn vào nút hình đóa mềm Có thể tắt phần mềm đi rồi mở lại để dùng thử Biên soạn: Phạm Đức Huy 17 Tạo Mục lục và Bookmark trong trang pdf hoặc nhanh hơn, nhấn vào nút (fullscreen – xem toàn màn hình) trên cửa sổ Nếu quý vò muốn tạo cho phần liên kết... các nội dung trong thẻ này hoàn toàn giống với thẻ Actions trong cửa sổ Link Properties ở phần chỉnh sửa phần đã tạo liên kết cho mục lục (hình 9) Cách sử dụng, quý vò có thể xem lại ở mục 4 của phần I bên trên * Một số lưu ý: Biên soạn: Phạm Đức Huy 26 Tạo Mục lục và Bookmark trong trang pdf Sau khi kết thúc các phần hiệu chỉnh, quý vò nhớ nhấn nút Close ở cuối cửa sổ để hoàn tất Hoàn thành thay.. .Tạo Mục lục và Bookmark trong trang pdf này, quý vò chú ý đến các mục và lựa chọn sau: Appearance: thiết đặt phần hình thức ( mỹ quan) cho phần liên kết Trong đó: + Thickness: độ đậm, nhạt (hay dày, mỏng) của đường viền nét vẽ + Border Style: các kiểu đường viền + Highlight: tạo điểm nhấn + Color: màu của đường vẽ, của phần tạo điểm nhấn Destination: thiết đặt đích... a s Bookmarks Biên soạn: Phạm Đức Huy 20 Tạo Mục lục và Bookmark trong trang pdf Thông thường thì phần Bookmarks không hiện ra ngay trên cửa sổ màn hình Trước khi tạo được bookmark, quý vò dùng chuột nhấn vào biểu tượng trên thanh công cụ có hình như ở bên hoặc nhấn tổ hợp Hình 12 Nút l nh Bookmark phím Alt + 1 2 Cách tạo và hiệu chỉnh Bookmarks a) Tạo nhãn cho bookmark Sau khi mở được cửa sổ bookmark... Border Style và Highlight để tạo ra những kiểu điểm nhấn lạ mắt cho phần liên kết của mình Dưới đây là một số kiểu xin giới thiệu đến quý vò: Thickness Border Highlight Color Solid Inset Trắng (nét liền) (dạng nút) Kết quả Style 0 (tạo phần liên kết dạng nút, chỉ xuất hiện khi kích chuột) Biên soạn: Phạm Đức Huy 16 Tạo Mục lục và Bookmark trong trang pdf 3 Solid Inset Hồng (tạo phần liên kết dạng nút... mở lại file pdf đó rồi kích chuột vào phần quý vò vừa vẽ hình chữ nhật để chọn tạo liên kết Nếu quý vò thấy chuột thay đổi so với trước là hình một bàn tay chỉ ngón trỏ (biểu tượng quen thuộc khi gặp văn bản tạo liên kết) thì nghóa là quý vò đã thành công rồi đấy! Chúc mừng nhé! Công việc tạo mục lục chỉ có vậy thôi quý vò ạ! Tuy thủ công nhưng đơn giản phải không quý vò! 4 Chỉnh sửa phần đã tạo liên... phải đóng cửa sổ vào rồi mới thử trừ khi quý vò muốn lưu lại những thay đổi đó Vậy là, trên đây tôi đã giới thiệu với mọi người cách tạo mục lục và bookmark trong file pdf, một vấn đề mà nhiều người hiện đang quan tâm nhưng chưa biết làm sao tạo được Mong rằng bài hướng dẫn trên đây không quá khó hiểu, không phức tạp với qúy vò Chúc quý vò thành công! Phạm Đức Huy Biên soạn: Phạm Đức Huy 27 . Trang Lời mở đầu 2 Tạo mục lục cho file pdf 4 Tạo bookmark cho file pdf 20 Tạo Mục lục và Bookmark trong trang pdf Biên soạn: Phạm Đức Huy . khi đã có được một file pdf hoàn chỉnh và hoàn hảo rồi, chúng ta cùng tạo phần mục lục cho tài liệu nhé. Nào… 3. Tạo mục lục cho file pdf a) Một số điều