Bài giảng Kỹ năng quản lý thời gian CLC

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING VIỆN NGHIÊN CỨU KINH TẾ ỨNG DỤNG BỘ MÔN KỸ NĂNG MỀM KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN (Bậc đại học chương trình Chất lượng cao) Chủ biên: ThS Trần Hữu Trần Huy Thành viên biên soạn: ThS Lại Thế Luyện ThS Lê Nữ Diễm Hương ThS Nguyễn Võ Huệ Anh Thành phố Hồ Chí Minh – Năm 2021 Kỹ Quản lý thời gian MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: MỤC TIÊU Mục tiêu chương Xác định mục tiêu 2.1 Tại cần xác định mục tiêu? 2.2 Lập mục tiêu cho thân Mục tiêu Ước mơ 12 3.1 Khi khát vọng đủ lớn 14 3.2 Sự khác biệt ước mơ mục tiêu 16 Mục tiêu mơ hồ cho kết mơ hồ 17 4.1 S.M.A.R.T gì? 17 4.2 Giải thích 18 Thuyết Locke lập mục tiêu 23 Phân loại mục tiêu 27 6.1 Bạn có mục tiêu nhất? 27 6.2 Mục tiêu / Mục tiêu hỗ trợ / Mục tiêu nên có 27 6.3 Mục tiêu dài hạn / trung hạn / ngắn hạn 28 Các công cụ hỗ trợ lập mục tiêu 29 7.1 Sơ đồ tư (Mindmap) 29 7.2 Não công (Brainstorming) 31 Tóm tắt 33 CHƯƠNG 2: KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC 34 Mục tiêu chương 34 Khái niệm 34 Lập kế hoạch: 36 2.1 Tại phải lập kế hoạch 36 Làm để lập kế hoạch 41 3.1 Khái niệm 41 Kỹ Quản lý thời gian 3.2 Quy trình lập kế hoạch 41 3.3 Quy trình lập kế hoạch nghề nghiệp thân 43 Tổ chức công việc 47 4.1 Phương pháp tổ chức công việc 47 4.2 Tổ chức công việc phận 62 Công cụ hỗ trợ tổ chức cong việc 79 Tóm tắt 82 CHƯƠNG 3: KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN 83 Mục tiêu chương 83 Quản lý thời gian 84 Năm chữ A quản lý thời gian hiệu 90 2.1 Awareness: Nhận biết 92 2.2 Analyse: Phân tích 96 2.3 Assign: Lập trật tự ưu tiên 103 2.4 Attack: Kẻ cắp thời gian 106 2.5 Arrange: Lập kế hoạch 118 Tóm tắt 122 Phụ lục – tập & tình 123 Xác định mục tiêu 1: 123 Xác định mục tiêu 2: 123 Lập mục tiêu theo SMART: 124 Phân loại mục tiêu 125 Phân loại mục tiêu 127 Phân loại mục tiêu 128 Đánh giá thân 131 Mục tiêu nghề nghiệp 132 Những công việc yêu thích 132 10 Xác định mức độ phù hợp công việc với bạn 132 11 Kế hoạch cho công việc mơ ước 133 12 Trắc nghiệm: Những Điều Quan Tâm 133 13 Ảnh Hưởng Đối Với Thời Gian - Các Yếu Tố Khác 135 Kỹ Quản lý thời gian 14 Kiểm Soát Và Chủ Động 135 15 Quan Trọng Và Khẩn Trương 137 16 Kẻ Cắp Thời Gian Của Tôi 138 17 Sắp xếp bàn làm việc 139 18 Trắc nghiệm: Tơi có cầu tồn? 140 19 Loại trừ kẻ cắp thời gian 141 20 Tình huống: Một ngày làm việc giám đốc huy 142 Phụ lục – Bài đọc thêm 150 Làm để có khát vọng lớn? 150 Tám lỗi thường gặp lập kế hoạch kinh doanh 153 “5W” “1H” tổ chức kiện 156 Tài liệu tham khảo 160 Kỹ Quản lý thời gian LỜI MỞ ĐẦU Các bạn thân mến! Trong năm gần đây, thực trạng vấn đề tuyển dụng đa số doanh nghiệp cho thấy hầu hết sinh viên trường có tỉ lệ thành cơng xin việc thấp Bên cạnh vấn đề kiến thức chuyên ngành số thiếu thốn định, lý quan trọng phải kể đến việc thiếu kỹ mềm cần thiết để hòa nhập thành công công việc bạn Đáp ứng nhu cầu lớn lao đó, Bộ mơn Kỹ mềm đời nhằm mục tiêu trang bị cho bạn đầy đủ số kỹ mềm tối cần thiết từ bạn cịn mơi trường sinh viên, nhằm giúp cho bạn có nhiều lợi cạnh tranh trình học tập làm sau Trên tay bạn tài liệu “Kỹ Tổ chức công việc Quản lý thời gian”, đúc kết, biên soạn từ kiến thức quản lý đại với kinh nghiệm tác giả qua nhiều năm công tác giảng dạy nhiều môi trường khác Qua tài liệu này, nhóm biên soạn mong muốn chia sẻ với bạn sinh viên kinh nghiệm mình, kiến thức đúc kết, giúp khơi gợi hồi bão, khát vọng bạn bạn người biến hoài bão, ước mơ thành thực tương lai Khơng dừng lại đó, đọc thực hành theo tài liệu bạn lĩnh hội kỹ năng, cách tự xác định cho mục tiêu quan trọng cho đời Bạn tự xây dựng cho kế hoạch để tổ chức triển khai công việc bạn quản lý thời gian ngày để đạt hiệu cao Với mục tiêu này, nội dung tài liệu “Kỹ Tổ chức công việc Quản lý thời gian” tổ chức thành phần nội dung lớn sau: - Chương 1: Mục tiêu – Nội dung chương giúp bạn nhận biết tầm quan trọng mục tiêu với thân Bạn hiểu rõ mục tiêu quan trọng bạn biết cách để lập mục tiêu cách hiệu Kỹ Quản lý thời gian - Chương 2: Tổ chức công việc – Khi bạn có mục tiêu mà bạn khao khát đạt Việc cần phải làm tìm cách để đạt mục tiêu định Lập kế hoạch, tổ chức công việc hoạt động bạn cần thực hiện, giúp bạn giữ mục tiêu tầm ngắm Hơn hoạt động cịn giúp bạn biết ngày gần mục tiêu mong muốn nào, giúp bạn nhận biết lúc nhãng việc khơng có nhiều ý nghĩa với thân để quay trở lại tiếp tục thực mục tiêu - Chương 3: Quản lý thời gian – Bạn có mục tiêu mong muốn đạt xây dựng kế hoạch, tổ chức cơng việc cho để đạt mục tiêu Một vấn đề khác phát sinh q trình bạn thực cơng việc Làm để bạn khai thác tốt thời gian Nội dung chương hướng dẫn bạn cách thức bạn phân tích, đánh giá cách bạn sử dụng thời gian hiệu làm để thay đổi, quản lý thời gian sử dụng thời gian cách hiệu để nhanh chóng đạt mục tiêu - Chương 4: Phụ lục – Trong phần bạn có làm để bạn luyện tập, rèn luyện thành tạo kỹ lập mục tiêu, tổ chức công việc quản lý thời gian Nhóm biên soạn mong muốn nhận chia sẻ, đóng góp ý kiến bạn để tài liệu ngày hoàn thiện hơn, đáp ứng tốt nhu cầu hoàn thiện kỹ tổ chức công việc quản lý thời gian bạn lần cập nhật sau Thư từ góp ý xin gửi Bộ mơn Kỹ mềm - Viện Nghiên cứu Kinh tế ứng dụng Chúc bạn thành cơng! Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 02 năm 2020 Nhóm biên soạn tài liệu Kỹ Quản lý thời gian CHƯƠNG 1: MỤC TIÊU Mục tiêu chương Chúng bạn, có ước mơ Nhưng sống giới thực tại, bạn không muốn suốt đời sống mơ mộng mà không đạt điều có ý nghĩa sống phải không Chương giới thiệu cho bạn ý nghĩa mục tiêu ước mơ với sống bạn Khi bạn đọc, bước thực hành theo nội dung này, bạn biết cách lập mục tiêu quan trọng cho đời xây dựng mục tiêu nhỏ hơn, ngắn hạn để giúp bạn hướng đến mục tiêu to lớn Xác định mục tiêu 2.1 Tại cần xác định mục tiêu? Bạn thấy làm việc, học tập chăm chỉ, cực khổ dường có cảm giác khơng thấy chúng có giá trị hay khơng? Bạn ngẫm nghĩ điều hẳn bạn quan tâm, muốn biết lại có cảm giác làm để không lặp lại chúng Một lý lớn bạn khơng dành nhiều thời gian để suy nghĩ điều bạn muốn sống mình, bạn chưa đặt cho mục tiêu Chính điều dẫn đến bạn giống thuyền trôi vô định biển Bạn tiêu tốn thời gian nguồn lực q giá cho việc khơng mang lại nhiều giá trị cho thân Ví dụ: Ta thử xem ví dụ sau bạn suy nghĩ câu trả lời lý lựa chọn nhé: Kỹ Quản lý thời gian Bạn học mơn học khó với bạn ngày mai bạn phải thi môn Trong lúc bạn cố gắng tập trung để học chng điện thoại reng lên, người u bạn gọi Người yêu bạn rủ xem phim mà bạn thích mong chờ phim từ lâu Bạn làm trường hợp này? Bạn từ chối phim thích để học hay định xem phim? Khi đưa câu trả lời cho ví dụ bạn ý lý đưa để hỗ trợ cho định Với ví dụ này, bạn chọn không xem phim ngồi học tiếp, khơng Nhưng bạn có câu trả lời đáp án hay khơng? Thậm chí khơng câu trả lời bạn cả? Bạn có thấy bất ngờ với điều hay không? Trên ví dụ đơn giản mà bạn thường xuyên gặp sống mình, định bạn phụ thuộc vào mục tiêu mà bạn đặt cho Chúng ta thử lý giải ví dụ Ta bắt đầu lựa chọn học tiếp không xem phim Tại bạn lại chọn vậy? Đó mơn học khó bạn cần nhiều thời gian học, bạn bị thi rớt không học bài, bạn muốn điểm cao, … Đây lý bạn thường thấy sử dụng đưa định lựa chọn cho hành động Nhưng thực tế bạn chưa thực có câu trả lời cho mà bạn trả lời theo thói quen, thông lệ bạn cảm thấy “bứt rứt” với lựa chọn Bạn thấy khó tập trung “học bài” thường suy nghĩ lựa chọn lại “đi xem phim” dẫn đến việc “học bài” bạn không hiệu Giả sử ngày mai bạn thi đạt điểm không mong đợi, bạn rút kết luận “nếu biết xem phim cần phải khổ sở đến thế” Cứ vậy, bạn thấy bạn bị bối rối định có hay khơng, sau bạn định thay đổi lựa chọn theo hướng “nng chiều” thân hơn, khơng có định hướng thống kết bạn cảm thấy bạn Kỹ Quản lý thời gian khơng đạt Nếu bạn rơi vào trường hợp bạn thấy cho dù bạn chọn câu trả lời câu trả lời sai Tại lại vậy? Lý đơn giản, cốt yếu mục tiêu bạn gì? Khi bạn gắn kết câu trả lời ví dụ với mục tiêu bạn bạn thấy bạn dễ dàng định cho Như vậy, mục tiêu bạn “học giỏi” bạn thấy bạn dễ dàng chọn “học khơng xem phim”, cịn mục tiêu bạn “mối quan hệ tốt với người yêu” bạn thấy chọn “đi xem phim” Qua ví dụ ta thấy đặt mục tiêu cho mình, bạn nghĩ tương lai lý tưởng cho mình, mục tiêu giúp bạn biết muốn trở thành người sống Một bạn biết xác muốn đạt điều gì, bạn biết cần tập trung nỗ lực vào việc phát điều làm bạn nhãng, tập trung Với mục tiêu xác định rõ ràng, bạn đo lường tự hào thành mình, bạn thấy thay đổi, tiến triển thân trở nên tự tin đạt mục tiêu định 2.2 Lập mục tiêu cho thân Bây bạn biết mục tiêu quan trọng với thân không Bạn tạm ngưng suy nghĩ mục tiêu cho thân sống Bạn muốn đạt điều sống? Bạn muốn trở thành người nào? Bài tập: Bạn suy nghĩ ghi mục tiêu bạn mong muốn đạt sống Chắc hẳn việc khơng q khó khăn với bạn phải không Bạn hẳn mơ ước tương lai mình, thân tương lai (xem thêm Mục Kỹ Quản lý thời gian tiêu Ước mơ) Việc đặt mục tiêu cho thân sống giống bạn vẽ tranh toàn cảnh việc bạn muốn đạt điều sống mình, 5, 10 năm tới Tiếp theo, bạn cần chia nhỏ mục tiêu lớn thành mục tiêu nhỏ mà bạn phải đạt toàn giai đoạn để hướng bạn đến mục tiêu quan trọng 2.2.1 Lập mục tiêu cho sống Bước bạn lập mục tiêu cho thân việc bạn suy nghĩ, cân nhắc bạn muốn đạt sống, khoảng thời gian xác định tương lai Mục tiêu sống thường lập “tơi muốn trở thành người giàu có”, “tơi muốn trở thành người xã hội kính trọng”, bạn thường ghi mục tiêu cho Một mục tiêu cho sống thực cho bạn thấy tranh toàn cảnh thân tương lai, bao hàm tất bạn muốn hay chưa? Bạn thấy thực bạn muốn đạt nhiều thứ vậy, chắn bạn thấy có nhiều mục tiêu mâu thuẫn đặt Mục tiêu cho sống bạn cần bao hàm khía cạnh sống bạn định hình cho định bạn Để nhìn nhận tổng qt người mà bạn muốn trở thành tương lai, bạn xác định khía cạnh phân chia mong muốn bạn thành nhóm sau, ý mục tiêu nhóm cần phải hỗ trợ nhau: - Học tập: Bạn muốn đạt cấp gì? Bạn muốn lĩnh hội kiến thức nào? Bạn muốn có kỹ nào? - Nghề nghiệp: Bạn muốn đạt chức vụ nghề nghiệp nào? Bạn muốn điều với nghề nghiệp mình? - Tài chính: Bạn muốn nhận tiền? Bạn muốn nhận nào? - Gia đình: Bạn muốn có gia đình nào? Bạn muốn thành viên gia đình nhìn nhận bạn nào? Kỹ Quản lý thời gian với kỹ sư phòng phương pháp mà anh đánh giá có triển vọng muốn động viên Huy đề cập với anh việc điều chỉnh đường dẫn nước phân xưởng Ngồi ra, Huy cịn gặp người phụ trách phận giao hàng hỏi ông khó khăn gặp phải Sau cùng, anh cịn gặp nghe ơng đại diện cơng đồn than phiền cơng nhân khơng hài lịng cách mà quản đốc giải vấn đề thay người Do cách trình bày vị đại diện cơng đồn đầy ý trích, Huy chuyển ơng ta đến làm việc với Trưởng phịng nhân Quay phịng làm việc mình, Huy có họp hàng tuần với cán chủ chốt nhà máy Anh tóm lược kết làm việc với Ban Giám đốc ngành thuốc nhuộm vào thứ sáu tuần trước trụ sở công ty Huy nhấn mạnh mục tiêu lợi nhuận cần đạt ngành, nhà máy BÌNH HỊA Sau đó, anh trả lời câu hỏi thắc mắc Trưởng phịng thí nghiệm Một câu hỏi Trưởng phận bảo trì kế dẫn đến thảo luận cần thiết áp dụng hệ thống Phiếu đăng ký sửa chữa Đúng lúc cô thư ký bước vào đưa công văn báo có điện thoại Giám đốc ngành Huy chấm dứt họp cách đề nghị Trưởng phòng sản xuất lập nhóm làm việc bao gồm hai phận sản xuất bảo trì Giám đốc ngành thủ trưởng Huy Ông báo cho anh biết tới có đợt làm việc với nhóm kiểm tốn công ty cử xuống họ bàn luận cách trình bày kết đạt nhà máy BÌNH HỊA Cùng lúc, họ thảo luận chiến lược phát triển công ty sau cùng, họ thống gặp vào cuối tuần để chuẩn bị đón đồn kiểm tốn Cuộc hẹn khơng thuận tiện cho Huy buộc anh phải xuống trung tâm thành phố hai lần tuần này, ông Giám đốc ngành không ngày khác Sau nói chuyện với cấp xong, Huy gọi thư ký vào để nhờ dời lại hẹn trùng Anh nhìn lướt qua xấp thư từ cơng văn nhận thấy khơng có khẩn cấp 146 Kỹ Quản lý thời gian Và anh ăn trưa với ơng Trưởng phịng nhân Hai người thảo luận khơng khí làm việc nhà máy ảnh hưởng xảy từ việc tổ chức lại phân xưởng thực tới Sau ăn trưa về, Huy hướng dẫn cô thư ký trả lời số thư nhận ban sáng thận cú điện thoại từ Trưởng phịng kinh doanh Ơng đề nghị anh cho phép giao hàng sớm để có thời gian thực hợp đồng khác quan trọng Điều khiến Huy phải gọi Trưởng phòng sản xuất lên gặp để thay đổi kế hoạch sản xuất Sau đó, anh lợi dụng chút thời gian rỗi để sang gặp phòng phương pháp Anh trưởng phịng trình bày số trục trặc với người nhận gia cơng, khó khăn từ việc tái lập chế gọi thầu từ tháng Cuộc họp ban sáng kết thúc sớm làm Trưởng phòng phương pháp không kịp báo cáo vấn đề Cuộc trao đổi kéo dài gần cho phép Huy giải số vấn đề quan trọng, giữ mối quan hệ trực tiếp với Trưởng phòng phương pháp người lâu Huy khơng gặp Anh Trưởng phịng lợi dụng hội để trình bày nguyện vọng thăng tiến cá nhân vòng 45 phút Huy cố gắng nghe khơng nói nhiều anh Trưởng phịng đạt đến chức vụ cao qui trình thăng tiến cơng ty Dù sao, việc Huy lắng nghe nguyện vọng cá nhân cộng chứng tỏ anh quan tâm đến họ Sau anh Trưởng phịng phương pháp lại hài lịng nói chuyện này, dù Huy không muốn hứa hẹn điều với anh Huy trở phịng làm việc Anh có thời gian riêng dùng để đọc nghiên cứu thị trường thuốc nhuộm nước vùng ASEAN chiến lược công ty vịng năm năm tới Anh có số ý kiến kết luận nghiên cứu định gửi đến cho Ơng Giám đốc ngành, thư ký anh Huy dời việc lại vào ngày hơm sau Đồng hồ 18g30, tồn nhân viên hành chánh từ 17g Huy nghĩ đến việc nghiên cứu kế hoạch thực cải tổ phân xưởng Nhưng trời tối anh cảm thấy mệt Thế Huy định nhà không trễ hôm Anh 147 Kỹ Quản lý thời gian xếp vào cặp hai hồ sơ mà anh chưa có thời gian đọc hướng chỗ để xe Trên đường đi, Huy gặp quản đốc than phiền đoạn sửa chữa đường dẫn đến nhà máy Trên đường về, vừa ý lái xe, Huy vừa suy nghĩ ngày làm việc vừa xong “Tôi làm việc có ích”, anh tự nhủ, “nhưng thật khó suy nghĩ cặn kẽ nhìn tồn cảnh vấn đề chức vụ này” Câu hỏi Anh (Chị) có ý kiến việc sử dụng thời gian Giám Đốc Huy ngày làm việc mô tả đây? Anh (Chị) phân tích cơng việc Giám Đốc Huy ngày làm việc mô tả theo mẫu sau? Để thuận tiện cho việc điền vào khung, quy định sau: Về mức độ “Quan Trọng” bạn theo cách chia làm thành hai cấp: nhiều Về mức độ “Khẩn Trương” bạn theo cách chia làm thành hai cấp: nhiều Về mức độ “Kiểm soát” bạn theo cách sau: 0: khơng kiểm sốt cơng việc 1: kiểm sốt phần cơng việc 2: kiểm sốt hồn tồn công việc Về mức độ “Chủ động” bạn theo cách sau: 0: bị động hồn tồn cơng việc 1: linh động phần công việc 2: chủ động hồn tồn cơng việc 148 Kỹ Quản lý thời gian Công Quan Khẩn Chủ Kiểm Ủy Các hành Ưu Khi việc trọng trương động soát quyền động phải tiên tiến hành Công Quan Khẩn Chủ Kiểm Ủy Các hành Ưu Khi việc trọng trương động soát quyền động phải tiên tiến hành 149 Kỹ Quản lý thời gian Phụ lục – Bài đọc thêm Làm để có khát vọng lớn? Khát vọng lớn cá nhân nhóm lửa nhỏ, khơng đi, cộng hưởng thăng hoa để làm cho Tổ quốc Việt Nam hùng mạnh, phồn vinh Để có khát vọng lớn, rõ ràng mạch lạc khơng q khó Tuy nhiên khơng nhiều người có điều Hơn nữa, có khát vọng đủ lớn để khởi nghiệp người ta lại gặp khó khăn q trình trì khát vọng Hơm nay, tơi xin chia sẻ năm yếu tố cần đặc biệt lưu tâm để có khát vọng lớn: Thứ nhất, Khát vọng lớn phải xây dựng tinh thần độc lập chủ động cao niên Khổng Tử có nói “tam thập nhi lập”, vào lứa tuổi 30 phải tự lập Nhìn giới, thời gian để cá nhân thành công đạt đến đỉnh vinh quang khơng cịn tuổi 40 hay 50 trước nữa, có q nhiều hình mẫu đạt thành công trước tuổi 30, ổn định nghiệp đạt trước tuổi 25 Mỗi bạn trẻ tự vấn thân có ý thức được, có dám thành cơng trước tuổi 25, thành đạt vào tuổi 30? Ai bỏ lỡ tuổi xuân, “ăn bám”, chưa tự lập được? Phải biết trân trọng thời gian tự đặt yêu cầu cao cho thân mình: 150 Kỹ Quản lý thời gian phải độc lập chủ động Điều tạo nên khí phách trí tuệ, thiếu giúp đỡ, hỗ trợ trở nên vơ nghĩa lãng phí Thứ hai, khát vọng lớn phải thực tiễn thiết thực, phải hướng đến việc tạo giá trị lớn lao bền vững Thành công nên hướng đến thành công kinh tế từ sức mạnh kinh tế mà chuyển hóa thành sức mạnh khác (giá trị văn hóa, giá trị mơi trường…) Thanh niên phải có cho tinh thần doanh nhân, điều mà văn hóa Việt Nam xưa thiếu yếu; tinh thần doanh nhân phải đặt tầm nhìn kinh tế – kinh tế xanh, kinh tế tri thức, kinh tế sáng tạo; phải ưu tiên cho phương pháp quyền lực mềm quyền lực thông minh Thứ ba, khát vọng lớn đặt ý thức cao độ quyền lợi trách nhiệm niên với Tổ quốc Việt Nam Mọi di sản cha ông để lại từ tinh thần đến vật chất, văn hóa hay lãnh thổ, phải bảo vệ giá, đồng thời phải mở biên, phục hưng, làm thăng hoa di sản lên cách tối đa Cộng đồng kinh tế ASEAN trở thành thực vào năm 2015 tới đây, 25 triệu niên Việt Nam không thuộc cộng đồng 90 triệu dân nước ta mà thuộc cộng đồng chung 600 triệu công dân ASEAN Chúng ta chuẩn bị tâm cho mái nhà chung ASEAN gần kề? Thứ tư, khát vọng lớn phải nuôi dưỡng niềm đam mê lớn Đam mê điều kiện cần cho sáng tạo, mà sáng tạo lại điều kiện cần cho thành công Phải biết sử dụng niềm đam mê cho mục tiêu lớn lao nhiều ý nghĩa Thứ năm, khát vọng lớn xác lập ý chí kiên định, tính kỷ luật cao độ lịng cảm mạnh mẽ Có nhiều thử thách chờ đợi niên chặng đường thực hóa hồi bão Thanh niên Việt Nam cần có cho tinh thần chiến binh thường trực, sẵn sàng chiến đấu chấp nhận hy sinh Tinh thần bên tạo đồn kết, tạo hiệu làm việc nhóm, cho tổ chức; bên ngồi tạo nể sợ cho đối thủ Hãy dùng tinh thần chiến binh vào chiến kinh tế, vào việc tạo quyền lực Việt Nam phục vụ hịa bình thịnh vượng khu vực giới 151 Kỹ Quản lý thời gian Thế hệ trẻ – Những chủ nhân tương lai đất nước, người tiên phong khát vọng cần thể rõ vai trị mình, ý thức sâu sắc sứ mệnh Giới trẻ có nhiều mạnh đặc biệt: dám dấn thân, sáng tạo nhiệt huyết nhiên hay bị vướng phải cám dỗ đời thường Tuy nhiên hàng nghàn năm kịch sử minh chứng hùng hồn cho phẩm chất trí tuệ người Việt Hãy ln giữ cho khát vọng lớn tinh thần khởi nghiệp tốt để Việt Nam sớm hùng mạnh phồn thịnh (Theo Trungnguyen) 152 Kỹ Quản lý thời gian Tám lỗi thường gặp lập kế hoạch kinh doanh Lỗi thứ nhất: Lần lữa, lâu dài việc lập kế hoạch kinh doanh Đây lỗi nhiều người làm bạn không nên chờ đợi bạn bắt buộc cần phải có kế hoạch kinh doanh Rất nhiều doanh nghiệp lập kế hoạch kinh doanh bị ngân hàng nhà đầu tư thúc ép vấn đề Bạn đừng chờ đợi thời gian rảnh lập kế hoạch kinh doanh Ai than thở rằng: "Khơng có thời gian rảnh để lập kế hoạch kinh doanh" Trên thực tế, công việc nhiều, bận rộn, cần tâm cho việc lên kế hoạch Một kế hoạch kinh doanh giúp công việc bạn tiến hành cách dễ dàng, không bị chồng chéo lên nhau, bạn hồn tồn chủ động thời gian bạn cần phải giải nhiều công việc đồng thời Lỗi thứ hai: Lạm dụng ý tưởng Bạn không bán ý tưởng, nhà đầu tư rót tiền cho kế hoạch khả thi đưa lại lợi ích cho họ Vậy nên bạn coi kế hoạch cách để trình bày thơng tin cần thiết khơng nên lạm dụng Ý tưởng khơng nên đặt vào vị trí cao Một người kinh doanh khơng cần phải có ý tưởng đặc biệt bắt đầu, điều cần thiết thời gian,sự kiên trì, tiền, kinh nghiệm Số doanh nghiệp thành công mà dựa ý tưởng So với ý tưởng có, bạn bán ý tưởng mới, nhà đầu tư không hiểu hết họ khơng chắn ý tưởng thành công hay thất bại Lỗi thứ ba: tiền vận hành không hợp lý Lợi nhuận điều kế hoạch kinh doanh chịu ảnh hưởng dòng tiền Mọi người ý tới lợi nhuận quan tâm tới vận hành dòng tiền kinh doanh Công thức kinh doanh mà học là: doanh số - (giá thành + chi phí) = lợi nhuận 153 Kỹ Quản lý thời gian Trên thực tế, suy nghĩ khơng hồn tồn sử dụng lợi nhuận kinh doanh, thứ mà dùng tiền mặt Vậy nên cần hiểu rõ cách vận hành dòng tiền Hãy kèm bảng dòng tiền vào kế hoạch kinh doanh bạn Lỗi thứ tư: kế hoạch kinh doanh lập cách dập khn máy móc Bạn khơng cần q nhiều sáng tạo việc lập kế hoạch kinh doanh, bạn cần điều chỉnh cho phù hợp với mục đích kinh doanh thực tế Kế hoạch kinh doanh mang ý nghĩa rộng, bao gồm: kế hoạch hành động chi tiết,mục tiêu, kế hoạch tài chính, kế hoạch marketing kế hoạch người Lỗi thứ 5: Sợ phải làm kế hoạch kinh doanh: Lập kế hoạch kinh doanh không phức tạp bạn nghĩ Công việc khơng khó viết tiểu thuyết tác phẩm mang tính triết lý thật cao Trong sách, mạng có nhiều mẫu để bạn tham khảo, thêm vào bạn nên sử dụng mẫu có sẵn phần mềm chuyên nghiệp hay xin ý kiến chun gia, có điều kiện nên tham gia lớp học ngắn hạn kinh doanh Lỗi thứ 6: Lập kế hoạch kinh doanh phát triển theo kiểu đột phát Bạn khơng có khả ứng phó, đối mặt với vấn đề xảy dự liệu bạn phát triển ý tưởng theo kế hoạch kinh doanh nhu Khi bạn thất bại, bạn niềm tin để tiếp tục công việc Lỗi thứ 7: Các mục tiêu khơng cu thể, chặt chẽ rõ ràng Người đọc cảm thấy bạn thổi phồng mức kế hoạch bạn dùng từ ngữ hoa mỹ, hào nhoáng Bạn nên nhớ mục tiêu kế hoạch kinh doanh kết cơng việc, bạn người đề ra, theo dõi q trình thực cơng việc Cung cấp số, thời gian cụ thể, trách nhiệm quản lý, ngân sách mốc để hồn thành việc làm thơng minh thuyết phục Một kế hoạch kinh 154 Kỹ Quản lý thời gian doanh có trình bày cách thuyết phục vơ nghĩa không mang lại kết khả quan Lỗi thứ 8: Đặt ưu tiên cho nhiều việc Một chiến lược cần có tập trung, qn Vì vậy, bạn nên có danh sách ưu tiên có từ 3-4 mục Khi danh sách có tới 20 mục ưu tiên, khơng cịn gọi kế hoạch kinh doanh chiến lược thiếu tính tập trung Những kế hoạch thiếu tính hiệu 155 Kỹ Quản lý thời gian “5W” “1H” tổ chức kiện “Nguyên tắc “5H” “1H” áp dụng Event, theo sát nguyên tắc lên kế hoạch cho kiện WHY: Tại sao? WHY đề cập đến mục đích tổ chức kiện? Hãy để bắt nguồn từ bạn muốn từ kiện Ví dụ: Bạn muốn tổ chức kiện để nâng cao hình ảnh thương hiệu cơng ty, để tăng doanh thu công ty, quảng bá sản phẩm/dịch vụ để thúc đẩy chương trình cộng đồng v v… Xác định mục tiêu kiện bắt đầu lập kế hoạch kiện rất quan trọng cung cấp cho bạn hướng mà bạn nên tiếp tục để hoàn thành mục tiêu bạn Tổ chức kiện mà khơng có mục tiêu rõ ràng lãng phí lớn thời gian nguồn lực WHAT: Cái gì? Có nghĩa bạn làm kiện mình, bao gồm: Tên kiện: Tên kiện gì? Ví dụ “Lễ hội hoa Đà lạt” Thực đơn cho thức ăn đồ uống: Danh sách mặt hàng thực phẩm đồ uống bạn phục vụ kiện để khách hàng đối tượng mục tiêu Hãy luôn tham khảo ý kiến phía cung cấp (như nhà hàng, khách sạn, trung tâm hội nghị nơi đặt tiệc) định chọn menu cho thức ăn đồ uống, họ người biết rõ vấn đề bạn, ví dụ rượu vang phục vụ cho phù hợp (vang trắng ăn với thịt đỏ vang đỏ dùng với hải sản) họ qua khóa đào tạo Hãy nhớ thực đơn nên theo chủ đề kiện sở thích tơn giáo khách hàng định chọn Nếu đa số khách mời bạn người ăn chay, nên phục vụ nhiều chay bữa tiệc kiện Tương tự vậy, đa số khách hàng bạn người có ý thức sức khỏe (như bác sĩ, chuyên gia dinh dưỡng) nên có số mặt hàng 156 Kỹ Quản lý thời gian thực phẩm calo thực đơn mà bạn chọn, nạn không muốn họ nhà với dày trống rỗng Cũng nên lưu ý điều kiện khí hậu Tránh phục vụ đồ ăn thức uống trái mùa Như phục vụ kem / đồ uống lạnh vào mùa đơng, thực phẩm làm nóng (như thức ăn cay) mùa hè Thông tin kiện: Tất thơng tin kiện? Ví dụ “Sự kiện hội nghị khách hàng tiêu biểu Vietcombank” Thông tin khách mời: Ai khách mời chính? Danh sách khách mời bao gồm tổ chức, nhà tài trợ, đối tác, khách hàng đặc biệt người phương tiện truyền thông Chủ đề kiện (Theme): Một kiện dựa chủ đề cụ thể như: Đất, đại dương, đỏ, trắng,… Chủ đề dựa kiện nói chung đám cưới Như chọn chủ đề hoa cho đám cưới chẳng hạn Trong kiện có chủ đề, tất thứ từ ăn mặc, trang trí, trị chơi, âm nhạc, q tặng, thực phẩm đồ uống dựa chủ đề cụ thể Các nhà cung cấp dịch vụ: Ai nhà cung cấp dịch vụ? Bất kì kiện cần nhà cung cấp trang thiết bị nhân như: Âm ánh sáng, thiết bị nghe nhìn, hoa tươi, quà tặng, quay phim, nhiếp ảnh, nghệ sĩ, biểu diễn, trang trí,… Quy định khách mời: Đây quy định vị khách cách ăn mặc kiến thức sản phẩm công ty mà họ tham gia kiện Vào cửa: Xác định hình thức vào cửa Có thể bán vé, vào cửa tự gửi thư mời – tùy loại hình tính chất Event Quà tặng: Hãy xác định bạn tặng quà cho khách tặng họ nào: họ vào cửa, họ chiến thắng trò chơi họ rời bữa tiệc 157 Kỹ Quản lý thời gian Chiến dịch truyền thông quảng cáo: Làm để truyền thông đến các nhà tài trợ, đối tác kiện khách hàng trước, kiện sau kiện cách tốt Bạn xem thêm Để quảng bá trước kiện hiệu Lịch trình: Các hoạt động xảy kiện: thời gian, nội dung cụ thể… Ngân sách: Để xác định ngân sách cho kiện bạn, tìm hiểu chi phí cho sản xuất, thuê mướn, nhân sự, ý tưởng marketing, PR cho kiện Để xác định chi phí sản xuất, tạo danh sách (checklist) dịch vụ hậu cần sử dụng kiện sau tổng hợp chi phí th, sản xuất Bạn xác định chi phí marketing sở chi phí quảng cáo trước kiện tương tự Nếu lần làm, hỏi kinh nghiệm người làm trước nhờ đơn vị chuyên nghiệp việc thực chiến dịch quảng cáo (đối với kiện có quy mơ lớn) Dựa phí sản xuất chi phí marketing, xác định chi phí quản lý (tức chi phí để điều hành kinh doanh) chi phí quản lý bao gồm lệ phí tiền lương nhân viên Thường phí quản lý tính vào khoảng từ 10% – 15% tùy tính chất kiện quy định công ty Là người làm kiện, bạn phải có khả tận dụng hạng mục sản xuất, tiếp thị chi phí vận hành bạn phải có khả tạo lợi nhuận đáng kể Quản lý kiện quản lý ngân sách trước, sau kiện tốn khó khăn địi hỏi giúp đỡ từ chuyên gia có kinh nghiệm Tốt để việc cho kế toán cấp bạn chưa đủ kinh nghiệm Hãy nắm nguyên tắc “5W 1H” để tránh thiếu sót lên kế hoạch cho event WHEN: Khi nào? Khi tổ chức kiện (ngày thời gian)? Hãy lưu ý điều sau lựa chọn ngày thời gian cho kiện: 1) Chọn ngày thời gian theo mục tiêu tiện lợi có khán giả Ví dụ như: khơng tổ chức kiện ngày làm việc, thời gian diễn lễ hội khác Thời gian tốt để tổ chức kiện ngày cuối tuần thứ bảy chủ nhật 158 Kỹ Quản lý thời gian 2) Hãy chắn thời gian kiện bạn diễn không thời điểm với kiện lớn quan trọng Ví dụ: khơng phải ý hay bạn tổ chức buổi rockshow thời điểm với rockshow miễn phí Honda (cùng tuần chẳng hạn), tất nhiên khán giả tham gia rockshow miễn phí mua vé để xem show (có vẻ như) nhỏ 3) Lưu ý thời tiết khí khậu Thật thảm họa tổ chức kiện trời vào ngày thời tiết có bão mưa lớn dự kiến Ở đây, bạn nhờ vào kinh nghiệm bạn bạn quen thuộc với điều kiện khí hậu khu vực nơi bạn dự định tổ chức kiện thơng qua chương trình dự báo thời tiết Hãy tìm hiểu thời tiết vào ngày diễn kiện bạn có phương án dự phịng phù hợp WHERE: Ở đâu? Nơi mà bạn tổ chức kiện (tức địa điểm)? Có thể tham khảo thêm “Các loại hình địa điểm event” WHO: Ai? Bạn tổ chức kiện cho ai, nhà tài trợ bạn, đối tác, khách hàng đối tượng mục tiêu? Có đối tượng mục tiêu mà bạn mong đợi để tham gia vào kiện bạn nghĩ họ tham gia? Điều làm sở để bạn vận động tài trợ nhà tài trợ muốn biết có phần trăm người tham dự kiện khách hàng mục tiêu họ HOW: Như nào? Sự kiện tiến hành nào, điều phụ thuộc vào tính chất kiện (chương trình ca nhạc, hội nghị khách hàng, lễ mắt, khai trương,…), yêu cầu khách hàng, ý tưởng người lên kế hoạch Khơng có quy chuẩn chung cho việc 159 Kỹ Quản lý thời gian Tài liệu tham khảo Stephen P Robbins, Mary Coulter, Management, Tenth edition, New Jersey, Pearson, 2009 Wallace D Wattles, The science of getting rich, Tucson, Ariz, Iceni Books, 2002 Lawrence J Gitman, Carl McDaniel The future of business, 6th edition, Mason, Ohio, Thomson/South-Western, 2005 Richard Templar, Những quy tắc công việc: Những dẫn cụ thể để mang lại thành công cá nhân; Trung Kiên dịch ; Hồng Duyên hiệu đính, Hà Nội, NXB Tri thức, 2008 David Nive Bí người thành công, Nguyễn Văn Phước tổng hợp biên dịch, TP Hồ Chí Minh, NXB Trẻ, 2006 Cẩm nang kinh doanh Harvard: Quản lý hiệu suất làm việc nhân viên, Trần thị Bích Nga, Phạm Ngọc Sáu dịch, TP HồChí Minh, NXB Tổng Hợp TP HồChí Minh, 2007 Henry Mintzberg, Nghề quản lý, Kim Ngọc dịch, Hà Nội, NXB Thế giới, 2010 Nguyễn Quốc Tuấn, Nguyễn Thị Loan, Phát triển kỹ quản trị, Hà Nội, NXB Tài chính, 2008 160 ... Tóm tắt 82 CHƯƠNG 3: KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN 83 Mục tiêu chương 83 Quản lý thời gian 84 Năm chữ A quản lý thời gian hiệu 90 2.1 Awareness: Nhận... nhỏ hơn, dễ đạt định thời điểm để thực hoàn thành Bạn dành thêm thời gian để xem ghi nhớ chúng lại trước tiếp tục xem tiếp nội dung 33 Kỹ Quản lý thời gian CHƯƠNG 2: KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC... dụng thời gian hiệu làm để thay đổi, quản lý thời gian sử dụng thời gian cách hiệu để nhanh chóng đạt mục tiêu - Chương 4: Phụ lục – Trong phần bạn có làm để bạn luyện tập, rèn luyện thành tạo kỹ