Bài giảng Tin học đại cương: Chương 2 - Nguyễn Vũ Duy

Nội dung Bài giảng Tin học đại cương: Chương 2 Xử lý văn bản microsoft word cung cấp cho người học những kiến thức như: Biên tập văn bản tiếng Việt; Chương trình gõ tiếng Việt; Quản lý tập tin văn bản; Bảo mật tập tin văn bản; Hiệu chỉnh văn bản; Định dạng ký tự; Định dạng đoạn văn bản;... Mời các bạn cùng tham khảo!

07/06/2021 Nội dung Chương II XỬ LÝ VĂN BẢN MICROSOFT WORD — Biên tập văn tiếng Việt — Bảng biểu (Table) — Chương trình gõ tiếng Việt — Chèn đối tượng vào VB — Quản lý tập tin văn — Bảo mật tập tin văn — Chèn biểu tượng (Symbol) — Hiệu chỉnh văn — Định dạng ký tự — Chèn WordArt, SmartArt — Định dạng đoạn văn — Bullets & Numbering — Thư trộn (Mail Merge) — In ấn văn — Định dạng trang in — Drop Cap — Tiêu đề đầu & cuối trang — Định dạng Tab Soạn thảo văn — Chèn cơng thức tốn học — Chia cột báo — Tạo khung tô màu — Chèn ClipArt, tập tin ảnh — Styles — Đánh số trang — Các phím tắt thơng dụng — Các tùy chỉnh soạn thảo VB Giới thiệu Microsoft Word 2010 — MS Word phần mềm ứng dụng lĩnh vực soạn thảo văn — Thuộc chương trình ứng dụng Microsoft Office — Những tính ưu việt: — Giao diện đồ họa trực quan dễ sử dụng — Có khả trao đổi thơng tin với phần mềm khác — Có nhiều tiện ích đặc biệt để tạo văn cao cấp 07/06/2021 Giới thiệu Microsoft Word 2010 Giao diện Microsoft Word 2010 Khởi động MS Word 2010 — Vào menu Start ð All Programs ð Microsoft Office, chọn Microsoft Word 2010 Thoát MS Word 2010 — Cách 1: Trong cửa sổ chương trình MS Word, vào tab File ð Exit — Cách 2: Nhấp chuột biểu tượng Close tiêu đề — Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4 Thanh tiêu đề Giao diện Microsoft Word 2010 Thanh Ribbon Các thước kẻ Thanh cuộn Thanh trạng thái 07/06/2021 Hệ thống Ribbon Hệ thống Ribbon — Tab File: Các lệnh quản lý tập tin văn — Tab Home: Gồm lệnh định dạng văn như: định dạng ký tự (Font), định dạng canh lề (Paragraph), Styles, hiệu chỉnh văn (di chuyển, chép), cơng cụ tìm kiếm thay văn (Find, Replace) 10 Hệ thống Ribbon Hệ thống Ribbon — Tab Insert: Gồm nút chèn đối tượng vào văn bảng biểu (Table), hình ảnh (Picture), Clip Art, hình vẽ (Shapes), biểu đồ (Chart), lưu đồ (SmartArt), chữ nghệ thuật (Word Art), ký hiệu/cơng thức tốn học (Equation), biểu tượng đặc biệt (Symbol) — Tab Page Layout: Gồm nút lệnh liên quan đến hiển thị văn định dạng trang, chia cột báo (Columns), ngắt trang (Page Breaks), định dạng kẻ khung tô màu văn (Page Background), bố trí xếp đối tượng trang (Position) 11 12 07/06/2021 Hệ thống Ribbon Biên tập xử lý văn — Tab View: Thiết lập chế độ hiển thị trang văn (Document Views), phóng to, thu nhỏ (Zoom), chia hình (Split), đường lưới (Gridlines), thị thước kẻ (Ruler)… Các yêu cầu gõ văn tiếng Việt — Biết sử dụng kiểu gõ tiếng Việt (VNI, Telex ) — Có chương trình ứng dụng hỗ trợ gõ tiếng Việt (UniKey, VietKey ) cài đặt sẵn máy tính cá nhân — Chọn bảng mã tiếng Việt phù hợp với Font chữ sử dụng chương trình soạn thảo văn 13 14 Biên tập xử lý văn Biên tập xử lý văn Nguyên tắc chung gõ dấu tiếng Việt — Gõ chữ nhận dấu trước (ký tự nguyên âm a, e, o, u, i, y) — Sau gõ dấu thanh, dấu mũ, dấu móc — Các kiểu gõ tiếng Việt khác quy định phím bấm khác cho dấu thanh, dấu mũ dấu móc — Nên gõ phím dấu cuối từ để chương trình gõ tiếng Việt (UniKey, VietKey…) đặt dấu vào vị trí chữ cần thiết theo tả tiếng Việt Các kiểu gõ tiếng Việt Kiểu gõ VNI — Nhập ký tự nhận dấu (ký tự nguyên âm a, e, o, u, i, y) — Gõ phím số theo quy ước để nhập dấu mũ dấu 15 16 07/06/2021 Biên tập xử lý văn Biên tập xử lý văn Kiểu gõ VNI Kiểu gõ Telex — Nhập ký tự nhận dấu (ký tự nguyên âm a, e, o, u, i, y) — Gõ phím chữ theo quy ước để nhập dấu mũ dấu — Phím số dấu sắc — — — — — — — — — dấu huyền dấu hỏi Dấu dấu ngã dấu nặng dấu mũ chữ â, ê, ô dấu móc chữ ư, dấu trăng chữ ă dấu gạch chữ đ (d9 ® đ) xóa dấu (ấ0 ® â) F Nên gõ phím dấu cuối từ để chương trình gõ tiếng Việt (UniKey…) đặt dấu vào vị trí tả tiếng Việt Dấu mũ, dấu móc 17 18 Biên tập xử lý văn Kỹ thuật gõ bàn phím Kiểu gõ Telex — Tư ngồi — Phím S dấu sắc F dấu huyền — R dấu hỏi — X dấu ngã — J dấu nặng — Z xoá dấu (ấz ® â) — W dấu trăng chữ ă, dấu móc chữ ư, Các quy tắc khác: — aa ® â dd ® đ — ee ® ê oo ® — 19 20 07/06/2021 Kỹ thuật gõ bàn phím Kỹ thuật gõ bàn phím — Ghi nhớ vị trí phím kí tự bàn phím — Vị trí ngón tay bàn phím 21 — Tư để tay bàn phím 22 — Thường xuyên luyện tập từ tập đơn giản — Tham khảo phần mềm Typing Master 23 24 07/06/2021 Kiểu Font bảng mã Kiểu Font bảng mã — B1: Xác định kiểu Font sử dụng soạn thảo văn — B2: Chọn bảng mã phù hợp chương trình hỗ trợ gõ tiếng Việt Ä Các kiểu Font bảng mã thông dụng F Nên soạn thảo văn Font Unicode Bảng mã? Bảng mã Font chữ tương ứng Unicode Font Unicode VD: Arial, Tahoma, Times New Roman, Verdana… VNI-Windows Font VNI (TCVN1): tên Font bắt đầu VNI VD: VNI-Times, VNI-Book, VNI-Univer TCVN3 (ABC) Font TCVN3: tên Font bắt đầu Vn VD: VnTime, VnBook, VnArial 25 26 Chương trình hỗ trợ gõ tiếng Việt Chương trình hỗ trợ gõ tiếng Việt Ä Chương trình UniKey Ä Chương trình UniKey Chọn bảng mã — Unicode — VNI Windows — … Chọn “Đóng” để xác nhận Chọn kiểu gõ — VNI Chọn kiểu gõ — VNI — Telex… Chọn bảng mã — Unicode — TCVN3 — VNI Windows… 27 — Telex — VIQR… 28 07/06/2021 Chương trình hỗ trợ gõ tiếng Việt Font: VNI-Times Ä Chương trình UniKey Cơng cụ chuyển đổi bảng mã Font: Times New Roman 29 30 Chương trình hỗ trợ gõ tiếng Việt Chương trình hỗ trợ gõ tiếng Việt Ä Chương trình UniKey Ä Chương trình VietKey Thẻ Input Methods: Chọn bảng mã nguồn Chọn kiểu gõ — VNI — Telex… Chọn bảng mã đích 31 32 07/06/2021 Chương trình hỗ trợ gõ tiếng Việt Chương trình hỗ trợ gõ tiếng Việt Ä Chương trình VietKey Thẻ Char Sets: Ä Chương trình VietKey Chọn bảng mã — Unicode — VNI Windows — TCVN3 — … Chọn “Taskbar” để xác nhận 33 34 Các quy tắc soạn thảo văn Quản lý tập tin văn — Bên trái dấu ngắt câu khơng có khoảng trắng — Bên phải dấu ngắt câu bắt buộc có khoảng trắng Ä Tạo tập tin văn — Cách 1: Chọn tab File ® New — Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N — Bên phải dấu mở ngoặc đơn “(”, bên trái dấu đóng ngoặc đơn “)”khơng nên có khoảng trắng — Ví dụ: “Khung cửa sổ hai nhà cuối phố cửa sổ phố Yên Phụ (Hà Nội), nơi gia đình chị sống Đơi bạn học chung lớp thơ em trai thứ nữ thi sĩ cô bạn.” 35 36 07/06/2021 Ä Lưu tập tin văn vào ổ đĩa — Cách 1: Chọn tab File ® Save — Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S Ä Mở tập tin văn có sẵn ổ đĩa — Cách 1: Chọn tab File ® Open — Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O Xác định đường dẫn Xác định đường dẫn Chọn nơi lưu tập tin Chọn tập tin VB Chọn Open Nhập tên tập tin Chọn Save 37 38 Quản lý tập tin văn Bảo mật tập tin văn Ä Lưu tập tin văn với tên khác — Chọn tab ® Save As để mở hộp thoại Save As Ta cần xác định thư mục chứa tập tin, đặt tên khác cho tập tin chọn Save Ä Đóng văn hành — Chọn tab ® Close — Văn hành tắt đi, giao diện cửa sổ chương trình MS Word Cách 1: Vào menu tab File ð Save As (Phím tắt F12) Tools ð General Options… 39 40 07/06/2021 Định dạng bảng Định dạng bảng a Chèn thêm dịng / cột: b Xóa dịng / cột: u Đặt trỏ vị trí cần chèn… u Đặt trỏ vị trí cần xóa v Click chuột phải, chọn lệnh Insert… tương ứng: v Click chuột phải, chọn lệnh Delete Ž Chọn lệnh tương ứng: 117 Ví dụ: Kết tuyển sinh STT Họ đệm Tên Ngày sinh Định dạng bảng Điểm thi Văn Toán NN Tổng điểm Xếp loại Bùi Thế Anh 02/12/91 7,0 6,5 8,0 21,5 7,2 Trần Ngọc Bảo 10/10/91 9,0 8,0 10,0 27,0 9,0 Lê Nhật Chương 03/02/91 8,5 7,5 7,5 23,5 7,8 Đinh Thu Hương 02/09/90 6,0 7,0 6,5 19,5 6,5 Hoàng Thị Mai 22/12/91 5,5 6,5 7,0 19,0 6,3 Lê Minh 12/12/89 5,0 9,0 10,0 24,0 8,0 Vũ 118 c Trộn ơ: u Chọn nhóm ô cần trộn v Click chuột phải, chọn lệnh Merge Cells 120 07/06/2021 Định dạng bảng Định dạng văn bảng d Tách ô: u Nhấp phải chuột vào cần định dạng u Chọn ơ, nhóm cần tách • Chọn lệnh Cell Alignment (Căn lề văn ơ) • Click chuột phải, chọn lệnh Split Cells… w Nhập số hàng, số cột cần tách hộp thoại Chọn số cột cần tách Căn trái, Căn phải, Chọn số hàng cần tách Chọn OK Căn giữa, 121 Sắp xếp liệu bảng STT Họ đệm Tên 122 Sắp xếp liệu bảng Ngày sinh Điểm Văn Điểm Toán Điểm NN Tổng điểm Bùi Thế Anh 02/12/91 7.0 6.5 8.0 21.5 Trần Ngọc Bảo 10/10/91 9.0 8.0 10.0 27.0 Lê Minh Phương 03/02/91 8.5 7.5 7.5 23.5 Đinh Thu Hương 02/09/90 6.0 7.0 6.5 19.5 Hoàng Thị Mai 22/12/91 5.5 6.5 7.0 19.0 — B1: Chọn vùng liệu cần xếp — B2: Vào tab Layout (Table Tools) ð Sort… Ta có hộp thoại — Sắp xếp danh sách theo Tên, thứ tự ABC? — Sắp xếp danh sách theo tổng điểm giảm dần? 123 124 07/06/2021 Sắp xếp liệu bảng Type: Kiểu liệu (Text, Number, Date) Chèn đối tượng phi văn Ascending: Xếp tăng dần Descending: Xếp giảm dần Sort by: Tên cột làm đ.kiện s.xếp Chèn đối tượng phi văn — Chèn biểu tượng đặc biệt (Symbol) — Chèn hình ảnh — Chèn hình ảnh Clip Art — Chèn hình ảnh từ tập tin ảnh ổ đĩa — Chèn Word Art Then by: Tên cột làm đ.kiện s.xếp phụ — Chèn công thức tốn học — Vẽ hình cơng cụ Microsoft Word 125 Chèn biểu tượng (Symbol) 126 Chèn biểu tượng (Symbol) Fonts: Chọn font chứa biểu tượng Ví dụ: Wingdings, Webdings, Symbol… — B1: Đặt trỏ văn vị trí cần chèn — B2: Vào tab Insert, chọn nút lệnh Symbol Hoặc chọn More Symbols… Xuất hộp thoại Symbol Chọn biểu tượng cần chèn 127 128 07/06/2021 Hình ảnh Clip Art Chèn hình ảnh Clip Art — B1: Đặt trỏ soạn thảo vị trí cần chèn Clip Art — B2: Vào tab Insert, click chọn nút Clip Art 129 Chèn hình từ tập tin ảnh ổ đĩa — B1: Đặt trỏ soạn thảo vị trí cần chèn tập tin ảnh Chèn WordArt — B1: Đặt trỏ soạn thảo vị trí cần chèn WordArt — B2: Vào tab Insert ð WordArt — B2: Vào tab Insert ð Picture Xác định đường dẫn 130 Chọn tập tin ảnh 131 132 07/06/2021 Chèn SmartArt Chèn SmartArt Mưa Chương – Đại cương Chương – Hệ điều hành — B1: Đặt trỏ soạn thảo vị trí cần chèn SmartArt — B2: Vào tab Insert ð SmartArt — B3: Chọn mẫu theo chủ đề thích hợp Nước sơng, hồ Mây Chương – Word Chương – Excel Hạt nước nhỏ li ti Chương – Internet Hơi nước Ban giám hiệu Khoa Kinh tế BM Kế toán BM Quản trị Khoa Lâm học BM QLĐĐ BM Lâm sinh Khoa QLTNR BM KHMT 133 134 Chèn SmartArt Chèn công thức toán học — B4: Nhập nội dung khung “Text” Cách 1: - Đặt trỏ soạn thảo vị trí cần chèn - Vào tab Insert ð Equation 135 136 07/06/2021 Chèn cơng thức tốn học Chèn cơng thức toán học Cách 2: - Đặt trỏ soạn thảo vị trí cần chèn - Vào tab Insert ð Object — Xuất trỏ soạn thảo công thức — B3: Chọn mẫu cơng thức thích hợp từ công cụ Equation Hộp thoại Object: — Chọn Microsoft Equation 3.0 — OK 137 Ä Ví dụ chèn cơng thức tốn học 138 Ä Ví dụ chèn cơng thức tốn học +¥ –¥ dx x 139 140 07/06/2021 Thư trộn (Mail Merge) Ä Ví dụ chèn cơng thức tốn học — Nhấp chuột ngồi vùng soạn thảo công thức để kết thúc nhập — Nhấp đúp chuột vào công thức để chỉnh sửa Thu moi.doc Danh sach.doc Hoặc Danh sach.xls 141 — Mở tập tin Thu moi.doc (Thư mời mẫu) 142 — Step of 6: Chọn loại văn — Vào tab Mailing ð Start Mail Merge ð Step by Step Mail Merge Wizard… 143 144 07/06/2021 — Step of 6: Chọn mẫu thư mời để sử dụng — Step of 6: Chọn danh sách người nhận — Step of 6: Chọn danh sách người nhận 145 — Step of 6: Viết thư mời 146 — Step of 6: Viết thư mời 147 148 07/06/2021 — Step of 6: Viết thư mời — Step of 6: Xem trước thư mời 149 — Step of 6: Hoàn tất trộn thư 150 Thư trộn (Mail Merge) — Ứng dụng thư trộn 151 152 07/06/2021 Ä Định dạng trang in — B1: Tab Page Layout, click chọn mũi tên bên phải nhóm lệnh Page Setup — B2: Thẻ Margins: In ấn văn In ấn khâu cuối soạn thảo văn bước quan trọng Để làm tốt khâu in ấn, nên thực theo quy trình sau: — B1: Định dạng trang in — B2: Thiết lập tiêu đề trang, đánh số trang — B3: Xem trước trang in — B4: In văn Top, Bottom: Lề trên, lề Left, Right: Lề trái, lề phải Orientation Trang in chiều dọc (Portrait) Trang in chiều ngang (Landscape) Apply to: Phạm vi áp dụng văn 153 Left 154 — B3: Chuyển qua thẻ Paper để xác định khổ giấy — Chọn khổ giấy mục Paper size — Thường sử dụng A4, A3 — B4: Chọn OK Trang in chiều dọc (Portrait) Top Left Top Bottom Right Default: Lưu chức vừa chọn mặc định Bottom Trang in chiều ngang (Landscape) Right 155 156 07/06/2021 Tiêu đề trang, đánh số trang Tiêu đề trang Header: tiêu đề đầu trang xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx — Chọn tab Insert ® Header Footer xxxxxxxx xxxxxxxx Footer: tiêu đề cuối trang 157 Ä Nhập tiêu đề trang — Nhấp chuột vào vùng Header/Footer nhập nội dung tiêu đề đầu trang, cuối trang tương ứng — Kết thúc nhập, chọn nút Close công cụ 158 Ä Thanh cơng cụ Header and Footer Chèn số trang Đóng (thoát) Nhập nội dung tiêu đề đầu trang Chèn ngày tháng Chuyển qua lại khung soạn thảo Header Footer Nhập nội dung tiêu đề cuối trang 159 160 07/06/2021 Ä Đánh số trang tự động cho văn (Hộp thoại Page Number Format) Đánh số trang Đánh số trang tự động cho văn — Chọn tab Insert ® Page Numbers… Number format: Chọn dạng số trang — 1, 2, 3… — a, b, c… — I, II, III… Chọn vị trí đặt số trang… — Top of page (Header): Nằm vùng Header — Bottom of page (Footer): Nằm vùng Footer Start at: Số thứ tự bắt đầu trang đánh số 161 162 In ấn văn Các phím tắt thơng dụng — Vào tab File, chọn lệnh Print (hoặc nhấn Ctrl+P) — Tạo mới, chỉnh sửa, lưu, in văn — Ctrl + N: Tạo văn — Ctrl + O: mở văn lưu — Ctrl + S: Lưu văn hành — Ctrl + W Ctrl + F4: Đóng văn hành — Ctrl + C: Sao chép nội dung văn chọn — Ctrl + X: Cắt nội dung văn chọn — Ctrl + V: Dán văn — Ctrl + P: Bật hộp thoại in ấn 163 164 07/06/2021 Các phím tắt thơng dụng Các phím tắt thơng dụng — Định dạng văn — Ctrl + U: Định dạng gạch chân ký tự — Ctrl + I: Định dạng in nghiêng ký tự — Ctrl + B: Định dạng in đậm ký tự — Ctrl + ] / [: Tăng / giảm cỡ chữ — Ctrl + Shift + =: Tạo số Ví dụ m3 — Ctrl + =: Tạo số Ví dụ H2O — Ctrl + E: Canh lề đoạn văn — Ctrl + J: Canh bên đoạn văn — Ctrl + L / R: Canh lề trái/phải đoạn văn — Ctrl + M: Định dạng thụt đầu dòng đoạn văn — Ctrl + Z: Trở lại thao tác lệnh trước (Undo) — Ctrl + Y: Lấy lại thao tác lệnh vừa Undo 165 166 Các phím tắt thơng dụng Các tùy chỉnh soạn thảo VB — Di chuyển trỏ soạn thảo - Chọn văn — Ctrl + ð ï: Di chuyển qua, lại từ — Home, End: Về đầu dòng, cuối dòng hành — Ctrl + Home/End: Về vị trí đầu/cuối văn — Shift + ð / ï: Chọn ký tự phía sau/phía trước — Ctrl + Shift + ð: Chọn từ phía sau — Ctrl + Shift + ï: Chọn từ phía trước — Ctrl + Shi + Home: Chọn từ vị trí đến đầu văn — Ctrl + Shi + End: Chọn từ vị trí đến cuối văn — Ctrl + A: Chọn tất đối tượng, văn Ä Tính kiểm tra lỗi tả, văn phạm: Đường gạch xanh/đỏ 167 168 07/06/2021 Ä Tính kiểm tra lỗi tả, văn phạm Ä Hiển thị/Ẩn thước kẻ — Vào tab File ð Options ð Proofing — Vào tab View ð Ruler Bỏ dấu check 169 Ä Đổi đơn vị đo (inches/centimeters) thước kẻ 170 Ä Đổi thư mục lưu văn mặc định — Vào tab File ð Options ð Advanced — Vào tab File ð Options ð Save Centimeters 171 172 07/06/2021 Ä Chế độ gõ tắt Tổng kết Chương II — Vào tab File ð Options ð Proofing ð AutoCorrect 173 174 ... 02/ 12/ 91 7,0 6,5 8,0 21 ,5 Bùi Thế Anh 02/ 12/ 91 7,0 6,5 8,0 21 ,5 7 ,2 Trần Ngọc Bảo 10/10/91 9,0 8,0 10,0 27 ,0 Trần Ngọc Bảo 10/10/91 9,0 8,0 10,0 27 ,0 9,0 Lê Nhật Chương 03/ 02/ 91 8,5 7,5 7,5 23 ,5... Anh 02/ 12/ 91 7,0 6,5 8,0 21 ,5 7 ,2 Trần Ngọc Bảo 10/10/91 9,0 8,0 10,0 27 ,0 9,0 Lê Nhật Chương 03/ 02/ 91 8,5 7,5 7,5 23 ,5 7,8 Đinh Thu Hương 02/ 09/90 6,0 7,0 6,5 19,5 6,5 Hoàng Thị Mai 22 / 12/ 91... Nhật Chương 03/ 02/ 91 8,5 7,5 7,5 23 ,5 7,8 Đinh Thu Hương 02/ 09/90 6,0 7,0 6,5 19,5 Đinh Thu Hương 02/ 09/90 6,0 7,0 6,5 19,5 6,5 Hoàng Thị Mai 22 / 12/ 91 5,5 6,5 7,0 19,0 Hoàng Thị Mai 22 / 12/ 91