1. Trang chủ
  2. » Kinh Doanh - Tiếp Thị

Introducing microsoft flow automating workflows between apps and services 2018

239 5 0

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

THÔNG TIN TÀI LIỆU

Thông tin cơ bản

Định dạng
Số trang 239
Dung lượng 17,23 MB

Nội dung

Introducing Microsof t Flow Automating Workflows Between Apps and Services — Vijai Anand Ramalingam Introducing Microsoft Flow Automating Workflows Between Apps and Services Vijai Anand Ramalingam Introducing Microsoft Flow Vijai Anand Ramalingam New Jersey, USA ISBN-13 (pbk): 978-1-4842-3629-1 https://doi.org/10.1007/978-1-4842-3630-7 ISBN-13 (electronic): 978-1-4842-3630-7 Library of Congress Control Number: 2018945454 Copyright © 2018 by Vijai Anand Ramalingam This work is subject to copyright All rights are reserved by the Publisher, whether the whole or part of the material is concerned, specifically the rights of translation, reprinting, reuse of illustrations, recitation, broadcasting, reproduction on microfilms or in any other physical way, and transmission or information storage and retrieval, electronic adaptation, computer software, or by similar or dissimilar methodology now known or hereafter developed Trademarked names, logos, and images may appear in this book Rather than use a trademark symbol with every occurrence of a trademarked name, logo, or image we use the names, logos, and images only in an editorial fashion and to the benefit of the trademark owner, with no intention of infringement of the trademark The use in this publication of trade names, trademarks, service marks, and similar terms, even if they are not identified as such, is not to be taken as an expression of opinion as to whether or not they are subject to proprietary rights While the advice and information in this book are believed to be true and accurate at the date of publication, neither the authors nor the editors nor the publisher can accept any legal responsibility for any errors or omissions that may be made The publisher makes no warranty, express or implied, with respect to the material contained herein Managing Director, Apress Media LLC: Welmoed Spahr Acquisitions Editor: Smriti Srivastava Development Editor: Matthew Moodie Coordinating Editor: Divya Modi Cover designed by eStudioCalamar Cover image designed by Freepik (www.freepik.com) Distributed to the book trade worldwide by Springer Science+Business Media New York, 233 Spring Street, 6th Floor, New York, NY 10013 Phone 1-800-SPRINGER, fax (201) 348-4505, e-mail orders-ny@springer-sbm.com, or visit www.springeronline.com Apress Media, LLC is a California LLC and the sole member (owner) is Springer Science + Business Media Finance Inc (SSBM Finance Inc) SSBM Finance Inc is a Delaware corporation For information on translations, please e-mail rights@apress.com, or visit www.apress.com/ rights-permissions Apress titles may be purchased in bulk for academic, corporate, or promotional use eBook versions and licenses are also available for most titles For more information, reference our Print and eBook Bulk Sales web page at www.apress.com/bulk-sales Any source code or other supplementary material referenced by the author in this book is available to readers on GitHub via the book's product page, located at www.apress.com/ 978-1-4842-3629-1 For more detailed information, please visit www.apress.com/source-code Printed on acid-free paper Table of Contents About the Author��������������������������������������������������������������������������������vii About the Technical Reviewer�������������������������������������������������������������ix Chapter 1: Introduction to Microsoft Flow��������������������������������������������1 What Is Microsoft Flow?���������������������������������������������������������������������������������������1 Flow vs Logic Apps����������������������������������������������������������������������������������������������4 Flow vs SharePoint Designer Workflows�������������������������������������������������������������5 Connectors������������������������������������������������������������������������������������������������������������8 Templates������������������������������������������������������������������������������������������������������������10 Environments������������������������������������������������������������������������������������������������������11 Mobile App����������������������������������������������������������������������������������������������������������11 Pricing�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������12 Prerequisites�������������������������������������������������������������������������������������������������������14 Quick Start����������������������������������������������������������������������������������������������������������16 Creating Your First Flow from a Template�����������������������������������������������������16 Creating A Flow from Scratch������������������������������������������������������������������������24 Try It Yourself������������������������������������������������������������������������������������������������������32 Chapter 2: Tutorials����������������������������������������������������������������������������33 Save Tweets That Include a Specific Hashtag to a SharePoint List���������������������33 Save Email Attachments to a SharePoint Document Library and Get a Notification�����������������������������������������������������������������������������������������39 Send an Email When an Item Is Modified in a SharePoint List����������������������������48 iii Table of Contents Add an Event to Google Calendar When an Item Is Added in SharePoint��������������54 Create a Flow from a SharePoint Online List������������������������������������������������������60 Create a Flow from OneDrive������������������������������������������������������������������������������71 Create a Flow in Microsoft Teams�����������������������������������������������������������������������77 Send Reminder Emails for Overdue Tasks in SharePoint������������������������������������85 Add a Switch Case in a Flow�������������������������������������������������������������������������������94 Chapter 3: Approval Flows���������������������������������������������������������������109 Manage Approvals���������������������������������������������������������������������������������������������109 Start an Approval When a New Item Is Added in SharePoint����������������������������110 Start an Approval for a New File to Move to a Different Folder�������������������������117 Create a Sequential Approval Flow�������������������������������������������������������������������125 Try It Yourself����������������������������������������������������������������������������������������������������144 Chapter 4: The Flow Mobile App�������������������������������������������������������145 Install, Sign In, and Manage an Account�����������������������������������������������������������147 Create a Button Flow from a Template��������������������������������������������������������������151 Share a Button Flow and Link with Others�������������������������������������������������������162 Manage Flows Using the Mobile App����������������������������������������������������������������168 Try It Yourself����������������������������������������������������������������������������������������������������174 Chapter 5: Manage Connections and Gateways�������������������������������175 Manage Connections����������������������������������������������������������������������������������������175 Create a New Connection����������������������������������������������������������������������������175 Create a Connection to SharePoint’s On-­Premises Data�����������������������������178 Delete a Connection������������������������������������������������������������������������������������182 Install a Gateway�����������������������������������������������������������������������������������������������184 Try It Yourself����������������������������������������������������������������������������������������������������194 iv Table of Contents Chapter 6: Flow Administration��������������������������������������������������������195 Manage Flows���������������������������������������������������������������������������������������������������195 Turn a Flow On or Off�����������������������������������������������������������������������������������195 Edit a Flow���������������������������������������������������������������������������������������������������196 Create a Copy of a Flow�������������������������������������������������������������������������������197 Delete a Flow�����������������������������������������������������������������������������������������������198 Create Team Flows��������������������������������������������������������������������������������������199 Submit a Flow as a Template����������������������������������������������������������������������201 Export a Flow�����������������������������������������������������������������������������������������������203 Import a Flow����������������������������������������������������������������������������������������������206 Monitor a Flow���������������������������������������������������������������������������������������������211 Manage Regional Settings���������������������������������������������������������������������������214 Admin Center Overview������������������������������������������������������������������������������������216 Create a New Environment��������������������������������������������������������������������������216 Manage Environments in the Admin Center������������������������������������������������218 Create a New Data Loss Prevention Policy��������������������������������������������������222 Try It Yourself����������������������������������������������������������������������������������������������������226 Index�������������������������������������������������������������������������������������������������227 v About the Author Vijai Anand Ramalingam is a Microsoft MVP for Office Servers and Services He is an experienced senior consultant with a deep knowledge of SharePoint He is a blogger, author, and speaker He has published 1,000 blogs/articles on C# Corner He works as a Technology Specialist in Cognizant Technology Solutions in New Jersey Vijai has worked on Microsoft SharePoint 2016/2013/2010 and Office 365   vii About the Technical Reviewer Sathish Nadarajan is the co-founder of SharePointPals, a community blog site where you can find numerous tips and tricks about SharePoint His expertise in SharePoint includes SharePoint strategy and roadmap definitions, business and technical requirements identification, governance, platform architecture, solution design, configuration, development, quality assurance, training, postproduction support, team lead, and overall project delivery Sathish is a Microsoft MVP for Office Servers and Services Sathish holds a Masters in Technology (M.Tech) and Business Administration You can contact Sathish by writing to ­nadarajan.sathish@gmail.com ix CHAPTER Introduction to Microsoft Flow In this chapter, you will learn the following: • What Microsoft Flow is • What is required to work with Flow • How to create a flow using a template • How to create a flow from scratch What Is Microsoft Flow? Microsoft Flow is a cloud-based service that allows users to create automated workflows across multiple applications and services “Work less, more.” Microsoft Flow provides features that help line-of-business users to improve productivity through automation Previously, there was no way for these apps to communicate with each other; Flow provides a way to connect with multiple services and automate tasks Flow allows power users to create flows based on certain triggers and actions on their own, all with zero coding skills For example, you can save your email attachments to a SharePoint document library Flow can be accessed via web browsers (it supports Microsoft Edge and the current versions of Chrome and Safari) and mobile apps © Vijai Anand Ramalingam 2018 V A Ramalingam, Introducing Microsoft Flow, https://doi.org/10.1007/978-1-4842-3630-7_1 Chapter Introduction to Microsoft Flow The Flow home page shows the key features that are available such as templates, popular services, an overview of Flow, and more; see Figure 1-1 Figure 1-1.  Featured templates and popular services Figure 1-2 shows a sample flow overview Chapter Flow Administration Enter the name, select a region, and then click Create environment, as shown in Figure 6-36 Figure 6-36.  Create environment The new environment is shown in Figure 6-37 Figure 6-37.  New environment created Manage Environments in the Admin Center Perform the following steps to manage environments: Navigate to the Flow site at https://flow microsoft.com 218 Chapter Flow Administration In the top navigation, click the Settings icon and then click Admin Center, as shown in Figure 6-38 Figure 6-38.  Admin Center You’ll see a list of environments, as shown in Figure 6-39 Click any environment to view the details Figure 6-39.  Select the environment 219 Chapter • Flow Administration Details: Shows all details specific to the environment, as shown in Figure 6-40 Figure 6-40.  Environment details • Security: Allows you to manage security roles such as Admin and Maker, as shown in Figure 6-41 Figure 6-41.  Environment roles 220 Chapter Flow Administration In order to add a new admin, click Environment Admin and search for name, email addresses, or user groups Add the user and then click Save, as shown in Figure 6-42 Figure 6-42.  Add a new admin • Resources: Shows all flows and apps created for this environment, as shown in Figure 6-43 Figure 6-43.  Environment resources • Database: Shows all databases for this specific environment, as shown in Figure 6-44 221 Chapter Flow Administration Figure 6-44.  Environment database Click Delete to delete the environment, as shown in Figure 6-45 Note that if you delete the environment, all flows within that environment will also be deleted This applies to any items you created in that environment, including connections, gateways, and more Figure 6-45.  Delete the environment Create a New Data Loss Prevention Policy Microsoft Flow allows you to create policies that define how data can be protected or shared Perform the following steps to create a new data loss prevention policy: Navigate to the Flow site at https://flow microsoft.com 222 Chapter Flow Administration In the top navigation, click the Settings icon and then click Admin Center, as shown in Figure 6-46 Figure 6-46.  Admin Center In the left navigation, click Data policies You’ll see a list of created data policies, as shown in Figure 6-­47 Click New Policy Figure 6-47.  Create a new policy Choose the environments relevant to this data policy and click Continue, as shown in Figure 6-48 223 Chapter Flow Administration Figure 6-48.  Choose environments Based on the requirements, add connectors to Business data only and No business data allowed, as shown in Figure 6-49 Users will be prevented from creating flows and apps that combine connectors from the Business data only and No business data allowed data groups 224 Chapter Flow Administration Note If a user creates a flow that combines connectors, the flow will be suspended due to a conflict with the data loss prevention policy For example, if a user creates a flow that shares data between SharePoint (which is in the Business data only data group) and Facebook (which is in the No business data allowed data group), the flow will be suspended Also, when you add a service to one group, it will automatically be removed from the other group For example, if the Twitter service is added to the No business data allowed data group, then it will be automatically removed from the Business data only data group Figure 6-49.  Data groups 225 Chapter Flow Administration Figure 6-50 shows the new data loss prevention policy Figure 6-50.  New policy Navigate to Data Policies and select the Edit icon to update the policy or the Delete icon to delete the policy, as shown in Figure 6-51 Figure 6-51.  Update or delete the policy Try It Yourself 226 • Create a new environment for HR and provide access to a few HR users • Export any flow from the default environment and import the flow in the newly created environment for HR • Add two or more administrators to the imported flow and turn on the flow • Execute and monitor the imported flow • Turn off the flow in the default environment Index A, B Admin Center data loss prevention policy Admin Center home page, 223 data groups, 225 environments, 223–224 new policy creation, 223, 226 steps, 222–223 update/delete, 226 manage environments add new Admin, 221 Admin Center, 219 database, 221–222 delete option, 222 details, 220 resources, 221 selection, 219 steps, 218–219 new environment Admin Center home page, 217 creation, 218 list of, 217 steps, 216 Approval flow approved requests, 110 new file to different folder continue, 119 delete file action, 121 details, 122 different location, 124 document uploads, 123 email approval, 124 file action creation, 121 flow button creation, 122 high-level design, 117 selection, 118 start an action, 120 steps, 118 trigger parameters, 120 received requests, 109–110 sent requests, 110 sequential flow action and trigger selection, 127 action updates, 136 add an action, 127, 133 add condition, 129, 131, 137 address and list name fields, 126 approval action, 137 blank creation, 126 details, 140 new item creation, 141 overview, 125 © Vijai Anand Ramalingam 2018 V A Ramalingam, Introducing Microsoft Flow, https://doi.org/10.1007/978-1-4842-3630-7 227 Index Approval flow (cont.) parameters, 128 request for, 142–143 save and create option, 139 set condition, 129, 132, 138–139 SharePoint–Update item action, 130, 132, 134 start action, 128 status updated, 142–143 trigger selection, 126 update item action, 131, 133, 135 SharePoint add new item, 115 approval email, 116 condition action, 113–114 details, 115 done option, 114 flow creation, 112, 114 new item creation, 113 requester email, 117 start approval action, 113 steps, 110 template selection, 111 C, D, E Connections add new connection, 178 authorization, 178 connect-twitter, 177 delete, 182 228 list of, 176 creation, new connection, 175, 176 search for keyword, 177 SharePoint’s on-premises data connections, 179 data connection, 182 list of, 179 new connection, 180 options, 181 search, 180 steps, 178 Connectors actions, 9–10 home page, OneDrive triggers, F Flow administration Admin Center (see Admin Center) copy option, 197 deletion, 199 editing option, 196 export flow import setup, 205 local file system, 206 package details, 204 steps, 203 package (.zip) file, 203 import flow, 206 monitor/troubleshoot Index failed run history, 213 flow details, 212 inputs and outputs, 213 run history, 212 selection, 211 steps, 211 summarization, 214 regional format, 214 save option, 198 submit page, 202 team flows, 199 turn off/on, 196 G, H, I, J, K, L Gateways configuration, 192 creation, 194 data installation, 188 exe file, 186 installation, 184–185 list of, 186 online data, 193 register, 191 reminders, 187 Sign in, 189–190 Windows service, 194 M, N Microsoft Flow approval flow, built-in template configuration, 21 continue, 19 creation, 17 edit action, 21 Facebook keyword, 17 flow details, 23 save and create option, 22 Sign in, 18 steps, 16 trigger and action, 20 trigger points, 20 tweet option, 23–24 connectors, environments, 11 flow from scratch add condition, 26 blank creation, 25 configuration, 27 creation, 24, 30 details of flow, 30 email received, 31 SharePoint keyword, 24 parameters, 29 post status, 31 save and create option, 30 search option, 25 send email action, 27 steps, 24 trigger, 26 home page, vs Logic Apps, meaning, Mobile App, 11 229 Index Microsoft Flow (cont.) overview of, prerequisites email address, 15 home page, 14 next button, 14 password page, 16 Sign in button, 15 Sign up free button, 15 steps, 14 popular services and templates, pricing page, 12 vs SharePoint Designer, templates page, 10–11 Mobile App, 11 account details, 150 activities, 146 button flow buttons, 158 creation, 151, 155 current location, 161 device’s location, 160 flow created, 157 location services, 159 push notification, 151 save option, 156 selection, 153 template creation, 152 use of, 154 download options, 146 flow for mobile, 145 get started, 148 installation, 147 230 link and button flow add people/group, 164 buttons, 162, 166 invite others, 163–164 manage connection, 165 share button link, 167 steps, 162 manage flows copy option, 173 delete, 174 details, 170 manage connections, 171 management options, 169 run history, 172 selection, 168 steps, 168 users and connections, 171 Sign in, 149 O OneDrive flow continue, 73 creation, 71 details, 75 document, 75 file copying, 76 flow creation, 74 navigation, 71 template selection, 72 P, Q, R Pricing page, 12 Index S, T, U, V, W, X, Y, Z SharePoint, 33 conference details (online) continue, 63, 69 creation, 61, 67 dynamic content, 64 existing item, 68 flow details, 67 item action, 65 parameters action, 64 run flow, 70 save and create option, 66 steps, 60 template selection, 62 Yammer post, 70 document library and notification continue, 41 details of flow, 46 email attachments, 47 file action, 44 flow creation, 46 inbox folder selection, 43 Office 365 Outlook folder, 43 push notification, 45 save and create option, 45 steps, 39 template selection, 40 trigger and actions, 42 hashtag list continue option, 35 details of flow, 38 flow creation, 38 item action, 37 new item creation, 39 post tweet, 38 save and create option, 37 search text, 36 selection, 35 template link, 34 trigger and action, 36 tweets, 33–34 Microsoft Teams action parameters, 82 continue option, 81 document upload, 84 messageScope condition, 81 flow app, 77, 79 installation, 78 new flow creation, 83 post message, 84 save and create option, 83 selection, 80 Sign in, 79 steps, 77 template creation, 80 trigger parameters, 81 OneDrive (see OneDrive flow) overdue tasks add an action, 87, 90 approaches, 85 blank creation, 85 button creation, 89 details, 93 email action, 90–91 flow creation, 92 get items action, 88 231 Index SharePoint (cont.) overdue tasks emails, 94 parameter values, 89 recurrence and schedule trigger, 87 save and create option, 92 schedule connector, 86 search option, 86 send reminder emails, 85 tasks list, 93 project tracker advanced mode button, 50 conference details, 55 continue, 56 details of flow, 52, 59 dynamic content, 57 existing list, 53 flow creation, 52, 58 Google calendar, 59 invalid date format, 60 new item creation, 59 received email, 54 save and create option, 51, 58 send email action, 51 steps, 48–49 template selection, 49, 55 232 trigger parameters, 50, 57 social media action parameters, 97 add an action, 103 add case, 100 blank link creation, 95 Case-Twitter, 98 details, 106 dynamic content, 98 Facebook selection, 104 flow creation, 105 item creation, 107 post message action and selection, 102–103 search option, 95 selection, 96 switch case, 94, 97 timeline action, 105 tweets and replies, 100, 107 Twitter selection, 99 Yammer keyword, 101 SharePoint Designer actions, vs flow, triggers and actions, workflow action, workflow triggers, .. .Introducing Microsoft Flow Automating Workflows Between Apps and Services Vijai Anand Ramalingam Introducing Microsoft Flow Vijai Anand Ramalingam New Jersey, USA... via web browsers (it supports Microsoft Edge and the current versions of Chrome and Safari) and mobile apps © Vijai Anand Ramalingam 2018 V A Ramalingam, Introducing Microsoft Flow, https://doi.org/10.1007/978-1-4842-3630-7_1... choose Flow or Logic Apps Chapter Introduction to? ?Microsoft Flow Table 1-1.  Flow vs Logic Apps Microsoft Flow Logic Apps Users Can be used by business users, administrators, and power users to

Ngày đăng: 26/09/2021, 20:14

w