TÀI LIỆU CHUYÊN NGÀNH XUẤT NHẬP KHẨU KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN

WEB: TAILIEUXNK.COM TÀI LIỆU CHUYÊN NGÀNH XUẤT NHẬP KHẨU KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN ============ I - Các khái niệm chung Trong kinh doanh, doanh nghiệp muốn đạt kết quả, lợi nhuận cao Ðiều phụ thuộc nhiều tài ngoại giao, đàm phán, thương thảo hợp đồng nhà kinh doanh thương trường 1- Khái niệm đàm phán: Đàm phán phương tiện để đạt mà ta mong muốn từ người khác Đó q trình giao tiếp có có lại thiết kế nhằm thỏa thuận ta bên có quyền lợi chia sẻ có quyền lợi đối kháng Francois de Cailere, nhà đàm phán, thương thuyết tiếng Pháp từ năm 1716 khẳng định: "Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải người mềm dẻo cỏ phải cứng rắn khối đá Người phải có phản xạ ứng xử nhanh nhậy phải người biết lắng nghe, lịch đem lại cảm giác dễ chịu cho đối tác Song đồng thời phải biết tranh luận, thuyết phục cách biết lộ, đưa thơng tin bí mật người khác Nhà đàm phán giỏi phải biết tự chế ngự để thơng tin bí mật người khác để tránh bị mắc vào chủ định, chí bẫy đối tác, tránh buột miệng nói lời chưa kịp nghĩ Khơng bị chi phối định kiến chủ quan - Những nguyên tắc bản: Đàm phán hoạt động tự nguyện Một bên muốn thay đổi tình hình tin đạt Mục đích đàm phán thỏa thuận Không phải đàm phán kết thúc thỏa thuận Không đạt thỏa thuận có kết tốt Thời gian yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tiến trình kết đàm phán Khơng để đàm phán bị phá vỡ hoàn toàn Kết mỹ mãn cải thiện tình hình bên Tiến trình bị ảnh hưởng người đàm phán bên _Kỹ đàm phán - Các phương pháp đàm phán Đàm phán chia làm phương pháp bản: Vấn đề Đối tác Đàm phán mềm Bè bạn Đàm phán cứng Địch thủ Đàm phán nguyên tắc Người cộng tác Mục tiêu Đạt thỏa thuận Giành thắng lợi Giải công việc hiệu Nhượng Nhượng để tăng tiến quan Yêu cầu bên nhượng hệ Thái độ Ơn hịa Cứng rắn Ơn hịa với người, cứng rắn với cơng việc Tín nhiệm Tín nhiệm đối tác Khơng tín nhiệm đối tác tín nhiệm Khơng liên quan đến đàm phán Lập trường Dễ thay đổi lập trường Giữ vững lập trường Trọng điểm dặt lợi ích Khơng lập trường Cách làm Đề xuất kiến nghị Uy hiếp bên Cùng tìm kiếm lợi ích chung Điều kiện để thỏa thuận Nhượng để đạt thỏa Để đạt muốn có Cả bên có lợi thuận chịu thỏa thuận Phương án Tìm phương án đối tác có Tìm phương án mà thể chấp thuận chấp thuận Kiên trì Kiên trì muốn đạt thỏa Kiên trì giữ vững lập trường Kiên trì tiêu chuẩn thuận khách quan Biểu Hết sức tránh tính nóng nảy Kết Khuất phục trước sức ép Tăng sức ép khiến bên đối tác khuất phục đổ vỡ Phân tích cơng việc quan hệ để trao đổi nhượng Vạch nhiều phương án cho bên lựa chọn Thi đua sức mạnh ý chí Căn vào tiêu chuẩn đơi bên khách quan để đạt thỏa thuận Khuất phục nguyên tắc Không khuất phục sức ép - Các hình thức đàm phán: Do đàm phán trình có tính mục đích nên thực tế có nhiều cách thể để đàm phán Tựu chung lại chia đàm phán theo hình thức thể hiện, gồm đàm phán văn bản, đàm phán gặp mặt đàm phán qua điện thoại _Kỹ đàm phán Trong kinh doanh, hình thức đàm phán sử dụng phát huy hiệu rõ rệt doanh nhân biết sử dụng chúng nơi, lúc a - Đàm phán văn Các dạng đàm phán văn thường thấy hoạt động kinh doanh là: - Hỏi giá: Do người mua đưa Không ràng buộc người hỏi phải mua - Chào hàng  Chào hàng cố định: Người chào hàng bị ràng buộc với chào hàng thời hạn hiệu lực chào hàng  Chào hàng tự do: Người chào hàng Không bị ràng buộc với chào hàng - Đổi giá: Đổi giá xảy bên từ chối đề nghị bên đưa đề nghị Khi đề nghị trở thành chào hàng làm cho chào hàng cũ hết hiệu lực - Chấp nhận Một chấp nhận có hiệu lực phải đảm bảo: - Hồn tồn, vơ điều kiện - Khi chào hàng cịn hiệu lực - Do người chào hàng chấp nhận - Được truyền đạt đến tận người chào hàng - Xác nhận: Là việc khẳng định lại điều thỏa thuận cuối bên để tăng thêm tính chắn phân biệt với đàm phán ban đầu b- Đàm phán gặp mặt điện thoại * Bắt tay Bắt tay gặp mặt chia tay ngày địa điểm bày tỏ chúc mừng người khác Các nguyên tắc bắt tay thông dụng: _Kỹ đàm phán - Người chìa tay trước: Phụ nữ, người lớn tuổi,người có chức vụ cao, chủ nhà - Cần tránh: đeo găng tay, bóp mạnh, cầm tay hờ hững, lắc mạnh, giữ lâu - Mắt nhìn thẳng, tập trung, nét mặt vui vẻ - Giới thiệu Giới thiệu trẻ với già, người địa vị xã hội thấp với người địa vị xã hội cao, nam với nữ, khách với chủ… * Trao nhận danh thiếp Khi trao danh thiếp cần ý: - Đưa mặt có chữ dễ đọc - Khơng cầm hộp đựng danh thiếp để trao - Đưa hai tay - Vừa đưa vừa tự giới thiệu họ tên - Trao cho tất người có mặt Khi nhận danh thiếp cần ý: - Nhận tay với thái độ trân trọng, tránh hờ hững, tránh vồ vập - Cố gắng nhớ tên chức vụ người trao cất - Trao danh thiếp Nếu Khơng có phải xin lỗi, hẹn lần sau * Ứng xử với phụ nữ Ln tỏ quan tâm, săn sóc, tơn trọng giúp đỡ Ví dụ - Lối hẹp, nhường phụ nữ trước - Chỗ khó đi, phải trước mở đường - Phải để phụ nữ chủ động khốc tay chỗ quãng đường khó _Kỹ đàm phán - Lên cầu thang, phụ nữ trước, xuống cầu thang phụ nữ sau - Kéo ghế mời phụ nữ ngồi - Muốn hút thuốc phải xin lỗi - Không chạm vào người phụ nữ chưa phép, phụ nữ quyền chạm vào nam giới mà Không cần xin phép * Thăm hỏi Nếu muốn thăm hỏi, cần báo trước xin thăm hỏi Nếu tặng hoa tặng tận tay, tặng quà để bàn Đến hẹn * Tiếp chuyện Trong phòng khách xếp ghế nệm dài, chủ nhà bên trái, khách bên phải, người khác ngồi ghế theo thứ tư theo vị trí xuất hay tuổi tác Khơng rung đùi hay nhìn ngang liếc dọc, Khơng lấy thứ xem chủ nhà Khơng giói thiệu * Điện thoại - Người gọi tự giới thiệu ai? Ở đâu? Lý gọi? - Người nhận thể sẵn lòng nghe - Hãy mỉm cười nói chuyện điện thoại - Khi cần giữ máy, chứng tỏ cầm máy.Nếu cần giữ lâu yêu cầu người gọi xem gọi lại cho họ Không? - Sẵn sàng ghi chép điện thoại - Để người gọi kết thúc nói chuyện - Những lỗi thông thường đàm phán Bước vào đàm phán với đầu óc thiếu minh mẫn Khơng biết đối tác người có quyền định Khơng biết điểm mạnh sử dụng Bước vào đàm phán với mục đích chung chung Khơng đề xuất quan điểm lý lẽ có giá trị _Kỹ đàm phán vấn đề 10 Khơng kiểm sốt yếu tố tưởng Không quan trọng thời gian trật tự Không bên đưa đề nghị trước Bỏ qua thời gian địa điểm vũ khí đàm phán Từ bỏ đàm phán dường đến chỗ bế tắc Không biết kết thúc lúc Những điểm để tránh lỗi thông thường 10 11 12 Không ngắt lời bên Nói tích cực nghe Đặt câu hỏi mở có mục đích dể tạo hiểu biết Sử dụng giải, bình luận hài hước tich cực Sử dụng viêc ngừng đàm phán để kiểm sốt nội Lập mục tiêu rõ ràng, cụ thể thực tế trước đàm phán Tóm tắt thường xuyên Liệt kê điểm cần giải thích điểm hiểu Tránh dùng ngôn ngữ yếu Khơng trích bên Tìm điểm chung bên để đến thỏa thuận Tránh chọc tức Tránh đưa nhiều lý cho đề nghị Tránh bộc lộ cảm xúc bột phát, khiển trách, cơng kích hay chế nhạo cá nhân - Các nguyên tắc dẫn đến thành công đàm phán Ấn tượng ban đầu Không nên đối đầu với đối tác đàm phán yêu cầu địi hỏi Trước hết phải tạo Khơng khí tin cậy, dễ chịu vài câu nói mang tính cá nhân cử thái độ vui vẻ, dễ chịu Bạn nhớ Không có bội lần thứ hai để gây ấn tượng ban đầu Sau bạn bắt đầu nói chủ đề nội dung mà bạn định đàm phán, thương thuyết với đối tác Chú ý tới cử chỉ, thái độ động tác thể đàm phán Ít nửa thơng tin định truyền đạt đàm phán thông qua tiếp nhận qua cử chỉ, thái độ động tác thể bạn phần ba thơng tin tiếp nhận thơng qua tiếng nói, giọng điệu cách nói người đàm phán Một gương mặt hồ hởi, thái độ cởi mở nhanh chóng tạo nên thiện cảm từ phía đối tác đàm phán ý thức đánh giá cao, coi trọng đối tác người đám phán thể cách thể hiện, giọng điệu cách nói Chỉ đàm phán thuyết phục thành công tự người đàm phán Khơng có ý thức cảm giác đóng kịch với đối tác _Kỹ đàm phán Phải xác định rõ mục tiêu đàm phán luôn bám sát theo đuổi mục tiêu suốt trình đàm phán Người Khơng biết rõ muốn thường đạt kết mà Khơng mong muốn Vì vậy, trước vào đàm phán thương thuyết, người đàm phán phải cố gắng chia tách mục tiêu cuối thành mục tiêu nhỏ mà phải trao đổi với đối tác đạt kết Nếu có nhiều mục tiêu cụ thể ln theo đuổi mục tiêu q trình đàm phám kết cuối đàm phán chóng đạt Người đàm phán tốt phải biết rèn cho có khả lắng nghe đối tác nói Người ta nói người thắng người biết nghe Chỉ có thật quan tâm ý lắng nghe đối tác đàm phán với nói gì, muốn người có phản ứng, lý lẽ phù hợp có lợi cho Khi nghe đối tác trình bày cần phải biết phân biệt tâm trạng, thái độ họ Xem họ có biểu trạng thái hưng phấn, bốc đồng, ức chế hay bực bội Khơng Cũng đối tác đàm phán muốn lôi kéo, hút hướng khác tìm cách khai thác thêm thơng tin Phải biết trình bày, sử dụng từ ngữ cách khôn khéo, linh hoạt Đừng nói vấn đề có quan điểm khác mà nên nói nghĩ muốn nhấn mạnh thêm điểm Ðừng nói thẳng đối tác có cách nhìn nhận sai lầm mà nên nói cách nhìn nhận thử lật lại vấn đề lần xem Ðừng nói hàng hóa, dịch vụ rẻ rẻ thường đem lại ấn tượng hay suy diễn Không tốt chất lượng Khi tranh cãi, đàm phán giá đừng nói: Khơng đạt kết đàm phán nên chuyển hướng Trước tiếp tục đàm phán giá cả, nên trao đổi xem xét thêm chất lượng, hình thức hàng hố, phương thức tốn, Nếu đối tác bị ấn tượng vấn đề giá Khơng cịn q gay cấn tiếp tục đàm phán Người đàm phán kinh doanh phải biết hỏi nhiều thay nói nhiều Người hỏi nhiều người có lợi thế, Khơng thông tin mà tâm lý, tính chủ động đàm phán Những câu hỏi hợp lý khéo léo chứng minh cho đối tác ln ln lắng nghe, quan tâm đến điều họ nói Chính thời gian lắng nghe bạn phân tích, tìm hiểu động cơ, ý muốn đối tác đàm phán Tùy trường hợp đặt câu hỏi trực tiếp hay gián tiếp Câu hỏi trực tiếp thường đặt bắt đầu đàm phán, giúp giảm bớt khoảng cách hai bên đàm phán có nhiều thơng tin trước thật bắt đầu đàm phán Các câu hỏi gián tiếp câu hỏi đón đầu, thường sử dụng giai đoạn sau đàm phán thương thuyết Khi cần làm rõ hay khẳng định điều gì, nên đặt câu hỏi cho đối tác cần trả lời có hay Khơng Tất nhiên phải thận trọng đặt nhiều câu hỏi loại gây cho đối tác cảm giác bực mình, khó chịu Người đàm phán cần phải biết phép tới đâu, tự đàm phán tới giới hạn _Kỹ đàm phán Ðâu điểm thấp mà chấp nhận Ðâu điểm Khơng thay đổi theo hướng có lợi cho đối tác Biết giới hạn đàm phán, tức biết thời điểm phải ngừng hay chấm dứt đàm phán chuyển hướng, tìm phương án giải khác Không phải đàm phán thương thuyết thương mại dẫn đến ký kết hợp đồng thương mại Người có khả đàm phán tốt phải người có đủ dũng cảm đốn Khơng chịu ký kết hợp đồng kinh doanh gây bất lợi cho Ðể đàm phán thành cơng, Khơng nên thực cứng nhắc theo nguyên tắc "được ăn cả, ngã Không" Ðể thành công đàm phán kinh doanh, cần có ý thức, tư sẵn sàng thoả hiệp cần thiết Có "một quà nhỏ", nhường nhòn, chấp nhận nhỏ cho đối tác đem lại cho bạn hợp đồng kinh doanh béo bở Ðàm phán kinh doanh trình thường xuyên phải chấp nhận "cho nhận"; phải cân nhắc so sánh, phải tranh luận chờ đợi Ðừng nên để xuất cảm giác lộ liễu có người thắng người thua sau đàm phán kinh doanh, bạn tiếp tục kinh doanh với đối tác Kết đàm phán hai bên có lợi, trao đổi tự nguyện hai bên Vì vậy, đàm phán Không ý cứng nhắc chiều quyền lợi, mục đích riêng bên mà phải ý đến nhu cầu bên Ðể tránh cho hiểu lầm vơ tình hay hữu ý để tránh nội dung đàm phán, thương thuyết bị lệch hướng, nhà đàm phán phải biết nhắc lại kết luận điểm trao đổi, thống hai bên trước chuyển sang nội dung đàm phán Làm điều tức nhà đàm phán chủ động điều tiết buổi thương thuyết Những điểm chưa rõ giải nhắc lại Nếu khéo léo nhà thương thuyết đưa hướng giải cho điểm nội dung đàm phán Thực việc nhắc lại tóm tắt nội dung đàm phán giúp cho nhà thương thuyết luôn Không xa rời mục tiêu đàm phán, q trình đàm phán trở nên có hệ thống, sở cho lần đàm phán 7- Những điều cần tránh để đàm phán Khơng thất bại Nói q nhỏ: Nếu nói nhỏ đàm phán làm đối tác Khơng tập trung dẫn đến hiểu lầm Vì cần phải nói đủ nghe rõ, ngắn gọn nên nói chậm lúc bình thường Như đối tác có thời gian để nghe, tiếp nhận hấp thụ thông tin, lý lẽ mà nhà đàm phán muốn truyền đạt Khơng nhìn vào mắt đối tác đàm phán: gây cảm giác Không thiện cảm, Khơng tin tưởng, chí gây nghi ngờ từ phía đối tác, nhìn vào mắt đối tác đàm phán, vừa thể tự tin, quan tâm vừa đem lại tin cậy cho đối tác _Kỹ đàm phán Khơng có kế hoạch cụ thể: Cuộc đàm phán Khơng có kế hoạch cụ thể định trước Không đem lại kết mong muốn Nếu có nhiều nội dung, lónh vực đàm phán cần phải phân loại, xếp trước để tránh lẫn lộn đàm phán Không thông báo trước nội dung đàm phán thỏa thuận lịch đàm phán với đối tác: Điều làm cho buổi đàm phán thương thuyết thất bại nhiều thất bại với lý đáng buồn nhầm nội dung đàm phán hay phía cơng ty đối tác cử nhầm người đàm phán Khơng rõ nội dung đàm phán Ðể cho đối tác nhiều tự do, quyền chủ động đàm phán: Nếu đối tác nói q nhiều người đàm phán nên chủ động, khéo léo, cắt ngang hay đổi hướng câu hỏi hợp lý để quay nội dung đàm phán Có nhiều trường hợp đối tác lợi dụng gặp gỡ đàm phán để quảng cáo, đàm phán bán mặt hàng hoàn toàn khác Ðưa hết tất thông tin, lý lẽ trình bày thuyết phục từ đầu buổi đàm phán: Như vậy, chẳng khác nhà đàm phán "bắn hết đạn" từ lúc đầu mà Không hiệu Hãy sử dụng thông tin, lý lẽ thuyết phục cho nội dung hay thắc mắc tìm hiểu đối tác Nên nhớ đối tác cần có thời gian để tiếp nhận, "tiêu hố" thông tin trước bị thuyết phục để đến thống đàm phán Lảng tránh ý kiến phản đối hay nghi ngờ từ phía đối tác: Ðiều làm cho đối tác có lý khẳng định ý kiến phản đối hay nghi ngờ họ từ gây định kiến suốt trình đàm phán Vì vậy, cần phải hỏi lại thắc mắc đối tác kiên nhẫn trả lời tất lý lẽ thơng tin Khơng chuẩn bị trước giới hạn cần thiết đàm phán: Ðiều hạn chế nhiều phạm vi đàm phán Không thể có linh hoạt nhân nhượng chừng mực Và thế, Khơng gây thất bại cho lần đàm phán thương thuyết mà tạo định kiến báo trước thất bại cho lần đàm phán sau Người đàm phán tìm cách áp đảo đối tác: Người đàm phán giỏi Không tìm cách áp đảo, dạy bảo đối tác mà nên tự đặt người thể tinh thần học hỏi đàm phán Khơng nên có lời lẽ, cử mang tính áp đảo gây cảm tình, khó chịu cho đối tác 10 _Kỹ đàm phán II - Chuẩn bị đàm phán - Đánh giá tình hình: a - Thu thập thơng tin thị trường - Luật pháp tập quán buôn bán - Đặc điểm nhu cầu thò trường - Các loại thuế chi phí - Các nhân tố trị xã hội - Các điều kiện khí hậu, thời tiết b - Thu thập thơng tin đối tượng kinh doanh Đối tượng kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, nhà đất, … cần tìm hiểu đầy đủ thơng tin nó, chẳng hạn: - Cơng dụng đặc tính - Xu hướng biến động cung cầu, giá - Các tiêu số lượng, chất lượng c - Thu thập thơng tin đối tác - Mục tiêu, lónh vực hoạt động khả - Tổ chức nhân sự: Tìm hiểu quyền hạn bên kia, người có quyền định - Lòch làm việc: Nếu nắm lịch làm việc bên kia, sử dụng yếu tố thời gian để gây sức ép - Xác định nhu cầu, mong muốn đối tác Sơ định dạng đối tác Ví dụ: Trong đàm phán mua bán, tạm chia khách hàng thành loại sau: Khách hàng trọng giá 19 _Kỹ đàm phán - Im lặng khoảng thời gian ngắn sau số câu nói cịn có tác dụng thu hút ý bên - Im lặng thể miễn cưỡng Lắng nghe: Lắng nghe đàm phán để: - Thể tôn trọng ta thỏa mãn nhu cầu tự trọng bên làm cho quan hệ hai bên gắn bó hơn, đàm phán thuận lợi - Phát mâu thuẫn, thiếu quán quan điểm, lập luận bên - Phát điểm then chốt có giá trị (bối cảnh, thời gian, quyền lợi nhu cầu bên kia…) để đoán trung thực lời nói phái bên - Biết bên thực hiểu vấn đề chưa Muốn lắng nghe có hiệu cần: - Loại bỏ tất phân tán tư tưởng - Phát tín hiệu thể lắng nghe - Bộc lộ thái độ chia sẻ - Sử dụng câu từ, bơi trôn - Hãy lắng nghe cách nói - Khơng cắt ngang - Khơng phát biểu giúp (nói leo) bên gặp khó khăn diễn đạt - Nhắc lại giải điều mà phía bên vừa nói để kiểm tra lại tính xác để đọng lại - Không vội phán - Yêu cầu giải thích điểm chưa rõ 20 _Kỹ đàm phán - Sử dụng cầu nối để chuyển sang chủ đề - Ghi chép để vạch điểm Quan sát 4.1 Diện mạo: Quan sát diện mạo phải cẩn thận bị nhầm lẫn Do phải dùng kinh nghiệm, linh cảm thông tin thu thập bên để có cách hành động Nói chung việc cảm nhận qua diện mạo dùng để tham khảo 4.2 Thái độ: Nếu bên có thái độ kiêu ngạo đàm phán diễn Khơng khí đối địch, có thái độ thân thiện, thẳng thắn đàm phán diễn tinh thần hợp tác giải vấn đề Tuy nhiên Không nên tin vào giả thiết thái độ từ ban đầu thái độ họ biến đổi theo tình hình đàm phán 4.3 Cử chỉ: • Nghe chăm chú, thể hiện: - Mở mắt to lanh lợi - Khuynh hướng đổ phía trước - Bàn tay mở cánh tay duỗi • Thủ thế, thể - Mở mắt lanh lợi - Tư thẳng đứng - Cánh tay chân chéo - Nắm chặt tay • Thất vọng, thể - Bàn tay nắm chặt 21 _Kỹ đàm phán - Xoa gáy - Nhìn lối bên ngồi • Chán ngán, thể - Khuynh hướng ngả sau - Nhìn đồng hồ - Vẽ nguệch ngoạc gõ ngón tay • Tin tưởng, thể - Cử thư giãn cởi mở - Ngồi thẳng • Dối trá, thể - Ít tiếp xúc mắt - Đột ngột thay đổi độ cao giọng nói - Che miệng nói Phân tích lý lẽ quan điểm Khi phân tích nên nhìn vào: - Những nhầm lẫn bỏ sót thực tế - Thiếu logic - Sử dụng thống kê có chọn lọc - Những công việc ẩn dấu - Xuyên tạc điều ưu tiên 22 _Kỹ đàm phán - Trả lời câu hỏi • Khơng trả lời nếu: - Chưa hiểu câu hỏi - Phát câu hỏi Khơng đáng trả lời • Kéo dài thời gian suy nghĩ: Không nên trả lời bên đặt câu hỏi Nêu lý chưa trả lời • Có thể trả lời cách - Trả lời phần - Chấp nhận cắt ngang câu trả lời - Cử thể Khơng có để nói - Trả lời mập mờ, Khơng khẳng định mà phủ định - Hỏi đằng trả lời nẻo - Buộc phía bên tự tìm câu trả lời V - Thương lượng Truyền đạt thông tin • Năm nguyên tắc truyền đạt thông tin: - Truyền đạt thơng tin q trình chiều - Biết xác giá trị mà muốn nói - Nói thường quan trọng nói - Quan sát bên nói với họ - Cách bố cục câu nói có định hướng tác động mạnh mẽ đến đối thủ 23 _Kỹ đàm phán • 12 lời khuyên để tạo bố cục câu nói có sức thuyết phục hơn: - Sử dụng lý lẽ mặt - Rút kết luận - Ngôn ngữ diễn đạt lý lẽ rõ ràng, khúc chiết - Những tính từ kích động, động từ mạnh - Sự suy rộng - Tạo lý lẽ phù hợp với người nghe - Ngắn gọn đơn giản Trình bày số liệu - Đưa lý - Lý lẽ mạnh - Những câu hỏi mở ( Tại sao? Ở đâu? Khi nào?) câu hỏi giả thiết (cái gì….nếu…?) - Logic mạch lạc - Ý kiến kết luận Thuyết phục - Hướng người định - Nêu lợi ích phía bên họ chấp thuận - Nêu hậu phía bên họ Khơng chấp thuận - Dẫn chứng xác nhận bên thứ - Khun bảo gợi ý: Ví dụ : Đặt vào tình bên - Đề nghị giá trọn gói 24 _Kỹ đàm phán - Đề nghị giá số lẻ: Gây cảm tưởng thấp đáng kể so với giá thực tế - Giữ thể diện cho bên Đối phó với thủ thuật bên - Sắp xếp chỗ ngồi: Sắp xếp chỗ ngồi cho ta quan sát nhiều cử chỉ, thái độ đối thủ - Quan sát: Không bỏ qua chi tiết đối thủ - Lảng tránh: Khi Không muốn trực tiếp bàn bạc, thương lượng vấn đề - Đe dọa: Nhằm gây sức ép buộc đối thủ nhanh chóng chấp nhận - Phản bác: Đưa luận chứng minh đề nghị bên vơ lý - Đưa đề nghị cuối cùng: Gây sức ép tâm lý gửi tới đối thủ thông điệp “chấm dứt đàm phán” - Giận thù địch - Đòi mức giá phải + So sánh với mức giá khứ + So sánh với giá nơi khác + So sánh với nhà cung cấp khác + So sánh với giá hàng hóa khác + Nêu quan hệ giá chất lượng - Nhượng - Câu giờ/ kéo dài thời gian - Tự đề cao - Lấn tới 25 _Kỹ đàm phán - Người tốt- kẻ xấu - Biết thành chuyện - Động tác giả - Lộ thơng tin: Cố tình để lộ thơng tin - Chuyển trọng tâm - Chia để trò - Xoa trước đánh sau - Leo thang thẩm quyền - Bao nhiêu - Nhượng Nhượng thay đổi quan điểm trước mà bạn giữ bảo vệ cách công khai Nhượng bắt buộc phải có ln trơng đợi đàm phán 4.1 Trước đưa nhượng Trước đưa nhượng cần đặt vấn đề: - Có nên thực hay Không? - Nên nhượng bao nhiêu? - Sẽ trả lại gì? 4.2 Kỹ thuật nhượng - Nhượng nhỏ - Nhượng có điều kiện - Nhượng có lý - Diễn đạt từ ngữ thành ngữ mà bên sử dụng 26 _Kỹ đàm phán Phá vỡ bế tắc 5.1 - Nguyên nhân bế tắc Bế tắc xảy số nguyên nhân sau: - Chưa hiểu biết lẫn - Cả hai bên có mục tiêu khác xa - Một bên nhầm lẫn kiên với cứng nhắc quan điểm lập trường Không nhượng để giữ cho đàm phán tồn - Vì chiến thuật thận trọng đàm phán để bắt ép phía bên xem xét lại quan điểm họ nhượng 5.2 Xử lý bế tắc - Quay trở lại thông tin thu tạo hiểu biết để tạo thêm lựa chọn bổ sung Có thể có vấn đề quan trọng chưa nêu ra: - Tìm phương án khác đề đạt mục đích - Thơng báo cho phía bên hậu Không đạt giải pháp - Chuyển sang thảo luận vấn đề khác quan trọng bên thỏa thuận - Nhượng điểm Khơng quan trọng - Tạo thời gian ngừng đàm phán để suy nghĩ vấn đề đàm phán lại sau Đưa u cầu cần thơng tin bổ xung - Chuyển từ đàm phán song phương sang đàm phán đa phương thông báo cho đối tác biết việc - Sử dụng người thứ ba: yêu cầu người ngồi hành động người hòa giải, người dàn xếp hay người trọng tài - Bỏ bàn đàm phán để bên liên hệ lại Sử dụng khi: + Phía bên Khơng muốn ký kết thỏa thuận 27 _Kỹ đàm phán + Bên muốn ký kết thỏa thuận mà ta Không chấp nhận + Bên đưa thỏa thuận mà ta Không dự kiến + Khi có số liệu cung cấp khiến cho việc đên thỏa thuận Khơng cịn có lợi với ta VI - Kết thúc đàm phán Khi bạn cảm thấy việc đàm phán đạt thỏa thuận chủ yếu, bạn kết thúc cơng việc sau: Hoàn tất thỏa thuận Để tránh bất ngờ khó chịu, trước ngừng vịng đàm phán cuối cùng: - Làm cho dễ hiểu điều kiện thảo thuận - Tự hỏi câu hỏi: Ai đạt gì, nào? - Lập thỏa thuận thành văn Rút kinh nghiệm Hãy tự hỏi câu hỏi sau: - Mình có hài lịng với kết đàm phán Khơng? - Ai người đàm phán có hiệu nhất? - Ai nhường nhịn nhất? sao? - Những chiến lược hành động hữu hiệu cho đàm phán nhất? - Những hành động cản trở đàm phán? - Mình tin cậy phía bên chưa? Điều ảnh hưởng đến cảm nhận nhất? - Thời gian sử dụng nào? Liệu sử dụng tốt Không? - Các bên lắng nghe lẫn nào? Ai nói nhiều nhất? - Những giải pháp sáng tạo có đề nghị Khơng? điều xảy với chúng? 28 _Kỹ đàm phán - Mình hiểu thấu đáo vấn đề ẩn dấu vấn đề có liên quan đến bên Khơng? Phía bên liệu có hiểu Khơng? - Sự chuẩn bị có thích đáng Khơng?Nó ảnh hưởng đến đàm phán nào? - Những lý lẽ nào, mạnh phía bên nêu Họ tiếp thu ý kiến lý lẽ nào? - Những điểm mà học từ đàm phán này?Mình làm khác lần đàm phán tới? VII - Văn hóa đàm phán kinh doanh quốc tế 1- Những lưu ý đàm phán với văn hóa khác: - Tìm hiểu khác biệt văn hóa người bạn định đàm phán - Đề phòng đưa nhận định chủ quan văn hóa - Những phong cách chiến lược chiến thuật cần đàm phán làm cho thích nghi với người, vấn đề hồn cảnh - Ngơn ngữ vấn đề quan trọng để liên kết văn hóa người đàm phán, rào cản - Cẩn thận ngôn ngữ cử ý nghĩa kèm theo - Với văn hóa khác cần có kiểu đàm phán khác Một số khác biệt văn hóa phương đơng phương Tây Vấn đề Phương Tây Phương Đông Phong tục Chú trọng tới quyền, mục đích, ý Chú trọng tới tính cộng đồng, riêng coi tập quán muốn riêng người phần chung Đổi Coi trọng ý nghĩ mới, cách thực Coi trọng phong tục, tính kế thừa trì cấu trúc tốt công việc làm xã hội Năng động Có tính động cao Khơng cần thiết phải có mối quan hệ cá nhân đậm đà vững coi tiền đề cho giao dịch Ít động Những người đồng kinh doanh có khuynh hướng bn bán với lâu dài thường khoan dung cho khuyết điểm người (ở mức độ định) 29 _Kỹ đàm phán Diễn cảm Mạnh dạn biểu cảm xúc cách Thường hay bộc lộ cảm xúc mạnh nơi công cộng tự nhiên Đối chất Việc thách thức, đối chất ngạo mạn Hợp tác đạt mục tiêu chung tránh hành vi làm điều thuộc chất mặt nhiều mối quan hệ Mất uy tín Sau thua trận ( uy tín), có “Mất mặt” điều xấu tổn hại tới công thể hành động bình thường việc sau Quan điểm Việc định có khuynh hướng dựa Việc định có xu hướng vào trực giác số vào tính hợp lý dựa sở liệu số liệu tổng quát Cách nghĩ suy Bắt đầu với nguyên lý chung Bắt đầu từ việc quan sát vật xung quanh thận hành động gắn vào trọng rút nguyên lý hành động cho tình tình Đó kiểu suy nghĩ “ từ cụ thể Đó kiểu suy nghĩ “từ lên” xuống” Người đàm Người đàm phán thường ủy viên Người chủ công ty thường người đàm phán phán điều hành cơng ty Tập trung Một nhà kinh doanh thường có Hướng suy nghĩ vào mục tiêu Họ việc khác đầu kết hợp với nghĩ giao dịch việc đàm phán Thời gian Thời gian mối bận tâm chủ yếu Công việc đạt kết mỹ mãn có giá trị cơng việc thực tiến độ Luật pháp Tôn trọng luật pháp Hợp đồng Sống theo đạo dức Cảm giác tín nhiệm đạo đức 2- Kinh nghiệm đàm phán với đối tác nước ngoài: Bắt đầu đàm phán: - Đừng nói "Vâng” với đề nghị - Địi hỏi nhiều bạn hy vọng đạt - Có phản ứng trước đề xuất đối tác - Tránh đối đầu 30 _Kỹ đàm phán - Đóng vai trị người bán hay người mua bất đắc dĩ - Viện cấp định cao "kẻ đấm người xoa" - Đừng đề nghị nhượng ngang - Biết cách đặt vấn đề bế tắc sang bên (Bế tắc Khơng ngõ cụt hồn tồn) - Ln đề nghị thỏa thiệp - Đề phịng tạo ấn tượng trông chờ vào nhượng bạn Trong trình đàm phán: - Đừng bó hẹp nội dung đàm phán vào vấn đề - Trong đàm phán Không phải tất người có mối quan tâm giống Giá Không phải lúc vấn đề quan trọng - Đừng tham lam - Khi đàm phán kết thúc tặng lại cho đối tác vài nhượng nhỏ Ví dụ: dịch vụ bổ trợ Không quan trọng - Bạn cần hiểu rõ phong cách đàm phán thân cố gắng sửa đổi cho thích nghi với đối tác - Chuẩn bị thật kỹ cho đàm phán Kết thúc đàm phán: - Đặt phía đối tác vào hồn cảnh dễ chấp nhận kết đàm phán - Luôn tự hỏi: Đây có phải tình hai bên giành thắng lợi hay Không? a - Đàm phán với số đối tác châu Âu Cần nhạy cảm với nguồn gốc dân tộc, đặc tính văn hóa; Nắm nhiều thông tin dân tộc châu Âu Không theo mẫu rập khuôn cộng đồng dân tộc đa dạng hết; Chuẩn bị tốt tự tin; Linh hoạt trao đổi Không ngại đưa câu hỏi đơn giản Đối tác Anh: 31 _Kỹ đàm phán - Hẹn làm việc trước, đến đừng đến sớm - Người Anh hỏi vấn đề liên quan đến cá nhân - Là xã hội phân biệt giai cấp, vấn đề dần thay đổi - Các doanh nhân Không giữ tốc độ làm việc điên rồ người Mỹ - Đừng nên lẫn lộn phong cách Anh Mỹ Đối tác Pháp - Họ làm việc mơi trường cạnh tranh cao, thường gây ấn tượng người Không lịch - Thường niềm nở thân mật, tự hào văn hóa khả hùng biện dân tộc - Thích thắng tranh luận tính hợp lý vấn đề đưa - Trong đàm phán "Vâng" tức "Có thể", "Khơng" tức thỏa thuận - Hệ thống lãnh đạo doanh nghiệp Pháp tập trung từ cao xuống thấp Hãy đến giờ, đừng làm hỏng bữa ăn có ý bàn chuyện kinh doanh dùng bữa Đối tác Đức - Phong cách ứng xử lễ nghi người Mỹ Hẹn yêu cầu quan trọng - Tập trung vào thỏa thuận hợp đồng giữ mối quan hệ bên đối tác - Thích hợp đồng thật chi tiết thực xác hợp đồng Khơng thích thay đổi hợp đồng soạn thảo xong - Rất ý đến chức danh: Ví dụ Ngài Giáo sư Schmitt b - Đàm phán với đối tác Nhật Bản: - Cách ứng xử qua điện thoại Doanh nhân Nhật coi trọng ứng xử qua điện thoại Khi điện thoại cho đối tác, cần xưng hô rõ ràng tên cá nhân tên công ty, cố gắng nói ngắn gọn nội dung cơng việc để Khơng làm thời gian người đối thoại họ bận Cần ghi trước giấy điểm cần nói 32 _Kỹ đàm phán - Giữ hẹn Luôn giữ hẹn, tuyệt đối Không để đối tác chờ nguyên tắc bất di bất dịch - Coi trọng hình thức Sự coi trọng hình thức xem đặc điểm thể văn hóa Nhật Bản Chú ý đến hình thức bên ngồi phép lịch thể việc giữ gìn phẩm chất người đương nhiên coi trọng môi trường kinh doanh Trang phục yêu cầu có phần khác tuỳ theo ngành loại công việc thường người làm cơng việc giao dịch cần phải đặc biệt lưu ý Việc gây ấn tượng gọn gàng cảm giác trang phục phù hợp với hồn cảnh cơng việc cho có ảnh hưởng quan trọng đến uy tín cá nhân sau uy tín cơng ty Cách làm người Nhật “xuất phát từ hình thức”, có nghĩa việc hồn thiện hình thức sau tiếp tục cụ thể hố dần nội dung Người Nhật “cất” công việc ngăn kéo đạt hình thức mức mong muốn tiến hành, có lẽ mà có ý kiến đánh giá người Nhật ứng phó chậm Nhưng thực có bên cơng việc tiến hành bước Trước họp, tóm tắt nội dung họp phải phát Đọc trước tóm tắt, nắm bắt nội dung họp chuẩn bị ý kiến coi việc làm Không cho người phát biểu mà cho tất người tham gia Sự coi trọng hình thức Khơng thể qua tài liệu giấy tờ văn thư, sổ kế tốn công ty mà nhiều yếu tố khác thiết lập hình thức thống Con dấu danh thiếp Người nước ngồi cho dấu dễ bị làm giả chữ kí tay hồi nghi Khơng biết có cách để phân biệt thật giả, Nhật Bản quy định đóng dấu văn thức, Khơng dùng chữ kí Chữ kí Khơng có hiệu lực pháp lý, cá nhân công ty, quan Chính phủ có dấu riêng dùng văn thức Khi chào hỏi làm quen lần người Nhật trao đổi danh thiếp, từ bắt đầu quan hệ Sau nhận danh thiếp, phải giữ gìn danh thiếp cẩn thận để thể tơn trọng người gặp Khơng nhét vào túi mà phải cẩn thận cho vào sổ để danh thiếp, trường hợp nói chuyện người ta đặt danh thiếp lên bàn Người Nhật nhìn danh thiếp, nhận biết tên công ty chức vụ người đối thoại đề qua thể thái độ sử dụng kinh ngữ phù hợp với địa vị người Địa điểm đàm phán Việc trao đổi kinh doanh Không thiết phải tiến hành văn phòng Tất nhiên, phần nhiều thoả thuận văn phịng, song có Khơng thoả thuận tiến hành hình thức bữa ăn tối Có người Nhật vừa chúc rượu vừa bàn bạc chuyện kinh doanh đến tận chi tiết cụ thể, bữa ăn tối cịn dịp để trao đổi thơng tin 33 _Kỹ đàm phán Những nét tinh thần độc đáo hình thành qua lịch sử lâu đời hệ người Nhật ngày kế tục, song đồng thời q trình quốc tế hóa tạo nhiều hội tiếp xúc với văn hóa làm cho người Nhật công ty Nhật Bản thay đổi Nhân viên công ty Nhật Bản trải qua trình đào tạo, giáo dục tích lũy kinh nghiệm thực tế cơng việc, cử sang chi nhánh nước phải đối mặt với việc thích ứng với văn hóa nước Vì vậy, để giữ gìn sắc văn hóa độc đáo dân tộc, đồng thời hịa nhập với cơng đồng quốc tế vấn đề lớn mà cá nhân công ty Nhật Bản quan tâm LỜI KẾT Trên phần tìm hiểu nhóm kỹ đàm phán Mục tiêu cung cấp cho người xem nhìn tổng quan kỹ đàm phán, giới thiệu phương pháp để đàm phán thành công, giới thiệu vài ý đàm phán với đối tác nước TÀI LIỆU THAM KHẢO http://www.kynang.edu.vn http://www.google.com.vn http://www.webkynang.com en.wikipedia.org/