Tài liệu Mail merge docx

PHAN NỮ ANH THƯ – QT 13A MỤC LỤC I. KHÁI NIỆM MAIL MERGE 2 II. CHỨC NĂNG CỦA MAIL MERGE 2 III. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN: 3 IV. VÍ DỤ MINH HỌA 11 I.KHÁI NIỆM II. CHỨC NĂNG III. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN IV. VÍ DỤ MINH HỌA KHÁI NIỆM VÀ CHỨC NĂNG I. KHÁI NIỆM MAIL MERGE Mail merge là trong những tính năng dùng để trộn thư độc đáo của Microsoft Word. Mail merge ở đây được hiểu là một cách link dữ liệu từ các ô trong bảng tính Excel ra Word. Giả sử bạn có một bảng dữ liệu trong Excel bao gồm các cột : Tên phiếu (thu hay chi), ngày tháng, họ và tên (người nộp tiền hoặc người nhận tiền), địa chỉ, số tiền (bằng số và bằng chữ), số chứng từ gốc đi kèm, … và ta phải đưa những dữ liệu này ra file Word để in phiếu thu (hoặc phiếu chi). Như vậy ta sẽ dùng mail merge. II. CHỨC NĂNG CỦA MAIL MERGE Tính năng này dùng chèn thông tin dữ liệu khác nhau vào một tài liệu văn bản cố định nào đó bằng cách kết hợp 2 nguồn thông tin làm 1. Tính năng này đặc biệt hữu ích nếu như bạn muốn chèn thông tin như tên, tuổi, địa chỉ… trong danh sách để gửi thư mời, thư cảm ơn… Để làm việc này bạn phải có 2 tập tin văn bản riêng biệt trước khi trộn với nhau, tập tin thứ nhất sẽ chứa dữ liệu dạng danh sách nhân viên, tên, tuổi… tập tin thứ hai sẽ chứa tài liệu chính (ví dụ mẫu thư báo, thư ngỏ…), có thể hiểu cách thức sử dụng Mail Merge như sau: Ngoài ra thì nó còn có tính năng là tạo ra nhiều file file văn bản để in ra chứa nội dung tương tự nhau.Các thông tin bổ sung được thêm vào từ danh sách nào đó. Ví dụ: bạn muốn tạo ra 100 lá thư gửi tới 100 người bạn mình trong buổi họp thì bạn cần viết 100 lá thư có nội dung tương tự nhau. Và ứng với mỗi lá thư như thế bạn phải thực hiện một lần in, theo cách như thế thì rất nhàm chán, dễ sai sót, rất tốn thời gian, không khả thi trong nhiều trường hợp đặc biệt. Hiểu được vấn đề như thế Microsoft đã tạo ra đã tạo ra một trong những tính năng độc đáo đó là Merge mail cho Ms Word. Công việc của bạn được đơn giản đi rất nhiều lần. Nhiệm vụ của bạn chỉ là tạo ra 1 file dữ liệu chứa nội dung tương tự cần gửi cho những người mà bạn muốn và một danh sách chứa các đối tượng cùng các thuộc tính cơ bản của chúng vài thao tác cơ bản và Mail Merge sẽ giải quyết các vấn đề còn lại. 2/11 III. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN: 1. - Bước 1: Tạo bảng danh sách các nội dung cần trộn. Ví dụ: danh sách sinh viên, bảng điểm, bảng danh sách các cán bộ cần mời họp, . Sau đó lưu vào đĩa với tên bất kì. Lưu ý: Bảng này bao gồm các hàng và các cột trong đó hàng đầu tiên chứa tiêu đề cần trộn như hoten, ngaysinh, diem, . 2. - Bước 2: Mở một tệp mới soạn thảo nội dung của văn bản cần trộn như giấy mời, giấy báo nhập học… 3. - Bước 3: Chọn Tools --> Letters and Mailing --> Mail Merge a) Rồi chọn tiếp: Chọn Letters --> Click vào next starting document KHÁI NIỆM VÀ CHỨC NĂNG 4/11 4. - Bước 4: Chọn Use the current document --> chọn next : Select recipients 5. -Bước 5 : Chọn Use an existing list, bấm browse --> Chỉ đến file nguồn cần trộn vào văn bản KHÁI NIỆM VÀ CHỨC NĂNG a) Bước 5.1: Chọn Use an existing list. Xong bấm browse (Xem tiếp hình 5.2). 6/11 b) Bước 5.2: Mở file nguồn cần trộn vào văn bản. (Già sử file nguồn đặt tại ổ đĩa thư mục sau : C:\My document\Mail merge\dsnhanvien.xls). Xem tiếp hình 5.3 và 5.4 Giả sử đây là danh sách mẫubạn chọn: KHÁI NIỆM VÀ CHỨC NĂNG 8/11 6. - Bước 6 và bước 8 Lần lượt Chọn các mục cần đưa trộn vào văn bản more items (Xem hình minh họa) Di chuyển con trỏ đến lần lượt các mục (Items) như sau TT ---> Insert và close Cứ thế làm lần lượt cho các mục còn lại để trộn vào văn bản như : hoten, namsinh, CMND, nghenghiep, nguyenquan, diachi, ngaybatdauvaolam, ngayketthucthuviec, ngayketthuchopdong , sothangthuviec, sonamhopdong, mucluong Cứ thế insert  close cho hết items.  Chọn hết các mục (items) chuyển tiếp sang bước 7 và bước 8. Qua bước 7, nếu bạn ưng ý rồi thì bấm Next sang bước 8. KHÁI NIỆM VÀ CHỨC NĂNG Muốn in thì chọn print. Nếu không thì chọn Edit individual letter để soạn thảo file thành phẩm. Chọn All trong hộp Merge to New documents để trộn toàn bộ danh sách đã làm. 10/11 . KHÁI NIỆM MAIL MERGE Mail merge là trong những tính năng dùng để trộn thư độc đáo của Microsoft Word. Mail merge ở đây được hiểu là một cách link dữ liệu từ. ta phải đưa những dữ liệu này ra file Word để in phiếu thu (hoặc phiếu chi). Như vậy ta sẽ dùng mail merge. II. CHỨC NĂNG CỦA MAIL MERGE Tính năng này dùng