Quản trị nguồn nhân lực nhận diện vấn đề cho công ty VIPHUCO1. Nhận diện những vấn đề chính mà công ty đang gặp phải.2. Cơ sở lý thuyết nhận biết những vấn đề được nhận diện. 3. Bàn luận nội dung bản mô tả công việc của vị trí nhân viên hành chính và nhân viên cung ứng.4. Một số giải pháp cho vấn đề đã được nêu trên.
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM CHUYÊN NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH BÀI TIỂU LUẬN MÔN: QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC Giảng viên: TS PHAN QUỐC TẤN Sinh viên thực hiện: Trần Đình Quốc MSSV: HCMVB120201070 Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 06 năm 2021 I Nhận diện vấn đề mà cơng ty gặp phải Theo thông tin cung cấp, ta thấy cơng ty Vĩnh Phú (có tên viết tắt VIPHUCO), chuyên sản xuất sản phẩm nhựa cung cấp cho thị trường nước Gần đây, công ty xuất sang thị trường khu vực Đông Nam Á số thị trường khác Do tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh nên nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm cơng ty lớn Nhân viên hành nhân viên thu mua nguồn nhân lực chính, trực tiếp đảm nhận cơng việc cung cấp văn phịng phẩm cho tất phịng ban cho cơng ty Với cơng ty có nhu cầu sản xuất kinh doanh cao dẫn đến mức sử dụng văn phòng phẩm lớn cơng ty Vĩnh Phú cần phải có đầu tư nguồn nhân lực với mức độ tương đương số lượng kể chất lượng để đảm bảo tiến độ công việc Những vấn đề nhận thấy thơng qua mơ tả tình hình công ty này: Thứ nhất, bảng mô tả công việc thật chưa diễn đạt cách rõ ràng chi tiết, trình tuyển dụng chưa thấy yêu cầu công việc nhân viên tuyển dụng vào vị trí hành vị trí cung ứng Ngồi nhân viên chưa đào tạo, hướng dẫn cách cụ thể việc thực bảng mô tả công việc để tránh xảy nhầm lẫn, sai sót q trình thực thi Thứ hai, ta chưa thấy nhắc đến bảng kế hoạch phận kế hoạch cá nhân thời gian ngắn hạn dài hạn để thực thi theo tiến độ cá nhân dẫn đến tiến độ công ty Việc làm bảng kế hoạch phận cá nhân vô quan trọng Thứ ba, qua thông tin cung cấp ta thấy việc đánh giá mức độ hồn thành cơng việc thơng qua mơ tả cơng việc chưa rõ ràng xác Vậy vấn đề thấy chưa có bảng phân cơng, đánh giá mức độ hồn thành cơng việc theo tiến độ (có thể tiến độ hồn thành cơng việc theo thời gian cụ thể ngày, tháng) Thứ tư, danh sách mua văn phòng phẩm cịn thiếu sót mục văn phịng phẩm chun dụng gây nên khó khăn cho việc đặt văn phịng phẩm phòng ban khác Việc dẫn đến phòng ban phải cử người mua hàng bổ sung phát sinh thủ tục khác rắc rối Thứ năm, nhân viên hành Hồng Hoa chưa thật chủ động tính tốn thời gian hợp lí để gửi đơn đặt hàng sau tổng hợp danh sách mua hàng văn phòng phẩm, việc gửi đơn đặt hàng sớm thời hạn cuối phịng bị cho trường hợp chậm trễ việc mua hàng Cô Hoa dựa phán đoán cá nhân chủ quan chưa hết hạn nên không cần nộp sớm, việc khiến cho việc mua hàng chậm xảy rủi ro Thứ sáu, nhân cung ứng Nhật Nam cịn thiếu sót việc thỏa thuận thời gian nhận hàng, chất lượng sản phẩm yêu cầu hàng mẫu để kiếm tra chất lượng sau nhận hàng với nhà cung cấp Ngồi ra, thơng báo thời gian cho nhân viên hành thời gian cụ thể hàng hóa việc cần thiết để nhân viên hành xếp thời gian nhận hàng ngày, tránh làm trễ công việc phận khác Việc không thỏa thuận thời gian, chất lượng hàng hóa cụ thể với nhà cung cấp dẫn đến thời gian hồn thành hàng hóa chậm thơng thường chất lượng hàng hóa bị ảnh hưởng II Cơ sở lý thuyết nhận biết vấn đề nhận diện a) Cơ sở lý thuyết thứ nhất: Phân tích cơng việc bước quản trị nguồn nhân lực nhằm để xây dựng mô tả công việc yêu cầu công việc Bản mô tả công việc tài liệu giải thích cơng việc tồn tại, người giữ vị trí cơng việc làm gì, làm nào, với điều kiện Bản yêu cầu công việc tài liệu trình bày thơng tin liên quan đến u cầu kinh nghiệm, trình độ chun mơn, kĩ năng, khả năng, kiến thức yêu cầu đặc biệt khác mà người cần có để hồn thành cơng việc Các nội dung mơ tả cơng việc cần có: Thơng tin nhận biết: tên/vị trí cơng việc, mã số công việc; cấp bậc công việc; người thực công việc; cán lãnh đạo, giám sát; cán phê duyệt MTCV Thơng tin mơ tả cụ thể cơng việc: mục đích cơng việc; vị trí sơ đồ tổ chức; mối quan hệ (bên bên ngoài); nhiệm vụ cụ thể kèm theo tiêu chí đánh giá; điều kiện làm việc (giờ làm việc, phương tiện làm việc, phương tiện lại, môi trường làm việc, ); yêu cầu làm việc (sức khỏe, học vấn, kĩ năng, học vấn, kinh nghiệm,…) Dựa vào có sở lý thuyết ta nhìn vào mơ tả cơng việc nhân viên hành Hồng Hoa nhân viên cung ứng Nhật Nam thiếu sót nhiều chưa cụ thể thơng tin nhận biết, thông tin mô tả chưa rõ ràng, nhiệm vụ chưa phân công việc kèm tiêu chí đánh giá cụ thể để nhận định rõ mức độ hồn thành cơng việc, từ đánh giá lực điều chỉnh sai sót q trình thực cơng việc Ngồi ra, cán lãnh đạo, giám sát cần phải đào tạo hướng dẫn công việc cách cụ thể dựa vào bảng mô tả mà nhân viên thực đánh giá cách sơ sài Việc thiếu thông tin dẫn đến nhiều sai sót, hồn thành cơng việc thời gian không dẫn đến hệ lụy phận khác b) Cơ sở lý thuyết thứ hai: Sau phận quản trị nguồn nhân lực tích cơng việc , hoạch định nguồn nhân, tuyển dụng đến bước đào tạo phát triển bước vô quan trọng, bước đào tạo phát triển nguồn nhân lực cho với mục đích hướng đến doanh nghiệp ưu tiên hàng đầu xã hội ngày phát triển Đào tạo phát triển giúp nhân viên hiểu vai trò, ý nghĩa định hướng nghề nghiệp; xác định mục đích việc đào tạo phát triển; phân loại đào tạo phương pháp đào tạo hỗ trợ cho phận quản trị nguồn nhân lực có lựa chọn đắn Cụ thể mục đích định hướng nghề nghiệp: Đối với người lao động Đối với nhà lãnh đạo DN -Định hướng phát triển nghề nghiệp giúp người phát khả nghề nghiệp -Tuyển NV có khiếu phù hợp với công việc, -Đưa định lựa chọn nghề nghiệp đắn có kế hoạch đầu tư vào giáo dục, đào tạo xác, tiết kiệm - Khuyến khích NV trung thành, tận tuỵ với DN, giảm bớt tỷ lệ nghỉ việc NV - Động viên NV thực công việc tốt - Khai thác giúp NV phát triển khả tiềm tàng họ thông qua việc cho NV thấy rõ khả thăng tiến hội nghề nghiệp Vậy nhân viên Hoàng Hoa Nhật Nam nguồn nhân lực cần đào tạo phát triển q trình làm việc cho cơng ty Bộ phận nhân cần phải có đào tạo để giúp nhân viên hiểu rõ vai trị, ý nghĩa nghề nghiệp, ngồi cịn hiểu rõ định hướng cơng ty Ngồi ra, việc đào tạo cịn giúp nhân viên tiếp thu thêm kinh nghiệm chia sẻ từ nhà đào tạo nguồn nhân lực Điều nhiều giúp nhân viên xử lí trường hợp rủi ro chia sẻ trường hợp tương tự trước Tuy đào tạo nguồn nhân lực phát triển nguồn nhân lực có chung mục đích cấu tạo thành nguồn nhân lực giúp đỡ gắn bó cho công ty theo định hướng, cần phân biệt đào tạo phát triển Những đặc điểm phân biệt đào tạo phát triển nguồn nhân lực: ĐÀO TẠO NGUỒN NHÂN LỰC Sử dụng hiệu NNL có cho mục tiêu Thực phạm vi cá nhân Thực khoảng thời gian ngắn hạn Khắc phục thiếu hụt kiến thức & kỹ CBNV Đào tạo NNL có phạm vi hẹp hơn, nội dung chiến lược phát triển NNL Sử dụng hiệu NNL có cho mục tiêu tương lai Thực phạm vi cá nhân & tổ chức Thực khoảng thời gian dài hạn Chuẩn bị cho tương lai đội ngũ LĐ có trình độ kỹ thuật & tay nghề cao, đội ngũ QL kế thừa hiệu Phát triển NNL chiến lược lâu dài bao gồm hai nội dung Đào tạo & Phát triển PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC Mục đích việc đào tạo phát triển nguồn nhân lực: -Trực tiếp giúp NV thực công việc tốt -Cập nhật kỹ năng, kiến thức cho NV -Tránh tình trạng quản lý lỗi thời -Giải vấn đề tổ chức -Hướng dẫn công việc cho NV -Chuẩn bị đội ngũ cán quản lý, chuyên môn kế cận -Thoả mãn nhu cầu phát triển cho NV Theo tình hình thực tế cơng ty Vĩnh Phú, Hồng Hoa nhân viên Phó phịng hành nhân Mai Anh tuyển vào, Nhật Nam nhân viên cung ứng làm công ty thời gian Tuy nhiên làm mô tả cơng việc tiến độ hàng hóa trễ so với dự tính, ngồi cịn phát sinh việc văn phịng phẩm chun dụng khơng có danh sách văn phịng phẩm đăng kí mua hàng có sẵn, điều cho thấy nhân viên Hồng Hoa Nhật Nam cịn thiếu kinh nghiệm việc xác định thời gian đề xuất biện pháp giải cho vấn đề phát sinh Qua việc ta thấy việc đào tạo cần thiết để giúp bổ sung kiến thức kinh nghiệm cách hồn thiện hơn, cơng ty Vĩnh Phú, đặc biệt phó phịng hành nhân Mai Anh cần quan tâm việc hoạch định nguồn nhân lực đào tạo Ngồi để đánh giá hiệu việc đào tạo phải theo quy trình như: Xác định nhu cầu đào tạo ® Thiết kế chương trình đào tạo ® Tiến hành đào tạo ® Đánh giá kiểm tra c) Cơ sở lý thuyết thứ ba: Đánh giá kết thực công việc đánh giá cách làm việc khứ nhân viên dựa mức đánh giá hiệu công việc chuẩn Lợi ích việc đánh giá này: -Ghi nhận đóng góp -Động viên nhân viên kịp thời -Trả lương thưởng hợp lí -Đưa kế hoạch đào tạo định hướng phát triển nghề nghiệp -Đánh giá khả phát triển nhân viên (phải xét ba đối tượng: người quản lí, người đánh giá, lợi ích công ty) -Hoạch định nhân lực kế thừa -Loại bỏ nhân viên khơng hiệu Mục đích cuối đánh giá kết công việc: Giúp quản lý & DN Giúp NV thấy -Nhận phản hồi NV phương pháp quản lý sách cty -Mặt mạnh & mặt cần cải thiện thân -Nâng cao hiệu hoạt động DN thông qua thành công cá nhân -Nhu cầu huấn luyện -Hướng phát triển nghề nghiệp Không phải đánh giá kết công việc lúc dễ dàng mà đa số ln gặp khó khăn sau: Khó khăn từ hệ thống đánh giá như: hiểu lầm mục đích để tăng lương, khen thưởng cho nhân viên; thiếu hợp tác bên; chưa xây dựng tiêu chí đánh giá chưa hiệu quả; thiếu chứng cứ, thông tin, kết công việc đánh giá; khó khỏi suy nghĩ theo qn tính; cuối cho cần thữ lần năm Cách nhìn nhận vấn đề từ hai phía Quản lý -Ngại nói thật -Sợ ảnh hưởng xấu đến quan hệ -Không muốn gây không khí căng thẳng Nhân viên -Ln cho làm tốt -Khơng thích bị phê bình -Thường đổ lỗi cho khách quan Trình tự thực đánh giá kết công việc: Xác định mục tiêu cần đánh giá Lựa chọn phương pháp đánh giá thích hợp Xác định người đánh giá huấn luyện kỹ đánh giá Thông báo cho nhân viên nội dung, pham vi đánh giá Thực đánh giá Thảo luận kết đánh giá xác định mục tiêu cho nhân viên Tiến trình đánh giá kết cơng việc: Kết công việc cá nhân phận ® Kết cơng việc phận ( sau tổng hợp kết công việc cá nhân đó) ® Kết cơng việc tồn cơng ty Từ sở lý thuyết mục cho ta thấy đánh giá kết cơng việc vơ quan trọng việc đánh giá thể công suất kết cá nhân dẫn đến kết tồn doanh nghiệp Vậy để đánh giá cơng việc cá nhân cá nhân phải có kế hoạch phận phải có kế hoạch Để đánh giá mức độ hồn thành cơng việc nhân viên vị trí cơng ty Vĩnh Phú phải có tiêu chí hồn thành cơng việc, dựa vào để có kết tốt đánh giá mức độ hồn thành cơng việc Những điều cần tránh thực đánh giá: tiêu chuẩn đánh giá khơng rõ ràng; có đối đầu nahf quản lú người đánh giá; thiếu chuẩn bị; khơng có thơng tin phản hồi chứng đầy đủ; không lắng nghe; mặc điểm số Ngồi cịn cần ý lỗi thường gặp đánh giá như: -Hiệu ứng hào quang -Sự can thiệp tổ chức -Sự khác biệt quan điểm, định kiến cá nhân -Sự tác động kiện xảy -Khoan nhượng nghiêm khắc -Khuynh hướng đánh giá trung bình -Sự nể vị -Mang tính hình thức -Khơng qn tiêu chuẩn đánh giá -Tác động lần đánh giá trước -Thiếu cam kết, thiếu hướng dẫn -Tự so sánh với thân III Bàn luận nội dung mô tả công việc vị trí nhân viên hành nhân viên cung ứng Trước tiên nhìn vào mơ tả cơng việc Nhân viên hành Hồng Hoa nhân viên cung ứng Nhật Nam nhận xét chung bảng mơ tả cịn sơ sài, chưa rõ ràng Lý để nói mơ tả cịn thiếu thơng tin phải xem lại định nghĩa mô tả công việc: “Bản mô tả cơng việc tài liệu giải thích cơng việc tồn tại, người giữ vị trí cơng việc làm gì, làm nào, với điều kiện Bản u cầu cơng việc tài liệu trình bày thông tin liên quan đến yêu cầu kinh nghiệm, trình độ chun mơn, kĩ năng, khả năng, kiến thức yêu cầu đặc biệt khác mà người cần có để hồn thành cơng việc.” Vậy chất mô tả công việc công cụ đắc lực cho người thực công việc dựa vào để biết cụ thể vị trí thực cụ thể cơng việc từ thực tốt thăng tiến sau Cịn người đánh giá đánh giá cách xác người thực thơng q thơng tin vị trí cơng việc mà họ thực Một mô tả công việc đầy đủ gồm có thơng tin mơ tả sau: Các thơng tin nhận biết -Tên/ Vị trí cơng việc -Mã số công việc -Cấp bậc công việc -Người thực công việc -Cán lãnh đạo, giám sát -Cán phê duyệt mô tả công việc Các nội dung chính: (1) (2) (3) (4) Mục đích cơng việc Vị trí sơ đồ tổ chức Mối quan hệ (bên bên ngoài) Nhiệm vụ cụ thể (gồm nhiệm vụ phải làm tiêu chí đánh giá theo nhiệm vụ) (5) Điều kiện làm việc (giờ làm việc, phương tiện làm việc phương tiện lại,…) (6) u cầu cơng việc ( tiêu chí phù hợp với yêu cầu công việc) (7) Lương, thưởng phúc lợi Qua yêu cầu mơ tả cơng việc có đầy đủ thơng tin nhìn vào mơ tả nhân viên hành Hồng Hoa ta thấy có mơ tả công việc thực cách chung chung, không phân chia rõ nhiệm vụ kèm theo tiêu chí đánh giá khơng thể kết luận hiệu cơng việc Ngồi mơ tả khơng rõ ràng nên phát sinh vấn đề mua văn phòng phẩm chun dụng Hoa khơng thể trực tiếp hỗ trợ, người giám sát khơng có ghi mơ tả nên khơng kịp thời chỉnh sửa hỗ trợ việc phát sinh khiến cho nhân viên hành khơng làm nhiệm vụ Vấn đề bảng mô tả công việc nhân viên cung ứng Nhật Nam giống với Hoàng Hoa Tuy nhiên, khơng có tiêu chí đánh giá dựa vào mô tả chung để đánh giá Nam làm tốt yêu cầu mô tả công việc khơng Nam hồn thành mơ tả khơng có kinh nghiệm ý chất lượng hàng hóa, nhận mẫu làm hợp đồng, ngồi khơng chủ động thời gian làm hàng hóa, nguyên nhân dẫn đến việc mô tả không quy định có tiêu chí Việc thời gian giao nhận hàng dẫn đến trễ văn phòng phẩm đến phận khác ảnh hưởng đến kết làm việc phận khác Về việc điều chỉnh phó phịng Hành nhân Mai Anh cần phải thực phân tích cơng việc, điều chỉnh bổ sung mô tả công việc cách đầy đủ, chi tiết so với mô tả cơng việc Có thể dựa vào tiêu chí vừa nêu, ngồi người đào tạo giám sát nhân viên thực quan trọng nhân viên thêm kinh nghiệm, hỗ trợ kịp thời vấn đề nằm ngồi mơ tả cơng việc dự tính ban đầu IV Một số giải pháp cho vấn đề nêu Phó phịng hành nhân Mai anh cần phải phân tích cơng việc nhân viên hành nhân viên cung ứng từ lập bảng mơ tả cơng việc đầy đủ, chi tiết có tiêu chí đánh giá cho nhiệm vụ cụ thể cơng việc Nghe đóng góp phân tích cá ý kiến từ nhân viên từ hai phận để hồn thiện mơ tả cơng việc Phân bổ người giám sát nhân viên thực hai phận nhằm đánh giá tiêu chí, người giam sát cần xem xét thêm hàng hóa văn phịng phẩm chun dụng đưa vào thực mua để tránh bất tiện kéo dài dẫn đến bất lợi ảnh hưởng phận khác Các nhân viên phải có kế hoạch mục tiêu cá nhân, phận phải có kế hoạch mục tiêu cụ thể cho phận để thực tốt hơn, điều chỉnh sai sót q trình thực kế hoạch có phát sinh Cần phải có chương trình đào tạo phát triển cho nhân viên nhân viên lâu năm để tích lũy kinh nghiệm cập nhật kiến thức Từ mà chủ động cơng việc, có khả giải rủi ro công việc phát sinh phạm vi cho phép Ngoài việc đào tạo phát triển nguồn nhân lực giúp nhân viên hiểu sâu phát triển theo định hướng công ty mong muốn Nhờ vào chương trình mà nhân viên giao lưu gắn bó với hơn, phát triển ... nguồn nhân lực: -Trực tiếp giúp NV thực công việc tốt -Cập nhật kỹ năng, kiến thức cho NV -Tránh tình trạng quản lý lỗi thời -Giải vấn đề tổ chức -Hướng dẫn công việc cho NV -Chuẩn bị đội ngũ... từ hai phía Quản lý -Ngại nói thật -Sợ ảnh hưởng xấu đến quan hệ -Khơng muốn gây khơng khí căng thẳng Nhân viên -Luôn cho làm tốt -Khơng thích bị phê bình -Thường đổ lỗi cho khách quan Trình... giá như: -Hiệu ứng hào quang -Sự can thiệp tổ chức -Sự khác biệt quan điểm, định kiến cá nhân -Sự tác động kiện xảy -Khoan nhượng nghiêm khắc -Khuynh hướng đánh giá trung bình -Sự nể vị -Mang tính