Chap3-Quỳnhdone

Chí nh sách xác định mối quan hệ người mua người bán Các sách làmột phần mối quan hệ người mua-người bán bao gồm loạt chủ đề Tuy nhiên, chủ đề liên quan đến số vấn đề liên quan đến sở cung cấp Mối quan hệ với nhàcung cấp Các nguyên tắc hướng dẫn mối quan hệ với nhàcung cấp thường cótrong sách nói mối quan hệ người mua-người bán điều thiếu để dẫn đến thành công Hơn nữa, mối quan hệ dựa tin tưởng vàtơn trọng lẫn nhau, điều làm tảng cho nỗ lực mua hàng Chính sách thường mơtả số ngun tắc hỗ trợ tích cực cho mối quan hệ, bao gồm điều sau: • Đối xử cơng vàchính trực với nhàcung cấp • Hỗ trợ vàphát triển nhàcung cấp để cải thiện chất lượng, vấn đề giao hàng, chi phíhoặc tiêu chí hiệu suất khác • Thanh tốn nhanh chóng cho nhà cung cấp • Khuyến khích nhàcung cấp gửi ý tưởng sáng tạo với chia sẻ lợi ích chung • Phát triển kênh truyền thơng mở • Thơng báo cho nhà cung cấp lýdo họ khơng trúng thầu cung ứng • Thiết lập quy trình cơng để trao thầu cung ứng Năng lực vàsự lựa chọn nhàcung cấp Người mua cóthể yêu cầu hướng dẫn tiêu chí sử dụng để đánh giá nguồn cung cấp tiềm để đánh giá nhàcung cấp cócho mặt hàng cung cấp lâu đời nhà cung cấp Nhàquản trị muốn đảm bảo lựa chọn nhàcung cấp xảy sau mua hàng vàxem xét kỹ lưỡng tất tiêu chí.Tiêu chílựa chọn nhàcung cấp bao gồm điều sau: • Khả cạnh tranh giá/chi phí • Chất lượng sản phẩm • Hiệu suất giao hàng • Điều kiện tài • Năng lực kỹ thuật sản xuất vàchế tạo • Sự quản lýcác nhàcung cấp họ • Khả quản lý • Khả làm việc với khách hàng • Tiềm phát triển Chính sách nêu rõ quan điểm nhàquản trị nguồn cung ứng đơn lẻ cung ứng đa dạng việc sử dụng thỏa thuận mua bán dài hạn Nó thừa nhận mua hàng cần phải dựa vào nhân viên không trực tiếp mua hàng để đánh giá tiêu chíkỹ thuật tài qtrình lựa chọn nhàcung cấp Ngun tắc hướng dẫn trao thầu cung ứng Quátrình lựa chọn vàtrao thầu cung ứng làtrọng tâm quátrình thu mua Chính sách bao gồm số chủ đề quan trọng: • Người mua quyền trao thầu với số tiền giới hạn định • Các quy định cạnh tranh quy trình đấu thầu khơng cho phép • Các quy định nêu rõviệc sử dụng giáthầu cạnh tranh • Quy trình phân tích hồ sơ dự thầu kín • Các quy định nhằm thúc đẩy việc tì m nguồn cung ứng khác cho với giáthầu thấp mặt hàng • Các quy định việc thúc đẩy trả giáthầu • Hướng dẫn điều hành đấu thầu liên quan đến việc đàm phán hợp đồng với nhàcung cấp Mặc dù xu hướng phụ thuộc vào đấu thầu cạnh tranh vànhiều vào thỏa thuận dài hạn thông qua, nhiều hợp đồng trao thông qua qtrình đấu thầu Các mặt hàng thường xun có sẵn từ nhiều nguồn khác thường mua thông qua đấu thầu cạnh tranh Điều quan trọng làphải cómột hướng dẫn tiêu chuẩn để trao trao thầu cho nhàcung cấp Những hướng dẫn đảm bảo việc mua hàng thông qua đấu thầu phải dựa nguyên tắc hợp lý Lao động vấn đề khác nhàcung cấp Công việc nhàquản trị liên quan đến việc cung cấp tạm dừng lao động cung cấp hướng dẫn nhàcung cấp đình công vấn đề lao động khác Một vấn đề màchính sách cóthể giải làhợp pháp xóa bỏ công cụ công ty sở hữu từ nhàcung cấp thời gian đình cơng để người mua thiết lập nguồn cung cấp bổ sung thời gian gián đoạn cung cấp Chính sách cung cấp chi tiết vấn đề này, cóthể làmột phần hợp đồng với nhàcung cấp, để tạm ngừng hợp đồng mua hàng đơn đặt hàng bật với nhàcung cấp bật Kể từ ngày 11/9, sách khẩn cấp phải thành lập để đối phóvới gián đoạn đột ngột chuỗi cung ứng Trong trường hợp, nhàcung cấp cho Toyota bị cháy nhàmáy vàkhông cóchính sách thức để giải vấn đề Các công ty ôtôlớn khác bao gồm Honda Nissan hợp tác với Toyota để giúp họ có phận khủng hoảng Các chí nh sách khác liên quan đến quan hệ người mua-người bán Các tổ chức phải thận trọng trách nhiệm liên quan đến việc chấp nhận vàsử dụng ý tưởng cung cấp nhàcung cấp cóquan tâm đến việc kinh doanh với người mua Một sách cóthể nói người mua chấp nhận đề xuất không yêu cầu từ nhàcung cấp, đề xuất sở khơng bảo mật mànhàcung cấp khơng có nghĩa vụ hay trách nhiệm đề xuất Nhàcung cấp chícóthể phải kýmột giấy từ bỏ giải phóng người mua khỏi nghĩa vụ việc Một sách khác cóthể làm rõtrách nhiệm nhàquản trị nghĩa vụ tài với nhàcung cấp để cung cấp sớm thiết kế sản phẩm Người mua cóthể yêu cầu nhàcung cấp đệ trình đề xuất giảm chi phí giai đoạn đầu thiết kế sản phẩm Điều cho phép giảm nghĩa vụ tài nhàcung cấp, đặc biệt với nhàcung cấp có ý tưởng không chấp nhận Trong trường hợp người mua cố gắng tích hợp nhàcung cấp vào qtrình phát triển sản phẩm mới, nhiều công ty phát hành sổ tay sách viết cho hoạt động kỹ thuật, tiếp thị, sản xuất mua hàng Sách hướng dẫn định bước việc phát triển sản phẩm vàtiền đề trình xác định thời điểm vàcách nhàcung cấp tham gia quy trình Chính sách định loại thỏa thuận không tiết lộ sử dụng, tiêu chíchia sẻ sáng chế vàcác sách phát triển sản phẩm chung Sourcing Các vấn đề xung đột lợi Snapshot ích để lên đầu trang Hãy xem xét vídụ sau mơtả Wall Street Journal: •Tại Lear Corp., nhàcung cấp phụ tùng ôtôlớn cótrụ sở Southfield, Mich., 17 người thân quan chức cấp cao tuyển dụng có quan hệ kinh doanh với cơng ty, nhóm mối quan hệ gia đình mà cơng ty khơng báo cáo cuối năm ngoái mặc dùliên bang yêu cầu để làm •Apple Computer Inc trả cho Giám đốc điều hành Steven Jobs gần 1,2 triệu la để hồn lại cho chi phímàanh ta phải chịu sử dụng máy bay phản lực Gulfstream V cánhân mì nh cho cơng việc kinh doanh công ty vào năm 2001 2002 Apple nhiều cơng ty cócác thỏa thuận phụ liên quan đến máy bay riêng giám đốc điều hành họ •Ford Motor Co trả cho hai giám đốc mì nh, William Clay Ford vàEdsel B Ford II, hàng trăm nghìn la phí tư vấn Hai thành viên Gia đình sáng lập gãkhổng lồ ô tô nhận lương giám đốc vàhàng triệu đô la cổ tức cổ phiếu Ford họ •Sam Nunn phục vụ hội đồng quản trị bảy công ty đại chúng kể từ ông rời Thượng viện năm 1996 Tất cơng ty làm ăn với cơng ty luật ông, King& Spalding, ông làm việc ban điều hành Sau vụ Enron vàcác vụ bêbối khác công ty, loại giao dịch - nói chung làbị phạt giao dịch kinh doanh liên quan đến thành viên hội đồng quản trị độc lập, giám đốc điều hành cấp cao, cổ đông quan trọng, người thân người — thu hút ýmới từ quan chức chí nh phủ nhà lãnh đạo doanh nghiệp lao động Luật cắt bỏ giao dịch định Các quy tắc khác cơng việc nhằm mục đích tăng cường tính độc lập vàtrách nhiệm giải trì nh cán cơng ty giám đốc Nhưng giao dịch với bên liên quan hợp pháp ăn sâu vào văn hóa doanh nghiệp Đây lĩnh vực ngày quan trọng để hoạch định chí nh sách mua hàng cần xem xét Chí nh sách xác định vấn đề vận hành Chính sách dài danh mục năm Chính sách mua hàng liên quan đến Chính sách cung cấp hướng dẫn cho vấn đề vận hành mà người mua gặp phải quátrình hoạt động bình thường Những vật liệu nguy hiểm Người mua phải cóvai trịtích cực việc kiểm sốt chất thải nguy hại Trong 10 năm gần đây, quy định vàchính sách vạch việc xử lýthích hợp cho chất độc hại vàvật liệu nguy hiểm Trong giai đoạn từ 1899 đến 1950, phủ Hoa Kỳ thông qua điều luật liên quan đến bảo vệ môi trường Từ năm 1976 đến năm 1978, Quốc hội thơng qua chín điều luật mơi trường Các luật gần nhấn mạnh thêm cần thiết phải tiếp tục kinh doanh để cósự phản hồi cân nhắc cẩn thận sáng kiến môi trường Một xu hướng quan trọng khác làyêu cầu tổ chức phải chứng nhận ISO 14000 để tham gia vào giao dịch kinh doanh toàn cầu Chứng nhận ISO 14000 yêu cầu công ty thiết lập hệ thống quản lý mơi trường (EMS) để đối phó với vấn đề môi trường EMS yêu cầu công ty thực việc sau: • Xây dựng sách mơi trường • Đặt mục tiêu vàchỉ tiêu phùhợp • Thiết kế vàthực chương trình nhằm đạt mục tiêu • Theo dõi đo lường hiệu chương trình • Giám sát đo lường hiệu hoạt động quản lý môi trường công ty Tham gia vào việc phát triển EMS làmột trách nhiệm quan trọng việc mua Để so sánh thường xuyên sử dụng sản xuất vật liệu nguy hiểm, luật pháp yêu cầu sách phác thảo chi tiết yêu cầu pháp lý điều kiện để xử lýchất thải độc hại Nếu khơng có sách coi làmột hành vi vi phạm luật pháp Chính sách chi tiết trách nhiệm mua để chọn nhàthầu phùhợp với địa phương, luật tiểu bang liên bang Trước trao hợp đồng vận chuyển vàxử lývật liệu nguy hiểm, số sách yêu cầu nhàthầu cung cấp thơng tin chi tiết: • Bằng chứng giấy phép vàgiấy phép hợp lệ • Đặc điểm kỹ thuật loại dịch vụ xử lýmànhàthầu cấp phép cung cấp • Bằng chứng biện pháp bảo vệ để ngăn ngừa tai nạn với kế hoạch dự phòng vàcác chế phẩm xảy cố tràn • Chi tiết quy trình cụ thể sử dụng để kiểm sốt vật liệu nguy hiểm nóthốt khỏi sở người mua • Bằng chứng bảo hiểm trách nhiệm đầy đủ nhàthầu • Bằng chứng đơn vị vận chuyển chất thải sử dụng bãi thải chứng nhận phùhợp Lựa chọn nhàthầu xử lýchất thải nguy hại có lực làrất quan trọng Ở quy mơlớn hơn, điều u cầu sách môi trường thể rõràng Việc tăng cường nhận thức phủ vàcộng đồng mối quan tâm môi trường thúc đẩy Trách nhiệm nhàcung cấp vật liệu bị lỗi Chính sách nêu rõtrách nhiệm nhàcung cấp lơhàng ngun liệu bị lỗi khơng hoạt động Nó thường nêu chi tiết chi phíbồi hồn khác để nhàcung cấp chịu trách nhiệm trường hợp không hoạt động Những chi phínày cóthể bao gồm chi phílàm lại vật liệu, đóng gói lại để trả hàng, chi phíxử lývật liệu bổ sung, chi phívận chuyển trả lại, chi phí liên quan đến việc sản xuất bị chậm trễ Người mua tổ chức sản xuất tức thời (Just-in-time) thường khánghiêm ngặt khoản phíliên quan đến khắc phục vấn đề vật liệu nhàcung cấp gây Một lôhàng bị lỗi đơn hàng sản xuất tức thời làm ngưng trệ tồn quy trình sản xuất, dẫn đến số trường hợp bị phạt tới 10.000 đô la phút (đối với OEM (Nhàsản xuất thiết bị gốc) ôtô) Các sách vật liệu bị lỗi nêu rõ thẩm quyền thương lượng người mua vàgiải khiếu nại nhàcung cấp Điều đòi hỏi người mua phải xem xét cẩn thận phần không đạt hiệu để xác định giải cơng Chính sách cung cấp bảo vệ cho người mua trường hợp vấn đề làdo nhàcung cấp gây So sánh mặt hàng mua Một sách khác nhàquản trị liên quan đến việc tiếp tục đánh giá mặt hàng mua Đánh giá người mua thực định kỳ cho mặt hàng dịch vụ mua để xác định xem nhàcung cấp cóvẫn trìkhả lãnh đạo thị trường khơng Đánh giá bao gồm so sánh chi phí,chất lượng, giao hàng vàcông nghệ Sourcing Quy tắc ứng xử Snapshot Caterpillar Caterpillar đời gần kỷ Cơng ty cótrụ sở Peoria, IL, phát triển từ nhàsản xuất thiết bị nông nghiệp phía Trung Tây thành cường quốc thiết bị xây dựng toàn cầu Với phát triển quốc gia, văn hóa thị trường khác, cơng ty cố gắng trì văn hóa Trung Tây để phùhợp với cơng ty mẹ Vìvậy, Jim Owens, Giám đốc điều hành, đưa quy tắc ứng xử áp dụng cho tất cộng sự, dựa quy tắc “liêm chí nh lànền tảng tất gìchúng tơi làm” Một tập hợp bổ sung tuyên bố ngụ ýđược phát triển có tác động trực tiếp đến chí nh sách mua hàng hành động cộng tác viên mua hàng Đặc biệt, yếu tố sau lànổi bật: •Lời nói hành động đôi với vàsẽ thực gìchúng tơi hứa Chúng tơi xây dựng vàcủng cố danh tiếng thông qua tin tưởng Chúng tơi khơng gây ảnh hưởng khơng thích hợp đến người khác để họ ảnh hưởng đến chúng Tóm lại, uy tí n doanh nghiệp phản ánh đạo đức người làm việc •Chúng tơi trung thực chúng tơi hành động chí nh trực Chúng tơi giữ mì nh tiêu chuẩn cao liêm chinh Chúng cố gắng giữ cam kết mì nh Các cổ đơng, khách hàng, đại lýcủa công ty chúng tôi, người màchúng hợp tác kinh doanh (nhàcung cấp) vàcác nhân viên chúng tơi cóthể tin tưởng gìchúng tơi nói vàtin chúng tơi ln giữ lời mì nh •Chúng tơi cạnh tranh cơng Caterpillar tin cạnh tranh công sở để doanh nghiệp tự Trong mối quan hệ với đối thủ cạnh tranh, đại lý, nhàcung cấp, vàkhách hàng, tránh thỏa thuận ngầm thỏa thuận với đối thủ cạnh tranh màlàm ảnh hưởng đến giácả, Chí nh sách màsản phẩm bán, số lượng vàloại sản phẩm sản xuất bán •Chúng tơi đảm bảo tính xác đầy đủ báo cáo tài chí nh vàkế tốn Các tiêu chuẩn tí nh liêm chí nh áp dụng cho báo cáo tài bên ngồi tương tự với báo cáo tài tương ứng màchúng tơi sử dụng làm cơng cụ quản lýnội •Chúng tơi cơng bằng, trung thực vàcởi mở vấn đề giao tiếp mì nh Chúng giữ cho nhà đầu tư, chủ nợ, thị trường giao dịch chứng khoán, nhân viên, đại lý, nhàcung cấp vànói chung ln thơng báo cơng khai vàkịp thời thông qua phát hành công khai thông tin liên quan vàdễ hiểu tài chí nh thông tin khác công ty Khi phát hành thông tin Caterpillar, cố gắng để đảm bảo việc thông báo thực đầy đủ cho tất người màkhơng cósự ưu tiên thiên vị cho cánhân nhóm •Chúng tơi xử lý"thơng tin nội bộ" cách thích hợp vàhợp pháp Một nhân viên Caterpillar người tiết lộ thông tin nhàcung cấp, khách hàng đối thủ cạnh tranh không nên giao dịch cổ phiếu cơng ty đó, nhân viên không nên tư vấn cho người khác làm •Chúng tơi từ chối thực khoản tốn khơng phùhợp Trong giao dịch với quan chức nhà nước, nhànghiên cứu, nhàcung cấp công dân tư nhân, kiên tuân thủ kinh doanh có đạo đức •Chúng tơi khơng tì m cách gây ảnh hưởng đến người khác, dùtrực tiếp hay gián tiếp, cách đưa hối lộ, biện pháp khác phi đạo đức làm hoen ố danh tiếng trung thực vàchí nh trực Ngay xuất hành vi phải tránh Nguồn: Quy tắc Ứng xử Caterpillar, http://www.cat.com Đối với mặt hàng mua thơng qua quy trình đấu thầu cạnh tranh, so sánh mặt hàng mua thường có nghĩa yêu cầu giáthầu cho mặt hàng từ nhàcung cấp đủ điều kiện Chính sách thường nêu tần suất nhàquản trị mong đợi so sánh cạnh tranh quy trình chung để tiến hành so sánh Đối với mặt hàng mua theo hợp đồng dài hạn, so sánh mặt hàng mua liên quan đến việc đo điểm chuẩn so sánh chi phíhiệu suất so với đối thủ cạnh tranh hàng đầu Chí nh sách hoạt động khác Cónhiều sách điều hành khác hướng dẫn mua hàng Các vídụ bổ sung bao gồm sách tuân theo điều sau: • Tuân thủ luật pháp quy định Hoa Kỳ • Hạn chế lựa chọn nguồn ngồi chức để mua hàng • Xử lýhợp lýcác tài sản vật chất • Bên mua cóquyền chấm dứt hợp đồng mua đơn đặt hàng • Nhà cung cấp chịu trách nhiệm chi phívận chuyển cao cấp • Các thay đổi nhàcung cấp yêu cầu ghi Chính sách điều kiện hợp đồng • Nhà cung cấp sử dụng nhãn hiệu biểu tượng Tất sách vừa liệt kê có điểm chung: Họ làm rõ quan điểm quản lývề chủ đề đồng thời cung cấp hướng dẫn cho nhân viên chịu trách nhiệm thực sách Kết sách phải hành động quán phía nhân vị tríhoặc cấp độ tổ chức khác Một tập hợp tuyên bố sách nêu rõ quan điểm ban quản lývề lĩnh vực chủ đề khác nên sẵn cóvàphổ biến Tất sách cần thường xuyên xem xét vàcập nhật Càng ngày, công ty tiến đăng sách họ mạng nội họ Quy trình mua hàng Các Quy trình hướng dẫn vận hành chi tiết nhiệm vụ nhiệm vụ chức năng, hướng dẫn Quy trình thực làmột hướng dẫn sử dụng Một phận mua hàng lớn cóthể có hàng trăm Quy trình chi tiết hóa để thực hoạt động Nónằm ngồi phạm vi thảo luận để trình bày nhiều tổng quan ngắn gọn Quy trình mua hàng, đặc biệt làdo khơng cóbộ ngun tắc thống để hướng dẫn xây dựng Quy trình mua hàng Mọi tổ chức phát triển hướng dẫn vận hành để đáp ứng yêu cầu cụ thể riêng Sổ tay Quy trình phục vụ số mục đích quan trọng Đầu tiên, hướng dẫn sử dụng làmột hướng dẫn tham khảo cho nhân viên mua hàng đặc biệt cógiátrị nhân viên mới-Những người yêu cầu giải thích cách hoàn thành hoạt động khác phân cơng cơng việc Đối với người cókinh nghiệm, sách hướng dẫn cung cấp làm rõhoặc đơn giản làcủng cố kiến thức chủ đề khác Thứ hai, hướng dẫn sử dụng cung cấp tính quán vàsắp xếp bước vàhoạt động cần thiết để thực nhiệm vụ Một hướng dẫn Quy trình lập thành văn hỗ trợ hoạt động hiệu thường bao quát vàchi tiết so với sổ tay sách Hướng dẫn Quy trình định phương pháp hay ngành để tuân theo, phương pháp xác định thông qua so sánh điểm chuẩn với phương pháp dẫn đầu Hình 3.2 Vídụ Quy trình mua ABC Technologies Quy trình mua hàng Số Quy trình: 4.3 Ngày: 10/1/00 Chủ đề: Yêu cầu tìm nguồn cung ứng từ phận kỹ thuật I GIỚI THIỆU Quy trình phác thảo bước cần tuân theo việc mua hàng nhận yêu cầu nguyên liệu từ phận kỹ thuật với biểu mẫu định đính kèm (biểu mẫu SS-1) Xử lý yêu cầu nguồn nguyên vật liệu cụ thể khác với việc xử lýdanh sách nguyên vật liệu nhàcung cấp đề xuất Mục đích Quy trình làđánh giá yêu cầu nguyên vật liệu kỹ thuật cách công bằng, kịp thời vàkỹ lưỡng II CHÍNH SÁCH LIÊN QUAN Chính sách điều hành cho phép người mua có quyền có vật liệu, linh kiện mặt hàng khác đáp ứng điều kiện giao hàng, chất lượng, tổng chi phí thấp yêu cầu cạnh tranh khác công ty Sự hạn chế quyền hạn có tác động nghiêm trọng đến khả người mua để thực nhiệm vụ giao Tuy nhiên, số điều kiện định đảm bảo đặc điểm kỹ thuật nguồn cung ứng phận khác mua hàng III NHIỆM VỤ Trách nhiệm người giám sát trực tiếp người quản lý người mua nhận biểu mẫu nguồn cung ứng để đánh giá xác định cách xử lý cuối yêu cầu nguồn cụ thể phù hợp với quy trình sau IV QUY TRÌNH A Khi nhận biểu mẫu SS-1 phận kỹ thuật, phận mua hàng gửi xác minh phần biểu mẫu hoàn thành cách B Quản lý mua hàng phải xác minh mặt hàng yêu cầu mặt hàng mua nhiều gần Nếu mặt hàng mua, phận mua hàng phải thông báo cho phận kỹ thuật điều C Đối với mặt hàng chưa mua, quản lý mua hàng phải đánh giá lý để định nguồn cung ứng cho mặt hàng yêu cầu Phải xác định đánh giá nguồn cung ứng có chất lượng lý cho nguồn cụ thể tìm thấy khơng tn theo ngun tắc mua thị trường chấp nhận D Nếu yêu cầu nguồn cung ứng cho phận kỹ thuật chấp nhận, quản lý mua hàng phê duyệt nguồn cung ứng xử lý kịp thời đơn đặt hàng E Các yêu cầu bị từ chối gửi lại cho phận kỹ thuật với lý cụ thể Để thúc đẩy hoạt động làm việc vàmối quan hệ chặt chẽ phận mua hàng vàbộ phận kỹ thuật, phận mua hàng đáp ứng yêu cầu nguồn cung ứng cụ thể khoảng thời gian hợp lý Hơn nữa, việc phận mua hàng đồng ý làm việc với phận kỹ thuật để xác định nguồn cung ứng đáp ứng yêu cầu kỹ thuật phận kỹ thuật đồng thời đáp ứng yêu cầu thương mại công ty Đơn giản hóa quy trình làmục tiêu hàng đầu Điểm nhấn cần dựa phát triển hướng dẫn vận hành ngắn gọn, xác đầy đủ Nhưng quy trình khơng hiệu nócóqnhiều bước để thực trình bày chi tiết không cần thiết Nhiều công ty nhận thấy quy trình truyền thống để phát triển sản phẩm không hỗ trợ hợp tác phận Các quy trình thay thủ tục xếp hợp lý đề cao kịp thời đáp ứng Đối với sách, nhàquản trị phải xem xét đánh giá quy trình để đảm bảo chúng kịp thời, xác vàchúng góp phần làm tăng thay vìcản trở hiệu suất Hình 3.2 cho thấy quy trình mua hàng cơng ty cơng nghệ cao lớn Quy trình này, cho người mua quyền để lựa chọn nguồn cung cấp, bao gồm phần khác vừa thảo luận Cũng với tất quy trình, quy trình yêu cầu xem xét tương lai để xác minh tính kịp thời vàhiệu Càng ngày, phận kỹ thuật vàbộ phận thu mua đặt gần để giảm thời gian chu kỳ phát triển sản phẩm Khi điều xảy ra, việc xác định lựa chọn nguồn thường thực nhóm cánhân Các quy trình cóthể khơng cịn áp dụng quy trình thiết lập tốt thay đổi Lĩnh vực liên quan đến Quy trì nh mua hàng Các Quy trình bao gồm vấn đề liên quan đến mua hàng Phần lớn Quy trình mua hàng tương ứng với lĩnh vực sau Chu kỳ mua hàng Các Quy trình thường ghi lại bước thích hợp cần tuân theo giai đoạn chu kỳ quy trình mua hàng Quy trình mua hàng mơtả Chương Sử dụng hợp lýcác biểu mẫu mua hàng Một chức mua hàng điển hình dựa vào nhiều hình thức để tiến hành hoạt động kinh doanh Gợi lại Chương cung cấp vídụ tài liệu vàcác hình thức mua hàng thường sử dụng Hướng dẫn Quy trình làmột nguồn cógiátrị bao gồm môtả sử dụng hợp lýtừng loại biểu mẫu, ý nghĩa chi tiết trường thông tin biểu mẫu,vàmôtả cách xử lý lưu trữ thích hợp biểu mẫu Hướng dẫn lưu trữ thường bao gồm thơng tin vị trívàthời gian lưu trữ biểu mẫu với chữ kýhoặc phêduyệt cần thiết Lưu trữ cóthể tiến hành thủ công điện tử Phong trào hướng tới lưu trữ điện tử biểu mẫu đòi hỏi sửa đổi lớn Quy trình liên quan đến chủ đề Sự phát triển hợp đồng pháp lý Việc phát triển hợp đồng mua bán hợp pháp cóthể đòi hỏi hàng chục trang vàgiải nhiều chủ đề Hầu hết tổ chức cócác Quy trình cụ thể để kýhợp đồng với nhàcung cấp phụ bên ngồi vàcác cánhân cho hàng hóa vàdịch vụ Trách nhiệm nhân viên mua hàng làlàm quen vàtuân theo Quy trình liên quan đến vấn đề pháp lýcủa vùng Một số chủ đề thảo luận hợp đồng pháp lýbao gồm: • Các tính hợp đồng mua bán tiêu chuẩn • Các nguyên tắc hợp đồng • Thực thi vàquản lýcác thỏa thuận • Các yếu tố cần thiết hợp đồng • Tn thủ Chính sách hợp đồng đánh giá hiệu suất • Quy trình kýhợp đồng thức • Quy trình phát triển hợp đồng • Ví dụ thỏa thuận mẫu • Định nghĩa pháp lý • Sử dụng Chính sách hợp đồng thức Các Quy trình bao gồm việc phát triển, thực vàthực thi quy định pháp lý, thỏa thuận vàhợp đồng thường kháchi tiết (giống thân hợp đồng) Người mua cóthể dựa vào nhân viên chuyên trách để hỗ trợ việc lĩnh vực cóQuy trình phức tạp Quy trì nh vận hành Các quy trình vận hành cung cấp hướng dẫn chi tiết loạt chủ đề Một quy trình phát triển cho chủ đề hoạt động tuân theo tập hợp bước cụ thể, yêu cầu hành động quán để thúc đẩy hiệu tính quán, thực thị sách chức điều hành Các quy trình sau xuất sổ tay tài liệu công ty nằm bảng xếp hạng Fortune 500: • Kiểm sốt vật liệu cung cấp từ nhà cung cấp • Lưu trữ tài liệu mua hàng • Quy trình đánh giá chất lượng nhà cung cấp • Sử dụng hệ thống mua hàng máy tính • Phân tích báo giá nhà cung cấp • Sử dụng lựa chọn nguồn cung ứng • Yêu cầu việc định giá phân tích đơn đặt hàng • Quy trình phân tích chi phí • Cho phép sử dụng công nghệ tài liệu để giảm chi phí • Giao dịch nội • Xử lý xử lý hàng cảnh • Xác nhận nhà cung cấp đơn đặt hàng • Xử lý vật liệu mua không phù hợp • Loại bỏ công cụ công ty sở hữu khỏi nhà cung cấp Đây số ví dụ nhỏ chủ đề hoạt động khác thường yêu cầu quy trình lập thành văn Chủ đề quy trình mua hàng rộng Tuy nhiên, quy trình hiệu dẫn đến việc sử dụng hiệu thời gian chuyên gia thu mua Các quy trình có tác dụng tài liệu tham khảo bao gồm loạt câu hỏi Họ đảm bảo nhân viên tuân theo bước giống thực nhiệm vụ tương tự Vídụ hay để luyện tập Các phương pháp hay để phát triển đa dạng nhà cung cấp Nghiên cứu phát triển nhàcung cấp thiểu số thực Supply Chain Resource Cooperative (http://scrc.ncsu.edu ) nhận thấy khả lãnh đạo làmột yếu tố thành công quan trọng yếu tố tạo nên thành công khác rút từ chương trình cung ứng khơng thành cơng Sự hỗ trợ lãnh đạo mục tiêu liên quan đến việc thiết lập mục tiêu chiến lược cụ thể mục tiêu hiệu suất đảm bảo sáng kiến thực nghiêm túc Các nhà lãnh đạo đưa vídụ đầu tiên, điều áp dụng cho đa dạng mục tiêu Một số phương pháp hay nhất, xác định thông qua vấn với giám đốc điều hành, liệt kê Trong trường hợp, công ty đảm bảo giám đốc điều hành thúc đẩy để đưa nhà cung cấp đa dạng vào định tì m nguồn cung ứng họ vànỗ lực để thúc đẩy chí nh sách chức kinh doanh Hãy xem xét điều sau: •Một hội đồng đa dạng điều hành thành lập công ty để xem xét hướng dẫn hương trình đa dạng nhàcung cấp Hội đồng đảm bảo ban lãnh đạo cao tham gia vào chương trình Một cơng ty dược phẩm chăm sóc sức khỏe màđã trích dẫn, vídụ CFO dẫn đầu với tư cách qn qn chương trình, với bảo trợ tích cực CEO Điều gửi thông điệp đến nhàtổ chức đội ngũ lãnh đạo đa dạng quan trọng •Giám đốc điều hành vàcác cán cấp cao khác nên thể cam kết cánhân chương trình đa dạng nhàcung cấp thơng qua việc tham gia kiện SDP, gặp mặt với thành viên hội đồng đa dạng vàvới nhàcung cấp thiểu số, vàtruyền bánhững câu chuyện thành công vàcam kết cánhân thơng qua hì nh thức liên lạc chí nh thứ với tổ chức •Các mục tiêu đa dạng nhàcung cấp nên đưa vào kế hoạch điều hành Tại công ty hàng không vũ trụ hàng đầu, Việc thực kế hoạch dẫn đến lãnh đạo điều hành tích cực cấp cao kích hoạt sáng kiến kiện tiếp cận cộng đồng, hỗ trợ nhóm vận động, khắp đất nước đến nhàcung cấp thứ hai đầu tư để giúp thúc đẩy nhàcung cấp đa dạng • Đánh giá hoạt động nhàquản lý liên quan đến hoạt động mua hàng phận khác tổ chức nên bao gồm mục tiêu chương trình đa dạng nhàcung cấp Việc phát triển chương trình đa dạng nhàcung cấp không nên coi làtrách nhiệm phận thu mua người ủng hộ đa dạng nhàcung cấp, màphải làtrách nhiệm tất nhân viên thu mua tổ chức Với thực tế làmỗi ngành độc đáo có thách thức hội riêng, phương pháp hay xác định báo cáo SCRC cóthể cần tổng hợp vào trường hợp cụ thểnhư Nghiên cứu thực tế phát triển nhàcung cấp làliên kết yếu chương trình đa dạng nhàcung cấp hầu hết công ty Các nhàquản lýchuỗi cung ứng cần dành nhiều thời gian vànguồn lực để giúp nhàcung cấp thiểu số phát triển vàcókhả nhiều để phục vụ nhu cầu khách hàng Nó điều cần thiết để hì nh thành khối quan trọng với đối thủ cạnh tranh vànhàcung cấp để hỗ trợ nỗ lực phát triển nhàcung cấp Câu thần nhanh chóng trở thành "Giúp đối tác bạn phục vụ bạn tốt hơn." Câu hỏi Tại bạn tin nhà lãnh đạo quản lýchuỗi cung ứng động để theo đuổi nhàcung cấp thiểu số trừ biện pháp thực hiện? Một số cách cụ thể mà Giám đốc điều hành giám đốc điều hành cấp cao khác dùng để chứng minh cam kết với mục tiêu đa dạng nhàcung cấp? Những lợi í ch hữu hì nh tạo nên khác biệt cơng ty Sourcing Snapshot: “Các công ty tốt nhàcung cấp thiểu số ký hợp đồng” so với công ty khác? Họ hưởng lợi từ việc nằm danh sách so với người khác? Nguồn: R Handfield S Edwards, “Các phương pháp hay phát triển nhàcung cấp thiểu số”, http: // scrc.ncsu.edu PHẦN KẾT LUẬN Hiểu sách quy trình điều cần thiết để hiểu cách tổ chức, phạm vi hoạt động hoạt động Chính sách dựa ý tưởng nguyên tắc lập thành văn áp dụng cho tất mối quan hệ bên bên tổ chức Một sách quy định phương pháp hoàn thành theo nghĩa đủ rộng để người thực quyền định cho phép nhân viên đưa đánh giá vấn đề Các sách tốt quy trình xây dựng để hỗ trợ người mua hiệu hoạt động mua hàng quán Mặt khác, sách quy trình lỗi thời, u cầu hành động khơng cần thiết không giải vấn đề chủ đề không hỗ trợ hoạt động mua hàng hiệu Khi tổ chức dần mở rộng nguồn cung ứng toàn cầu họ, họ xem xét lại sách quy trình mua hàng mình, để đảm bảo họ theo kịp thay đổi nhanh chóng mà cộng chuyên nghiệp họ phải đối mặt cơng việc họ ĐIỀU KHOẢN QUAN TRỌNG sách, 87 quy trình, 103 hỗ trợ lẫn nhau,92 CÂU HỎI THẢO LUẬN Viết tuyên bố sách ngắn gọn trình bày quan điểm nhu cầu sử dụng nhà cung cấp đa dạng Các tính đặc điểm mà tuyên bố sách bạn nên có gì? Tại điều quan trọng phải bao gồm sách nêu rõ nguồn gốc phạm vi thẩm quyền mua hàng? Điều xảy sách không tồn tại? Tại ban giám đốc nên xem xét định kỳ sách quy trình mua hàng mình? Hậu tiềm ẩn ban quản lý khơng xem xét sách quy trình? Bạn nghĩ phải trải qua cải tiến nhỏ hay lớn mức thường xuyên nào? Những lợi ích liên quan đến sách quy trình tồn diện gì? Có nhược điểm khiến hướng dẫn q tồn diện không? Thảo luận khái niệm đạo đức Tại nghề thu mua đặc biệt nhạy cảm với chủ đề này? Mơ tả tình khó xử đạo đức tiềm ẩn mà chuyên gia thu mua gặp phải hoạt động hàng ngày Mơ tả tình xảy mà chuyên gia thu mua phạm tội xung đột lợi ích Những rủi ro liên quan đến việc mua bán “cửa sau” gì? Tại người mua hàng lại quan tâm đến việc kiểm soát hoạt động kinh doanh này? Xem xét yếu tố quy tắc ứng xử Caterpillar Sourcing Snapshot: Quy tắc Ứng xử Caterpillar Một số ví dụ cụ thể hành vi mua hàng vi phạm yếu tố quy tắc ứng xử gì? 10 Chương liệt kê số quy trình vận hành khác Mơ tả thảo luận ba lĩnh vực chủ đề bổ sung mang lại lợi ích từ quy trình văn ĐỌC THÊM Baumer, D L., and Poindexter, J C (2002), Cyberlaw and E-Commerce, New York: McGraw-Hill Baumer, D L., and Poindexter, J C (2004), Legal Environment of Business in the Information Age, New York: McGraw-Hill Center for Advanced Purchasing Studies (1999), ISO 14000: Assessing Its Impact on Corporate Effectiveness and Efficiencies, Tempe, AZ: National Association of Purchasing Management Duerden, J (1995), “‘Walking the Walk’ on Global Ethics,” Directors and Boards, 19(3), 42–45 Forker, L B., and Janson, R L (1990), “Ethical Practices in Purchasing,” Journal of Purchasing and Materials Management, 26(1), 19–26 Handfield, R., and Baumer, D (2006), “Conflict of Interest in Purchasing Management,” Journal of Supply Chain Management, 42(3), 41–50 Handfield, R., and Edwards, S (2006), “Minority Supplier Development: We’re Not There Yet,” Inside Supply Management, 17(5), 20–21 Ireland, J (1998), “Purchasing Policies and Procedures,” Supply Management, May 21 Maignan, I (2002), “Managing Socially-Responsible Buying: How to Integrate Non-economic Crite- ria into the Purchasing Process,” European Management Journal, 20(6), 641–648 Murray, J E (2003), “When You Get What You Bargained For—But Don’t,” Purchasing, 132(4), 26–27 National Association of Purchasing Management (1995), “Ethics Policy Statements for Purchasing, Supply, and Material Management: Examples of Policies and Procedures,” Tempe, AZ: National Association of Purchasing Management Quayle, M (2002), “Purchasing Policy in Switzerland: An Empirical Study of Sourcing Decisions,” Thunderbird International Business Review, 44(2), 205–236 CHÚ THÍCH Klein, W H., and Murphy, D C (1973), Policy: Concepts in Organizational Guidance, Boston: Little Brown, p 2 Thông tin bổ sung chương trình chăm sóc có trách nhiệm vàcam kết Dow Chemical mơi trường tìm thấy http://www.dow.com Emshwiller, J (2003), “Many Companies Report Transactions with Top Officers,” Wall Street Journal, December 29 Center for Advanced Purchasing Studies (1999), ISO 14000: Assessing Its Impact on Corporate Effectiveness and Efficiencies, Tempe, AZ: National Association of Purchasing Management