Bàn về tổ chức quản lý & hạch toán TSCĐ hữu hình trong doanh nghiệp

Bàn về tổ chức quản lý & hạch toán TSCĐ hữu hình trong doanh nghiệp

Lời nói đầu

Sản xuất là cơ sở tồn tại và phát triển của xã hội loài ngời “Nếu sản xuất chỉ ngừng một ngày thôi, chứ không nói đến ngừng một vài tuần, ngừng một vài năm thì xã hội cũng bị tiêu vong” (Marx-Angel) Cơ sở để tiến hành sản xuất trên mọi lĩnh vực là t liệu sản xuất và sức lao động.

Tài sản cố định (TSCĐ) là cơ sở vật chất kỹ thuật không thể thiếu đợc trong bất kỳ một nền kinh tế quốc dân nào cũng nh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các Doanh nghiệp TSCĐ là một trong những yếu tố quyết định đến năng suất, chất lợng và hiệu quả kinh doanh của Doanh nghiệp Trong cơ chế thị trờng, khi khoa học kỹ thuật trở thành lực lợng sản xuất trực tiếp thì TSCĐ là yếu tố quan trọng để tạo nên sức mạnh cạnh tranh đối với các Doanh nghiệp.

Trong nền kinh tế thị trờng, mục tiêu cao nhất của các doanh nghiệp là tối đa hoá lợi nhuận Trong khi đó, mức độ cạnh tranh trên thị trờng ngày càng gay gắt, nhu cầu đòi hỏi của thị trờng ngày càng cao về chất lợng, mẫu mã, giá cả sản phẩm Chính vì vậy, để tăng năng lực sản xuất và khả năng cạnh tranh trên thị tr-ờng, các doanh nghiệp không chỉ đơn giản là quan tâm đến vấn đề có và sử dụng TSCĐ mà điều quan trọng là phải tìm ra các biện pháp hữu hiệu để bảo toàn, phát triển và nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng vốn cố định Muốn vậy, doanh nghiệp phải có chế độ quản lý thích đáng, toàn diện đối với TSCĐ từ tình hình tăng, giảm cả về số lợng và giá trị đến tình hình sử dụng, tình hình hao mòn và khấu hao TSCĐ và làm thế nào để sử dụng hợp lý, đầy đủ, phát huy hết công suất, tạo…điều kiện hạ giá thành sản phẩm, trang bị và đổi mới TSCĐ Quản lý TSCĐ một cách khoa học sẽ giúp cho việc hạch toán TSCĐ đợc chính xác, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cố định, chống thất thoát tài sản mà công cụ quan trọng là kế toán tài chính.

Nhận thức đợc vấn đề đó, với những kiến thức đã tiếp thu đợc ở lớp kế toán Trờng ĐHKTQD - HN, đợc sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo hớng dẫn, Thầy Nguyễn Hữu ánh, em đã chọn đề tài “ Bàn về tổ chức quản lý và hạch toánTSCĐ hữu hình trong doanh nghiệp”

Nội dung của đề án ngoài Lời nói đầu và Kết luận gồm 2 phần chính sau đây:

Phần I: Lý luận chung về tổ chức quản lý và hạch toán TSCĐ hữu hình trong doanh nghiệp

Phần II: Thực trạng và phơng hớng hoàn thiện công tác quản lý & hạch toán TSCĐ hữu hình trong các doanh nghiệp

Vì thời gian và kiến thức còn hạn chế, cho nên trong bài viết của em chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận đợc sự chỉ bảo góp ý của thầy giáo hớng dẫn cũng nh của các thầy cô giáo trong khoa kế toán và các bạn để em có điều kiện hoàn thiện, bổ sung kiến thức của mình cho quá trình công tác thực tế sau này.

Em xin chân thành cảm ơn

Hà Nội, ngày 30 tháng5 năm 2002

Sinh viên thực hiện Phạm Đỗ Minh Nguyệt

1 Vai trò của TSCĐ trong sản xuất, kinh doanh:

 Khái niệm, đặc điểm của TSCĐ:

TSCĐ là những t liệu lao động chủ yếu và những tài sản khác có giá trị lớn và thời gian sử dụng lâu dài

TSCĐ bao gồm rất nhiều loại và đợc biểu hiện ở nhiều dạng khác nhau Xét một cách tổng quát thì TSCĐ đợc chia thành hai loại: loại có hình thái vật chất cụ thể đợc gọi là TSCĐ hữu hình, loại chỉ tồn tại dới hình thái giá trị gọi là TSCĐ vô hình.

Trong phạm vi bản đề án này chỉ đề cập một số vấn đề tổ chức quản lý và hạch toán TSCĐ hữu hình trong doanh nghiệp

TSCĐ hữu hình: là các TSCĐ có hình thái vật chất cụ thể nh: Đất đai, nhà

cửa, vật kiến trúc, máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải truyền dẫn, thiết bị dụng cụ quản lý, cây lâu năm, gia súc cơ bản và các TSCĐ khác.

Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh TSCĐ đều có đặc điểm sau:

- TSCĐ tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất và vẫn giữ đợc hình thái hiện vật ban đầu cho đến khi h hỏng phải loại bỏ.

- Giá trị của TSCĐ bị hao mòn dần và chuyển dần từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp …

- TSCĐ đợc mua với mục đích để sử dụng chứ không phải để bán, đây là một tiêu thức để phân biệt TSCĐ với các tài sản khác và là cơ sở lý luận để tổ chức kế toán TSCĐ.

 Vai trò của TSCĐ trong sản xuất, kinh doanh:

TSCĐ giữ vị trí đặc biệt quan trọng trong mỗi doanh nghiệp Tài sản cố định (TSCĐ) là cơ sở vật chất kỹ thuật để thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh khác nhau TSCĐ là một trong những yếu tố quyết định đến năng suất, chất lợng và hiệu quả kinh doanh của Doanh nghiệp Trong cơ chế thị trờng, khi khoa học kỹ thuật trở thành lực lợng sản xuất trực tiếp thì TSCĐ là yếu tố quan trọng để tạo nên sức mạnh cạnh tranh đối với các Doanh nghiệp.

Việc theo dõi phản ánh đầy đủ tình hình hiện có, tăng giảm khấu hao, sửa chữa TSCĐ là nhiệm vụ quan trọng của công tác kế toán Tổ chức công tác hạch toán TSCĐ tốt không chỉ góp phần nâng cao chất lợng quản lý và hiệu quả sử dụng TSCĐ mà còn có ý nghĩa thiết thực trong quá trình định hớng đầu t.

Chính vì tầm quan trọng nêu trên mà việc tổ chức quản lý và hạch toán TSCĐ nói chung, TSCĐ hữu hình nói riêng một cách khoa học là điều tất yếu mỗi doanh nghiệp cần làm.

2 Yêu cầu quản lý TSCĐ:

Xuất phát từ đặc điểm của TSCĐ nói chung, TSCĐ hữu hình nói riêng mà trong công tác quản lý TSCĐ phải quản lý một cách chặt chẽ về số lợng, chủng loại TSCĐ đồng thời còn phải quản lý chặt chẽ về mặt giá trị của TSCĐ theo nguyên giá và giá trị còn lại Mặt khác còn phải quản lý đợc hiện trạng và tình hình sử dụng TSCĐ Chỉ khi quản lý tốt TSCĐ thì doanh nghiệp mới sử dụng một cách hiệu quả TSCĐ.

 Những quy định về quản lý TSCĐ hữu hình:

Theo quyết định của Bộ trởng Bộ Tài chính về ban hành chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ ngày 30/12/1999 có quy định về quản lý sử dụng TSCĐ hữu hình nh sau:

+ Tiêu chuẩn và nhận biết TSCĐ hữu hình: Mọi t liệu lao động là từng tài

sản hữu hình có kết cấu độc lập, hoặc là một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ liên kết với nhau để cùng thực hiện một hay một số chức năng nhất định mà nếu thiếu bất ký một bộ phận nào trong đó thì cả hệ thống không thể hoạt động đợc, nếu thoả mãn đồng thời cả hai tiêu chuẩn dới đây thì đợc coi là TSCĐ:

- Có thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên;

- Có giá trị từ 5.000.000 đồng (năm triệu đồng) trở lên;

Trờng hợp một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ liên kết với nhau, trong đó mỗi bộ phận cấu thành có thời gian sử dụng khác nhau và nếu thiếu một bộ phận nào đó mà cả hệ thống vẫn thực hiện đợc chức năng hoạt động chính của nó mà do yêu cầu quản lý, sử dụng TSCĐ đòi hỏi phải quản lý riêng từng bộ phận tài sản thì mỗi bộ phận tài sản đó đợc coi là một TSCĐ hữu hình độc lập (ví dụ: ghế ngồi, khung và động cơ trong một máy bay).…

Đối với súc vật làm việc và/hoặc cho sản phẩm, thì từng con súc vật đợc coi là một TSCĐ hữu hình.

Đối với vờn cây lâu năm thì từng mảnh vờn cây đợc coi là một TSCĐ hữu hình.

+ Xác định nguyên giá TSCĐ hữu hình:

- TSCĐ loại mua sắm (mua mới hhoặc mua lại của đơn vị khác)

Nguyên giá = Giá mua + Chi phí trớc khi sử dụng – Giảm giá hàng mua (nếu có)

- TSCĐ loại đầu t xây dựng:

Nguyên giá = Giá thành thực tế (giá đợc quyết toán)+ Chi phí trớc khi sử dụng (nếu có)

- TSCĐ loại đợc cấp, đợc điều chuyển đến:

Nguyên giá TSCĐ đợc cấp, đợc điều chuyển đến bao gồm: giá trị trên…biên bản bàn giao hoặc trên sổ hoặc giá trị còn lại trên sổ đơn vị cấp hoặc theo đánh giá thực tế và chi phí thực tế trớc sử dụng (nếu có).

- TSCĐ loại đợc cho, đợc biếu, đợc tặng, nhận vốn góp liên doanh, nhận lại vốn góp, do phát hiện thừa…

Nguyên giá bao gồm: giá trị theo đánh giá thực tế của hội đồng giao nhận; các chi phí tân trang, sửa chữa TSCĐ; các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt, chạy thử, lệ phí trớc bạ (nếu có) mà bên nhận phải chi ra tr… ớc khi đa vào sử dụng.

+ Các chi phí doanh nghiệp chi ra để năng cấp TSCĐ đơc phản ánh nâng nguyên giá của TSCĐ đó không đợc hạch toán vào chi phí kinh doanh trong kỳ.

Các chi phí sửa chữa TSCĐ đợc coi nh khoản phí tổn và đợc hạch toán trực tiếp hoặc phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong kỳ.

Đối với các ngành đặc thù mà chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh không đều giữa các kỳ, các năm, nếu doanh nghiệp muốn trích trớc chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí kinh doanh thì phải lập kế hoạch trích trớc chi phí sửa chữa TSCĐ và trình Bộ tài chính xem xét, quyết định; sau khi có ý kiến đồng ý bằng văn bản của Bộ Tài chính, doanh nghiệp phải thông báo cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý biết.

+ Mọi TSCĐ trong doanh nghiệp phải có bộ hồ sơ riêng (bao gồm biên bản giao nhận TSCĐ và các chứng từ khác có liên quan), đợc theo dõi, quản lý, sử dụng và trích khấu hoa theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành TSCĐ phải đợc phân loại, thống kê, đánh số và có thẻ riêng, đợc theo dõi chi tiết cho từng đối tợng ghi TSCĐ và đợc phản ánh trong sổ theo dõi TSCĐ.

Doanh nghiệp phải thực hiện việc quản lý, sử dụng đối với những TSCĐ đã khấu hao hết nhng vẫn tham gia vào hoạt động kinh doanh nh những TSCĐ bình thờng.

Định kỳ vào cuối mỗi năm tài chính, doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê TSCĐ, mọi trờng hợp phát hiện thừa, thiếu TSCĐ đều phải lập biên bản, tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý.

+ Phân loại TSCĐ trong doanh nghiệp

- Phân loại TSCĐ theo hình thái biểu hiện kết hợp với đặc trng kỹ thuật và kết cấu TSCĐ gồm: TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình

- Phân loại TSCĐ theo quyền sở hữu: gồm 2 loại: TSCĐ tự có (TSCĐ thuộc

quyền sở hữu của doanh nghiệp) và TSCĐ đi thuê (TSCĐ không thuộc sở hữu của

doanh nghiệp)

- Phân loại TSCĐ theo công dụng kinh tế và tình hình sử dụng gồm: TSCĐ dùng trong sản xuất kinh doanh; TSCĐ hành chính sự nghiệp; TSCĐ phúc lợi; TSCĐ chờ xử lý.

Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp, doanh nghiệp tự phân loại chi tiết hơn các TSCĐ của doanh nghiệp trong từng nhóm cho phù hợp.

+ Việc theo dõi, quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ phải tuân theo nguyên tắc đánh giá theo nguyên giá, số khấu hao luỹ kế và giá trị còn lại trên sổ kế toán của TSCĐ

Giá trị còn lại của TSCĐ

Nguyên giá

-Số khấu hao luỹ kế của TSCĐ

Nguyên giá TSCĐ chỉ đợc thay đổi trong các trờng hợp sau:- Đánh giá lại giá trị TSCĐ;

- Nâng cấp TSCĐ;

- Tháo dỡ một hay một số bộ phận của TSCĐ;

Khi thay đổi nguyên giá TSCĐ, doanh nghiệp phải lập biên bản ghi rõ các căn cứ thay đổi và xác định lại các chỉ tiêu nguyên giá, giá trị còn lại trên sổ kế toán, số khấu hao kuỹ kế của TSCĐ và tiến hành hạch toán theo các quy định hiện hành.

 Vai trò của kế toán trong công tác tổ chức quản lý và hạch toán TSCĐ:

Hạch toán kế toán là bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế, tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế Để đáp ứng yêu cầu quản lý TSCĐ, kế toán TSCĐ cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau đây:

- Phản ánh chính xác, kịp thời và đầy đủ số hiện có và tình hình biến động của TSCĐ trên các mặt số lợng, chất lợng, cơ cấu, giá trị.

- Tính toán chính xác số khấu hao TSCĐ, phân bổ kịp thời và đúng số khấu hao này cho các đối tợng có liên quan.

- Theo dõi chặt chẽ tình hình bảo dỡng, sửa chữa TSCĐ, có biện pháp đa nhanh TSCĐ vào sử dụng kịp thời, thanh lý những TSCĐ không cần dùng …

II nội dung hạch toán TSCĐ hữu hình:

1 Hạch toán chi tiết TSCĐ.

Hạch toán chi tiết TSCĐ là công việc không thể thiếu đợc trong quản lý TSCĐ ở doanh nghiệp Vì vậy, trong công tác quản lý cần phải thực hiện các yêu cầu sau:

- Nắm chắc đợc toàn bộ TSCĐ hiện có đang sử dụng ở doanh nghiệp cả về hiện vật và giá trị.

- Nắm đợc tình hình sử dụng TSCĐ trong bộ phận của doanh nghiệp.

Tổ chức công tác kế toán chi tiết TSCĐ trong doanh nghiệp bao gồm các công việc đánh số hiệu TSCĐ và thực hiện kế toán chi tiết TSCĐ ở bộ phận kế toán các địa điểm sử dụng.

*Đánh số TSCĐ: Là quy định cho mỗi TSCĐ một số hiệu tơng ứng theo những

nguyên tắc nhất định Nhờ có đánh số TSCĐ mà thống nhất đợc giữa các bộ phận liên quan trong việc theo dõi và quản lý sử dụng TSCĐ theo các chỉ tiêu quản lý tiện cho tra cứu khi cần thết cũng nh tăng cờng trách nhiệm vật chất của các đơn vị và cá nhân trong khi bảo quản và sử dụng TSCĐ.

*Tổ chức hạch toán chi tiết TSCĐ ở bộ phận kế toán và các địa điểm sử dụng TSCĐ:

- Chứng từ kế toán: Đối với chứng từ bắt buộc nh: “Biên bản giao nhận TSCĐ”, “Thẻ tài sản cố định”, “Biên bản đánh giá lại TSCĐ” Nhà nớc hớng dẫn các chỉ tiêu đặc trng, doanh nghiệp trên cơ sở đó vận dụng vào từng trờng hợp cụ thể thích hợp.

- Sổ kế toán: Các doanh nghiệp tuỳ theo hình thức kế toán áp dụng để mở các sổ kế toán cần thiết Nhng việc tổ chức sổ kế toán phải đảm bảo nguyên tắc:

Với các sổ tổng hợp kế toán, tài sản cố định phải mở đúng mẫu của bộ tài chính quy định Còn sổ chi tiết tuỳ theo yêu cầu quản lý hạch toán của doanh nghiệp để thiết kế mẫu sổ cho phù hợp nhng phải đảm bảo những nội dung cơ bản theo quy định.

* Nội dung hạch toán chi tiết TSCĐ hữu hình:

 Hạch toán chi tiết tăng TSCĐ:

Mọi trờng hợp tăng TSCĐ hữu hình hay vô hình đều phải lập biên bản giao TSCĐ theo mẫu trong chế chế hạch toán ban đầu.

Kế toán phải căn cứ vào hồ sơ TSCĐ (gồm biên bản giao nhận TSCĐ, các bản sao về tài liệu kỹ thuật, các hoá đơn, phiếu vận chuyển) để lập thẻ cho từng đối tợng, ghi TSCĐ để theo dõi tình hình biến động TSCĐ trong suốt thời gian sử dụng.

Mỗi đối tợng ghi TSCĐ phải có một tài liệu riêng để quản lý.

Để quản lý TSCĐ theo từng loại, từng nhóm thì ngoài thẻ TSCĐ, kế toán phải lập sổ TSCĐ cho toàn doanh nghiệp, từng nội dung sử dụng.

 Hạch toán chi tiết giảm TSCĐ

Mọi trờng hợp giảm TSCĐ, kế toán phải làm đầy đủ các thủ tục cần thiết và xác định đúng các khoản chi phí thu nhập (nếu có) Tuỳ theo từng trờng hợp giảm TSCĐ để lập các chứng từ phù hợp

Ví dụ: Khi thanh lý TSCĐ cần lập các quyết định thanh lý; Biên bản thanh lý TSCĐ.

- Tài khoản 212: “TSCĐ thuê tài chính”, tài khoản này đợc sử dụng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của những TSCĐ đi thuê để sử dụng, trong hợp đồng đi thuê phải thoả mãn những điều kiện theo quy định.

- Tài khoản 214: “Hao mòn TSCĐ”, tài khoản này đợc sử dụng để phản ánh giá trị hao mòn đồng thời cũng là số khấu hao của TSCĐ mà đơn vị đợc quyền quản lý và sử dụng Tài khoản này cũng đợc mở các tài khoản cấp 2 để theo dõi số đã hao mòn của từng loại tài sản, TSCĐ hữu hình, TSCĐ thuê tài chính, TSCĐ vô hình.

Ngoài ra, để phản ánh sự biến động TSCĐ và trích khấu hao TSCĐ ngời ta còn quy định sử dụng các tài khoản có liên quan nh tài khoản 111, 112, 241, 331, 341, 411, 441, 128, 222, 228, 627, 641, 642,…

• Nguyên tắc chung trong hạch toán toán TSCĐ là :

- Việc ghi chép trên các tài khoản phản ánh (211, 212, 213) là nguyên giá.- Trờng hợp sử dụng vốn đầu t xây dựng cơ bản, quỹ xí nghiệp để đầu t TSCĐ thì đồng thời với việc ghi tăng TSCĐ là việc ghi chuyển nguồn để tăng nguồn kinh doanh Còn việc sử dụng từ vốn khấu hao, vốn kinh doanh thì không hạch toán tăng nguồn vốn.

- Chỉ điều chỉnh nguyên giá TSCĐ khi quyết định đánh giá lại TSCĐ của cấp trên có thẩm quyền.

- Đối với tài sản cố định thuê tài chính, kế toán phải quản lý và hạch toán riêng biệt trong quá trình thuê, chỉ khi chuyển quyền sở hữu tài sản mới đợc ghi vào TSCĐ hữu hình của doanh nghiệp.

• Phơng pháp hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu:

 Hạch toán tổng hợp tăng, giảm TSCĐ hữu hình:

Sơ đồ 1: sơ đồ hạch toán tổng hợp tăng giảm TSCĐ hữu hình TK111, 112, 331 TK211-TSCĐ hữu hìnhTK214

Giảm TSCĐ đã khấu hao hếtMua TK133