Ly thuyet excel

I. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN: 1. Các thao tác trên Sheet:  Đặt lại tên Sheet: vào menu Format\Sheet\Rename. Gõ tên mới, nhấn Enter.  Chèn thêm Sheet: vào menu Insert\Worksheet.  Xóa Sheet: vào menu Edit\Delete Sheet.  Di chuyển Sheet: click chuột vào tên Sheet rồi di chuyển đi.  Sao chép Sheet: nhấn giữ Ctrl trong khi di chuyển. Chú ý: ta có thể click phải chuột vào tên Sheet rồi chọn lệnh Rename, Insert, Delete để thực hiện các thao tác trên. 2. Thao tác đối với ô:  Di chuyển con trỏ ô: Sử dụng chuột: Dùng chuột tác động lên 2 thanh trượt sao cho ô cần chuyển đến hiện ra trong khung cửa sổ rồi click chuột tại ô này. Sử dụng phím: Nhấn phím F5 (hoặc chọn Edit\Goto) gõ đòa chỉ ô cần chuyển đến trong hộp thoại Reference: Phím     chuyển đến ô bên trên, dưới, trái, phải của ô hiện hành PgUp/PgDown lên xuống một màn hình Alt – PgDown sang phải một màn hình Alt – PgUp sang trái một màn hình Home về cột A của hàng hiện hành Ctrl – Home về cột A1 Ctrl - , , ,  về đầu, cuối dãy của cột hiện hành (hoặc nhấn phím Enter rồi nhấn tiếp một trong các phím mũi tên cũng có tác dụng tương tự). Chú ý: ếu chọn menu lệnh Tools\Options…, chọn gờ Transition rồi đánh dấu vào hộp kiểm tra Transition Navigation Keys thì tác dụng của các phím di chuyển như sau:  Tab/Alt – PgDown sang phải một màn hình  Shift – Tab/Alt – PgUp sang trái một màn hình  Home về cột A1  Ctrl – Home về cột A của hàng hiện hành  Nhập dữ liệu cho ô: Chuyển con trỏ đến ô muốn nhập dữ liệu. Nhập nội dung dữ liệu (dữ liệu sẽ hiện đồng thời trong ô và trên thanh công thức). Nhấn phím Enter , , , ,  hoặc nhấp chuột tại nút Enter trên thanh Formula bar. Chú ý: Nếu muốn hủy nội dung đang nhập dỡ, nhấn phím Esc hoặc nhấp chuột tại nút Cancel trên thanh Formula bar. Trong quá trình nhập dữ liệu các dữ liệu dài quá so với cột đang nhập, theo mặc đònh của Excel thì bạn sẽ thấy nó tràn ra khỏi cột, nhưng thực tế nó vẫn nằm trong cột đang nhập sau khi bạn nhấn Enter.  Nhập dữ liệu cho nhiều ô: Đánh dấu các ô muốn nhập dữ liệu, nhập dữ liệu cho ô có con trỏ,nhấn tổ hớp phím Ctrl – Enter.  Sửa dữ liệu ô: Đặt con trỏ ngay ô cần sửa dữ liệu, nhấn phím F2. Hoặc click chuột trên thanh công thức. Hoặc double click chuột tại ô cần sửa để chuyển sang chế độ hiệu chỉnh dữ liệu.  Nhập chồng dữ liệu đang có trong ô: Chuyển con trỏ ô đến ô cần hiệu chỉnh. Nhập dữ liệu mới, dữ liệu cũ sẽ bò mất đi thay thế vào ô là dữ liệu mới nhập.  Xóa dữ liệu ô: Đặt con trỏ ngay ô muốn xóa, nhấn phím Delete. 3. Thao tác đối với cột:  Thay đổi kích thước các cột bằng nhau: Tô khối các cột muốn thay đổi, vào Format\Column\Width…, xuất hiện hộp thoại, tại khung Cloumn width: điền độ lớn rồi chọn OK. Chú ý: Thay đổi hàng cũng tương tự, chỉ cần thay Column\Width thành Row\Height.  Chèm thêm cột: Muốn chèn thêm bao nhiêu cột thì ta tô khối bấy nhiêu rồi chọn Insert\Columns, lúc này cột mới sẽ xuất hiện bên trái cột đã chọn. Hoặc có thể click phải chuột vào khối, chọn Insert\Entire Columns.  Xóa cột: Chọn các cột muốn xóa, chọn Edit\Delete… hoặc click phải chuột vào khối, chọn Delete…  Xuất hiện hộp thoại, chọn Entire column, rồi chọn OK. Nếu chọn khối tại tên cột, chỉ cần vào menu Edit\Delete, cột đã chọn sẽ bò xóa.  n cột: Chọn các cột cần ẩn, vào menu Format\Column\Hide.  Hiện cột: Chọn khối ngang qua các cột đã ẩn, vào menu Format\Column\Unhide. Chú ý: Đối với ẩn hoặc hiện hàng thì cũng tương tự, chỉ thay Column thành Row. 4. Thao tác đối với hàng:  Chèn thêm hàng: Muốn chèn thêm bao nhiêu hàng thì ta tô khối bấy nhiêu rồi chọn Insert\Row, hoặc click phải chuột vào khối chọn Insert. Lúc này hàng mới xuất hiện ngay hàng đã chọn và hàng hiện tại sẽ di chuyển xuống dòng kế tiếp.  Xóa hàng: Chọn khối các hàng muốn xóa, chọn Edit\Delete… hoặc click phải chuột vào khối chọn Delete… Xuất hiện hộp thoại, ta chọn Entire row rồi chọn OK. Nếu chọn khối tại tên hàng, chỉ cần vào menu Edit\Delete, cột đã chọn sẽ bò xóa. 5. Thao tác với khối: Khối là tập hợp nhiều ô, đòa chỉ được tính theo cú pháp (đòa chỉ ô góc bên trái: đòa chỉ ô góc dưới bên phải). Ví dụ: khối A1:B5 gồm các ô (A1, A2, A3, A4, A5, B1, B2, B3,B4, B5).  Chọn 1 ô: Dùng chuột nhấp vào ô muốn chọn. Dùng phím mũi tên di chuyển ô hiện hành đến vò trí ô muốn chọn.  Chọn 1 nhóm ô liên tiếp nhau: Nhấp chuột vào ô đầu tiên của khối, rê chuột đến cuối khối. Chọn ô đầu tiên của khối, nhấn giữ phím Shift trong khi dùng phím mũi tên di chuyển đến ô cuối khối.  Chọn một nhóm ô không liên tiếp nhau: Nhấn và giữ Ctrl trong khi dùng chuột nhấp vào những ô muốn chọn. 6. Lưu, đóng, mở Workbook:  Lưu Workbook hiện hành thành 1 file: Chọn menu lệnh File\Save As hoặc nhấn phím F12 (nếu Workbook chưa được đặt tên thì có thể chọn menu lệnh File\Save hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl – S). Thực hiện các khai báo trong hộp thoại Save As rồi chọn nút lệnh OK.  Đóng Workbook hiện hành: Chọn menu lệnh File\Close hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl–W hoặc nhấn chuột tại nút Close của cửa sổ Workbook này. Chú ý: Khi đóng Workbook mà chưa lưu lại các thay đổi thì sẽ hiện hộp thoại Microsoft để chỉnh ý.  Chọn nút Yes: lưu lai các thay đổi.  Chọn nút No: không lưu lại các thay đổi.  Chọn nút Cancel: hủy bỏ lệnh thoát.  Mở lại 1 file Workbook: Chọn lệnh menu File\Open hoặc nhấn Ctrl-O hoặc nhấp chuột tại nút Open trên thanh công cụ để mở hộp thoại Open:  Trong hộp thoại danh sách Look in, chọn ổ đóa và Folder chứa file muốn mở.  Chọn tên file muốn mở rồi nhấn nút Open hoặc double click chuột vào file cần mở.  Mở 1 Workbook mới: Vào menu File\New hoặc nhấn Ctrl-N hoặc nút New trên thanh công cụ, xuất hiện hộp thoại:  Nhấn chọn Blank workbook: Workbook mới sẽ mở ra. Chương 2: DỮ LIỆU TRONG EXCEL I. CÁC KIỂU DỮ LIỆU: Trong mỗi ô ta có thể nhập vào các kiểu dữ liệu hằng hoặc công thức, nếu là dữ liệu hằng thì kết quả trong ô sẽ không thay đổi, nếu là dữ liệu công thức thì kết quả có thể thay đổi tùy thuộc vào giá trò của ô được tham chiếu trong công thức. 1. Kiểu dữ liệu hằng (Constant Value): Giá trò gồm dữ liệu dạng chuỗi và dữ liệu dạng giá trò. Dữ liệu dạng giá trò có thể thể hiện dưới 3 dạng số, ngày và giờ.  Dữ liệu chuỗi (Text):  Dữ liệu dạng chuỗi được canh trái trong ô nếu muốn nhập 1 số theo dạng chuỗi thì phải gõ dấu nháy đơn (‘) vào đầu số này.  Muốn ngắt chuỗi xuống dòng trong cùng một ô thì phải đặt dấu nháy giữa 2 chuỗi rồi nhấn Alt – Enter.  Dữ liệu số (Numberic):  Dữ liệu số được canh bên phải ô, thường là một giá trò dạng số học( số âm, dương, nguyên, thập phân), dạng phân số(5/2), dạng số khoa học( 12E+8), dạng số bách phân(15%).  Nếu giá trò số quá dài thì sẽ tự động chuyển sang dạng số học, hoặc lắp đầy ô bằng các ký hiệu #. Muốn hiển thò giá trò đúng thì phải mở rộng cột.  Nếu nhập dữ liệu dạng số không đúng quy đònh thì sẽ xem là chuỗi và canh trái ô.  Dữ liệu dạng ngày (Date) – giờ (Time)  Lúc này hàng mới xuất hiện ngay hàng đã chọn và hàng hiện tại sẽ di chuyển xuống dòng kế tiếp.  Dữ liệu dạng ngày, giờ được canh phải trong ô.  Nếu độ rộng không đủ chứa dữ liệu dạng ngày giờ thì sẽ tự động lắp đầy ô bằng các ký hiệu #. Muốn hiển thò giá trò đúng thì phải mở rộng cột.  Nếu nhập dữ liệu dạng ngày, giờ mà không đúng quy đònh thì sẽ xem là chuỗi và canh trái ô. 2. Kiểu công thức (Formula):  Bắt đầu là dấu bằng(=)  Kế đến có thể là: giá trò hằng( nếu là chuỗi trực kiện thì phải bao trong dấu nháy kép”…”, đòa chỉ ô/ vùng hoặc tên ô/ vùng, hàm, các toán tử. CÁC BÁO LỖI (nếu không tính được trong Excel sẽ trả về trò lỗi). TRỊ LỖI Ý NGHĨA # VALUE! Không tính được. # N/A Tham chiếu một giá trò không tồn tại. #NAME ? Không nhận diện được tên. # NUM! Trò số, không hợp lệ. DIV/0! Trong công thức tồn tại phép toán chia cho số Zero # REF! Không tham chiếu đến được. # NUF! Rỗng. 3. Các toán tử trong công thức: Ngoài ra ta còn dùng các kiểu toán tử nhập từ bàn phím vào để thực hiện các phép toán. Thí dụ: + : cộng - : trừ &: nối chuỗi >=: lớn hơn bằng <=: nhỏ hơn bằng %: lấy phầntrăm <>: khác nhau > : lớn hơn < : nhỏ hơn = : bằng * :nhân / : chia ^: lũy thừa II. CÁC LOẠI ĐỊA CHỈ – CÁC TÊN TRONG CÔNG THỨC: 1. Các loại đòa chỉ ô: Nếu sử dụng đòa chỉ ô theo dạng bình thường (ví dụ: B1,C5…) thì khi chép công thức, các đòa chỉ chỗ này sẽ biến thiên theo vò trí ô chép đến. Dạng này là đòa chỉ tương đối. Cú pháp: CỘT DÒNG Khi có nhu cầu chép công thức mà đòa chỉ ô tham chiếu trong công thức phải cố đònh cột hoặc cố đònh hàng hoặc cố đònh cả cột lẫn hàng thì sử dụng dạng đòa chỉ tuyệt đối hoặc hỗn hợp (các loại này có dạng như sau (lấy ô B1 làm ví dụ). $B$1 : Đòa chỉ tuyệt đối (Cố đònh cả cột lẫn hàng) B$1 : Đòa chỉ hỗn hợp cố đònh hàng (Chỉ cố đònh hàng không cố đònh cột) $B1 : Đòa chỉ hỗn hợp cố đònh cột (Chỉ cố đònh cột không cố đònh hàng)  Cách tạo đòa chỉ:  Đặc điểm chèn tại ký hiệu đòa chỉ ô ở thanh công thức và lần lượt nhấn F4 thì ký hiệu đòa chỉ sẽ chuyển dạng như sau: B2 -> $B$2 -> B$2 -> $B2 -> B2.  Có thể gõ phím để trực tiếp nhập ký hiệu đòa chỉ ô. 2. Đặt và xóa tên vùng:  Trong công thức khi cần sử dụng một đòa chỉ vùng nào đó thì có thể thay thế bằng tên vùng nếu vùng này đã được đặt tên.  Sử dụng tên vùng dễ nhớ, dễ sử dụng và ít gây lỗi hơn so với vùng đòa chỉ.  Tên vùng phải bắt đầu bằng chữ cái hay dấu gạch dưới sau đó là các ký tự bất kỳ, nhưng không được dùng ký tự trắng hay dấu trừ. Tên vùng có thể dài 255 ký tự, không được đặt tên trùng với ký hiệu đòa chỉ ô.  Cách đặt tên vùng bằng các hộp thoại Define name:  Chọn menu lệnh Insert  Name Define để mở hộp thoại Define name.  Khai báo các tên vùng theo cách sau:  Trong hộp thoại Refers to: khai báo đòa chỉ của phạm vi muốn đặt tên.  Trong hộp Names in Wordkbook, khai báo tên theo đúng quy ước.  Chọn nút Add.  Khai báo xong chọn nút lệnh Close để đóng hộp thoại.  Cách đặt tên vùng bằng Name box:  Chọn vùng muốn đặt tên.  Nhấp chuột tại mũi tên bên phải Name box để mở hộp thoại Name.  Gõ tên muốn đặt vào hộp thoại Name.  Nhấn phím Enter.  Xóa tên vùng:  Chọn menu lệnh Insert Name Define để mở hộp thoại Define Name.  Trong hộp thoại Names in Workbook, chọn tên vùng muốn xóa.  Chọn nút lệnh Delete rồi chọn OK. Chương 3: ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH I. ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU: Ngoài cách sử dụng các công cụ có sẳn trên thanh công cụ, còn có những cách đònh dạng khác. 1. Đònh dạng Font chữ: Tô khối ký tự muốn đònh dạng, vào Format\Cells\Font hoặc Click phải vào bảng tính Excel chọn Format\Cells…Font:  Tại Font: chọn Font chữ.  Tại Font Style: tạo các dạng chữ (đậm, nghiêng,…).  Tại Size: Chọn cỡ chữ.  Tại Underline: tạo chữ có gạch dưới.  Tại Color: chọn màu cho chữ.  Tại Normal font: chọn lại Font mặc nhiên đã đònh trước đó.  Tại Effects tùy chọn: Striketrough: gạch ngang thân chữ. Suppercript: tạo ký tự trên. Subcript: tạo ký tự dưới.  Tại Preview: xem hình dạng chữ thay đổi. 2. Đònh dạng dữ liệu trong ô: Chọn Format\Cells\Alignment. Có thể thực hiện các chỉ đònh sau đây về canh chỉnh – bố trí dữ liệu trong ô.  Tại Horfontal: canh dữ liệu so với chiều ngang ô.  Tại Virrtical: canh dữ liệu so với chiều cao ô.  Tại Oriontation: chọn hướng hiển thò dữ liệu so với ô.  Tại Text control: Wrap text: không cho dữ liệu tràn khỏi ô, hoặc có thể nhấn tổ hợp phím Alt – Enter. Shrink to fit: gồm dữ liệu vừa đủ ô. Merge cells: đem dữ liệu vào một khối đã chọn. 3. Kẻ khung cho bảng tính: Tô khốiphần bảng tính mà bạn muốn kẻ khung. Chọn Format\Cells\Border:  Trong khung Line, có thể chọn dạng nét (Style) và màu cho khung (Color).  Trong khung Presets: chọn các mẫu có sẳn. None: gỡ bỏ các đường viền đang có. Out line: viền chung quanh các khối đang chọn. Inside: viền các đường ngang dọc trong khối đang chọn.  Trong khung Border: nhấp chọn 1 mẫu viền tại vò trí viền trong khung sẽ có tác dụng bật tắt nét viền tương ứng.  Ngoài ra bạn còn có thể Click vào dấu mũi tên xuống tại biểu tượng Border trên thanh công cụ. 4. Tạo màu cho bảng tính:  Tạo màu cho nền:  Vào Format\Cells\Patterns: Trong hộp Color: Chọn màu cho nền (No Color: không màu) Trong hộp Pattern: chọn màu tô và mẫu trang trí.  Có thể Click chuột vào biểu tượng Fill Color trên thanh công cụ, hoặc Click chuột vào biểu tượng Fill Color dưới thanh Drawing.  Tạo màu cho chữ:  Click chuột vào biểu tượng Font Color trên thanh công cụ, hoặc click chuột vào biểu tượng Font Color dưới thanh công cụ. Chú ý:  Có thể kích hoạt Format Cells, bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl- 1 II. SAO CHÉP DỮ LỊÊU THÔNG THƯỜNG: 1. Sao chép dữ liệu thông thường: Chọn ô hoặc khối dữ liệu cần sao chép. Nhấp chuột vào biểu tượng Copy hay Edit Copy (Ctrl- C). Di chuyển ô hoặc khối đến vò trí cần sao chép. Nhấp phải chuột tại biểu tượng Pase hoặc Edit Pase (Ctrl- V) Chú ý:  Trong Excel khi chọn khối dữ liệu sao chép đi bao nhiêu hàng, cột, thì tại vò trí chép đến cũng chọn bấy nhiêu hàng, cột. Hoặc có thể chỉ chọn một hàng thôi để được sao chép đến. 2. Sao chép dữ liệu dạng công thức: Chọn khối ô dữ liệu cần sao chép. Dời con trỏ đến phía dưới góc phải ô sao cho xuất hiện dấu cộng màu đen (+) Rê chuột lên hoặc xuống các ô trong cùng hàng, dòng sao chép dữ liệu. Nhả chuột ra sao đó Excel sẽ sao chép dữ liệu từ ô nguồn đến các vò trí cần sao chép đến. Chú ý:  Đối với đòa chỉ tương đối: Sao chép dữ liệu dạng công thức trên cột thì đòa chỉ hàng thay đổi. Sao chép dữ liệu dạng công thức trên hàng thì đòa chỉ cột thay đổi.  Đối với đòa chỉ tuyệt đối: Sao chép dữ liệu dạng công thức thì đòa chỉ không thay đổi (cố đònh). 3. Di chuyển dữ liệu: Chọn ô, khối dữ liệu cần di chuyển. Nhấp chuột vào biểu tượng Cut hay Edit Cut (Ctrl – X). Chọn vò trí cần chuyển đến. Nhấp chuột vào biểu tượng Paste hay Edit Paste (Ctrl – V). 4. Sao chép đònh dạng: Khi muốn đònh dạng các ô giống như ô đã đònh dạng rồi , ta dùng chức năng sao chép đònh dạng như sau:  Chọn ô hay khối đã được đònh dạng.  Click nút Format painter trên thanh công cụ để sao chép một lần, Double click để sao chép nhiều lần.  Chọn ô hay khối ô muốn đònh dạng. III. ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU SỐ, NGÀY, GIỜ… 1. Dữ liệu số:  Đònh dạng dữ liệu số có dấu phân biệt ngàn, triệu: Vào Format\Cells\Number\Number:  Chọn Use 100 Separator(.).  Khung Decimal places: dùng để thêm bớt số lẻ.  Có thể sử dụng công cụ Increase Decimal và Decrease Decimal trên thanh công cụ để thêm bớt số lẻ.  Thêm số 0 phía trước một số: Chọn khối các ô chứa các số cần đònh dạng. Vào Format Cells xuất hiện hộp thoại.  Chọn gờ Number.  Tại khung Category chọn Custom.  Click vào khung Type gõ 0.0 hoặc 0,0 rồi chọn OK. 2. Dữ liệu ngày: Nếu khi nhập dữ liệu ngày vào ô mà hiển thò không đúng theo dữ liệu ngày ta phải đònh dạng lại bằng cách: Chọn menu Format Cells Number:  Trong khung Category chọn mục Date.  Tại khung Type Click vào mũi tên xuống để chọn các dạng có sẳn.  Trên khung Sample sẽ hiển thò các thay đổi.  Muốn hiển thò theo ngày Việt Nam: Tại khung Category chọn Custom. Click vào khung Type gõ dd/mm/yyyy (ngày/tháng/năm).