BG kỹ năng mềm áp dụng cho CĐ, ĐH

Bài giảng Kỹ năng mềm Dành cho hệ CĐ, ĐH: Kỹ năng giao tiếp, kỹ năng phỏng vấn, kỹ năng thuyết trình, Kỹ năng làm việc nhóm, Kỹ năng quản lý thời gian, Kỹ năng thiết lập mục tiêu, Kỹ năng Lập kế hoạch công việc

KĨ NĂNG MỀM Mã mô đun: MĐ 25 Thời gian mô đun: 30 giờ; (Lý thuyết: 07 giờ; Thực hành, thí nghiệm, thảo luận, tập: 21 giờ; Kiểm tra: 02 giờ) Hình thức kiểm tra thi: Thi trắc nghiệm thi thực hành xử lý tình Cấu trúc nội dung: gồm có chương (Chương 1: Kĩ giao tiếp – 12 tiết; Chương 2: Kĩ làm việc nhóm – tiết; Kiểm tra tiết; Chương 3: Kĩ quản lý thời gian lập kế hoạch công việc – tiết; Chương 4: Kĩ tư sáng tạo – tiết; Kiểm tra tiết;) CHƯƠNG 1: KĨ NĂNG GIAO TIẾP Khái niệm kĩ mềm - Kĩ mềm (soft skills) tập hợp kĩ cho phép tương tác với người khác Trên giới gọi kĩ người hay kĩ thực hành xã hội - KNM kĩ thuộc tính cách người, hành vi ứng xử, giao tiếp cho phép tương tác với người xung quanh KNM phương tiện để truyền tải, để đưa kĩ cứng vào sống, áp dụng vào công việc cách hiệu linh hoạt KNM định bạn ai, làm việc nào, thước đo hiệu công việc mang đến thành công người * Đặc điểm kĩ mềm - Kĩ mềm yếu tố thuộc bẩm sinh - Kĩ mềm không biểu Trí tuệ cảm xúc - Kĩ mềm hình thành đường trải nghiệm khơng phải "nạp" - Kĩ mềm góp phần hỗ trợ cho kiến thức kĩ chuyên môn * Tầm quan trọng việc rèn luyện kĩ mềm cho sinh viên Kĩ mềm giúp hình thành nhận thức hành vi chuẩn cho sinh viên Kĩ mềm giúp truyền tải “Kĩ cứng” Kĩ mềm yếu tố định thành công Kĩ mềm thúc đẩy phát triển cá nhân xã hội Kĩ mềm tiêu chí đánh giá nhà tuyển dụng Nhận thức chung giao tiếp 2.1 Khái niệm tầm quan trọng kĩ giao tiếp * Khái niệm giao tiếp - Giao tiếp q trình trao đổi thơng tin, tình cảm, suy nghĩ; trình nhận biết tác động lẫn quan hệ người với người nhằm đạt đến mục đích định - Kĩ giao tiếp khả nhận biết nhanh biểu bên ngồi đốn biết diễn biến bên người đồng thời biết sử dụng ngơn ngữ có lời khơng lời, biết cách định hướng để điều chỉnh điều khiển trình giao tiếp nhằm đạt mục đích định * Tầm quan trọng kĩ giao tiếp - Giúp nâng cao khả truyền thông thân đem lại nhiều thiện cảm ấn tượng với người mà có dịp tiếp xúc - Làm cho vị thân mắt người khác tăng lên - Nâng cao khả thuyết phục tạo sức hút mãnh liệt với đối tác kinh doanh từ mang lại kết tốt cho nghiệp - Mang đến cho người giao tiếp mối quan hệ hòa thuận gia đình, tình hữu người bạn ngày gắn bó, bền chặt, đồng nghiệp cấp yêu mến, khách hàng đặt trọn niềm tin, người xung quanh thật nể trọng… 2.2 Mơ hình giao tiếp Bối cảnh giao tiếp Nhiễu Thơng điệp Bên A Ý tưởng - Mã hóa Kênh giao tiếp Bên B Tiếp nhận - Giải mã Phản hồi Nhiễu 2.3 Những rào cản trình giao tiếp kỹ thuật phá vỡ rào cản * Những rào cản q trình giao tiếp: • Thơng điệp sai • Cách thức giao tiếp sai • Thơng điệp gửi sai đối tượng • Sự kết hợp nhiều yếu tố • Đặc điểm tâm sinh lý • Ngoại cảnh * Kỹ thuật phá vỡ rào cản: - Lập kế hoạch giao tiếp Phá vỡ rào cản giao tiếp câu hỏi cần thiết bạn cần trả lời trước trị chuyện với đó: Ai? Ở đâu? Khi nào? Tại sao? Thế nào? - Bạn gặp ai? Trả lời câu hỏi để chuẩn bị phong cách nói chuyện phù hợp - Bạn gặp họ đâu? Bạn chọn trang phục phù hợp, quà - Khi bạn gặp họ? Buổi chiều hay buổi tối? Đây có phải lần bạn gặp họ không? - Tại sao? Tại bạn lại gặp gỡ? Bạn gặp gỡ với tư cách gì? - Thế nào? Bạn nói chuyện gì? Chào hỏi nào? Bạn có với khơng? Có nên gọi điện trước khơng?…Tất nhằm trả lời cho câu hỏi “bạn tiến hành trị chuyện nào, cho hợp lý nhất” Kĩ giao tiếp hiệu 3.1 Kĩ tạo ấn tượng ban đầu “Đầu có xi lọt” Để tạo ấn tượng tốt đẹp với đối tác giao tiếp từ lần gặp gỡ đầu tiên, cần phải: * Chuẩn bị chu đáo cho hẹn * Luôn * Thể cho phù hợp * Thể cho phù hợp * Bình tĩnh tự tin * Lịch sự, nhã nhặn, ân cần chu đáo Không nên: - Trễ hẹn - Trang phục, đầu tóc nhàu nhĩ, luộm thuộm, khơng phù hợp với gặp gỡ - Phụ nữ trang điểm đà thần thái nhợt nhạt không trang điểm - Thể thân mức, khoác lác ba hoa, tự coi “cái rốn vũ trụ” - Cười khơng nơi, lúc, “vơ dun chưa nói cười” - Run rẫy, vã mồ hơi, bình tĩnh - Sử dụng điện thoại tùy tiện 3.2 Phương pháp lắng nghe hiệu “ Nói bạc, lắng nghe vàng”  Quy trình lắng nghe hiệu giao tiếp cần biết Tập trung Tham dự (biểu ý đôi mắt, gật đầu người nghe Về ngôn từ từ điệm như: dạ, ạ, ạ, thật không? ) Hiểu (đặt câu hỏi để xác nhận như: Tơi hiểu có khơng? Hoặc ý anh này…?) Ghi nhớ: trước giao tiếp bạn nên chuẩn bị cho sổ bút “Cái chép ghi, khơng biết hỏi tự ti làm gì” Hồi đáp (Có có lại toại lòng nhau) Phát triển (Phát triển giúp cho trình giao tiếp bước sang chu trình mới)  Rèn luyện kỹ lắng nghe mình: - Khi người nói, bạn có thực nghe họ nói khơng, bạn có nhắc lại bạn trả lời chưa? Điều cố gắng để đầu óc cởi mở đón nhận thông tin dựa tinh thần hiểu biết tôn trọng - Đừng trọng phong cách người nói cách tự hỏi diễn giả biết điều mà bạn - Hãy khách quan lắng nghe để bạn giảm ảnh hưởng cảm xúc nghe kiên nhẫn bạn nghe tồn thơng tin - Hãy tránh lo cách đóng cửa lại, tắt điện thoại di động, tiến gần tới người nói chuyện - Hãy trước người nói cách đốn trước họ nói suy nghĩ họ nói - Hãy tìm kiếm thơng tin khơng lời Thường giọng nói cách diễn tả người thuyết trình trước đám đơng bộc lộ thơng tin nhiều lời - Hãy xem lại điểm quan trọng Nó có ý nghĩa khơng? Những khái niệm có minh họa kiện khơng? - Hãy cởi mở cách nêu câu hỏi làm sáng tỏ hiểu biết bạn; khoan phán đoán phê bình diễn giả kết thúc phần trình bày - Đừng ngắt lời, việc ngắt lời gây lo bạn nỗ lực đạt tới trọng điểm vấn đề - Hãy phán đốn phê bình nội dung khơng phải phê bình người nói - Hãy đưa ý kiến phản hồi ghi nội dung cách ngắn gọn Và cuối cùng, lắng nghe hiệu tim khối óc  Những điều nên tránh để có kỹ lắng nghe tốt • Có định kiến cố chấp khơng đồng tình với lý lẽ người nói • Ngơn ngữ cử khơng phù hợp • Gây ồn • Trạng thái tình cảm mức bình thường như: Lo lắng, khiếp sợ, giận dữ… • Tỏ khơng nhiệt tình 3.3 Kĩ đặt câu hỏi giao tiếp * Câu hỏi mở (open question) - Có từ: gì, nào, sao, suy nghĩ, cảm giác, nhận thấy - Không hạn chế câu trả lời - Sử dụng để tìm hiểu thái độ, quan điểm thu thập liệu * Câu hỏi đóng (closed questions) - Được trả lời từ “có”, “khơng” thực tế đơn giản - Yêu cầu thông tin cụ thể - Yêu cầu xác nhận ý kiến, kiện * Câu hỏi thăm dị - Để tìm kiếm thông tin khác - Làm rõ vấn đề để hiểu thấu đáo toàn câu chuyện - Lấy thơng tin từ người nói cố gắng tránh né khơng tiết lộ cho bạn biết - Có từ: gì, nào, 3.4 Kĩ giao tiếp phi ngơn ngữ * Giọng nói Chim khơn kêu tiếng rảnh rang, người khơn nói tiếng dịu dàng dễ nghe - Phát âm rõ ràng - “Nuôi dưỡng” giọng nói - Điều phối thở - Điều chỉnh tư đứng - Nhấn mạnh nhịp điệu - Tạo ngữ điệu êm (tập nói ghi âm nghe lại giọng nói để điều chỉnh, cất giọng hát giai điệu yêu thích đó) - Khắc phục việc sử dụng từ đệm “à”, “ừm”, “ờ” - Rèn luyện âm vực (Uống trà nóng trước thuyết trình để tạo chất giọng vang trầm ấm) - Âm lượng (để giọng nói có âm lượng cao dài, bạn cần rèn luyện cách hít thở sâu bụng) - Ngắt giọng (Ngắt bạn tạo cao trào thuyết trình mình) * Dáng điệu cử - Giữ điệu bạn cách tự nhiên, tránh cử lặp lại Dùng cử bạn: tay để nhấn mạnh điểm thu hút ý - Một dáng điệu di chuyển tốt truyền tải tự tin, chuyên nghiệp, đáng tin cậy bạn Khơng nên: - Cầm bút hay que chỉ: Tránh cầm bút tay, bàn tay ta vung linh hoạt tự nhiên - Liếm mép nói - Chỉ tay vào mặt người khác - “Khoa chân múa tay” không ngừng - Chạm tay lên mặt - Tư ngồi cứng nhắc/ẻo lã * Trang phục “Gần nể bụng nể dạ, lạ nể áo nể quần” - Kiểu dáng, màu sắc trang phục phù hợp với người mặc hồn cảnh diễn mục đích giao tiếp Phụ kiện kèm trang phục ảnh hưởng không nhỏ đến việc giao tiếp (cách trang điểm, giày, túi xách, mắt kính, đồng hồ, trang sức, nước hoa, ) - Tốt thuyết trình ta nên chọn lễ phục (Với nam lễ phục Comple; với nữ Áo dài, Vest +váy bút chì.) - Khi thuyết trình chọn trang phục phải mặc sang thính giả bậc - Kiểm tra trang phục: nên xem lại đầu tóc, chỉnh trang từ xuống dưới, đằng trước đằng sau * Ánh Mắt “cửa sổ tâm hồn” Ánh nhìn giao tiếp kinh doanh: Hãy giữ mắt bạn nhìn vào hình tam giác tưởng tượng trán người đối diện Từ từ, bạn dịch dần xuống nhìn vào hình tam giác thứ hai tạo đôi mắt mũi (hãy cố gắng áp dụng kiểu ánh nhìn thường xuyên bạn sớm nhận thấy thái độ họ thay đổi tích cực cách đáng kể) Ánh nhìn giao tiếp xã hội: “vẽ” tam giác tưởng tượng tạo hai mắt miệng đối phương Đây kỹ giao tiếp mắt thông thường phổ biến Ánh nhìn giao tiếp thân mật: kéo tam giác tưởng tượng nêu dài ra, từ đôi mắt - miệng - toàn thể (Hãy cẩn thận với kiểu ánh nhìn này, Nếu bạn khơng có ý định thể quan tâm đặc biệt bạn với cố gắng kiểm sốt chuyển động mắt sử dụng ánh nhìn giao tiếp xã hội hay giao tiếp kinh doanh) Không nên - Thường xuyên tránh ánh mắt người khác: thể cỏi bạn - Chớp mắt nhiều: lời nói bạn khơng đáng tin tưởng - Mắt nhìn dáo dác khơng ổn định: thể hời hợt, không để tâm - Mắt lờ đờ vô hồn: thể khờ khạo, ngốc nghếch - Không đảo mắt liên hồi, nhìn xéo sang người nói chuyện với người khác - Khơng đá lơng nheo với người khác giới, trừ cử hài hước bạn tạo cho người vui vẻ - Khơng hướng mắt nhìn xuống chân: người bi quan, thiếu tự tin, kẻ phạm tội thường có cử này, gây cảm giác khơng hay người đối diện - Dù nói chuyện với người lớn tuổi hay nhỏ tuổi, bạn đừng nên nhìn vào khuyết điểm thân thể họ Dù bạn không cố ý ánh mắt bạn lại gợi lên ý nghĩ tiêu cực đầu họ - Khi nhờ vả đó, chờ họ định, khơng nên nhìn chằm chằm vào họ Vơ tình ánh mắt bạn lại tạo áp lực bắt họ phải đồng ý giúp đỡ bạn Khi ăn cơm, khơng nhìn người khác gắp thức ăn bạn khiến họ lúng túng - Tránh người đối diện thấy bạn khóc, bạn khiến họ khó xử, dù họ có phải người khiến cho bạn khóc hay khơng * Nụ cười Nụ cười chìa khóa mở cửa mơi trường giao tiếp bạn! - Nên nhớ, phải nở nụ cười rực rỡ, tỏa nắng - Nở nụ cười thật ấm áp bước vào phòng làm việc bắt đầu buổi thuyết trình * Tay, cử động tay - Tay sẽ, móng cắt gọn - Phải để tay khoảng từ thắt lưng tới cằm - Khi tay vung, nhớ vung “trong ra, lên” - có nghĩa đưa tay hướng từ ngoài, hướng từ lên Chú ý ln ngửa tay ngón tay khép lại Liên tục đổi tay tạo khác biệt Nói hai ý phải vung hai tay khác để người nghe dù khơng ý cảm nhận rõ ràng hai nội dung hoàn toàn khác Không nên: - Khoanh tay: tạo xa cách, phòng thủ - Cho tay vào túi quần: Mang lại cảm giác kênh kiệu, thiếu hoà nhập - Trỏ tay: Khơng thích bị trỏ tay vào mặt thuyết trình khơng nên tay vào thính giả - Cầm bút hay que chỉ: Tránh cầm bút tay, bàn tay ta vung linh hoạt tự nhiên Hơn nữa, cầm đồ vật tay ta dễ vung theo đà tay vung * Giao tiếp trực tiếp Bắt tay, chào hỏi • Trước sau: Chủ nhà, cấp trên, phụ nữ chủ động đưa tay trước • Nhanh chậm: Kịp thời đón nhận người ta đưa tay bắt  nhiệt tình, tình cảm chân thật, hữu hảo • Lâu ngắn: Tùy trường hợp cụ thể Thời gian bắt tay tương đương thời gian chào hỏi • Cách thức: Khi bắt tay nghiêng người phía trước, nhìn vào mắt đối phương, cười tự nhiên, vừa bắt tay vừa chào hỏi đối tác cảm giác tơn trọng, nhiệt thành Giới thiệu • Giới thiệu người tuổi với người cao tuổi, người chức nhỏ với người chức to, người nam với người nữ • Giới thiệu nhân viên quyền cho khách Giữa hai người có địa vị, tuổi tác giới thiệu người đến sau với người đến trước • Khi giới thiệu, đứng thật nghiêm chỉnh đưa tay phải phía người giới thiệu nói với người • Khi giới thiệu, hai bên khẽ cuối bắt tay Trao danh thiếp  Cầm danh thiếp hai tay  Hướng phía chữ đọc phía người nhận  Nên chuẩn bị sẵn danh thiếp, đặt túi áo ví đựng danh thiếp  Danh thiếp phải không bị cong vênh, gấp nếp Nhận danh thiếp  Cầm danh thiếp hai tay  Đọc qua nội dung danh thiếp trước cất  Không đặt danh thiếp lên mặt bàn  Không cất danh thiếp vào túi quần  Cách ăn uống, sử dụng dụng cụ bàn ăn - Chú ý khơng nhai nguồm ngồm, phải nhai khơng phát tiếng - Khơng vừa nhai vừa nói - Tránh cầm dao, nĩa, muỗng đũa tay mà điệu nói chuyện - Cụng ly phải xem bàn người lớn tuổi cụng trước (người chức vụ lớn hơn) nên hạ miệng ly thấp họ - Khơng uống say tự chủ, nói sai, làm sai gây phiền hà khó chịu cho người - Không vứt tàn thuốc bừa bãi - Câu chuyện bàn ăn nên có tính vui vẻ, dễ chịu, khơng bóng gió, riêng tư để người tham gia - Khơng nên hỏi thăm đời tư khách - Xỉa phải kín đáo che miệng, hỉ mũi phải tế nhị rời xa phòng ăn - Trong tiệc Châu Á nên tiếp thức ăn cho người khác người lớn tuổi, phụ nữ (khơng gắp đũa mình) - Khi khơng ăn để muỗng nỉa vào hẳn lòng đĩa - Khi không ăn bắt đầu giao lưu với khách đứng phòng tiệc Nên cầm ly rượu nước trái cây, tránh để tay thừa thêm phần lịch lãm STT 1.1 1.2 1.3 Các tiêu chí đánh giá Về kĩ giao tiếp (20 điểm) Phong thái tự tin, thái độ cầu thị, dễ gần Vận dụng kỹ GT thành thạo, Chủ động GT Mức độ đạt SV 0 3 1.4 Khả gây ấn tượng ban đầu 1.5 Khả sử dụng ngôn ngữ 1.6 Khả sử dụng phi ngôn ngữ Sử dụng nhiều thao tác GT với khuôn khổ thời 1.7 gian theo quy định Chuẩn bị hình thức (Trang phục, thẻ SV, đầu tóc sẽ, 1.7 gọn gàng, giầy dép có quai hậu…) 0 0 1 1 2 2 KĨ NĂNG THUYẾT TRÌNH 4.1 Khái niệm kĩ thuyết trình - Thuyết trình: hoạt động trình bày giải thích nội dung chủ đề đến người nghe người học - Kĩ thuyết trình: quy trình có tổ chức nhằm trình bày, giải thích chủ đề đến người nghe cách hiệu 4.2 Các giai đoạn thuyết trình a Chuẩn bị cho thuyết trình: nội dung cần quan tâm - Phân tích người tham dự buổi thuyết trình: • Tên, học hàm học vị người tham dự, bối cảnh, lý tham dự,…? • Mối quan tâm họ gì? • Mục tiêu, sợ hãi, điều làm họ im lặng, thái độ họ gì? • Điều hình thành nên quan điểm họ? • Những câu hỏi mà họ thường quan tâm • Những điều gây xúc phạm hiểu lầm? • Số lượng chi tiết họ cần biết? - Xác định hoạt động mà bạn muốn người tham dự nắm được: • Những hoạt động mà họ muốn người tham dự có được? • Định nghĩa thuật ngữ cho người tham dự • Họ có cảm nghĩ, niềm tin, hành động sau nghe bạn nói? - Chuẩn bị cho việc tranh luận: • “Khuấy động” người tham gia • Đưa điểm mấu chốt • Giới thiệu quan điểm bạn • Phát triển vấn đề từ điểm đến điểm khác theo trật tự • Tóm lược trình bày lại phản hồi/câu hỏi - Lựa chọn cách trình bày phương tiện hỗ trợ: • Tơi chọn cách trình bày gì? • Tơi cần phương tiện hỗ trợ? • Tơi dùng phương tiện nào? - Những thành tố giao tiếp phi ngôn: • Tư thế, dáng người • Sự di chuyển • Điệu bộ, cử • Tương tác mắt • Biểu lộ cảm xúc mặt • Tránh vật gây xao nhãng (chùm chìa khóa, bút…) - Quản lý giọng nói: • Âm lượng • Tốc độ • Ngơn ngữ thích hợp • Rõ ràng • Im lặng cần thiết • Lên xuống giọng • Tránh lặp từ - Quản lý căng thẳng: Nguyên nhân dẫn đến căng thẳng thuyết trình: • Sợ khơng hiểu biết • Thiếu chuẩn bị • Thiếu kinh nghiệm • “Tơi nghệch mặt ra/trơng buồn cười” • “Tơi khơng thể làm được” • Người tham dự buồn chán • Máy tính/dụng cụ bị hỏng • “Tơi qn đó” • “Tơi có kinh nghiệm/ký ức khơng tốt đẹp chuyện này” • Người nghe nhìn chằm chằm • E thẹn, bối rối • “Giọng nói đâu rồi?” - Tạo lập điều phối kênh hỏi – trả lời: • Đặt trước giới hạn việc hỏi • Nhắc lại câu hỏi • Khơng xếp loại câu hỏi • Lưu lại câu trả lời ngắn gọn, tóm lược • Hỏi cách tử tế - khơng nhằm gây hấn/làm khó • Tránh từ tiêu cực • Khơng lặp lại câu hỏi tiêu cực • Hỏi rõ ràng • Trì hỗn “sự thơng thái” • Di chuyển mắt bạn giao tiếp với người hỏi • Nếu thấy khơng thoải mái, ý lên người khác -> Quy tắc: KHƠNG tranh cãi với người tham dự -> Thay tranh cãi, hãy: • Nhìn người hỏi • Giữ ngun tập trung ý • Lắng nghe trọn vẹn câu hỏi • Ngừng chút trước bạn đưa phản hồi • Bày tỏ với người hỏi trước chuyển mắt bạn đến người khác • “Tơi khơng thể trả lời câu hỏi bạn vì…, tơi nói với bạn rằng…” b Nội dung buổi thuyết trình: * Tổ chức cấu trúc thơng tin - Mở đầu giới thiệu • “Phá băng” “bắt lấy” ý • Chào mừng • Đưa quy định chung cho buổi thuyết trình • Xác định chủ đề • Thơng báo tiến độ thời lượng buổi thuyết trình • Nói đến nào/nơi bạn muốn đặt câu hỏi • Xác định điểm cần phải xem xét - Thân nội dung • Định nghĩa thuật ngữ (một cách khoa học, rõ ràng, dễ hiểu) • Đưa luận điểm vững để triển khai chủ đề (Lý thuyết tảng/ cở sở thực tế/ “trải nghiệm đỉnh cao”) • Phân bố chủ đề thành phần cụ thể, chi tiết dựa luận điểm sở • Tóm lược cuối phần đặt câu hỏi trao đổi, phản hồi - Tóm tắt kết thúc • Tóm tắt chung nội dung • Đặt câu hỏi • Khép lại trạng thái (hỏi – câu chuyện) -> Quy tắt “số 10” : Không dùng slide, 10 Từ - 10 Dòng * Phân bố thời gian: Phần mở đầu giới thiệu chiếm 10%-15%, phần thân nội dung chiếm 75%-85% phần tóm tắt - kết luận chiếm 5%-10% 4.3 Ngơn từ phi ngơn từ thuyết trình * Ngơn từ thuyết trình: Một số ý: - Dùng ngôn từ phù hợp với nội dung thuyết trình - Các ý phải xếp theo trình tự hợp lý, đàm bảo tính logic nói; chuyển từ ý sang ý khác cần có cụm từ liên kết thích hợp - Với đối tượng người nghe khác nhau, nên xây dựng nói khác nhau: + Người lao động ưa nói cụ thể, thực tế, gắn với sống sinh động hàng ngày + Cán cơng tác: phải có lý lẽ, văn bản, số liệu, thí dụ cụ thể + Thanh niên, sinh viên, học sinh: thể xúc tích, dí dỏm, có ý tưởng đẹp, đột để làm dịu xung đột Tiếp tìm điểm tương hợp bên động viên, khích lệ bên tập trung giải nhiệm vụ nhóm 2.3 Kĩ tổ chức họp nhóm - Chuẩn bị cho họp: Xác định nội dung mục tiêu cần đạt họp bao gồm: + Cuộc họp nhằm giải vấn đề gì? + Khi họp kết thúc? + Các thành viên đóng góp ý kiến nào? + Các mâu thuẫn, xung đột giải nào? + Mong đợi từ thành viên? Chuẩn bị điều kiện cần thiết để tiến hành họp: địa điểm, thời gian, phương tiện, công cụ cần thiết phục vụ cho họp (nếu cần); chuẩn bị kế hoạch triển khai họp (có thể thơng tin trước kế hoạch nội dung tiến hành họp cho thành viên nhóm trước họp diễn để họ có thời gian suy nghĩ) - Triển khai họp: Để tạo khơng khí hợp tác họp, tốt nên có bước giới thiệu thành viên họp - Tiếp cần thống cách thức làm việc: yêu cầu mà họp cần đạt được; triển khai nội dung xây dựng bảng kế hoạch - Thảo luận định nhóm: Đây bước quan trọng định kết họp Những nội dung cần giải đưa để người đóng góp ý kiến Điều quan trọng phải huy động tham gia tất thành viên với tinh thần tích cực, hợp tác Tránh tình trạng ý kiến tập trung vào số thành viên, thành viên khác không quan tâm Việc tranh luận, quan điểm trái nhau, chí xung đột diễn ra, đòi hỏi người điều hành họp phải linh hoạt Cần tôn trọng ý kiến chất vấn đóng góp thành viên Làm rõ diễn giải cẩn thận ý kiến then chốt Đề nghị người đưa quan điểm để bảo vệ ý tưởng Cần sử dụng phát huy tối đa kĩ “động não” kích thích tư duy, khích lệ sáng tạo; phát huy ý tưởng Chú ý ghi chép lại cẩn thận ý kiến đóng góp, hiển thị bảng, biểu hình ảnh minh họa cho người dễ quan sát Đưa câu hỏi mở để khích lệ tham gia ý kiến người hình thành ý tướng Cần kiểm soát kế hoạch xây dựng tập trung vào chủ đề họp, tránh lệch hướng, lan man, không cứng nhắc dễ dập tắt ý tưởng sáng tạo Sau nội dung triển khai cần có sơ kết Đảm bảo thành viên nắm diễn biến họp mục tiêu họp mục tiêu vấn đề - Công đoạn định: thường diễn số tình trạng sau: + Quyết định đưa nhanh chóng thành viên tỏ thờ ơ, không quan tâm + Ra định kiểu áp đặt: Những định cuối thường bị chi phối lãnh đạo cấp trên, người bảo trợ nhóm người trưởng nhóm Thường kiểu định tiến hành không thông qua thảo luận, thảo luận mang tính hình thức + Ra định theo nguyên tắc đa số: Đây khơng phải định mang tính khách quan, phát huy khả tất thành viên mục tiêu mong muốn + Ra định tình thần hợp tác: Đây hình thức định lý tưởng nhất, theo tất thành viên nhóm hướng tới mục tiêu chung thể tính thần trách nhiệm Mỗi người phát huy mạnh đồng thời có khả kiểm soát thấn để phối hợp hiệu với thành viên lại Ở thành viên có tơn trọng nhau, đánh giá thỏa đáng Những định xuất phát từ đồng thuận cao đích đến nhóm làm việc hiệu - Kết thúc họp ghi biên với nội dung cốt yếu sau: + Thời gian, ngày, nơi họp chủ toạ họp nhóm; + Tên tất thành viên dự họp thành viên vắng mặt (cùng với lý vắng mặt); + Toàn nội dung thảo luận, định, trách nhiệm cá nhân cho nhiệm vụ phân công; + Thời điểm kết thúc họp; + Thời gian, ngày, nơi chốn cho lần họp kế (Nếu có) - Đánh giá họp: + Cái làm được, chưa; + Cái cần phát huy, cần rút kinh nghiệm - Những việc cần làm tiếp theo: + Công việc chung cho nhóm; + Cơng việc cho thành viên STT 2.1 2.2 Các tiêu chí đánh giá Về kĩ làm việc nhóm (20 điểm) Chuẩn bị (phân cơng vai trò, giao việc, đưa yêu cầu, giám sát) Nghe tích cực câu hỏi ý kiến Mức độ đạt SV người giao tiếp khác 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 Phát vấn đề, trình bày quan điểm thân cách ngắn gọn xác; Khuyến khích người khác tham gia trao đổi Cởi mở trước cách nhìn quan điểm người khác; Quản lí xung đột hiểu lầm; Xây dựng đồng thuận Xác định vấn đề quan trọng, rút kết luận Đưa lí thuyết phục để lí giải triết lí khiến nhóm tâm đắc Quan điểm nhóm thể mạch lạc, rõ ràng qua phần trình bày 0 0 1 1 0 2 3 2 CHƯƠNG 3: KĨ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ LẬP KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC Khái niệm phương pháp quản lý thời gian 1.1 Khái niệm thời gian - Quản lý thời gian xác định thời gian mà bạn kiểm sốt Khi bạn quản lý thời gian, bạn sử dụng thời gian để suy nghỉ lập kế hoạch trước bạn thực thực công việc - Kĩ quản lý thời gian lập kế hoạch công việc khả sử dụng tối đa quỹ thời gian thơng qua việc quản lý tốt khơng gian làm việc, xếp công việc sử dụng kế hoạch thời gian cách có hiệu quả, đồng thời phân cơng số cơng việc cho người khác * Ma trận quản lý thời gian Cấp thiết Quan (I) Quan trọng & Cấp trọng thiết Làm Không (III) Cấp thiết & Không quan trọng quan trọng Làm sớm tốt Không cấp thiết (II) Không cấp thiết & Quan trọng Có kế hoạch làm hợp lý (IV) Không cấp thiết & Không quan trọng Làm sau - Phần tư (I) cho việc có thời hạn quan trọng - Phần tư (II) cho chiến lược phát triển lâu dài - Phần tư (III) cho công việc chen ngang Những việc chen ngang thật không quan trọng, muốn có kết - Phần tư (IV) cho hoạt động đem đến giá trị Những hoạt động thuộc nhóm thường sử dụng cho việc nghỉ giải lao từ hoạt động quan trọng bị áp lực thời gian Nhiều người tìm thấy hầu hết hoạt động họ rơi vào Phần tư (I) (III) Phần tư (II) thường sử dụng Tuy nhiên, Phần tư (II) quan trọng khác thường người phải làm việc cách chiến lược lẫn khôn khéo Việc tìm cách để mở rộng hoạt động Phần tư (II) kết thông thường từ việc sử dụng ma trận 1.2 Phương pháp quản lý thời gian - Làm để xếp thời gian ? B1: Đánh dấu kiện quan trọng B2: Xác định thời gian biểu B3: Đặt deadline (hạn chót) cho tất kiện năm - Lập kế hoạch hàng tuần - Kiểm tra kế hoạch ngày mai bạn đêm, cụ thể: • Định thời gian cụ thể cho công việc • Bám sát thời gian biểu • Điều chỉnh lại kế hoạch làm việc • Gạch bỏ việc hoàn tất * Tham khảo Quy tắc 40-30-20-10 (sắp xếp thời gian 24 ngày) - Trước tiên, ta nên phân bổ thời gian 24 cho hợp lí, đủ thời gian làm việc, sinh hoạt nghỉ ngơi, đảm bảo cho sức khỏe • 40% ngày 9,6 dành cho công việc thỏa mãn nhu cầu hàng ngày • 30% 7,2 dành cho ngủ lấy lại sức khỏe • 20% thời gian 4,4 dành cho việc chăm lo mối quan hệ • 10% thời gian 2,4 dành cho việc chăm sóc thân, ăn uống, vệ sinh, tắm rửa… - Áp dụng quy tắc quản lý thời gian 40-30-20-10 cho công việc: • 40% thời gian vào việc quan trọng • 30% thời gian làm việc quan trọng thứ hai • 20% thời gian làm việc quan trọng thứ ba • 10% thời gian làm tất thứ kết hợp lại Theo đó, bạn có lựa chọn mà hợp lí: tập trung vào ba việc ưu tiên hàng đầu, ưu tiên làm ba việc dành chút thời gian làm việc khác - không nhiều thời gian Hoạch định cách thức lập kế hoạch, tổ chức công việc hiệu 2.1 Quy trình thực cơng việc QUY TRÌNH THỰC HIỆN CƠNG VIỆC HOẠCH ĐỊNH KIỂM SOÁT Kiểm tra tiến độ, so sánh kết với mục tiêu Xác định mục tiêu Lập kế hoạch Kết Thực kế hoạch đúngg Tiến hành điều chỉnh Hoạch định tốt + Kiểm soát tốt sai Xác suất thành công lớn 2.3 Phương pháp xây dựng kế hoạch - Các bước lập kế hoạch:  Xác định mục tiêu tổng thể, cụ thể  Xác định để xác định mục tiêu  Xác định nhiệm vụ cụ thể quỹ thời gian  Xây dựng bảng biểu, giải pháp để đạt mục tiêu  Tổng hợp rút kinh nghiệm - Nội dung bảng kế hoạch: Đầu tiên việc quan trọng tiến hành trước, việc lại theo thứ tự; Thời gian cho cv; Kế hoạch thay đổi cần thiết bình thường nên cố gắng làm đề ra; Kế hoạch có thời gian relax; - Kế hoạch thực mục tiêu (gantt) * Lời khuyên Giáo sư Donald E.Wetmore: • Lên kế hoạch vào buổi tối • Phải viết giấy • Hãy tính đến hai loại công việc: “phải” “muốn” Một bên trách nhiệm, cịn bên nhu cầu • Lập kế hoạch tải • Xác định ưu tiên “Chúng ta khơng thất bại kế hoạch, mà đa phần thất bại việc lập kế hoạch” STT 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 Các tiêu chí đánh giá Về kĩ QLTG&LKHCV (15 điểm) Biết quý trọng thời gian Cách phân bố thời gian thực nhiệm vụ Lập kế hoạch cơng việc Kiểm sốt cơng việc hiệu Cách xác định mục đích, mục tiêu thân Mức độ đạt SV 0 0 1 1 2 2 3 3 ... thái độ cầu thị, dễ gần Vận dụng kỹ GT thành thạo, Chủ động GT Mức độ đạt SV 0 3 1.4 Khả gây ấn tượng ban đầu 1.5 Khả sử dụng ngôn ngữ 1.6 Khả sử dụng phi ngôn ngữ Sử dụng nhiều thao tác GT với... lời vấn - Phỏng vấn tuyển dụng trình giao tiếp lời (thông qua câu hỏi câu trả lời) nhà tuyển dụng người xin việc, phương pháp thu thập thông tin cho việc định tuyển dụng Quá trình đặt câu hỏi... chào hỏi nhà tuyển dụng - Tập trung, lắng nghe trả - Trả lời câu hỏi nhà tuyển dụng - Thể khả năng, trình độ kĩ cần thuyết với nhà tuyển dụng - Bày tỏ mong muốn thân tuyển dụng - Tác phong chuyên