Tieu_luan_ERP_Huong_nop

Tiểu luận hệ thống thơng tin kế tốn GV:TS.Nguyễn Mạnh Tồn Đề tài: Thực trạng ERP khó khăn việc ứng dụng ERP Việt Nam Bài làm I ERP gì? ERP (Enterprise Resource Planning) - Quản lý nguồn lực doanh nghiệp hệ thống ứng dụng đa phân hệ (Multi Module Software Application) giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý nguồn lực điều hành tác nghiệp Bản chất ERP hệ thống tích hợp phần mềm ứng dụng đa phân hệ nhằm giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý nguồn lực tác nghiệp Giải pháp ERP cung cấp cho nhà quản lý doanh nghiệp khả quản lý điều hành tài – kế tốn, quản lý vật tư, quản lý sản xuất, quản lý kinh doanh phân phối sản phẩm, quản lý dự án, quản lý dịch vụ, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, công cụ dự báo lập kế hoạch, báo cáo, v.v Đặc biệt quan trọng giải pháp ERP cung cấp cho doanh nghiệp hệ thống quản lý với quy trình đại theo chuẩn quốc tế, nâng cao khả quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo tác nghiệp nhân viên Cấu trúc hệ thống ERP gồm phần thể qua sơ đồ sau: HVTH: Phạm Thị Hường – Lớp Cao học kế toán K22 Trang Tiểu luận hệ thống thơng tin kế tốn GV:TS.Nguyễn Mạnh Toàn Quản lý giao dịch khách hàng (CRM - Customer Relationship Management): cung cấp tính công cụ phục vụ cho tiếp thị, bán hàng, dịch vụ, hỗ trợ tìm kiếm, thu hút giữ khách Kinh doanh thông minh (Business Intelligence): cung cấp thông tin đặc thù kinh doanh lĩnh vực công ty - từ tiếp thị bán hàng, vận hành hệ thống mạng đến chiến lược kế hoạch tài Quản lý dây chuyền cung cấp (Supply Chain Management): tích hợp hệ thống cung cấp mở rộng phát triển môi trường kinh doanh thương mại điện tử thực Chương trình cho phép doanh nghiệp cộng tác trực tiếp với khách hàng, nhà cung cấp hai phương diện mua bán, chia sẻ thông tin Thương trường (Marrketplace): cung cấp hạ tầng cộng tác tạo nên môi trường kinh doanh ảo, giúp mở rộng khả hiểu biết thị trường liên kết chặt chẽ quy trình kinh doanh với Nơi làm việc (Workplace): Là cổng công ty cho phép truy xuất thông tin, ứng dụng, dịch vụ bên ngồi cơng ty lúc Mọi nhân viên, khách hàng, nhà phân phối, đầu tư, đối tác môi giới trung gian sử dụng cổng vào với chế độ bảo mật phân quyền theo chức Ngồi chương trình cịn cung cấp chức dành riêng cho lĩnh vực viễn thông như: hỗ trợ số lượng lớn tài khoản khách hàng, phân cấp khách hàng, tự HVTH: Phạm Thị Hường – Lớp Cao học kế toán K22 Trang Tiểu luận hệ thống thơng tin kế tốn GV:TS.Nguyễn Mạnh Tồn động hóa quy trình quan trọng Giải pháp tích hợp nhiều loại tốn, xử lý việc nhắc địi nợ, trả chậm, tính tốn lợi nhuận, hỗn nợ, xử lý thu hồi, trả lại, II Phân loại phần mềm ERP Phần mềm đặt hàng nhóm lập trình viên nước viết Là trường hợp cơng ty u cầu nhóm lập trình viên cơng ty th nhóm lập trình viên nhỏ bên viết phần mềm ERP theo yêu cầu riêng công ty Thông thường phần mềm đặt hàng dường giải pháp có chi phí thấp, rủi ro trường hợp cao làm phát sinh thêm chi phí cho cơng ty sau trục trặc nảy sinh Ngoại trừ dự án nhỏ không quan trọng khơng nên chọn cách rủi ro đáng kể cách Phần mềm đặt hàng công ty nước viết Là loại phần mềm ERP công ty phần mềm nước thiết kế theo đơn đặt hàng nhằm đáp ứng số yêu cầu cụ thể công ty khách hàng Loại phần mềm khơng cịn sử dụng rộng rãi nhu cầu cho phần mềm thiết kế sẵn lại tăng cao Người sử dụng phần mềm loại nên xem xét kỹ khả hỗ trợ tương lai từ nhà cung cấp khả nâng cấp tương lai phần mềm mà không làm gián đoạn hoạt động công ty Phần mềm kế tốn/ERP thiết kế sẵn cơng ty nước phát triển Nhóm bao gồm phần mềm kế tốn thiết kế sẵn cơng ty nước phát triển nhiều khách hàng sử dụng Việt Nam, ví dụ LacViet’s AccNet 2000, MISA-AD 5.0, Fast Accounting 2003, VSDC’s ACsoft 2004, BSC’s Effect, Scitec’s KTV 2000, Gen Pacific’s CAM, CSC’s IAS 3.0, DigiNet’s Lemon 3, AZ Company’s Esoft 2000, Kha Thi Software Center’s KT VAS Ngồi phân hệ kế tốn, số công ty phần mềm nước phát triển vài phân hệ ERP khác thường họ không phát triển đầy đủ tất phân hệ ERP mà nhà cung cấp nước thường có Phần mềm kế tốn/ERP nước ngồi cấp thấp Các phần mềm phần mềm kế toán nước bán giới thiết kế dành cho doanh nghiệp nhỏ gia đình làm chủ hoạt động địa điểm Những phần mềm thường không hỗ trợ phân hệ thêm vào chúng có hiệu cao cho hoạt động kế toán đơn giản Ví dụ phần mềm HVTH: Phạm Thị Hường – Lớp Cao học kế toán K22 Trang Tiểu luận hệ thống thơng tin kế tốn GV:TS.Nguyễn Mạnh Tồn bao gồm QuickBooks, PeachTree MYOB với mức giá phổ biến vài trăm đôla Mỹ Các phần mềm thường khơng có nhiều dịch vụ hỗ trợ Việt Nam Phần mềm kế tốn/ERP nước ngồi cấp trung bình Các phần mềm bao gồm phần mềm bán giới thiết kế dành cho công ty nhỏ vừa Các phần mềm hỗ trợ hầu hết quy trình hoạt động kinh doanh, ví dụ như: hậu cần, sản xuất, kế toán nhân Các phần mềm thường thiết kế cho việc sử dụng hệ thống mạng với cấu trúc khách/chủ, phần mềm chạy máy chủ (server) cho phép nhiều máy khách truy cập từ mạng cục LAN Ví dụ bao gồm: SunSystems, Exact Globe 2000, MS Solomon, Navision, Scala, Accpac, Intuitive ERP, Marcam Các phần mềm thường có giá từ 20.000 đơla Mỹ đến 150.000 đơla Mỹ kể chi phí triển khai, tùy theo số phân hệ sử dụng Phần mềm kế tốn/ERP nước ngồi cấp cao Các phần mềm bao gồm phần mềm ERP bán giới thiết kế dành cho công ty đa quốc gia có nhiều địa điểm hoạt động, nhiều chi nhánh nhiều người sử dụng lúc Các phần mềm đắt nhằm phục vụ quy trình kinh doanh phức tạp với yêu cầu hoạt động khắt khe Ví dụ bao gồm: Oracle Financials, SAP, PeopleSoft Chi phí cho phần mềm vài trăm ngàn đôla Mỹ, đặt biệt cộng chi phí triển khai III Thực trạng ERP khó khăn việc ứng dụng ERP Việt Nam Theo thống kê Phòng Thương mại Cơng nghiệp VN (VCCI), có 1,1% doanh nghiệp VN ứng dụng giải pháp quản trị doanh nghiệp (ERP) Được đánh giá “công cụ quan trọng cần thiết để hội nhập” ERP chưa hiểu đánh giá tầm Việc hoàn thành dự án ERP đưa GSG thành doanh nghiệp ngành giấy nước ứng dụng thành công hệ thống phần mềm quản trị với qui trình tiên tiến giới Có hai yếu tố mấu chốt để đem lại kết tâm Ban lãnh đạo, đồng lòng đội ngũ nhân viên, nỗ lực tái cấu trúc doanh nghiệp theo quy trình quản lý đại có hiệu so với quy trình cũ vốn vừa nặng nề vừa phân tán Cơng ty Savimex đầu tư trọn gói sản phẩm ERP Oracle dành riêng cho doanh nghiệp vừa lớn Đông Nam Á Trung tâm dịch vụ ERP FPT làm nhà tư vấn triển HVTH: Phạm Thị Hường – Lớp Cao học kế toán K22 Trang Tiểu luận hệ thống thơng tin kế tốn GV:TS.Nguyễn Mạnh Toàn khai Đồng thời, Savimex kiên cải tổ quy trình quản lý sản xuất theo phương pháp ERP Điều ban đầu gây không xáo trộn khó khăn bên doanh nghiệp Tuy nhiên, thứ “vào guồng” hiệu tăng lên rõ rệt Tổng kết quý đầu thử nghiệm ERP nhà máy Satimex SaviWoodtex (thuộc Savimex), suất lao động tăng khoảng 10%, kết kinh doanh tăng 28% 46% Những kết sở để Savimex mở rộng ứng dụng tồn cơng ty Tại Việt Nam, công ty liên doanh 100% vốn đầu tư nước đơn vị ứng dụng ERP Với ngân sách hàng năm dành cho phát triển hệ thống không nhỏ, chuyên gia CNTT doanh nghiệp nắm rõ đặc điểm nghiệp vụ cơng ty Vì vậy, triển khai phân hệ mới, họ có điều kiện mời chuyên gia nước ngồi có kinh nghiệm lâu năm chun mơn, biết cách ứng dụng thông lệ tốt sử dụng giới vào giải pháp chuyên ngành doanh nghiệp Việc triển khai giải pháp ERP phần quan trọng chiến lược phát triển toàn diện, mở rộng quy mô sản xuất sản phẩm bia Đại Việt Việc ứng dụng CNTT cho quy trình quản lý doanh nghiệp đắn cần thiết thị trường đầy cạnh tranh Để so tài với tên tuổi khác bia Hà Nội, bia Sài Gòn, Halida bia Đại Việt cần quản lý cách hiệu Những doanh nghiệp triển khai ERP hầu hết có quy trình sản xuất mơ hình tổ chức phức tạp, cần xác quản lý Trên thực tế, ERP dành cho tất người Dù nhìn nhận lợi ích, hiệu ứng dụng ERP mang lại riêng mức giá khoảng 100.000 USD cho dự án ERP trung bình khoản đầu tư đáng kể cần cân nhắc Chỉ doanh nghiệp có quy mơ lớn, kinh phí đầu tư khơng cịn vấn đề cản trở, thời gian “hoàn vốn” xác định tương đối nhanh mạnh dạn với ERP Nguyên nhân lý giải trình độ quản lý doanh nghiệp Việt Nam chưa cao, quy trình sản xuất chưa chuẩn hóa nhiều phải thay đổi để thích ứng với phát triển nóng Các giải pháp ERP phải “gị ép” hệ thống theo phương pháp có doanh nghiệp không mang lại hiệu mong muốn Với quy trình sản xuất có cơng đoạn thủ cơng việc tùy biến giải pháp ERP trở thành "cơn ác mộng" nhà cung cấp Thậm chí doanh nghiệp triển khai không vận dụng hết lực HVTH: Phạm Thị Hường – Lớp Cao học kế tốn K22 Trang Tiểu luận hệ thống thơng tin kế tốn GV:TS.Nguyễn Mạnh Tồn hệ thống, đa phần dừng lại mức độ kiểm soát Những doanh nghiệp vận dụng tính kế hoạch hóa ít, điểm bật ERP Các nhà cung cấp ERP thừa nhận, số lượng chuyên gia giỏi lĩnh vực cịn q ít, chủ yếu trưởng thành q trình triển khai ERP doanh nghiệp nước Việt Nam Để triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp 80% khối lượng cơng việc tư vấn có 20% khối lượng cơng việc kỹ thuật Đội ngũ tư vấn viên công ty cung cấp ERP dừng lại mức độ triển khai, dám “tư vấn” cho khách hàng quy trình mà giải pháp ERP họ mang lại Đây “bài học tiền tỷ” mà Savimex đúc kết qua lần thất bại trước trở thành số doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng thành công ERP Nguyên nhân thất bại lực lượng triển khai mỏng, đội ngũ tư vấn thiếu kiến thức quản trị, thời gian khảo sát doanh nghiệp ngắn, trọng đầu tư thiết bị, thẳng vào cài đặt chương trình mà khơng xây dựng kế hoạch tổng thể Bên cạnh cịn nể, chiều theo ý doanh nghiệp chuyên gia tư vấn q trình phân tích Ngồi ra, quy trình triển khai ERP lại gặp phản đối từ đơn vị sở họ buộc phải thay đổi hàng loạt quy trình làm lâu nay, số liệu theo ERP lại không khớp với số liệu cách làm cũ Những khó khăn từ hai phía khiến doanh nghiệp lúng túng trước ERP dù lợi ích việc ứng dụng CNTT quản lý rõ ràng Khó khăn lớn bao trùm doanh nghiệp vận dụng ERP vấn đề người Làm để nhân lực công ty hịa nhiệp với mơi trường mới, quy trình Đặc biệt, doanh nghiệp có đội ngũ lao động “già” khó khăn tăng lên Khó khăn khơng dừng lại độ tuổi lao động mà cịn số lượng cơng việc Q trình triển khai ERP địi hỏi cơng đoạn chạy thử, kiểm tra sau đưa vào áp dụng Vì vậy, công việc nhân viên tăng lên Nếu sách đãi ngộ khơng phù hợp dẫn đến tượng chống lại dự án Quan trọng vấn đề giải lao động sau dự án Thực tế, triển ERP, doanh nghiệp phải chuẩn bị đội ngũ nhân viên ERP lớn Vậy sau kết thúc dự án ERP số nhân viên đâu, làm gì? Nhân viên bị cắt giảm từ chương trình ERP? Một khó khăn khơng phần quan trọng vấn đề cơng nghệ Cơng nghệ điều kiện để hoạt động ERP Theo đó, cơng nghệ bao gồm yếu tố sau: HVTH: Phạm Thị Hường – Lớp Cao học kế toán K22 Trang Tiểu luận hệ thống thơng tin kế tốn GV:TS.Nguyễn Mạnh Tồn hệ thống mạng (server), máy vi tính, trang thiết bị để triển khai Việc triển khai cho công ty thành viên gặp khó khăn hệ thống mạng máy tính khơng đồng Chi phí ERP thơng thường lớn Chi phí thường dạng chi phí tiền lương nhân viên ERP chi phí dự án sản phẩm ERP Đối với doanh nghiệp có quy mơ trung bình việc vận dụng ERP việc khó thực Điều tạo nên sức ép chi phí cho doanh nghiệp giai đoạn đầu Một khó khăn cần kể tới kinh nghiệm triển khai, đặc biệt triển khai thành công ERP Việt Nam chưa có nhiều Hầu hết dự án ERP không thành công khâu tư vấn chưa tốt Ở Việt Nam, chưa có chun gia tư vấn giỏi, có kinh nghiệm Vì thế, triển khai ERP phức tạp cho DN lớn, nên thuê tư vấn quốc tế, vừa đảm bảo cho dự án chắn thành công, vừa tạo hội học hỏi tích lũy kinh nghiệm cho Việt Nam Đáng tiếc nhiều nơi chưa coi tư vấn then chốt, không chấp nhận chi phí th tư vấn ERP khơng đơn cơng nghệ Trên hết, nơi tích lũy kiến thức kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm tác nghiệp Sử dụng ERP quốc tế sử dụng kinh nghiệm quản lý hàng trăm năm nhân loại Vì thế, với doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm ERP quốc tế, có hiệu cao Như vậy, để thiết kế ERP chuyên nghiệp đạt tiêu chuẩn quốc tế, cần có nhiều chuyên gia quản lý xuất sắc nhiều ngành công nghiệp khác nhau, đồng thời cần nhiều năm tích lũy kinh nghiệm triển khai để hoàn thiện Vào thời điểm tại, chưa có cơng ty phần mềm Việt Nam thỏa mãn tiêu chuẩn IV Khác biệt ERP với kế tốn truyền thống Một khó khăn lớn ứng dụng ERP VN khác biệt phương pháp hạch toán kế toán (KT) hệ thống ERP phương pháp tổ chức hạch toán KT truyền thống doanh nghiệp (DN) Đây vấn đề chung hầu hết DN VN sử dụng giải pháp ERP, giải pháp ERP nước ngồi Tiêu chí PM ERP quản lý đồng bộ, chặt chẽ khoa học tồn thơng tin DN Trong đó, thơng tin KT phần cốt lõi Để đạt tiêu chí đó, hệ thống địi hỏi người sử dụng phải tuân thủ quy trình tác nghiệp chặt chẽ, phức tạp, với khối lượng thơng tin đầu vào khổng lồ Khơng DN chấp nhận thực tế họ nỗ lực đơn giản hố quy trình tác nghiệp ERP Kết quả, họ biến ERP HVTH: Phạm Thị Hường – Lớp Cao học kế toán K22 Trang Tiểu luận hệ thống thơng tin kế tốn GV:TS.Nguyễn Mạnh Toàn thành PM KT làm ý nghĩa lớn ERP quản lý thông tin cách tổng thể đồng Ghi nhận bút toán hạch toán Trong hệ thống ERP nước ngồi, hạch tốn KT khơng phải điểm bắt đầu mà kết trình xử lý thơng tin Mỗi thao tác nghiệp vụ quy trình sản xuất kinh doanh ghi nhận bút toán hạch toán hệ thống Cùng với quy trình nghiệp vụ chia thành nhiều cơng đoạn khác nhau, nghiệp vụ KT chia thành nhiều cặp bút tốn khác Ví dụ, quy trình mua hàng, có bút tốn nhận hàng tương ứng với việc nhận hàng hoá vào kho; bút toán ghi nhận công nợ phải trả tương ứng với việc chấp nhận chứng từ mua hàng; bút toán toán tương ứng với việc chấp nhận toán Để quản lý cặp bút toán liên quan nghiệp vụ, hệ thống ERP định nghĩa tài khoản liên kết cặp bút toán quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo cặp bút toán thống với Thiết lập tài khoản trung gian Mặc dù điểm khác biệt so với KT VN, góc độ kinh tế vận động tài sản nguồn vốn nghiệp vụ khơng có thay đổi Để đảm bảo cho bảng cân đối KT DN không phát sinh thêm nhiều so với cách hạch tốn cũ, DN VN sử dụng tài khoản khơng thuộc hệ thống tài khoản thức xem tài khoản trung gian Như vậy, việc phát sinh giao dịch tài khoản trung gian không làm ảnh hưởng đến báo cáo tài DN DN dựa vào số dư tài khoản để kiểm tra quy trình tác nghiệp thực đầy đủ chưa Hạch tốn tự động Ngồi phân hệ KT tổng hợp thực bút toán cách trực tiếp PM KT thông thường, tất phân hệ khác ERP tiến hành hạch toán tự động quy tắc hạch toán 1:n hay n:1 khơng đặt Vì thế, khơng thể thực việc tách số dư tài khoản theo tài khoản đối ứng Đây vấn đề quan trọng hầu hết người làm KT VN quen kiểm soát số liệu theo kiểu đối ứng Tuy nhiên, cần lưu ý điểm khác biệt lớn ERP PM KT bút toán sinh cách tự động kiểm soát HVTH: Phạm Thị Hường – Lớp Cao học kế toán K22 Trang Tiểu luận hệ thống thơng tin kế tốn GV:TS.Nguyễn Mạnh Tồn nhiều tầng thơng qua q trình phê duyệt, sai sót định khoản khơng xảy Bút tốn đảo Với ý nghĩa hệ thống phản ánh trung thực hoạt động kinh tế phát sinh tổ chức kinh tế, hệ thống ERP không cho phép người dùng xóa bút tốn hạch tốn vào hệ thống Tất mà người sử dụng làm thực bút tốn đảo Chính đặc điểm này, người sử dụng cảm thấy ngại sai sót họ bị kiểm soát Tuy nhiên, nhờ đặc điểm này, số liệu KT hệ thống ERP cung cấp ln có độ tin cậy cao cổ đơng đối tác bên ngồi DN Tác nghiệp hồn chỉnh Vì hệ thống thiết kế để quản lý theo quy trình, bạn cắt đứt công đoạn quy trình đó, chức kiểm sốt hệ thống khơng cịn ý nghĩa Kéo theo đó, việc kiểm sốt số liệu KT khó khăn Tuy nhiên, trường hợp buộc phải cắt rời số quy trình, để giữ kiểm sốt, cần phải tạo đối tượng liên kết đặt quy tắc thực bên ngoài, buộc người dùng phải tuân thủ theo Cấu trúc hệ thống tài khoản linh hoạt Ngoài hệ thống tài khoản mà Bộ Tài Chính VN ban hành, bạn xây dựng hệ thống tài khoản với nhiều chiều thông tin Có thể nói tính linh hoạt hệ thống tài khoản đáp ứng yêu cầu phân tích quản lý tài DN, với quy mơ Ví dụ: tốn quản lý doanh thu chi phí theo phịng ban thực đơn giản cách thêm thơng tin phịng ban vào hệ thống tài khoản Cuối kỳ, bạn cần sử dụng báo cáo số dư tài khoản để xem tất số liệu KT phát sinh phòng ban Hợp báo cáo từ đơn vị thành viên Cơ chế liệu tập trung hầu hết ERP cho phép hợp số liệu DN có nhiều chi nhánh thuận tiện dễ dàng Việc mà họ phải làm truy vấn liệu có sẵn công cụ mà hệ thống cung cấp Cũng nhờ cấu trúc quản lý ERP linh hoạt, việc thêm đơn vị thành viên hay cấp quản lý hệ thống ERP thực đơn giản HVTH: Phạm Thị Hường – Lớp Cao học kế toán K22 Trang Tiểu luận hệ thống thông tin kế tốn GV:TS.Nguyễn Mạnh Tồn Bức tranh trung thực Chính đặc điểm hạch tốn KT đồng thời với thao tác nghiệp vụ nên hệ thống số liệu KT phản ánh kịp thời trung thực hoạt động sản xuất kinh doanh khâu hệ thống Trên hệ thống ERP, KT giữ vai trị kiểm sốt hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua số liệu mà hệ thống phản ánh HVTH: Phạm Thị Hường – Lớp Cao học kế toán K22 Trang 10 Tiểu luận hệ thống thơng tin kế tốn GV:TS.Nguyễn Mạnh Tồn MỤC LỤC I ERP gì? II Phân loại phần mềm ERP III Thực trạng ERP khó khăn việc ứng dụng ERP Việt Nam IV Khác biệt ERP với kế toán truyền thống HVTH: Phạm Thị Hường – Lớp Cao học kế toán K22 Trang 11