Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Outlook 2010 part 16 pdf

Outlook 2010 1 CHƯƠNG II: CÁC CÔNG CỤ TIỆN ÍCH TRONG OUTLOOK Tạo các thư mục chuyên nghiệp Mục đích của việc tạo các thư mục là để phân loại các Email vào những nhóm riêng biệt, và các Email sẽ không còn nằm lẫn lộn với nhau nữa. Outlook 2010 2  Cách tạo thư mục Cách tạo các thư mục này rất đơn giản, chỉ nhấn chuột phải vào INBOX và chọn New Folder, đặt tên cho thư mục vừa tạo và OK.  Di chuyển các email vào thư mục vừa tạo Sau khi đã tạo ra một thư mục, bạn có thể di chuyển các Email vào trong thư mục đó. Email có thể di chuyển vào thư mục này bằng cách kéo thả hoặc nhấn chuột vào tiêu đề Email, giữ chặt chuột và di chuyển đến các thư mục và bạn thả chuột ra. Outlook 2010 3  Di chuyển các Email vào thư mục bằng lệnh Ngoài cách di chuyển các Email bằng cách kéo và thả thì ta có thể dùng lệnh để làm công việc này. Để dùng lệnh di chuyển bạn thực hiện các bước sau: 1 Nhấn chuột phải vào tiêu đề Email. 2 Chọn Move To Folder. 3 Chọn thư mục bạn muốn lưu 4 Ok  Tạo quy tắc nhận mail e. Cách thức tạo và sử dụng email mẫu Nếu sử dụng một dạng email thường ngày được gởi lặp đi lặp lại cùng một dạng nội dung thì tốt nhất bạn nên tạo một email mẫu (template) để đơn giản hóa công việc. Những mẫu email thường gặp là: thông tin sản phẩm, báo cáo, tin nhắn cho nhóm đối tác . Để tạo một email mẫu, ta thực hiện như sau: - Nhấn chọn New trên thanh công cụ để tạo một email mới. Trong giao diện soạn thảo, bạn điền tất cả những thông tin, nội dung mà sẽ được lặp lại theo hướng khuôn mẫu. Ví dụ như: tiêu đề, địa chỉ, các phần liệt kê, danh sách và các bảng. - Nhấn tiếp vào nút Microsoft Office BuTSn (biểu tượng logo của Microsoft Office), chọn Save As. Outlook 2010 4 Trong hộp thoại Save As, ta chọn Outlook Template (+.oft) ở phần "Save as type", đặt tên cho tập tin mẫu, chọn nơi lưu rồi Save lại. Tùy thuộc vào phiên bản hệ điều hành Windows mà MS Outlook 2010 có vị trí lưu template khác nhau. + Windows XP: thư mục Documents And SettingsTên tài khoảnApplication DataMicrosoftTemplates Outlook 2010 5 + Windows Vista: thư mục UsersTên tài khoảnAppDataRoamingMicrosoftTemplates Có thể tạo nhiều template tùy ý và cùng chia sẻ cho các người dùng MS Outlook khác trên cùng máy sử dụng chung. Khi muốn sử dụng các email mẫu, ta chọn mũi tên kế bên New Itém trên tab Home, chọn “More Items”, chọn "Choose From .". Hộp thoại “Choose Form” hiển thị Outlook 2010 6 Click chọn “User Template in File System” trong mục “Look In” Sau khi mở email mẫu, chỉ cần sửa chữa lại thông tin, bổ sung hay thay đổi những phần nội dung theo yêu cầu công việc. Bạn sẽ thấy cách này tiết kiệm được rất nhiều thời gian. . MS Outlook 2010 có vị trí lưu template khác nhau. + Windows XP: thư mục Documents And SettingsTên tài khoảnApplication DataMicrosoftTemplates Outlook 2010. mục bạn muốn lưu 4 Ok  Tạo quy tắc nhận mail e. Cách thức tạo và sử dụng email mẫu Nếu sử dụng một dạng email thường ngày được gởi lặp đi lặp lại cùng một