QTDA2

• Outputs – Các thủ tục chấm dứt hợp đồng mô tả cách giải quyết các điều khoản trong hợp đồng để chấm dứt sự ràng buộc trách nhiệm của 2 bên – Các thủ tục kết thúc trách nhiệm của dự án [r]

Ths Huỳnh Anh Tuấn Sở Thông tin và Truyền thông Bình Dương Ch.II CHƯƠNG II CÁC LĨNH VỰC KIẾN THỨC ĐỂ QUẢN LÝ DỰ ÁN Integration Quality Quản lý tổng thể Ch.II • Xem xét cách bao quát trên toàn dự án, để định chổ nào cần đầu tư nguồn lực, dự đoán trước các vấn đề quan trọng, xử lý trước chúng gây tác hại, và dàn xếp các công việc để đạt kết tốt • Quản lý tổng thể bao gồm các tiến trình cần thiết để định nghĩa và liên kết các tiến trình quản lý dự án với các tiến trình tạo sản phẩm dự án, nhằm bảo đảm cho các nguồn lực dự án phối hợp với cách hài hòa, quán Nguyên lý W5HH • Ch.II Barry Boehm, “Anchoring the Software Process”, 1996 Why is the system being developed ? What will be done ? By When ? Who is responsible for a function ? Where are they organizationally located ? How will the job be done technically and manegerially ? How much of each resource is needed Cấu trúc kế hoạch tổng thể  Khởi động dự án Yêu cầu Ch.II Tổ chức, stakeholders Môi trường Project Charter Lập kế hoạch chi tiết Q.Lý Chất lượng Q.Lý Phạm vi Q.Lý Thời gian Q.Lý Chi phí Q.Lý Nhân lực … Lập kế hoạch tổng thể (BPP) Thay đổi yêu cầu Thay đổi  Kiểm soát thay đổi kế hoạch Baseline Project Plan  Thực BPP Cải tiến, khắc phục, phòng ngừa  Giám sát & điều khiển Các chuyển giao  Kết thúc dự án 1.Tiến trình khởi động dự án Ch.II • Liên kết các nguồn lực từ bên ngoài với bên dự án như: kinh phí cấp cho dự án, quyền hạn nhóm dự án, các vai trò hổ trợ, tiện nghi để nhóm dự án làm việc,… • Inputs: Hiện trạng tổ chức và Mục tiêu, yêu cầu dự án • Outputs – Project Charter: (tôn chỉ) là hồ sơ khẳng định giá trị dự án tổ chức và cách tổ chức thực dự án; nó là sở pháp lý cho dự án – Project work book: tài liệu mô tả cho công việc – Môi trường làm việc cho dự án Project Charter (tôn dự án) Ch.II Gồm các nội dung chính sau đây: Các vấn đề tổ chức, hậu và hội để cải tiến Mục tiêu dự án Yêu cầu dự án Sơ lược phương pháp thực dự án Giả định (assumptions) và phụ thuộc (dependencies) Chuyển giao (deliverables) và mốc đánh giá (milestones) Lợi ích dự án đ/với tổ chức, và kinh phí thực Nơi cấp nguồn lực cho dự án Vai trò và trách nhiệm Stakeholders dự án (trong đó có nhiệm vụ và quyền hạn trưởng dự án) Thiết lập môi trường cho dự án Ch.II Là công việc tạo điều kiện thuận lợi để dự án thực tốt nhất, gồm: Thành lập nhóm khởi động dự án Thiết lập các quan hệ dự án với tổ chức Lập kế hoạch khởi động (để xác định việc mà dự án cần làm, ví dụ: tìm hiểu yêu cầu, khảo sát sơ lược trạng) Thiết lập các thủ tục quản lý dự án, ví dụ: cách phân công/báo cáo, quy tắc quản lý, quy trình làm việc,… Lập các tài liệu quản lý dự án, ví dụ: các mẫu biểu, kế hoạch, tiêu chuẩn để đánh giá kết công việc/chuyển giao 2,3.Tiến trình lập kế hoạch quản lý Ch.II Lập tài liệu hoạch định các hoạt động cần thiết để định nghĩa, sửa đổi, và phối hợp tất các kế hoạch quản lý chi tiết vào kế hoạch quản lý dự án (Baseline Project Plan) – Inputs: Project Charter – Outputs: Baseline Project Plan (BPP) BPP là tài liệu mô tả cho các công việc mà dự án bắt buộc phải làm (không thiếu, sai) để thỏa mãn đầy đủ mục tiêu và các yêu cầu dự án BPP dùng thước đo để đánh giá mức độ hoàn thành dự án Baseline Project Plan Ch.II Phần giới thiệu – Mô tả tổng quát cho dự án: mục tiêu, phương pháp – Các thay đổi quan trọng chính BPP II Phần mô tả giải pháp – Các phương án, chọn giải pháp, sản phẩm từ giải pháp, mô hình tiếp cận thực giải pháp III Phần đánh giá khả thi – Nêu khó khăn dự kiến và cách khắc phục để chứng tỏ dự án có khả thực IV Các kế hoạch quản lý chi tiết (nêu rõ định mức cho các công việc, thời gian thực hiện, chi phí, chất lượng,…) – Quản lý phạm vi, quản lý thời gian, quản lý chi phí,… I 10 Mô hình thác đổ Ch.II Phân tích Thiết kế Thay đổi Cài đặt Phát triển Bảo trì • Giai đoạn trước là sở để thực cho giai đoạn sau – Phải làm đúng từ đầu để tránh quay lên sửa sai – Thay đổi (do bên ngoài): dự án phải rework • Mỗi giai đoạn gồm tập họp các tiến trình xử lý lĩnh vực kiến thức đặc thù đó cần hợp tác cao từ nhiều chuyên viên cho sản phẩm chung 11 Mô hình tăng dần Phần Ch.II Phân tích Thiết kế Cài đặt Bảo trì Phần Phân tích Thiết kế Cài đặt Phần Phân tích Thiết kế • Chia sản phẩm dự án thành nhiều phần nhỏ tương đối độc lập nhau, và áp dụng mô hình thác đổ để thực phần • Độ phức tạp giảm bớt (do kích thước sản phẩm nhỏ) • Dể phân bổ nguồn lực thực dự án 12 Mô hình làm mẫu thử (Prototyping) Xác định bài toán Yêu cầu Ch.II Phát triển Mẫu thử Mẫu thử (Users) Kiểm tra (Project members) Chỉnh sửa Phiên Áp dụng Cải tiến mẫu thử Yêu cầu • Không phân định các giai đoạn có chuyển giao rõ ràng • Không giải các vấn đề mang tính hệ thống • Chất lượng sản phẩm dựa trên mẫu thử (“trực quan”) và người sử dụng định 13 Rapid Application Design (RAD) Ch.II • Là mô hình cải tiến Prototyping dựa trên CASE (Computer Aids System Engineering) tools để trợ giúp thể ý tưởng phân tích, sau đó trợ giúp thiết kế tự động để tạo các đặc tả cần thiết cho sản phẩm Đặc điểm: • Tự động hóa các bước thực tạo sản phẩm • Giảm bớt “rework” thủ công • Giải phóng dự án khỏi các vấn đề công nghệ • Trợ giúp chuẩn hóa các tiến trình công nghệ 14 Mô hình xoắn ốc (Spiral model) Hoạch định cho giai đoạn kế Mục tiêu Tích hợp Phát triển Kiểm tra Xác thực Engineering Phát triển sản phẩm Ch.II Xác định mục tiêu, phương án và ràng buộc Lập phương án Chọn giải pháp Phân tích rủi ro Prototyping Chọn giải pháp, giải rủi ro • Tinh chỉnh bước, phát triển từ đến chi tiết • Có tính kiểm soát cao và phù hợp với các dự án phức tạp • Số vòng xoay mô hình xoắn ốc không thể xác định trước nên khó lập kế hoạch tổng thể 15 Đánh giá, xếp hạng các phương án Ch.II Thiết lập các tiêu chuẩn để đánh giá – Vd: Thời gian, Chi Phí và Chức phần mềm “phân tích thị trường” cho Broadway Entertainment, Inc – Mỗi tiêu chuẩn mang giá trị thể mức độ góp phần vào hài lòng giải pháp Goal: p.án tốt 0.25 0.5 Chức 0.25 Chi phí Thời gian 0.5 P.cứng (0.125) 0.5 (0.25) 0.3 In 0.4 P.mềm Phân khúc (0.125) (0.2) 0.3 (0.15) Giám sát (0.15) 16 Đánh giá, xếp hạng các phương án Ch.II Xác định các phương án Tiêu chuẩn đánh giá Phuơng án Phuơng án Phuơng án 12 tháng tháng tháng $ 15.000 $10.000 $ 8.000 $ 500.000 $ 400.000 $ 300.000 Đáp ứng tốt vì phát triển toàn Mua, có sẵn Mua, có sẵn Phát triển thêm Không có Không có Không có A Thời gian Thời gian thực dự án B Chi phí Mua phần cứng Trang bị phần mềm C Chức Phân khúc thị trường Giám sát đơn đặt hàng In cánh bướm để tiếp thị 17 Đánh giá, xếp hạng các phương án Ch.II Xếp hạng các phương án Tiêu chuẩn Phương án Weight Phương án Phương án Score Điểm Score Điểm Score Điểm 0.25 10 2.5 10 2.5 Mua phần cứng 0.125 0.75 10 1.25 Trang bị phần mềm 0.125 0.75 10 1.25 Phân khúc thị trường 0.20 10 10 10 Giám sát đơn hàng 0.15 10 1.5 10 1.5 0 In cánh bướm 0.15 10 1.5 0 0 A Thời gian Thời gian thực B Chi phí C Chức  (A,B,C) 1.0 7.5 8.0 Phương án có thứ hạng cao 7.0 18 Phân tích điểm hòa vốn Ch.II • Lợi ích hữu hình (Tangible Benefit) là lợi ích từ các chuyển giao có thể quy thành tiền • Lợi ích vô hình (Intangible Benefit) là lợi ích từ các chuyển giao không thể quy thành tiền, không đo lường được, không chắn • Chi phí hữu hình (Tangible Cost) là chi phí liên quan đến các chuyển giao có thể quy thành tiền, gồm chi phí đầu tư ban đầu và chi phí thường xuyên • Chi phí vô hình (Intangible Cost) là các loại chi phí liên quan đến các chuyển giao không thể đo lường giá trị, không chắn 19 Phân tích điểm hòa vốn Ch.II • Điểm hòa vốn là thời điểm mà tổng chi phí và tổng lợi nhuận thu từ các chuyển giao là Tiền Lợi ích hữu hình Chi phí hữu hình Điểm hòa vốn Năm 20 4.Tiến trình thực BPP Ch.II Thực thi tất các công việc định nghĩa BPP • Inputs – Kế họach quản lý dự án (BPP) – Các thủ tục quản lý – Thông tin chi tiết nguồn lực dự án, gồm cấu trúc nguồn lực, lực và mức độ sẵn sàng nguồn lực • Outputs – Các kết chuyển giao – Các yêu cầu thay đổi và kết thực thay đổi – Thông tin mức độ hòan tất công việc 21 Các công việc quản lý Ch.II Là công việc thỏa mãn tất các điều kiện sau: Đủ “nhỏ” để có thể phân công cho người thực để nó cam kết thực Biết rõ kết công việc Kết công việc có thể đo lường Biết rõ phương pháp kỹ thuật thực công việc Biết rõ các ràng buộc (hoặc phụ thuộc) công việc với các công việc trước nó và sau nó 22 Kế hoạch thực dự án (schedule) Ch.II Là chi tiết hoá kế hoạch quản lý dự án nêu phần IV BPP, và phải thỏa mãn các yêu cầu sau: Chi tiết đến công việc quản lý Các công việc dự án phân công đến cá nhân, để họ biết rõ tất gì cần làm cho dự án Các công việc phải phù hợp với tất các nội dung nêu BPP, để bảo đảm tính khả thi dự án Phương pháp kiểm tra kết thiết lập cùng với kế hoạch thực 23 5.Giám sát và điều khiển BPP Ch.II • Giám sát: Thu thập, đo lường, và thông báo thành xu hướng phát triển dự án so với gì đã hoạch định BPP – Đánh giá các tác động dự án với môi truờng • Điều khiển: hành động ngăn ngừa và sửa lỗi (Preventive & Corective actions) cho dự án • Inputs – Kế hoạch quản lý dự án (BPP) – Kế hoạch thực dự án (schedule) • Outputs – Khuyến nghị thay đổi cần thiết: Thay đổi phạm vi, chi phí, thời gian và cấu trúc nguồn lực; Những hành động khắc phục lỗi, cải tiến và phòng ngừa (bài học kinh nghiệm từ thực tế) 24 Cơ chế hồi tiếp (feedback loop) Ch.II • Dựa trên so sánh kết đã nhận biết và đo lường từ các hoạt động sản xuất với các tiêu chuẩn (mục tiêu, yêu cầu dự án) để định điều khiển dự án Môi trường Vòng hồi tiếp Tiêu chuẩn Hoạch định Điều khiển  Đầu vào Xử lý  Giám sát Đo lường  Đầu 25 Hệ thống thông tin quản lý cho dự án Ch.II • Kho liệu trạng nguồn lực, các thủ tục xử lý chuẩn và kết đạt • Công cụ quản lý dòng công việc (WFMS), phân tích kết quả, dự báo hướng phát triển và hổ trợ định để ứng phó với các tình phát sinh • Phương tiện để thông tin (báo cáo) và hổ trợ làm việc nhóm 26 Tiến trình kiểm soát thay đổi Ch.II Xem xét tất các yêu cầu thay đổi, chấp nhận thay đổi, và điều khiển các tiến trình tạo các thay đổi cần thiết • Inputs – Kế hoạch quản lý dự án BPP – Các yêu cầu thay đổi (từ bên ngoài dự án) – Khuyến nghị các hoạt động cải tiến, khắc phục, phòng ngừa (trong nội dự án) • Outputs – Các thay đổi chấp nhận (để cập nhật BPP) – Các yêu cầu thay đổi bị từ chối 27 Kiểm soát các yêu cầu thay đổi Ch.II • Xác định mức độ cần thiết các yêu cầu thay đổi – Sửa lỗi khắc phục khuyết điểm sản phẩm so với các cam kết dự án – Cải tiến phương pháp thực BPP để giảm chi phí, thời gian sai sót – Thay đổi bổ sung thêm các yêu cầu cho dự án (từ phía stakeholders.) • Xác định phương pháp thực các thay đổi • Cập nhật các thay đổi vào BPP, và kiểm soát các tiến trình thực các thay đổi 28 Quản lý cấu hình dự án Ch.II • Nhận thức các yêu cầu thay đổi dự án (sản phẩm và hoạt động), và đánh giá mức độ đòi hỏi các thay đổi lên “baseline” dự án • Các thay đổi lập tài liệu để kiểm soát, và chuyển đến người có trách nhiệm xử lý theo cấu trúc phân cấp quản lý dự án • Xác định các hội để liên tục cải tiến dự án cách xem xét ảnh hưởng các thay đổi (tích cực tiêu cực) để chấp nhận từ chối • Cung cấp phương tiện để nhóm dự án thông báo nội dung thay đổi đến các stakeholders (kể các yêu cầu thay đổi từ phía stackeholder bị từ chối) 29 Tiến trình kết thúc dự án Ch.II Bao gồm các hoạt động chuyển giao sản phẩm và kết thúc tất các kế hoạch thực BPP (kể các công việc đã hoàn tất phải ngưng, và các hợp đồng liên quan đến dự án) • Inputs – Kế hoạch quản lý dự án – Các hợp đồng liên quan đến dự án – Các sản phẩm chuyển giao – Môi trường tổ chức để nhận bàn giao (vd: để cài đặt hệ thống) 30 Tiến trình kết thúc dự án Ch.II • Outputs – Các thủ tục chấm dứt hợp đồng mô tả cách giải các điều khoản hợp đồng để chấm dứt ràng buộc trách nhiệm bên – Các thủ tục kết thúc trách nhiệm dự án mô tả các hoạt động, vai trò và trách nhiệm các thành viên tham gia thực kết thúc dự án • Khẳng định các thay đổi trên nội dung yêu cầu và sản phẩm dự án đã tổ chức thụ hưởng biết rõ và chấp nhận • Xác nhận dựa án đã thỏa mãn tất các yêu cầu • Khẳng định các tiêu chuẩn kết thúc trách nhiệm cho dự án đã thỏa mãn 31