Luan van ke toan nguyen lieu

Kiểm kê vật liệu là công việc thường được doanh nghiệp tiến hành định kỳ hoặc đột xuất và do hội đồng kiểm kê tài sản của đơn vị tiến hành kiểm kê, nhằm xác định tính chính xác của chứng[r]

LỜI MỞ ĐẦU Nước ta đã trải qua thời kỳ bao cấp kéo dài điều đó đã kìm hãm phát triển tính chủ động và sáng tạo các đơn vị sản xuất kinh doanh Trong thời kỳ bao cấp nhà nước là người thay mặt thị trường phản ánh nhu cầu khách hàng với các nhà sản xuất kinh doanh Với kế hoạch sản xuất, kỹ thuật, tài chính đã nhà nước duyệt, các doanh nghiệp không cần phải suy nghĩ và xoay sở nhiều Thậm chí tồn doanh nghiệp hoàn toàn nhà nước định đoạt, không phụ thuộc vào hiệu sản xuất kinh doanh Sau đại hhội lần thứ VI đảng, nước ta bước vào thời kỳ phát triển kinh tế Với chủ trương phát triển kinh tế hàng hoá nhiền thành phần theo định hướng phát triển lên đường XHCN Trong kinh tế thị trường nay, cùng với phát triển sản xuất, sản xuất hàng hoá giữ vị trí quan trọng đặc biệt kinh tế quốc dân Để cho quá trình sản xuất kinh doanh liên tục, đặn không bị dãn đoạn thì yếu tố cần quan tâm là vật liệu cho sản xuất phải đáp ứng đầy đủ kịp thời số lượng và chất lượng, chủng loại Nguyên vật liệu là sở vật chất để tạo sản phẩm, chúng có đặc điểm là tham gia vào quá trình sản xuất, chúng bị tiêu hao toàn hay thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực tế sản phẩm, mặt giá trị vật liệu chuyển lần toàn giá trị vào thành sản phẩm làm Tổ chức hạch toán vật liệu là điều kiện quan trọng để quản lý vật liệu, chống tham ô lãng phí, đảm bảo cung ứng và dự trữ vật liệu phục vụ yêu cầu sản xuất và tính đúng tính đủ chính xác giá thành sản phẩm nhằm đạt lợi nhuận cao Quá trình cung cấp nguyên vật liệu có ý nghĩa đặc biệt quan trọng sản xuất kinh doanh Nhiều doanh nghiệp khâu cung cấp nguyên vật liệu còn nhiều thiếu sót, vật liệu chưa quản lý chặt chẽ, mát hao hụt, thường xuyên sảy việc ghi chép phản ánh quá trình sản xuất, cung cấp nguyên vật liệu chưa rõ ràng, trang bị vật chất kỹ thuật còn thô sơ đó ảnh hưởng đến việc sản xuất kinh doanh doanh nghiệp trước tình hình đó tổ chức hạch toán hợp lý quá trình cung cấp nguyên vật liệu là yêu cầu cấp bách cần giải nhằm phát huy vai trò kinh tế kế toán Phản ánh kịp thời chính xác tình hình cung cấp mặt số lượng qua đó giúp lãnh đạo nắm bắt tiến độ cung cấp và có biện pháp điều hành kịp thời cho sản xuất tiêu thụ, không bị gián đoạn, không bị ứ đọng vốn Việc tính toán đầy đủ chính xác giá trị thực tế nguyên vật liệu mua vào và kiểm nhận chất lượng đối tượng, qua đó có biện pháp hữu hiệu nhằm giảm chi phí, nân cao chất lượng hàng hoá cung cấp, đảm bảo cung cấp đúng thời hạn, hạ giá thành sản phẩm Xuất phát từ tầm quan trọng nguyên vật liệu mà em đã chọn đề tài: "Kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu sử dụng vốn lưu động, sản xuất kinh doanh" Với đề tài này bài viết chia làm phần gồm các nội dung sau: Phần1: lý luận chung hạch toán kế toán nguyên vật liệu các doanh nghiệp sản xuất Phần 2: tình hình thực tế công tác kế toán vật liệu Công ty hoá chất việt trì Phần 3: Một số ý kiến nhận xét, đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu và nâng cao hiệu sử dụng vốn lưu động Công ty hoá chất việt trì Do thời gian thực tập chưa nhiều, trình độ hiểu biết còn hạn chế Tôi không tránh khỏi sai sót, mong góp ý thầy cô và cán kế toán công ty, để chuyên đề tốt nghiệp tôi hoàn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn hướng dẫn nhiệt tình Cô giáo: Th.s Phạm Bích Chi - Trường Đại học Kinh tế quốc dân Hà nội và các cán kế toán Công ty hoá chất việt trì PHẦN I LÝ LUẬN CHUNG VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT I YÊU CẦU VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI QUẢN LÝ VÀ HẠCH TOÁN VẬT LIỆU Ở DOANH NGHIỆP : Vị trí vật liệu quá trình sản xuất - Một điều kiện cần thiết, không thể thiếu để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh đó là đối tượng lao động Đây là yếu tố quá trình sản xuất, là sở vật chất, chi phí nguyên vật liệu chiếm lượng khá lớn cấu giá thành sản phẩm và phận dự trữ sản xuất quan trọng công ty Khác với TSCĐ, vật liệu có đặc điểm tham gia vào quá trình sản xuất định, giá trị nó chuyển hết lần vào giá thành sản phẩm làm Trong quá trình tham gia vào sản xuất, tác động lao động, vật liệu bị tiêu hao toàn bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu, để cấu thành nên thực thể sản phẩm Do nguyên vật liệu có vị trí quan trọng các doanh nghiệp sản xuất Nên các doanh nghiệp cần phải tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán các quá trình thu mua,vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu nhằm đạt hiệu kinh tế cao Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Trong các đơn vị sản xuất kinh doanh,nguyên vật liệu gữ vị trí quan trọng, mặt khác chúng thường xuyên biến động vì nguyên vật liệu mua từ nhiều nguồn khác và xuất dùng cho nhiều đối tượng sử dụng đó việc tổ chức tốt công tác hạch toán vật liệu là điều kiện quan trọng không thể thiếu Để quản lý vật tư, thúc đẩy việc cung cấp kịp thời đồng vật liệu cần thiết phục vụ cho quá trình sản xuất Chức kiểm tra giám sát việc chấp hành các định mức dự trữ, tiêu hao nguyên vật liệu ngăn ngừa các tượng hư hỏng mát, lãng phí vật liệu tất các khâu quá trình sản xuất góp phần giảm bớt chi phí, nâng cao hiệu sử dụng vốn lưu động hạ giá thành sản phảm, đó là nhiệm vụ hàng đầu kế toán vật liệu Thông qua việc hạch toán quản lý nguyên vật liệu giúp ta nắm bắt cách chính xác, kịp thời số lượng, chất lượng và giá thực tế loại vật liệu nhập kho, xuất kho kho và toàn đơn vị: Tổ chức tốt công tác quản lý nguyên vật còn có tác dụng tính toán kiểm tra giám đốc tình hình thu mua, dự trữ và tiêu hao nguyên vật liệu, qua đó phát và sử lý kịp thời vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng kém phẩm chất, ngăn ngừa sử dụng trường hợp gây lãng phí vật liệu, mặt khác còn cung cấp thông tin, số liệu phục vụ công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng Nâng cao hiệu sử dụng nguyên vật liệu Xuất phát từ yêu cầu quản lý vật liệu ta có thể thấy vai trò quan trọng tổ chức hạch toán vật liệu việc sử dụng và quản lý vật liệu 3.Yêu cầu và nhiệm vụ kế toán vật liệu Kế toán hạch toán vật liệu có các nhiệm vụ sau: - Phản ánh chính xác kịp thời số lượng, chất lượng và giá thực tế vật liệu thu mua nhập kho Từ đó kiểm tra và giám sát tình hình thực tế kế hoạch cung ứng vật tư kỹ thuật phục vụ sản xuất và các khoản chi phí thu mua khác Chi phí vật liệu công ty là chi phí phát sinh quá trình sản xuất kinh doanh Nó chiếm tỷ trọng lớn giá thành sản phẩm sản xuất - Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng và giá trị vật liệu xuất kho và vật liệu thực tế tiêu hao cho sản xuất, phân bổ đúng cho đối tượng sử dụng, góp phần kiểm tra tình hình thực các định mức tiêu hao sử dụng vật liệu - Xác định và phản ánh chính xác số lượng và giá trị vật liệu tồn kho thực tế, kiểm tra việc chấp hành các định mức dự trữ vật liệu tổ chức bảo quản và thực thủ tục nhập kho, xuất kho phát kịp thời mức độ nguyên nhân thừa thiếu, ứ đọng, hư hỏng, mát, tiến hành kiểm kê vật liệu, phân tích tình hình hiệu sử dụng nguyên vật liệu Lập đầy đủ kịp thời báo cáo nhập xuất, tồn nguyên vật liệu đơn vị - áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán vật liệu có phương pháp kiểm tra các đơn vị phụ thuộc các phận thực đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, mở các sổ, thẻ, các sổ chi tiết kế toán vật liệu theo đúng chế độ, đúng phương pháp qui định nhằm đảm bảo thóng công tác kế toán II PHÂN LOẠI VÀ TÍNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU Phân loại vật liệu Vật liệu cần hạch toán chi tiết theo thứ loại, nhóm Trên sở đó, xây dựng " Danh điểm vật liệu" nhằm thống tên gọi, ký- mã hiệu, qui cách, đơn vị tính và giá hạch toán thứ vật liệu Do vậy, cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu nhằm tạo điều kiện cho việc hạch toán và quản lý vật liệu Căn vào vai trò và tác dụng vật liệu sản xuất, vật liệu chia làm các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: Là thứ mà sau quá trình gia công, chế biến thành thực thể vật chất chủ yếu sản phẩm (Kể bán thành phẩm mua vào) - Vật liệu phụ: Là vật liệu có tác dụng phụ trợ sản xuất, sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động nhân viên, viên chức (Dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hương liệu, xà phòng, giẻ lau ) - Nhiên liệu: Là thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng quá trình sản xuất, kinh doanh than, củi, xăng dầu, đốt, khí đốt - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng để sửa chữa và thay cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải - Vật liệu và thiết bị xây dựng bản: Bao gồm các loại vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ ) mà doanh nghiệp mua nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng - Phế liệu: Là các loại vật liệu thu quá trình sản xuất hay lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ngoài ( Phôi bào, vải vụn, gạch, sắt ) - Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên bao bì, vật đóng gói, các vật tư đặc chủng Tính giá nguyên vật liệu Trong hạch toán, vật liệu tính theo giá thực tế ( giá gốc) Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ mà giá thực tế có thể có thuế VAT (nếu tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) hay không có thuế VAT ( tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ) - Vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn người bán cộng thuế nhập ( Nếu có ) và chi phí thu mua thực tế ( Chi phí vận chuyển , bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí các phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, bến bãi, tiền phạt lưu kho, lưu hàng, lưu bãi ) trừ các khoản giảm giá hàng mua hưởng - Với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành thực tế - Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: Giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí liên quan ( Tiền thuê gia công chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt định mức ) - Với vật liệu nhận góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận các bên xác định công các chi phí tiếp nhận ( Nếu có) - Với phế liệu: Giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng hay giá trị thu hồi tối thiểu - Với vật liệu tặng, thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương cộng chi phí liên quan việc tiếp nhận Đối với vật liệu xuất dùng kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động doanh nghiệp, và yêu cầu quản lý trình độ nghiệp vụ cán kế toán, có thể sử dụng các phương pháp sau theo nguyên tắc quán hạch toán, có thay đổi phải giải thích rõ ràng + Phương pháp tính giá đơn vị bình quân: Theo phương pháp này, giá vật liệu xuất dùng kỳ tính giá trị bình quân (Bình quân kỳ dự trữ, hay bình quân cuối kỳ trước bình quân kỳ nhập) Giá thực tế Số lượng vật liệu Giá đơn vị = x vật liệu xuất dùng xuất dùng bình quân Trong đó: Giá đơn vị bình quân = Giá thực tế vật liệu tồn đầu và nhập kỳ kỳ dự trữ Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập kỳ Phương pháp giá đơn vị bình quân kỳ dự trữ đơn giản, dễ làm độ chính xác không cao Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác toán nói chung Giá đơn vị bình quân = Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (hoặc kỳ trước) cuối kỳ trước Lượng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ(Hoặc cuối kỳ trước) Phương pháp này khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu kỳ nhiên không chính xác vì không tính đến biến động giá vật liệu kỳ này Giá đơn vị bình quân Giá thực tế vật liệu tồn kho sau là nhập = sau lần nhập Lượng thực tế vật liệu tồn sau lần nhập Phương pháp giá đơn vị bình quân sau lần nhập lại khắc phụ nhược điểm phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật Nhược điểm phương pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần + Phương phát nhập trước, xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này, giả thiết số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước đến số nhập sau theo giá thực tế số hàng xuất nói cách khác, sở phương pháp này là giá thực tế vật liệu mua trước và giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ là giá thực tế số giá ổn định có xu hướng giảm + Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Phương pháp này giả định vật liệu mua sau cùng xuất trước tiên, ngược lại với phương pháp nhập trước, xuất trước trên Phương pháp nhập sau xuất trước thích hợp trường hợp lạm phát + Phương pháp trực tiếp : Theo phương pháp này, vật liệu xác định giá trị theo đơn hay lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào lúc xuất dùng ( trừ trường hợp điều chỉnh) Khi xuất vật liệu nào tính theo giá thực tế vật liệu đó Do vậy, phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp giá thực tế đích danh và thường sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt + Phương pháp giá hạch toán : Theo phương pháp này, toàn vật liệu biến động kỳ tính theo giá hạch toán ( giá kế hoạch loại giá ổn định kỳ) Cuối kỳ, kế toán tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá trị thực tế theo công thức: Giá thực tế VL xuất dùng Giá hạch toán vật liệu xuất x Hệ số giá == (hoặc tồn kho cuối kỳ) dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) vật liệu Hệ số giá có thể tính cho loại, nhóm thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý kế toán III HẠCH TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU - Khái niệm hạch toán chi tiết vật liệu Vật liệu doanh nghiệp thường có nhiều chủng loại khác biệt nhau, thiếu loại nào đó có thể gây ngừng sản xuất, chính vì hạch toán vật liệu phải đảm bảo theo dõi tình hình biến động loại vật liệu luôn luôn là đòi hỏi cấp bách người làm kế toán Vật liệu là đối tượng kế toán, là tài sản cần tổ chức hạch toán chi tiết không mặt giá trị mà mặt vật, không kho mà tiết theo loại, nhóm, thứ và phải tiến hành đồng thời kho và phòng kế toán trên cùng sở các chứng từ nhập, xuất kho Hạch toán chi tiết vật liệu hiểu là việc các doanh nghiệp tổ chức hệ thống chứng từ, mở sổ kế toán chi tiết và lựa chọn, vận dụng các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu cho phù hợp nhằm tăng cường công tác quản lý tài sản nói chung, công tác quản lý vật liệu nói riêng Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu 1.1 Phương pháp thẻ song song Theo phương pháp thẻ song song, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho vật liệu, kho phải mở thẻ kho để ghi chép mặt số lượng và phòng kế toán phải mở thẻ kho kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép mặt số lượng và giá trị - Thẻ kho kế toán lập theo mẫu qui định thống ( Mẫu 06 - VT) cho danh điểm vật liệu và phát cho thủ kho sau đã đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho - Tại kho: Hàng ngày, nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp chứng từ tiến hành ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho Sau nghiệp vụ nhập, xuất cuối ngày tính số tồn kho trên thẻ kho Mỗi chứng từ ghi vào thẻ kho dòng Đối với phiếu xuất vật tư theo hạn mức, sau lần xuất thủ kho phải ghi số thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến kêt thúc chứng từ ghi lần Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số liệu thực tế còn lại kho để đảm bảo sổ sách và vật luôn khớp Hàng ngày đinh kỳ 3, ngày lần thủ kho chuyển toàn chứng từ nhập, xuất đã phân loại theo thứ vật liệu cho phòng kế toán - Tại phòng kế toán: Kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiết (cho danh điểm vật liệu tương ứng) với thủ kho mở kho Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo tiêu vật và giá trị Thẻ kế toán chi tiết vật liệu có nội dung giống thẻ kho, khác là theo dõi giá trị vật liệu Hàng ngày định kỳ 3, ngày lần, nhận các chứng từ nhập, xuất kho thủ kho chuyển đế, nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập, xuất kho với các chứng từ liên quan ( hoá đơn mua hàng, phiếu mua hàng, hợp đồng vận chuyển ) ghi đơn giá vào phiếu và tính thành tiền trên chứng từ nhập, xuất Căn vào các chứng từ nhập, xuất kho đã kiểm tra và tính thành tiền kế toán ghi các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào các thẻ kế toán chi tiết vật liệu liên quan giống trình tự ghi thẻ kho thủ kho Cuối tháng, Kế toán có thể cộng sổ chi tiết vật liệu và kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho Ngoài để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ sổ kế toán chi tiết vào bảng tổng hợp - xuất - tồn kho vật liệu giá trị, số liệu theo nhóm, loại vật liệu Có thể khái quát nội dung, trình tự kế toán vật liệu theo phương pháp thẻ sông song theo (sơ đồ 1): Sơ đồ số KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP THẺ SONG SONG (1) Chứng từ Thẻ kho (1) (3) (2) Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Chứng từ xuất (2) Sổ kế(4) toán chi tiết Bảng kê tổng hợp N-X-T + Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo chính xác thông tin và có khả cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho + Nhược điểm: Việc ghi chép kho và phòng kế toán còn trùng lặp tiêu số lượng Ngoài ra, việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, hạn chế chức kiểm tra kịp thời kế toán 1.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển hình thành trên sở cải tiến bước phương pháp thẻ song song + Tại kho: Theo phương pháp này, để hạch toán chi tiết vật liệu, kho phải mở thẻ kho để theo dõi mặt số lượng danh điểm vật liệu phương pháp thẻ song song Mẫu thẻ kho đã trình bầy phần trên + Tại phòng kế toán: Định kỳ, sau nhận các chứng từ nhập, xuất kho từ thủ kho, kế toán thực kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho số lượng và giá trị thứ vật liệu kho Sổ đối chiếu luân chuyển không ghi chép theo chứng từ nhập, xuất kho mà ghi lần vào cuối tháng trên sở tổng hợp nhập, xuất kho phát sinh tháng danh điểm vật liệu Mỗi danh điểm vật liệu ghi dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển kế toán phải kê nhập, bảng kê xuất, trên sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ thủ kho chuyển tới Cuối tháng tiến hành kiểm tra, đối chiếu số lượng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với số lượng trên thẻ kho thủ kho và đối chiếu số tiền loại vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với số liệu kế toán tổng hợp Nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển có thể khái quát theo (sơ đồ số 2): Sơ đồ số KẾ TOÁN CHI TIẾT THEO PHƯƠNG PHÁP SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN (1) (1) Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất (3) (2) Bảng kê nhập Ghi chú: (4) Sổ đối chiếu luân chuyển Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra (4) (2) Bảng kê xuất + Ưu nhược điểm: - Ưu điểm: Với phương pháp này đơn giản, dễ làm, khối lượng ghi chép có giảm bớt so với phương pháp ghi thẻ song song - Nhược điểm: Việc ghi sổ trùng lặp kho và phòng kế toán tiêu số lượng Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu kho và phòng kế toán tiến hành vào cuối tháng, vì hạn chế chức kiểm tra kế toán - Nếu không lập bảng kê nhập, xuất vật liệu thì việc xếp chứng từ nhập, xuất tháng để ghi sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh nhầm lẫn, sai sót Nếu lập bảng kê nhập, xuất thì khối lượng ghi chép lớn Theo yêu cầu cung cấp thông tin nhanh phục vụ quản trị hàng tồn kho thì các doanh nghiệp không nên sử dụng phương pháp này Vì muốn nhập báo cáo nhanh hàng tồn kho cần phải sử dụng dựa vào số liệu trên thẻ kho 1.3 Phương pháp sổ số dư Phương pháp sổ số dư là bước cải tiến tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu Đặc điểm cuẩ phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ thủ kho với việc ghi chép phòng kế toán và trên sở đó, kho hạch toán số lượng và phòng kế toán hạch toán trị giá vật liệu, xoá bỏ ghi chép trùng lặp kho và phòng kế toán, tạo điều kiện thực kiểm tra thường xuyên và có hệ thống kế toán thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời Theo phương pháp này công việc hạch toán tiến hành theo trình tự: - Tại kho: Hạch toán vật liệu kho thủ kho thực trên các thẻ kho các phương pháp trên Hàng ngày định kỳ 3, ngày ( Theo qui định thống doanh nghiệp), sau ghi thẻ kho xong, thủ kho phải tập hợp toàn chứng từ nhập, xuất kho vật liệu phát sinh ngày ( Hoặc kỳ ) theo nhóm vật liệu qui định Căn vào kết phân loại chứng từ lập phiếu giao nhận chứng từ ghi rõ số lượng, số hiệu các chứng từ loại vật liệu, lập riêng cho phiếu nhập kho và phiếu xuất kho Phiếu này sau lập xong đính kèm với các tập phiếu nhập kho phiếu nhập kho để giao cho kế toán Ngoài công việc hàng ngày trên thủ kho còn sử dụng sổ số dư để ghi chép số lưu kho cuối tháng thứ vật liệu theo tiêu số lượng Sổ số dư kế toán lập cho kho, mở theo năm Cuối tháng, sổ số dư chuyển cho thủ kho để ghi số lượng hàng tồn kho trên sở liệu từ các thẻ kho Trên sổ số dư, vật liệu xếp theo thứ, nhóm, loại Mỗi nhóm có dòng cộng nhóm, loại có dòng cộng loại - Tại phòng kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho thủ kho và trực tiếp nhận các chứng từ nhập xuất kho Sau kho kiểm tra, kế toán ký nhận vào thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ mang chứng từ phòng kế toán Tại phòng kê toán, nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ và hoàn chỉnh chứng từ, sau đó tổng hợp giá trị vật liệu theo nhóm, loại vật liệu nhập, xuất để ghi vào cột thành tiền phiếu giao nhận chứng từ Số liệu thành tiền trên phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất theo nhóm, loại vật liệu ghi vào bảng kê luỹ kế nhập và bảng kê luỹ kế xuất vật liệu Cuối tháng cộng số liệu trên các bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất với phần nhập, xuất trên bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu tính số dư cuối tháng nhóm, loại vật liệu ghi vào cột tồn kho cuối tháng bảng kê Đồng thời cuối tháng nhận sổ số dư từ thủ kho chuyển lên, kế toán tính giá hạch toán hàng tồn kho để ghi vào sổ số dư cột thành tiền Sau đó, cộng theo nhóm, loại vật liệu trên sổ số dư, số liệu này phải khớp với số liệu cột tồn kho kế toán nhóm, loại hàng tồn kho tương ứng trên bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho cùng kỳ Nội dung trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư khái quát sau: Sơ đồ số KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP SỔ SỐ DƯ (1) Thẻ kho Chứng từ nhập (1) Chứng từ xuất (2) Phiếu giao nhận chứng từ nhập (3) (5) Sổ số dư (6) (2) Phiếu giao nhận chứng từ xuất (3) Bảng luỹ kế Bảng luỹ kế xuất (4) (4) Bảng kê tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra + Ưu nhược điểm: - Ưu điểm: Tránh ghi chép trùng lặp kho và phòng kế toán, giảm bớt số lượng ghi chép kế toán, công việc tiến hành tháng - Kế toán thực việc kiểm tra thường xuyên việc ghi chép thủ kho trên thẻ kho và kiểm tra thường xuyên việc bảo quản hàng kho thủ kho - Nhược điểm: Do kế toán theo dõi mặt giá trị, nên muốn biết số có và tình hình tăng giảm thứ vật liệu mặt vật nhiều phải xem số liệu trên thẻ kho Hơn việc kiểm tra, phát s:ai xót nhầm lẫn kho và phòng kế toán gặp khó khăn IV HẠCH TOÁN TỔNG HỢP VẬT LIỆU Hạch toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên 1.1 Phương pháp kê khai thường xuyên - Theo phương pháp này kế toán phản ánh cách có hệ thống nghiệp vụ nhập xuất kho nguyên vật liệu vào TK 152 dựa vào phiếu nhập phiếu xuất vì từ sổ kế toán người ta có thể xác nhận giá trị nguyên vật liệu tồn kho theo công thức Tồn kho cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập kỳ - Xuất kỳ Đối chiếu tồn cuối kỳ trên sổ kế toán với kết kiểm kê thực tế doanh nghiệp xác định tình hình vật liệu thừa, thiếu để từ đó có biện pháp sử lý - Phương pháp này thường áp dụng doanh nghiệp có điều kiện để cân đong đo đếm cách chính xác vật liệu nhập, xuất theo phiếu nhập, phiếu xuất 1.2 Hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu 1.2.1 Tài khoản sử dụng - Tài khoản 151 Hàng mua đường + Bên nợ: Trị giá hàng đã mua cuối tháng chưa nhập kho (KKTX) Trị giá hàng mua đường cuối kỳ (KKĐK) + Bên có: Trị giá hàng mua đường từ các tháng trước nhập kho tháng (KKTX) Trị giá hàng mua đường đầu kỳ (KKĐK) + Dư nợ: Trị giá hàng mua đường - Tài khoản 152 Nguyên liệu vật liệu + Bên nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho kỳ (KKTX) Trị giá vật liệu thừa phát kiểm kê (KKTX) Trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ KKĐK) + Bên có: Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho để sử dụng (KKTX) Giá mua thực tế vật liệu xuất trả laị người bán (KKTX) Giá thực tế vật liệu thiếu phát kiểm kê (KKTX) Giá trị nguyên vật liệu tồn đầu kỳ (KKĐK) + Dư nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho Theo chế độ tài khoản này chi tiết theo yêu cầu quản lý doanh nghiệp chi tiết TK 152 sau: TK 152 (1521): Nguyên vật liệu chính TK 152 (1522): Nguyên vật liệu phụ TK 152 (1523): Nhiên liệu TK152 (1524): Phụ tùng TK 152( 1525): Vật liệu và thiết bị xây dựng TK 152 (1528): Nguyên vật liệu khác TK 611: " Mua hàng " Tài khoản này sử dụng phương pháp áp dụng kiểm kê định kỳ để hạch toán hàng tồn kho TK 611 (6111): Mua vật liệu TK 611 (6112): Mua hàng hoá Nội dung TK 611 Bên nợ: Tồn đầu kỳ, giá trị nguyên vật liệu tồn kho và đường đầu kỳ giá trị nguyên vật liệu mua vào kỳ Bên có: Phản ánh giá trị nguyên vật liệu tồn kho và đường cuối kỳ, giá trị thực tế ( Đích danh ) vật liệu trả cho người bán, các khoản giảm giá mua vật liệu mà doanh nghiệp hưởng, trị giá vật liệu kỳ TK 611: Không có số dư 1.2.2 Hạch toán nhập nguyên vật liệu * Phản ánh giá ghi trên hoá đơn: - Hàng và hoá đơn cùng về: Nếu kỳ (1 Tháng) kế toán vừa nhận hoá đơn vừa nhận phiếu nhập kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá mua số vật liệu thực tế nhập kho Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT khấu trừ Có TK 111,112,311,331: Tổng giá ghi theo hóa đơn - Hàng đường: + Nếu tháng kế toán nhận hoá đơn mà chưa nhận phiếu nhập thì đến ngày cuối tháng kế toán dựa vào hoá đơn để ghi: Nợ TK 151: Theo giá mua Nợ TK 133: Thuế VAT ( có) Có TK 111,112,331,141 + Sang các tháng sau vật liệu nhập kho Nợ TK 152: Nếu nhập kho ( Chi tiết vật liệu ) Có TK 151: Hàng đường kỳ trước đã - Hàng đã chưa có hoá đơn: + Khi nhận phiếu nhập kho mà chưa có hoá đơn thì kế toán dùng giá tạm tính (giá hạch toán) để ghi: Nợ TK152 Có TK 331 + Khi nhận hoá đơn kế toán ghi bút toán điều chỉnh để chuyển gía tạm tính thành giá hoá đơn và phản ánh VAT khấu trừ - ứng trước tiền hàng + Khi kế toán nhận chứng từ toán mà chưa có hoấ đơn, vào chứng từ toán kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 111, 112 + nhận hoá đơn và phiếu nhập kế toán ghi: Nợ TK 151,152 Có TK 331 * Trường hợp phản ánh giá trị vật liệu thừa, thiếu nhập kho: - Trường hợp thừa: Nếu doanh nghiệp định mua số nguyên vật liệu thừa thì phiếu nhập kho viết theo số lượng thực nhập, số vật liệu thừa thì vào giá trị ghi trên hoá đơn, không có thuế (Đối với doanh nghiệp dùng phương pháp khấu trừ) có thuế (Đối với doanh nghiệp dùng phương pháp trực tiếp) kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 338 Sau đó người bán chuyển hoá đơn bổ sung cho doanh nghiệp Nợ TK 338 Nợ TK 133 Có TK 331 Nếu doanh nghiệp không mua số vật liệu thừa thì vào giá toán số vật liệu đó kế toán ghi đơn vào bên nợ TK 002 Khi người bán nhận lại thì ghi : Có TK 002 Trong trường hợp này phiếu nhập kho ghi theo số lượng trên hoá đơn - Trường hợp thiếu: + Thiếu định mức ( Trước nhập kho) Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111 , 112 , 331 , 151 + Thiếu ngoài định mức Nợ TK 138 ( 1388 ) Yêu cầu bồi thường Nợ TK 138 ( 1381 ) Chờ xử lý Có TK 111 , 112 , 331 Giá toán Có TK 151 Theo giá không thuế Riêng VAT tương ứng với giá trị vật liệu thiếu nhập kho hàng đường từ tháng trước Nợ TK 138 Có TK 133 + Phản ánh chi phí mua Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111 , 112 , 331 + Phản ánh các khoản giảm giá hưởng quá trình mua vật liệu Nợ TK 111 , 112, 331 Có TK 152, 721 - Thực tế thì ghi 721 là tốt * Trường hợp doanh nghiệp toán tiền mua vật liệu và hưởng chiết khấu Nợ TK 111 , 112 , 331 Có TK 711 * Trường hợp doanh nghiệp trả lại vật liệu đã mua cho người cung cấp thì vào giá mua đích danh vật liệu này để ghi: Nợ TK 111 , 112 , 331 Có TK 152 Có TK 133 VAT theo phương pháp khấu trừ ( có ) * Nhận vốn góp liên doanh vật liệu: Căn vào giá thoả thuận kế toán ghi: Nợ TK 152 CóTK 411 *nhận lại vốn góp liên doanh vật liệu: Nợ TK 152 Có TK 222 ( 128 ) * Nhập kho vật liệu tự chế thuê ngoài gia công xong: Nợ TK 152 Có TK 154 * Nhập kho phế liệu thu hồi Nợ TK 152 Có TK 721 Có TK 154 , 142 Sơ đồ số KẾ TOÁN TỔNG HỢP NHẬP KHO VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP KÊ KHAI THƯỜNG XUYÊN TK 151 TK 152 (1) Nhập kho hàng đường kỳ trước TK 111,112,331 (2a) Giá thực tế vật liệu nhập kho chưa thuế TK 133,(1331) Thuế GTGT đầu vào khấu trừ TK 333 (2b) (3) Thuế XK tính vào giá trị vật liệu nhập kho TK 411 (4) Nhận góp vốn LD, nhận cấp phát, tặng thưởng, viện trợ TK 154 (5) Nhập kho thuê ngoài gia công, chế biến hay tự chế biến TK 3381,642 (6) Phát thừa thiếu ( chờ sử lý) TK 128,222 (7) Nhận lại vốn góp LD, đầu tư ngắn hạn TK 412 (8) Đánh giá tăng vật liệu 1.3.3 Hạch toán nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu * Xuất kho nguyên vật liệu để sử dụng doang nghiệp Kế toán xác định giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho và tiến hành phân bổ cho các đối tượng sử dụng lập bảng phân bổ vật liệu ( Bảng phân bổ số 2) Nợ TK 621 Giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng để chế biến sản phẩm Nợ TK 627 Giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng chung cho sản xuất Nợ TK 641 Giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng cho bán hàng Nợ TK 642 Giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng cho quản lý doanh nghiệp Có TK 152 Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho * Xuất vật liệu để góp vốn liên doanh trả vốn góp liên doanh Nợ TK 222 , 411 Giá thoả thuận Có TK 152 Giá thực tế xuất kho Nợ ( có ) 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản * Xuất vật liệu để thuê ngoài gia côngchế biến hoạc tự chế biến Nợ TK 154 Giá thực tế Có TK 152 Giá thực tế * Phản ánh chi phí phát sinh quá trình tự chế gia công Nợ TK 154 Có TK 111 , 112 , 331 , 334 , 338 Sơ đồ số SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP XUẤT KHO VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP KÊ KHAI THƯỜNG XUYÊN TK 152 TK 621,627,641,642 (1) Nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất KD (2) TK 241 Nguyên vật liệu xuất dùng cho XDCB (3) TK 154 Xuất tự ché , thuê ngoài gia công chế biến (4) TK 128,222 Xuất góp vốn liên doanh đầu tư ngắn hạn (5) TK 632,211 xuất bán vật liệu (6) Đánh giá giảm vật liệu TK 412 Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ 2.1 Phương pháp kiểm kê định kỳ * Tài khoản sử dụng TK 611 Mua hàng (Tiểu khoản 611 mua nguyên vật liệu): Dùng để theo dõi tăng giảm nguyên vật liệu theo giá mua thực tế công chi phí thu mua Bên nợ: Phản ánh giá trị thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ và tăng thêm kỳ Bên có: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt và tồn kho cuối kỳ TK 6111 Cuối kỳ không có số dư và mở chi tiết cho loại vật tư hàng hoá TK 152 Nguyên vật liệu Bên nợ: Giá vật liệu tồn kho cuối kỳ Bên có: Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ Dư nợ: Giá vật liệu tồn kho TK 151 Hàng mua đường: Phản ánh giá trị số hàng mua đã thuộc sở hữu đơn vị đường gửi kho người bán Bên nợ: Giá thực tế hàng đường cuối kỳ Bên có: Kết chuyển giá thực tế hàng đườngđầu kỳ Dư nợ: Giá thực tế hàng đường Trong quá trình hạch toán còn sử dụng số tài khoản liên quan: 133,331,111,112 2.2 Phương pháp hạch toán tổng hợp nhập xuất kho nguyên vật liệu * Trường hợp nhập nguyên vật: - Khi mua vật liệu vào hoá đơn không phân biệt hàng kho hay chưa Nợ TK 611: Giá mua nguyên vật liệu Nợ TK 133: VAT theo phương pháp khấu trừ Có TK 111 , 112 , 311 , 331: Giá toán - Phản ánh chi phí vận chuyển , bốc dỡ phát sinh quá trình thu mua vật liệu Nợ TK 611 Nợ TK 133 Có TK 111 , 112 , 331 - Phản ánh vật liệu nhập kho từ các nguồn khác Nợ TK 611 Có TK 411 Có TK 222 Có TK 721 - Trong quá trình mua vật liệu DN hưởng các khoản giảm giá Nợ TK 111 , 112 , 331 Có TK 611 - Nếu doanh nghiệp hưởng chiết khấu toán Nợ TK 111 , 112 , 331 Có TK 711 - Trường hợp doanh nghiệp trả lại vật liệu đã mua cho người bán Nợ TK 111 , 112 , 331: Giá Thanh toán Có TK 611: Giá mua Có TK 133: VAT theo phương pháp khấu trừ * Cuối kỳ: - Kết chuyển trị giá vật liệu tồn kho và vật liệu mua đường đầu kỳ Nợ TK 611 Có TK 152: Vật liệu tồn kho đầu kỳ Có TK 151: Hàng mua đường đầu kỳ - Kết chuyển trị giá vật liệu tồn kho và vật liệu mua đường cuối kỳ theo kết kiểm kê thực tế Nợ TK 152: Vật liệu tồn kho cuối kỳ Nợ TK 151: Vật liệu mua đường cuối kỳ Có TK 611 - Sau ghi các bút toán nói trên từ TK 611 kế toán xác định giá trị vật liệu đã sử dụng kỳ Nợ TK 621 , 627 , 641 , 642 Có TK 611 Sơ đồ SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP NHẬP KHO VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP KIỂM KÊ ĐỊNH KỲ TK 151,152 TK 611,(6111) (1) Kết chuyển giá trị nguyên vật liệu cuối kỳ TK 111,112,331 (2a) Giá thực tế vật liệu nhập kho chưa thuế TK 133,(1331) Thuế GTGT đầu vào khấu trừ TK 333 (2b) (3) Thuế XK tính vào giá trị vật liệu nhập kho TK 411 (4) Nhận góp vốn LD, nhận cấp phát, tặng thưởng, viện trợ TK 412 (5) Đánh giá tăng vật liệu TK 338 (3381) 642 (6) Phát thừa thiếu TK 336,338 (7) Vay cá nhân, đơn vị nội và đơn vị khác TK 128,222 (8) Nhận lại vốn góp LD, đầu tư ngắn hạn * Trường hợp xuất kho nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ số SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TỔNG HỢP XUẤT KHO NGUYÊN VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP KIỂM KÊ ĐỊNH KỲ TK 611,(6111) TK 151,152 (1) Kết chuyển giá trị nguyên vật liệu cuối kỳ (2) TK 621,627,641,642 Nguyên vật liệu xuất dùng cho SXKD (3) TK 241 Nguyen vật liệu xuất dung cho XDCB (4) TK 138,334,642 Giá trị vật liệu thiếu hụt mát (5) Đánh giá giảm vật liệu TK 412 V KẾ TOÁN KIỂM KÊ VẬT LIỆU THỪA THIẾU VÀ DỰ PHÒNG GIẢM GIÁ HÀNG TỒN KHO Kế toán kiểm kê vật liệu Kiểm kê là nội dung cần thiết tổ chức kế toán kho vật tư Kiểm kê vật liệu là công việc thường doanh nghiệp tiến hành định kỳ đột xuất và hội đồng kiểm kê tài sản đơn vị tiến hành kiểm kê, nhằm xác định tính chính xác chứng từ lập, sổ sách ghi kỳ kế toán, tính chính xác số lượng, chất lượng và giá trị vật liệu có, kiểm tra tình hình bảo quản, nhập, xuất và sử dụng vật liệu Qua đó phát và sử lý kịp thời các trường hợp thiếu hụt, mát, hư hỏng vật tư hàng hoá Mọi kết phản ánh vào biên kiểm kê và vào đó để tiến hành hạch toán và ghi sổ kế toán Sơ đồ SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN VẬT LIỆU THỪA THIẾU KHI KIỂM KÊ TK 338 (3388) TK 152 (1) TK 621,627,641,642 (4) TK 338,(3381) TK 642 (2) (5) TK 002 TK 111,334,138 (3) (6) TK 138 (1381 ) (7) Ghi chú: (1) - Vật liệu thừa xác định doanh nghiệp (2) - Vật liệu thừa chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý (3) - Ghi đơn nợ TK 002 vật liệu thừa là đơn vị khác (4) - Vật liệu thiếu cân,đong, đo, đếm sai (5) - Vật liệu thiếu định mức (6) - Người phậm lỗi phải bồi thường số vật liệu thiếu (7) - Vật liệu thiếu chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp so với giá trị ghi sổ kế toán hàng tồn kho Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm bù đắp thiệt hại thực tế xẩy vật tư, sản phẩm hàng hoá tồn kho bị giảm giá, đồng thời phản ánh đúng giá trị thực tế hàng tồn kho doanh nghiệp nhằm đưa thông tin trung thực tài sản doanh nghiệp lạp báo cáo tài chính Kế toán sử dụng TK 159 " Dự phòng giảm giá hàng tồn kho " Để theo dõi tình hình trích lập và nhập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho Sơ đồ số SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN DỰ PHÒNG GIẢM GIÁ HÀNG TỒN KHO TK 159 TK 721 TK 642 (6426 ) (1) (2) Ghi chú: (1) - Hoàn nhận dự phòng vào cuối niên độ kế toán (2) - Trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm sau VI SỔ SÁCH KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Việc thu mua vật liệu phải đảm bảo cung cấp cho sản xuất bình thường, không dự trữ nhiều quá gây ứ đọng vốn ít quá làm giãn đoạn quá trình sản xuất Hạch toán quá trình thu mua và nhập vật liệu có nhiệm vụ chủ yếu là phản ánh chính xác và giám đốc chặt chẽ các nghiệp vụ thu mua, xác định giá thực tế vật liệu nhập kho có nhiệm vụ chủ yếu là phản ánh chính xác hệ số chênh lệnh giá vật liệu để hạch toán chi tiết nhập xuất vật liệu theo chế độ ghi chép ban đầu, kế toán sử dụng chứng từ sau:  Biên kiểm nghiệm vật tư (mẫu số 01 VT )  Phiếu nhập vật tư : (mẫu số 02 VT )  Phiếu nhập vật tư thuê ngoài chế biến: (mẫu số 04 )      Phiếu lĩnh vật tư (mẫu số 06 VT) Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức (mẫu số 07 VT) Phiếu xuất vật tư thuê ngoài chế biến (mẫu số 08 VT) Hoá đơn bán hàng (mẫu số 09VT) Phiếu di chuyển vật tư phạm vi nội (mẫu số 10 VT ) Trong thực tế các doanh nghiệp, việc hạch toán chi tiết vật liệu tiến hàng đồng thời kho và phòng kế toán, kho và phòng kế toán có quan hệ mật thiết với việc tổ chức hạch toán chi tiết vât liệu - Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (Thẻ) kế toán chi tiết sau: Sổ (Thẻ) kho Sổ (Thẻ) chi tiết vật liệu Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ số dư Sổ ( Thẻ) kho (Mẫu số 06 VT) Được sử dụng để theo số lượng nhập xuất tồn kho thứ vật liệu kho Thẻ kho phòng kế toán lập và ghi các tiêu: Qui cách, chất lượng, tên, nhãn hiệu, đơn vị tính, mã số vật liệu Sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ kho, không phân biệt kế toán vật liệu theo phương pháp nào VII : PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU: Trong quá trình sản xuất kinh doanh nhằm đạt hiệu cao nhất, quá trình đó việc cung cấp dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu phải đảm bảo cung cấp thường xuyên vật liệu và số lượng, thời gian cung cấp, chất lượng vật liệu việc đảm bảo cung ứng dự trữ vật liệu không đảm bảo cho sản xuất kinh doanh phát triển ổn định và còn nâng cao hiệu sử dụng vốn Trong khâu dự trữ : Nếu cung cấp vật liệu lớn thì quá trình sử dụng vật liệu đảm bảo liên tục dẫn đến ứ đọng vốn Nếu dự trữ nguyên vật liệu nhỏ doanh nghiệp tiết kiệm vốn quá trình sản xuất kinh doanh có thể không đảm bảo liên tục Do dự trữ cung cấp nguyên vật liệu đòi hỏi phải hợp lý số lượng và chất lượng,thời gian vật liệu cụ thể nhằm đạt quá trình sản xuất kinh doanh vừa đảm bảo liên tục vừa tiết kiệm vốn - Quá trình cung cấp vật liệu theo số lượng tiến hành thông qua việc tính toán và so sánh số lượng vật liệu thực tế nhập kho và số lượng vật liệu cần mua theo kế hoạch loại vật liệu - Quá trình cung ứng theo chủng loại Được tiến hành thông qua số lượng vật liệu thực tế chủng loại so với số lượng loại theo kế hoạch, đặc biệt vật liệu có thể thay Quá trình cung ứng vật liệu mặt chất lượng: Để tiến hành thông qua việc so sánh với các tiêu kỹ thuật ( Mầu sắc, độ bền, hàm lượng, kích cỡ) - Quá trình cung ứng mặt thời gian Được tiến hành thông qua việc so sánh thời gian cung ứng thực tế với kế hoạch loại vật liệu Tuỳ theo yêu cầu doanh nghiệp người ta có thể áp dụng các loại vật liệu khác Đối với khâu dự trữ thường xuyên lượng vật liệu xuất dùng luôn với lượng vật liệu nhập thườngxuyên theo kế hoạch Ngoài các doanh nghiệp còn dự trữ nguyên vật liệu " Bảo hiểm" để đề phòng bất ổn định định mức vật liệu cao kế hoạch thời gian cung ứng dài so với kế hoạch PHẦN II TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY HOÁ CHẤT VIỆT TRÌ I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY HOÁ CHẤT VIỆT TRÌ Quá trình hình thành và phát triển Công ty hoá chất Việt Trì Công ty Hoá chất Việt trì là doanh nghiệp nhà nước thuộc Tông công ty Hoá chất Việt Nam trực thuộc công nghiệp Tiền thân là nhà máy hoá chất Việt Trì nằm khu công nghiệp Việt Trì, là hạng mục công trình viện trợ xây dựng đợt I nước Công Hoà Nhân Dân Trung Hoa Nhà máy bắt đầu xây dựng từ năm 1959 đến năm 1961 thì hoàn thành và chính thức bàn giao đưa vào hoạt động Mẻ Xút đầu tiên nhà máy sản xuất ngày 19/5/1961, đúng vào ngày kỷ niệm sinh nhật lần thứ 71 Bác Hồ Ngày 19/5 năm nay, công ty kỷ niệm 40 năm ngày thành lập Trong năm kháng chiến chống Mỹ, Nhà máy liên tục là mục tiêu đánh phá không quân Mỹ nhằm phá hoại nhà máy công nghiệp non trẻ miền Bắc Tập thể công nhân viên Nhà máy lúc đã không ngại gian khổ hy sinh, vừa sản xuất vừa chiến đấu bảo vệ máy móc thiết bị và khẩn trương sửa chữa khôi phục lại chỗ bị đánh phá Trong điều kiện sản suất khó khăn năm nào Nhà máy hoàn thành kế hoạch sản xuất sản phẩm mà nhà nước giao cho, đồng thời thời gian này Nhà máy nhận giúp đỡ tích cực Bộ Công nghiệp - Nước Cộng Hoà Nhân Dân Trung Hoa đã khôi phục hỏng hóc chiến tranh và mở rộng thêm quy mô sản xuất Cho đến lúc này Nhà máy đã thực khẳng định là Nhà máy Hoá chất số miền Bắc với lực sản xuất sản phẩm sau: - Xút klỏng 30% - Clo khí - A Xít Clohyđric 30% - Bột nhựa PVC - Thuốc trừ sâu 666 - Clo lỏng 99,6% 4.885 ( quy đặc 100% ) 4.320 4.000 500 1.500 145 Từ năm1986 - 1990 dây chuyền chính Nhà máy mở rộng lần thứ II, nâng sản lượng Xút lỏng từ 4.885 lên 6.000 năm Phân xưởng sản xuất bột nhựa PVC công nghệ lạc hậu không có hiệu nên đã dừng sản xuất Từ đầu thập niên 90, chuyển sang kinh tế thị trường, để thích ứng với chế Nhà máy đã xếp lại sản xuất, bỏ bớt sản phẩm không còn phù hợp và không có hiệu Do nhu cầu thị trường, Nhà máy giữ lại và tiếp tục phát triển sản phẩm từ dây chuyền sản xuất chính Xút, Clo và sản phẩm có gốc từ Clo để sản xuất kinh doanh có hiệu , tăng cường đầu tư bảo vệ môi trường Nhằm bù đắp sản phẩm cũ đã loại bỏ, tập thể lãnh đạo Nhà máy đã tìm tòi ngiên cứu và đầu tư sản xuất thêm sản phẩm Kem giặt, Bột giặt cung cấp cho thị trường tiêu dùng nước và xuất Theo yêu cầu xếp lại các doanh nghiệp nhà nước năm 1996 Nhà máy Hoá chất Việt trì đã đổi tên thành Công ty Hoá Chất Việt trì theo định số 153T/QĐ-TCBB Ngày 11/6/1996 Bộ trưởng Công nghiệp với tổng số vốn kinh doanh là: 11.346.100.000 đồng Trong đó: Vốn lưu động: 4.461.200.000 đồng Vốn cố định: 6.884.900.000 đồng Giấy phép ký kinh doanh số 110562 UBKH Nhà nước cấp ngày 04/07/1996 Hiện Công ty Hoá Chất Việt trì sản xuất và cung cấp cho thị trường các sản phẩm chủ yếu sau: - Xút 6.000 / Năm - Clo lỏng - HCL 30% - NaOCl - CaCl2 - Na2SiO3 - Bột giặt - Kem giặt - NPK 1.000 / năm 10.000 / năm 5.000 / năm 2.000 / năm 4.000 / năm 2.000 / năm 5.000 / năm 000 / năm Một số tiêu chủ yếu thực năm gần đây: Đơn vị tính : 1000đồng TT Chỉ tiêu Doanh thu tiêu thụ Nộp ngân sách Lợi nhuận trước thuế Thu nhập BQ người/Th Số lượng lao động Năm 1998 66.575.358 2.087.216 2.148.011 755 625 Năm 1999 45.037.227 900.457 475.437 820 581 Năm 2000 42.972.706 872.765 407.533 850 550 - Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh công ty: Năm 2011 Kế hoạch 50.000.000 829.000 320.000 1.000 550 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty hoàn toàn phù hợp với đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất Sản phẩm bao gồm phân xưởng sản xuất - Phân xưởng xút: Sản xuất xút ( NaOH ) - Phân xưởng Clo: Sản xuất a xít HCl, Clo lỏng, Ja ven: - Phân xưởng tổng hợp II: Sản xuất Kem giặt, CanxiClorua, Nhôm Clorua - Phân xưởng tổng hợp I: Sản xuất Thuỷ tinh lỏng, dịch canxiClorua - Phân xưởng Bột giặt: Sản xuất Bột giặt - Phân xưởng Động lực: Gồm lò hơi, trạm bơm nước, điện - Phân xưởng khi: Sửa chữa máy móc thiết bị phục vụ sản xuất - Đặc điểm tổ chức máy quản lý công ty: Do Đặc điểm hoạt động SXKD và yêu cầu thị trường, sau nhiều lần xếp lại máy quản lý công ty đã tổ chức lại theo hướng tinh giảm tương đối hợp lý Hiện máy quản lý này đã đảm bảo tính chuyên môn hoá có tính thích ứng cao và hoạt động có hiệu 3.1 - Giám đốc công ty: Giám đốc là người đứng đầu công ty, định và đạo hoạt động SXKD công ty Giám đốc là người chịu trách nhiệm trước cấp trên và nhà nước hoạt động SXKD công ty 3.2 - Phó Giám đốc cung tiêu: Là người giúp việc cho Giám đốc lĩnh vực cung cấp, tiêu thụ sản phẩm và công tác thị trường 3.3 - Phó Giám đốc kinh tế: Là người giúp cho Giám đốc lĩnh vực tài chính, hạch toán kế toán và lao động tiền lương 3.4 - Phòng cung tiêu: - Lập kế hoạch tổ chức thu mua vật tư theo yêu cầu sản xuất - Nghiên cứu phát triển thị trường - Tổ chức phân phối tiêu thụ sản phẩm 3.5 - Phòng Tài vụ: - Tổ chức hạch toán kế toán các giai đoạn quá trình SXKD - Theo dõi tình hình tài chính đơn vị nguồn vốn, quá trình luân chuyển vốn - Tổng hợp số liệu và cung cấp thông tin kịp thời chính xác cho ban Giám đốc và báo cáo các quan nhà nước theo chế độ 3.6 - Phòng tổ chức LĐTL: - Quản lý nhân công ty, cân đối và điều phối nhân lực các phận - Lập kế hoạch qũi lương và toán lương - Ngoài còn quản lý các phận : Bảo vệ, Hành chính , Y tế 3.7 - Phòng kỹ thuật công nghệ: - Đảm bảo trì hoạt động dây chuyền sản xuất mặt kỹ thuật - Nghiên cứu phát triển sản phẩm - Kiểm tra chất lượng sản phẩm - Giám sát quy trình an toàn lao động và môi trường 3.8 - Phòng Cơ : - Quản lý toàn máy móc thiết bị có Công ty - Lập kế hoạch sửa chữa lớn và sửa chữa thường xuyên trì sản xuất 3.9 - Phân xưởng Xút: - Đây là phân xưởng đầu dây chuyền sản xuất chính, sản xuất xút thương phẩm và cung cấp nguyên liệu cho phân xưởng Clo Có tổ sản xuất xếp theo dây chuyền: + Tổ Nước muối + Tổ Điện giải + Tổ Cô đặc 3.10 Phân xưởng Clo: Sản xuất các sản phẩm Clo lỏng, Clo khí, Zaven, HCL Có tổ sản xuất xếp theo dây chuyền: + Tổ Sấy khô Clo + Tổ Đông lạnh + Tổ Hoá lỏng Clo + Tổ Sản xuất A xít HCl + Tổ sản xuất Zaven 3.11 - Phân xưởng Bột giặt: Sản xuất các sản phẩm bột giặt các loại mang nhãn hiệu ViMex Có tổ sản xuất xếp theo dây chuyền: + Tổ bao bì + Tổ phun sấy + tổ Thành phẩm 3.12 - Phân xưởng Tổng hợp: Sản xuất các sản phẩm kem giặt, Thuỷ tinh lỏng, CaCL2, NPK Có các tổ sản xuất độc lập : + Tổ sản xuất Kem giặt + Tổ sản xuất NPK + Tổ sản xuất Thuỷ tinh lỏng + Tổ sản xuất Can xi clo rua 3.13 - Phân xưởng Cơ khí: Là phân xưởng phục vụ có các nhiệm vụ sau: - Gia công chế tạo thiết bị phục vụ sản xuất - Sửa chữa máy móc thiết bị hoạt động để trì sản xuất liên tục - Chế tạo và sửa chữa các thiết bị chống ăn mòn hoá chất 3.14- Phân xưởng động lực: Là phân xưởng phục vụ có các nhiệm vụ sau: - Sản xuất nước cung cấp cho dây chuyền sản xuất - Cung cấp nước công nghiệp cho sản xuất - Phân phối điện lực và sửa chữa các thiết bị điện Tất các phòng ban, phân xưởng Công ty có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, phối hợp với để hoàn thành kế hoạch Công ty nhằm không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, giữ uy tín với khách hàng, nâng cao uy tín Công ty trên thị trường, tạo cạnh tranh để công ty đứng vững và phát triển chế thị trường nhiều thành phần kinh tế SƠ ĐỒ KHÁI QUÁT BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY Sơ đồ số 10 ( Trang bên ) - Đặc điểm tổ chức công tác kế toán Công ty hoá chất Việt Trì Hiện Công ty Hoá chất Việt trì áp dụng hình thức kế toán tập trung Theo hình thức này toàn công tác kế toán tài chính thực trọn vẹn phòng tài vụ Công ty Các phân xưởng không tổ chức máy kế toán riêng mà bố trí các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ kiểm tra, giám sát ghi chép ban đầu, cung cấp các thông tin cần thiết mặt hoặt động phân xưởng Hình thức này tạo điều kiện kiểm tra, đạo nghiệp vụ và đảm bảo lãnh đạo tập trung thống kế toán trưởng đạo kịp thời lãnh đạo Công ty toàn hoạt động sản xuất kinh doanh Ngoài hình thức này còn thuận tiện việc phân công và chuyên môn hoá công việc nhân viên kế toán Bộ máy kế toán Công ty có nhiệm vụ tổ chức thực và kiểm tra việc thực công tác phạm vi Công ty, giúp Giám đốc tổ chức công tác thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế, hướng dẫn đạo và kiểm tra các phận Công ty thực đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán và chế độ quản lý kinh tế tài chính Với cấu tổ chức máy kế toán đã đảm bảo thực đầy đủ các nhiệm vụ phòng kế toán tài chính kế toán Hiện Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ với hệ thống sổ sách tương đối đầy đủ Phương pháp kế toán hàng tồn kho mà công ty áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên, Công ty thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Những báo cáo tổng hợp công ty sử dụng - Bảng cân đối kế toán (B 01- DN) - Bảng kết hoạt động kinh doanh (B 02 -DN ) - Bảng lưu chuyển tiền tệ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHỨNG TỪ TẠI CÔNG TY HOÁ CHẤT VIỆT TRÌ Sơ đồ số 11 ( Trang bên) * Chức nhiệm vụ máy kế toán Công ty hoá chất việt trì - Kế toán trưởng: Có nhệm vụ tổ chức máy kế toán công ty đảm bảo gọn nhẹ, hoạt động có hiệu Là người chịu trách nhiệm và đạo chung toàn hoạt động máy kế toán công ty Tham mưu cho giám đốc công tác quản lý kinh tế tài chính công ty và các phương án phát triển SXKD - Kế toán TSCĐ, tiền lương và các khoản trích theo lương: Có nhiệm vụ ghi chép tổng hợp số liệu tổng nguyên giá TSCĐ có doanh nghiệp, tình hình tăng giảm nguyên giá TSCĐ năm, phân bổ khấu hao từ đó cung cấp thông tin tình trạng kỹ thuật và hướng dẫn đầu tư năm công ty Kiểm tra hạch toán và phân bổ tiền lương, phụ cấp các khoản trích và chi trả BHXH cho CBCNV Phụ trách các tài khoản: 211, 214, 241, 009 Phân loại các TSCĐ có công ty cuối tháng lập bảng phân bổ số và nhật ký chứng từ số - Kế toán vật liệu: Có nhiệm vụ ghi chép tổng hợp số liệu tình hình nhập -xuất - tồn kho vật tư hàng hoá Phụ trách các tài khoản 152, 153 Hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song kiểm kê kho vật tư cùng với các phận chức khác có yêu cầu - Kế toán toán: Có nhiệm vụ ghi chép, theo dõi tình hình chi trả cho người cung cấp, phải thu khách hàng, thể nghĩa vụ với NSNN, thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Kế toán quản lý các tài khoản: 111, 112, 413 và các sổ kế toán chi tiết Cuối tháng phải lập nhật ký chứng từ số 1, số và bảng kê số 1, bảng kê số đồng thời nhật ký chứng từ số - Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ hạch toán tổng hợp và chi tiết quá trình nhập xuất - tồn kho thành phẩm, xử lý các thông tin quá trình tiêu thụ sản phẩm Phụ trách tài khoản: 131, 138, 141, 331, 333, 336, 338 Ghi sổ kế toán chi tiết cho đối tượng cuối tháng lập NKCT số 5, NKCT số 10 và bảng kê số 11 - Kế toán tổng hợp giá thành: Từ số liệu các phận kế toán khác gửi lên, tính giá vốn hàng bán xác định kết kinh doanh kỳ, lập báo cáo toán định kỳ Lập phiếu tính giá thành, đánh giá sản phẩm dở dang Căn vào bảng phân bổ số 1, bảng tổng hợp chi phí cuối tháng ghi vào bảng kê số Tính giá thành sản phẩm theo phương pháp phân bước có tính giá bán thành phẩm - Thống kê: Nhận, thu thập số liệu nhân viên kinh tế các phân xưởng để phân tích, đánh giá cung cấp thông tin cho các kế toán liên quan - Thủ quĩ: Căn vào chứng từ hoá đơn hợp lệ, thủ quĩ tiến hành thu, chi các khoản liên quan đến tiền mặt Ghi sổ quỹ phần thu phần chi cuối ngày đối chiếu với kế toán tiền mặt nhằm phát sai sót và sửa chữa kịp thời Chịu trách nhiệm thiếu thời tiền mặt công ty SƠ ĐỒ PHÒNG KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY ĐƯỢC KHÁI QUÁT QUA SƠ ĐỒ SAU Sơ đồ số 12 ( trang bên) II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY HOÁ CHÁT VIỆT TRÌ Đặc điểm vật liệu Công ty Hoá chất Việt Trì Công ty hoá chất Việt Trì là doanh nghiệp nhà nước có qui mô sản xuất tương đối lớn Sản phẩm công ty nhiều số lượng chủng loại sản phẩm đa dạng mang đặc trưng tính lý hoá: Ví dụ sản phẩm Xút (NaOH), Clo lỏng, Ja ven, Silicat, CanxiClorua Do dó nguyên vật liệu dùng để sản xuất đa dạng, Thực tế đó đặt cho công ty yêu cầu cấp thiết công tác quản lý, hạch toán các quá trình thu mua, bảo quản dự trữ, vận chuyển và sử dụng vật liệu Công ty hoá chất Việt Trì thuộc Tổng công ty hoá chất Việt Nam, sản phẩm công ty đã không ngừng phát triển và đáp ứng nhu cầu thị trường, mà phần lớn là để sản xuất phục vụ cho các nghành công nghiệp khác Ngành Giấy, ngành dệt may Do đó, việc quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết đầy đủ, chính xác thứ vật liệu là điều kiện giúp cho công ty thực giảm giá thành và nâng cao chát lượng sản phẩm, tạo uy cạnh tranh sản phẩm kinh tế thị trường Kế hoạch sản xuất công ty động nên biến động vật liệu lạ thường xuyên và liên tục Vì để quản lý chặt chẽ và hiệu quả, cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu Căn vào vị trí vai trò và tác dụng vật liệu sản xuất, vật liệu công ty chia thành các nhóm sau: - Nhóm vật liệu chính: Bao gồm các hoá chất để sản xuất sản phẩm Xút, Clo lỏng, Ja ven, - Nhóm vật liệu phụ: Gồm vật liệu có tác dụng phụ để tạo nên thực thể sản phẩm để sản xuất Xút, Bột giặt, Kem giặt - Nhóm nhiên liệu: Điện, Dầu FO, Dầu diezen - Nhóm vật liệu xây dựng: Sắt thép, xi măng - Nhóm bao bì đóng gói: Túi PP, túi PE, bao bì caston - Nhóm phế liệu thu hồi: Sản phẩm hỏng: Sắt vụn, bao tải, giấy vụn Công ty phân loại vật liệu trên tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý cách hợp lý nhất, tiện phục vụ cho việc mở các sổ sách kế toán chi tiết nhằm kiểm tra, giám sát chính xác công tác nhập, xuất kho nguyên vật liệu SƠ ĐỒ CÔNG NGHỆ DÂY CHUYỀN SẢN XUẤT CHÍNH Sơ đồ số 13 ( Trang bên) Công tác quản lý vật liệu Công ty hoá chất Việt Trì Việc quản lý vật liệu công ty thực từ thu mua vật liệu Nguyên vật liệu công ty mua dựa trên sở sản xuất, sau có xét duyệt kế hoạch phòng cung tiêu sản xuất và phận cung ứng, thuộc phòng cung tiêu đảm nhận Bộ phận này có nhiệm vụ tìm kiến nguồn cung cấp, thăm dò giá cảu trên thị trườngđể từ đó đưa định đúng Khi cán phòng cung tiêu công ty mua vật liệu đến công ty Nếu vật liệu mua đã có phiếu kiểm nghiệm nơi sản xuất kèm theo thì thủ kho phải kiểm tra số lượng, thời hạn sử dụng, bao bì phải đúng với phiếu kiểm nghiệm Trường hợp thủ kho nghi ngờ chất lượng vật liệu thì phải mời cán phòng kỹ thuật, nhân viên KCS kiểm nghiệm lại Công ty hoá chất Việt Trì sử dụng trên 50 loại vật tư với đủ chủng loại và tính khác nhau, chúng quản lý cáh khoa học hệ thồng kho tàng công ty Với đầy đủ trang thiết bị phù hợp, đặc tính loại vật liệu nhằm hạn chế tối đa mát hư hỏng, hao hụt, nguyên vật liệu công ty bảo quản các kho - Kho hoá chất - Kho nhiên liệu - Kho vật liệu xây dựng - Kho vật liệu phụ - Kho vật tư thiết bị tổng hợp - Kho bao bì sản phẩm Để công tác quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ có hiệu quả, tháng lần công ty thực kiểm kê nguyên vật liệu nhằm chính xác số lượng, chất lượng, giá thứ vật liệu Việc kiểm kê tiến hành tất các kho, ban kiểm kê thành lập gồm người: - Thủ kho - Kế toán vật liệu - Nhân viên phòng cung tiêu - Nhân viên phòng kỹ thuật - KCS Kết thúc kiểm kê thủ kho lập biên kiểm kê, trên đó ghi kết kiểm kê phòng cung tiêu lập Việc kết hợp chặt chẽ kế toán và thủ kho nên Công ty hoá chất Việt Trì không có chênh lệch số lượng tồn kho thực tế và tồn kho sổ sách, ngược lại hệ thống kho tàng công ty đảm bảo, nằm khu vực sản xuất công ty Vì việc vận chuyển vật liệu từ kho tới nơi sản xuất thuận tiện không gây hao hụt mát Mẫu biểu BIÊN BẢN KIỂM KÊ KHO HOÁ CHẤT CƠ BẢN Tháng 06 năm 2011 Thời gian kiểm kê : ngày 01 tháng 06 năm 2011 Thành phần kiểm kê: Đỗ Văn Phúc - Thủ kho Đặng Thị Liên - Kế toán Nguyễn Văn Quân - Nhân viên phòng cung tiêu Trần Dũng - Nhân viên phòng kỹ thuật -KCS Kết kiểm kê thực tế sau: TT Tên vật tư ĐVT Số lượng vật tư tồn Theo sổ sách Chênh lệch Thực tế Muối công nghiệp Tấn 120,0 120,0 Supe lân lâm thao Tấn 10,0 10,0 H2SO4 Tấn 0 Na2CO3 Tấn 5,5 5,5 NaSO4 Thủ kho (Đã ký) Kg Phòng kỹ thuật (Đã ký) 2,0 2,0 Phòng cung tiêu Phòng tài vụ Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Đánh giá vật liệu *.Hệ thống hạch toán Đánh giá vật liệu là việc xác định giá trị chúng theo nguyên tắc định trên sở đảm bảo yêu cầu thực tiễn Tại Công ty hoá chất Việt Trì, vì chủng loại vật tư nhập xuất nhiều, diễn cách thường xuyên liên tục, dùng giá thực tế để đánh giá các loại vật tư thì khối lượng lớn, việc phản ánh thiếu kịp thời và hạn chế chức kiểm tra kế toán Mặt khác loại vật tư mua ngoài ( Chiếm tỷ lệ cao toàn giá trị vật tư nhập kho) Thì giá vật tư thường xuyên biến động, công ty sử dụng loại giá khác đó là giá hạch toán Hệ thống giá hạch toán công ty xây dựng theo thời điểm định kỳ hạch toán (Thường là tháng) Tuỳ tình hình giá biến động thị trường mà giá hạch toán giá khác Giá hạch toán xây dựng trên sở hoá đơn, giá bình quân gia quyền Giá trị tồn ĐK + Giá trị nhập kỳ Đơn giá hạch toán = Số lượng vật tư tồn đầu kỳ + Số lượng vật tư nhập kỳ Giá trị vật tư đây chính là giá hạch toán loại vật tư kế toán dùng giá hạch toán để hạch toán chi tiết vật liệu hàng ngày Việc dùng giá hạch toán đáp ứng số yêu cầu công tác quản lý vật tư công ty Phản ánh kịp thời biến động số lượng vật tư, giảm khối lượng công tác hàng ngày Phương pháp xây dựng giá hạch toán theo phương pháp lấy giá hoă đơn bình quân gia quyền là phương pháp tiên tiến hữu hiệu công ty xây dựng nhiều năm gần đây 3.2 Giá thực tế nguyên vật liệu Về nguyên tắc kế toán nhập - xuất - tồn kho vật liệu, phải phản ánh theo giá thực tế - Giá thực tế nhập kho: Đối với nguyên vật liệu mua ngoài giá thực tế tính giá mua ghi trên hoá đơn + các khoản thu mua thực tế phát sinh tháng kế toán theo dõi trên tài khoản: TK 331, 111, 112 (Như chi phí bốc xếp, tiền phạt, tiền bồi dưỡng ) - Đối với vật liệu tự chế: Giá thực tế tính giá thực tế vật liệu xuất kho chế biến + các khoản quá trình chế biến - Đối với vật liệu thuê ngoài gia công: Giá thực tế tính giá thực tế vật liệu xuất chế biến + các khoản phí vận chuyển đưa đến, đưa công ty + số tiền công phải trả cho đơn vị chế biến - Phế liệu: Giá thực tế chính là giá bán phế liệu đó + Giá thực tế xuất kho Vì công ty sử dụng giá hạch toán kỳ nên xuất kho giá hạch toán vật liệu phải tính chuyển theo giá thực tế Cơ sở để tính chuyển giá hạch toán theo giá thực tế dựa trên phương pháp hệ số giá Hệ số giá thực tế và giá hạch toán xác định công thức Giá thực tế vật liệu tồn ĐK + Giá thực tế nhập kỳ Hệ số giá vật liệu = -Giá hạch toán vật liệu tồn ĐK + Giá hạch toán nhập kỳ Sau đó tính giá xuất kho thực tế : - Giá thực tế vật liệu xuất kho = Giá hạch toán xuất kho x hệ số giá Công ty sử dụng hệ số giá để tính riêng cho loại vật liệu vật liệu chính, vật liệu phụ - Tháng 5/2011 các chứng từ nhập vật tư muối công nghiệp sau: - Phiếu nhập số 01 ngày 05 tháng 05 năm 2011 nhập 500 muối giá 800.000 đ - Phiếu xuất số 02 ngày 09 tháng 05 năm 2011: Xuất 150 - Phiếu xuất số 03 ngày 20 tháng 05 năm 2011: Xuất 55 Vật liệu tồn đầu kỳ: 120 giá 750.000đ giá thực tế xuất kho: (120 x 750.000) + (500 x 800.000) Đơn giá bình quân = = 790.322 đồng 120 + 500 - Giá vật liệu xuất kho tháng = 205 x 790.322 = 162.023.322 đồng Thủ tục và chứng từ sử dụng Hiện công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ, đây là hình thức kế toán xây dựng trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, đảm bảo các mặt kế toán tiến hành song song và việc kiểm tra số liệu thường xuyên Nhờ đó để thúc đẩy công tác kế toán tiến hành kịp thời theo yêu cầu quản lý, bảo đảm chính xác số liệu, tạo nên mối quan hệ có tính chất giàng buộc lẫn nhau, thúc đẩy công việc đúng tiến độ đồng tất các khâu các phần hành kế toán Đây thực là cố gắng lớn công ty công tác quản lý Cụ thể vật liệu mua đến kho công ty phải tiến hành làm các bước thủ tục hạch toán sau: * Thủ tục nhập nguyên vật liệu.(Biểu hoá đơn+Phiếu nhập +Biên kiểm nghiệm) - Căn vào hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên kiểm ngiệm vật tư - Phiếu nhập kho thủ kho tiến hành kiểm nhận vật tư ghi số lượng thực nhập vào phiếu và cùng người giao hàng ký nhận vào phiếu theo niên - Phiếu nhập kho sau có đủ chữ ký người giao người nhận , thủ kho đưa cho khách hàng liên kèm với hoá đơn để làm thủ tục toán, liên dùng để làm ghi thẻ kho theo số thực nhận và gửi kế toán HOÁ ĐƠN ( GTGT ) Mẫu o1 GTKT - LL Liên ( Giao cho khách hàng ) Ngày Tháng Năm 2011 Ký hiệu AA / 2011 Số N0 033199 Đơn vị bán: Công ty hoá chất và phân đạm Hà Bắc Địa chỉ: Thị xã Bác Giang - Tỉnh Bắc Giang Tài khoản Điện thoại: Mã số thuế Họ tên người mua hàng: Trần Quốc Đại Đơn vị: Công ty hoá chất Việt trì Địa chỉ: P Thọ Sơn - TP Việt trì Tài khoản Hình thức toán: Chuyển khoản Mã số 0 STT A Tên hàng hoá, dịch vụ B Đạm URE Hà bắc Đơn vị tính C Tấn Số lượng 17,0 Đơn giá Thành tiền 1.859.410 3=1x2 31.609.970 Cộng tiền hàng: 31.609.970 Thuế xuất GTGT 5% Tiền thuế GTGT: 1.580.506 Tổng cộng tiền toán: 33.190.476 Số tiền bắng chữ: Ba ba triệu trăm chín mươi ngàn bốn trăm bảy sáu đồng Người mua hàng (Ký ghi rõ họ, tên) Đã ký Kế toán trưởng (Ký ghi rõ họ, tên) Đã ký Thủ trưởng đơn vị (Ký ghi rõ họ, tên) Đã ký PHIẾU NHẬP KHO Ngày tháng năm 2011 Mẫu số 01 - VT Đơn vị: Nợ: Địa chỉ: Có: Họ,tên người giao hàng: Công ty phân đạm và hoá chất Hà Bắc Chứng từ số: 033199 ngày 05/5/2011 Biên kiểm nghiệm số: 016 Nhập kho: Hoá chất Số TT Tên nhãn hiệu, qui cách (Sản phẩm hàng hoá) Mã số A B Đạm URE Hà bắc C ĐVT Số lượng Theo chứng từ D Tấn 17,0 thực nhập 17,0 Đơn giá Thành tiền 31.609970 Cộng 17,0 17,0 31.609.970 Nhập, ngày tháng năm 2011 Người giao hàng Thủ kho (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) Đã ký Đã ký Phụ trách cung tiêu (Ký ghi rõ họ tên) Đã ký SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP NHẬP KHO VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP KIỂM KÊ ĐỊNH KỲ TK 151,152 TK 611,(6111) (1) Kết chuyển giá trị nguyên vật liệu cuối kỳ TK 111,112,331 (2a) Giá thực tế vật liệu nhập kho chưa thuế TK 133,(1331) Thuế GTGT đầu vào khấu trừ TK 333 (2b) (3) Thuế XK tính vào giá trị vật liệu nhập kho TK 411 (4) Nhận góp vốn LD, nhận cấp phát, tặng thưởng, viện trợ TK 412 (5) Đánh giá tăng vật liệu TK 338 (3381) 642 (6) Phát thừa thiếu TK 336,338 (7) Vay cá nhân, đơn vị nội và đơn vị khác TK 128,222 (8) Nhận lại vốn góp LD, đầu tư ngắn hạn