Đến đây, các bạn sẽ hiểu khi nào ta chọn Locked và Hidden, khi nào không Để chọn nhiều vùng dữ liệu trên cùng một Sheet một cách nhanh chóng, ta sử dụng Menu Edit/Goto - Đầu tiên, chọn A[r]
(1)MỘT SỰ CHUẨN BỊ TỐT Trước bắt tay vào nhập liệu cho trang tính, cần để thời gian lập kế hoạch Cần trả lời các câu hỏi sau đây: Trang tính định tạo để làm gì? (Mục đích trang tính là gì?) Cần đưa thông tin gì vào trang tính Bố trí thông tin nào là hợp lí ? (Theo hàng hay cột) Nên chọn tiêu đề nào để giải thích ngắn gọn cho thông tin trên trang tính ? Quan hệ các ô tính nào ? Các công thức biểu diễn mối quan hệ đó là gì ? ĐIỀN SỐ THỨ TỰ TỰ ĐỘNG Bước : Điền vào ô trên cùng các số và Bước : Chọn ô vùa điền Bước : Đưa trỏ tới góc bên phải vùng vừa chọn, trỏ có dạng chữ thập ( ) thì kéo thả dọc theo cột STT, các ô điền theo quy luật hai ô có liệu, tức là các số tự nhiên liên tiếp 3, 4, SAO CHÉP TRONG CÙNG CỘT Vì phải chép đến nhiều ô răt thời gian và công sức Có cách chép nhanh chóng cho nhiều ô cùng cột sau : Bước : Chọn ô đầu tiên đã có công thức (coi ô này để làm mẫu) Bước : Chọn vùng gồm tất các ô cần chép công thức, đó có ô làm mẫu, sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl+D SAO CHÉP BẰNG CÁCH KÉO THẢ CHUỘT Ngoài cách chép công thức nhanh cùng hàng hay cùng cột đã trình bày trên, ta có thể thực theo cách kéo thả chuột sau : (2) Bước : Chọn ô đầu tiên đã có công thức Bước : Đưa chuột vào góc phải, bên ô chọn, trỏ chuột có dạng Khi đó, kéo thả chuột sang phải, đia qua các ô nhận kết chép công thức, đến ô cuối cùng Sau nhả nút chuột, công thức đã chép xong Khi thực thao tác kéo thả chuột này, có khung mờ xuất thể vùng di chuyển chuột GIẤU CÔNG THỨC TRONG EXCEL Có nhiều cách : 1/ Bạn có thể Copy từ Menu Edit / Copy, sau đó sử dụng Edit / Paste Special / Value 2/ Bạn có thể giấu luôn Formula cách vào Tools/ Options/View, bỏ dấu kiểm ô Formula Bar, sau đó, bạn vào Tools/Protection/Protect Sheet và gõ Pssword 3/ Vào Menu Format/ Cells, tìm thẻ Protection, đây có ô Locked và Hidden - Nếu bạn bỏ chọn ô Locked, thì cài Password, ô này cho phép bạn nhập và thay đổi liệu Những ô nào chọn Locked, không cho phép bạn sửa đổi gì hết - Nếu bạn chọn Hidden, ô này không thể cái gì chứa ô lên Formula bạn cài Password Đến đây, các bạn hiểu nào ta chọn Locked và Hidden, nào không Để chọn nhiều vùng liệu trên cùng Sheet cách nhanh chóng, ta sử dụng Menu Edit/Goto - Đầu tiên, chọn All tòan bảng tính, vào Format / Cells bỏ dấu kiểm ô Locked - Sau đó, vào Menu Edit/ Goto, nhấn Special, chọn Formula, để chọn các ô có công thức, và chọn Locked cùng với Hidden Và bây giờ, bạn vào Tools/Protection để cài Password Nếu để bảo vệ công thức không cho người khác sửa đổi, cho thấy công thức bạn, bạn có thể dùng thêm Validation 4/ - Chọn vùng liệu bạn muốn bảo vệ - Chọn menu Data / Validation - Trong tab Settings, chọn ô Allow là Text length, ô Data chọn : between, ô Minimum, bạn đánh giá trị chiều dài tối thiểu chuỗi (ví dụ là 10000), ô Maximum, nhập giá trị chiều dài tối đa chuỗi (ví dụ 50000) Chọn tab Error Alert Trong Style chọn Stop, ô Title bạn hãy nhập tiêu đề ô thông báo (ví dụ Cấm!), ô Error message, bạn nhập nội dung ô thông báo (ví dụ: khong duoc dung vao du lieu cua nguoi khac) Nhớ chọn the check box : Show error alert after invalid data is entered - Để xoá vùng liệu đã đặt Validation bạn hãy chọn Clear All Bạn có thể làm ẩn luôn Sheet có chưa công thức cách : 5/ Vào Tool-Macro-Víual Basic- chọn sheet cần ẩn, chọn mục Visible là 2xlSheetveryVisible TÔ MÀU DÒNG XEN KẼ TRONG EXCEL (3) Ắt hẳn bạn đã thấy bảng tính Excel với dòng tô màu cách nhau, thí dụ dòng chẵn thì tô màu xám, dòng lẻ không tô tô màu khác Trình bày bảng tính tô màu cách dòng khiến cho bảng tính có vẻ Pro và làm cho người dùng dễ đọc liệu Bạn có thể định dạng từ từ tay dòng, bạn đủ kiên nhẫn, bạn biết đấy, kiên nhẫn lần thì chưa đủ Bạn phải bực mình cần xoá dòng, chèn dòng, cập nhật liệu May sao, sử dụng Conditional Formatting có thể giúp bạn thực tô màu nhanh và loại bỏ hết phiền toái trên sau tô màu Giả sử bạn có liệu vùng A1:H57, và bạn dự trù cập nhật hết tháng khoảng 100 dòng Vậy bạn đánh dấu chọn khối A1:H100 cho ô A1 là ô hành Dùng cách chiêu 18, 19, để vào chỗ cần gõ công thức chức Conditional Formatting, và gõ công thức sau: = Mod(Row(),2) Nhấn format và chọn màu tô cho dòng lẻ Nguyên nhân tô dòng lẻ: Công thức trên cho các giá trị là 1, 0, 1, 0, … đến hết dòng 100, tương ứng với True, False, … và Conditional Formatting tô dòng True Cũng bạn muốn tô màu cột cách cột, thì dùng công thức =Mod(Column(),2) Ghi chú: Nếu bạn có sử dụng ASAP Utilities, bạn có thể làm sau: (4) Vào menu ASAP – Row & Column – Color Each n’th row or column in selection Chọn Row column tuỳ ý, chọn màu tuỳ ý, gõ ô Steps, đánh dấu vào mục chọn Conditional Formatting Kết công thức Condition là =MOD(ROW()-1,2*1)+1<=1 Công thức trên có vẻ phức tạp rút gọn là: = Mod(Row()-1,2)=0 thì hiệu tương tự công thức trên Sở dĩ nó phức tạp, là để có thể thay đổi phương pháp tô màu theo steps đã chọn Thí dụ chọn step = 3, cách dòng tô dòng, nghĩa là hình sau: Chỉ tô dòng có Mod(Row()-1,3)=0 Mặc dù phương pháp này dễ thực hiện, không linh hoạt: Tất các dòng lẻ từ đến 100 bị tô màu, dù có liệu hay không (nhớ lại, liệu bạn (5) đến dòng 57) Vậy có thể tô tự dộng đến hết dòng cuối có liệu, cò ô chưa có liệu bị tô màu sau nhập liệu không? Hãy xem cách sau đây: Tô màu động: Chỉ cần bạn sửa công thức trên lại xíu xiu: =And( Mod(Row(),2),CountA($A1:$H1)) Chú ý chỗ tham chiếu tuyệt đối cột và tương đối dòng Ý nghĩa công thức này là: - bạn đứng dòng 1, đó là dòng lẻ và vùng A1:H1 có liệu => tô màu - Nếu bạn đứng dòng 10, công thức trở thành =And( Mod(Row(),2),CountA($A10:$H10)) nghĩa là dòng chẵn và có liệu => không tô màu - Nếu bạn đứng dòng 59: dòng lẻ không có liệu => không tô màu Mở rộng: Tô màu cách dòng tô 1, tô xen kẽ màu trở lên: bạn cần sửa công thức ASAP cho phù hợp, kết hợp với CountA() cho linh hoạt Thí dụ với các công thức hình: bạn có kết hình, dòng nào không có liệu thì không tô màu (6) TÁCH HỌ VÀ TÊN TRONG CÙNG MỘT CỘT TRONG EXCEL Hỏi: Khi dùng bảng tính Excel tôi không biết cách tách họ và tên cùng cột nào Nhờ anh/chị giúp Xin cảm ơn Khi nhập liệu vào bảng tính Excel, thông thường ta nhập họ và tên vào cùng ô Tuy nhiên, có sau đó ta cần phải tách riêng tên khỏi họ và tên đệm, làm thủ công thao tác chép dán qua ô khác thì bất tiện Nếu sử dụng hàm Right kết hợp với vài hàm khác thì có thể cho kết bạn muốn, số trường hợp cho kết không chính xác Có phương pháp tối ưu giúp bạn hoàn thành tốt công việc này, cách thực khá đơn giản sau: - Trên bảng tính chứa cột họ tên cần tách, bạn chọn menu Tools > Macro > Visual Basic Editor, xuất chương trình Microsoft Visual Basic - Tiếp theo, bạn nhấn menu Insert và chọn Module xuất cửa sổ soạn thảo (7) Bạn nhập đoạn mã lệnh sau vào cửa sổ soạn thảo: Private Function Tachten(ten As String, lg As Integer) Dim j As Integer Name = Trim(ten) For j = Len(Name) To Step -1 If Mid(Name, j, 1) = " " Then If lg = "1" Then Tachten = Right(Name, Len(Name) - j) Else Tachten = Left(Name, j) End If Exit For End If Next End Function - Bạn nhấn Ctrl+S để lưu lại và quay trở bảng tính Excel - Bây để tiến hành tách riêng họ và tên đệm vào ô mới, bạn đặt trỏ ô chứa họ và tên đệm nhập vào công thức =TachTen(B3,0) và nhấn Enter thấy kết - Để tách riêng tên vào ô mới, bạn đặt trỏ ô chứa tên cần tách và nhập vào công thức =TachTen(B3,1) nhấn Enter là xong Ghi chú: B3 chính là địa ô ban đầu chứa họ, tên đệm và tên PHÍM TẮT TRONG EXCEL Những phím tắt bản: Phím tắt Chức Ctrl + A Chọn toàn bảng tính (8) Ctrl + C Ctrl + V Ctrl + F Ctrl + H Ctrl + N Ctrl + P Ctrl + S Ctrl + X Ctrl + Z Ctrl + * Ctrl + F4, Alt + F4 Sao chép Enter: dán lần dán nhiều lần Bật hộp thoại tìm kiếm Bật hộp thoại tìm kiếm và thay Tạo bảng tính trắng Bật hộp thoại in ấn Lưu bảng tính cắt nội dung chọn Phục hồi thao tác trước đó Chọn vùng liệu liên quan đến ô Đóng bảng tính, đóng Excel Phím tắt di chuyển Phím tắt Chức Ctrl + Mũi tên Di chuyển đến vùng liệu Ctrl + Home Về ô A1 Ctrl + End ô có liệu cuối cùng Ctrl + Shift + Home Chọn từ ô đến ô A1 Ctrl + Shift + End Chọn từ ô đến ô có liệu cuối cùng Phím tắt định dạng Ctrl + B: Định dạng in đậm Ctrl + I: Định dạng in nghiêng Ctrl + U: Định dạng gạch chân Ctrl + 1: Hiển thị hộp thoại Format Cells Chèn cột, dòng, trang bảng tính Ctrl + Spacebar: Chèn cột Shift + Spacebar: Chèn dòng Shift + F11: Chèn trang bảng tính Công thức mảng: Ctrl + G: Bật hộp thoại Go to để đến mảng đã đặt tên bảng tính Shift + F3: Nhập công thức cửa sổ Insert Function Ctrl + Shift + Enter : Kết thúc công thức mảng Ctrl + F3: Đặt tên mảng cho vùng liệu F3: Dán tên mảng vào công thức (9) Ẩn hiện các cột.Ctrl + : Ẩn các cột chọn.Ctrl + Shift + 0: Hiện các cột bị ẩn vùng chọn Chọn các vùng ô không liên tục Để chọn các vùng ô, dãy ô không liên tục Bạn dùng chuột kết hợp giữ phím Ctrl để chọn các vùng ô không liên tục cần chọn Chuyển đổi giữa các bảng tính mở Ctrl + Tab, Ctrl + F6 để chuyển đổi qua lại các bảng tính mở 9.Chuyển đổi giữa các trang bảng tính (sheet) Ctrl + Page Up: Chuyển sang sheet trước.Ctrl + Page Down: Chuyển sang sheet 10 Dán nội dung cho nhiều ô cùng lúc Chọn nội dung cần chép, nhấn Ctrl + C.Nhập địa vùng ô cần dán nội dung vào mục Name Box trên Fomular dạng <ô đầu> : <ô cuối>Nhấn Enter để dán nội dung vào vùng ô trên 11 Không chuyển sang ô khác sau nhập Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Enter sau nhập để không di chuyển trỏ sang ô Hoặc vào menu Tools - Options Chọn thẻ Edit Bỏ chọn mục Move selection after Enter Direction CÁCH XEM GOOGLE EARTH Để xem Google Earth, trước tiên cần tải chương trình đây Người dùng có thể nhấn vào chữ Agree to download để tải Cài đặt: (10) Trước cài đặt, bạn cần quan tâm đến yêu cầu cấu hình máy tính dùng để chạy chương trình Google Earth Pro Cấu hình tối thiểu: Windows 2000 / XP; Pentium 3,500Mhz; 128 MB RAM; 400 MB vùng đĩa trống Tốc độ đường truyền Internet 128 Kb/giây Card màn hình hỗ trợ 3D, VRAM 16 MB Độ phân giải màn hình 1024x768, "16-bit High Color" Cấu hình khuyên dùng: Windows XP; Pentium 2.4GHz+ / AMD 2400xp+; 512 MB RAM; GB vùng đĩa trống Tốc độ đường truyền Internet 768 Kb/giây tốt (DSL/Cable) Card màn hình hỗ trợ 3D, VRAM 32MB cao Độ phân giải màn hình 1280x1024, "32-bit True Color" Bài viết này sử dụng Google Earth Pro với phiên dùng thử ngày để làm minh hoạ Do đó, trước tải cài đặt các bạn phải đăng ký nhận mã số sử dụng với Google Các bước thực sau: Trong phần Google Earth Pro, các bạn nhấn chuột vào liên kết 7-day free trial Trong cửa sổ tiếp theo, chọn nút Free Trial và nhấn Next Tại cửa sổ đăng ký, bạn thông báo yêu cầu cấu hình tối thiểu cho máy tính cài đặt phiên Pro Bạn nhận e-mail từ Google gửi cho bạn mã số cho phép sử dụng ngày Google Earth Pro (7-day License Key) sau điền đầy các thông tin vào mẫu đăng ký Bạn điền đầy đủ các thông tin đăng ký vào các ô có đánh dấu (*) địa e-mail, tên bạn… Sau đó nhấn Next Nếu bạn khai báo đầy đủ, cửa sổ thông báo khai báo thành công xuất hiện, nhắc nhở bạn mã số sử dụng đã gửi đến địa email mà bạn vừa khai báo phần đăng ký Bạn sử dụng tên và mã số nêu thư để đăng nhập vào chương trình Google Earth Pro Sau đó, bạn hãy nhấn chuột vào liên kết Download Google Earth Pro để tải cài đặt chương trình Việc cài đặt Google Earth Pro diễn nhanh và đơn giản Bạn chọn chế độ Complete để cài đặt toàn chức phần mềm này Sử dụng: Đăng nhập Bây bạn đã có thể khám phá các địa danh trên giới thông qua phần mềm địa cầu ảo 3D này Các bạn đừng quên vào hộp thư mình để nhận tên đăng nhập và mã số sử dụng phiên Google Earth Pro ngày Google gửi đến cho bạn Sau đó, màn hình Desktop, bạn nhấn chuột vào shortcut Google Earth Pro Tại cửa sổ đăng nhập, bạn nhập vào tên đăng nhập ô Username và mã số sử dụng ô License Key Sau đó nhấn vào nút Login Chọn Server và Port các giá trị mặc định và nhấn Login Theo khuyến cáo phần mềm, bạn nhấn Yes để chọn chế độ DirectX (11) Nhấn Exit để thoát và khởi động lại chương trình chế độ DirectX Sử dụng Màn hình làm việc: Đầu tiên các bạn làm quen với màn hình làm việc chính chương trình Google Earth Pro Có thể chia màn hình làm việc này thành phần: Khung bên trái: Phía trên cùng là menu Dưới menu là các thẻ Fly To, Local Search và Directions có chức liên quan đến tìm kiếm vị trí trên địa cầu ảo Ô Places liệt kê các địa danh người dùng chương trình đưa vào Ô Layers cung cấp đa dạng các loại liệu thông tin địa lý mà bạn có thể chọn cho hiển thị trên đố, liệu đường bộ, địa hình, hay cao ốc Khung màn hình: Cho phép lựa chọn hiển thị số thông tin thường dùng Các nút điều hướng để di chuyển hay thay đổi góc nhìn Các tiện ích in, gửi e-mail Khung hiển thị trái đất: Chiếm phần lớn diện tích màn hình Thể các thông tin địa lý hình ảnh 2D 3D lấy từ ảnh vệ tinh, các ảnh chụp trên không và từ hệ thống thông tin địa lý GIS Sử dụng chuột để xem đồ Bạn cần sử dụng chuột có nút cuộn là có thể điều chỉnh và xem đồ góc độ Bạn nhấn giữ phím trái chuột (hình bàn tay mở chuyển sang nắm) và di chuyển chuột để xem theo hướng mà bạn muốn Bạn có thể nhấn phím trái + di chuyển + thả nhanh chuột để hình ảnh trôi tự động xoay địa cầu tự động Để phóng to/thu nhỏ bạn có thể dùng nút cuộn Để xoay hình, bạn nhấn nút cuộn và kéo chuột sang trái sang phải Để thay đổi độ nghiêng, bạn nhấn nút cuộn và kéo chuột đến góc nhìn mong muốn (12) Một số sử dụng Fly To: xem tổng quát địa hình vùng từ trên cao Lưu vào Places: lưu lại vị trí đã tìm thấy Local Search: tìm vị trí theo tên địa danh Directions: tìm đường các thành phố Tính khoảng cách, diện tích (13)