Giả sử ta có danh sách Họ tên, Bộ phận, Doanh số quý 1 nhằm trình bày doanh số của nhân viên thuộc các bộ phận khác nhau, trong đó hàng 2 dành cho tên cột, từ hàng 3 trở đi là dữ liệu.[r]
(1)MỤC LỤC.
1 Kĩ công nghệ cho giáo viên. 2 Đánh số thứ tự
3 Tự động cập nhật số thứ tự: 4 Xếp hạng liên tục
5 Lọc liệu:
(2)KỸ NĂNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CỦA GIÁO VIÊN SỬ DỤNG MỘT SỐ HÀM EXCEL CƠ BẢN
I Ứng dụng chương trình (đối với GV) - Quản lý danh sách HS
- Quản lý điểm số HS - Xếp loại HL HS - Thống kê
- Trích lọc
II Một số kỹ bản 1 Quản lý danh sách
GV phải cài đặt phần mềm hỗ trợ Tiện ích tiếng Việt tích hợp trong Excel
a Nhập danh sách HS
- Khi nhập danh sách, ta phải nhập cột chứa họ chữ lót, cột chứa tên để thuận tiện cho việc xếp Nhưng lỡ nhập họ tên cột, phải làm sao?
Cách tách họ tên thành hai cột
B1: Chọn toàn dòng chứa họ tên
(3)Chọn OK để tách thành hai cột
* Để gộp hai cột thành cột ta làm tương tự b Sắp xếp
Sắp xếp dùng tính Sort Excel (tơi tin khơng xác tiếng Việt) Có cách xếp xác?
Cách xếp họ tên theo Tiếng Việt
Bước 1: Chọn tồn dịng chứa họ tên
Bước 2: Nháy chọn Tiện ích Tiếng Việt Menu Chọn Sắp xếp -TCVN
(4)Xếp theo tên trước (cột C), sau theo họ (cột B) Chọn tăng để theo thứ tự alphabe
* Nếu họ tên nằm cột ta có xếp khơng? Chúng ta xếp
Bước 1: Chọn ô chứa họ tên
Bước 2: Nháy chọn Tiện ích Tiếng Việt Menu Chọn Sắp xếp -TCVN
Chúng ta không quan tâm đến xếp theo cột mà quan tâm đến cách Chọn lựa xếp (thường tên - họ - chữ lót)
(5)Khi gõ họ tên HS, lỡ tay nhập toàn chữ thường (trong Word xử lý dễ dàng nhờ cơng cụ Change Case Excel khơng có) để chuyển đổi thành chữ hoa, chữ hoa đầu dịng?
* Đổi tồn thành chữ hoa: Sử dụng hàm UPPER(text)
- Ta sử dụng cột khác để làm cột tạm chứa tên đổi thành in hoa (ở cột C)
- Cột C2, gõ cơng thức hình vẽ - Sao chép đến cột C6
- Copy họ tên cột C dán vào cột B Sau xố họ tên cột C
+ Nhấn Ctrl – C
(6)+ Chọn Values Nhấn OK
+ Xố cột C xong
* Đổi toàn thành chữ hoa đầu từ: Sử dụng hàm PROPER(text) * Đổi toàn thành thường: Sử dụng hàm LOWER(text)
Thao tác làm tương tự * Sử dụng phần mềm ứng dụng Bước 1: Chọn ô chứa họ tên
(7)- Chọn hình thức chuyển đổi theo ý muốn cách nhanh chóng 2 Quản lý điểm số
GV cần nắm vững số hàm sau:
- Hàm COUNT: dùng để đếm số cột điểm (VD: 15 phút, em A cột, em B cột) Dùng để chia hệ số cách tự động xác mà khơng phải đếm cột điểm
- Hàm SUM: dùng để tính tổng cộng (VD: tính tổng cột điểm)
- Hàm ROUND: dùng để lấy phần thập phân (VD: điểm tổng kết lấy chữ số thập phân)
VD: Ta có bảng điểm sau đây, gồm cột hệ số 1, hệ số 2, điểm thi HK (hệ số 3)
- Chúng ta thấy cột điểm hệ số 1, HS có cột điểm khác (em cột, em cột, em cột)
Chúng ta biết : TBM = ((tổng điểm hệ số 1) + (tổng điểm hệ số 2)*2 + Đ.HK*3)/(tổng cột hệ số + tổng cột hệ số 2*2 + 3)
tổng cột hệ số + tổng cột hệ số 2*2 + em khác Làm để máy tự tính tổng hệ số cách xác mà khơng mắc công ta phải đếm
(8)Ta lập công thức ô R2 sau:
ROUND(số,1): làm tròn số đến chữ số thập phân SUM(D2:I2): tính tổng số từ D2 đến I2
SUM(D2:I2)+SUM(J2:P2)*2+Q2*3: tổng cột điểm
COUNT(D2:I2): đếm ô có chứa số Chú ý phải chọn ô làm hệ số nhiều thực tế để sau khỏi phải thiếu nhập điểm, ô không nhập điểm máy không đếm
COUNT(D2:I2) 4, hoặc COUNT(D2:I2)+COUNT(J2:P2)*2+3: tổng hệ số thực tế 3 Thống kê
Sử dụng hàm COUNTIF(vùng cần đếm, điều kiện): đếm số thoả điều kiện vùng cần đếm
(9)Công thức ô B13 hình vẽ Đếm có số >0 cột TBM xác số HS thực tế (bởi khơng có HS mà điểm TBM = 0, cịn em nghỉ học khơng có điểm TBM, máy khơng đếm)
Cơng thức C13 hình vẽ Đếm có số <3.5 Đó em Kém
Tính % D13 đơn giản: ROUND(C13/B13*100,1)
(10)COUNTIF(R2:R7,"<5.0")-C13: đếm số nhở 5.0 lớn 3.5 Đó em Trung bình
Đối với TB, KHÁ, GIỎI: lập luận làm tương tự Đối với ô DTT, TTB: cần đếm số <5 (hoặc >= 5) cột điểm TBM 4 Xếp loại HL
- Về xếp loại HL, sử dụng hai hàm hàm IF COUNT Vấn đề phức tạp chổ nâng bậc HL (VD: HL G, mơn nên HL TB nâng lên K) GV tự nghiên cứu, tìm hiểu Nếu thích tìm tịi liên hệ với tơi
5 Trích lọc danh sách
Yêu cầu lập danh sách HS Giỏi, Khá, HS thi lại
Bước 1: Copy ô D1 khác (không nên gõ lại) Gõ chữ G vào (dùng để trích lọc em có HL G)
Bước 2: Chọn toàn bảng liệu
(11)Ô List range: ta giữ nguyên
Criteria range: nháy chuột vào nháy chọn từ I1 đến I2 (ô điều kiện để lọc)
Chọn mục Copy to another location
(12)Nhấn OK
2 Đánh số thứ tự
Trong danh sách phải có cột số thứ tự Để đánh số thứ tự có nhiều cách, cách có ưu nhược điểm Mình xin chia sẻ số cách mà biết
Giả sử ta cần đánh số thứ tự từ ô A2 đến ô A11 Cách : cách mà tài liệu Excel hướng dẫn. Gõ số (là số thứ tự đầu tiên) vào ô A2
Click vào ô A2 để chọn lại
Dùng chuột kéo góc bên phải để bơi đen hết vùng A2:A11
Nhấn giữ phím Ctrl nhả nút chuột (nếu không nhấn giữ phím Ctrl thao tác Copy)
Ưu điểm : đơn giản, dễ thực
Nhược điểm: STT tạo có tính tĩnh Khi ta xóa hàng, thêm hàng, thay đổi giá trị khởi đầu phải thao tác lại
Cách :
Gõ số (là số thứ tự đầu tiên) vào ô A2 Tại ô A3 gõ vào công thức =A2+1 Copy cơng thức đến cịn lại
Ưu điểm : cần thay đổi giá trị khởi đầu ta việc gõ vào A2; chèn thêm hàng cần copy cơng thức đến vừa chèn sau Nhược điểm: xóa (bằng phím Delete) trở lại giá trị Cịn xóa hàng phát sinh lỗi “Ref!”
Cách :
Tại ô A2 gõ vào công thức =ROW()-ROW(A$1) Copy công thức đến ô lại
Ưu điểm : chèn hay xóa hàng số thứ tự khơng thay đổi
Nhược điểm : cần thay đổi giá trị khởi đầu phải viết lại cơng thức Cách :
Cột A thứ tự, cột B họ tên ta nhập công thức sau: - Ở cột A2 ta nhập công thức: if(B2="","",1)
- Ở cột A3 ta nhập cơng thức: if(B3="","",$A2+1) sau coppy cơng thức cho cịn lại
Ưu điểm: Khi nhập học tên vào số thứ tự Nhược điểm: Khi xóa phải coppy cơng thức lại
Cách :
Cột A thứ tự, cột B họ tên ta nhập công thức sau:
(13)Ưu điểm: Khi nhập học tên vào số thứ tự xóa tên danh sách ta khơng cần coppy lại công thức
Nhược điểm: Khi chèn thêm tên phải coppy công thức lại Cách :
Giả sử danh sách bao gồm cột mục: Dòng tiêu đề
A2: "STT"; B2: "Họ tên"; C2: "Ngày sinh"
Như kể từ dòng (Row) thứ dòng nhập liệu danh sách: A3=if(B3="","",counta(B$3:B3))
đặt khung chọn vào A3 nắm nút kéo kéo xuống hết danh sách (hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl+D để copy công thức xuống hết danh sách)
3 Tự động cập nhật số thứ tự:
Bạn có bảng tính, nhập họ tên số thứ tự tự động cập nhật, xóa họ tên người số thứ tự tự động Để làm điều bạn làm sau:
+Khởi động chương trình Excel
+Tại có tọa dộ A5 nơi đánh số thứ tự bạn nhập công thức =IF(B5="","",1)
Xin mời bạn xem hình dưới:
+Tại A6 bạn nhập cơng thức =IF(B6="","",MAX($A$5:A5)+1) Xin mời bạn xem hình dưới:
+Sao chép công thức ô A6 tới ô khác cột A, nhập Họ tên số thứ tự tự động cập nhật
Trong hình bạn thấy nhập tên vào cột B cột A số tự động điền vào, hàm hay, bạn vận dụng vào việc tạo chương trình đăng ký cơng văn đi, đến, nhập ngày tháng văn số văn tự động cập nhật cách tự động, điền tay
4.
(14)Excel có cung cấp sẵn hàm Rank để xếp hạng Tuy nhiên, hàm Rank lại xếp hạng
theo nguyên tắc khác với cách xếp hạng thơng thường: ví dụ có em đồng hạng nhất, em xếp hạng hạng thông thường Hàm Rank hàm có sẵn Excel nên ta khơng thể chỉnh sửa Do đó, để xếp theo ý muốn, ta phải tự xây dựng cơng thức riêng Ở đây, lấy ví dụ việc xếp hạng HS lớp
Trước tiên, ta lập công thức để xếp hạng theo nguyên tắc hàm Rank Thực chất nguyên tắc : giả sử có n HS có điểm lớn em X em X xếp hạng (n+1) Như vậy, ta cần thực việc đếm
Giả sử ĐBQ HS chứa vùng B1:B20, vùng xếp hạng C1:C20 ta dùng công thức sau :
=SUMPRODUCT((B$1:B$20>B1)*1)+1
Công thức đếm vùng B1:B20 có giá trị lớn B1, cộng thêm để có hạng HS
Theo cách xếp loại thông thường ta đếm có giá trị lớn ĐBQ em đó, có giá trị giống ta đếm lần
Cơng thức để đếm số giá trị khác vùng : =SUMPRODUCT(1/COUNTIF(B$1:B$20,B$1:B$20)*1) Kết hợp công thức lại, ta có cơng thức cuối :
=SUMPRODUCT((B$1:B$20>B1)*(1/COUNTIF(B$1:B$20,B$1:B$20)))+1 5 Lọc liệu:
Lọc liệu ta lựa dòng bảng thỏa hay nhiều điều kiện cho hiển thị dịng mà thơi Thơng thường, cần lọc liệu, ta sử dụng chứa menu Data -> Filter Excel cung cấp Tuy nhiên cách lọc cách làm tĩnh, ta thay đổi liệu bảng ta phải thực lại thao tác lọc
*lọc liệu động.
Việc lọc liệu thường chia làm bước :
Bước : phân biệt dòng liệu thỏa không thỏa điều kiện Bước : hiển thị dòng liệu thỏa điều kiện
Khi sử dụng chức lọc Excel cung cấp, Excel thực bước cách dấu (hide) dịng khơng thỏa điều kiện Do đó, việc cập nhật liệu khó thực Khi lọc liệu động, liệu lọc hiển thị vùng riêng biệt cập nhật vùng liệu nguồn thay đổi
Giả sử vùng chứa liệu gốc C2:C20, vùng chứa liệu lọc E2:E20 Việc lọc liệu động cần phải dùng thêm vùng liệu trung gian B2:B20
Bước : vùng trung gian B2:B20, ta gõ vào công thức =IF("Điều kiện lấy",MAX($B$1:B1)+1,"")
Bước : vùng chứa liệu lọc E2:E20, ta gõ vào công thức
=IF(ROW(1:1)>MAX($B$2:$B$20),"",VLOOKUP(ROW(1:1),$ B$2:$C$20,2)) Tùy theo yêu cầu mà ta thiết kế “Điều kiện lấy” thích hợp
Một số ví dụ
Trong ví dụ sau, nêu “Điều kiện lấy” Khi sử dụng cần ráp vào công thức bước
(15)2) Lọc người có họ Nguyễn danh sách : LEFT(C2,FIND(" ",C2)-1)="Nguyễn"
3) Lọc người có tên "Dũng" danh sách (họ tên chung cột) : RIGHT(C2,LEN(C2)-FIND("*",SUBSTITUTE(C2," ","*",LEN(C2)-LEN(SUBSTITUTE(C2," ","")))))="Dũng"
4) Lọc liệu trùng, có nhiều dịng giống lấy dòng : COUNTIF($C$2:C2,C2)=1
1 Sử dụng Auto Filter:
Dùng Auto Filter lọc mẫu tin theo tiêu chuẩn * Cách sử dụng:
- Bấm chọn ô vùng liệu -Vào Data/ Finter/ Auto Filter
Khi tất truờng xuát mũi tên đen sổ xuống
- Bấm vào mũi tên đen sổ xuống bên phải trường cần chọn tiêu chuẩn lọc lựa
- chọn điều kiện lọc lựa
+ All: Hiện toàn mẫu tin + Blanks: Hiện lên mẫi tin trống
+ Custom: Khi muốn chọn lọc với tốn tử so sánh Trong đó:
Equal Bằng
Does not equal: Không
Is greater than: Lớn
Is greater than or equal to: Lớn Is less than: Nhỏ
Is less than or equal to: Nhỏ Begin with: Bắt đầu chữ
Does not begins with: Không bắt đầu chữ Ends with: Kết thúc chữ
Does not ends with: Không kết thúc chữ
- Muốn huỷ bỏ lọc vào Data/Filter/ Auto Filter 2 Sử dụng Advanced Filter:
(16)- Bấm chuột vào ô CSDL - Vào Data/ Filter/ Advanced Filter Hộp Advanced Filter xuất
+Trên khung Action chọn:
Filter the list in place: Nếu muốn mẫu tin thoả mãn điều kiện vùng
CSDL (vùng CSDL ẩn đi)
Copy to another location: Sao chép mẫu tin thoả mãn điều kiện vào vùng
khác bảng tính (vùng CSDL hiển thị trang tính) + Khai báo vùng:
List range : Khai báo vùng CSDL
Criteria Rarep : Khai báo vùng tiêu chuẩn Copy to : Địa chứa mẫu tin sau lọc
+ Chọn OK
Chú ý: Sau chọn trường hợp thứ (CSDL ẩn đi), muốn hiển thị toàn CSDL ta vào Data chọn Filter chọn Show All
VD Giả sử ta có danh sách Họ tên, Bộ phận, Doanh số quý nhằm trình bày doanh số nhân viên thuộc phận khác nhau, hàng dành cho tên cột, từ hàng trở liệu Bạn bấm vào cột hàng chọn Data - Filter - AutoFilter Lập tức, ô hàng trở thành ô liệt kê có nút bấm "xổ xuống" bên phải Nếu bấm nút ô Bộ phận chọn B, chớp mắt bạn thu danh sách nhân viên thuộc phận B Excel áp dụng lọc cột phận ta danh sách
Ta quy định chi tiết cho lọc Chẳng hạn, bạn lập danh sách nhân viên có doanh số vượt mức 25 triệu Bạn bấm nút xổ xuống ô Doanh số quý 1, chọn Custom Trên hộp thoại Custom AutoFilter vừa ra, bạn chọn is greater than ô thứ nhất, gõ 25000000 ô thứ bấm OK Kết thu danh sách nhân viên thuộc phận B có danh số 25 triệu Excel áp dụng lọc cột Bộ phận cột Doanh số quý Nếu muốn lập danh sách nhân viên thuộc phận có doanh số 25 triệu, bạn bấm nút ô Bộ phận chọn All
Khi không dùng lọc, trở lại với danh sách gốc, bạn việc chọn Data - Filter - AutoFilter lần
* Sắp xếp liệu thống kê theo nhóm 1 Sắp xếp thứ tự CSDL:
(17)Trong
•Sort by: Chọn tên cột (tên trường) thứ cần xếp - Chọn kiểu xếp
+ Ascending: Tăng dần A ->Z +Descending: Giảm dần Z->A •Then by: Chọn cột cần xếp
Nếu ta chọn Header row mục sort by xuất tên trường cần xếp Nếu ta chọn No header row mục sort by xuất tên cột cần xếp bảng tính
6 Tính ngày, tháng.
01/03/2007 ô A1, 01/12/2009 ô B1
- Tính tháng: =DATEDIF(A1,B1,"m") => kết 33
- Tính năm & tháng: =DATEDIF(A1,B1,"y")&" năm "&DATEDIF(A1,B1,"ym")&" tháng" => Kết năm tháng
- Tính tháng & ngày: =DATEDIF(A1,B1,"m")&" tháng
"&DATEDIF(A1,B1,"md")&" ngày " => kết 33 tháng & ngày 7 LIÊN KẾT BẢNG TÍNH:
1 Dán liên kết
- Gõ liệu nhiều Sheet khác - Gõ bảng tổng hợp vào Sheet khác
- Để chuột ô liệu cần dán, Vào Edit/ Copy - Mở bảng tổng kết, bấm chuột vị trí cần dán - Vào Edit / Paste Special / Paste link
Công dụng dán liên kết: Khi ta thay đổi liệu bảng liệu bảng tổng hợp thay đổi theo
2 Tổng hợp liệu từ nhiều bảng khác nhau
(18)- Để chuột bảng tổng hợp
- Vào Data/ Consolidate
- Chọn hàm cần thực Function
- Bấm chuột vào sheet cần tổng hợp, chọn vùng liệu
( Chọn cách ta mở Sheet liệu , ta bấm chọn vùng liệu cần tổng hợp bấm chuột vào Add)
- Bấm chọn mục Top Row vùng liệu Sheet có tên trường
- Bấm chọn Left Column vùng liệu Sheet có cột bên trái cột chứa nội dung cần tổng hợp
- Chọn Create links to source data ( Khi liệu bảng liệu thay đổi liệu bảng tổng hợp thay đổi theo)
- Bấm chọn OK 1 Dán liên kết:
- Gõ liệu nhiều Sheet khác - Gõ bảng tổng hợp vào Sheet khác
- Để chuột ô liệu cần dán, Vào Edit/ Copy - Mở bảng tổng kết, bấm chuột vị trí cần dán - Vào Edit / Paste Special / Paste link