Giáo trình Microsoft Access 2000

Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 GIỚI THIỆU Giáo trình đúc kết kinh nghiệm tác giả giảng dạy khoá đào tạo Access kinh nghiệm sử dụng Access làm hệ quản trị sở liệu công cụ phát triển phần mềm Hầu hết nội dung trình bày giáo trình bám theo tập thực hành cụ thể Do vậy, sau đọc xong thực hành theo trình tự sách này, bạn đọc gần thiết kế xây dựng ứng dụng quản lý thông tin Cụ thể là: Quản lý lương cán quan Quản lý bán hàng cửa hàng Đối tượng giáo trình sinh viên, học sinh trường THCN hệ chuyên CNTT không chun CNTT có học mơn Access Tất nhiên hồn toàn phù hợp cho quan tâm học hỏi môn học lẽ nội dung trình bày trực quan, có thứ tự kết rõ ràng Thời lượng thiết kế 75 tiết Trong 24 tiết lý thuyết, 46 tiết thực hành tiết dành cho kiểm tra Tuỳ theo mức độ ứng dụng trường, ngành vào môn học mà đơn vị chọn cho quĩ thời gian nội dung giảng dạy phù hợp từ giáo trình Nội dung giáo trình gồm mở đầu chương: Bài mở đầu Bài trình bày tổng qt mơn học; giới thiệu Access hiểu Access dùng để làm gì? Phân biệt với số phần mềm học Pascal, Foxpro, Word, Excel,… Cuối bạn đọc hiểu môi trường làm việc Access thực vào quản lý tệp liệu Chương 1: Xây dựng sở liệu (CSDL) Chương tập trung vào kiến thức giúp xây dựng CSDL Access cách chắn; đặc biệt thể qua qui trình xây dựng CSDL tổng kết nội dung toàn chương học Chương 2: Truy vấn liệu Tập trung vào kiến thức kỹ giúp xử lý liệu cách đa dạng thông qua loại Query Chương 3: Thiết kế giao diện Chương trình bày khái niệm kỹ thuật, kỹ thiết kế giao diện phần mềm thông qua việc sử dụng Form cơng cụ kèm Trang Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 Chương 4: In ấn Bao gồm kiến thức kỹ cần thiết để thiết kế mẫu biểu in ấn đa dạng sử dụng công cụ Report Access Hơn kết hợp với Form, giải tập mang tính tổng hợp, hồn thiện Nội dung từ chương đến chương mang tính Những chương mang tính chuyên ngành nâng cao Chương 5: Lập trình VBA Chương cung cấp khái niệm môi trường, cách làm việc làm việc toán đơn giản sử dụng ngơn ngữ lập trình VBA Đây sở để tiếp cận tốt chương tiếp theo- lập trình CSDL Chương 6: Lập trình CSDL Trình bày khái niệm, ngun tắc, cơng cụ kỹ lập trình CSDL nói chung lập trình CSDL Access VBA nói riêng Kết thúc chương xử lý CSDL đa dạng, thực tế hoàn toàn dùng Access để phát triển CSDL thành sản phẩm phần mềm hoàn chỉnh Chương 7: Menu & Toolbar Cung cấp kiến thức, kỹ cuối để hồn thiện CSDL Access thành phần mềm đóng gói, hồn chỉnh Cuối cùng, xin chân thành cám ơn quan tâm tạo điều kiện Sở GD&DT Hà Nội; đồng nghiệp tận tình giúp đỡ, đóng góp ý kiến xây dựng để giáo trình hồn thiện Tuy nhiên khó tránh khỏi thiếu xót từ khách quan đến chủ quan Chúng mong nhận góp ý, phê bình để giáo trình dần hoàn thiện hơn, phục vụ tốt cho việc dạy-học nhà truờng bạn đọc Hà nội, ngày tháng năm 2005 Tác giả Nguyễn Sơn Hải Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục Đào tạo ĐT: 0913.382.686 Email: nshai@moet.edu.vn * Đề nghị ghi rõ xuất sứ sử dụng nội dung giáo trình này! Trang Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 BÀI MỞ ĐẦU Bài mở đầu trình bày mơi trường làm việc, cách vào phần mềm Access, là: ‰ Giới thiệu Access2000; ‰ Cách khởi động; ‰ Tạo tệp Access mới; ‰ Môi trường làm việc; ‰ Mở tệp Access tồn tại; ‰ Thoát khỏi Access Trang Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 Giới thiệu Access 2000 Từ cuối năm 80, hãng Microsoft cho đời hệ điều hành Windows, đánh dấu bước ngoặt phát triển ứng dụng phần mềm Windows (giao diện GUI- Graphical User Interface) Một ứng dụng bật kèm lúc phần mềm tin học văn phịng Microsoft Office Từ đến nay, phần mềm chiếm thị phần số giới lĩnh vực tin học văn phịng Ngồi ứng dụng văn phòng quen thuộc phải kể đến như: MS Word để soạn thảo tài liệu; MS Excel - bảng tính điện tử; MS Powerpoint - để trình chiếu báo cáo; phải kể đến phần mềm quản trị sở liệu tiếng kèm: MS Access Đến phiên AccessXP Tồn nội dung giáo trình này, chúng tơi giới thiệu Access2000 Về bản, phiên từ Access97 trở lại cách sử dụng gần giống Mỗi phiên khác số tính đặc biệt chút giao diện Do đó, học Access2000, bạn đọc ln có kiến thức cần thiết để tiếp thu phiên Access sau để nhìn nhận sử dụng tốt phiên cũ Chúng khuyên bạn đọc nên sử dụng Access97 trở lên Nếu người chưa biết Access, bạn có câu hỏi: Access làm gì, ứng dụng thực tế? - Access Hệ quản trị sở liệu quan hệ (RDMS- Relational Database Management System), phù hợp cho toán quản lý vừa nhỏ Hiệu cao đặc biệt dễ sử dụng- lẽ giao diện sử dụng phần mềm gần giống hệt số phần mềm khác MS Office quen thuộc : MS Word, MS Excel; - Hơn nữa, Access cung cấp hệ thống công cụ phát triển mạnh kèm (Development Tools) Công cụ giúp nhà phát triển phần mềm đơn giản việc xây dựng trọn gói dự án phần mềm quản lý qui mơ vừa Trang Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 nhỏ Đặc biệt muốn học phát triển phần mềm cách dễ học nhất, nhanh giải toán - Đến khẳng định ứng dụng Access : Dùng để xây dựng hệ sở liệu (chỉ phần sở liệu, cịn phần phát triển thành phần mềm dùng công cụ khác để làm : Visual Basic, Visual C, Delphi, NET, ) Có thể dùng để xây dựng trọn gói phần mềm quản lý qui mơ vừa nhỏ Access2000 có so với phiên cũ (Acces97)? - Phải thừa nhận giao diện sử dụng có tiến vượt bậc Các thao tác sử dụng đi, đơn giản giao diện thân thiện; - Công nghệ truy cập liệu ADO – ActiveX Data Objects hồn tồn thay cơng nghệ trước sử dụng Access DAO – Data Access Objects nhiều lý cách thức sử dụng lẫn tối ưu kỹ thuật Chúng giới thiệu kỹ công nghệ Phần giáo trình; - Ngơn ngữ lập trình VBA cải tiến, đặc biệt MS Access 2000 Developer cung cấp cơng cụ để đóng gói dự án Access (tức tạo gài đặt mà sử dụng không cần phải gài đặt Access lên máy tính) - Có khả tạo ứng dụng truy cập sở liệu thông quan giao diện web (web-base) Điều chưa có phiên trước Tuy nhiên, khả vần số giới hạn, chưa thể thực mạnh công cụ chuyên nghiệp khác : ASP, PHP, NET, … Để sử dụng Access, máy tính phải gài đặt phần mềm thông qua Microsoft Office 2000 Các bước gài đặt xin tham khảo tài liệu hướng dẫn sử dụng kèm đĩa CD phần mềm Khởi động Có khởi động Access theo nhiều cách: - Mở lệnh Start | Programs | Microsoft Access Window; Trang Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 - Hoặc nhấn kép chuột lên tên tệp có phần mở rộng MDB với biểu tượng Microsoft Access Sau lệnh chạy chương trình Access, thơng thường hình xuất cho phép chọn cách làm việc: - Chọn Blank Access database để bắt đầu tạo tệp Access (tạo tệp); - Hoặc Access database wizard, page, and project để tạo CSDL theo mẫu có sẵn (khơng trình bày giáo trình này); - Hoặc Open an existing file để mở tệp Access tồn để làm việc tiếp Tạo tệp Access Một dự án Access (Access project) nhiều tệp Access nhằm giải cơng việc lớn Khn khổ giáo trình trình bày dự án có tệp Tệp Access có phần mở rộng *.MDB (ngồi tệp có phần mở rộng *.DBE mở thực thi khơng chỉnh sửa cấu trúc) Có thành phần tệp: - Tables – nơi chứa toàn bảng liệu; Trang Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 - Queries – nơi chứa toàn truy vấn liệu thiết kế; - Forms – nơi chứa mẫu giao diện phần mềm; - Reports – nơi chứa mẫu báo cáo thiết kế; - Macro – nơi chứa Macro lệnh phục vụ dự án; - Modules – nơi chứa khai báo, thư viện chương trình phục vụ dự án Thông thường tệp Access cần phải làm việc tất thành phần Để bắt đầu tạo tệp mới, chọn mục Blank Access database cửa sổ mục 2, nhấn OK, hộp thoại sau xuất yêu cầu chọn nơi (thư mục) lưu trữ đặt tên tệp Access: Chọn thư mục đĩa, nơi lưu tệp Access Gõ tên tệp cần lưu Hãy chọn nơi lưu trữ hộp Save in; gõ vào tên tệp mục File Name; nhấn để ghi lại thiết lập Đến sẵn sàng sử dụng tệp Access vừa khai báo Trang Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 Mơi trường làm việc Sau tệp Access mở, môi trường làm việc Access xuất với thành phần sau: (1) - hệ thống thực đơn (menu) công cụ (Toolbar)- nơi thực lệnh cần; (2) - Cửa sổ tệp Access làm việc bao gồm phần chính: Tables, Queries, Forms, Reports, Pages, Macros Modules Chúng ta học cách làm việc phần chương Mở tệp tồn Mỗi tệp Access phải tạo lần, mở làm việc ghi lại lần Để mở tệp Access tồn để làm việc, làm sau: Trang Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 Bước 1: Từ môi trường Access gọi thực đơn: File | Open (hoặc nhấn nút công cụ), hộp thoại Open xuất hiện: Open Bước 2: Tìm đến tệp Access cần mở hộp thoại Open cách: - Tìm đến thư mục – nơi chứa tệp Access cần mở hộp Look in; - Tiếp theo chọn tệp Access cần mở danh sách nhấn nút Open Enter Đến cửa hình làm việc Access với tệp vừa mở xuất để tiếp tục làm việc Thốt khỏi Access Khi khơng làm việc với Access, lệnh thoát khỏi Access cách: - Mở thực đơn File | Exit; - Nhấn tổ hợp phím nóng Alt + F4; - Hoặc sử dụng nút Close cửa sổ Access mở Trang Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 CHƯƠNG XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU Xây dựng CSDL cơng việc quan trọng tồn qui trình phát triển ứng dụng Access Một CSDL thiết kế xây dựng tốt thuận lợi, tự tin để bước vào qui trình phát triển ứng dụng; trái lại thảm họa cho dự án phát triển: thường xuyên gặp phải khó khăn để phải chỉnh sửa lại CSDL tồi tệ hơn, dự án phải thực lại từ đầu việc thiết kế CSDL Trong chương trình bày khái niệm kỹ để học viên tiếp cận xây dựng hệ CSDL Acces, cụ thể là: ‰ Tạo cấu trúc bảng liệu; ‰ Thiết lập thuộc tính LookUp; ‰ Thiết lập quan hệ thuộc tính đảm bảo tồn vèn liệu; ‰ Nhập liệu cho CSDL; ‰ Đặc biệt qui trình xây dựng CSDL Access Trang 10 Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 Bài tập Bài số 1: Xây dựng CSDL Quản lý bán hàng Xây dựng CSDL theo cấu trúc sau : Yêu cầu : - Thiết kế cấu trúc bảng cách phù hợp : kiểu liệu trường; trường khố; thuộc tính Lookup thuộc tính khác; - Thiết lập quan hệ thuộc tính đảm bảo toàn vẹn liệu cho quan hệ; Tạo form làm giao diện nhập liệu cho bảng : Trang 193 Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 Yêu cầu chi tiết: - Các nút Tiến, Lùi để định vị hoá đơn cần làm việc; - Nút Thêm để bắt đầu tạo hoá đơn; - Nút Xoá HĐ để xoá hố đơn u cầu phải có xác nhận trước xoá; - Nút In HĐ để in chi tiết hoá đơn bán hàng report Thiết kế form tổng hợp thông tin bán hàng theo ngày sau: Sau nhập xong giá trị từ ngày đến ngày, thông tin chi tiết mặt hàng bán phạm vi ngày tổng hợp theo giao diện Trang 194 Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 Thiết kế form tổng hợp thông tin bán hàng cho khác hàng theo ngày sau: Yêu cầu: Sau chọn khách hàng, nhập vào khoảng ngày cần tổng hợp Thông tin tổng hợp mặt hàng khách mua liệt kê Tạo form để theo dõi thông tin chi tiết bán hàng theo ngày sau: Trang 195 Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 Tạo form để theo dõi hoá đơn mua hàng khách hàng sau: Sau chọn tên khách, thơng tin hố đơn mua hàng hiển thị Tạo form frmAbout đưa thông tin giới thiệu phần mềm Thiết kế form menu bar để liên kết tồn chức làm CSDL Quản lý bán hàng sau: Trang 196 Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 Bài số 2: Xây dựng CSDL Quản lý lương cán Xây dựng CSDL sau: Trang 197 Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 Yêu cầu : - Thiết kế cấu trúc bảng cách phù hợp : kiểu liệu trường; trường khố; thuộc tính Lookup thuộc tính khác; - Thiết lập quan hệ thuộc tính đảm bảo tồn vẹn liệu cho quan hệ; Thiết kế form làm giao diện nhập liệu cho bảng: frmPhongban - cập nhật liệu danh sách phòng ban; frmChucvu - cập nhật danh mục chức vụ Thiết kế form để cập nhật hồ sơ cán sau: Trang 198 Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 Tạo form cho phép xem in danh sách cán phòng ban sau: Tạo form cho phép tìm kiếm cán theo tên sau: Sau gõ tên (có thể đệm + Tên đầy đủ họ tên), danh sách kết tìm thấy liệt kê lên Subform Tạo report in báo cáo tổng hợp tổng số cán theo chức vụ phòng ban Trang 199 Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 Tạo form frmAbout để giới thiệu thông tin phần mềm Tạo form hệ thống menu gọi tới tất chức làm đwocj sau: Trang 200 Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 THUẬT NGỮ TIN HỌC Dưới danh sách số thuật ngữ tin học hay gặp phải học sử dụng Microsoft Access xếp theo thứ tự từ điển để bạn đọc tham khảo Append Chỉ hành động chèn thêm ghi lên bảng sở liệu Child Quan hệ Thuật ngữ thường với Master – quan hệ cha Column Cột bảng liệu Data Dữ liệu, kiện, số liệu Data integrity Tính tồn vẹn liệu Một yếu tố quan thiết kế sở liệu Data source Nguồn cung cấp liệu, cung cấp cho Form, cung cấp liệu cho Report Data Table Bảng liệu- nơi chứa liệu vật lý sở liệu Data type Kiểu liệu Dữ liệu sở liệu phải định kiểu: kiểu số, kiểu chữ, kiểu lơ gíc, …- kiểu liệu Database Cơ sở liệu Nơi chứa toàn dự liệu cho mục đích quản lý đó, liệu thiết kế lưu trữ theo cấu trúc tối ưu Datasheet Bảng liệu- nơi liệu hiển thị dạng bảng bao gồm cột dịng liệu Design View Mơi trường thiết kế, thiết kế Form, thiết kế report, query,… Detete Chỉ hành động xóa ghi khỏi sở liệu EOF End Of File – dấu hiệu cho biết trỏ ghi nằm vị trí cối recorset Trang 201 Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 Field Trường liệu Field size Độ lớn trường liệu Form Đối tượng dùng thiết kế giao diện phát triển phần mềm Kết form sử dụng cửa sổ, hộp thoại- nơi mà người dùng sử dụng để thao tác phần mềm Form wizard Một trình điều khiển giúp đơn giản tạo form nhập liệu Formating Chỉ việc định khuôn dạng liệu hiển thị Group By Một mệnh đề câu lệnh SQL dùng nhóm ghi phục vụ việc tổng hợp liệu Input mark Mặt nạ để nhập liệu hay khuôn nhập liệu Insert Chỉ hành động chèn thêm ghi lên bảng sở liệu Master Quan hệ cha Thuật ngữ thường với Child – quan hệ Order By Một mệnh đề câu lệnh SQL dùng xếp ghi Query Một đối tượng dùng truy xuất, xử lý liệu hệ sở liệu Record Bản ghi Recordset Tập hợp ghi Relationship Chỉ quan hệ bảng sở liệu Report Một trình điều khiển giúp đơn giản tạo report để hiển thị in wizard ấn liệu Row Dòng bảng liệu Select Chỉ hành động chọn ghi từ sở liệu SQL Structured Query Laguage – ngôn ngữ truy vấn liệu có cấu trúc Một ngơn ngữ xử lý liệu phổ dụng hệ sở liệu Với Access, Query Design nơi để thiết kế tạo câu lệnh SQL thi hành phép xử lý liệu Trang 202 Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 Sub-form Form con- form nằm form khác Khi form chứa sub-form gọi form mẹ (form cha) thuật ngữ tiếng Anh Master form Table wizard Một trình điều khiển giúp đơn giản tạo bảng liệu Update Chỉ hành động cập nhật liệu ghi sở liệu Validation Một khái niệm đắn liệu Where Một mệnh đề câu lệnh SQL để thiết lập điều kiện xử lý liệu Wizard Là trình điều khiển giúp người lập trình đơn giản việc xây dựng ứng dụng Có nhiều trình Wizard Acces như: Form wizard, report wizard, table wizard, database wizard, control wizard,… Trang 203 Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 TÀI LIỆU THAM KHẢO Microsoft Access 2000 Bible Quick Start; Cary N.Prague, Michael R Iruin; Pulished by Hungry Minds, Inc, 2002 Microsoft Access 2000 with VBA – Advanced; Al Napier, Phil Judd, H Albert Napier, Philip J Judd; Pulished by Kris Oxford, 2000 Mastering Microsoft Office 2000 Professional Edition; Gini Courter and Annette Marquis; Pulished by Oxford Express, 1999 Tài liệu từ Mạng Giáo dục Việt Nam http://www.edu.net.vn/Default.aspx?tabindex=1&tabid=6&mid=18 Thông tin sản phẩm tài liệu học tập liên quan Website Công ty Microsoft http://office.microsoft.com/en-ca/FX010857911033.aspx Trang 204 Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 MỤC LỤC GIỚI THIỆU BÀI MỞ ĐẦU Giới thiệu Access 2000 Khởi động Tạo tệp Access Môi trường làm việc Mở tệp tồn Thoát khỏi Access CHƯƠNG 1: XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU 10 Các khái niệm CSDL Access 11 1.1 CSDL Access 11 1.2 Bảng liệu 12 1.3 Liên kết bảng liệu 15 Xây dựng cấu trúc bảng 17 Thiết lập quan hệ 23 Nhập liệu 26 4.1 Cách nhập liệu 26 4.2 Một số thao tác xử lý liệu bảng 28 a Xoá ghi 28 b Sắp xếp liệu 29 c Lọc liệu 29 Thuộc tính LOOKUP 30 Qui trình xây dựng CSDL Access 35 Bài tập 36 CHƯƠNG 2: TRUY VẤN DỮ LIỆU 40 SELECT queries 41 1.1 Cách tạo 41 1.2 Lọc liệu 46 TOTAL queries 50 CROSSTAB queries 52 MAKE TABLE queries 55 DELETE queries 58 UPDATE queries 59 Bài tập 62 Trang 205 Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ GIAO DIỆN 66 Khái niệm Forms 67 Sử dụng FORM WIZARD 67 Sử dụng FORM DESIGN VIEW 72 3.1 Thiết kế Form nhập liệu đơn giản 72 3.2 Tinh chỉnh cấu trúc Form 76 Kỹ thuật Sub-form 81 Bài tập 93 CHƯƠNG 4: THIẾT KẾ BÁO CÁO 98 Các khái niệm Report 99 1.1 Cấu trúc Report 99 1.2 Môi trường làm việc 100 Sử dụng Report wizard 101 Thiết kế report 107 Report chứa tham số 115 Bài tập 121 CHƯƠNG 5: LẬP TRÌNH VBA CĂN BẢN 123 Môi trường lập trình VBA 124 Các kiểu liệu khai báo 126 2.1 Các kiểu liệu 126 2.2 Biến cách sử dụng biến 128 a Biến – khai báo biến đơn giản 128 b Phạm vi biến 130 2.3 Hằng cách sử dụng 131 a Khai báo 131 b Phạm vi 132 Các cấu trúc lệnh VBA 132 3.1 Cấu trúc IF… END IF 133 3.2 Cấu trúc SELECT CASE END SELECT 134 3.3 Cấu trúc FOR … NEXT 137 3.4 Cấu trúc WHILE … WEND 139 3.5 Lệnh DoCmd 140 Chương trình 143 4.1 Chương trình dạng hàm 144 4.2 Chương trình dạng thủ tục 148 Kỹ thuật xử lý lỗi 150 5.1 Xử lý lỗi 150 5.2 Bẫy lỗi 154 Một số ví dụ 156 Trang 206 Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 CHƯƠNG 6: LẬP TRÌNH CƠ SỞ DỮ LIỆU 162 Kỹ thuật DAO 163 1.1 Lớp đối tượng DAO 164 1.2 Đối tượng Database 166 1.3 Đối tượng RecordSet 167 1.4 Đối tượng QueryDef 172 1.5 Đối tượng TableDef 175 1.6 Đối tượng Relation 178 Bài toán đặt lọc liệu 178 CHƯƠNG 7: MENU & TOOLBAR 183 Tạo Menu 184 Gắn kết Menu, Toolbar 190 Tạo form 190 Bài tập 193 THUẬT NGỮ TIN HỌC 202 TÀI LIỆU THAM KHẢO 204 Trang 207