Tài liệu OPENOFFICE CHO NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU pptx

OpenOffice cho người mới bắt đầu Tài liệu: OPENOFFICE CHO NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU Asianux Vietnam Head office: 8 Floor, 51 Le Dai Hanh Street, Hanoi, Vietnam P.O. BOX 426 BOHO, HANOI 10000 VIETNAM Phone: (84-4) 3974 5699; Fax: (84-4) 3974 5700 E-mail: contact@asianux.org.vn; Website: www.asianuxvietnam.vn Bản quyền thuộc về Asianux Vietnam Asianux Desktop - Asianux Server - RedCatle Secured OS E-mail: contact@asianux.org.vn ; Website: www.asianuxvietnam.vn Trang 1 OpenOffice cho người mới bắt đầu MỤC LỤC I. Giới thiệu bộ phần mềm OpenOffice: 3 1. OpenOffice.org Writer (gọi tắt writer) – Soạn thảo văn bản & thiết kế Website:. 3 2. OpenOffice.org Calc – Phần mềm bảng tính .3 3. Impress – Soạn tài liệu trình chiếu 4 4. OpenOffice.org Base – quản trị cơ sở dữ liệu: 4 5. OpenOffice.org Draw – Vẽ ảnh .4 6. Math – Soạn thảo công thức 4 II. Khởi động OpenOffice 3 trên Asianux Desktop 3 4 III. Nhận diện các điểm khác nhau trong các menu lệnh giữa Writer và Word: 7 1. Trước tiên, bạn cần lưu ý: mặc định có thể cài cùng lúc 2 bộ phần mềm .7 2. Định dạng mặc định của Writer 7 3. Bạn phải cài đặt chế độ để các công thức Toán 7 IV. KẾT LUẬN: .16 E-mail: contact@asianux.org.vn ; Website: www.asianuxvietnam.vn Trang 2 OpenOffice cho người mới bắt đầu Trước đây, sự thành công của bộ phần mềm Office của tập đoàn Microsoft đã làm lu mờ tất cả phần mềm văn phòng khác. Tuy nhiên, cùng với thời gian, và sự phát triển mạnh mẽ của các chương trình mã nguồn mở, rất nhiều chương trình miễn phí với chức năng tương đương, (thậm chí vượt trội so với các phần mềm cùng loại của Microsoft) đã được ra đời. Đơn cử là trình duyệt web Mozilla FireFox có nhiều tính năng và ổn định hơn so với Internet Explorer và đặc biệt là bộ phần mềm OpenOffice, có chức năng giống với bộ phần mềm MicrosoftOffice. Bên cạnh đó, trong xu thế hội nhập, việc phải tuân thủ các luật bản quyền và sở hữu trí tuệ là điều tất yếu. Chính vì lẽ đó, vừa qua, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã có công văn đề nghị các đơn vị sử dụng bộ phần mềm mã nguồn mở, miễn phí OpenOffice thay cho Microsoft Office là một điều dễ hiểu nhằm thực thi luật bản quyền và sở hữu trí tuệ của WTO. Vì vậy, Asianux muốn thông qua bài viết này để giới thiệu vớiBạn các tính năng của phần mềm OpenOffice.org Writer – phần mềm có tính năng tương tự Microsoft Word – bằng cách so sánh cấu trúc menu lệnh của hai chương trình. Do đó, bài viết này chỉ nhắm đến đối tượng là những bạn đã biết sử dụng qua phần mềm Microsoft Office. Hy vọng qua bài viết này – được viết trên phần mềm Writer của bộ phần mềm OpenOffice –Bạn sẽ thấy việc sử dụng phần mềm này là không quá khó như chúng ta đã từng hình dung. I. Giới thiệu bộ phần mềm OpenOffice: Bộ phần mềm văn phòng OpenOffice được xây dựng và phát triển bởi tổ chức mã nguồn mở Sun Microsystem OpenOffice.org. Bộ phần mềm này rất gọn, nhẹ (128 MB) so với phần mềm cùng loại Microsoft Office nhưng tính năng hoàn toàn tương đương và đặc biệt là hoàn toàn miễn phí, dễ sử dụng, nhất là những ai đã từng làm việc và thông thạo với bộ phần mềm của “ông lớn” Microsoft. Dưới đây, là các chức năng của bộ phần mềm OpenOffice. Sau khi cài đặt xong, bộ phần mềm này gồm có các chương trình con sau: 1. OpenOffice.org Writer (gọi tắt writer) – Soạn thảo văn bản & thiết kế Website: Giao diện chương trình rất gần gũi, cấu trúc và các nút lệnh khá giống MicrosoftOffice nên rất dễ dàng sử dụng cho những người vốn đã quen với Word, có thể chỉnh giao diện tiếng Việt, Các thao tác soạn thảo văn bản khá trực quan và thân thiện với người dùng với các thao tác kéo thả, chèn, cắt dán . Chuyển đổi trực tiếp qua file PDF dễ dàng mà không cần dùng đến phần mềm nào khác.Bạn có thể chỉnh sửa các tài liệu có định dạng .doc đã tạo trước đó bằng Word, một cách dễ dàng. 2. OpenOffice.org Calc – Phần mềm bảng tính Phần mềm Calc này rất giống Excel, nhưng đặc biệt làBạn có thể lưu lại với nhiều dạng tập tin khác nhau, thậm chí cả tài liệu dạng PDF nữa! Nhiều người đã sử dụng Calc để làm việc hằng ngày và không thấy trở ngại gì cả, kể cả dùng chung file tài liệu *.xls từ các máy tính sử dụng Excel trên Windows. E-mail: contact@asianux.org.vn ; Website: www.asianuxvietnam.vn Trang 3 OpenOffice cho người mới bắt đầu 3. Impress – Soạn tài liệu trình chiếu Chương trình có giao diện phân bố các chức năng rất hợp lý, chẳng hạn bên trái là các trang trình chiếu, bên phải là hàng loạt các tiện ích như “Trang chủ, dàn trang, tạo hoạt hình riêng, chuyển đổi trang” và nhiều tính năng khá hay khác. Các tài liệu được tạo ra từ Impress hoàn toàn tương thích với PowerPoint trong Windows. 4. OpenOffice.org Base – quản trị cơ sở dữ liệu: Giống như MS Access của Microsoft. 5. OpenOffice.org Draw – Vẽ ảnh Bạn thể vẽ hình ảnh thật dễ dàng với Draw. Bên trái chương trình hiển thị dạng thu nhỏ của trang vẽ, bên phải là vùng làm việc khá rộng, tha hồ cho bạn trổ tài hội họa. 6. Math – Soạn thảo công thức Thật dễ dàng để soạn bất kỳ công thức nào mà ta muốn, bạn chỉ cần nhấn chuột vào loại công thức cần tạo rồi gõ các con số và ký tự là xong.Nếu muốn, bạn có thể lưu các tập tin soạn thảo này theo nhiều kiểu định dạng khác nhau, thậm chí xuất công thức theo dạng PDF. II. Khởi động OpenOffice 3 trên Asianux Desktop 3 OpenOffice.org 3 đã được cài sẵn trong Asianux Desktop 3 (OOo). Phiên bản OpenOffice 3 có một số tính năng mới : − Hỗ trợ các chuẩn định dạnh MS Office 2007 − Bổ sung Solver trong Calc − Mở được tệp định dang pdf trong Draw − Với Writer cho phép hiển thị nhiều trang cùng lúc − Hỗ trợ web 2.0, soạn thảo Weblogs và Wikis − Hỗ trợ Extensions − Hỗ trợ Email và quản lý công việc − Cho phép vẽ các bảng biểu trong Impress − Hỗ trợ chuẩn ODF 1.2 − Chạy trên mọi phiên bản hệ điều hành : Windows, Linux, MacOS Sau đây là một vài hướng dẫn về cách sử dụng OOo: Vào menus Start-> Applications -> Office sẽ hiện ra các menus như hình sau: Trong đó : - xvnkb là bộ gỏ tiếng việt. - OpenOffice.org 3.0 Base : cho nhu cầu xử lý cơ sở dữ liệu (cải tiến so với Access) - OpenOffice.org 3.0 Calc: bảng tính <=> Excel - OpenOffice.org 3.0 Draw : công cụ vẽ, chỉnh sửa ảnh <=> Paint - OpenOffice.org 3.0 Impress : Công cụ trình chiếu <=> Microsoft Powerpoint - OpenOffice.org 3.0 Math : Math / Formula E-mail: contact@asianux.org.vn ; Website: www.asianuxvietnam.vn Trang 4 OpenOffice cho người mới bắt đầu Editor (Toán / Công Thức) - OpenOffice.org 3.0 Printer Administration : Quản trị máy in - OpenOffice.org 3.0 Writer : Soạn thảo văn bản Khi bạn chọn vào Writer thì nó hiện ra cửa sổ sau Trình tự các bước là : 1. Welcome 2. Thông tin về người dùng. 3. Cấu hình về cập nhập trực tiếp. 4. Lựa chọn đăng ký. Khi mình chọn theo mặc định là ô thứ nhất (Tôi muốn đăng ký bây giờ) thì nó sẽ khởi động vào OpenOffice.org Writer. Cửa sổ soạn thảo văn bản sẽ xuất hiện, bạn có thể lựa chọn nhiều kiểu chữ khác nhau E-mail: contact@asianux.org.vn ; Website: www.asianuxvietnam.vn Trang 5 OpenOffice cho người mới bắt đầu Writer cũng có các thanh công cụ tương tự như Microsoft office. (Lưu ý là bạn cần khởi động bộ gõ tiếng Việt xvnkb để dùng). Bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết các ứng dụng trong OOo tại địa chỉ: http://vi.openoffice.org/servlets/ProjectDocumentList hoặc: http://asianuxvietnam.vn/Tai-lieu Đây là cách giúp bạn tạo Shortcut ra Desktop: Muốn tạo Shortcut cho OOo Writer thì mình bấm chuột phải vào nó xong chọn Add this launcher to desktop (sẽ tạo shortcut ra Desktop) hoặc Add this launcher to panel (tạo shortcut lên Panel). Các ứng dụng khác bạn có thể tạo tương tự như trên. Sau đó bạn có thể khởi động vào OOo bằng cách click vào shortcut vừa tạo. Để thuận tiện cho việc soạn thảo văn bản mình sẽ hướng dẫn cách thiết lập bộ gõ tiếng việt xvnkb (đã được tích hợp sẵn vào hệ điều hành) như sau: + Cách khởi động : bạn có thể chọn một trong các cách sau: − Vào cửa sổ terminal gỏ lệnh xvnkb. − Bấm tổ hợp phím Alt + F2 gõ vào xvnkb. Vào Start → Applications → Office → Xvnkb. E-mail: contact@asianux.org.vn ; Website: www.asianuxvietnam.vn Trang 6 OpenOffice cho người mới bắt đầu + Cách thiết lập: Sau khi khởi động xong thì ở góc màn hình sẽ xuất hiện chữ Off Bấm chuột phải vào nó rồi thiết lập như sau: Trong:- Charset chọn Unicode. - Input method chọn Telex. - Các phần khác có thể chọn theo ý thích của bạn. VD tiếng anh hay tiếng việt, cho vào khay hay không?, . Sau khi thiết lập các tuỳ chọn trên bạn phải exit để lưu lại những cái mình vừa làm. Sau đó mở lại. Mình có thể khởi động nhanh bằng cách Click vào biểu tượng xvnkb ngoài Desktop (nếu đã tạo. Chú ý: cái này có thể tạo tương tự như tạo biểu tượng cho OOo Writer). III. Nhận diện các điểm khác nhau trong các menu lệnh giữa Writer và Word: 1. Trước tiên, bạn cần lưu ý: mặc định có thể cài cùng lúc 2 bộ phần mềm OpenOffice và MicrosoftOffice trên cùng một máy. Tuy nhiên, nếu đang mở chương trình Word thì không thể mở được chương trình Writer và khi đang mở chương trình Writer mà ta mở tiếp Word thì Writer sẽ tự động thoát. 2. Định dạng mặc định của Writer Định dạng của Write là odt nên nếubạn lưu bằng định dạng này thì sẽ không thể mở được bằng Word. Do vậy, Asianux đề nghị lưu dữ liệu dưới dạng file .doc để có thể dễ dàng làm việc với tài liệu khi máy khác không cài OpenOffice. Mặc dù, định dạng odt có khả năng nén dữ liệu rất tốt. So sánh giữa hai định dạng, Asianux nhận thấy file lưu bằng định dạng .odt có dung lượng nhỏ hơn 1⁄2 dung lượng file lưu bằng định dạng .doc. 3. Bạn phải cài đặt chế độ để các công thức Toán (được lập bằng MathType hoặc MicrosoftEquation) được Writer nhận diện. Ngược lại, các công thức Toán được tạo từ OpenOffice.org Math cũng phải được cài đặt chế độ để khi Word có thể nhận diện bằng MathType, nếu không các công thức chỉ thể hiện dưới dạng file ảnh mà không thể chỉnh sửa. E-mail: contact@asianux.org.vn ; Website: www.asianuxvietnam.vn Trang 7 OpenOffice cho người mới bắt đầu 4. Các phím tắt của Writer Đã được thay đổi nhiều nên có những phím tắt trong Word không còn hiệu lực với Writer. Ví dụ: trong Word, tổ hợp phím Ctrl + Shift + F3 dùng để thay đổi chữ hoa, chữ thường thì Writer không còn dùng . Khi mở chương trình Writer, giao diện của chương trình như sau: Nhìn chung, giao diện của Writer, và cách bố trí các nút lệnh hoàn toàn giống Word. Do đó, sẽ giúp chúng ta cảm thấy quen thuộc mà không hề bỡ ngỡ, hay xa lạ. Tuy nhiên, các chức năng của Writer được bổ sung và nâng cấp giúp chúng ta làm việc dễ dàng. 1. Các lệnh trong menu File: Menu File của Word Menu File của Writer Chức năng các nút lệnh của menu File hoàn toàn giống nhau, duy chỉ có 1 điểm khác biệt là menu File của Writer không có lệnh Page Setup . lệnh này đã được Writer chuyển qua phần định dạng trang (Format > Page), Asianux sẽ đề cập đến chức năng này sau. Ngoài ra, Writer còn bổ sung thêm hai nút lệnh quan trọng: Wizards: giúp thiết kế nhanh mẫu văn bản theo các định dạng: thư, bản fax, phong bì, sổ tay, sổ địa chỉ, trình diễn . Export as PDF . : giúp chúng ta chuyển file văn bản thành file pdf rất nhanh chóng, dễ dàng mà không cần thêm một công cụ nào khác. E-mail: contact@asianux.org.vn ; Website: www.asianuxvietnam.vn Trang 8 OpenOffice cho người mới bắt đầu 2. Menu Edit: Menu Edit của Word Menu Edit của Writer Chức năng AutoText đã được Writer tích hợp vào trong menu Edit, chức năng tìm kiếm và thay thế đã được Writer gộp chung thành một. Ngoài ra, Writer bổ sung thêm chức năng Changes (để đánh dấu các records), Exchange Database. Các nút lệnh khác hoàn toàn giống nhau. Tuy nhiên, Writer không còn chức năng Goto . (giúp ta đến nhanh một trang) như Word. Cũng như tổ hợp phím Ctrl + End dùng để đi đến cuối văn bản thì giờ đây chỉ có thể đi đến cuối trang hiện hành. Đây là những hạn chế rất đáng tiếc của Writer (Có thể do chúng tôi vẫn xài Word song song với Writer nên xảy ra xung đột chăng !!?). 3. Menu View Menu View của Word Menu View của Writer E-mail: contact@asianux.org.vn ; Website: www.asianuxvietnam.vn Trang 9 OpenOffice cho người mới bắt đầu Writer đã thay thế nút lệnh Outline bằng Nonprinting Characters, không còn thể hiện lệnh View Header and Footer mà chuyển vào mục định dạng trang giống như nút lệnh Page Setup . Ngoài ra, Writer đưa chế độ viền khung cho phần văn bản thành một nút lệnh riêng là Text Boundaries (trong Word, chế độ này nằm ở Tab view của mục Options trong phần Tools) và bổ sung thêm lệnh Data Sources. 4. Menu Insert: Các thay đổi về tên gọi nhưng không thay đổi về chức năng của các lệnh trong menu Insert của Writer: Ngoài ra, Menu này được Writer điều chỉnh và bổ sung khá nhiều chức năng mới, như nhúng java để chạy file .jar trực tiếp trong Word, nhúng file âm thanh và video để chạy trực tiếp trong Writer. Phần mềm Writer đưa thêm chức năng chèn bảng vào mục Insert, mặc dù trong Menu Table cũng có chức năng tạo bảng. Asianux đề nghịbạn dùng chức năng tạo bảng trong menu Table cho tiện lợi và dễ nhớ. Mục Insert Object được tổ chức lại theo cách trực quan, ngắn gọn và dễ sử dụng hơn Word. Tuy nhiên, chức năng tạo công thức Toán đã thay thế các chương trình Math Type, Microsoft Equation bằng OpenOffice.org Math. Tuy nhiên, với phiên bản mới nhất (phiên bản 3.0) thì chương trình OpenOffice.org Math đã dễ sử dụng hơn rất nhiều so với các phiên bản khác. Asianux sẽ đề cập đến vấn đề trong các bài viết sau. Bên cạnh đó, Writer bổ sung thêm nút chèn Header, Footer nhưng để có thể viết hoặc thay đổi được nội dung thì khá phức tạp, không đơn giản là chỉ vào view Header and Footer như Word. Đây là một điểm hạn chế. Asianux sẽ đề cập đến vấn đề này trong phần sau. Ngoài ra, Writer bổ sung thêm nút lệnh Horizontal Ruler để giúp tạo nhanh một số đường kẻ ngang với nhiều màu sắc.bạn chỉ cần click vào lệnh trên thì một hộp thoại sẽ xuất hiện cho phép ta nhanh chóng tại 1 đường kẻ ngang theo ý muốn. E-mail: contact@asianux.org.vn ; Website: www.asianuxvietnam.vn Trang 10 [...]... cập đến phần này ở mục Options) Điều này gây khó khăn cho người sử dụng Đây cũng là một hạn chế của Writer vì sự lòng vòng của chương trình E-mail: contact@asianux.org.vn ; Website: www.asianuxvietnam.vn Trang 11 OpenOffice cho người mới bắt đầu Nút lệnh Change Case thì chỉ còn 2 chức năng là chữ hoa, chữ thường, mà không còn chức năng đổi chữ hoa đầu từ Nút lệnh Drop Cap được tích hợp vào Paragraph... công thức Toán tạo bằng Writer bằng Mathtype Thẻ HTML compatilbility: dùng để thiết lập các chế độ cho 1 trang web được tạo bởi Writer 3 Mục OpenOffice. org Writer: E-mail: contact@asianux.org.vn ; Website: www.asianuxvietnam.vn Trang 15 OpenOffice cho người mới bắt đầu Thẻ General: thiết lập đơn vị đo cho chương trình (mặc định đơn vị là Inch- es), thiết lập khoảng cách mặc định khi nhấn phím Tab Thẻ... dạng cho Numbering vẫn còn được áp dụng cho các đoạn văn bản đó Lúc này,bạn chú ý : nếu đoạn có định dạng đánh số thì sẽ có một thanh công cụ sau xuất hiện phía dưới ô chọn font chữ , cỡ chữ như sau: Muốn trở về định dạng văn bản bình thường, ta chọn nút Numbering Off (nút thứ 3 từ trái qua) E-mail: contact@asianux.org.vn ; Website: www.asianuxvietnam.vn Trang 12 OpenOffice cho người mới bắt đầu 5.2... Insert Table 7 Menu Tools: Ngoài các lệnh giống Word, thì Writer bổ sung thêm các lệnh mới như: Gallerry, Media Player Hai lệnh này thực chất là lệnh chèn hình ảnh và âm thanh nhưng bằng phương pháp duyệt thư mục E-mail: contact@asianux.org.vn ; Website: www.asianuxvietnam.vn Trang 13 OpenOffice cho người mới bắt đầu Nghĩa là: khi ta click chọn 1 trong 2 lệnh trên, thì 1 hộp thoại của chương trình sẽ... của HDH Windows Java: thiết lập các chế độ chạy file Java Online Update: thiết lập chế độ tự cập nhật chương trình E-mail: contact@asianux.org.vn ; Website: www.asianuxvietnam.vn Trang 14 OpenOffice cho người mới bắt đầu 2 Mục Load/ Save: gồm các lệnh giống tab Save trong Tools Options của Word Thẻ General: Phần savebạn có thể đánh dấu chọn vào các mục: Always create backup copy, Save AutoRecovery information.. .OpenOffice cho người mới bắt đầu Ví dụ: Asianux đã tạo đường kẻ ngang dưới đây bằng nút lệnh trên: Lưu ý: Để tạo và chèn chữ WordArt,bạn mở mục Drawing bằng cách: vào View > Toolbars Chọn Drawing Thanh công cụ Drawing... lỗi ngữ pháp, lỗi chính tả Chuyển đổi đơn vị cho thước đo Khi thực thi lệnh Options , hộp thoại sau sẽ xuất hiện 1 Mục OpenOffice. org gồm: User Data: cài đặt các thông số về tên người sử dụng (giống như phần File / Properties của Word) General: cài đặt (bật /tắt) chức năng Help cho Writer, cài đặt năm theo định dạng 2 chữ số Memory: cài đặt bộ nhớ tạm cho file văn bản như số bước có thể Undo trong... nhanh các font trong đoạn văn bản bằng các font chữ khác Đây là chức năng mới của OpenOffice Security: chức năng bảo mật cho file văn bản: tạo mật khẩu mở file, tạo mật khẩu chỉ đọc, loại bỏ thông tin cá nhân của file Giống tab chức năng Security của Word Appearance: dùng để chỉnh sửa màu sắc của giao diện Đây là chức năng mới của bộ OpenOffice, nó giống với chức năng thay đổi giao diện của HDH Windows... chung một nút lệnh Pages của Menu Format Theo Asianux, cách làm này làm cho chúng ta dễ nhớ, dễ liên tưởng (vì chỉ cần nhớ khi nào định dạng trang chỉ cần vào Format > Pages), nhưng sẽ gây lúng túng cho những người mới làm quen với Writer Dưới đây, là giao diện của nút lệnh Pages: Tab Organizer: để lựa chọn các Styles mặc định cho 1 trang Tab Page: dùng để canh lề trái, phải, trên, dưới, kiểu giấy,... hợp logic và trùng lặp như trên Phần thay đổi nhiều nhất, và cũng là phần gây khó chịu nhất cho những người mới sử dụng Writer đó là phần thiết lập các thông số cho chương trình trong mục Tools > Options Vì giao diện đã hoàn toàn thay đổi, cách trình bày không còn giống như Word nên gây rất nhiều lúng túng ban đầu Tuy vậy, Asianux hy vọng phần hướng dẫn dưới đây sẽ giúp các bạn dễ dàng trong việc cài . OpenOffice cho người mới bắt đầu Tài liệu: OPENOFFICE CHO NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU Asianux Vietnam Head office: 8 Floor,. contact@asianux.org.vn ; Website: www.asianuxvietnam.vn Trang 3 OpenOffice cho người mới bắt đầu 3. Impress – Soạn tài liệu trình chiếu Chương trình có giao diện phân