Quyết định 343/QĐ-HQBD năm 2013

Quyết định 343/QĐ-HQBD năm 2013 Quy chế công tác Văn thư - lưu trữ của Cục Hải quan tỉnh Bình Dương. Mời các bạn cùng tham khảo để nắm nội dung trong quyết định này.

TỔNG CỤC HẢI QUAN CỤC HẢI QUAN BÌNH DƯƠNG Số: 343/QĐ-HQBD CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Bình Dương, ngày 31 tháng 05 năm 2013 QUYẾT ĐỊNH VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ CỦA CỤC HẢI QUAN BÌNH DƯƠNG CỤC TRƯỞNG CỤC HẢI QUAN BÌNH DƯƠNG Căn Luật Hải quan số 29/2011/QH10 ngày 29/6/2001 luật sửa đổi bổ sung số điều Luật Hải quan số 42/2005/QH11 ngày 14/6/2005; Căn Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; Căn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ công tác văn thư; Căn Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ việc Quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh lưu trữ quốc gia; Căn Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Căn Thơng tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội vụ việc Hướng dẫn xây dựng công tác văn thư, lưu trữ ngành Hải quan; Căn Quyết định số 224/QĐ-TCHQ ngày 06/02/2009 Tổng cục Hải quan việc ban hành Quy chế công tác lưu trữ ngành Hải quan; Căn Quyết định số 225/QĐ-TCHQ ngày 06/02/2009 Tổng cục Hải quan việc ban hành Quy chế công tác văn thư ngành Hải quan; Xét đề nghị Chánh Văn phịng Cục Hải quan Bình Dương, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành Quy chế công tác Văn thư - lưu trữ Cục Hải quan tỉnh Bình Dương Điều Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký, quy định trước Cục Hải quan Bình Dương trái với Quy chế bãi bỏ Điều Chánh Văn phòng, Trưởng đơn vị thuộc trực thuộc Cục Hải quan Bình Dương có trách nhiệm thi hành định CỤC TRƯỞNG Nơi nhận: - Như điều 3; - TCHQ; - LĐ Cục (để b/c); - Lưu: VT, VP Nguyễn Phước Việt Dũng QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỤC HẢI QUAN BÌNH DƯƠNG (Ban hành kèm theo Quyết định số 343 ngày 31 tháng 05 năm 2013 Cục trưởng Cục Hải quan Bình Dương) Chương NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng áp dụng Phạm vi áp dụng Quy chế quy định hoạt động văn thư, lưu trữ trình quản lý, đạo Cục Hải quan Bình Dương để thực chức năng, nhiệm vụ Đối tượng áp dụng Cán công chức, viên chức làm công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động Cục Hải quan Bình Dương; lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư Cán công chức, viên chức làm công tác lưu trữ bao gồm công việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động Cục Hải quan Bình Dương Điều Giảỉ thích từ ngữ Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Cục Hải quan Bình Dương bao gồm tất quy định hoạt động văn thư, lưu trữ trình quản lý, đạo, điều hành Cục Hải quan Bình Dương để thực chức năng, nhiệm vụ Văn đến tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) đơn, thư gửi đến Cục Hải quan Bình Dương Văn tất loại văn bản, bao gồm văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) Cục Hải quan Bình Dương phát hành Bản thảo văn viết đánh máy, hình thành trình soạn thảo văn Bản gốc văn hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn Cục Hải quan Bình Dương ban hành có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền Bản gốc, văn hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn bản, có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền Cục Hải quan Bình Dương ban hành Bản y đầy đủ, xác nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản y phải thực từ Bản trích sao phần nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản trích phải thực từ Bản lục đầy đủ, xác nội dung văn bản, thực từ y trình bày theo thể thức quy định 10 Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ Cục Hải quan Bình Dương 11 Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp văn tài liệu hình thành trình theo dõi, giải cơng việc Cục Hải quan Bình Dương theo nguyên tắc phương pháp định 12 Thu thập tài liệu trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ quan, Lưu trữ tỉnh 13 Chỉnh lý tài liệu việc phân loại, xác định giá trị, xếp, thống kê, lập cơng cụ tra cứu tài liệu hình thành hoạt động Cục Hải quan Bình Dương 14 Xác định giá trị tài liệu việc đánh giá giá trị tài liệu theo nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định quan có thẩm quyền để xác định tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu hết giá trị Điều Trách nhiệm công tác văn thư, lưu trữ Trách nhiệm người đứng đầu Cục Hải quan Bình Dương việc quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ a) Tổ chức xây dựng, ban hành, đạo việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật hành; b) Kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ đơn vị thuộc, trực thuộc; giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền Trách nhiệm Chánh Văn phòng Chánh Văn phòng giúp Cục trưởng Cục Hải quan Bình Dương trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực công tác văn thư, lưu trữ Cục Hải quan Bình Dương, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho đơn vị thuộc trực thuộc Cục Hải quan Bình Dương Trách nhiệm Trưởng đơn vị thuộc trực thuộc Trưởng đơn vị thuộc trực thuộc Cục Hải quan Bình Dương có trách nhiệm triển khai, tổ chức thực quy định Cục Hải quan Bình Dương cơng tác văn thư, lưu trữ Trách nhiệm cá nhân Trong q trình giải cơng việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, cán bộ, công chức, viên chức phải thực nghiêm túc quy định Cục Hải quan Bình Dương văn thư, lưu trữ Điều Bảo vệ bí mật nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Mọi hoạt động công tác văn thư, lưu trữ Cục Hải quan Bình Dương phải thực theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước Chương CÔNG TÁC VĂN THƯ MỤC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Điều Hình thức văn - Gồm loại hình văn sau: - Văn hành chính; - Văn chuyên ngành; - Văn trao đổi Cục Hải quan Bình Dương với quan, tổ chức cá nhân bên Điều Thể thức văn Thực theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Điều Soạn thảo văn Việc soạn thảo văn thực sau: a) Căn tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, lãnh đạo Cục Hải quan Bình Dương giao cho đơn vị công chức, viên chức soạn thảo chủ trì soạn thảo văn b) Đơn vị công chức, viên chức giao soạn thảo văn có trách nhiệm thực cơng việc sau: - Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản; - Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; - Soạn thảo văn bản; - Trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo quan, đơn vị, tham khảo ý kiến quan, đơn vị cá nhân có liên quan, nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh thảo; - Trình duyệt dự thảo văn Điều Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn duyệt Văn dự thảo phải người có thẩm quyền ký duyệt văn Trong trường hợp dự thảo Lãnh đạo Cục Hải quan Bình Dương phê duyệt, thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo đơn vị cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn phải trình người duyệt dự thảo xem xét, định việc sửa chữa, bổ sung Điều Kiểm tra văn trước ký ban hành Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn (sau dấu /.) trước trình Lãnh đạo Cục Hải quan Bình Dương ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn định Lãnh đạo Văn phịng có trách nhiệm giúp Lãnh đạo Cục Hải quan Bình Dương kiểm tra lần cuối chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn Cục phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối “Nơi nhận” Điều 10 Ký văn Thẩm quyền ký văn thực theo quy định pháp luật, Quy chế làm việc Cục Hải quan Bình Dương Quyền hạn, chức vụ, họ tên, chữ ký người có thẩm quyền Lãnh đạo Cục Hải quan Bình Dương ký tất văn Cục Hải quan Bình Dương ban hành Các trường hợp ký thay (phải ghi KT.), ký thừa lệnh (phải ghi TL.), ký thừa ủy quyền (phải ghi TUQ.), ký thay mặt (phải ghi TM.) Khơng dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn Điều 11 Bản văn Các hình thức gồm: y chính, lục trích Thể thức thực theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV Việc y chính, lục, trích văn Lãnh đạo Văn phòng Cục Hải quan Bình Dương định Bản y chính, lục, trích thực quy định pháp luật có giá trị pháp lý Bản chụp (photocopy dấu chữ ký văn chính) khơng thực theo quy định Khoản Điều có giá trị thông tin, tham khảo Không sao, chụp, chuyển phát ngồi Cục Hải quan Bình Dương ý kiến ghi bên lề văn Trường hợp ý kiến Lãnh đạo quan, đơn vị ghi văn cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi cơng tác phải thể chế hóa văn hành MỤC QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 12 Nguyên tắc chung Tất văn đi, văn đến Cục Hải quan Bình Dương ban hành phải quản lý tập trung Văn thư Cục Hải quan Bình Dương (sau gọi tắt Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật Những văn đến không đăng ký Văn thư, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có đóng dấu mức độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể “Hỏa tốc” hẹn giờ),“Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận Văn khẩn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau gọi tắt văn mật) đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước hướng dẫn Quy chế Điều 13 Trình tự quản lý văn đến Tất văn đến Cục Hải quan Bình Dương phải quản lý theo trình tự sau: Tiếp nhận, đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 14 Tiếp nhận, đăng ký văn đến Khi tiếp nhận văn đến từ nguồn, (hoặc làm việc), Văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Đối với fax, phải chụp lại trước đóng dấu Đến; văn chuyển phát qua mạng, trường hợp cần thiết, in làm thủ tục đóng dấu Đến Sau đó, nhận chính, phải đóng dấu Đến vào làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến) Văn khẩn đến làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, cán bộ, cơng chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận báo cáo với Chánh Văn phòng để xử lý Văn đến phải đăng ký vào sở liệu quản lý văn đến máy tính Văn mật đến đăng ký máy tính, vào số, ngày đến khơng scan nội dung Điều 15 Trình, chuyển giao văn đến Văn đến sau đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận 2 Căn vào ý kiến đạo giải quyết, công chức, viên chức văn thư đăng ký tiếp chuyển văn theo ý kiến đạo Việc chuyển giao văn phải đảm bảo xác, đối tượng giữ gìn bí mật nội dung văn Người nhận văn phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn Điều 16 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Sau nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm đạo, giải kịp thời theo thời hạn yêu cầu Lãnh đạo Cục Hải quan Bình Dương; theo thời hạn yêu cầu văn theo quy định pháp luật Trường hợp văn đến khơng có u cầu thời hạn trả lời thời hạn giải thực theo Quy chế làm việc Cục Hải quan Bình Dương Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn đến, văn đến giải quyết, đến hạn chưa giải để báo cáo Chánh Văn phòng Đối với văn đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định Chánh Văn phịng có trách nhiệm đơn đốc, báo cáo Lãnh đạo Cục tình hình giải quyết, tiến độ kết giải văn đến để thông báo cho đơn vị liên quan Điều 17 Trình tự giải văn Văn phải quản lý theo trình tự sau: Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng, năm văn Đăng ký văn Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ mật, khẩn Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Lưu văn Điều 18 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng văn Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Trước phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát sai sót báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Ghi số ngày, tháng ban hành văn a) Ghi số văn Tất văn quan, tổ chức ghi số theo hệ thống số chung quan, tổ chức Văn thư thống quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác Việc ghi số văn quy phạm pháp luật thực theo quy định pháp luật hành đăng ký riêng Việc ghi số văn hành thực theo quy định Điểm a, Khoản 1, Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành b) Ghi ngày, tháng văn Việc ghi ngày, tháng, năm văn quy phạm pháp luật thực theo quy định pháp luật hành Việc ghi ngày, tháng, năm văn hành thực theo quy định Điểm b, Khoản 1, Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV Văn mật đánh số đăng ký riêng Điều 19 Đăng ký văn Văn đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu quản lý văn máy tính Lập sổ đăng ký văn Căn tổng số số lượng loại văn hàng năm, quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn cho phù hợp Văn mật đăng ký riêng Đăng ký văn Việc đăng ký văn thực theo phương pháp cổ truyền (đăng ký số) đăng ký máy tính Điều 20 Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật Nhân a) Số lượng văn cần nhân để phát hành xác định sở số lượng nơi nhận văn bản; gửi đến nhiều nơi mà văn không liệt kê đủ danh sách đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu Văn thư; b) Nơi nhận phải xác định cụ thể văn nguyên tắc văn gửi đến quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức), đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều cho đối tượng, không gửi đến đối tượng khác để biết, để tham khảo c) Giữ gìn bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân theo thời gian quy định d) Việc nhân văn mật phải có ý kiến Lãnh đạo quan, đơn vị thực theo quy định Khoản 1, Điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước Đóng dấu quan a) Khi đóng dấu lên chữ ký dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo Việc đóng đấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục d) Đóng dấu giáp lai Việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo: Dấu đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy, dấu không 05 trang Đóng dấu độ khẩn, mật a) Việc đóng dấu độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) văn hành thực theo quy định Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thơng tư số 01/2011/TT-BNV b) Việc đóng dấu độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) dấu thu hồi khắc sẵn theo quy định Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng năm 2002 hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) văn thực theo quy định Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV Điều 21 Thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Thủ tục phát hành văn Văn thư quan, đơn vị tiến hành công việc sau phát hành: a) Lựa chọn bì; b) Viết bì; c) Vào bì dán bì; d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật dấu khác lên bì (nếu có) Chuyển phát văn a) Những văn làm đầy đủ thủ tục hành phải phát hành ngày văn đăng ký, chậm ngày làm việc Đối với văn quy phạm pháp luật phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn b) Đối với văn "HẸN GIỜ", "HỎA TỐC", "KHẨN", "THƯỢNG KHẨN" phải phát hành sau làm đầy đủ thủ tục hành c) Văn chuyển phát qua bưu điện phải đăng ký vào sổ gửi văn bưu điện Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận đóng dấu vào sổ; d) Việc chuyển giao trực tiếp văn cho đơn vị, cá nhân quan, tổ chức cho quan, đơn vị, cá nhân bên phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản; đ) Chuyển phát văn máy fax, qua mạng Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển phát cho nơi nhận máy fax chuyển qua mạng, ngày làm việc phải gửi văn có giá trị lưu trữ e) Chuyển phát văn mật thực theo quy định Điều 10 Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định Khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công an Theo dõi việc chuyển phát văn a) Cơng chức, viên chức văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi; b) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn Việc xác định văn cần lập Phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký định; c) Đối với văn có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi thời hạn; nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn không bị thiếu thất lạc; d) Trường hợp phát văn bị thất lạc, khơng có người nhận phải báo cáo Lãnh đạo Văn phòng để xử lý Điều 22 Lưu văn Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc lưu Văn thư quan, đơn vị 01 lưu hồ sơ cơng việc Bản gốc lưu Văn thư quan, đơn vị phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Việc lưu giữ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định hành bảo vệ bí mật nhà nước Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể Cục Hải quan Bình Dương MỤC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 23 Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập Nội dung việc lập hồ sơ công việc a) Mở hồ sơ Căn vào Danh mục hồ sơ quan, đơn vị thực tế công việc giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ Cán bộ, cơng chức, viên chức q trình giải cơng việc tiếp tục đưa văn hình thành có liên quan vào hồ sơ b) Thu thập văn vào hồ sơ Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tư liệu có liên quan đến việc vào hồ sơ; Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác công việc để lựa chọn cách xếp cho thích hợp (chủ yếu theo trình tự thời gian diễn biến công việc) c) Kết thúc biên mục hồ sơ Khi công việc giải xong hồ sơ kết thúc Cán bộ, cơng chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng thừa, nháp, tư liệu, sách báo không cần để hồ sơ; Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ Yêu cầu hồ sơ lập a) Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị, đơn vị hình thành hồ sơ; b) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải cơng việc; c) Văn hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng Điều 24 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, tổ chức Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức a) Cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Cục Hải quan Bình Dương theo thời hạn quy định Khoản Điều Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo văn cho Lưu trữ Cục Hải quan Bình Dương biết phải đồng ý Lãnh đạo Cục Hải quan Bình Dương thời hạn giữ lại không 02 năm; b) Cán bộ, công chức, viên chức chuyển công tác, việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho quan, đơn vị hoăc cho người kế nhiệm, không giữ hồ sơ, tài liệu quan, đơn vị làm tài liệu riêng mang sang quan, tổ chức khác Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu a) Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc; b) Sau 03 tháng kể từ ngày cơng trình tốn tài liệu xây dựng bản; Thủ tục giao nhận Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức phải lập 02 Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu 02 Biên giao nhận tài liệu Lưu trữ Cục Hải quan Bình Dương bên giao tài liệu bên giữ loại Điều 25 Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Cục Hải quan Bình Dương Trách nhiệm người đứng đầu Cục Hải quan Bình Dương Hàng năm Lãnh đạo Cục Hải quan Bình Dương có trách nhiệm đạo xây dựng Danh mục hồ sơ Cục Hải quan Bình Dương; đạo cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị thuộc phạm vi quản lý Trách nhiệm Chánh Văn phịng a) Tham mưu cho người đứng đầu Cục Hải quan Bình Dương việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị thuộc, trực thuộc; b) Tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị Trách nhiệm cán bộ, cơng chức, viên chức a) Cán bộ, cơng chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc phân công theo dõi, giải quyết; b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu thời hạn thủ tục quy định Trách nhiệm công chức, viên chức văn thư, lưu trữ Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn đơn vị cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, tổ chức theo quy định Nhà nước MỤC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Điều 26 Quản lý dấu Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Cục Hải quan Bình Dương việc quản lý, sử dụng dấu quan, đơn vị Lãnh đạo đơn vị thuộc, trực thuộc chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Cục Hải quan Bình Dương việc quản lý sử dụng dấu đơn vị quản lý (đối với đơn vị có dấu riêng) Các dấu Cục Hải quan Bình Dương, dấu đơn vị thuộc, trực thuộc giao cho công chức, viên chức văn thư quản lý sử dụng Công chức, viên chức văn thư giao sử dụng bảo quản dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Cục Hải quan Bình Dương, Lãnh đạo đơn vị việc quản lý sử dụng dấu, có trách nhiệm thực quy định sau: a) Con dấu phải bảo quản phịng làm việc cơng chức, viên chức văn thư Trường hợp cần đưa dấu khỏi quan, đơn vị phải đồng ý người đứng đầu quan, đơn vị phải chịu trách nhiệm việc bảo quản, sử dụng dấu Con dấu phải bảo quản an toàn ngồi làm việc; b) Khơng giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền 3 Khi nét dấu bị mịn biến dạng, cán bộ, công chức, viên chức văn thư phải báo cáo người đứng đầu quan, đơn vị làm thủ tục đổi dấu Trường hợp dấu bị mất, người đứng đầu quan, đơn vị phải báo cáo quan công an, nơi xảy dấu, lập biên Khi đơn vị có định chia, tách sáp nhập phải nộp dấu cũ làm thủ tục xin khắc dấu Điều 27 Sử dụng dấu Cán bộ, công chức, viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn quan, đơn vị Chỉ đóng dấu vào văn văn hình thức, thể thức có chữ ký người có thẩm quyền Khơng đóng dấu trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy khơng có nội dung, đóng dấu trước ký, đóng dấu sẵn giấy trắng đóng dấu lên văn có chữ ký người khơng có thẩm quyền Chương CÔNG TÁC LƯU TRỮ MỤC CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 28 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Hàng năm công chức, viên chức lưu trữ quan, đơn vị có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ Cục Hải quan Bình Dương, cụ thể: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu Phối hợp với đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ quan Hướng dẫn đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” Chuẩn bị kho phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu lập Biên giao nhận tài liệu Điều 29 Chỉnh lý tài liệu Hồ sơ, tài liệu quan, Cục Hải quan Bình Dương phải chỉnh lý hoàn chỉnh bảo quản kho lưu trữ Nguyên tắc chỉnh lý a) Không phân tán phông lưu trữ; b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ), phải tơn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải công việc (không phá vỡ hồ sơ lập); c) Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động quan, đơn vị Tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu: a) Phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh; b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu; c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, sở liệu công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý tra cứu sử dụng tài liệu; đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị Điều 30 Xác định gỉá trị tài liệu Bộ phận Văn thư, Lưu trữ Cục Hải quan Bình Dương có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Lãnh đạo Cục Hải quan Bình Dương ban hành sau có ý kiến thẩm định quan có thẩm quyền Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt yêu cầu sau: a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu bảo quản có thời hạn số năm cụ thể; b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Điều 31 Hội đồng xác định giá trị tài liệu Thực theo quy định Điều 18 Luật lưu trữ 2011 Điều 32 Hủy tài liệu hết giá trị Thực theo quy định Điều 28 Luật lưu trữ 2011 Điều 33 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thực theo quy định Điều 21 Luật lưu trữ 2011 MỤC BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 34 Bảo quản tài liệu lưu trữ Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ quan Cục cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản phải đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải giao nộp vào Lưu trữ Cục Hải quan Bình Dương tập trung bảo quản kho lưu trữ Cục Hải quan Bình Dương Kho lưu trữ phải trang bị đầy đủ thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu Chánh Văn phịng có trách nhiệm đạo thực quy định bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ theo tiêu chuẩn quy định; thực biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; trì chế độ bảo quản phù hợp với loại tài liệu lưu trữ Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ Cục Hải quan Bình Dương có trách nhiệm: bố trí, xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu kho để hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra tra cứu; thường xun kiểm tra tình hình tài liệu có kho để nắm số lượng, chất lượng tài liệu Điều 35 Đối tượng thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Tất cán bộ, công chức, viên chức trong, quan, tổ chức cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích cơng vụ nhu cầu riêng đáng Cán bộ, cơng chức, viên chức quan, đơn vị nghiên cứu tài liệu mục đích cơng vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu phải Lãnh đạo Cục Hải quan Bình Dương Chánh Văn phòng đồng ý Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hộ chiếu phải Lãnh đạo Cục Hải quan Bình Dương Chánh Văn phịng đồng ý Điều 36 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Thực theo quy định Điều 32 Luật lưu trữ 2011 Điều 37 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Thực theo quy định Điều 31 Điều 34 Luật lưu trữ 2011 Điều 38 Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ Cục Hải quan Bình Dương phải có Nội quy mượn - trả hồ sơ lưu trữ Nội quy bao gồm nội dung cần quy định sau: a) Thời gian mượn trả hồ sơ; b) Các giấy tờ cần xuất trình đến mượn hồ sơ, tài liệu; c) Những vật dụng khơng mang vào Phịng lưu trữ; d) Quy định người mượn phải thực thủ tục nghiên cứu khai thác tài liệu theo hướng dẫn nhân viên Phòng lưu trữ; đ) Người mượn không tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, liệu máy tính thơng tin cơng cụ tra cứu chưa phép; e) Ngoài quy định trên, người mượn cần thực nghiêm chỉnh quy định có liên quan Nội quy ra, vào quan; Quy định sử dụng tài liệu; Quy định phòng chòng cháy nổ quan, tổ chức Công chức, viên chức lưu trữ quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) phải lập Sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ sổ đăng ký người mượn hồ sơ để quản lý tài liệu lưu trữ phục vụ khai thác tài liệu./  ... theo thời gian quy định d) Việc nhân văn mật phải có ý kiến Lãnh đạo quan, đơn vị thực theo quy định Khoản 1, Điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi... phát văn mật thực theo quy định Điều 10 Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định Khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công an Theo... kiến thẩm định quan có thẩm quyền Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt yêu cầu sau: a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu bảo quản có thời hạn số năm cụ thể; b) Xác định tài