Một văn phòng báo chí của chính phủ được yêu cầu tổ chức nhiều loại sự kiện công cộng. Có những “sự kiện của giới truyền thông” – là những sự kiện mà báo giới được mời tham dự – và có những sự kiện khác mà giới truyền thông có hoặc không tham dự. Một người phát ngôn báo chí cần có khả năng nắm bắt được tính chất tham dự của bất kỳ một sự kiện nào, có giới truyền thông hay không, cho dù là bạn đang tổ chức hay tham dự với tư cách là một...
MỘT VĂN PHỊNG BÁO CHÍ CĨ TRÁCH NHIỆM: Chương trình Thông tin Quốc tế, Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ, năm 2002 Chương 11: LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN Một văn phịng báo chí phủ u cầu tổ chức nhiều loại kiện cơng cộng Có “sự kiện giới truyền thông” – kiện mà báo giới mời tham dự – có kiện khác mà giới truyền thơng có khơng tham dự Một người phát ngơn báo chí cần có khả nắm bắt tính chất tham dự kiện nào, có giới truyền thông hay không, cho dù bạn tổ chức hay tham dự với tư cách khách mời Hãy nghĩ đến kiện nghe hòa nhạc xem vũ ba-lê Mọi chuyện cần lập kế hoạch thể văn việc liên quan đến chủ đề chung buổi biểu diễn Mọi chi tiết vai trò người cân nhắc từ trước Cần có giám đốc – chọn từ nhân viên bạn – có mặt trực tiếp trường để đảm bảo việc thực theo kế hoạch Lập kế hoạch chủ trì kiện văn phòng Việc lập kế hoạch chu đáo cần thực tất kiện mà người phát ngơn báo chí tham dự, đặc biệt kiện chuyến thăm nguyên thủ quốc gia họp vài trưởng ngoại giao Bước định giám đốc phụ trách toàn kiện Người xử lý tất việc phải đơn đốc số người khác thực nhiệm vụ khác Sau đó, định chủ đề kiện: Mục đích kiện gì? Mục tiêu bạn muốn đạt gì? Bạn muốn tạo tác động gì? Đề thời hạn hồn thành cho phần cơng việc khác kiện Bài diễn văn cần phải hoàn thành vào ngày nào? Khi cần gửi đề nghị cung cấp tài liệu? Khi phê chuẩn cần thực hiện? Ngày bắt đầu gửi giấy mời? Tổ chức họp định kỳ với người tham gia tổ chức kiện để đảm bảo công việc triển khai Hãy đến nơi tổ chức kiện ngày trước diễn kiện để kiểm tra công việc chuẩn bị Sự kiện lớn phải đến sớm – ví dụ với chuyến thăm cấp nhà nước, vài tuần trước; với họp khoảng nửa trưởng trước Nhưng ln phải có người bạn có mặt nơi tổ chức vài trước kiện để họ thực thay đổi vào phút chót Hãy chuẩn bị sách nhỏ cung cấp thông tin nhanh kiện bao gồm chương trình làm việc, danh sách đại biểu tham dự, nội dung phát biểu chủ yếu diễn văn, tiểu sử nhân vật quan trọng tham dự, tóm tắt vấn đề trị vấn đề quan trọng khác, báo liên quan đến vấn đề Sau kiện, viết thư cảm ơn người tham gia tổ chức kiện đại biểu quan trọng nhân viên Tổ chức họp kiểm điểm với nhân viên viết báo cáo nhanh việc diễn chưa kế hoạch nhằm mục đích rút kinh nghiệm tổ chức kiện tương lai Có lý thuyết chung Mỹ cho kiện đòi hỏi phải từ đến 10 lập kế hoạch tổ chức Lập kế hoạch tham gia kiện ngồi văn phịng Thậm chí quan chức phủ nước bạn mời đến tham dự kiện bên ngoài, bạn cần xem xét tất yếu tố liên quan đến việc tham dự quan chức đó, kể giấy mời tài liệu gửi báo chí nói đến việc tham dự quan chức Nhân viên bạn ln phải có mặt nơi tổ chức trước kiện bắt đầu Nhờ đó, họ hỗ trợ thay mặt bạn tìm hiểu xem có thay đổi chương trình khơng thơng báo cho quan chức phủ Nếu khơng làm việc này, bạn khơng thể kiểm sốt việc tham dự quan chức phủ Một phần quan trọng việc lập kế hoạch tổ chức tham gia kiện bên đánh giá giấy mời Hãy xem xét tình sau: quan chức phủ hàng đồng hồ để đến đọc diễn văn trước cử tọa mà ông ta cho người ủng hộ ông ta Nhưng đến nơi, ông ta phát ông ta phát biểu với đối thủ mình, người mà ông ta phải tranh cãi trước đại biểu tham dự không thiện cảm Không có nhân viên kiểm tra trước chương trình khơng biết kiện thực tế diễn khác với nội dung qua lời mời miệng trước Để ngăn ngừa tình bất ngờ vậy, nhiều trị gia yêu cầu tất lời mời phải văn Nhờ đó, họ biết xác đề nghị làm việc trao đổi việc tham dự theo nội dung thư mời Sau đó, nhiều người trả lời văn thơng báo việc tham dự họ Khi lời mời chuyển qua điện thoại, người phát ngôn báo chí lập kế hoạch nói: "Chúng tơi chấp nhận lời mời hình thức văn Đề nghị chuyển qua đường thư tín, fax thư điện tử thư đề nghị có thơng tin sau đây" Tên kiện Mục đích Ngày thời gian Về phần này, nên tìm hiểu xem có quy định xác hay khơng Ví dụ, hội nghị tổ chức vài ngày quan chức mời tham dự vào ngày cụ thể vào ngày quan chức lại khơng thể tham dự được, liệu thay ngày khác hay không? Địa điểm Số lượng đại biểu dự kiến tham gia Có đại biểu khác hay không họ Thơng lệ có mời vị khách phát biểu kiện hay khơng Người có phải quan chức cấp bạn khơng, ví dụ nguyên thủ quốc gia Vai trò quan chức phủ – đọc phát biểu chính, diễn giả số diễn giả, phát biểu chủ đề nào, v.v… Sự kiện có mời hay không mời báo giới tham gia đưa tin Nếu kiện thường niên định kỳ, phương tiện thơng tin nói kiện lần trước Sau bạn xem xét giấy mời thay đổi nội dung mà bạn thích khơng thích, thương lượng sở nội dung thư mời Và bạn phúc đáp văn nội dung mà bạn muốn chấp nhận nội dung mà bạn tham dự Liệt kê công việc tổ chức cho kiện Yêu cầu gửi lời mời văn Tìm hiểu kiện diễn đâu ngày có khẳng định chắn hay không Làm rõ mục đích kiện vai trị quan chức tham dự Xem xét có cần mời báo giới tham dự không Yêu cầu cho biết số lượng khách mời đại biểu khác ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN Khi bạn định “thông điệp” cho kiện, bạn cần xác định địa điểm tốt để tổ chức kiện nhằm truyền đạt thơng điệp đến quảng đại cơng chúng Ví dụ, kiện liên quan đến tuyên bố lĩnh vực giáo dục, địa điểm tốt trường học Một bạn chọn trường học, xem xét vấn đề sau: Lớp học tốt để tổ chức kiện? Nên học sinh lớn hay nhỏ tham gia? Tôi muốn tạo hình ảnh nào; loại biểu ngữ thích hợp cho mục đích phù hợp với thơng điệp? Cần có khác để giúp xây dựng nội dung thơng điệp Ví dụ, có giáo viên, cán quản lý, trưởng giáo dục để làm diễn giả khách mời không? Hãy định nên mời họ, mời họ họ đóng vai trị gì, có, kiện SÁCH GIỚI THIỆU TÓM TẮT Tại Hoa Kỳ, quan chức cao cấp thống đốc bang, thành viên nội tổng thống phó tổng thống tham dự kiện, họ thường nhận trước sách giới thiệu tóm tắt Cuốn sách nhân viên của người tổ chức kiện chuẩn bị Cuốn sách chuẩn bị nhằm mục đích thu hút tham gia tối đa người tránh gây bất ngờ Thường sách giới thiệu tóm tắt cung cấp thơng tin sau: Mục đích kiện Trang phục tham dự – tự do, công sở, nghi lễ Dự báo thời tiết vào ngày diễ kiện Số lượng đại biểu tham dự Khả mời báo giới tham gia Khả có quay phim ghi hình Địa điểm tổ chức kiện Tên nhân viên điều phối kiện với số điện thoại cố định điện thoại di động Các vấn đề trị lớn quan tâm địa phương nơi diễn kiện Cuốn sách bao gồm báo phụ trợ Tên, chức danh quan đại biểu tham dự, tóm tắt việc họ làm nội dung mà họ phát biểu kiện Cung cấp tiểu sử, thích hợp, với cách phát âm xác tên đại biểu thấy cần thiết Một chương trình xác tới phút kiện Những câu hỏi mà báo giới đại biểu có nhiều khả hỏi với phương án trả lời Danh mục vấn đề cần đề cập vấn đề cần tránh Tên người mà quan chức cần lưu ý số đại biểu Một sơ đồ khu vực sân khấu, bao gồm nơi quan chức ngồi đứng, ngồi bên cạnh Chương 12: ĐẠO ĐỨC: HÀNH VI ỨNG XỬ Văn phịng báo chí phủ tồn đồng thời hai hình thức Bạn đại diện cho phủ trước công chúng theo nghĩa khác bạn cịn phục vụ lợi ích báo giới người làm việc phủ Vai trị kép đơi đặt bạn vào số tình khó khăn xét mặt đạo đức Là người phát ngơn báo chí, bạn làm cấp thị cho bạn không cung cấp cho báo giới thơng tin bí mật? Bạn làm cấp bạn khơng nói thật với giới truyền thông bạn biết thật đó? Các quan chức phụ trách báo chí phủ tất nước phải xử lý vấn đề này, kể Mỹ Để giúp họ làm việc này, nhiều quy tắc đạo đức xây dựng Những hệ thống giá trị này, theo người định việc hay sai, hợp lý hay bất hợp lý, công hay không công bằng, đặt tiêu chuẩn hành vi chấp nhận cho chuyên gia người lao động Đó lương tâm nghề nghiệp Một quy tắc đạo đức công nhận có ý nghĩa khơng phần quan trọng việc giúp cho người sử dụng lao động hiểu rõ tiêu chuẩn ứng xử mà người lao động thực Người phát ngơn phủ phải đưa định làm hài lịng cơng chúng cấp trên, không ảnh hưởng đến nhân phẩm tiêu chuẩn nghề nghiệp họ Vì giá trị mâu thuẫn với nên xét cho quy tắc ứng xử thước đo hành vi đắn Về bản, tín nhiệm quan trọng người phát ngơn báo chí Mặc dù điều quan trọng phải thể trung thành với cấp trên, điều làm ảnh hưởng đến trung thực quan hệ với giới truyền thơng huỷ hoại uy tín người phát ngôn cuối làm giá trị người cấp Sự tin tưởng giới truyền thông người phát ngôn khó xây dựng, đạt qua thời gian thơng qua thể tính chun nghiệp cao đạo đức Do đó, mục tiêu người làm cơng tác thơng tin có đạo đức phải cung cấp thật kiện, vấn đề, sách kế hoạch Mặc dù phủ báo giới có mâu thuẫn quy tắc ứng xử với nhau, xã hội dân chủ quy tắc họ có nguyên tắc chung Ví dụ, Mỹ, quy tắc ứng xử quan chức phụ trách thơng tin cho phủ báo giới quy định người làm công việc chun nghiệp phải có trách nhiệm, tơn trọng thật xác; khơng có mâu thuẫn quyền lợi; làm việc lợi ích chung; cơng bằng; người công bộc xứng đáng với tín nhiệm xã hội Về vấn đề thật xác, Hội Biên tập viên Báo chí Hoa Kỳ (ASNE) quy định quy tắc ứng xử họ sau: “Sự chân thành với người đọc sở báo chí tốt Mọi nỗ lực phải nhằm đảm bảo nội dung tin tức xác, khơng chịu ảnh hưởng khách quan nội dung, quan điểm tất bên liên quan thể cách hợp lý" Các quy tắc cịn nói thêm lỗi nghiêm trọng tin tức lỗi thiếu sót cần phải hiệu chỉnh phù hợp với nội dung Tương tự, Hiệp hội Quốc gia Thơng tín viên Chính phủ (NAGC) quy định quy tắc ứng xử "quyết tâm không cung cấp thông tin giả mạo sai lệch hành động để loại bỏ thông tin giả mạo sai lệch tin đồn" Cả hai quy tắc đạo đức nói người làm việc chuyên nghiệp lĩnh vực phục vụ lợi ích chung khơng phải thân họ họ có trách nhiệm cơng việc Về quyền lợi tin tưởng công chúng, quy tắc ASNE nói tự báo chí thuộc người “Tự báo chí phải bảo vệ trước xâm phạm hay vi phạm lực nào, nhà nước hay tư nhân Các nhà báo phải liên tục biết để theo dõi cơng việc quyền thực cách công khai Họ phải cảnh giác với tất muốn sử dụng báo chí mục đích tư lợi" Bộ quy tắc NAGC nói người phát ngơn phủ phải "sống với tinh thần nghề nghiệp lợi ích xã hội với nhận thức công bộc xứng đáng với tin tưởng xã hội" Những lý tưởng thể quy tắc xây dựng lên định hướng, làm để giải vấn đề đạo đức tình mà chưa nghĩ đến? Những người làm cơng tác thơng tin cơng cộng cân nhắc công việc sau đây: Viết quy tắc đạo đức người phát ngơn phủ lưu hành rộng rãi tới người làm lĩnh vực tới cấp Tổ chức họp người làm phát ngôn viên cho phủ Xây dựng hiệp hội câu lạc nghề nghiệp Sức ép để có mức độ ứng xử định hoạt động nghề nghiệp đối trọng với hành động phi đạo đức Và nói chuyện xúc, quan tâm chung mâu thuẫn giúp làm giảm hành vi Nâng cao chương trình giáo dục cho người muốn bước vào nghề báo chí Với người làm nghề này, khuyến khích tham gia khóa đào tạo nước Quan sát người xung quanh làm việc mang lại hội để học tập kinh nghiệm quý báu Xây dựng ấn phẩm, tin trang Web để trao đổi cách thức xử lý vấn đề tương tự Sau phần quy tắc đạo đức nghề nghiệp Hiệp hội Quốc gia Thơng tin viên Chính phủ "Các thành viên Hiệp hội Quốc gia Thơng tín viên Chính phủ cam kết nỗ lực phục vụ mục tiêu mang lại thông tin, hiểu biết hợp tác tốt xã hội "Chúng tin tưởng chân lý xâm phạm thiêng liêng; cung cấp thông tin công khai nhiệm vụ xã hội quan trọng; xã hội nói chung cơng dân xã hội có quyền biết thơng tin cách bình đẳng, đầy đủ, dễ hiểu kịp thời phủ họ Các thành viên sẽ: Làm việc có chun mơn, tơn trọng thật, xác, hợp lý, có trách nhiệm với công việc xã hội tuân thủ tiêu chuẩn chung lòng yêu nghề Sống với tinh thần nghề nghiệp lợi ích xã hội, với ý thức người công bộc xứng đáng với tin tưởng xã hội Cho người lãnh đạo quan biết thật, khơng tham gia vào hoạt động làm tổn hại đến kênh thơng tin hoạt động phủ Quyết tâm không cung cấp thông tin giả mạo sai lệch có hành động để sửa chữa thông tin giả mạo sai lệch tin đồn Xác lập cách công khai tên tuổi chức danh cá nhân liên quan đến việc định sách, chi tiết trình định cách thức làm để cơng dân có quan tâm tham gia vào q trình Khơng đại diện cho quyền lợi mâu thuẫn cạnh tranh tuân thủ đầy đủ luật lệ, lệnh hành quy định liên quan đến việc tự khai báo quyền lợi nói Tránh khả người nội bên sử dụng thông tin không hợp lý không sử dụng thơng tin nội mục đích tư lợi Đảm bảo cam kết không vượt nhiệm vụ công việc giao phạm vi quyền hạn Khơng nhận loại phí, hoa hồng, q biếu, hứa hẹn quyền lợi vật chất, hay giá trị vật chất vơ hình khác coi, hay coi, liên quan đến công việc hoạt động quan nhà nước Bảo vệ bí mật người phục vụ lĩnh vực nghề nghiệp, thông tin có từ họp tài liệu, theo yêu cầu pháp luật, quy định với tinh thần cẩn trọng cao Không làm tổn thương uy tín nghề nghiệp cơng việc người khác, tổ chức tư nhân quan phủ Không tham dự hoạt động với ý đồ trục lợi từ giá chứng khốn cơng ty "Khi thành viên có chứng nghi ngờ thành viên khác có hành vi phi đạo đức, vi phạm pháp luật gian trá, kể vi phạm quy tắc này, thành viên phải thơng báo với quan có thẩm quyền, bao gồm Chủ tịch NAGC Chủ tịch Uỷ ban Đạo đức NAGC Các thành viên bị phát có vi phạm quy tắc đạo đức tổ chức bị buộc phải khỏi NAGC" ĐƯA TIN TRÊN INTERNET Bất kỳ quan phủ liên bang Mỹ – hầu hết quan quyền bang, địa phương khu vực – gửi thơng điệp cho cơng chúng thông qua mạng World Wide Web Các trang chủ truyền thông quan trọng Hoa Kỳ bao gồm lịch biểu tham dự kiện nước qua vệ tinh quan chức chủ chốt; thông cáo báo chí, diễn văn điều trần; trang thông tin liệu tham vấn thông qua phương tiện truyền thông; báo cáo đặc biệt ấn phẩm; chí dịch vụ truyền tất đưa lên mạng Để hình dung quy mơ sâu rộng thơng tin mà văn phịng báo chí 14 Chính phủ Hoa Kỳ cung cấp Internet, truy cập nhiều địa Web liệt kê Bạn kết nối với văn phịng thơng tin trực tuyến 60 quan chun mơn độc lập tổ chức Chính phủ Hoa Kỳ địa http://www.firstgov.gov/us_gov/establishments.html Bộ Nông nghiệp - Department of Agriculture http://www.usda.gov/newsroom.html Bộ Thương mại - Department of Commerce http://www2.osec.doc.gov/ Bộ Quốc phòng - Department of Defense http://www.defenselink.mil/news/ Bộ Giáo dục - Department of Education http://www.ed.gov/news.html Bộ Năng lượng - Department of Energy http://www.energy.gov/press/index.html Bộ Y tế Dịch vụ dành cho Con người - Department of Health and Human Services http://www.hhs.gov/news/ Bộ Nhà Phát triển Đô thị - Department of Housing and Urban Development http://www.hud.gov/news/index.cfm Bộ Nội vụ - Department of the Interior http://www.doi.gov/doipress/ Bộ Tư pháp - Department of Justice http://www.usdoj.gov/03press/index.html Bộ Lao động - Department of Labor http://www.dol.gov/dol/public/media/main.htm Bộ Ngoại giao - Department of State http://www.state.gov/press/ Bộ Giao thông - Department of Transportation http://www.dot.gov/affairs/briefing.htm Bộ Tài - Department of the Treasury http://www.ustreas.gov/headlines.html Bộ Cựu chiến binh - Department of Veterans Affairs http://www.va.gov/opa/ ... thông quan trọng Hoa Kỳ bao gồm lịch biểu tham dự kiện nước qua vệ tinh quan chức chủ chốt; thông cáo báo chí, diễn văn điều trần; trang thông tin liệu tham vấn thông qua phương tiện truyền thông; ... Sau phần quy tắc đạo đức nghề nghiệp Hiệp hội Quốc gia Thơng tin viên Chính phủ "Các thành viên Hiệp hội Quốc gia Thơng tín viên Chính phủ cam kết nỗ lực phục vụ mục tiêu mang lại thông tin, ... phát ngơn báo chí, bạn làm cấp thị cho bạn không cung cấp cho báo giới thơng tin bí mật? Bạn làm cấp bạn khơng nói thật với giới truyền thông bạn biết thật đó? Các quan chức phụ trách báo chí phủ