Dùng để đếm số ô có chứa dữ liệu trong cột Field có điều kiện thoả mãn điều kiện trong bảng <Criteria> tại CSDL <Database>.[r]
(1)Chương IV
CƠ SỞ DỮ LIỆU (DATABASE) I. MÔ TẢ:
Là tập hợp thông tin, liệu đực tổ chức theo cấu trúc hàng, cột để khai thác, truy cập nhanh chóng
- Dịng dùng để chứa tên vùng tin hay gọi trường (Field) CSDL Tên vùng tin phải kiểu chuỗi
- Những dòng dùng để chứa nội dung CSDL Mỗi hàng gọi mẩu tin hay ghi (Record)
II THAO TÁC VỚI CSDL: Sắp xếp liệu:
- Chọn phạm vi cần xếp (xem ví dụ) - Chọn lệnh Data - Sort, xuất hộp thoại:
+ Sort by: Chọn cột (Field) làm tiêu chí để xếp + Chọn kiểu xếp:
ü Ascending: Sắp xếp theo thứ tự tăng dần ü Descerding: Sắp xếp theo thứ tự giảm giần
+ Then by: Chọn cột làm tiêu chí xếp phụ (Excel xếp dựa vào tiêu chí phụ tiêu chí mục Sort by bị trùng)
(2)ü Header row: Chọn mục phạm vi chọn có dịng tiêu đề (khơng xếp dịng đầu tiên)
ü No Header row: Chọn mục phạm vi chọn khơng có dịng tiêu đề (sắp xếp tất dòng)
Tạo tổng cấp (Subtotals):
Lệnh dùng để nhóm liệu theo nhóm đồng thời chèn vào cuối nhóm dịng thống kê tính toán (gọi tổng - Subtotals) dòng tổng kết cuối phạm vi (gọi tổng lớn - GrandTotal) Thao tác sau:
- Sắp xếp CSDL theo cột làm khố (muốn nhóm theo cột cột gọi cột làm khố)
- Đặt trỏ ô vào vùng CSDL, chọn lệnh Data - Subtotals, xuất hộp thoại: + At each change in: Chọn trường làm khoá để xếp
+ Use Function: Chọn hàm sử dụng để thống kê
+ Add SubTotal to: Đánh dấu vào cột cần thống kê giá trị
+ Replace current Subtotals: Thay hàng Subtotal tạo trước hàng Subtotal
+ Page Break Between Groups: Tự động động tạo dấu ngắt trang nhóm liệu
+ Sumary Below data: Tạo dịng thống kê phía nhóm liệu + Chọn xong ấn OK
Lọc dữ liệu (Filter)
Chức giúp trích ghi sở liệu thoả mãn yêu cầu đặt Có cách lọc: Lọc tự động lọc theo bảng điều kiện tạo trước
a Lọc tựđộng (AutoFilter):
Là cách lọc làm cho bảng liệu hiển thị ghi thỏa mãn điều kiện đưa ra, cịn ghi khơng thỏa mãn điều kiện bị ẩn Thao tác sau:
- Chọn CSDL muốn lọc (chọn dòng CSDL)
- Chọn lệnh Data – Filter - Autofilter Lúc tiêu đề cột xuất biểu tượng lọc Menu DropDown
- Muốn lọc theo điều kiện cột kích chuột vào biểu tượng lọc cột để chọn mục có sẵn Trong gồm:
+ All: Cho hiển thị tất ghi
+ Top 10: Lọc nhóm ghi có giá trị lớn nhỏ cột xét Mục có giá trị liệu kiểu số
+ Custom: Cho phép người sử dụng tự chọn điều kiện theo hộp thoại ü Chọn phép toán so sánh cần dùng hộp danh sách bên trái:
(3)không (khác)
Ø is greater than: lớn
Ø is greater than or equal to: lớn Ø is less than: nhỏ
Ø is less than or equal to: nhỏ Ø begins with: bắt đầu
Ø does not begin with: không bắt đầu Ø ends with: kết thúc
Ø does not end with: không kết thúc
Ø contains: chứa
Ø does not contain: không chứa
ü Gõ chọn giá trị làm điều kiện hộp danh sách bên phải
Có thể kết hợp thêm điều kiện lọc cách chọn tương tự hai hộp danh sách phía phải thơng qua hai phép tốn And (và) Or (hoặc)
• Để huỷ lệnh lọc ta chọn lại lệnh Data - Filter - AutoFilter lần b Lọc theo bảng điều kiện tạo trước (Advanced Filter):
Dùng để lọc liệu có điều kiện trích liệu đến nơi khác Với cách lọc này, ta phải nhập vào bảng điều kiện riêng trước gọi lệnh lọc
* Cách tạo bảng điều kiện(Criteria)
Để tạo bảng điều kiện, thiết bảng điều kiện phải có ơ, ô chứa tên trường (Field) làm điều kiện lọc, ô chứa điều kiện lọc
Tên trường làm điều kiện lọc thường chép từ CSDL để tránh sai sót xác
Ví dụ: Để lọc nhân viên thuộc phòng Kế tốn tạo bảng điều kiện sau:
- Điều kiện đơn xác:
+ Dữ liệu chuỗi: Ghi xác chuỗi làm điều kiện (như ví dụ trên) + Dữ liệu số: Ghi xác số làm điều kiện
Ví dụ: Để lọc nhân viên có Lương CB 1.100.000
- Điều kiện đơn khơng xác:
+ Dữ liệu số: Sử dụng toán tử so sánh để ghi điều kiện
Ví dụ: Để lọc nhân viên có Lương CB từ 1.000.000 trở lên Phịng ban
Kế tốn
(4)+ Dữ liệu chuỗi: Sử dụng dấu đại diện (*,?)
Ví dụ: Để lọc nhân viên có tên phòng bắt đầu chữ K
- Điều kiện kết hợp:
+ VÀ: gõ điều kiện hàng
Ví dụ: Để lọc nhân viên thuộc phịng Kinh doanh có Lương CB 1.000.000 tạo bảng điều kiện sau:
+ HOẶC: gõ điều kiện hàng khác
Ví dụ: Để lọc nhân viên thuộc phịng Kế tốn Kinh doanh tạo bảng điều kiện sau:
* Thao tác lọc:
- Tạo bảng điều kiện (cách tạo trình bày trên)
- Gọi lệnh Data – Filter – Advanced Filter Xuất hộp thoại:
+ Action: Chọn hành động sau:
ü Filter the list, in-place: Kết lọc xuất CSDL gốc Các dịng khơng thỏa mãn điều kiện bị ẩn
ü Copy to another location: Kết lọc trích sang vùng khác
+ List range: Địa bảng liệu cần lọc Xác định cách gõ trực tiếp đặt trỏ vào mục đưa chuột để quét
+ Criteria range: Địa bảng điều kiện tạo trước (cách xác định tương tự List range)
+ Copy to: Mục xuất mục Action chọn “Copy to another location” Xác định địa ngồi vùng trống dự kiến chứa kết
Lương CB >=1.000.000
Phòng ban K*
Phòng ban
Lương CB Kinh
doanh
<1.000.000
(5)lọc
4 Tạo cơ sở dữ liệu tổng hợp từ cơ sở dữ liệu chi tiết (Consolidate):
Được sử dụng để tạo CSDL tổng hợp từ CSDL chi tiết (được chọn lựa nhiều tập tin bảng tính khác nhau)
- Nếu CSDL chi tiết có cấu trúc (có số lượng trường, tên trường kiểu liệu trường hoàn toàn nhau) CSDL tổng hợp có cấu trúc tương tự CSDL chi tiết ghi CSDL tổng hợp liệu tổng hợp từ ghi CSDL chi tiết
- Nếu CSDL chi tiết khơng có cấu trúc thiết phải có chung trường bên trái kiểu liệu để làm khố Lúc CSDL tổng hợp có dạng gộp CSDL chi tiết theo qui tắc:
+ Các trường trùng tên tổng hợp
+ Các trường không trùng tên ghép nối F Thao tác sau:
- Đặt trỏ bảng tính chứa kết qủa tổng hợp - Chọn lệnh Data - Consolidate, xuất hộp thoại:
+ Function: Chọn hàm cần dùng để tổng hợp
+ Reference: Nhập dùng chuột để quét chọn ấn nút Add toạ độ bảng chi tiết cần tổng hợp + Top Row: Tạo dòng tiêu đề cho bảng tổng hợp
+ Left Column: Tạo tiêu đề cột cho bảng tổng hợp
+ Create link to source data: Tạo mối liên kết từ bảng tổng hợp đến bảng chi tiết nhằm mục đích có thay đổi bảng liệu chi tiết liệu liên quan bảng tổng hợp tự thay đổi theo
III CÁC HÀM TRONG CƠ SỞ DỮ LIỆU:
Đặc điểm chung của hàm cơ sở dữ liệu: - Dạng tổng quát: <Tên hàm>(Database, Field, Criteria) - Các hàm sử dụng CSDL có đối số:
+ Database: Là địa CSDL muốn thao tác
(6)Cách 1: Khai báo số thứ tự cột CSDL (cột bên trái Database cột , cột )
Cách 2: Khai báo tiêu đề cột (đặt dấu ngoặc kép)
+ Criteria: Là vùng chứa điều kiện tính tốn Vùng điều kiện phải tạo trước (cách tạo tương tự chức lọc Advanced Filter)
Một số hàm thường dùng:
a Hàm DSUM (Database, Field, Criteria)
Dùng để tính tổng ô cột <Field> có điều kiện thoả mãn điều kiện bảng <Criteria> CSDL <Database>
b Hàm DMIN (Database, Field, Criteria)
Dùng để tìm giá trị nhỏ cột <Field> có điều kiện thoả mãn điều kiện bảng <Criteria> CSDL <Database>
c Hàm DMAX (Database, Field, Criteria)
Dùng để tìm giá trị lớn cột <Field> có điều kiện thoả mãn điều kiện bảng <Criteria> CSDL <Database>
d Hàm DAVERAGE (Database, Field, Criteria)
Dùng để tính trung bình cộng cột <Field> có điều kiện thoả mãn điều kiện bảng <Criteria> CSDL <Database>
e Hàm DCOUNT (Database, Field, Criteria)
Dùng để đếm số ô có giá trị kiểu số cột Field có điều kiện thoả mãn điều kiện bảng <Criteria> CSDL <Database>
f Hàm DCOUNTA (Database, Field, Criteria)
Dùng để đếm số có chứa liệu cột Field có điều kiện thoả mãn điều kiện bảng <Criteria> CSDL <Database>