gui bai

Trong thời gian thực tập tại văn phòng Uỷ ban nhân dân Thị Trấn Cẩm Thuỷ, em thấy công tác văn phòng ở đây được trang bị rất tốt về mọi mặt: khu nhà họp hội nghị của toàn Uỷ ban khang tr[r]

A PHẦN NỘI DUNG MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết đề tài

Cơng tác văn thư - lưu trữ chiếm vị trí quan trọng hoạt động quản lý hành Nhà nước việc cải cách hành quốc gia

Q trình tồn cầu hóa diễn hệ phát triển vơ mạnh mẽ, mang tính chất đột biến khoa học công nghệ cao, công nghệ thông tin Các phương tiện đại công nghệ thông tin, trước hết mạng Internet, mạng viễn thơng tồn cầu, cáp quang xun đại dương, mạng kết nối siêu lộ thông tin,… tạo kết cấu hạ tầng kỹ thuật tồn cầu hóa Nếu xét riêng mặt tồn cầu hóa sản phẩm, thành văn minh nhân loại, mà tất quốc gia, tất dân tộc khơng có hội để tiếp nhận sản phẩm thành đó, mà cịn có quyền cần phải tìm cách tham gia vào q trình ấy, để góp phần tiếp tục thúc đẩy tiến nhân loại Quá trình đổi mới, mở cửa hội nhập kinh tế quốc tế, đưa kinh tế tăng tốc Việc vào WTO mang lại hội, thách thức cho đất nước ta

liệu có giá trị cấm khơng huỷ bỏ công văn, tài liệu Đây văn quan trọng quyền cách mạng cơng tác lưu trữ Đánh giá vị trí cơng tác lưu trữ, Chủ tịch Hồ Chí Minh Đảng ta khẳng định “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia” Tiếp sau đó, nhiều văn Đảng, Nhà nước quy định công tác công văn, giấy tờ, công tác lưu trữ ban hành tạo điều kiện cho phát triển ngành văn thư, lưu trữ Việt Nam Bộ máy tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ từ Trung ương đến địa phương bước hoàn thiện

Sau thời gian xây dựng máy nhà nước, công tác văn thư lần đề cập cách có hệ thống Điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định 142/CP năm 1963 Chính phủ Sau 40 năm áp dụng qua nhiều biến động lịch sử, năm 2004, Nghị định cơng tác văn thư Chính phủ thay cho Nghị định 142/CP, Nghị định 110/2004-CP ban hành ngày 8/7/2004

Cùng với phát triển máy nhà nước qua thời kỳ, thực tế công tác văn thư quan ngày củng cố, giai đoạn hội nhập quốc tế Các nghiệp vụ công tác ngày quy định cách cụ thể, đặc biệt nghiệp vụ xây dựng quản lý văn khâu văn thư hành quan hệ thống tổ chức phục vụ công tác văn thư củng cố bước

và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị

Giữa công tác văn thư lưu trữ khơng có tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với Mối quan hệ thể qua liên tục trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn đến lưu trữ hành đưa vào lưu trữ lịch sử Cụ thể là, soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu thơng tin, tài liệu xử lý trước quan trọng để hình thành nên văn Các tài liệu lưu trữ tốt nguồn cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho người soạn thảo văn Trên thực tế, quan quản lý nhà nước rút ngắn thời gian ban hành định, giải kịp thời, đắn yêu cầu công dân khơng có đầy đủ, kịp thời thơng tin từ tài liệu lưu trữ Công việc quan tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu cơng văn, giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay khơng Như vậy, thực tốt cơng tác lưu trữ góp phần thúc đẩy thực tốt công tác văn thư

Ngược lại, thực tốt công tác văn thư góp phần thực tốt cơng tác lưu trữ Cụ thể việc quản lý văn lập hồ sơ hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực tốt cơng tác lưu trữ Có thể xem công tác lập hồ sơ cầu nối công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ lập khoa học tiết kiệm thời gian, công sức tạo điều kiện thuận lợi để cơng tác lưu trữ phát triển, từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Theo giáo sư Sue McKemmish - Lưu trữ Quốc gia Úc: “lập hồ sơ tốt từ khâu văn thư phục vụ tốt cho mục đích hành mục đích tương lai”

tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước quan trọng

Cơng tác văn thư - lưu trữ góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan

Đồng thời, công tác văn thư - lưu trữ giúp cho cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu suất công việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, rút kinh nghiệm góp phần thiết thực vào việc thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước Trung ương nói chung cấp địa phương nói riêng

Cơng tác văn thư - lưu trữ cịn tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực quan, tổ chức, cá nhân Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát

Công tác văn thư - lưu trữ góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức, doanh nghiệp bí mật quốc gia

trị cơng tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý quan, đơn vị

Nhận thấy tầm quan trọng công tác văn thư - lưu trữ, tơi lựa chọn đề tài cho báo cáo kết thực tập tốt nghiệp cho với nội dung là: "Hiện đại hố cơng tác văn thư - lưu trữ Văn phòng Uỷ ban nhân dân

2 Đối tượng nghiên cứu

Nghiên cứu thực trạng đại hố cơng tác văn thư - lưu trữ Văn phòng Uỷ ban nhân dân Thị Trấn Cẩm Thuỷ, huyện Cẩm Thuỷ, tỉnh Thanh Hoá

3 Phạm vi nghiên cứu

Báo cáo kết thực tập tốt nghiệp nghiên cứu thực trạng đại hố cơng tác văn thư - lưu trữ Văn phòng Uỷ ban nhân dân Thị Trấn Cẩm Thuỷ, huyện Cẩm Thuỷ, tỉnh Thanh Hoá khoảng thời gian 02 năm trở lại (2008 - 2010)

4 Phương pháp nghiên cứu

Trong trình nghiên cứu thực báo cáo kết thực tập tốt nghiệp, sinh viên sử dụng phương pháp nghiên cứu đặc trưng khoa học quản lý hành nhà nước phương pháp thu thập thơng tin, phương pháp phân tích, tổng hợp, sử dụng số phần mềm tin học Ngoài sử dụng số phương pháp xã hội học như: phương pháp nghiên cứu tài liệu, xử lý tư liệu thứ cấp, chuyên gia,

5 Ý nghĩa thực tiễn đề tài

Đề tài góp phần làm sáng tỏ vấn đề thực tiễn thực trạng đại hố cơng tác văn thư - lưu trữ quan, đơn vị Nhà nước quan hành cấp địa phương đề xuất giải pháp hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ nhằm nâng cao hiệu lực hiệu quan hành cấp địa phương Kết nghiên cứu sử dụng làm tài liệu tham khảo cho người làm công tác nghiên cứu, giảng dạy khoa học văn thư -lưu trữ, cho cán bộ, công chức, viên chức chuyên trách cấp cấp địa phương cho người lãnh đạo, quản lý cấp

6 Đóng góp đề tài

Mặt khác kết nghiên cứu góp phần cải tiến, nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ Uỷ ban tài liệu tham khảo cho giảng viên nghiên cứu, quan đơn vị lựa chọn thích hợp cho quan, đơn vị

7 Kết cấu báo cáo

Phần thứ nhất

TĨM TẮT Q TRÌNH THỰC TẬP

1 Về thời gian thực tập

Nhằm mục đích nâng cao khả vận dụng kiến thức giáo dục đại cương; kiến thức chuyên ngành, đặc biệt kỹ thực hành chun mơn, nghiệp vụ hành quản lý Nhà nước trang bị nhà trường vào thực tiễn cơng tác người học Sau hồn thành xong phần giáo dục đại cương, kiến thức chuyên ngành Đại học Hành văn hình thức vừa làm vừa học mở Trường Chính trị tỉnh Thanh Hố, Học viện Hành tiến hành tổ chức cho sinh viên lớp Đại học Hành KH7-TC38 thực tập tốt nghiệp cuối khoá Thời gian ngày 29/8/2010 đến hết ngày 29/9/2010

Với thời gian thực tập tốt nghiệp cuối khố khơng nhiều giúp cho em thực tập công tác Văn phòng Uỷ ban nhân dân Thị Trấn Cẩm Thuỷ, huyện Cẩm Thủy, tỉnh Thanh Hoá cung cấp thơng tin quản lý hành cơng tác văn thư - lưu trữ cấp địa phương, cụ thể cấp xã, phường, thị trấn cho báo cáo thực tập tốt nghiệp

2 Vị trí pháp lý, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy Văn phòng Ủy ban Thị Trấn Cẩm Thủy, huyện Cẩm Thuỷ, tỉnh Thanh Hoá.

2.1 Vị trí pháp lý

Uỷ ban nhân dân Thị Trấn Cẩm Thủy quan chấp hành Hội đồng nhân dân Thị Trấn, quan hành Nhà nước địa phương, chịu lãnh đạo trực tiếp toàn diện Đảng uỷ Thị Trấn Uỷ ban nhân dân huyện Cẩm Thuỷ

đảm bảo trật tự an toàn xã hội; bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp cơng dân, quan, tổ chức nhà nước

Uỷ ban nhân dân Thị Trấn Cẩm Thủy làm việc sở quyền lực nhà nước điều chỉnh pháp luật, theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách, chủ động, sáng tạo cơng việc đồng chí, công việc giao cho người phụ trách cụ thể chịu trách nhiệm cơng việc phân công Mỗi thành viên Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm cá nhân trước công việc phân công, chịu trách nhiệm trước tập thể, trước Chủ tịch Uỷ ban nhân dân quan nhà nước, Phịng, Ban chun mơn cấp Dưới đạo cấp uỷ Đảng, giám sát Hội đồng nhân dân phối kết hợp chặt chẽ Uỷ ban nhân dân với Mặt trận Tổ quốc, tổ chức trị - xã hội q trình triển khai thực nhiệm vụ địa phương

2.2 Chức năng

Văn phịng quan hành nhà nước (văn phịng) đơn vị có chức tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức điều hành công việc, đồng thời trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo Văn phòng chủ yếu tham mưu mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, đạo lãnh đạo, nói cách khác, tổ chức làm việc giúp lãnh đạo

2.2.1 Chức tham mưu, tổng hợp

nhiệm vụ, thu thập thông tin tổng hợp báo cáo lãnh đạo, giúp lãnh đạo công tác đạo, điều hành

2.2.2 Chức giao tiếp đối nội, đối ngoại quan

Văn phòng Uỷ ban nhân dân Thị Trấn Cẩm Thủy thực nhiệm vụ hành Uỷ ban nhân dân tiếp khách, tiếp dân, lễ nghi, chuẩn bị tốt cho hội nghị Cơng tác hành văn phịng lãnh đạo xác định hoạt động quan trọng tham mưu giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo Đồng thời coi mắt xích nối liền hoạt động Ban, Ngành, đoàn thể với nhau, với cấp lãnh đạo q trình hoạt động Bởi văn phịng mặt Uỷ ban nhân dân, nơi đón khách đến liên hệ cơng tác, nơi đón tiếp cơng dân Do vậy, cơng tác hành văn phịng cơng việc tổng hợp, xem phận mở khoá quan

2.2.3 Chức hậu cần, quản trị

Văn phịng Uỷ ban nhân dân Thị Trấn làm cơng tác tham mưu việc mua sắm tài sản sở vật chất, phòng làm việc cho quan, chuẩn bị sở vật chất cho hội nghị Uỷ ban kinh phí điều kiện vật chất khác phục vụ hội nghị Đồng thời tham gia quản lý tài sản quan, có sổ theo dõi tài sản kiểm kê hàng năm phận tài kế tốn

2.31 Nhiệm vụ

Văn phịng có nhiệm vụ xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc tham gia xây dựng lịch công tác hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm với lãnh đạo Uỷ ban, giao tiêu kế hoạch cho Ban, Ngành; xây dựng chương trình hoạt động ngành mình, giao ban trực tiếp với văn phòng cuối thứ hàng tuần xếp lịch cho tuần sau Ghi chép đầy đủ biên hội nghị Uỷ ban trung thực, xác

Văn phịng thường xun theo dõi, đơn đốc, kiểm tra Ban, Ngành, sở thôn thực chương trình cơng tác giúp Uỷ ban làm dự thảo văn trình cấp có thẩm quyền, làm báo cáo tình hình thực nhiệm vụ tháng Uỷ ban trình Hội đồng nhân dân báo cáo thống kê hàng tháng, hàng kỳ gửi Phòng Thống kê Phịng, Ban cấp có liên quan

Tổ chức cơng tác hội họp, giữ vai trị cầu nối đơn vị cấp trên, ngang cấp, cấp công dân Thu thập, xử lý, lưu trữ thơng tin Văn phịng phận có vị trí quan trọng tổ chức máy Uỷ ban nhân dân Thị Trấn nên việc cung cấp xác, kịp thời định lớn việc ban hành văn quản lý, thông tin chủ trương, đường lối Đảng Nhà nước

Cơng tác hành văn phịng hoạt động quan trọng tham mưu giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, đồng thời mắt xích nối liền hoạt động Ban, Ngành, đồn thể Văn phịng mặt Uỷ ban nhân dân, nơi đón khách đến liên hệ cơng tác, nơi tiếp cơng dân Do vậy, cơng tác hành văn phịng cơng tác tổng hợp

2.3.2 Tổ chức máy

Tổ chức máy thực theo quy định Luật Tổ chức HĐND UBND Quốc hội thông qua ngày 26/11/2003 theo tinh thần Nghị định 107/2004/CP phủ ký ngày 01/04/2004, theo công văn số 12/UB -VX UBND Tỉnh Thanh Hoá ngày 20 tháng 02 năm 2008 hướng dẫn cấu thành viên UBND quận, huyện, phường, xã, thị trấn

tác văn thư - lưu trữ, giao nhiệm vụ, chức đảm nhiệm cơng tác văn phịng, văn thư - lưu trữ

2.4 Tình hình cán bộ, cơng chức, viên chức Văn phòng UBND Thị Trấn Cẩm Thuỷ, Cẩm Thuỷ, Thanh Hố

Đây quyền đơn vị hành cấp Thị Trấn Ủy ban Nhân dân Thị Trấn cấp quyền địa phương cấp sở, gần dân Ủy ban Nhân dân có từ đến thành viên, gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch, thư ký ủy viên Thường trực Ủy ban Nhân dân gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch, thư ký Người đứng đầu Ủy ban Nhân dân Chủ tịch Ủy ban Nhân dân Về danh nghĩa, người Hội đồng Nhân dân thị trấn bầu hình thức bỏ phiếu kín Thơng thường, Chủ tịch Ủy ban Nhân dân Thị Trấn đồng thời Phó Bí thư Đảng ủy xã, thị trấn Ủy ban Nhân dân Thị Trấn hoạt động theo hình thức chuyên trách Bộ máy giúp việc Ủy ban Nhân dân Thị Trấn có Văn phịng, Ban Tư pháp, Ban Văn hóa, Ban Cơng an

Cán bộ, cơng chức, viên chức Văn phịng Uỷ ban nhân dân Thị Trấn Cẩm Thuỷ qua lớp tốt nghiệp trung cấp chuyên môn như: trung cấp trị, trung cấp văn thư - lưu trữ, trung cấp quản lý hành nhà nước, hoạt động nhìn chung đảm nhiệm tốt chức nhiệm vụ chuyên môn giao

2.5 Một số giải pháp nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Uỷ ban nhân dân Thị Trấn Cẩm Thuỷ

Trên thực tế việc ban hành văn UBND Thị Trấn Cẩm Thuỷ, cán lãnh đạo cần có sách cho cán bộ, cơng chức, nhân viên phụ trách luôn cập nhất, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ nhằm nâng cao chất lượng văn có tính thuyết phục

nhanh chóng, xác đảm bảo cơng tác bí mật đạt chất lượng cao quan, cần phải có qui định chặt chẽ, có chương trình kế hoạch phương pháp khoa học

Cán văn phịng chun trách cơng tác văn thư - lưu trữ cần lập sổ thống kê tài liệu lưu trữ tuyệt mật, cần bảo quản riêng Uỷ ban cần trang bị thêm phương tiện để bảo quản tài liệu loại tủ, giá để cặp tài liệu phận Uỷ ban, tránh để chung, gây khó khăn việc tra cứu, nghiên cứu tài liệu

Phần thứ hai

THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HỐ CƠNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG UBND THỊ TRẤN CẨM THUỶ, THANH HỐ

I TÌNH HÌNH THỰC TẾ KHÁCH QUAN TRÊN LĨNH VỰC VĂN PHÒNG, VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG UỶ BAN NHÂN DÂN THỊ TRẤN CẨM THỦY

1 Đặc điểm tình hình

Thị Trấn Cẩm Thủy thành lập thành lập tháng năm 1989 Với vị trung tâm trị, kinh tế, văn hoá, xã hội huyện Cẩm Thủy, chạy theo Quốc lộ 217 với chiều dài 4,5 km; có đường Hồ Chí Minh xuyên Việt cắt ngang, nằm bên dịng sơng Mã Phía Bắc giáp xã Cẩm Giang, phía Nam giáp xã Cẩm Sơn, phía Tây giáp xã Cẩm Bình, phía Đơng giáp xã Cẩm Phong

Tổng diện tích tự nhiên 351,34 Trong đó:

+ Đất nông nghiệp: 125,50 chiếm 36,2% + Đất lâm nghiệp có rừng: 68,18 chiếm 21,6% + Đất ở: 40,71 chiếm 11,6% + Đất chuyên dùng 80,10 chiếm 22,3% + Đất sông suối núi đá 37,40 chiếm 8,3% Tổng số dân 5432 khẩu/1414 hộ dân

(Tính đến ngày 30/6/2009-Nguồn: VP-TKUB) Trong đó:

+ Dân tộc Kinh: chiếm 65,0% + Dân tộc khác: chiếm 35,0% Cơ cấu kinh tế:

Gia đình văn hố: chiếm 81% Tỉ lệ hộ nghèo: chiếm 09%

Phong trào TDTT - VH - XH: Đơn vị luôn đơn vị dẫn đầu huyện Thu nhập bình quân: 760 nghìn/người/tháng Ngày 14 tháng năm 2009 vừa qua, Uỷ ban nhân dân Thị Trấn Cẩm Thuỷ long trọng tổ chức kỷ niệm 20 năm thành lập khai trương xây dựng Thị Trấn văn hoá Đánh giá chặng đường 20 năm qua, báo cáo Đảng nhận định Thị Trấn Cẩm Thủy tập trung lãnh đạo, đạo, tuyên truyền vận động quần chúng nhân dân, đồn kết lịng, vượt khó khăn, hồn thành tốt mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội, Quốc phòng - An ninh mà Nghị Đảng đề Đời sống nhân ngày nâng cao, tư người dân có nhiều đổi thay, biết sáng tạo kinh doanh, ngành nghề sản xuất tiểu thủ công nghiệp dịch vụ ngày mở rộng phát triển Trong nông nghiệp áp dụng khoa học kỹ thuật, công nghệ vào lao động sản xuất, chăn nuôi Nhân dân tin tưởng tuyệt đối lãnh đạo Đảng, điều hành quyền Thị Trấn Cẩm Thuỷ thực xứng đáng trung tâm trị, kinh tế, văn hố, xã hội huyện Cẩm Thuỷ Ổn định trị, vững mạnh kinh tế, sở vật chất khang trang với diện mạo mới, góp phần thúc đẩy nghiệp phát triển thời kỳ cơng nghiệp hố đất nước

2 Thực trạng công tác văn thư Uỷ ban nhân dân Thị Trấn Cẩm Thuỷ 2.1 Công tác Văn thư

2.1.1 Khái quát thực trạng công tác văn thư quan đơn vị nói chung 2.1.1.1 Về q trình soạn thảo văn bản, thể thức văn bản

Trong thời đại xã hội ngày phát triển xu đại hóa cơng nghiệp hóa, việc tổ chức xếp cách khoa học họat động giao tiếp, cơng việc hành văn phịng cơng sở, quan, đơn vị nhu cầu thiết Trong cơng việc soan thảo văn khâu quan trọng tách rời với hoạt động quan đơn vị mà đặc biệt các quan hành nhà nước, khối hành nghiệp Việc sọan thảo văn tốt giúp cho họat động điều hành quản lý quan đơn vị thông suốt, nâng cao hiệu công việc

yêu cầu quản lý nhà nước lĩnh vực đời sống xã hội Đặc biệt năm 1996 Quốc hội khóa IX thơng qua ban hành "LUẬT BAN HÀNH VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT", công tác soạn thảo văn ngày đưa vào nề nếp, khắc phục nhiều nhược điểm hạn chế trước Tuy nhiên nhiều văn quản lý nhà nước, quan đơn vị quan hành nhà nước cấp địa phương bộc lộ nhiều hạn chế như: văn cịn đơi chỗ cịn có lỗi thể thức văn

Nhìn chung, nhiều quan, đơn vị, đơn vị nghiệp, quan hành cấp địa phương cịn nhiều lúng túng chưa quan tâm mức việc thu thập, xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ, chưa có cán văn thư, lưu trữ có chuyên môn, phương tiện làm công tác lưu trữ nghèo nàn Điều phần lượng văn bản, tài liệu rời lẻ chưa lập hồ sơ nhiều tồn đọng từ năm trước Một phần kho lưu trữ đơn vị cịn khó khăn, chưa đạt u cầu; q trình tổ chức xếp sử dụng tài liệu lưu trữ cịn hạn chế định Tình hình dẫn đến phải tốn khoản kinh phí lớn cho việc chỉnh lý lượng tài liệu thời gian tới Ngoài ra, việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ chưa thực đồng số quan, đơn vị Thực trạng xuất phát từ khó khăn:

Thứ nhất, khó khăn phía đội ngũ cán bộ, công chức: cán làm công tác văn thư cịn “mỏng”, tình trạng cán làm cơng tác văn thư kiêm nhiệm lưu trữ nhiều Mặt khác, trình độ chun mơn, nghiệp vụ phận cán làm công tác văn thư, lưu trữ chưa theo kịp yêu cầu công việc đề

Thứ ba, tình trạng cán bộ, công chức chưa lập hồ sơ công việc vừa tồn tại, đồng thời nguyên nhân quan trọng dẫn đến tài liệu tồn đọng, tích đống cịn nhiều, số cơng văn cịn nằm rời lẻ số phận đơn vị

Thứ tư, nhiều quan, đơn vị cịn gặp khó khăn việc tập hợp, phân loại, văn thư không làm thường xuyên, khoa học, đầu tư trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ

Mặt khác, đa số quan hành nhà nước cấp địa phương thiếu văn quy phạm pháp luật quy định, hướng dẫn cụ thể số nội dung công tác văn thư, lưu trữ như: lập hồ sơ công việc lưu trữ hành; ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu Điều gây khó khăn việc triển khai, thực nội dung văn thư quan, đơn vị

Công tác đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư cho cán công chức chưa đạt yêu cầu Do kinh phí tổ chức lớp học bồi dưỡng công tác văn thư lưu trữ thường tổ chức với số lượng đông, thời gian ngắn nên chưa truyền tải hết kiến thức, kỹ yêu cầu 2.1.1.2 Về công tác quản lý văn đi, văn đến, sử dụng dấu

Cùng với đẩy mạnh công đổi đất nước xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa, trình thủ tục cải cách hành nói chung, cơng tác văn thư nói riêng có bước cải tiến tích cực, sở vật chất trang bị đầy đủ, đặc biệt phương tiện phục vụ cơng tác văn thư: máy tính, máy fax, máy photocopy, điện thoại Nhờ mà chất lượng văn thư nâng lên rõ rệt Số lượng văn ban hành không thẩm quyền, sai thể thức, chậm thời gian giảm đáng kể Việc quản lý văn đến thực nề nếp nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư đựơc nâng lên nghiệp công chức nhà nước

thư mà đào tạo chuyên ngành khác; Phần lớn cán chưa đào tạo qua kỹ giao tiếp, nên gặp áp lực công việc số người cịn có thái độ phục vụ chưa phù hợp với công dân đến giải công việc Công tác quản lý cơng văn đến khơng theo quy trình định, theo nhiều hình thức khác nhau: ghi tay, nhập máy Việc cập nhật công văn chưa thường xuyên, cịn tượng thất lạc q trình chuyển giao, ký nhận Tình trạng theo dõi giải cơng văn đến số cịn chưa đầy đủ, chưa có phiếu xử lý công văn thống nhất, chưa tập trung đầu mối cho lãnh đạo đơn vị hay cá nhân uỷ quyền nên dẫn đến tình trạng ách tắc q trình ln chuyển cơng văn đến Về thể thức văn cịn khơng tn thủ theo quy định, văn gửi cấp sử dụng số từ không với văn phong hành chính, sử dụng sử dụng số cơng văn khơng theo thứ tự ngày, tháng, văn xác minh hố đơn, chứng từ thường trùng khơng số Việc sử dụng dấu chưa quy định dẫn đến tượng "biến" văn khơng có giá trị thành văn có giá trị

2.1.1.3 Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn bản

Cùng với phát triển nhận thấy tầm quan trọng sức mạnh công nghệ thông tin, việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý quản lý văn thư, lưu trữ quan đơn vị, quan hành nhà nước, hành cấp địa phương có nhiều nét chuyển biến, cụ thể: phịng, ban quan có 01 máy vi tính nối mạng LAN truyền tải tình hình giải cơng việc đến phòng, ban nhanh hơn, khoa học

Tuy nhiên, việc phát triển tin học hóa quản lý hành nhà nước xây dựng sở liệu thơng tin khơng hướng dẫn, khơng có quy trình triển khai phần mềm tin học ứng dụng, phải kể đến phần mềm ứng dụng cơng nghệ thông tin quản lý văn Bên cạnh khó khăn hạ tầng kỹ thuật cơng nghệ thơng tin chưa đủ, kinh phí vận hành cịn eo hẹp, khó khăn lớn q trình cải cách hành nhà nước cịn chậm, chưa hỗ trợ việc thay đổi phương thức làm việc môi trường công nghệ Ðội ngũ cán lãnh đạo, đội ngũ cán cơng chức chưa có đủ trình độ, nhận thức, thói quen chưa bắt kịp với yêu cầu làm việc chặt chẽ hệ thống thông tin điện tử quan hành nhà nước

trong quan hành nhà nước; khơng giải phóng lưu lượng thơng tin điện tử trao đổi mạng

Tuy hạn chế định, việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn tạo phương thức làm việc có sử dụng cơng nghệ thơng tin quan hành nhà nước, nâng cao hiệu làm việc cán công chức nhà nước Nhiều quan nhà nước chuyển từ điều hành thủ công truyền thống sang điều hành qua mạng máy tính Lần thiết lập hệ thống thơng tin điện tử nước, hình thành hệ thống thơng tin điện tử Chính phủ, mạng cục (LAN) phòng, ban quan thuộc cấu bên theo mạng diện rộng liên kết hệ thống tin học Trong điểm hội tụ tồn hệ thống thơng tin điện tử Chính phủ cổng thơng tin điện tử Chính phủ khai trương đưa vào vận hành ngày 9-9-2005

2.1.2 Công tác Văn thư Văn phòng Uỷ ban nhân dân Thị Trấn Cẩm Thuỷ hiện nay

Trong thời gian thực tập nghiên cứu thực trạng văn thư - lưu trữ Uỷ ban nói chung, thực trạng văn thư nói riêng, tình hình công tác văn thư Uỷ ban nhân dân Thị Trấn Cẩm Thuỷ, Thanh Hoá lãnh đạo Uỷ ban quan tâm lãnh đạo, đạo đạt hiệu đáng kể khẳng định rằng:

Công tác văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý, sử dụng dấu văn thư Cịn cơng tác lưu trữ nhiệm vụ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức cách khoa học hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng quan xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị

Ngược lại, thực tốt công tác văn thư góp phần thực tốt cơng tác lưu trữ Cụ thể việc quản lý văn lập hồ sơ hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực tốt công tác lưu trữ Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trị công tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước quan trọng

Cơng tác văn thư - lưu trữ góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan

Công tác văn thư - lưu trữ giúp cho cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu suất công việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta

Công tác văn thư - lưu trữ tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực quan, tổ chức, cá nhân Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát

Nhận thấy tầm quan trọng văn thư - lưu trữ xu nay, chủ trương chung cải cách hành Nhà nước, lãnh đạo Uỷ ban nhân dân Thị Trấn Cẩm Thuỷ nhận vai trò quan tâm, nhận thức đắn làm tốt công tác văn thư lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thơng suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Cụ thể thời gian thực tập tháng (từ ngày 29/8 đến ngày 29/9/2010, em thấy cơng tác văn thư lưu trữ Văn phịng Uỷ ban nhân dân Thị Trấn Cẩm Thuỷ thực có nhiều nét chuyển biến tích cực, góp phần vào việc thực xây dựng hành quốc gia nói chung, máy hành cấp địa phương nói riêng Đó là: văn phịng Uỷ ban có tủ đựng lưu cơng văn, giấy tờ lưu lại từ năm trước, cán văn phòng Uỷ ban kiêm văn thư - lưu trữ thu thập tập văn từ phòng ban xếp theo năm, công việc giải quyết, loại công văn Công văn đến từ quan cấp gửi cán văn phòng kiêm văn thư - lưu trữ Uỷ ban đăng ký vào sổ đăng ký văn đến năm Bởi quản lý văn bản, thực chất quản lý công việc, không làm tốt công tác quản lý văn mức độ khác nhau, hoạt động quản lý Uỷ ban bị ảnh hưởng đến công tác đạo, đánh giá kết công việc; trái lại, quản lý tốt văn giúp cho việc bảo vệ bí mật địa phương Nhà nước

Văn phòng Uỷ ban nhân dân Thị Trấn Cẩm Thủy nằm hệ thống quan quản lý hành cấp địa phương cịn nhiều bất cập, công tác văn thư - lưu trữ phụ trách tổng hợp Văn phòng cán nhân viên văn phòng Uỷ ban phụ trách cơng tác văn thư

Vì vậy, với chủ trương chung Nhà nước, lãnh đạo Uỷ ban nhận thấy rằng, cải cách hành chính, góp phần làm thay đổi phương thức điều hành hoạt động quan hành nhà nước Với mục tiêu phải nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động quản lý, nhịêm vụ đặt cho lãnh đạo Uỷ ban giai đoạn phải bước đại hóa hành chính, chuyển máy nhà nước với chức cai trị tuý sang máy phục vụ nhân dân Bộ máy lãnh đạo Uỷ ban tiến hành triển khai ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động đạo, quản lý điều hành hành nhà nước áp dụng công cụ, phương pháp quản lý tiên tiến, đại; áp dụng, triển khai thực chế "một cửa" việc giải công việc cá nhân công dân tổ chức Lãnh đạo Ủy ban nhận yêu cầu phải đổi mới, hoàn thiện công tác văn thư

và hiệu công tác quản lý cung cấp dịch vụ công Là công việc cụ thể đan xen liên quan đến văn - phương tiện thông tin chủ yếu hoạt động quản lý nên công tác văn thư cần phải chuẩn hoá để đem lại hiệu cao cho hoạt động quản lý

Thứ ba, việc triển khai thực chế "một cửa" việc giải công việc cá nhân công dân tổ chức Uỷ ban cách thức giải cơng việc tổ chức, công dân thuộc thẩm quyền quan từ tiếp nhận yêu cầu, hồ sơ đến trả lại kết thông qua đầu mối "bộ phận tiếp nhận trả kết quả" Ủy ban Đây biện pháp nhằm đơn giản, công khai thủ tục hành chính; mẫu hóa thống nước loại giấy tờ mà công dân doanh nghiệp cần phải làm có u cầu giải cơng việc sản xuất, kinh doanh đời sống; bảo đảm giải cơng việc nhanh chóng, thuận tiện cho tổ chức, cơng dân Q trình thực chế "một cửa" cho thấy cần phải có thay đổi quy trình chuyển hồ sơ, xử lý, trình ký, trả lại phận tiếp nhận trả kết quả; trách nhiệm phận có liên quan thực chế "một cửa", trách nhiệm cán bộ, công chức làm việc phận tiếp nhận trả kết Đây bước Ủy ban bối cảnh chung với quan quản lý hành nhà nước nói chung cơng tác cải cách hành theo chế "một cửa" nhằm phù hợp với tình hình

Đồng thời, việc làm tốt công tác văn thư góp phần tích cực vào việc ngăn ngừa tệ quan liêu, giấy tờ - thói quen cố hữu máy hành nước ta Có thể coi biện pháp hữu hiệu làm thay đổi phương thức điều hành hoạt động quan Uỷ ban nhân dân Thị Trấn Cẩm Thuỷ nói riêng, quan hành nhà nước nói chung, địa phương

2.2 Công tác Lưu trữ

2.2.1 Thực trạng chung công tác Lưu trữ quan hành cấp địa phương

hiện văn quy phạm pháp luật công tác văn thư; quản lý thống nghiệp vụ công tác văn thư; quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ công tác văn thư; quản lý đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua khen thưởng công tác văn thư; tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư; tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư; thực công tác hợp tác quốc tế văn thư

Về công tác lưu trữ, quan nhà nước, quan nghiệp, đặc biệt quan hành - Uỷ ban nhân dân Xã, Thị trấn tiến hành thực quản lý lưu trữ phạm vi địa phương, quan, đơn vị theo nội dung như: xây dựng đạo thực kế hoạch phát triển lưu trữ địa phương; chế độ qui định lưu trữ quan, đơn vị địa phương; thực thống kê lưu trữ; quản lý thống chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ quan, đơn vị địa phương; tổ chức đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ hoạt động lưu trữ; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng hoạt động lưu trữ

Nhìn chung, nhiều quan, đơn vị gặp nhiều khó khăn việc thu thập, xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ Điều phần lượng văn bản, tài liệu rời lẻ chưa lập hồ sơ nhiều tồn đọng từ năm trước Một phần kho lưu trữ phận quan cịn khó khăn, chưa đạt yêu cầu; trình tổ chức xếp sử dụng tài liệu lưu trữ hạn chế định Những hạn chế dẫn đến phải tốn nhiều lao động, thời gian, kinh phí cho công tác lưu trữ Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ chưa thực đồng số quan, đơn vị, quan hành cấp địa phương Thực trạng xuất phát từ nhận thức phương hướng làm việc số cán có trách nhiệm

2.2.2 Thực trạng cơng tác Lưu trữ Uỷ ban nhân dân Thị Trấn Cẩm Thuỷ Những chặng đường đầu, ngày từ đời hoạt động, công tác Lưu trữ Uỷ ban cịn nhiều bất cập, khó khăn cán bộ, cán phụ trách lưu trữ; cán lãnh đạo Uỷ ban chưa nhận tầm quan trọng cơng tác văn thư - lưu trữ nói chung, cơng tác lưu trữ nói riêng việc quản lý, điều hành công việc Công tác Lưu trữ thực có kết thiết thực nhất, kết khoảng thời gian 10 năm trở lại (2000 - 2010) Nó góp phần khơng nhỏ việc cung cấp thông tin cho cán bộ, lãnh đạo Uỷ ban việc giải điều hành công việc

2.2.3 Nhận định quan tâm lãnh đạo, quản lý Uỷ ban nhân dân Thị Trấn công tác Lưu trữ

nước, quản lý xã hội, cơng tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng các lĩnh vực đời sống xã hội thông tin tài liệu lưu trữ loại thơng tin có độ tin cậy cao nguồn gốc hình thành, đặc trưng pháp lý tính chất làm chứng lịch sử tài liệu lưu trữ quy định

Nhận thấy tầm quan trọng tài liệu việc lãnh đạo, quản lý điều hành, công tác lưu trữ Uỷ ban lãnh đạo quan quan tâm đạo sát Trong hoạt động lãnh đạo, quản lý điều hành Uỷ ban, tài liệu lưu trữ phục vụ công tác hàng ngày cán lãnh đạo, cán chuyên môn để phục vụ cho cơng việc xây dựng chương trình kế hoạch, sơ kết, tổng kết, tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin khứ, phục vụ cho định quản lý Nhà nước đơng thời góp phần việc xây dựng thể chế hành nhà nước, nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực hệ thống thể chế hành Cụ thể đạt mà Uỷ ban nhân dân Thị Trấn Cẩm Thuỷ làm năm qua, là: Thứ nhất, việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn quản lý nhà nước có tính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm phục vụ cho công tác lãnh đạo, đạo, điều hành, giải công việc Uỷ ban đạt kết cao

Thứ hai, dựa thông tin lưu trữ để nghiên cứu tìm quy luật vận động, từ dự báo xu hướng phát triển vấn đề tương lai, vận động đối tượng chịu tác động văn soạn thảo; tìm hiểu đối tượng văn hiểu quan tâm, chờ mong vấn đề đó; dự đốn phản ứng họ nhận văn Cụ thể là, giúp cho trình giải phận "một cửa" Uỷ ban nhanh chóng, hiệu quả, xác tình xử lý điều hành lãnh đạo Uỷ ban

thất bại văn bản, quy định; tìm hiểu nguyên nhân để kế thừa hạt nhân hợp lý, phát huy giá trị tích cực, hạn chế đến mức thấp tác động tiêu cực, thiệt hại xảy cho văn Nhờ vậy, công tác ban hành văn Uỷ ban thẩm quyền, có nội dung phù hợp với pháp lụật hành

Q trình thu thập thơng tin từ tài liệu lưu trữ không qua nhiều khâu trung gian, thực tiễn kiểm nghiệm, nguồn thông tin diện rộng, phong phú, nhanh chóng, tiết kiệm phục vụ đắc lực cho việc xây dựng hệ thống thể chế hành nhà nước Như vậy, làm tốt khâu nghiệp vụ cơng tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cho hoạt động hệ thống hoá pháp luật (tập hợp hoá pháp điển hố) tốt, góp phần loại bỏ quy phạm lỗi thời, làm giảm chồng chéo văn quy phạm pháp luật, nâng cao chất lượng, hiệu cho hệ thống thể chế hành nhà nước, bảo đảm cung cấp thơng tin cho hoạt động xây dựng hệ thống văn quy phạm pháp luật nói riêng văn quản lý nhà nước nói chung

Lãnh đạo Uỷ ban nhận thấy việc làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cơng tác văn thư hành chính, văn phịng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu hoạt động hành nhà nước, thúc đẩy nhanh q trình thực cơng cải cách hành

từ đưa nhiệm vụ, kế hoạch sát hợp với thực tế Tài liệu lưu trữ cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý xác cho hoạt động quản lý nhà nước, khắc phục tệ quan liêu, nâng cao hiệu quản lý nhà nước quan Uỷ ban Thị Trấn Cẩm Thuỷ Công tác lưu trữ thực vào hoạt động có hiệu góp phần vào việc thực cải cách thủ tục hành chính, xây dựng hành đại, tiên tiến Thực tốt công tác lưu trữ, công văn, giấy tờ điều kiện để thực cải cách thủ tục hành Uỷ ban

Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế hành nhà nước quyền lợi đáng cơng dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Sử dụng thông tin từ văn quản lý nhà nước để theo dõi, điều hành kiểm tra công việc quan cách khoa học, có hệ thống, có xác Kiểm tra điều kiện tất yếu để bảo đảm cho hoạt động máy quản lý nhà nước có hiệu Trong điều kiện nay, nội dung quan trọng cải cách thiết chế máy hành nhà nước thực phân cấp thẩm quyền, trách nhiệm ngành, cấp quyền, hoạt động kiểm tra có ý nghĩa to lớn Nhờ cơng tác kiểm tra phát hiện, phòng ngừa, ngăn chặn, xử lý kịp thời thiếu sót tổ chức hoạt động máy nhà nước nhằm bảo đảm trật tự quản lý nhà nước lĩnh vực, nâng cao hiệu quản lý nhà nước Uỷ ban nhân dân Thị Trấn sở nhận hiệu công tác việc thực chế độ "một cửa" việc tiếp dân, góp phần nâng cao hiệu cải cách hành nhà nước

hệ pháp lý quản lý hành Đại đa số văn áp dụng pháp luật ban hành sở pháp luật hành, nhiên, có trường hợp phải áp dụng quy phạm hết hiệu lực thời điểm áp dụng pháp luật có hiệu lực thời điểm xảy hành vi vi phạm pháp luật hành Thực tốt cơng tác lưu trữ Uỷ ban nhân dân Thị trấn Cẩm Thủy thực góp phần q trình thực hành phát triển, đại hướng tới phục vụ nhân dân ngày mở rộng quyền công dân

Mục tiêu công tác lưu trữ phục vụ nhu cầu sử dụng, tiếp cận với thơng tin q khứ tồn xã hội, tạo điều kiện để quan, nhân dân tiếp cận, sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích đáng Ngày nay, đặc biệt kinh tế tri thức phát triển, người nhận thức rõ giá trị thơng tin nhu cầu tiếp cận khai thác thông tin ngày tăng lên "Quyền thông tin" quyền cơng dân mang tính Hiến định, điều đặt trách nhiệm cho cán phụ trách lưu trữ Uỷ ban đảm bảo quyền tiếp cận khai thác thông tin từ tài liệu lưu trữ quan, tổ chức, cá nhân

Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng nghiên cứu khoa học quản lý, ngày nâng cao trình độ quản lý nhà nước Uỷ ban Tài liệu lưu trữ nguồn sử liệu quan trọng quý giá, phản ánh toàn cảnh tranh văn minh quản lý nhà nước, thước đo trình độ quản lý thời kỳ lịch sử Uỷ ban Với ý nghĩa đó, tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng ghi lại truyền bá cho hệ cán Uỷ ban kinh nghiệm quản lý nhà nước, từ phát huy, kế thừa giá trị tốt, học tập để nâng cao trình độ quản lý Tài liệu lưu trữ trải qua hệ, giúp cho người cán lãnh đạo Uỷ ban tìm nét quản lý, rút ngắn thời gian, tiết kiệm tiền của, thúc đẩy nhanh phát khoa học quản lý ứng dụng thành công, nâng cao hiệu quản lý nhà nước

tạo công vụ có hiệu quả, góp phần xây dựng hành đại Quan tâm làm tốt cơng tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời thông tin góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước Uỷ ban nhân dân Thị Trấn Cẩm Thủy thông suốt Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nói chung, Uỷ ban nói riêng

B KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ I KẾT LUẬN

Với tháng (từ 29/8 - 29/9/2010) thực tập Uỷ ban Thị Trấn Cẩm Thuỷ, Thanh Hố, tìm hiểu hoạt động cơng tác văn phịng, văn thư lưu trữ, em tìm hiểu kỹ cơng việc cán văn phòng, bước đầu xác định hoạt động nghiệp vụ văn phòng vào nề nếp, phục vụ đắc lực cho yêu cầu Một cửa

của Uỷ ban nhân dân đáp ứng số yêu cầu cải cách thủ tục hành Tuy nhiên so với yêu cầu hoạt động, xây dựng Chính phủ điện tử cịn trình độ hạn chế

Trên sở thực tế thực tập Uỷ ban, với kiến thức học ngành học vào tình hình Nhà nước ta thực chủ trương đơn giản hoá hành quốc gia, em xin có số kết luận cơng tác văn phịng, văn thư, lưu trữ Uỷ ban nhân đan Thị Trấn Cẩm Thuỷ đưa vào báo cáo kết thực tập cuối khố học

1 Về cơng tác văn phòng 1.1 Về trang thiết bị văn phòng

Văn phịng phải có ý thức trước bước so với đơn vị khác nhiệm vụ đổi Văn phịng sớm đại hố, phục vụ tốt lãnh đạo quan, tổ chức Việc đại hoá trang thiết bị phải tiến hành đồng thời với đại hố tri thức người làm việc trang thiết bị việc trang bị tri thức cần tiến hành trước bước

Chất lượng công tác mặt văn phòng phụ thuộc nhiều vào việc giải vấn đề Đặc biệt, cán nghiên cứu, tổng hợp luôn tự rèn luyện nâng cao trình độ biên tập, văn phong sáng, ngắn gọn rõ ràng, nội dung, tư tưởng

quan tâm đến nội dung hoạt động hồn thiện cơng việc văn phòng, nhiệm vụ hàng đầu mà lãnh đạo Uỷ ban đề hoạt động lãnh đạo, đạo, điều hành quản lý

Trong thời gian thực tập văn phòng Uỷ ban nhân dân Thị Trấn Cẩm Thuỷ, em thấy công tác văn phòng trang bị tốt mặt: khu nhà họp hội nghị toàn Uỷ ban khang trang, đại; văn phịng có hệ thống máy tính nối mạng LAN phịng ban, phòng ban trang bị thiết bị văn phòng khác hệ thống chiếu sáng, máy in, ; Uỷ ban trang bị cho 01 máy phôtô nhằm phục vụ cho công tác Một cửa, phục vụ cho công tác lãnh đạo, đạo, điều hành quản lý quan; giúp lãnh đạo quan mối quan hệ quan với quan cấp trên, với tổ dân phố gắn kết chặt chẽ giải công việc nhanh chóng, hiệu

Lãnh đạo Uỷ ban thực áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 vào hoạt động văn phòng nhu cầu xu hướng tất yếu như: lập kế hoạch, đào tạo chuyên môn; khảo sát hệ thống có đơn vị, viết hệ thống tài liệu; công bố thực hiện; đánh giá nội cải tiến; chứng nhận đạt tiêu chuẩn trì chất lượng hệ thống Đây khởi động cần thiết để tối ưu hoá nâng cao chất lượng phục vụ văn phòng Uỷ ban Thị Trấn Cẩm Thuỷ nhằm đóng góp tích cực thiết thực vào thực nhiệm vụ trị chun mơn quan, tổ chức; tạo chuyển biến đột phá vào chất lượng phục vụ phong cách làm việc khoa học, hiệu

Trong bối cảnh tiếp tục thực đổi phương thức điều hành đại hố cơng sở hành chính, việc đổi lề lối làm việc hành văn phịng công tác trọng tâm nhiều quan Bởi vì, cơng tác văn phịng cần nâng cao nhằm đáp ứng yêu cầu hành giai đoạn phát triển UBND Thị trấn Điều đem lại thành định cơng tác văn phịng Văn phịng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO số mặt công tác; xây dựng ban hành quy chế, quy trình xử lý cơng việc cho lĩnh vực cụ thể Từ hồn thành tốt hai chức tham mưu - tổng hợp điều phối hậu cần

Văn phịng ví bốn bánh xe giúp cho xe chuyển động Một Văn phịng hoạt động khoa học, có kỷ cương nề nếp, có đủ điều kiện phương tiện đại cơng việc chạy đều, quản lý hành thơng suốt Thủ trưởng quan, đơn vị muốn hoạt động quan, đơn vị thuận lợi, thơng suốt cần trực tiếp thường xun chăm lo kiện tồn máy văn phịng, xây dựng đội ngũ cơng chức văn phịng vững mạnh, tích cực trang bị sở vật chất, bước đại hố (HĐH) cơng tác văn phịng Văn phịng Uỷ ban nhân dân Thị Trấn Cẩm Thuỷ, Thanh Hoá điển

Thời đại ngày nay, khoa học công nghệ phát triển, xu hướng chung quan, tổ chức nhanh chóng HĐH cơng tác văn phịng Nhất văn phịng quan hành nhà nước, để đảm bảo trụ vững môi trường cạnh tranh, với quan hành nhà nước cấp địa phương nói chung, quan Uỷ ban nhân dân Thị Trấn Cẩm Thuỷ nói riêng nhanh chóng đầu tư trang thiết bị đại, đồng thời đổi phương thức quản lý, tuyển dụng nhân viên văn phịng có lực trình độ nghiệp vụ cao, đảm bảo cho văn phòng hoạt động năm gần hiệu

đã làm cho hoạt động cơng tác văn phịng thay đổi Văn phòng đại văn phòng gắn liền với việc sử dụng phương tiện kỹ thuật tiên tiến công nghệ thông tin Hiện nay, nhờ có máy vi tính qua việc nối mạng để xử lý luồng thông tin đầu vào mạng nội (LAN) nối mạng diện rộng bên (WAN) để xử lý luồng thông tin đầu Tất công văn giấy tờ, thông tin hầu hết xử lý truyền mạng với hệ thống máy tính Do khơng cần chép, nhân, in cơng văn chuyển giao văn theo kiểu thủ công ghi sổ công văn đến sổ công văn

Phòng làm việc nơi diễn hoạt động quản lý Các trang thiết bị đại phòng làm việc Uỷ ban nhân dân Thị trấn Cẩm Thuỷ góp phần đáng kể vào việc nâng cao hiệu nghiệp vụ văn phòng tinh thần làm việc cán nhân viên quan Ngày nay, xu hướng HĐH ngày phát triển mạnh mẽ trang thiết bị đại có vai trị đặc biệt quan trọng hoạt động văn phòng Những phương tiện kỹ thuật lãnh đạo văn phòng quan tâm đầu tư trang bị cho phòng, ban như: máy vi tính, máy in nhân bản, máy FAX, máy photocopy, máy chép, điện thoại, điện tín, máy ghi âm, máy ghi hình, máy tính điện tử số văn phịng phẩm chun dùng bút xóa, tủ đựng hồ sơ loại đồ dùng thông thường khác 1.2 Về đội ngũ cán làm công tác văn phòng

Với đội ngũ văn phòng Uỷ ban mỏng, số lượng hạn chế, Uỷ ban định biên 01 nhân viên làm văn phịng kiêm phụ trách cơng tác văn thư - lưu trữ nên công tác văn thư - lưu trữ có thực có hiệu quả, phục vụ cho công tác lãnh đạo, đạo, điều hành quản lý quan, phận Một cửa

được đào tạo trung cấp văn thư - lưu trữ văn phòng Nhằm hướng đến văn phịng đại hố, đạt hiệu đảm bảo vận hành thông suốt, lãnh đạo Uỷ ban quan tâm, lãnh đạo, đạo, hướng đến chuẩn hố cơng tác đào tạo bồi dưỡng cán để cán bộ, công chức văn phịng có tác phong làm việc hiệu quả, chuẩn mực đại Hiện nay, quan tâm lãnh đạo quan tầm quan trọng công tác văn thư - lưu trữ, đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng Uỷ ban theo học lớp Đại học nâng cao nghiệp vụ Đồng thời, đơn vị văn phịng ln ln có ý thức đánh giá nhiệm vụ đổi mình, tổng kết làm được, cịn tồn đọng, định phương hướng kiện tồn để tiếp tục nâng cao chất lượng, hiệu công tác phục vụ Lãnh đạo Uỷ ban có tầm nhìn lâu dài với lộ trình thực chắn chắn, rõ ràng cho thời kỳ cụ thể

Trong hoạt động điều hành quản lý mình, phịng, ban văn phòng Uỷ ban tiến hành tác nghiệp thủ lục hành chính, nghiệp vụ hành Nghiệp vụ hành liên quan đến nội dung quản trị công sở, công tác văn thư, cơng tác lưu trữ Chính nghiệp vụ giúp cho cán bộ, nhân viên quan hiểu biết tường tận thực thục kỹ thuật, nghiệp vụ hành sở quan trọng để tiến hành có hiệu hoạt động hành cơng vụ

Trong thời gian thực tập Uỷ ban Thị Trấn Cẩm Thủy, thực tế Văn phịng Uỷ ban Thị Trấn có nhiều thay đổi, nhờ quan tâm lãnh đạo Uỷ ban việc đại hố cơng tác văn phịng phục vụ đích thực cho cơng tác quản lý hành

2 Về cơng tác văn thư

2.1 Về quản lý nhà nước công tác văn thư

văn thư quan nhằm phù hợp Chính phủ điện tử nay, cụ thể cải cách hành nhà nước Đồng thời, nâng cao nhận thức cán lãnh đạo cán thừa hành xây dựng chế trách nhiệm rõ ràng Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân Thị trấn Cẩm Thuỷ bàn cách hoạt động hiệu công tác văn thư môi trường điện tử như: cách lập hồ sơ sao, lưu liệu nào, vấn đề độ tin cậy tài liệu điện tử sản ngày nhiều

Trên sở phân tích, đánh giá khắc phục hạn chế hệ thống quản lý hành hệ thống quản lý quy trình nghiệp vụ quan, văn phịng Uỷ ban vào hoạt động chương trình xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo mơ hình ISO 9000 cơng tác văn thư Đây thực chất hình thức rà sốt thủ tục hành nhằm xây dựng quy trình xử lý cơng việc khoa học, hợp lý, phương pháp làm việc khoa học, xác định rõ việc (làm gì); rõ người (ai làm); rõ cách làm (theo trình tự nào, theo quy định nào, theo biểu mẫu nào…); đảm bảo sở, pháp lý để người lãnh đạo kiểm sốt q trình giải cơng việc nội quan Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng không ngừng nâng cao chất lượng hiệu công tác văn thư, khắc phục tồn phổ biến Uỷ ban trước năm 2000 làm theo thói quen, kinh nghiệm, tuỳ tiện

Trong thời gian em thực tập quan, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư không khâu đánh máy, in văn đăng ký văn đi, đến (thay cách đăng ký sổ), bên cạnh đó, việc quản lý xử lý văn qua mạng máy tính triển khai triệt để Các khâu nghiệp vụ cụ thể văn thư soạn thảo xử lý văn bản, lập hồ sơ hành, theo dõi giải văn coi quy trình thực hiệu Trong đó, khâu quy trình nghiệp vụ cơng tác văn thư nhờ trợ giúp công nghệ thông tin để tiết kiệm thời gian, công sức đặc biệt hạn chế tệ quan liêu giấy tờ

Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP, công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành, quản lý văn quản lý, sử dụng dấu Người thực công tác văn thư tất người làm cơng việc có liên quan đến cơng văn giấy tờ mà khơng có cán văn thư chuyên trách Như vậy, muốn nâng cao chất lượng công tác văn thư phục vụ công cải cách hành nói chung, chế "một cửa nói riêng" việc tất yếu phải làm trang bị cho đội ngũ cán bộ, công chức kiến thức công tác văn thư Cán văn thư chuyên trách cần trang bị thêm kiến thức bổ trợ chương trình đào tạo kiến thức nhà nước, hệ thống hành chính, hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, tin học ứng dụng

Nhận thấy tầm quan trọng cơng tác văn thư nói chung, cán nhân viên phụ trách văn thư nói riêng, lãnh đạo Uỷ ban kịp thời quan tâm đến công tác bồi dưỡng, đào tạo đội ngũ cán văn thư trình độ chun mơn, nghiệp vụ nhằm hướng đến hành đại Hiện nay, trình độ chuyên môn nghiệp vụ cán bộ, nhân viên văn thư Uỷ ban hàng năm học lớp bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, số cán theo học lớp đại học chuyên ngành hành chính, văn thư

2.4 Đầu tư nâng cấp sở vật chất

Cung cấp trang thiết bị đại, tiêu chuẩn phục vụ công tác văn thư, cải thiện môi trường làm việc cho cán làm công tác văn thư: tủ, giá, cặp đựng tài liệu theo năm phòng, ban Uỷ ban; phòng làm việc có đầy đủ hệ thống thơng gió, thơng khí, máy điều hồ nhiệt độ, tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu cho công tác văn thư nói riêng chương trình cải cách hành nhà nước nói chung

3 Về cơng tác lưu trữ

phát triển đất nước Vì vậy, cán bộ, cơng chức, viên chức Uỷ ban làm công tác kiêm nhiệm làm tốt chuyên môn, nghiệp vụ; nhanh nhạy nắm bắt ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ

Tăng cường quan tâm đạo lãnh đạo Uỷ ban đến công tác lưu trữ việc lập hồ sơ công việc (của phận chuyên môn nghiệp vụ) hàng năm, không để tài liệu tồn đọng; Việc tuyển dụng, bố trí cán phải chuyên môn, nghiệp vụ, đủ số lượng đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ, hạn chế cán kiêm nhiệm Cơng tác lưu trữ Uỷ ban góp phần thúc đẩy cơng tác văn thư hành chính, văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu hoạt động hành nhà nước, thúc đẩy nhanh q trình thực cơng cải cách hành

3.1 Về công tác tổ chức cán bộ

Cơng tác kiện tồn hệ thống tổ chức cơng tác lưu trữ tổ chức, bố trí cán có đủ lực để thực nhiệm vụ quản lý công tác lưu trữ Uỷ ban làm kiêm nhiệm cán phân công phụ trách bảo quản tài liệu lưu trữ văn phịng Uỷ ban có chất lượng hiệu cao công tác lãnh đạo, đạo, điều hành quản lý, góp phần thực cải cách hành nhà nước ngày đại

Hàng năm văn phòng Uỷ ban cử 01 cán tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng tiếp thu nghiệp vụ lưu trữ công tác lưu trữ quan Thực chế độ tiền lương chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại cho cán lưu trữ theo quy định hành

Chính phủ điện tử có phát triển mạnh đóng góp khơng nhỏ từ hành điện tử cấp địa phương, quan Uỷ ban nhân dân Thị Trấn Cẩm Thuỷ, góp phần tích cực vào mối quan hệ cơng việc cá nhân hay quan đến quan cấp với cấp khẳng định

3.1 Về công tác xây dựng ban hành văn bản

Trên sở văn quy phạm pháp luật, văn đạo Bộ Nội vụ văn hướng dẫn nghiệp vụ Uỷ ban nhân dân Tỉnh Uỷ ban nhân dân huyện, Uỷ ban nhân dân Thị Trấn ban hành văn bản: Quy chế hoạt động đại hố cơng tác văn phịng; Quy chế cơng tác văn thư, lưu trữ; Quy trình ban hành soạn thảo văn

II KIẾN NGHỊ

Sau tháng thực tập ( từ ngày 29/8 đến ngày 29/9/2010) Uỷ ban nhân dân Thị Trấn Cẩm Thuỷ, từ thực tế khách quan, kiến thức chuyên ngành em học từ nhà trường, từ thầy cô, em xin đưa kiến nghị nhằm góp phần khơng nhỏ vào công tác văn thư - lưu trữ, đại hố văn phịng nói chung, văn phịng Uỷ ban nhân dân Thị Trấn Cẩm Thủy nói riêng nhằm hướng đến Chính phủ điện tử tồn diện nước

Thứ hai, Nhà nước cần có văn qui định, hướng dẫn cụ thể nhiệm vụ văn phịng, cơng tác văn thư - lưu trữ; văn phòng cấp uỷ - văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn; đặc biệt công tác lưu trữ sở

Thứ ba, cán làm công tác văn phòng uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn nay; cấp trực tiếp gặp công dân, nhà nước cần bố trí cán vừa có nghiệp vụ chun mơn văn phịng vừa có khả làm công tác dân vận Đồng thời, nhà nước cần thay đổi qui định chế độ phụ cấp thích đáng để khuyến khích lịng nhiệt tình, hiệu công việc đội ngũ cán bộ, nhân viên phụ trách văn phòng, văn thư - lưu trữ

Thứ tư, cấp quyền cần có quan tâm mức cơng tác văn phịng nói chung cán làm cơng tác văn phịng nói riêng Đây lĩnh vực phức tạp, việc phụ nhiều, lại nơi giải trực tiếp với công dân, cần quan tâm đến văn phịng làm việc (về khơng gian, sở hạ tầng), trang thiết bị phục vụ cho công tác đại

Thứ năm, với việc tham mưu cấp trên, việc đạo thực thống nội dung quản lý công tác lưu trữ Hướng dẫn, kiểm tra công tác lưu trữ quan, tổ chức quan hành nhà nước cấp địa phương

- Triển khai văn quy phạm pháp luật, văn khác quan Nhà nước quy định công tác lưu trữ;

- Thực công tác tổ chức cán bộ: tổ chức lưu trữ; biên chế; trình độ cán việc thực chế độ cán làm công tác lưu trữ theo quy định Nhà nước;

- Tình trạng kho lưu trữ trang thiết bị bảo quản tài liệu kho, công tác phịng, chống nấm mốc, trùng, chống cháy, chế độ vệ sinh môi trường kho…;

- Thực chế độ báo cáo, thống kê sở công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ theo quy định hành;

- Ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ;

- Nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào công tác lưu trữ

Thứ năm, việc xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng văn phòng Uỷ ban cấp xã, phường, thị trấn cần thiết, nhằm hạn chế việc lại cán bộ, nhân viên việc giải công việc cho cơng dân

Thứ sáu, kinh phí hoạt động văn thư, lưu trữ Tổ chức phổ biến, triển khai văn công tác lưu trữ; tập huấn, đào tạo nghiệp vụ lưu trữ; đầu tư kinh phí để xây dựng mới, cải tạo nâng cấp kho lưu trữ mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu; lập nên phận có chun mơn vững lưu trữ để tham gia chỉnh lý tài liệu tồn đọng, chọn tài liệu có giá trị cao phục vụ đắc lực cho công việc tương lai; ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ; cử đồn học tập, khảo sát cơng tác lưu trữ

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP Ý thức tổ chức kỷ luật thời gian thực tập

Ý thức chấp hành nội quy, quy chế quan thực tập

Tinh thần, thái độ làm việc

Quan hệ với cán bộ, công chức nơi thực tập

Đánh giá kết báo cáo thực tập

CÁN BỘ NHẬN XÉT

Hội đồng Nhân dân