Đang tải... (xem toàn văn)
ÔN TẬP HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ CHƯƠNG I 1. Định nghĩa về dữ liệu: - Chuỗi không ngẫu nhiên các ký tự, số, giá trị hoặc từ. - Tập hợp các dữ liệu không ngẫu nhiên được ghi lại do quan sát hay nghiên cứu. Các dữ liệu được biểu diễn bằng số, đo đếm hay xác định số lượng cụ thể gọi là dữ liệu. Ví dụ: giá cổ phiếu AGF ngày 15/3/2010 là 45; phiếu thu, phiếu chi tiền mặt; số liệu dự báo thời tiết; chiều cao của 1 người. ...
Sáng kiến kinh nghiệm môn tin học lớp đại học – thơng tin quản trị ƠN TẬP HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN TRỊ CHƯƠNG I Định nghĩa liệu: - Chuỗi không ngẫu nhiên ký tự, số, giá trị từ - Tập hợp liệu không ngẫu nhiên ghi lại quan sát hay nghiên cứu Các liệu biểu diễn số, đo đếm hay xác định số lượng cụ thể gọi liệu Ví dụ: giá cổ phiếu AGF ngày 15/3/2010 45; phiếu thu, phiếu chi tiền mặt; số liệu dự báo thời tiết; chiều cao người Các loại liệu - Dữ liệu cứng / liệu định lượng : thường xác định số lượng, chứa đựng yếu tố thống kê phụ thuộc vào kỹ phân tích nhà quản trị - Dữ liệu mềm / liệu định tính : xác định tính chất việc hay tình phụ thuộc vào kinh nghiệm phán đoán nhà quản trị Định nghĩa thông tin: Dữ liệu xử lý có ý nghĩa Dữ liệu xử lý có mục tiêu Dữ liệu diễn dịch hiểu người nhận Ví dụ thơng tin: Báo cáo tài năm 2010, Thời khóa biểu học kì ( 20092010 ) Định nghĩa sai thông tin : “ Thông tin liệu tạo theo mục đích người nhận ” “ Thông tin liệu ghi nhận lại theo mục đích người nhận ” Dữ liệu phải thơng qua q trình biến đổi ( xử lý ) để trở thành thơng tin Q trình xử lý bao gồm : Lựa chọn – Tổng hợp – Sắp xếp – Tính tốn – Phân loại Ý nghĩa thơng tin: - Thơng tin có chứa giá trị vơ hình giá trị hữu hình Lợi ích mà thông tin đem lại đo đếm giá trị tài gọi giá trị hữu hình - Thơng tin làm giảm tính bất định ( tính mơ hồ, khó hiểu ) việc hay tình - Thông tin sử dụng hiệu đem lại giá trị định cho doanh nghiệp ( thông tin tài sản doanh nghiệp ) Tuy nhiên giá trị thơng tin ln thay đổi, khơng cố định thời điểm Giá trị hữu hình Giá trị vơ hình Cải thiện quản lý tồn kho Tăng lòng tin khách hàng Nâng cao dịch vụ khách hàng Nâng cao dịch vụ khách hàng Tăng suất sản xuất Nâng cao hình ảnh cơng ty Giảm chi phí quản lý Nguồn thơng tin ( thơng tin có xác nhận hay khơng ) - Nguồn thức truyền thơng theo hình thức : có cấu trúc rõ ràng chặt chẽ máy tính nhận dạng hiểu - Nguồn phi thức truyền thơng khơng theo hình thức : khơng có hoặc có tính cấu trúc, giao tiếp bình thường ( văn bản, lời nói ) máy tính không hiểu Ưu điểm truyền thông không theo hình thức : nhanh, nắm bắt hội lọc thông tin Nhược điểm truyền thơng khơng theo hình thức : Độ xác thấp Khơng kiểm sốt ( ví dụ: tin xấu, tin đồn thất thiệt phát tán nhanh, gây tâm lý bất an ) Tuy nhiên, ngăn cấm truyền thơng khơng theo hình thức Ngăn cấm gây cảm giác khó chịu, ức chế Tri thức khả phán người dựa kết hợp kinh nghiệm thông tin mà họ có Thơng tin + Khả phán đoán suy luận + Kinh nghiệm = Tri thức o Tri thức tường minh : tri thức diễn đạt lưu trữ hệ thống thông tin ( hướng dẫn, tài liệu, thủ tục, sở liệu, biên họp, sổ tay nhân viên ) Tri thức tường minh có cấu trúc rõ ràng nên dễ dàng chuyển giao tri thức đến người khác o Tri thức không tường minh : tri thức vơ hình có tính kinh nghiệm trực giác, khơng phát biểu, khơng thể tài liệu hóa, tồn phụ thuộc vào trực giác, tư người ( Kinh nghiệm , kĩ năng, cách phản ứng lại tình xã hội, cách hiểu báo cáo quản trị ) Tri thức cá nhân + Nguồn lực thơng tin mà doanh nghiệp có = Tri thức doanh nghiệp Ví dụ: Trong năm qua, khoản cho vay tín dụng ngân hàng ACB tăng 10% năm Năm nay, ban điều hành ngân hàng dự báo khoản cho vay tín dụng tiếp tục tăng thêm 10%, cần tìm nguồn cung tiền cho khoản Thông tin năm qua sử dụng để đề quyếttăng 10% định việc dự báo mức tăng trưởng năm nhu cầu nguồn vốn Quyết định dự báo tri thức ( knowledge ) hay cịn gọi cách sử dụng thông tin ( use of information ) Doanh nghiệp cần phải sử dụng cách tốt nguồn lực thơng tin mình, đặc biệt tồn cầu hóa thay đổi nhanh chóng mơi trường kinh doanh việc quản trị nguồn tri thức nhân tố cạnh tranh chiến lược Quản trị tri thức thuật ngữ sử dụng để mô tả cách mà tổ chức sử dụng tốt thông tin họ Tại doanh nghiệp phải quản lý tri thức ? o Tăng cường lợi nhuận, doanh thu o Giữ lại kinh nghiệm chuyên gia o Tăng thỏa mãn khách hàng o Bảo vệ thị trường có đối thủ cạnh tranh o Tăng vòng đời sản phẩm vào thị trường o Mở rộng thị trường o Giảm thiểu chi phí o Phát triển sản phẩm, dịch vụ Các ứng dụng quản lý tri thức: - Kinh doanh thông minh ( BI ) : thu thập thông tin đối thủ cạnh tranh, công nghệ mới, hội thị trường, thông tin khách hàng, hoạt động thông tin loại chất lượng cao, giúp ngườicủa đối thủ… xem định nhanh chóng, xác - Số hóa tài liệu in ấn ( DIP ) văn số giúp cho việc lưu trữ – tìm kiếm – xếp thuận tiện - Khai thác liệu ( Data mining ) : dựa liệu tương tác với tạo xu hướng, kinh nghiệm, tri thức Ví dụ: khai thác liệu thu thập ý muốn, sở thích khách hàng để biết khách hàng thích loại sản phẩm nghiên cứu, sản xuất đưa thị trường sản phẩm phù hợp với nhu cầu khách hàng Như việc khai thác liệu mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp 10 Các loại định doanh nghiệp: o Quyết định có cấu trúc ràng buộc quy tắc để định biết trước, tình đơn giản, lặp lặp lại doanh nghiệp o Quyết định khơng cấu trúc tình phức tạp trước quy tắc ứng dụng o Quyết định bán cấu trúc hành xử nhà quản trị ảnh hưởng đến cách họ tiếp thu thông tin ( phân tích hay phán đốn ), kinh nghiệm 11 Mơ hình cấp độ định: S : cấp chiến lược Quản lý kế hoạch dài hạn tổ chức Các định thường không cấu trúc ( doanh nghiệp nên kinh doanh lĩnh vực nào, cấu trúc doanh nghiệp nào, nên sử dụng kênh phân phối nào, có nên mở rộng chi nhánh nước ) Tần suất định không thường xuyên Quyết định cấp quản trị có ảnh hưởng rộng lên tổ chức khó thay đổi T : cấp chiến thuật Quản lý kế hoạch trung hạn tổ chức Các định thường hướng tới mục tiêu trung hạn góp phần hồn thành mục tiêu dài hạn tổ chức Cấp chiến thuật thường theo dõi hiệu suất làm việc tổ chức, kiểm soát ngân quỹ, đặt nguồn lực thiết lập sách Quyết định cấp quản trị có ảnh hưởng vừa lên tổ chức O : cấp tác nghiệp Quản lý kế hoạch ngắn hạn dạng theo ngày hay tuần kiểm soát hoạt động tổ chức Các định cấp tác nghiệp có tính cấu trúc cao ( định thiết lập sản lượng cho ngày tuần, lập kế hoạch tác nghiệp : xử lý đơn đặt hàng, chiết khấu cho khách hàng, làm với máy móc bị hỏng… ) Quyết định cấp quản trị ảnh hưởng đến tồn tổ chức Quyết định Loại định Cấp độ định Ngân sách cho năm tới Bán cấu trúc ( dựa vào việc phân tích, phán đốn, kinh nghiệm ) Cấp chiến lược ( S ) Làm để nhắm tới khách hàng có khả mang lại lợi nhuận cao nhất, đặc điểm họ Bán cấu trúc ( dựa vào việc phân tích, phán đốn, kinh nghiệm ) Cấp chiến thuật ( T ) Có nên thuê thêm nhân trường hợp khẩn cấp Không cấu trúc ( tình phức tạp, khơng biết trước quy tắc ứng dụng ) Cấp chiến thuật ( T ) Giá giá tốt cho sản phẩm Bán cấu trúc ( dựa vào việc phân tích, phán đoán, kinh nghiệm ) Cấp chiến thuật ( T ) Doanh nghiệp có cần chiến dịch quảng cáo Bán cấu trúc Cấp chiến thuật ( T ) Cần khoản vay ngắn hạn để giải vấn đề tiền mặt Bán cấu trúc Cấp chiến thuật ( T ) & chiến lược ( O ) Tấn công vào thị trường Không cấu trúc Cấp chiến thuật ( T ) & chiến lược ( O) Cấp cao định khơng cấu trúc Cấp thấp định có cấu trúc nhiều hơn. 12 Quy trình định: Nhận thức ( nhận diện vấn đề + nhận thức cần đưa định ) Thiết Chọn lựakế ( xác định giải pháp + đánh giá giải pháp ) Đánh giá ảnh hưởng hay độ thành công. Hiện thực 13 Các công cụ hỗ trợ việc định Lý thuyết định cung cấp khung sườn để thể định có cấu trúc cách có hệ thống Thành phần quan trọng lý thuyết định quy tắc nghiệp vụ – quy tắc mô tả hành động doanh nghiệp xảy kiện CHƯƠNG II Hệ thống tổng thể thành phần gắn kết với nhau, tương tác với để thực chức đạt mục đích chung Ví dụ: xe máy, thể người, Thái dương hệ, doanh nghiệp… Mục tiêu hệ thống thường cụ thể thể câu đơn Ví dụ: mục tiêu doanh nghiệp tối đa hóa lợi nhuận, mục tiêu xe máy : vận chuyển nhiều hàng hóa, dịch vụ Đầu vào hệ thống: nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, nhà xưởng, lượng, sức lao động, liệu… Đầu hệ thống: sản phầm hoàn tất hệ thống tạo (sản phẩm, dịch vụ, thông tin ) Thành phần chịu trách nhiệm kiểm soát hiệu suất hệ thống ( cung cấp thông tin hiệu suất hoạt động hệ thống, chất lượng đầu vào đầu ra, vấn đề trục trặc, sai sót, lỗi q trình xử lý ) Cơ chế phản hồi Q trình xử lý chuyển hóa đầu vào tạo thành đầu ra. Quá trình điều khiển điều chỉnh hiệu suất hệ thống. Đường ranh giới xác định phạm vi hệ thống Mơi trường chứa bên ngồi hệ thống. Giao diện ( Interface ) : cách thức trao đổi hệ thống với môi trường với hệ thống khác thơng qua đường ranh giới Nói cách khác, giao diện thứ dùng để trao đổi thông tin bên Ví dụ: hệ thống doanh nghuệp Các hệ thống tài chính, nhân sự, tiếp thị… nằm đường ranh giới hệ thống Các yếu tố nằm bên ngồi đường ranh giới, mơi trường kinh doanh, khách hàng, nhà phân phối, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, phủ, luật pháp, kinh tế… Ranh giới hệ thống phạm vi, chức năng, quyền hạn phòng Các hệ thống khơng hoạt động hồn tồn độc lập mà có tương tác với mơi trường Hệ thống tương tác với mơi trường bên ngồi hệ thống mở Hệ thống khơng có tương tác với mơi trường bên ngồi hệ thống khép kín Hệ thống mà kết đầu trở thành liệu đầu vào hệ thống khác hệ thống gắn kết Hệ thống phụ thuộc, có liên quan đến hoạt động hệ thống khác hệ thống tách biệt Hệ thống tách biệt có mức độ tự chủ cao, có khả đối phó với tình huống, kiện bất ngờ tính linh hoạt cao hơn, tính thích nghi cao so với hệ thống liện kết Các nguồn lực ( tài nguyên ) hệ thống thông tin kinh doanh ( BIS ) Con người ( bao gồm người sử dụng, người xây dựng, người bảo trì ) Phần cứng : phương tiện, cơng cụ, máy móc, thiết bị Phần mềm : chương trình máy tính, cơng cụ lưu trữ thơng tin, tài liệu quy trình, nghiệp vụ, thủ tục, tài liệu hướng dẫn… Truyền thông truyền liệu hệ thống khác ( điện thoại, mạng Internet, mạng nội ) Dữ liệu : hóa đơn, hợp đồng, báo cáo, số liệu, sở liệu máy tính HỆ THỐNG THƠNG TIN KINH DOANH ( BIS ) hệ thống cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Căn vào mơ hình cấp độ quản trị ( STO ), BIS phân loại thành MIS OIS HỆ THỐNG THÔNG TIN TÁC NGHIỆP ( OPS ) hệ thống thông tin hỗ trợ hoạt động kinh doanh, sử dụng công việc vận hành nghiệp vụ hoạt động ngày doanh nghiệp cấp tác nghiệp cấp xử lý giao dịch OPS then chốt cho thành công việc kinh doanh Hệ thống tự động cơng việc văn phịng ( quản lý chức hành văn phịngOAS ) Quản lý làm việc theo nhóm ( Groupware ) Quản lý luồng công việc ( WFMS ) đảm bảo lúc – người – trình tự Số hóa tài liệu in ấn ( DIP ) ứng dụng Word, Excel Hệ thống kiểm sốt tiến trình ( PCS ) è hỗ trợ kiểm sốt q trình sản xuất PCS quan trọng lĩnh vực sản xuất hàng hóa MRP ( số nguyên vật liệu kho đáp ứngmaterials requirement planning ) nhu cầu sản xuất CAD ( Computer – aided design ) trợ giúp thiết kế sản phẩm, dịch vụ CAM ( Computer – aided manufacture ) hỗ trợ vận hành sản xuất Hệ thống xử lý giao dịch ( TPS ) xử lý giao dịch thường xuyên doanh nghiệp với khách hàng, nhà cung cấp, nhà phân phối TPS phân loại xử lý theo lơ theo ngày HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ ( MIS ) hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý, giúp nhà quản trị định cấp chiếncung cấp phản hồi thuật chiến lược Hệ thống hỗ trợ định ( DSS ) Kinh doanh thông minh ( BI ) Trí tuệ nhân tạo ( AI ) Hệ chuyên gia ( Expert system ) Mạng Neural : nghiên cứu kỹ giải vấn để cách trải nghiệm qua phạm vi rộng lớn vấn đề Hệ thống thông tin báo cáo ( IRS ) Hệ thống thông tin điều hành ( EIS ): cung cấp cho nhà quản trị cao cấp thông số nhân tố thành công then chốt ( CSFs ) số đánh giá hiệu hoạt động chủ chốt ( KPIs ) Hệ thống thông tin kinh doanh xây dựng máy tính Thuận lợi Hạn chế Tốc độ Phán xét / kinh nghiệm Chính xác Tính ứng hoạt / ứng biến Tin cậy Tính sáng tạo Có thể lập trình Trực giác Có ích cho công việc lặp lại Không định tính thơng tin HỆ THỐNG THƠNG TIN KINH DOANH HỆ THỐNG DOANH NGHIỆP ( ENTERPRISE SYSTEM ) – hệ thống hỗ trợ cho quy trình nghiệp vụ tổ chức chức sản xuất, phân phối, bán hàng, kế tốn, tài chính, nhân HỆ THỐNG KINH DOANH ĐIỆN TỬ ERP – Enterprise Resource Planning ( Hệ thống hoạch định nguồn ngân lực ) CRM/ SRM ( Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng, nhà cung cấp ) SCM ( Supply Chain Management) – Hệ thống quản trị chuỗi cung ứng EC ( E – commerce ) Thương mại điện tử: hoạt động tương tác doanh nghiệp với bên ngồi thơng qua hệ thống thông tin EB (E – business) Kinh doanh điện tử tất trao đổi thông tin ( bên bên doanh nghiệp ) thực thông qua phương tiện truyền thông/điện tử ERP hệ thống từ nhà cung cấp, giải tất hoạt động bên DN CRM / SRM SCM hỗ trợ hoạt động bên doanh nghiệp Thương mại điện tử ( E – commerce ): hoạt động tương tác doanh nghiệp với bên ngồi thơng qua hệ thống thơng tin Thương mại điện tử bên mua ( Buy – side e – commerce ) bao gồm tất giao dịch thương mại điện tử doanh nghiệp nhà cung cấp Thương mại điện tử bên bán ( Sell – side e – commerce ) bao gồm tất giao dịch thương mại điện tử doanh nghiệp khách hàng Trong thương mại điện tử, lịng tin khách hàng toán tiện lợi dễ dàng thẻ ngân hàng điều quan trọng Kinh doanh điện tử ( E – business ) tất trao đổi thông tin ( bên bên ngồi doanh nghiệp ) thực thơng qua phương EBtiện truyền thơng/điện tử khác EC chỗ có thêm hoạt động kinh doanh bên doanh nghiệp Kinh doanh điện tử liên quan đến số hoạt động như: Cải tiến quy trình kinh doanh – Tăng cường truyền thông – Cung cấp phương Kinh doanhtiện để thực giao dịch mua bán cách an toàn điện tử đưa doanh nghiệp đến thị trường toàn cầu, cho phép nhà sản xuất bán trực tiếp cho khách hàng ( gọi E – Tailing ) thiết lập quan hệ kinh doanh với nhà bán lẻ nơi giới 6 lợi cạnh tranh ứng dụng Hệ thống thông tin: Cải tiến hiệu hoạt động Cản trở đối thủ tham gia thị trường : Thông thường, hệ thống thơng tin doanh nghiệp phức tạp địi hỏi phải liên tục trì phát triển Mức kinh phí cao tạo rào cản ngăn chặn đối thủ gia nhập thị trường Giữ chặt khách hàng nhà cung cấp Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng ( CRM ) cung cấp cho nhà quản trị thông tin khách hàng, giúp doanh nghiệp hiểu rõ sở thích khách hàng, thực dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt hơn, qua giữ lịng trung thành khách hàng với công ty ) Hệ thống quản trị quản hệ nhà cung cấp ( SRM ) giúp doanh nghiệp nắm rõ tình hình nguyên vật liệu nhà cung cấp, tiết kiệm chi phí so với thương thảo phương pháp cổ điển, tạo điều kiện thuận lợi thương lượng giá Khuyến khích sáng kiến ( Nhân viên công ty tiếp cận làm việc hệ thống thông tin đại đặt vấn đề đòi hỏi học phải nâng cao lực cá nhân, bổ sung kiến thức để thích nghi đưa ý kiến để cải tiến công việc ) Tăng chi phí chuyển đổi : Ban đẩu triển khai hệ thống thông tin, điểm bất lợi doanh nghiệp phải đầu tư thời gian, tiền bạc để mua phần cứng, phần mềm mới, chuyển đổi liệu để sử dụng hệ thống mới, đào tạo cán bộ, bị gián đoạn hoạt động doanh nghiệp Tuy nhiên tương lai hệ thống thơng tin trở thành ưu cho doanh nghiệp, nhà cung cấp hay khách hàng khó lịng chuyển đổi để thiết lập lại hệ thống với doanh nghiệp khác, họ phải tốn chi phí chuyển đổi để thiết lập lại hệ thống với doanh nghiệp khác Mối quan hệ chặt chẽ khách hàng nhà cung cấp khơng muốn bỏ doanh nghiệp cũ Nâng tầm ảnh hưởng : doanh nghiệp phát triển sản phẩm, dịch vụ cách tối đa hóa việc sử dụng nguồn lực có Ví dụ: đại lý du lịch tạo danh sách khách hàng từ sở liệu để gửi thư giới thiệu sản phẩm mới, dịch vụ bảo hiểm du lịch cho thuê xe chiến lược cạnh tranh Sự hỗ trợ hệ thống thông tin kinh doanh (BIS) Cạnh tranh giá Hệ thống thông tin kinh doanh hỗ trợ trực tiếp giá ( giảm chi phí hoạt động ) Tạo khác biệt sản phẩm BIS hỗ trợ trực tiếp cách triển khai sản phẩm tảng công nghệ thông tin BIS hỗ trợ gián tiếp cách thu thập thông tin khách hàng, từ cung cấp sản phẩm phù hợp với nhu cầu, sở thích khách hàng Tập trung vào phân khúc thị trường Mối quan hệ Hệ thống thông tin ( IS ) Công nghệ thông tin ( IT ) Trong tổ chức phát triển đại, BIS triển khai rộng rãi tảng công nghệ thông tin Hệ thống thông tin ( IS ) = Quy trình ( process ) + Cơng nghệ thơng tin ( IT ) IT bị đuổi kịp, cịn quy trình riêng có doanh nghiệp Cải tổ quy trình yếu tố quan trọng tạo ERP Như vậy, IS giúp nhà quản trị làm để quản lý vận hành doanh nghiệp cách hiệu IT công cụ hỗ trợ học thực điếu IS tạo giá trị doanh nghiệp IT tiêu tốn chi phí doanh nghiệp ( mua phần cứng, phần mềm ….) CHƯƠNG Hệ thống thông tin cho phép doanh nghiệp xử lý giao dịch thường xuyên ( giao dịch bên bên doanh nghiệp) cấp độ tác nghiệp gọi Hệ thống xử lý giao dịch ( TPS ) TPS quản lý việc giao dịch thông tin tiền bạc doanh nghiệp với đối tác thư ba khách hàng, nhà cung cấp, nhà phân phối Ví dụ: đặt vé máy bay, rút tiền từ ATM, máy tính tiền siêu thị, hệ thống toán ngân hàng Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng ( CRM ) hệ thống thiết kế để tích hợp nhóm hệ thống thơng tin có chứa thơng tin khách hàng Nó bao gồm ứng dụng: Tập hợp liệu chi tiết khách hàng thói quen khách hàng Phân tích liệu khách hàng để nắm bắt thơng tin khách hàng định vị nhóm khách hàng mục tiêu để làm tăng hiệu chiến dịch quảng cáo Các ứng dụng xử lý hóa đơn bán hàng tự động bán hàng Hệ thống quản trị quan hệ nhà cung cấp ( SRM ) đề cập đến tất hoạt động bao hàm thành phần từ nhà cung cấp thu mua, hậu cần bên vận chuyển kho hàng Thu mua thành phần quan trọng SRM Chuỗi cung ứng : bao gồm chuỗi hoạt động di chuyển nguyên vật liệu từ nhà cung cấp qua trình xử lý để đến kho hàng Quản trị chuỗi cung ứng hậu cần thuật ngữ dùng để việc quản lý dịng ngun liệu thơng qua tồn chuỗi cung ứng Một hệ thống thơng tin máy tính sử dụng kiến thức , suy luận suy nghĩ người nhằm giải vấn đề gọi là: hệ chuyên gia Hệ chuyên gia giúp cho người khơng chun làm định khơng có cấu trúc nằm ngồi chun mơn họ Hệ chun gia thường dùng lĩnh vực tài để đánh giá rủi ro đầu tư Hệ thống quản lý luồng công việc ( WFMS ) dùng để tự động trình kinh doanh cách cung cấp khn khổ làm việc có cấu trúc WFMS có chức năng: phân công công việc, nhắc nhở công việc cần làm, cho phép làm việc cộng tác, lấy thơng tin cần thiết để hồn thành cơng việc, cung cấp cho người giám sát cách tổng quan tình trạng cơng việc hiệu suất nhóm làm việc Các ứng dụng cho phận chức doanh nghiệp ( sử dụng từ cấp chiến lược – chiến thuật – cấp tác nghiệp ) Hệ thống thông tin quản trị nhân ( HRM ) nhằm cung cấp thông tin nhân viên đặc tả công việc tổ chức để đảm bảo nhân viên có đủ kỹ đáp ứng yêu cầu cần thiết cơng việc HRM liên quan đến phần tích, thiết kế công việc; quản lý công việc; tuyển dụng sửHệ thống thông tin tiếp thị : CRM, GIS ( hệ thống thông tin địa lý dụng đồ để hiển thị thông tin khu vực, mật độ dân cư, vị trí đạt điểm bán hàng, hay đặt máy ATM ), Telemarketing ( phần mềm tiếp thị từ xa prospective / potential customer ) Hệ thống thơng tin kế tốn ( AIS ) bao gồm Hệ thống kế toán tác nghiệp ghi nhận giao dịch hàng ngày Hệ thống kế toán quản trị lập kế hoạch kiểm soát hoạt động tài doanh nghiệp có liên kết EIS ( Hệ thống thông tin điều hành ) Hệ thống hỗ trợ xác định vị trí đặt phịng giao dịch cho ngân hàng ví dụ cho loại hình hệ thống thông tin địa lý Hệ thống thông tin doanh nghiệp ( Enterprise system ) nhắm đến việc hỗ trợ hoạt động tổ chức thông qua chức bên tổ chức 10 Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ( ERP ) hệ thống cung cấp giải pháp tổng thể từ nhà cung cấp hệ thống cách tích hợp chức kinh doanh thuộc chuỗi giá trị doanh nghiệp ERP loại bỏ ốc đảo thông tin Tổ chức ảo tổ chức mà sử dụng kinh doanh điện tử để thuê ngày nhiều hoạt động chuỗi giá trị cho bên thứ ba ranh giới tổ chức trở nên lu mờ Hệ thống thông tin tác nghiệp sử dụng công việc vận hành nghiệp vụ hàng ngày doanh nghiệp Đặc tính quan hệ thống thông tin điều hành ( EIS ) cung cấp thơng tin tóm tắt đề cho phép theo dõi hiệu kinh doanh thông qua việc đo lường số đánh giá hiệu hoạt động chủ chốt ( KPIs ) 10 Quản lý làm việc theo nhóm ( Groupware ) hệ thống cho phép thông tin việc đề định chia sẻ người làm việc cộng tác với việc giải vấn đề 11 Hệ thống hỗ trợ định ( DSS ) cung cấp thông tin nhằm hỗ trợ cho việc đề định cấp chiến lược chiến thuật thuận tiện dễ dàng CẤP ĐỘ QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ Chiến lược ( S ) Hệ thống thông tin điều hành ( EIS ) Chiến thuật ( T ) Hệ hỗ trợ định ( DSS ) Hệ chuyên gia ( ES ) Tác nghiệp Hệ thống xử lý giao dịch ( TPS ) 12 Hệ thống thông tin kinh doanh đo lường tốt hoạt động kinh doanh doanh nghiệp thông qua nhân tố thành công then chốt ( CSFs ) số đánh giá hiệu hoạt động chủ chốt ( KPIs ) thể Dashboard Dashboard dạng giao tiếp đồ họa để trợ giúp cho người không chuyên kỹ thuật hiểu thông tin tổ chức CHƯƠNG IV Đối với ứng dụng địi hỏi tính tính phức tạp cao , Xây dựng mới.phương pháp khởi tạo sau thường sử dụng Doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực đặc thù, phổ biến nên tự xây dựng người dùng xây dựng Cách triển khai xây dựng IS Ưu điểm Nhược điểm XÂY DỰNG MỚI Xây dựng nội bộ: chuyên gia hệ thống thông tin công nghệ thông tin DN, làm việc cho DN xây dựng Gia cơng bên ngồi ( th doanh nghiệp khác để phát triển hệ thống ) - Xây dựng theo yêu cầu doanh nghiệp ( hệ thống xây dựng dựa vào quy trình thực tế DN ) Xây dựng nội đáp ứng yêu cầu DN tốt th DN ngồi gia cơng - Tạo lợi cạnh tranh so với đối thủ cạnh tranh ( phần mềm riêng mình) - Tốn tiền bạc - Kéo dài nhiều tháng, chí hàng năm Xây dựng nội tốn nhiều thời gian thuê ( DN ngồi có nhiều kinh nghiệm xây dựng ) - Nhiều lỗi ( trước chưa có người sử dụng, phải thơng qua q trình sử dụng để kiểm tra lỗi khắc phục ) MUA PHẦN MỀM CÓ SẴN TÙY BIẾN : thay đổi mã nguồn, cấu hình đáp ứng tốt thời gian, chi phí TIÊU CHUẨN : thay đổi cấu hình đáp ứng tốt thời gian, chi phí, có lỗi Tương thích với nhiều loại phần cứng Tính phù hợp với nhiều DN Ít tốn thời gian Chi phí thấp Chất lượng (ổn định, nhiều tính ) Có thể khơng có số tính Khác với quy trình thực tế doanh nghiệp Phần mềm tùy biến đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp tốt phần mềm tiêu chuẩn NGƯỜI DÙNG XÂY DỰNG Do nhân viên nghiệp vụ xây dựng nên thường sử dụng cho cá nhân hay phòng ban ( giới hạn quy mô ) Phù hợp nhu cầu thực tế người dùng Viết nhanh, nhiên thời gian để có sản phẩm hồn chỉnh dài thời gian sửa lỗi lâu Nhân viên nghiệp vụ hạn chế kiến thức chuyên sâu công nghệ thông tin, hệ thống thơng tin nên sử dụng cơng cụ khơng thích hợp, phát sinh nhiều lỗi 2 Chu trình phát triển hệ thống ( SDLC ) cịn gọi mơ hình thác nước ( waterfall model) trình tự bước ( từ bắt đầu xây dựng đến hoàn thành hệ thống ) để xây dựng hệ thống thông tin theo nguyên tắc : bước trước cần kết thúc xem xét lại trước chuyển qua bước sau Đầu bước đầu vào bước bước SDLC Đầu vào Đầu Khởi tạo Ý tưởng cho hệ thống Đánh giá khả thi Ý tưởng cho hệ thống Báo cáo tính khả thi Phân tích yêu cầu hệ thống làm việc Báo cáo tính khả thi Đặc tả yêu cầu ( đặc tả chi tiết tính ) Thiết kế hệ thống làm việc Đặc tả yêu cầu ( đặc tả chi tiết tính ) Đặc tả thiết kế chi tiết Xây dựng Đặc tả thiết kế chi tiết Phần mềm, hướng dẫn sử dụng ( chưa kiểm tra ) Hiện thực chuyển giao Phần mềm, hướng dẫn sử dụng ( chưa kiểm tra ) Cài đặt chạy hệ thống Đánh giá Bảo trì đánh giá hệ thống Sản phẩm hoàn thành Giai đoạn khởi tạo ban giám đốc thực Khởi tạo giai đoạn dự án phát triển hệ thống thơng tin, mục tiêu q trình khởi tạo đánh giá tính khả thi dự án đảm bảo cho dự án thành công Giai đoạn đánh giá khả thi nhân viên nghiệp vụ thực Giai đoạn phân tích, thiết kế quan trọng, địi hỏi tầm nhìn, chun chun gia hệ thống thơng tin lập trình viênmôn, nghiệp vụ thiết kế Trong giai đoạn chuyển giao, nhân viên nghiệp vụ sử dụng thử chuyển liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống Phương pháp phân tích thiết kế theo hướng cấu trúc ( SSADM – Structured systems analysis and design method ) tập trung vào tính khả thi, phân tích thiết kế hệ thống 4 Phát triển nhanh ứng dụng ( RAD ) thường sử dụng mơ hình prototype quy trình phát triển RAD khơng phải phiên hồn chỉnh với đầy đủ tính cần thiết, mà đưa nháp phần hệ thống cho người sử dụng xem xét phản hồi ý kiến, đề xuất, chỉnh sửa cho phù hợp với người sử dụng Các lý doanh nghiệp khởi tạo hệ thống thông tin Mở rộng khả hệ thống, Tiết kiệm chi phí Tăng cường luồng thơng tin bên bên tổ chức Tăng cường dịch vụ khách hàng Sự thay đổi môi trường pháp luật Chạy đua với đối thủ cạnh tranh công nghệ, tạo lợi cạnh tranh Chú ý: Việc khởi tạo hệ thống thơng tin phải có mục tiêu rõ ràng, khơng nhằm mục đích sử dụng thử ứng dụng IT Hệ thống phát triển chuyên gia IS/IT nội doanh nghiệp: xây dựng nội Quá trình nhằm nắm bắt yêu cầu nghiệp vụ hệ thống thực tế: phân tích hệ thống Chia q trình phát triển hệ thống thành giai đoạn có liên quan với cách có tổ chức để quản lý được: mơ hình thác nước Phần mềm mua thay đổi số thơng số cấu hình: mua phần mềm tiêu chuẩn 10 Phương pháp định nghĩa cách thức phân tích thiết kế nên tiến hành hệ thống có quy mơ lớn: SSADM 11 Q trình nhằm xác định hệ thống làm việc nào: thiết kế hệ thống 12 Mơ hình phát triển hệ thống lặp có kết hợp đánh giá rủi ro phát triển Boehm: mơ hình xoắn ốc CHƯƠNG Những khía cạnh khác nghiên cứu khả thi dự án a Khả thi mặt tổ chức là: xem xét ảnh hưởng hệ thống lên công ty, liệu hệ thống có đáp ứng nhu cầu DN giúp nâng cao hiệu suất Các kỹ thuật dùng để đánh giá vể khả thi mặt tổ chức: Các hệ số đánh giá thành công then chốt ( CSFs – Critical success factors ) Các dẫn đánh giá thực chủ chốt ( KPIs – Key performance indicators ) Quản lý thay đổi ( Change manegement ) b Khả thi mặt kinh tế là: đánh giá chi phí lợi ích để lựa chọn phương án mang lại giá trị tốt nhất, cách phân tích chi phí, lợi nhuận tính tốn ROI, giá trị trả ( Payback ) c Khả thi mặt kỹ thuật là: liệu dự án có hoạt động hiệu quả, có đáp ứng thời gian DN có đủ nguồn nhân lực công cụ sẵn sàng cho việc thực dự án hay không d Khả thi mặt hoạt động ( vận hành ) là: hệ thống có đáp ứng hoạt động theo quy trình ngày đáp ứng yêu cầu người dùng ( nhân viên nghiệp vụ ) hay không Quản lý rủi ro Quản trị thay đổi công việc quan trọng việc đánh giá khả thi mặt tổ chức & vận hành Đánh giá chi phí lợi nhuận dự án CHI PHÍ HỮU HÌNH Chi phí mua phần mềm, phần cứng Chi phí đào tạo Chi phí bảo trì Mở rộng quy mơ DN CHI PHÍ VƠ HÌNH Chống đối từ phía người dùng Tác phong làm việc ngắn hạn có chống đối từ phía nhân viên Gián đốn cơng việc việc thực hệ thống LỢI ÍCH HỮU HÌNH Giảm làm việc Giảm chi phí bảo trì Doanh số bán hàng LỢI ÍCH VƠ HÌNH Giảm khiếu nại khách hàng Tích hợp liệu tốt Cải thiện hiệu việc định Chất lượng liệu tốt Tác phong làm việc ( dài hạn ) Mở rộng quy mô ảnh hưởng doanh nghiệp Ví dụ CSFs KPIs Mục tiêu kinh doanh Các hệ số đánh giá thành công then chốt ( CSFs – Critical success factors ) Các dẫn đánh giá thực chủ chốt ( KPIs – Key performance indicators ) Cải thiện việc thực đơn đặt hàng Giao hàng tận nơi Tỷ lệ % vận chuyển tận nơi thời hạn Tăng suất sản xuất Giảm tỷ lệ hàng sản xuất lỗi Tỷ lệ % phản hồi sản phẩm lỗi khách hàng Tăng dịch vụ sau bán hàng Bảo hành dịch vụ 24 Tỷ lệ % sản phẩm bảo hành thời hạn Bản mời thầu đặc tả giúp cho việc lựa chọn nhà cung cấp phần mềm Khả thi mặt kinh tế, kỹ thuật, vận hành cần đánh giá cho mỗi nhà cung cấp sau mời thầu gửi đến cho nhà cung cấp Còn đánh giá khả thi mặt tổ chức không cần đánh giá lại Bước khởi tạo thường bao gồm hoạt động phát minh ý tưởng hệ thống đánh giá tính khả thi việc triển khai hệ thống CHƯƠNG Trong doanh nghiệp gồm có phận cơng việc: Cơng việc ngày ( Operational work ) chuỗi công việc ( nhiệm vụ, hoạt động ) đượcDự án ( Process ) thực theo quy trình xác định nhằm đạt mục tiêu đề điều kiện ràng buộc phạm vi, thời gian, ngân sách ( time – cost – quality ) Đường tới hạn dự án ( critical path ) là: đường dẫn thể thời gian dài để hoàn thành dự án Các hoạt động đường dẫn tới hạn hoạt động then chốt Nếu hay nhiều hoạt động đường dẫn tới hạn bị trễ so với kế hoạch, toàn dự án bị trễ Nguyên nhân dẫn tới thất bại mặt tổ chức dự án HTTT: Sự yếu người quản lý DN Hệ thống đáp ứng hết yêu cầu tổ chức Hệ thống gắn kết với hoạt động tổ chức Các bước quản lý dự án : Ước lượng ( estimation ) – Lịch trình/ Nhiệm vụ củakế hoạch – Theo dõi kiểm soát – Lập tài liệu việc quản lý dự án uớc lượng cơng việc, chi phí, nguồn lực ( lên kế hoạch cho nguồn lực cần thiết để thực dự án ) Phương pháp ước lượng dựa “ số lượng chức người sử dụng hệ thống ” để ước lượng thời gian thực dự án HTTT Phương pháp phân tích điểm chức năng. Vì doanh nghiệp ln có xu hướng muốn rút ngắn thời gian hoàn thành dự án? Giảm chi phí gián tiếp liên quan đến sử dụng trang thiết bị phục vụ dự án Giải phóng nguồn nhân lực để làm dự án khác Tránh đền bù xảy dự án bị trễ Mỗi công việc có chi phí, thời gian mục tiêu chất lượng riêng Cấu trúc phân chia cơng việc hay cấu trúc phân tích cơng việc ( work breakdown structure ) cho thấy thứ bậc quan hệ công việc dự án CHƯƠNG Trong mô hình lưới chiến lược McFarlan: nhóm ứng dụng tiềm môcao đánh giá thấp đánh giá cao tương lai hình lưới chiến lược sử dụng để xem xét tầm quan trọng hệ thống thông tin tương lai Mơ hình động lực Porter Millar xem xét mơi trường bên ngồi: Nhu cầu người mua Quyền nhà cung cấp Mối đe dọa sản phẩm, dịch vụ thay Sự ganh đua đối thủ cạnh tranh Mối đe dọa đối thủ gia nhập Mơ hình động lực Porter Millar không xem xét yếu nguồn lực bên Nó sử dụng để mở rộng quy mô công vào lĩnh vực Các hoạt động mơ hình phân tích chuỗi giá trị ( Value Chain Analysis ) Thu mua đầu vào – Các tiến trình sản xuất – Cung ứng đầu – Tiếp thị & bán hàng – Dịch vụ hậu tạo giá trị công ty Các hoạt động hỗ trợ ( thứ cấp ) mơ hình phân tích chuỗi giá trị Quản trị doanh nghiệp sở hạ tầng Quản trị nguồn nhân lực Phát triển công nghệ Mua sắm Thành phần thuộc môi trường vĩ mô tổ chức: yếu tố xã hội, cơng nghệ, pháp luật, kinh tế, trị, kỹ thuật Thành phần thuộc môi trường vi mô tổ chức: khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, nhà phân phối Phân tích lợi cạnh tranh hệ thống mà doanh nghiệp đạt sử dụng hệ thống Một máy tính mơ tả hệ thống hay không? Xác định hai yếu tố đầu vào, quy trình đầu ra, thơng tin phản hồi chế kiểm soát hệ thống? Cho tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp vấn đề mà gặp phải, bạn đưa giải pháp cho ( đưa giải pháp xây dựng mới, thuê ngoài, người dùng xây dựng ) đưa lập luận để bảo vệ quan điểm bạn Đề tài: Internet banking Phát hành thẻ ATM dịch vụ thẻ Phân tích mơ hình: lực lượng cạnh tranh Chuỗi giá trị Các yếu tố thành công then chốt ... THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH ( BIS ) hệ thống cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Căn vào mơ hình cấp độ quản trị ( STO ), BIS phân loại thành MIS OIS HỆ THỐNG THÔNG TIN. .. đem lại giá trị định cho doanh nghiệp ( thông tin tài sản doanh nghiệp ) Tuy nhiên giá trị thông tin ln thay đổi, khơng cố định thời điểm Giá trị hữu hình Giá trị vơ hình Cải thiện quản lý tồn... vụ Các ứng dụng quản lý tri thức: - Kinh doanh thông minh ( BI ) : thu thập thông tin đối thủ cạnh tranh, công nghệ mới, hội thị trường, thông tin khách hàng, hoạt động thông tin loại chất lượng