Hệ thống bảng chọn Hệ thống thanh công cụ Thước kẻ Cửa sổ soạn thảo tài liệu Thanh trạng thái 2. Chụp hình hộp thoại Page setup như sau: 3. Hãy thực hiện chụp riêng thanh công cụ Drawing của word như sau: 4. Hãy chụp thực đơn sau (khi nhấn chuột phải lên màn hình word): Chương 4: In ấn 4.1 Qui trình để in ấn In ấn là công đoạn rất quan trọng và là khâu cuối cùng trong qui trình soạn thảo tài liệu. Để làm tốt việc in ấn cho tài liệu của mình, bạn nên thực hiện theo qui trình sau: 1. Định dạng trang in (Page...
Hệ thống bảng chọn Hệ thống công cụ Thớc kẻ Cửa sổ soạn thảo tài liệu Thanh trạng thái Chụp hình hộp thoại Page setup nh sau: HÃy thực chụp riêng công cụ Drawing word nh sau: 65 HÃy chụp thực đơn sau (khi nhấn chuột phải lên hình word): 66 Chơng 4: In ấn 4.1 Qui trình để in ấn In ấn công đoạn quan trọng khâu cuối qui trình soạn thảo tài liệu Để làm tốt việc in ấn cho tài liệu mình, bạn nên thực theo qui trình sau: Định dạng trang in (Page Setup) Soạn thảo tài liệu Thiết lập tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang, đánh số trang (nếu cần) Xem tài liệu trớc in (Print preview) In Ên tµi liƯu - Định dạng trang in: bớc bạn phải làm soạn thảo tài liệu Word; - Soạn thảo tài liệu: bao gồm tất kỹ mà bạn đà đợc tìm hiểu từ chơng đến chơng 5; - Thiết lập tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang; - Print Preview- khâu quan träng Cho phÐp b¹n cã thĨ xem néi dung c¸c trang in tr−íc in; - Thùc hiƯn in tài liệu giấy 4.2 Tính Page Setup Tính giúp thiết lập cấu trúc trang in, khổ giÊy in H·y më môc chän File | Page Setup ®Ĩ kÝch ho¹t Hép tho¹i Page Setup xt hiƯn: 67 - Thẻ Paper Size: cho phép bạn lựa chọn khổ giÊy in: - Mơc Paper size: ®Ĩ chän khỉ giÊy in Bao gåm c¸c khỉ: Letter, A0, A1, A2, A3, A4, A5, tuỳ thuộc vào loại máy in bạn Bình thờng, văn đợc soạn thảo khổ A4; - Ngoài bạn thiết lập chiều réng (mơc Width), chiỊu cao (mơc Height) cho khỉ giÊy; - Mục Orientation: để chọn chiều in khổ giấy NÕu lµ Portrait – in theo chiỊu däc; Lanscape – in theo chiỊu ngang khỉ giÊy; - Mơc Apply to: để định phạm vi trang in đợc áp dụng thiết lập Nếu Whole Document - áp dơng cho toµn bé tµi liƯu; This point forward - áp dụng trang chọn trở cuối tài liệu; - Mục Preview cho phép bạn nhìn thấy cấu trúc trang in đà thiết lập; - Nhấn nút Default bạn muốn áp dụng thiết lập ngầm định cho tệp tài liệu sau Word; - Nhấn OK để đồng ý đóng hộp thoại lại Thẻ Margin: cho phép thiết lập lỊ trang in: 68 - Mơc Top: ®Ĩ thiÕt lËp chiỊu cao cđa lỊ trªn cđa trang in; - Mơc Bottom: ®Ĩ thiÕt lËp chiỊu cao cđa lỊ d−íi cđa trang in; - Mơc Left: ®Ĩ thiÕt lËp chiỊu réng lề bên trái trang in; - Mục Right: để thiết lập chiều rộng lề bên phải trang in; - Mơc Gutter: ®Ĩ thiÕt lËp bỊ réng phần gáy tài liệu; Left Top Gutter Right Bottom - Mục Header thiết lập chiều cao phần tiêu ®Ị ®Çu trang (Header); - Mơc Footer – thiÕt lËp chiều cao phần tiêu đề cuối trang (Footer); - Mục Apply to: để định phạm vi trang in đợc áp dụng thiết lập Nếu Whole Document - áp dụng cho toàn tài liệu; This point forward - áp dụng trang đặt điểm trỏ trở cuối tài liệu; - Mục Preview cho phép bạn nhìn thấy cấu trúc trang in ®· thiÕt lËp; - NhÊn nót Default – nÕu b¹n muốn áp dụng thiết lập ngầm định cho tệp tài liệu sau Word; - Nhấn OK để đồng ý đóng hộp thoại lại 4.3 Tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang Có thể miêu tả vị trí phần tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang qua hình sau: Footer Header Cách xây dựng tiêu đề đầu tiêu đề cuối: Mở mục chọn View | Header and Footer, trá lËp tøc chuyÓn vào phần 69 tiêu đề đầu (Header): Thanh công cụ Header and Footer cịng xt hiƯn: B¹n cã thĨ so¹n thảo tiêu đề cách gõ trực tiếp văn bản, định dạng chúng Bạn chèn hình ảnh, đồ họa, bảng biểu, lên tiêu đề nh chèn lên tài liệu Ngoài ra, bạn chèn thêm thông tin khác từ công Header and Footer nh− sau: Nót nµy cho phÐp chèn vào số thông tin tiêu đề tệp : tài liệu nh là: : Chèn Tác giả, trang, ngày; : Chèn tên tác giả; : Chèn tên máy tính tạo tệp tin; : Chèn tên tệp tin đờng dẫn; : Chèn tên tệp tin; : Chèn ngày in văn gần nhất; : Chèn thời điểm cuối sử văn bản; : Chèn trang thứ X tỉng sè trang Y : ChÌn sè thø tù trang tại; : Chèn tổng số trang tài liệu; : Chèn ngày tại; : Chèn tại; : Định dạng số trang; : Chuyển đổi làm việc Header Footer; : Đóng tiêu đề lại 70 4.4 Chèn số trang tự động Ngoài việc chèn số trang tự động tính Header and Footer, bạn chèn số trang tự động lên tiêu ®Ị trang b»ng c¸ch: Më mơc chän: Insert Page numbers… Hép tho¹i Page numbers xt hiƯn: - Mơc Position – chän vÞ trÝ sÏ chÌn sè trang: Bottom of page ặ chèn vào tiêu đề cuối; Top of page ặ chèn vào tiêu đề đầu trang; - Mục Aligment dóng hàng cho số trang: Right- bên phải trang; Left bên trái trang Center- trang; - Nếu chọn mục thực đánh số trang đầu tiên, trái lại trang không đợc ®¸nh sè, chØ ®¸nh sè tõ trang thø trë ®i; - Mơc Preview- ®Ĩ xem kÕt qu¶ thiÕt lËp trang tài liệu; - Nhấn OK để hoàn tất công việc 4.5 Xem tài liệu trớc in Xem trớc in (hay gọi Print preview) việc quan trọng, đặc biệt ngời học word, cha có nhiều kỹ in ấn Qua hình Print Preview, bạn quan sát trớc đợc cấu trúc trang in nh nội dung chi tiết trang in Qua có điều chỉnh hợp lý, kịp thời tài liệu để in thu đợc kết cao nh ý muốn Để bật hình Print preview, bạn làm theo hai c¸ch: C¸ch 1: Më mơc chän File | Print Preview Cách 2: Nhấn nút Print preview công cụ Standard Màn hình Preview công cụ Print preview xuất hiện: 71 Màn hình Preview nơi hiển thị cấu trúc, nh nội dung trang tài liệu tr−íc in; Thanh c«ng Print Preview cung cÊp nút chức để làm việc hình Preview, là: Để phóng to, thu nhỏ (Zoom) thông tin : hình Preview; Cho phép hiển thị hay không hiển thị thớc kẻ : (Rule) hình này; : Chỉ hiển thị trang tài liệu hình này; Có thể chọn n trang tài liệu hiển thị : hình (n=1 6); Để chuyển đổi chế độ xem vµ xem + cã thĨ : sưa néi dung trùc tiếp tài liệu; : In tài liệu máy in; Đóng hình lại, trở hình soạn thảo : tài liệu ban đầu Bạn có thĨ lµm viƯc nµy nhÊn phÝm ESC 72 4.6 In ấn tài liệu Sau đà chế xong tài liệu, đà kiểm tra lại lỗi chế Bớc bạn thực in ấn tài liệu máy in Có nhiều cách cho bạn chọn lựa lƯnh in Ên: C¸ch 1: Më mơc chän File | Print Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P Hép tho¹i Print xt hiƯn: - Hép Printer cho phép bạn chọn máy in cần in (trong trờng hợp máy tính bạn có nối tới nhiều máy in) Nút Properties cho phép bạn thiết lập thuộc tính cho máy in cần; - Hộp Page range- cho phép thiết lập phạm vi trang in: - Chọn All in toàn trang tệp tài liệu; - Current page in trang tài liệu chọn; - Pages trang cần in Qui tắc chọn trang cần in nh sau: - VÝ dơ: ChØ in trang sè 5: In tõ trang ®Õn trang 10: 2-10 In tõ trang ®Õn trang 10; tõ trang 12 ®Õn 15: 2-10, 12-15 - Hép Copies – chØ sè in, ngầm định Nếu bạn in nhiều bản, hÃy gõ số in vào đây; - Hép Page per sheet ®Ĩ chØ sè trang tài liệu đợc in trang giấy Ngầm định 1, nhiên bạn thiết lập nhiều số trang in trang giấy, ®ã cì sÏ rÊt bÐ; - Ci cïng nhÊn nót OK để thực việc in ấn 73 Câu hỏi tập chơng Muốn in trang: 3,4,5, 9, 10 15 tài liệu mở lệnh in, phải thiết lập nh nào? Cách thiết lập để in đợc in lệnh in? Muốn in trang tài liệu lên trang giấy, làm nµo? Cã thĨ võa thiÕt lËp mét sè trang tµi liƯu in theo h−íng giÊy däc (Portrait), võa in theo hớng giấy nằm ngang (Landscape) đợc không? Nếu đợc, hÃy nêu cách làm? (tham khảo hình dới) Các trang hiĨn thÞ theo chiỊu däc Trang hiĨn thÞ theo chiỊu ngang Có thể sửa đợc nội dung tài liệu cửa sổ Print preview đợc không? Nếu đợc, nêu cách làm? 74 Chơng 5: trộn tài liệu 5.1 Khái niệm trộn tài liệu Một tính mạnh phần mềm soạn thảo văn Microsoft Word trộn tài liệu (Mail Merge) Điều đà giúp ích cho nhân viên văn phòng nhiều việc in danh sách phiếu nhỏ Chúng ta hÃy tìm hiểu tình sau: Lan Bí th chi đoàn lớp Q9A1, cô phải soạn thảo giấy mời để gửi tới bạn sinh viên tham dự buổi liên hoan văn nghệ Chi đoàn tổ chức Danh sách khách mời đà đợc liệt kê bảng Word (hoặc Excel) nh sau: TT Họ tên Lớp Nguyễn Văn Quang Q9A2 Thạch Hải Vân Q9A2 Bùi Thị Ninh Q9A3 Lê Quang Tám Q9A3 Nguyễn Thị Hà Q9A4 Lan phải làm nh nào? Tính Mail Merge Word giúp Lan đơn giản nhanh chóng tạo đợc giấy mời ghi đầy đủ thông tin cần thiết 5.2 Chuẩn bị liệu Phải chắn bạn đà tạo đợc danh sách khách mời nh sau: TT Họ tên Lớp Nguyễn Văn Quang Q9A2 Thạch Hải Vân Q9A2 Bùi Thị Ninh Q9A3 Lê Quang Tám Q9A3 Nguyễn Thị Hà Q9A4 Bảng đợc soạn Word, Excel bảng Access, Foxpro 5.3 Soạn mẫu tài liệu trộn Soạn thảo mẫu giấy mời nh sau: 75 5.4 Kích hoạt tính Mail merge Kích hoạt tính trộn tài liệu Word cách mở mơc chän Tools | Mail Merge , Hép tho¹i Mail Merge Helper xuất hiện: mục sau xuất hiện: bÊm cht nót Creat vµ chän mơc Mailing Label, hép thoại HÃy chọn Active Window để tiếp tục: mục , nhÊn cht nót Get Data vµ chän mơc Open Data Source , hép tho¹i Open Data Source xt hiƯn, bạn hÃy chọn tệp chứa danh sách khác mời đà 76 tạo nhấn Open Sau mở đợc tệp chứa danh sách khách mời, nhấn Close để đóng hộp thoại Mail Merge Helper sử dụng công cụ Mail merger để chèn trờng tin cần thiết lên tài liệu: Nếu không thấy công cụ Mail Merge xuất hình, hiển thị cách chọn thực đơn View | Toolbars | Mail Merge 5.5 Chèn trờng tin lên tài liệu Để chèn trờng tin lên giấy mời, làm nh sau: Bớc 1: Đặt điểm trỏ vào vị trí cần chèn thông tin tài liệu: đặt lên phần định chèn tên (nếu muốn chèn trờng Họ tên) đặt điểm trỏ lên mục lớp (nếu muốn chèn trờng Lớp); Bớc 2: Trên công cụ Mail merge nhấn nót Insert Merge Field, råi chän tr−êng tin cÇn chÌn lên tài liệu Sau chèn đầy đủ trờng tin vào vị trí hợp lý chúng tài liệu, bạn chuyển sang bớc để tiến hành trộn Giấy mời 5.6 Thực trộn tài liệu Nhấn nút xuất hiện: công cụ Mail merge, hộp thoại tuỳ chọn trộn th Merge Có thể thiết lập thông số cho hộp thoại nh sau: - Mục Merge to: cho biết giấy mời đợc tạo đặt đâu: New document- ë mét tƯp word míi; hc Printer – sÏ đợc in máy in; - Mục Records to be merged: cho biết phạm vi ghi đợc trộn ra: Allsẽ thực trộn tất ghi From: hÃy trộn từ ghi đến To: ghi nào? - Cuối nhấn nút Merge để thực trộn Giấy mời nh đà thiết lập 77 5.7 Thanh công Mail merge Thanh c«ng Mail Merge cung cÊp nút chức giúp bạn làm viẹc nhanh chóng thuận tiên trình trộn tài liệu word : §Ĩ chÌn mét tr−êng tin (cét) tõ danh sách lên tài liệu trộn; : Để chuyển đến vị trí tài liệu sau đà trộn đợc; Để hiển thị hộp thoại Mail Merge Helper tiếp tục thiÕt : lËp ë mơc 5.4; §Ĩ kiĨm tra xem có lỗi trình thiết lập : thông tin trộn tài liệu hay không? Thực trộn tài liệu đa kết tƯp Word : míi; : Thùc hiƯn trén tµi liƯu in kết máy in; : Mở hộp thoại thiết lập thông tin trớc trộn th Merge Bài tập chơng Nêu bớc cần thiết để trộn tài liệu word từ bảng liệu có sẵn tệp word khác? Tạo danh sách điểm học sinh lớp (15 học sinh) bao gồm cột: Họ tên, Lớp, Tin học đại cơng, Thuật toán lập trình, Triết học, ĐTB, Xếp loại Tiếp theo sử dụng tính Mail merge trộn phiếu điểm nh sau để gửi tới phụ huynh học sinh: 78 Tạo danh sách kÕt qu¶ thi tun (10 thÝ sinh) bao gåm cột thông tin: SBD, Họ tên, Ngày sinh, Địa chỉ, Điểm môn1, Điểm môn 2, Điểm môn 3, Kết xét tuyển Tiếp theo sử dụng tính Mail merge để tạo in Giấy báo kết thi tun gưi tíi tõng thÝ sinh 79 Ch−¬ng 6: Một số ứng dụng khác word 6.1 Tính đếm từ Tính đếm từ cho phép bạn thống kê đợc thông tin ký tự, từ, đoạn, trang tệp tài liệu Nó cần thiết bạn nhà báo, viết sách làm viƯc cã liªn quan Më mơc chän Tools | Word Count để gọi tính Hộp thoại Word Count xt hiƯn: Tỉng sè trang Tỉng sè tõ Tỉng sè ký tự (không tính dấu cách) Tổng số ký tự (kể dấu cách) Tổng số đoạn Tổng số dòng Nếu chọn mục phần ghi tài liệu , thực đếm từ đoạn 6.2 Bảo vệ tài liệu Việc bảo vệ liệu Word đợc phân thành mức độ Mức độ cao bảo vệ mở tệp tài liệu, mức độ thứ hai bảo vệ thay đổi liệu tệp tài liệu Sử dụng mức độ bạn định, tuỳ thuộc vào mục đích bạn Nguyên tắc bảo vệ cho mức là: bạn gán mật (Password) Khi ®ã, chØ nµo ng−êi dïng nhËp ®óng mËt khÈu đà gán làm đợc việc mà bạn đà bảo vệ 6.2.1 Bảo vệ mở tệp tài liệu Bớc 1: Mở tài liệu cần bảo vệ word; B−íc 2: Më mơc chän: Tools | Options , hép tho¹i Options xt hiƯn: 80 ... In tõ trang ®Õn trang 10: 2-1 0 In tõ trang ®Õn trang 10; tõ trang 12 ®Õn 15: 2-1 0, 1 2-1 5 - Hộp Copies số in, ngầm định Nếu bạn in nhiều bản, hÃy gõ số in vào đây; - Hộp Page per sheet để số... trộn tài liệu word từ bảng liệu có sẵn tệp word khác? Tạo danh sách ®iĨm häc sinh cđa mét líp ( 15 häc sinh) bao gồm cột: Họ tên, Lớp, Tin học đại cơng, Thuật toán lập trình, Triết học, ĐTB, Xếp... in: - Chọn All in toàn trang tệp tài liệu; - Current page in trang tài liệu chọn; - Pages trang cần in Qui tắc chọn trang cần in nh sau: -< đến trang> Ví dô: ChØ in trang sè 5: In