Bài 5 - Tổ chức dữ liệu và thông tin gồm có những nội dung cụ thể sau: quản lý dữ liệu, hệ thống dữ liệu; các thực thể dữ liệu, thuộc tính, khoá; mô hình hóa dữ liệu; mô hình cơ sở dữ liệu - mô hình quan hệ;.... Mời các bạn cùng tham khảo.
Organizing Data and Information Giới thiệu • Nguyên nhân gây thất bại công việc kinh doanh đại có q nhiều liệu khơng đủ thơng tin • Máy tính có nơi, lưu trữ hàng gigabytes liệu, đồng thời gây khó khăn việc rút điều quan trọng hàng đống số, kiện, thống kê • Giống thành phần khác hệ thống thông tin, nhiệm vụ sở liệu giúp tổ chức đạt mục đích Một sở liệu đem lại thành công cho tổ chức nhiều cách, bao gồm khả cung cấp cho nhà quản lý, người định thơng tin kịp thời, xác, thích hợp dựa liệu Giới thiệu • Một sở liệu đem lại thành cơng cho tổ chức nhiều cách, bao gồm khả cung cấp cho nhà quản lý, người định thơng tin kịp thời, xác, thích hợp dựa liệu Cơ sở liệu giúp cơng ty có thơng tin để hạ chi phí, tăng doanh thu, theo dõi hoạt động kinh doanh, có hội khai phá thị trường Thật vậy, khác biệt kẻ thắng, người thua thương trường cạnh tranh cao độ khả thu thập liệu, phân tích, hành động nhanh chóng • Vì liệu có tính định đến thành cơng tổ chức, nhiều doanh nghiệp phát triển sở liệu để truy cập liệu sử dụng chúng cách có hiệu Giới thiệu • Cơ sở liệu tập hợp liệu tổ chức để đáp ứng nhu cầu người dùng Chúng ta tiếp cận nhiều sở liệu trực tiếp hay gián tiếp Ta truy cập sở liệu phần mềm gọi hệ quản trị sở liệu (database management system DBMS), DBMS gồm nhóm chương trình điều khiển sở liệu cung cấp giao diện sở liệu người dùng chương trình ứng dụng khác Một sở liệu, DBMS, chương trình ứng dụng sở liệu tạo nên môi trường sở liệu Hiểu rõ khái niệm hệ thống sở liệu giúp tăng cường khả sử dụng sức mạnh hệ thống sở liệu vi tính hóa để hỗ trợ hệ thống thông tin mục tiêu tổ chức I- Quản lý liệu • Nếu thiếu liệu khả xử lý liệu nầy, tổ chức thực thành cơng hầu hết hoạt động kinh doanh • Dữ liệu bao gồm kiện thô số nhân viên, doanh số bán hàng … Để liệu chuyển thành thơng tin hữu dụng, phải tổ chức cách có ý nghĩa I- Quản lý liệu - Hệ thống liệu • Ký tự (character) đơn vị để xây dựng thông tin, bao gồm chữ hoa, chữ thường, số, hay ký tự đặc biệt khác (như ! ; +; /…) Các ký tự hợp lại thành trường • Trường (field): đặc trưng tên, số, hay từ ngữ miêu tả phận đối tượng hay hoạt động kinh doanh • Mẩu tin (record): tập hợp trường có liên hệ với Tổng hợp trường miêu tả phận, ta đối tượng hay hoạt động kinh doanh hồn chỉnh VD, mẩu tin nhân cơng tổng hợp từ trường nhân công họ, tên, địa chỉ, phận, tiền lương … • Tập tin (file): tập hợp mẩu tin có liên hệ với VD tập tin nhân viên tập hợp mẩu tin nhân viên công ty Các phần mềm sở liệu thường biểu diễn tập tin bảng • Cơ sở liệu (database): tập hợp tập tin có liên quan với I- Quản lý liệu 2- Các thực thể liệu, thuộc tính, khố • Thực thể (entity) biểu lớp khái quát đối tượng người, nơi chốn hay vật mà liệu thu thập, lưu trữ bảo trì • Thuộc tính (attribute) biểu phần đặc trưng thực thể VD: mã nhân viên, tên, họ, phận … thuộc tính nhân viên Giá trị cụ thể thuộc tính gọi data item, chứa trường mẩu tin thể thực thể • Khóa (key): trường hay nhóm trường dùng để nhận biết mẩu tin Khóa (primary key) hay nhóm trường đặc biệt mẩu tin, không mẩu tin khác có được, dùng để phân biệt mẩu tin (VD nhân viên có mã số, khơng giống ai) • Khi xác định mẩu tin cụ thể có nhiều tiêu chuẩn phân biệt, ta dùng kết hợp khóa phụ (secondary key) VD tìm SV khơng biết khóa (mã số SV), ta tìm theo khóa phụ lớp, từ đó, kiểm tra khóa khác họ, tên, ngày sinh … để tìm xác SV Các thực thể liệu, thuộc tính, khố Cách tiếp cận theo Truyền thống • Phương pháp quản lý liệu truyền thống cách tiếp cận tập tin liệu riêng biệt thiết lập lưu trữ cho chương trình ứng dụng Ví dụ, mẩu tin khách hàng giữ tập tin khác nhau, tập tin dùng cho hoạt động riêng giao hàng, lập hóa đơn … • Khuyết điểm - Dư thừa liệu (Khơng tồn vẹn liệu) - Mỗi ứng dụng phụ thuộc chương trình riêng, liệu riêng 10 III- Hệ quản trị CSDL - DBMS • Một hệ quản trị sở liệu nhóm chương trình dùng giao diện sở liệu chương trình ứng dụng hay với người dùng DBMS phân loại theo kiểu mơ hình sở liệu mà chúng hỗ trợ • Tất DBMS có vài chức chung, cung cấp cách xem CSDL, lưu trữ trả lại liệu, chỉnh sửa CSDL, thao tác liệu, xuất báo cáo 23 Hệ quản trị CSDL – Cung cấp cách xem CSDL • DBMS tham khảo sơ đồ để tìm nơi truy cập liệu yêu cầu mối liên hệ với mẫu liệu khác • Một DBMS thực giao diện với người sử dụng cách cung cấp nhìn tổng quan sở liệu 24 Hệ quản trị CSDL – Tạo hiệu chỉnh CSDL DDL (data definition language) ngôn ngữ định nghĩa liệu DDL tập hợp dẫn câu lệnh dùng để định nghĩa mô tả liệu mối quan hệ liệu sở liệu cụ thể Tự điển liệu (data dictionary) • Cung cấp định nghĩa chuẩn cho giới hạn thành phần liệu Nó cung cấp giới hạn biến số quán dùng cho tất chương trình • Hỗ trợ lập trình viên việc thiết kế viết chương trình • Đơn giản hoá việc hiệu chỉnh sở liệu: Từ điển liệu góp phần đem lại ưu điểm cho cách tiếp cận CSDL • Giảm bớt liệu dư thừa • Gia tăng độ tin cậy liệu • Phát triển chương trình nhanh 25 • Hiệu chỉnh liệu thông tin dễ dàng Hệ quản trị CSDL – Thao tác liệu Khi DBMS cài đặt, hệ thống dùng tất người sử dụng thông qua lệnh cụ thể ngơn ngữ lập trình khác Một ví dụ câu truy vấn: SELECT * FROM EMPLOYEE WHERE JOB_CLASSIFICATION=”C2” Dấu * lệnh cho chương trình lấy tất cột từ bảng EMPLOYEE T Thường lệnh dùng để thao tác sở liệu thuộc ngôn ngữ thao tác liệu (data manipulation language – DML), ngôn ngữ cho phép người quản lý người dùng khác truy cập, hiệu chỉnh truy vấn liệu sở liệu 26 để báo cáo Hệ quản trị CSDL – Thao tác liệu Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (Structured query language- SQL) Năm 1986, Viện Tiêu Chuẩn Quốc Gia Mỹ (ANSI) công nhận SQL ngôn ngữ truy vấn chuẩn cho sở liệu quan hệ Từ đó, quan tâm việc làm cho SQL thành phần đầy đủ của sở liệu quan hệ máy tính lớn máy tính cá nhân tăng lên Các lập trình viên người dùng sở liệu thấy SQL có giá trị lệnh SQL nhúng vào nhiều ngơn ngữ lập trình, C COBOL Vì SQL sử dụng thủ tục tiêu chuẩn đơn giản hoá để lấy, lưu trữ, thao tác 27 liệu, sử dụng dễ dàng Nhà quản trị sở liệu (Database Administrator) Những khả DBA bao gồm thiết kế, thi hành bảo dưỡng hệ thống sở liệu; thiết lập sách thủ tục liên quan đến quản lý, an ninh, bảo dưỡng sử dụng hệ thống quản lý sở liệu; huấn luyện nhân viên quản lý sử dụng sở liệu Một vài tổ chức lập vị trí gọi data administrator (nhà quản trị liệu) Nhà quản trị liệu khơng có vai trị kỹ thuật, có vai trị quan trọng việc đảm bảo liệu quản lý tài nguyên quan trọng công ty Nhà quản trị liệu có trách nhiệm thiết lập tiêu chuẩn định nghĩa liệu cho phù hợp với 28 CSDL mà tổ chức có Các hệ quản trị CSDL phổ biển Corel ‘s Paradox FileMaker’s Pro Microsoft Access Lotus’s Approach IBM DB2 Oracle Microsoft Thị trường phần mềm BDMS mổi năm thu khoảng 10 tỷ USD 29 Lựa chọn hệ quản trị CSDL Các để lựa chọn phần mềm DMMS • Kích thước sở liệu • Số người sử dụng lúc • Tốc độ cập nhật, số người truy cập lúc • Sự tích hợp (chạy hệ điều hành ?) • Tính (bảo mật, dễ sử dụng, wizard…) • Hãng cung cấp • Chi phí 30 Ứng dụng Cơ sở liệu Những kiểu liệu thông tin mà nhà quản trị cần, thay đổi theo thay đổi trình kinh doanh Nhiều ứng dụng CSDL có hiệu có khả đáp ứng nhu cầu nhà quản trị, chúng liên kết CSDL công ty với Internet, thiết lập trung tâm kho liệu, sử dụng CSDL cho chiến lược kinh doanh, cho phép tổ chức đặt liệu vị trí khác nhau, sử dụng tiến trình xử lý trực tuyến, mở mức độ liên kết để tăng khả sản xuất, phát triển CSDL với phương pháp hướng đối tượng, nghiên cứu sử dụng liệu cấu trúc đồ họa video 31 5.Ứng dụng CSDL- liên kết CSDL công ty với Internet • Khách hàng, nhà cung cấp nhân viên công ty phải có khả truy cập CSDL thơng qua Internet, thông qua mạng nội bộ, mạng mở rộng để đáp ứng nhu cầu khác Ví dụ mua sắm qua Internet khách hàng biết thêm chi tiết thông tin sản phẩm cách truy cập CSDL sản phẩm, bao gồm kích cỡ, màu sắc, kiểu, giá chi tiết Nhà cung cấp sử dụng Internet mạng nội mở rộng để xem CSDL hàng tồn kho để kiểm tra lượng nguyên liệu thô kế hoạch sản xuất thời để xác định thời điểm số lượng sản phẩm phải giao Nhân viên công ty cần truy cập vào CSDL để hỗ trợ cho việc định họ khơng có nơi Trong trường hợp trên, họ sử dụng máy tính xách tay truy cập liệu thông qua 32 Internet mạng nội công ty 5.Ứng dụng CSDL - Kho liệu (data warehouse) • Một kho liệu CSDL tập hợp thông tin kinh tế từ nhiều nguồn việc kinh doanh, bao gồm tất trình cơng ty, sản phẩm khách hàng Kho liệu cung cấp cho nhà kinh doanh khía cạnh khác liệu mà họ cần để phân tích điều kiện kinh doanh • Kho liệu điển hình bắt đầu CSDL lớn, chứa đựng hàng triệu chí trăm triệu mẩu tin Khi liệu từ nhiều hệ thống khác thu thập, CSDL có tính lịch sử xây dựng cho phân tích viên sử dụng Để ln xác, rõ ràng, kho liệu ln cập nhật thường xuyên.Việc cập nhật phải nhanh, hiệu tự động Thông thường kho liệu chứa liệu 3-10 năm từ khứ đến Công cụ dọn dẹp liệu (data cleanup) nối kết liệu từ nhiều nguồn vào CSDL, tự động tập hợp liệu kiểm tra, xóa liệu không mong muốn, bảo vệ liệu hệ33 thống CSDL 5.Ứng dụng CSDL - Kho liệu 34 5.Ứng dụng CSDL - Trung tâm liệu (data mart) • Trung tâm liệu tập kho liệu Trung tâm liệu mang khái niệm kho liệu (phân tích trực tuyến mua bán, kiểm kê cần cho liệu kinh doanh khác, tập hợp từ hệ thống xử lý giao dịch) áp dụng cho doanh nghiệp vừa nhỏ, phịng ban cơng ty lớn Thay chứa tất liệu kinh doanh khối CSDL , trung tâm liệu chứa tập hợp liệu mặt việc kinh doanh cơng ty, ví dụ tài chính, hàng tồn kho, nhân … Trên thực tế, trung tâm liệu mang lại nhiều liệu chi tiết lĩnh vực kho liệu • Trung tâm liệu hữu dụng cho nhóm nhỏ người muốn truy cập liệu chi tiết Vì trung tâm liệu chứa khoảng 10 GB liệu, ngược với hàng trăm GB kho liệu, chúng triển khai phần cứng yếu với thiết bị lưu trữ nhỏ hơn, tiết kiệm chi phí cho cơng 35 ty 5.Ứng dụng CSDL - Khai mỏ liệu (data mining) • Data mining cơng cụ phân tích thơng tin, bao gồm việc tự động tìm khn mẫu mối quan hệ kho liệu Data mining dùng kỹ thuật thống kê cao cấp máy nghiên cứu để tìm kiện CSDL lớn, kể CSDL Internet Data mining dùng cơng cụ phân tích xây dựng sẵn để tự động rút giả thuyết khuôn mẫu bất thường để dự báo hoạt động tương lai 36 Tình báo kinh doanh (business intelligence) • Business intelligence tiến trình thu thập đầy đủ phân tích thơng tin xác, hợp thời, với hình thức tiện lợi để tác động tích cực vào chiến thuật, chiến lược hay hoạt động kinh doanh Business intelligence bao gồm việc chuyển liệu trở thành thơng tin hữu ích xếp suốt q trình kinh doanh Cơng ty sử dụng thơng tin để chiến lược thâm nhập thị trường nào, cách quản lý mối quan hệ khách hàng, lựa chọn nâng cao chất lượng sản phẩm để tăng lợi nhuận thị phần Competitive intelligence mặt business intelligence giới hạn thông tin đối thủ cạnh tranh cách tác động đến chiến lược,chiến thuật hoạt động kinh doanh; tiến trình tiếp diễn bao gồm tập hợp thông tin 37 hợp pháp quy tắc ... mạnh hệ thống sở liệu vi tính hóa để hỗ trợ hệ thống thơng tin mục tiêu tổ chức I- Quản lý liệu • Nếu thiếu liệu khả xử lý liệu nầy, tổ chức thực thành công hầu hết hoạt động kinh doanh • Dữ liệu. .. doanh số bán hàng … Để liệu chuyển thành thông tin hữu dụng, phải tổ chức cách có ý nghĩa I- Quản lý liệu - Hệ thống liệu • Ký tự (character) đơn vị để xây dựng thông tin, bao gồm chữ hoa, chữ... liệu tổ chức xếp để dễ dàng tìm thấy thơng tin cần thiết Thiết kế luận lý CSDL bao gồm: - Nhận biết mối quan hệ liệu khác nhóm chúng theo thứ tự - Bởi CSDL cung cấp đầu vào đầu cho hệ thống thông