Bài giảng học phần Tin học: Phần 1 - Nguyễn Trần Phượng

(NB) Bài giảng học phần Tin học của Nguyễn Trần Phượng là tài liệu dành cho học sinh hệ trung cấp các chuyên ngành. Mời các bạn cùng tìm hiểu phần 1 của tài liệu để nắm bắt một số vấn đề cơ bản về những hiểu biết cơ bản về tin học; soạn thảo văn bản với microsoft word.

[Date] BÀI GIẢNG TIN HỌC (Lưu hành nội bộ) Nguyễn Trần Phương 2014 LỜI MỞ ĐẦU Tài liệu dành cho học sinh hệ trung cấp chuyên ngành kết cấu gồm phần chính, ngồi có giới thiệu phần nhỏ kiến thức PowerPoint đề cập đến việc sử dụng mail, truy cập web: PHẦN I NHỮNG CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS Những nội dung phần này: Các chức hệ điều hành Windows Hệ thống lại kiến thức phiên hệ điều hành Windows XP; Cung cấp quy trình sử dụng chức Windows giới thiệu nét Windows Sử dụng tiếng Việt số chương trình, tiện ích khác theo yêu cầu dự án học viên PHẦN II MICROSOFT WORD – CÁC KỸ NĂNG CƠ BẢN ĐỂ SOẠN THẢO VĂN BẢN Những nội dung phần này: Định dạng văn tiếng Việt, bảng biểu mức độ chuyên nghiệp theo chuẩn văn thông thường; Sử dụng phím tắt, phím nóng; Chèn hình ảnh vào văn bản; Cung cấp số tính chuyên nghiệp dành cho học viên sử dụng thành thạo PHẦN III MICROSOFT EXCEL - CÁC KỸ NĂNG CƠ BẢN XÂY DỰNG BẢNG TÍNH Những nội dung phần này: Cách xây dựng công thức sử dụng số hàm thơng dụng; Quy trình định dạng số, chữ, lề, bảng biểu vấn đề liên quan; Quy trình định dạng Tiêu đề, hạ mục, đánh số trang, cụm đầu dòng thực việc in ấn; số lỗi cách khắc phục Việc biên tập chắn cịn có thiếu sót, mong chuyên gia; Các thành viên dự án; Học viên bổ sung đóng góp để tài liệu ngày hồn thiện, phù hợp với thực tiễn u cầu cơng việc Thay mặt nhóm tin học Nhà trường, tác giả chân thành cám ơn lãnh đạo nhà trường; Chuyên gia dự án Công ty Microsoft Việt Nam hỗ trợ cung cấp tư liệu, tài liệu tham khảo để nhóm hồn thành theo kế hoạch Tác giả Nguyễn Trần Phương MỤC LỤC CHƯƠNG 1: NHỮNG HIỂU BIẾT CƠ BẢN VỀ TIN HỌC 1.1 THÔNG TIN VÀ BIỂU DIỄN THÔNG TIN 1.1.1 THÔNG TIN VÀ DỮ LIỆU 1.1.2 BIỂU DIỄN THƠNG TIN TRONG MÁY TÍNH 1.2 HỆ THỐNG MÁY TÍNH 1.2.1 CẤU TRÚC CỦA MỘT HỆ THỐNG MÁY TÍNH 1.2.2 PHẦN CỨNG (HARDWARE) 1.2.3 PHẦN MỀM (SOFTWARE) 1.2.4 DỮ LIỆU .7 1.3 HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS 1.3.1 GIỚI THIỆU PHIÊN BẢN WINDOWS 1.3.2 CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN WINDOWS EXPLORER 16 1.3.3 THAY ĐỔI CẤU HÌNH .18 1.3.4 TASKBAR & START MENU 20 1.4 SỬ DỤNG TIẾNG VIỆT TRONG WINDOWS 22 1.4.1 GIỚI THIỆU CÁC CHƯƠNG TRÌNH HỖ TRỢ TIẾNG VIỆT 22 1.4.2 SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH UNIKEY 22 CHƯƠNG 2: SOẠN THẢO VĂN BẢN VỚI MICROSOFT WORD 24 2.1 GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD 24 2.1.1 GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD 24 2.1.2 CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN CỦA CỬA SỔ WORD .31 2.1.3 SỬ DỤNG BÀN PHÍM VÀ CON CHUỘT 31 2.2 NHẬP, ĐIỀU CHỈNH VĂN BẢN 32 2.2.1 NHẬP VĂN BẢN 32 2.2.2 KHỐI VĂN BẢN VÀ CÁC LỆNH XỬ LÝ KHỐI 32 2.3 CÁC LỆNH XỬ LÝ TẬP TIN 34 2.3.1 MỞ TẬP TIN 34 2.3.2 LƯU TẬP TIN 35 2.3.3 ĐÓNG TẬP TIN 36 2.3.4 IN TẬP TIN 36 2.4 ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 36 2.4.1 ĐỊNH DẠNG KÍ TỰ 36 2.4.2 ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN .38 2.4.3 ĐỊNH DẠNG TRANG 40 2.4.4 ĐỊNH DẠNG TAB 48 2.4.5 TẠO BULLET VÀ SỐ THỨ TỰ 49 2.5 BẢNG BIỂU 51 2.5.1 BẢNG BIỂU VÀ CÁCH TẠO BẢNG .51 2.5.2 CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN BẢNG 51 2.6 MỘT SỐ CHỨC NĂNG KHÁC 55 2.6.1 CHÈN KÍ HIỆU, HÌNH ẢNH .55 2.6.2 TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ VĂN BẢN 57 2.6.3 KIỂM TRA CHÍNH TẢ VÀ VĂN PHẠM 61 2.6.4 TRỘN THƯ (MAIL MERGE) 63 CHƯƠNG 3: XỬ LÝ BẢNG TÍNH VỚI MICROSOFT EXCEL 69 3.1 KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG EXCEL 69 3.1.1 GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL 69 3.1.2 CÁC THÀNH PHẦN CỦA CỬA SỐ EXCEL 69 3.1.3 CẤU TRÚC CỦA MỘT WORKBOOK 72 3.1.4 CÁC KIỂU DỮ LIỆU & CÁC TOÁN TỬ 73 3.2 CÁC THAO TÁC CƠ BẢN 80 3.2.1 XỬ LÝ TRÊN VÙNG (RANGE) 80 3.2.2 CÁC THAO TÁC TRÊN CỘT VÀ DÒNG 84 3.2.3 CÁC LỆNH XỬ LÝ TẬP TIN (WORKBOOK) 88 3.2.4 CÁC LOẠI ĐỊA CHỈ SỬ DỤNG TRONG EXCEL 106 3.3 MỘT SỐ HÀM TRONG EXCEL 108 3.3.1 CÚ PHÁP CHUNG CÁC HÀM 108 3.3.2 CÁCH SỬ DỤNG HÀM 109 3.3.3 CÁC HÀM THÔNG DỤNG 113 3.4 TẠO BIỂU ĐỒ TRONG EXCEL 120 3.5 THAO TÁC TRÊN CƠ SỞ DỮ LIỆU 135 3.5.1 KHÁI NIỆM VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU 135 3.5.2 CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN CƠ SỞ DỮ LIỆU .135 3.5.3 CÁC HÀM THAO TÁC TRÊN CƠ SỞ DỮ LIỆU 142 3.6 IN ẤN TRONG EXCEL 143 CÁC HÀM TRONG EXCEL 152 CHƯƠNG 4: TRÌNH DIỄN VỚI MICORSOFT POWERPOINT 180 4.1 GIỚI THIỆU MICORSOFT POWERPOINT 180 4.1.1 GIỚI THIỆU MICORSOFT POWERPOINT 180 4.1.2 CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN CỦA MÀN HÌNH POWERPOINT 188 4.2 TẠO MỘT BẢN TRÌNH BÀY CƠ BẢN 200 4.2.1 TẠO BẢN TRÌNH BÀY TỪ AUTOCONTENT WIZARD 200 4.2.2 TẠO BẢN TRÌNH BÀY TỪ MỘT KHUÔN MẪU TEMPLATE 202 4.2.3 TẠO BẢN TRÌNH BÀY TỪ MỘT THIẾT KẾ TRỐNG 204 4.3 CẬP NHẬT VÀ ĐỊNH DẠNG 205 4.3.1 CHỈNH SỬA TRONG CÁC SLIDE 205 4.3.2 THAO TÁC TRÊN CÁC SLIDE 214 4.3.3 TẠO CÁC HIỆU ỨNG HOẠT HÌNH .220 CHƯƠNG 5: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG DỊCH VỤ WEB VÀ EMAIL 243 5.1 INTERNET VÀ DỊCH VỤ WORLD WIDE WEB 243 5.1.1 GIỚI THIỆU INTERNET 243 5.1.2 GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC CÁC DỊCH VỤ THÔNG DỤNG TRÊN INTERNET 244 5.1.3 DỊCH VỤ WORLD WIDE WEB (WWW) .249 5.2 DỊCH VỤ THƯ ĐIỆN TỬ 250 Trường Kinh tế Kỹ thuật Hịa Bình - Bài giảng học phần tin học CHƯƠNG 1: NHỮNG HIỂU BIẾT CƠ BẢN VỀ TIN HỌC 1.1 THÔNG TIN VÀ BIỂU DIỄN THÔNG TIN 1.1.1 THƠNG TIN VÀ DỮ LIỆU Khái niệm thơng tin Thông tin hiểu biết người kiện, tượng thu nhận qua nghiên cứu, trao đổi, nhận xét, học tập, truyền thụ, cảm nhận… - Con người hiểu thông tin qua lời nói, chữ viết… diễn tả thơng tin thành ngôn ngữ để truyền đạt cho - Thông tin chuyển tải qua môi trường vật lý khác ánh sáng, sóng âm, sóng điện từ… Thông tin ghi phương tiện hữu hình nhưvăn giấy, băng ghi âm hay phim ảnh… - Vai trị thơng tin: Thơng tin làm tăng thêm hiểu biết người, nguồn gốc nhận thức sở định Khái niệm liệu Dữ liệu (Data) hình thức thể thơng tin mục đích thu thập, lưu trữ xử lý - Dữ liệu đối tượng xử lý máy tính - Thơng tin ln mang ý nghĩa xác định cịn liệu kiện khơng có ý nghĩa rõ ràng khơng tổ chức xử lý Khái niệm xử lý thơng tin - Q trình xử lý thơng tin biến đổi liệu đầu vào dạng rời rạc thành thông tin đầu dạng chuyên biệt phục vụ cho mục đích định Hay nói cách khác xử lý thơng tin tìm dạng thể thơng tin phù hợp với mục đích sử dụng - Việc xử lý thơng tin máy tính xử lý dạng thông tin, thể dạng tín hiệu điện mơ việc xử lý ký hiệu để đạt tới việc thể ngữ nghĩa 1.1.2 BIỂU DIỄN THƠNG TIN TRONG MÁY TÍNH Hệ đếm máy tính Hệ đếm tập hợp ký hiệu qui tắc sử dụng tập ký hiệu để biểu diễn xác định giá trị số Mỗi hệ đếm có số ký số (digits) hữu hạn tổng số ký số hệ đếm gọi số (base hay radix), ký hiệu b Các hệ đếm phổ biến hay dùng hệ đếm La mã hệ đếm thập phân, hệ đếm nhị phân, hệ đếm bát phân, hệ đếm thập lục phân Nhưng lĩnh vực kỹ thuật phổ biến hệ đếm sau: - Hệ nhị phân: gồm có ký sơ - Hệ bát phân: gồm có ký số 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, - Hệ thập phân: gồm có 10 ký số 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, - Hệ thập lục phân: gồm 16 ký số 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, A, B, C, D, E, F Nguyễn Trần Phương - Khoa Cơ & Mơn chung Trường Kinh tế Kỹ thuật Hịa Bình - Bài giảng học phần tin học Tất máy tính số lưu trữ số, chữ ký tự khác dạng mã Dạng mã sử dụng để biểu diễn ký tự mã nhị phân (binary code) – có nghĩa mã hố số hay bit nhị phân Mọi ký tự biểu diễn chuỗi số “0” “1” Một chuỗi bit gọi byte (B) 1024 (B) = Kilobyte (KB) 1024 (KB) = Megabyte (MB) 1024 (MB) = Gigabytes (GB) 1024 (GB) = Tetabyte (TB) Một từ (word) bao gồm hay nhiều byte Hầu hết máy tính thể từ gồm hay 16 bit Tuy nhiên hệ thống máy tính lớn số bit lên tới 16, 32, 36 hay 40 bit Khi nhập liệu vào máy tính, bàn phím chuyển đổi tín hiệu từ phím nhấn thành mã ký tự nhị phân Mã truyền tới máy tính Khi máy tính truyền liệu tới máy in, hình đĩa lưu trữ, ký tự riêng lẻ chuyển thành mã nhị phân Sau mã chuyển ngược thành ký tự cụ thể hình in liệu Hệ đếm thập phân hay hệ đếm số 10 bao gồm ký hiệu sau: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, Khi di chuyển vị trí từ trái qua phải, giá trị ký số (digit) tăng 10 lần Chúng ta thấy vị trí số ảnh hưởng đến giá trị Vì vậy, người ta gọi loại hệ đếm hệ đếm định vị Công thức tổng quát: anan-1…a0 = an.10n + an-1.10n-1 +…+ a0.100 Hệ đếm nhị phân (Binary system) hay hệ đếm số bao gồm ký số theo ký hiệu sau: 0, Trong hệ đếm này, di chuyển sang trái, giá trị ký số tăng lần so với số kế trước Như giá trị thể là: ….< 64 < 32 < 16 < < < < Mỗi chữ số nhị phân gọi Bit (viết tắt từ chữ Binary digit) Vì hệ nhị phân có trị số 1, nên muốn diễn tả số lớn hơn, ký tự phức tạp cần kết hợp nhiều Bit với Chú ý: Còn các hệ đếm bát phân (Octal system hay hệ 8) hệ đếm thập lục phân Chuyển đổi 10 sang hệ Phần trước dấu phẩy Để chuyển đổi số từ hệ thập phân sang hệ nhị phân Ta lấy số cần chuyển đổi (hệ thập phân) chia cho kết ghi lại phần dư Sau lại tiếp tục lấy kết vừa chia chia tiếp cho ghi lại kết phần dư Tiếp tục lấy kết chia không chia ta ghi kết sang phần dư Ghi lại số dư theo quy tắc từ lên Các số dư lần chia số nhị phân mà ta chuyển từ hệ thập phân sang Dạng tổng quát: N10 = N/2 Ví dụ: Chuyển số 43 hệ thập phân sang hệ nhị phân 12 : = dư : = dư : = dư 1 : = dư Nguyễn Trần Phương - Khoa Cơ & Môn chung Trường Kinh tế Kỹ thuật Hịa Bình - Bài giảng học phần tin học Lấy kết phần dư viết theo chiều ngược lại: 1100 Phần sau dấu phẩy Nhân phần sau dấu phẩy với Lặp lại từ bước đầu, đến muốn dừng kết quả=0 Viết phần nguyên theo thứ tự kết Ví dụ: 12,76, phần sau dấu phẩy 0,76 0,76 x = 1,52 phần nguyên 0,52 x = 1,04 phần nguyên 0,04 x = 0,08 phần nguyên 0,08 x = 0,16 phần nguyên Nếu lấy trước say dấu phẩy số Thì ta có:1100,1100 Chuyển đổi hệ sang hệ 10 Khi đổi từ số sang hệ 10 ta tính theo biểu thức sau: an-1x 2n-1+ an-2 x 2n-2 + …+ a1 x 21 + a0 x 20 Ví dụ : Cho số hệ 2: (10011)2 đổi sang 10 (10011)2 = 1x24 + 0x23 + 0x22 + 1x21 + 1x20 = 16 + + + + = 19 Vậy số (10011)2 =(19)10 Mã hố - Dù thơng tin lưu trữ đâu cần có quy luật để hiểu  mã hố Ví dụ Mã SV: 20041021234 2004: Vào trường năm 2004 102: Mã ngành 1234: Số hiệu sinh viên - Một vài loại mã hóa thường gặp: Phòng: B209 (Nhà B - Tầng - Phòng 09);Biển số xe,… Mã hoá phải “rõ ràng” “đầy đủ” - Trong máy tính:  Sử dụng số nhị phân  Độ lớn mã = số bit sử dụng để mã hoá  Quy luật hiểu mã nhị phân Ví dụ: Sử dụng bit để mã hố chữ hoa A Z (26 chữ cái)  00000  A  00001  B  …  11001  Z  11001 – 11111: chưa sử dụng Bảng mã ASCII (American Standard Code for Information Interchange):  Dùng bit để mã hoá chữ  Mỗi chữ gọi ký tự  Mã hoá 28 = 256 ký tự  031,127: Các ký tự điều khiển  32126: Các ký tự thông thường Nguyễn Trần Phương - Khoa Cơ & Môn chung Trường Kinh tế Kỹ thuật Hịa Bình - Bài giảng học phần tin học  128255: Các ký tự đặc biệt Bảng mã Unicode: Sử dụng nhiều bit (2,3,4,… Bytes) để mã hoá ký tự  Bytes mã hoá 216 = 65536 ký tự  Hầu hết chữ nước giới  Việt Nam  Trung Quốc  Nga,… 1.2 HỆ THỐNG MÁY TÍNH 1.2.1 CẤU TRÚC CỦA MỘT HỆ THỐNG MÁY TÍNH Máy tính cơng cụ dùng lưu trữ xử lý thơng tin Mọi q trình xử lý thơng tin máy tính thực theo chu trình sau : Hình 1: Mơ hình xử lý thơng tin máy tính Các thơng tin xử lý máy tính mã hóa dạng số nhị phân, với ký hiệu Mỗi vị trí lưu trữ số nhị phân tính BIT (Binary Digit), đơn vị đo thơng tin nhỏ Ngồi ra, cịn có đơn vị đo khác: Byte = bits KB (KiloByte) 10 = Bytes = 1024 Bytes MB (MegaByte) = 10 KB = 1.048.576 Bytes 10 GB (GigaByte) = MB = 1.073.741.824 Bytes Để trao đổi thông tin người thiết bị máy, người ta xây dựng bảng mã nhị phân để biểu diễn chữ cái, chữ số, câu lệnh…Bảng mã ASCII (American Standard Code for Information Interchange ) chọn làm bảng mã chuẩn Trong đó, ký tự mã hóa số nhị phân BIT Tổng số ký hiệu bảng mã ASCII =256 1.2.2 PHẦN CỨNG (HARDWARE) Toàn máy móc thực chức xử lý thơng tin Sơ đồ chức năng: Hình 2: Sơ đồ chức Nguyễn Trần Phương - Khoa Cơ & Môn chung Trường Kinh tế Kỹ thuật Hịa Bình - Bài giảng học phần tin học Bộ xử lý trung tâm (CPU : Central Processing Unit ) Bộ xử lý trung tâm ( CPU ) đầu não máy tính, diễn việc xử lý thơng tin điều khiển toàn hoạt động máy tính Bộ nhớ : (Memory ) Bộ nhớ : (Internal Memory ) Bộ nhớ đọc (ROM : Read Only Memory ) : nhớ chứa chương trình liệu nhà sản xuất máy tính Bộ nhớ truy xuất ngẫu nhiên (RAM : Random Access Memory): nhớ chứa chương trình liệu người sử dụng máy hoạt động Thơng tin đọc ghi vào bị xóa tắt máy Bộ nhớ ngồi (External Memory ) Đĩa cứng (Hard Disk): Đĩa cứng thường gồm nhiều đĩa hợp kim xếp thành tầng hộp kín Dung lượng lưu trữ thơng tin lớn : 7GB,10.2GB, 20GB,40 GB …Tốc độ trao đổi thông tin đĩa cứng CPU nhanh gấp nhiều lần so với đĩa mềm Đĩa CDROM (Compact Disk Read Only Memory): ghi thông tin lên cách dùng tia laser Khả lưu trữ thông tin lớn thường đĩa có kích thước 4.72 inches có dung lượng khoảng 540MB, … 100 TG Thiết bị nhập (Input devices ) Bàn phím (Keyboard): Bàn phím thơng thường bao gồm loại phím : Esc hủy bỏ lệnh vừa đưa vào trước nhấn phím Enter : F1 … F12 : phím chức : Shift + phím ký tự : ký tự hoa :Shift + ký tự : ký tự Thí dụ : Nhấn giữ Shift phím → ! : Enter : xuống hàng, chấm dứt lệnh : Ctrl Alt : phím điều khiển ↑ ↓ ← → : di chuyển trỏ : Del Delete : xóa ký tự vị trí trỏ ← : ( Backspace ) xóa lùi ký tự Nguyễn Trần Phương - Khoa Cơ & Môn chung Trường Kinh tế Kỹ thuật Hịa Bình - Bài giảng học phần tin học Hình 69: Định dạng hướng văn bảng B1: Chọn ô cần định dạng hướng; B2: Nháy phải chuột lên vùng chọn, mở mục chọn , hộp thoại Text Direction xuất hiện: Hãy dùng chuột nhấn vào hướng muốn thiết lập mục Orientation B3: Nhấn OK Cách khác Chọn Format Chọn Tô nền, kẻ viền Để tô màu hay kẻ viền cho vùng bảng, cách làm sau: Hình 70: Giao diện tô nền, kẻ viền bảng B1: Chọn ô (bôi đen) cần tô hay đặt viền; B2: Nhấn phải chuột lên vùng chọn, mở mục chọn Border and Shading xuất hiện:  Thẻ Border cho phép thiết lập định dạng đường kẻ vùng lựa chọn:  Style: chọn kiểu đường định thiết lập;  Color: chọn màu cho đường thẳng;  Width: chọn độ dày, mỏng cho đường; Nguyễn Trần Phương - Khoa Cơ & Môn chung 53 Hộp thoại Trường Kinh tế Kỹ thuật Hịa Bình - Bài giảng học phần tin học  Setting: chọn phạm vi đường cần thiết lập Ngồi bạn chọn phạm vi đường cần thiết lập định dạng mục Preview;  Apply to: để chọn phạm vi ô thiết lập cho phù hợp: Table – thiết lập định dạng cho toàn bảng; Cell - thiết lập cho ô chọn; B3: Nhấn OK để kết thúc công việc  Thẻ Shading cho phép thiết lập định dạng tô bảng:  Fill: chọn chọn màu cần tơ Đã có sẵn hộp với nhiều màu Bạn nhấn nút More Colors để tự chọn cho màu khác:  Apply to: để chọn phạm vi ô cấn tô mầu nền: Table – tô toàn bảng; Cell - tô cho ô chọn; B3: Nhấn OK để kết thúc công việc Hình 71: Giao diện tô màu bảng Sắp xếp liệu bảng  Dữ liệu bảng xếp theo thứ tự Giả sử có bảng liệu sau: Sắp xếp bảng theo Tên Họ đệm Đặt điểm trỏ lên bảng cần xếp mở mục chọn Table | Sort , hộp thoại Sort xuất Thiết lập thuộc tính cho hộp thoại sau: Nguyễn Trần Phương - Khoa Cơ & Môn chung 54 Trường Kinh tế Kỹ thuật Hịa Bình - Bài giảng học phần tin học Hình 72: Sắp xếp bảng Hình 73: Cài đặt xếp  Sort by: Chọn cột cần xếp (cột Tên);  Type : Chọn kiểu liệu cột để xếp Có kiểu liệu mà Word hỗ trợ: Text – kiểu ký tự; Number – kiểu số học Date – kiểu ngày;  Các Then By: Sẽ so sánh giá trị xếp trường trùng  My list has: Chọn Header row - Dòng bảng khơng tham gia vào q trình xếp (làm dòng tiêu đề); chọn No header row - Máy tính xếp dịng bảng (chọn bảng khơng có dịng tiêu đề); Nhấn OK 2.6 MỘT SỐ CHỨC NĂNG KHÁC 2.6.1 CHÈN KÍ HIỆU, HÌNH ẢNH Các cơng cụ đồ họa Word 201x  Từ cơng cụ vẽ hình định dạng đơn giản phiên trước, Office 201x nâng cấp đáng kể tính đồ họa Word, giúp cho người dùng thỏa sức sáng tạo mà khơng cần đến trợ giúp chương trình đồ họa chuyên nghiệp Photoshop, Illustrator, CorelDraw … Hình 74: Công cụ chèn ảnh  Trong Word, đối tượng đồ họa (Illustrations) chia làm 05 loại: Picture (ảnh chụp), ClipArt (ảnh vẽ có sẵn cài đặt), Shapes (các hình vẽ bản), SmartArt ( hình vẽ, sơ đồ đặc biệt), Chart (đồ thị) WordArt (chữ nghệ thuật – nằm nhóm Text)  Quá trình thao tác thực qua hai phần: tạo đối tượng định dạng đối tượng  Để khởi tạo đối tượng, ta chọn menu Insert chọn nhóm đối tượng phần Illustrations  Với Picture: Người sử dụng phải chọn tranh nơi chứa (ví dụ My Pitures)  Với ClipArt: Người sử dụng phải chọn tranh kho có sẵn chương trình  Với Shapes: Người sử dụng phải chọn hình vẽ kích chuột vào văn  Với SmartArt: Người sử dụng phải chọn loại sơ đồ OK  Với Chart: Người sử dụng phải nhập số liệu  Với Word Art: Người sử dụng phải chọn mẫu nhập nội dung Nguyễn Trần Phương - Khoa Cơ & Môn chung 55 Trường Kinh tế Kỹ thuật Hịa Bình - Bài giảng học phần tin học Hình 75: Hình 59: Công cụ định dạng đồ họa Picture Tools  Sau tạo đối tượng xong, người sử dụng phải kích chuột vào đối tượng chuyển sang menu Format để định dạng Đây nơi tập trung công cụ để định dạng đối tượng vừa tạo, bao gồm:  Nhóm Adjust: điều chỉnh độ sáng tối, độ tương phản, gồm:  Brightness: điều chỉnh độ sáng  Contrast: điều chỉnh độ tương phản  Recolor: điều chỉnh tông màu Với tính này, người sử dụng chuyển toàn ảnh thành dạng đơn sắc theo tơng màu Đặc biệt, có tính Set Transparent Color dùng để chuyển mảng màu trở nên suốt (thường dùng để loại bỏ ảnh)  Compress Pictures: dùng để nén ảnh Các ảnh nguyên gốc có dung lượng lớn (vài MB ảnh), chèn vào văn dung lượng file Word dung lượng ký tự cộng với dung lượng toàn ảnh Như văn có kích cỡ lên tới 100MB Để giảm dung lượng ảnh, ta dùng chế độ nén với 03 mức: Print 220 ppi - tốt cho in máy hiển thị, Screen 150 ppi – hiển thị tốt hình, Email 96 ppi – dung lượng nhỏ - chất lượng hiển thị không tốt  Change Picture: thay đổi ảnh  Reset Picture: khôi phục ảnh trở trạng thái gốc  Nhóm Picture Styles: chế độ định dạng cho ảnh, gồm:  Picture Shape: chọn kiểu khung ảnh (chỉ có với đối tượng dạng ảnh)  Picture Border: chọn kiểu viền khung ảnh  Picture Effects: chọn kiểu hiệu ứng cho ảnh Hình 76: Hình 60: Cơng cụ định dạng đồ họa Drawing tools Nguyễn Trần Phương - Khoa Cơ & Môn chung 56 Trường Kinh tế Kỹ thuật Hịa Bình - Bài giảng học phần tin học  Nhóm Shape Styles: chế độ định dạng cho đối tượng dạng hình vẽ đồ thị, gồm:  Shape Fill: chọn kiểu  Shape Outline: chọn kiểu viềt  Shape Effects: chọn kiểu hiệu ứng cho hình vẽ + Nhóm Arrange: chỉnh vị trí, khoảng cách đối tượng đồ họa, gồm:  Position: Chọn vị trí đối tượng so với dịng văn  Bring to front: đưa lên  Send to back: đưa xuống  Text Wrapping: chọn chế độ dòng văn bao quanh đối tượng (bao theo hình vng, bao chặt hay phủ lên …)  Align: dóng hàng đối tượng chọn  Group: nhóm bỏ nhóm đối tượng chọn  Rotate: quay, lật đối tượng  Nhóm Size: điều chỉnh kích cỡ xác đối tượng  Height: điều chỉnh chiều cao  Width: điều chỉnh độ rộng  Crop: cắt tranh  Nhóm Shadow Effects: lựa chọn hiệu ứng bóng hai chiều  Nhóm 3-D Effects: lựa chọn hiệu ứng bóng ba chiều  Nhóm WordArt Styles: chọn mẫu định dạng chữ nghệ thuật  Bên cạnh menu Format để định dạng chung đối tượng đồ họa, với loại biểu đồ, đồ thị cịn có thêm hai menu Design Layout  Design: chỉnh sửa thiết kế, liệu (đối với đồ thị)  Layout: chỉnh sửa giao diện Có điểm cần lưu ý, tất tính nói Word 201x hiển thị văn tạo lưu theo định dạng Word 201x (có docx) Nếu lưu định dạng Word 2003 tính riêng có Word 201x dạng biểu đồ đặc biệt, kiểu định dạng đổ bóng, tạo hiệu ứng … bị ẩn 2.6.2 TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ VĂN BẢN Tìm văn Bạn nhanh chóng tìm kiếm từ cụm từ theo cách sau: - Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn nút Find (hoặc nhấn phím tắt Ctrl+F) - Hình 77: Chức tìm kiếm Trong mục Find what hộp thoại Find and Replace vừa xuất hiện, bạn nhập vào đoạn văn cần tìm Nguyễn Trần Phương - Khoa Cơ & Mơn chung 57 Trường Kinh tế Kỹ thuật Hịa Bình - Bài giảng học phần tin học Hình 78: Giao diện tìm kiếm - Để tìm từ cụm từ, bạn nhấn Find Next Để tìm tất từ cụm từ lúc văn bản, bạn nhấn Find in, sau nhấn Main Document - Muốn kết thúc trình tìm kiếm, bạn nhấn ESC Tìm thay văn - Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn nút Replace (hoặc nhấn phím tắt Ctrl+H) Hình 79: Thay văn - Ở mục Find what, bạn nhập vào đoạn văn muốn tìm - Ở mục Replace with, bạn nhập vào đoạn văn muốn thay - Để tìm đoạn văn tiếp theo, bạn nhấn Find Next - Để thay đoạn văn bản, bạn nhấn Replace Sau nhấn xong, Word chuyển sang đoạn văn - Để thay tất đoạn văn tìm được, bạn nhấn Replace All Nguyễn Trần Phương - Khoa Cơ & Mơn chung 58 Trường Kinh tế Kỹ thuật Hịa Bình - Bài giảng học phần tin học Tìm tô sáng đoạn văn tìm Để dễ dàng nhận biết cụm từ tìm được, bạn tơ sáng hình (khơng tơ sáng in ra) - Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn nút Find (Ctrl+F) - Trong hộp Find what, nhập văn mà bạn muốn tìm - Nhấn Reading Highlight, sau chọn Highlight All - Tất từ tìm tơ sáng Để tắt tính đi, bạn nhấn Reading Highlight lần nữa, chọn Clear Highlighting Hình 80: Làm khác biệt kết tìm kiếm Tìm thay định dạng đặc biệt - Trong thẻ Home, nhóm Editing, bạn nhấn nút Replace (Ctrl+H) - Nhấn nút More bạn khơng nhìn thấy nút Format Hình 81: Tìm kiếm nâng cao Nguyễn Trần Phương - Khoa Cơ & Môn chung 59 Trường Kinh tế Kỹ thuật Hịa Bình - Bài giảng học phần tin học - Để tìm kiếm đoạn văn với định dạng đặc biệt, bạn nhập đoạn văn Find what Nếu để tìm kiếm định dạng, để trống - Nhấn nút Format, sau chọn định dạng mà bạn muốn tìm - Nhấn vào Replace with, sau nhấn Format, chọn định dạng thay Nếu bạn muốn thay đoạn văn bản, nhập đoạn text vào Replace with - Nhấn Find Next, nhấn tiếp Replace để tìm thay định dạng đặc biệt Để thay tồn bộ, nhấn Replace All Tìm thay dấu đoạn, ngắt trang mục khác - Trong hộp thoại Find and Replace xuất sau nhấn Ctrl+H, bạn nhấn nút More không thấy nút Special - Nhấn vào Find what, sau nhấn nút Special chọn mục cần tìm - Nhập bạn muốn thay Replace with - Nhấn Find Next, Replace Replace All Sử dụng ký tự đại diện tìm kiếm - Bật hộp thoại Find and Replace lên - Nhấn nút More để mở rộng hộp thoại - Đánh dấu kiểm vào ô Use wildcards - Nhập từ ký tự đại diện vào Find what - Nhập bạn muốn thay ô Replace with - Nhấn Find Next, Replace Replace All Bảng ký tự đại diện Đại diện Nhập Ví dụ Một ký tự ? “s?t” tìm “sat” “set” Một dãy ký tự * “s*d” tìm “sad” “started” Bắt đầu từ < “ “(in)>” tìm “in”, “within” Khơng tìm “interesting” Một ký tự định [] “w[io]n” tìm “win” “won” Một ký tự dãy [-] “[r-t]ight” tìm “right” “sight” Dãy phải theo thứ tự tăng dần Một ký tự bất kỳ, trừ “t[!a-m]ck” tìm “tock”, “tuck” Khơng tìm “tack” hay [!x-z] ký tự cho sẵn ngoặc “tick” Bảng 6: Các ký tự đại diện quy trình tìm kiếm Nguyễn Trần Phương - Khoa Cơ & Môn chung 60 Trường Kinh tế Kỹ thuật Hịa Bình - Bài giảng học phần tin học Để tìm ký tự định nghĩa ký tự đại diện, bạn gõ dấu \ trước ký tự Chẳng hạn gõ \? để tìm dấu hỏi Bạn sử dụng dấu ngặc đơn để nhóm ký tự đại diện đoạn text để thứ tự phép tính Ví dụ gõ để tìm “presorted” “prevented” Bạn sử dụng ký tự đại diện \n để tìm kiếm biểu thức thay biểu thức xếp Ví dụ gõ (Office) (Word) vào Find what gõ \2 \1 vào ô Replace with Kết chương trình tìm cụm từ Office Word thay Word Office 2.6.3 KIỂM TRA CHÍNH TẢ VÀ VĂN PHẠM Kiểm tra tả, ngữ pháp, từ đồng nghĩa, tự động chỉnh sửa, từ điển mặc định cơng cụ đếm từ Có nhiều tính trợ giúp tài liệu Chúng bao gồm công cụ: Spelling and Grammar (cơng cụ kiểm tra tả ngữ pháp), Thesaurus (từ đồng nghĩa), AutoCorrect (tự động chỉnh sửa), Default Dictionary (từ điển mặc định) Word Count (công cụ đếm từ) Spelling and Grammar Để kiểm tra tả ngữ pháp tài liệu: • Đặt trỏ vào đầu tài liệu đầu đoạn văn mà bạn muốn kiểm tra • Chọn tab Review vùng Ribbon • Chọn biểu tượng Spelling & Grammar nhóm Proofing ấn phím tắt (F7) Hình 82: Chức kiểm tra tả, văn phạm • Bất kỳ lỗi hiển thị hộp thoại cho phép bạn chọn cách viết hay ngữ pháp thích hợp Nguyễn Trần Phương - Khoa Cơ & Môn chung 61 Trường Kinh tế Kỹ thuật Hịa Bình - Bài giảng học phần tin học Hình 83: Cài đặt kiểm tra văn Nếu bạn muốn kiểm tra tả từ cụ thể, bạn kích chuột phải vào từ gạch Word chọn thay Từ điển đồng nghĩa Từ điển đồng nghĩa cho phép bạn xem từ đồng nghĩa Để sử dụng từ điển đồng nghĩa: • Chọn tab Review vùng Ribbon • Chọn nút Thesaurus nhóm Proofing • Cơng cụ từ điển đồng nghĩa xuất phía bên phải hình bạn xem tùy chọn Hình 84: Kiểm tra từ đồng nghĩa Bạn truy cập vào từ điển đồng nghĩa cách kích phải vào từ chọn Synonyms menu Hình 85: Đồng văn Tạo từ điển mặc định Thường bạn có từ ngữ kỹ thuật chun mơn mà khơng cơng nhận cơng cụ kiểm tra tả ngữ pháp Word Do mà bạn tùy chỉnh từ điển để có từ bạn muốn cho vào • Chọn nút Microsoft Office Nguyễn Trần Phương - Khoa Cơ & Mơn chung 62 Trường Kinh tế Kỹ thuật Hịa Bình - Bài giảng học phần tin học • Chọn nút Word Options • Chọn tab Proofing • Chọn tab When Correcting Spelling • Chọn Custom Dictionaries, hộp thoại Custom Dictionaries xuất Hình 86: Tạo từ điển • Chọn Edit Word List • Nhập từ sử dụng bạn mà khơng có từ điển thời Word Hình 87: Cài đặt từ 2.6.4 TRỘN THƯ (MAIL MERGE) Trộn tài liệu (Mail Merge) Các Khái niệm:  Trộn thư: Trong thực tế, cần phải in văn gởi cho nhiều người chẳng hạn thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, tốt nghiệp…Thay phải gõ thông tin Nguyễn Trần Phương - Khoa Cơ & Môn chung 63 Trường Kinh tế Kỹ thuật Hịa Bình - Bài giảng học phần tin học người vào nội dung giấy chứng nhận (rất dễ nhằm lẫn), ta có dùng cơng cụ Mail Merge để giải vấn đề cách nhanh chóng  Tập tin data source: Một file chứa liệu nguồn trình bày dạng bảng biểu đơn giản table, sheet (của Excel, Access) bảo đảm đủ số cột, hàng v nội dung ô  Tập tin main document: Một file văn mẫu trình bày hồn chỉnh Hình 88: Giao diện Mail Merge Phương pháp tiến hành B1: Tạo tập tin Main Word: Mẫu giấy mời B2: Tạo tập tin nguồn liệu Excel với cột có tên tương ứng (chú ý tên cột không nên viết dấu tiếng việt, phải bắt đầu liệu Cell A1) Chú ý: Tập tin liệu bạn tạo Word nhiên thể Excel có lợi bảng liệu có hổ trợ nhiều phép tính hàm phức tạp B3: Trên tập tin Main Word | Start Mail Merge tab Mailings | Step by Step Mail Merge Wizard  Trình Wizard mở cửa sổ bên phải tài liệu Cửa sổ di chuyển chuột đến vị trí hình thay đổi kích cỡ  Để thực merge mail cần phải qua bước, việc bấm Next hộp thoại, muốn quay lại nhấn vào Previous  Trong mục Select document type chọn sẵn Letters Chọn Next qua bước Trong mục Select sartting document chọn sẵn Use the current document Chọn Next qua bước  Trong mục Select recipients nhấn nút Browse Chọn mở file danh sách Excel Word lưu  Chọn Sheet1, OK Nguyễn Trần Phương - Khoa Cơ & Mơn chung 64 Trường Kinh tế Kỹ thuật Hịa Bình - Bài giảng học phần tin học Hình 89: Các bước thực Mail Merge Hình 90: Giao diện chọn mở sheet Excel Hình 91: Hộp thoại Mail Merge Recipents Nguyễn Trần Phương - Khoa Cơ & Môn chung 65 Trường Kinh tế Kỹ thuật Hịa Bình - Bài giảng học phần tin học  Trong hộp thoại Mail Merge Recipents, ta bỏ  để trích lọc hàng khơng muốn tạo thư mời Hình 92: Trong mục Write your letter, nhấn chọn More items…để chèn cột (Fields)  Nhấn OK Nhấn Next qua bước  Trong mục Write your letter, nhấn chọn More items…  Đặt trỏ text vị trí xác định văn mẫu, nơi cần chèn liệu vào, chèn field vào main document:  Nhấn Next sang bước 5, bước nhấn vào nút >> đề xem trước thư mời  Nhấn nút Next sang bước thứ Nguyễn Trần Phương - Khoa Cơ & Mơn chung 66 Trường Kinh tế Kỹ thuật Hịa Bình - Bài giảng học phần tin học Hình 93: Giao diện để thực bước , in  Chọn Print… muốn in thư mời trực tiếp máy in, chọn Edit indidual letters muốn xem trước thư mời văn  Trong hộp thoại Merge to New Document chọn tạo tồn thư mời có danh sách chọn tạo thư mời cho số người  Envelopes: Tạo bì thư cách Mail Merge Thực tương tự phần From letter chọn Envelops thay chọn From letter bước1  Labels: Tạo nhãn cách Mail Merge Thực tương tự phần From letter chọn Labels thay chọn From letter bước1  Catologes: Tạo văn kiểu danh sách cách Mail Merge Thực tương tự phần From letter chọn Catologes thay chọn From letter B1  Ribbon Mailings: Cũng cách hữu ích để tạo Mail Merge trình xử lý giống với bước trình Wizard Bằng cách sử dụng Ribbon, ta truy cập vào nhiều tính hơn, chẳng hạn tự động kiểm tra tìm lỗi trước hồn tất việc trộn Ngồi có yếu tố nâng cao, chẳng hạn sử dụng trường để thể thao tác tính tốn tài liệu Hình 94: Các chức Ribbon Mailings Nguyễn Trần Phương - Khoa Cơ & Môn chung 67 ... an-2 x 2n-2 + …+ a1 x 21 + a0 x 20 Ví dụ : Cho số hệ 2: (10 011 )2 đổi sang 10 (10 011 )2 = 1x24 + 0x23 + 0x22 + 1x 21 + 1x20 = 16 + + + + = 19 Vậy số (10 011 )2 = (19 )10 Mã hố - Dù thơng tin lưu trữ đâu... thuật Hòa Bình - Bài giảng học phần tin học CHƯƠNG 1: NHỮNG HIỂU BIẾT CƠ BẢN VỀ TIN HỌC 1. 1 THÔNG TIN VÀ BIỂU DIỄN THÔNG TIN 1. 1 .1 THÔNG TIN VÀ DỮ LIỆU Khái niệm thông tin Thông tin hiểu biết... phân 12 : = dư : = dư : = dư 1 : = dư Nguyễn Trần Phương - Khoa Cơ & Môn chung Trường Kinh tế Kỹ thuật Hịa Bình - Bài giảng học phần tin học Lấy kết phần dư viết theo chiều ngược lại: 11 00 Phần