Bài giảng Tin ứng dụng trong kinh doanh: Chương 4 - Phạm Mạnh Cương

Bài giảng Tin ứng dụng trong kinh doanh - Chương 4: Tổng hợp, phân tích và thống kê số liệu cung cấp cho người học các kiến thức: Chức năng sub total, chức năng consolidate, tổng hợp thống kê và phân tích số liệu với pivottable,... Mời các bạn cùng tham khảo.

Chương TỔNG HỢP, PHÂN TÍCH VÀ THỐNG KÊ SỐ LIỆU CHỨC NĂNG SUB TOTAL  Ý nghĩa: Thống kê, tính tốn theo nhóm liệu trường định sở liệu Excel tự động phân tách nhóm liệu, tính tốn chèn kết tổng hợp đầu cuối nhóm  Cách thực hiện:  Bước 1: Sắp xếp sở liệu theo trường cần phân nhóm để thống kê, tính tốn;  Bước 2: Chọn sở liệu sau mở mục chọn Data\ Sub Total; CHỨC NĂNG SUB TOTAL  Bước 3: Xác định thông số sau:  At each change in: Chọn trường dùng để phân nhóm;  Use Function: Chọn hàm để thống kê;  Add Sub Total to: Chọn trường muốn thực thống kê đó;  Replace current subtotals: Thay giá trị subtotal có; CHỨC NĂNG SUB TOTAL  Page Break between groups: chọn, muốn tạo dấu ngắt trang nhóm;  Summary below data: chọn, muốn dịng tổng kết chèn sau nhóm;  Remove All: Xóa tất Subtotal có; CHỨC NĂNG CONSOLIDATE  Ý nghĩa: Thống kê, kết hợp liệu tương ứng nhiều Sheet Book kết xuất kết vào Sheet tổng hợp  Cách thực hiện:  Bước 1: Chọn sở liệu;  Bước 2: Mở mục chọn Data\ Consolidate; xác đinh thông số sau: CHỨC NĂNG CONSOLIDATE  Function: Chọn hàm để tính;  Reference: Xác định phạm vi liệu;  All reference: Liệt kê tất phạm vi liệu tham gia kết hợp  Use label in:  Top Row: Dùng dòng liệu bên tiêu đề cột;  Left Column: Dùng cột liệu bên trái tiêu đề dòng; CHỨC NĂNG CONSOLIDATE  Create links to source data: chọn, muốn tạo liên kết với liệu nguồn;  Browse: liệt kê danh sách file Workbook  Add: Bổ sung phạm vi chọn từ Reference vào All reference  Delete: Xóa phạm vi( Nếu lỡ xác định sai) CHỨC NĂNG CONSOLIDATE Chọn hàm để tính Dùng dịng liệu bên tiêu đềcột cộtdữ liệu Dùng bên trái tiêu đề dòng Xác định phạm vi liệu Liệt kê tất phạm vi liệu tham gia kết hợp liệt kê DS file Thêm Xóa phạm vi tạo liên kết với liệu nguồn CHỨC NĂNG CONSOLIDATE  Chú ý Ta tạo khung bảng thống kê trước, với điều kiện tên trường Label(nhãn) sở liệu phải hoàn toàn giống hệt tên trường (nhãn) sở liệu(trật tự khác) TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE  Ý nghĩa: Pivot Table công cụ để tổng hợp phân tích số liệu từ sở liệu Ngồi khả nhóm liệu theo dạng hàng cột (2D) Pivot Table tạo báo cáo dạng chiều.(3S) 10 TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE Chức năng:  Tạo bảng tổng kết  Tổ chức bảng liệu phương pháp kéo thả  Lọc nhóm liệu  Vẽ biểu đồ từ PivotTable 11 TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE 12 TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE  Thực hiện:  Quét khối chọn vùng số liệu  Data\ Pivot Table and PivotChart Report ->xuất hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard: 13 TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE  Bước 2: Lần lượt làm theo bước trình tạo bảng Cụ thể sau: Step 1: Chọn loại liệu dùng để phân tích việc tạo bảng  Microsoft Excel List or Database: liệu sở liệu Excel  External data source: Dữ liệu sở liệu chương trình khác  Multiple consolidation ranges: Dữ liệu nhiều vùng sở liệu  Another Pivot Table: liệu bảng Pivot Table khác  Nhấn nút Next để sang bước tiếp theo: 14 TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE  Step 2: Xác định phạm vi liệu dùng để tạo bảng  Step 3: Xác định vị trí đặt Pivot Table,  Chọn nút Layout (có thể thực sau tạo Pivot table)  Xác định Field chứa liệu mà ta muốn tổng hợp phân tích kéo vào phần DATA  Chọn giá trị xếp theo cột với nhãn nằm phía trên, kéo vào vùng Column  Sắp xếp theo hàng, kéo thả vào Row  Thống kê theo vùng, kéo thả vào Page 15 TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE  Step 3: Options: Xác định thêm số thông số khác Ta quan tâm thông số sau:  Name: đặt tên cho Pivot table  Format options: gồm thông số:  Grand total for columns: Chọn, muốn hiển thị dòng tổng cộng cho dòng bên bảng  AutoFormat table: chọn, muốn thực việc định dạng tự động cho bảng  Merge labels: canh nhãn Pivot Table 16 TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE  Preserve formatting: giữ lại trật tự định dạng cảu bảng  Page layout: thay đổi trật tự bố cục bảng  For error values; show: bật/tắt nội dung hiển thị có lỗi sai trị  For empty cells; show: bật/tắt nội dung hiển thị có rỗng 17 TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE  Data Option:  Data source options: gồm thơng số sau • Save datawith table layout: lưu loại liệu External lên bảng hành • Enable drilldown: bật/tắt tính drilldown- tính hiển thị thông tin chi tiết ô thống kê bảng Pivot Table ta nhấn kép chuột • Refresh on Open: cập nhật lại liệu mở  External data options: số thông số khác loại liệu External 18 TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE  Hiệu chỉnh PivotTable:  Thay đổi cấu trúc PivotTable  Thay đổi hàm tổng kết cho Field  Sử dụng công cụ để hiệu chỉnh 19 TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE  Thay đổi cấu trúc PivotTable  Sử dụng PivotTable Wizard: Chọn nút PivotTable  PivotTable Wizard, thực giống phần thiết kế  Kéo thả Field: Kéo thả Field tương ứng từ PivotTable Field List vào vùng tương ứng PivotTable ngược lại muốn bỏ 20 TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE  Thay đổi hàm tổng kết cho Field  Kích chuột phải vùng Data PivotTable, chọn Field Setting  Chọn hàm tính tốn 21 ... tiêu đềcột cộtdữ liệu Dùng bên trái tiêu đề dòng Xác định phạm vi liệu Liệt kê tất phạm vi liệu tham gia kết hợp liệt kê DS file Thêm Xóa phạm vi tạo liên kết với liệu nguồn CHỨC NĂNG CONSOLIDATE... liệu nguồn;  Browse: liệt kê danh sách file Workbook  Add: Bổ sung phạm vi chọn từ Reference vào All reference  Delete: Xóa phạm vi( Nếu lỡ xác định sai) CHỨC NĂNG CONSOLIDATE Chọn hàm để tính... CHỨC NĂNG CONSOLIDATE  Function: Chọn hàm để tính;  Reference: Xác định phạm vi liệu;  All reference: Liệt kê tất phạm vi liệu tham gia kết hợp  Use label in:  Top Row: Dùng dòng liệu bên