Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại viện khoa học công nghệ và xây dựng (tt)

1 CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU– HỒN THIỆN TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI VIỆN KHOA HỌC CƠNG NGHỆ XÂY DỰNG 1.1 Tính cấp thiết đề tài nghiên cứu Cùng với phát triển kinh tế yêu cầu nhiệm vụ cung cấp thơng tin kế tốn cho nhà quản lý đòi hỏi ngày đa dạng, phong phú kịp thời, đồng thời để đáp ứng cho hoạt động quản lý điều hành đạt hiệu cao, đặc biệt quản lý hữu hiệu mặt kinh tế tài Viện Khoa học cơng nghệ xây dựng quan tâm đến hệ thống tổ chức cơng cụ quản lý có hệ thống kế toán chưa thực phù hợp đáp ứng điều kiện mở cửa hội nhập kinh tế Trong thực tế triển khai thực hiện, nhiều nguyên nhân chủ quan khách quan mà việc tổ chức cơng tác kế tốn Viện nhiều bất cập, nhiều hạn chế, hiệu mang lại khơng mong muốn Do vậy, hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn Viện Khoa học công nghệ xây dựng cho phù hợp với đặc điểm, điều kiện cụ thể Viện đồng thời tơn trọng ngun tắc, sách, chế độ kinh tế tài chính, chế độ kế tốn góp phần khắc phục tồn tổ chức công tác kế tốn nhằm nâng cao hiệu thơng tin kế toán hoạt động Viện cần thiết khách quan Chính vậy, tác giả lựa chọn đề tài ‘‘Hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn Viện Khoa học cơng nghệ xây dựng’’ cho luận văn thạc sỹ 1.3 Mục tiêu nghiên cứu Đưa lý luận chung tổ chức kế tốn, tổ chức cơng tác kế tốn (tổ chức hệ thống chứng từ, tổ chức hệ thống tài khoản, tổ chức hệ thống sổ kế toán, tổ chức hệ thống báo cáo), tổ chức kiểm tra kế toán đơn vị nghiệp Trên sở khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn Viện Khoa học cơng nghệ xây dựng, đánh giá ưu điểm, tồn nguyên nhân chủ yếu Từ đó, đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn Viện Khoa học công nghệ xây dựng 1.6 Phương pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng phương pháp: vật biện chứng, vật lịch sử kết hợp với lý luận Khoa học kinh tế để nghiên cứu vấn đề lý luận thực tiễn liên quan cách logic Đồng thời, kết hợp sử dụng phương pháp: thu thập thông tin, điều tra, thống kê số liệu, vấn, quan sát trực tiếp, tham khảo tài liệu Ngoài ra, luận văn sử dụng phương pháp đối ứng tài khoản, phân tích, tổng hợp, so sánh, khảo sát thực tế 1.6.1 Phương pháp thu thập liệu * Phương pháp vấn phương pháp quan sát Phỏng vấn đưa câu hỏi với người đối thoại để thu thập thông tin Thực chất, vấn tựa quan sát gián tiếp cách “nhờ người khác quan sát hộ”, sau hỏi lại kết quan sát Để thực phương pháp này, tác giả thực vấn có chuẩn bị trước nhà quản lý kế toán trưởng, người am hiểu nắm rõ tổ chức cơng tác kế tốn đơn vị để khai thác sâu cấu, chức tổ cơng tác kế tốn Đồng thời kết hợp phương pháp vấn, tác giả tiến hành quan sát tổ chức công tác kế tốn Viện Khoa học cơng nghệ xây dựng Quan sát số lượng nhân viên kế toán, chức năng, nhiệm vụ phận nhân viên kế toán, mối quan hệ, cách thức làm việc phận, nhân viên kế toán, Từ khái quát sơ đồ tổ chức máy kế tốn Viện Quan sát trình tự lập, ln chuyển, biểu mẫu chứng từ kế toán; vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo kế tốn quản trị, kiểm tra cơng tác kế tốn ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn Viện Khoa học công nghệ xây dựng * Phương pháp điều tra trắc nghiệm bảng hỏi Nhằm mục đích thu thập thơng tin tình hình tổ chức cơng tác kế tốn Viện Khoa học cơng nghệ xây dựng, tác giả thiết lập bảng câu hỏi phát phiếu khảo sát tới nhà quản lý nhân viên kế toán trực tiếp tham gia vào cơng tác kế tốn Viện Khoa học cơng nghệ xây dựng Các phiếu khảo sát thiết kế dạng câu hỏi kèm phương án trả lời có sẵn, dạng câu hỏi kèm phương án trả lời “có” “không”, dạng câu hỏi xếp mức độ quan trọng vấn đề Trên sở kết khảo sát, tác giả tiến hành tổng hợp thông tin thu Đây sở để phản ánh thực trạng Viện, từ đánh giá ưu điểm tồn cần khắc phục việc tổ chức cơng tác kế tốn Viện Khoa học cơng nghệ xây dựng 1.6.2 Phương pháp phân tích tổng hợp liệu Kết thu từ phương pháp vấn, phương pháp quan sát, phương pháp điều tra trắc nghiệm bảng câu hỏi phương pháp nghiên cứu tài liệu, tác giả sử dụng phương pháp phân tích tổng hợp để thu thập thơng tin dạng: thơng tin định tính thông tin định lượng Các thông tin cần xử lý tốn học (đối với thơng tin định lượng) xử lý logic (đối với thông tin định tính) Qua phân tích, tổng hợp liệu để đánh giá thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn Viện Khoa học công nghệ xây dựng CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP 2.1 Khái niệm, đặc điểm phân loại đơn vị nghiệp 2.1.1 Khái niệm đơn vị nghiệp Đơn vị nghiệp tổ chức thực cung cấp dịch vụ xã hội công cộng dịch vụ nhằm trì hoạt động bình thường ngành kinh tế quốc dân Là tổ chức cung cấp dịch vụ công y tế, giáo dục đào tạo, văn hóa, thể thao, Khoa học cơng nghệ… đáp ứng nhu cầu phát triển nguồn nhân lực, chăm sóc sức khỏe, nâng cao thể lực cho nhân dân, đáp ứng yêu cầu đổi mới, phát triển kinh tế xã hội đất nước 2.1.2 Đặc điểm đơn vị nghiệp Các đơn vị nghiệp có vai trị quan trọng việc thực cơng việc có lợi ích chung lâu dài cho cộng đồng xã hội Các đơn vị nghiệp dù hoạt động lĩnh vực khác mang đặc điểm sau: - Hoạt động đơn vị nghiệp khơng nhằm mục đích lợi nhuận trực tiếp Trong kinh tế thị trường, sản phẩm, dịch vụ đơn vị nghiệp tạo trở thành hàng hoá cung ứng cho thành phần xã hội Tuy nhiên việc cung ứng hàng hoá cho thị trường chủ yếu khơng mục đích lợi nhuận doanh nghiệp - Hoạt động đơn vị nghiệp cung cấp sản phẩm mang lại lợi ích chung, lâu dài bền vững cho xã hội Kết hoạt động nghiệp tạo sản phẩm, dịch vụ có giá trị sức khoẻ, tri thức, văn hoá, Khoa học, xã hội… dùng chung cho nhiều người, cho nhiều đối tượng phạm vi rộng Đây “hàng hố cơng cộng” phục vụ trực tiếp gián tiếp trình tái sản xuất xã hội - Hoạt động đơn vị nghiệp gắn liền bị chi phối chương trình phát triển kinh tế xã hội Nhà nước Để thực mục tiêu kinh tế xã hội định, Chính phủ tổ chức thực chương trình, mục tiêu quốc gia như: chương trình chăm sóc sức khoẻ cộng đồng, chương trình xố mù chữ, chương trình dân số kế hoạch hố gia đình… Những chương trình, mục tiêu quốc gia có Nhà nước với vai trị thơng qua đơn vị nghiệp thực cách triệt để có hiệu 2.1.3 Phân loại đơn vị nghiệp Các đơn vị nghiệp phân loại để thực quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm tài bao gồm: - Đơn vị có nguồn thu nghiệp tự bảo đảm tồn chi phí hoạt động thường xuyên (gọi tắt đơn vị nghiệp tự bảo đảm chi phí hoạt động) đơn vị có nguồn thu từ hoạt động nghiệp ln ổn định nên bảo đảm tồn chi phí hoạt động thường xun NSNN khơng phải cấp kinh phí cho hoạt động thường xuyên đơn vị - Đơn vị có nguồn thu nghiệp tự bảo đảm phần chi phí hoạt động thường xuyên (gọi tắt đơn vị nghiệp tự bảo đảm phần chi phí hoạt động) Đây đơn vị có nguồn thu từ hoạt động nghiệp chưa tự trang trải tồn chi phí hoạt động thường xun, ngân sách nhà nước phải cấp phần chi phí cho hoạt động thường xuyên đơn vị - Đơn vị có nguồn thu nghiệp thấp, đơn vị nghiệp nguồn thu, kinh phí hoạt động thường xun theo chức năng, nhiệm vụ ngân sách nhà nước bảo đảm tồn kinh phí hoạt động (gọi tắt đơn vị nghiệp ngân sách nhà nước bảo đảm tồn chi phí hoạt động) Tiêu chí để phân loại đơn vị nghiệp mức độ tự đảm bảo chi phí hoạt động thường xuyên đơn vị nghiệp, xác định công thức 1.1 đây: Mức tự bảo đảm chi phí Tổng số nguồn thu nghiệp hoạt động thường xuyên = đơn vị nghiệp * 100% (1.1) Tổng số nguồn chi hoạt động thường xuyên Các đơn vị nghiệp có chức tạo sản phẩm chủ yếu phục vụ xã hội đồng thời tận dụng khả nhân lực, vật lực đơn vị để khai thác nguồn thu Do đơn vị không thực chế quản lý tài doanh nghiệp mà địi hỏi chế quản lý thích hợp để làm tốt hai chức phục vụ nhân dân khai thác nguồn thu để phát triển 2.2 Cơ chế quản lý tài đơn vị nghiệp Là chủ thể quản lý, Nhà nước sử dụng tổng thể phương pháp, hình thức cơng cụ để quản lý hoạt động tài đơn vị nghiệp điều kiện cụ thể nhằm đạt mục tiêu định Quản lý tài phận, khâu quản lý kinh tế xã hội khâu quản lý mang tính tổng hợp Quản lý tài coi hợp lý, có hiệu tạo chế quản lý thích hợp, có tác động tích cực tới trình kinh tế xã hội theo phương hướng phát triển hoạch định Việc quản lý, sử dụng nguồn tài đơn vị nghiệp có liên quan trực tiếp đến hiệu kinh tế xã hội phải có quản lý, giám sát, kiểm tra nhằm hạn chế, ngăn ngừa tượng tiêu cực, tham nhũng khai thác sử dụng nguồn lực tài đồng thời nâng cao hiệu việc sử dụng nguồn tài 2.3 Khái niệm, nhiệm vụ, nguyên tắc ý nghĩa tổ chức cơng tác kế tốn đơn vị nghiệp 2.3.1 Khái niệm tổ chức cơng tác kế tốn Tổ chức kế toán đơn vị nghiệp việc tạo mối liên hệ qua lại theo trật tự xác định yếu tố chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá tổng hợp - cân đối kế tốn nội dung cơng việc kế tốn cụ thể thơng qua nhân tố người nhằm thu thập thơng tin xác kịp thời cung cấp cho quản lý 2.3.2 Nhiệm vụ tổ chức cơng tác kế tốn đơn vị nghiệp Để thực tốt nhiệm vụ phát huy đầy đủ vai trị kế tốn quản lý kinh phí tài sản, tổ chức kế tốn cách khoa học, hợp lý đòi hỏi tổ chức kế toán đơn vị nghiệp cần phải thực tốt nhiệm vụ sau: - Hệ thống chứng từ phải xây dựng sở chế độ kế toán hành quy định văn pháp luật khác - Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán đầy đủ, chi tiết, đáp ứng yêu cầu quản lý góp phần phản ánh kiểm sốt thường xun, liên tục, có hệ thống tình hình tài sản, tình hình tiếp nhận sử dụng kinh phí NSNN cấp nguồn kinh phí khác từ góp phần quản lý chặt chẽ khoản thu, chi nội dung, mục đích - Tổ chức hệ thống sổ kế toán sở phân loại nghiệp vụ ghi nhận ban đầu hệ thống chứng từ kế toán đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin cho nhà quản lý nội đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan cách nhanh chóng, kịp thời - Tổ chức hệ thống báo cáo tài theo quy định Nhà nước quan quản lý có khả cung cấp đầy đủ tình hình tài đơn vị - Tổ chức hướng dẫn người đơn vị chấp hành chế độ quản lý kinh tế, tài nói chung chế độ kế tốn nói riêng, tổ chức kiểm tra kế tốn nội đơn vị - Tổ chức lưu trữ bảo quản chứng từ, tài liệu kế toán theo quy định chế độ kế toán hành 2.3.3 Nguyên tắc tổ chức cơng tác kế tốn đơn vị nghiệp Để thực tốt chức thông tin kiểm tra mình, tổ chức kế tốn đơn vị nghiệp cần quán triệt nguyên tắc sau: - Nguyên tắc thống - Nguyên tắc phù hợp - Nguyên tắc tiết kiệm hiệu - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm - Nguyên tắc tuân thủ 2.3.4 Ý nghĩa tổ chức cơng tác kế tốn đơn vị nghiệp Tổ chức công tác kế tốn tốt đảm bảo cung cấp thơng tin hoạt động kinh tế tài đơn vị có hệ thống, kịp thời, xác cho nhà quản lý giúp họ đưa định kinh doanh có hiệu Tổ chức khoa học, hợp lý cơng tác kế tốn phù hợp với đặc điểm đơn vị sở quy định, chế độ chung Nhà nước quản lý tài tạo thống quản lý, cung cấp thông tin tin cậy cho công tác quản lý vĩ mô, giúp cho Nhà nước việc hoạch định sách, soạn thảo luật lệ thích hợp 2.4 Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn đơn vị nghiệp 2.4.1 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Tổ chức chứng từ kế toán hiểu tổ chức việc ban hành, ghi chép chứng từ, kiểm tra, luân chuyển lưu trữ tất loại chứng từ kế toán sử dụng đơn vị nhằm đảm bảo tính xác thơng tin, kiểm tra thơng tin phục vụ cho ghi sổ kế toán tổng hợp kế toán Hệ thống chứng từ kế toán đơn vị nghiệp áp dụng theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 Bộ trưởng Bộ Tài chứng từ kế tốn ban hành theo văn pháp luật đặc thù khác Tất chứng từ vận động qua giai đoạn: lựa chọn, lập, kiểm tra, ghi sổ, bảo quản, lưu trữ tiêu huỷ chứng từ 2.4.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán đơn vị nghiệp Tài khoản kế toán dùng để phân loại hệ thống hóa nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh Hệ thống tài khoản kế toán thống phận cấu thành quan trọng hệ thống kế toán bao gồm quy định thống tài khoản, số lượng tài khoản nội dung ghi chép tài khoản Hiện nay, hệ thống tài khoản kế toán đơn vị nghiệp tuân theo quy định Luật Kế toán Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 Bộ trưởng Bộ Tài Hệ thống xây dựng nguyên tắc dựa vào chất nội dung hoạt động đơn vị nghiệp có vận dụng nguyên tắc phân loại mã hoá hệ thống tài khoản thống Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán cách Khoa học, hợp lý định hướng có tính chất định đến hệ thống thông tin đơn vị Do vậy, việc vận dụng hệ thống tài khoản có ý nghĩa to lớn, địi hỏi người tổ chức kế tốn cần phải quan tâm mức trước triển khai công việc 2.4.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán đơn vị nghiệp Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống lưu giữ toàn nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh theo nội dung kinh tế theo trình tự thời gian có liên quan đến đơn vị nghiệp Tuỳ theo hình thức kế tốn đơn vị áp dụng, đơn vị phải mở đầy đủ sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết thực đầy đủ, quy định hình thức kế tốn nội dung, trình tự phương pháp ghi chép mẫu sổ kế toán Nhà nước qui định bắt buộc mẫu sổ, nội dung phương pháp ghi chép loại sổ tổng hợp (Sổ Cái, Sổ Nhật ký) qui định mang tính hướng dẫn loại sổ kế toán chi tiết, thẻ kế toán chi tiết 2.4.4 Tổ chức hệ thống báo cáo đơn vị nghiệp Cuối kỳ kế toán năm, đơn vị phải lập báo cáo tài chính, báo cáo tốn ngân sách sở tổng hợp số liệu sổ kế toán chi tiết sổ kế toán tổng hợp Đối với đơn vị nghiệp báo cáo tài báo cáo toán áp dụng cho đơn vị kế tốn cấp sở gồm có: Bảng cân đối tài khoản (Mẫu B01H); Tổng hợp tình hình kinh phí tốn kinh phí sử dụng (Mẫu B02-H); Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động (Mẫu 02-1H); Báo cáo chi tiết kinh phí dự án (Mẫu F02-2H); Bảng đối chiếu dự tốn kinh phí ngân sách KBNN (Mẫu F023aH); Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng tốn tạm ứng kinh phí ngân sách KBNN (Mẫu F02-3bH); Báo cáo thu - chi hoạt động nghiệp hoạt động sản xuất, kinh doanh (Mẫu B03-H); Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ (Mẫu B04-H); Báo cáo số kinh phí chưa sử dụng tốn năm trước chuyển sang (Mẫu B05H); Thuyết minh báo cáo tài (Mẫu B06-H) Đối với báo cáo tài tổng hợp báo cáo tổng hợp tốn áp dụng cho đơn vị kế toán cấp I cấp II gồm có: Báo cáo tổng hợp tình hình kinh phí tốn kinh phí sử dụng (Mẫu B02/CT-H); Báo cáo tổng hợp thu - chi 10 hoạt động nghiệp hoạt động sản xuất, kinh doanh (Mẫu B03/CT-H); Báo cáo tổng hợp toán ngân sách nguồn khác đơn vị (Mẫu B04/CT-H) Phương pháp tổng hợp số liệu lập tiêu báo cáo tài chính, báo cáo tốn ngân sách phải thực thống đơn vị nghiệp, tạo điều kiện cho việc tổng hợp, phân tích, kiểm tra, đánh giá tình hình thực dự toán ngân sách Nhà nước cấp quan quản lý nhà nước Số liệu báo cáo tài chính, báo cáo tốn ngân sách phải xác, trung thực, khách quan phải tổng hợp từ số liệu sổ kế toán 2.4.5 Tổ chức kiểm tra kế toán đơn vị nghiệp Hàng năm, quan tài chính, quan chủ quản tiến hành kiểm tra việc thực chế độ kiểm tra kế toán đơn vị Kiểm tra kế toán phải thực thường xuyên, liên tục có hệ thống Thơng qua việc kiểm tra kế tốn mà kiểm tra tình hình chấp hành ngân sách, chấp hành kế hoạch SXKD, thu chi tài chính, kỷ luật thu nộp, tốn; kiểm tra việc giữ gìn, sử dụng loại vật tư vốn tiền; phát ngăn chặn tượng vi phạm sách, chế độ kinh tế tài Qua kết kiểm tra kế toán mà đề xuất biện pháp khắc phục khiếm khuyết cơng tác kế tốn, công tác quản lý đơn vị 14 Viện trưởng Phó viện trưởng Phó viện trưởng Phó viện trưởng Các Hội đồng Phịng tổ chức hành Viện chuyên ngành KCCTD TT tư vấn chống ăn mòn XD TT cơng nghệ xây dựng Phịng kế hoạch kỹ thuật Viện chuyên ngành bê tông TT tư vấn thiết kế XDựng TT tư vấn XD CN hạ tầng Phịng tài kế tốn Viện chun ngành địa KT TT tư vấn trắc địa Xdựng TT tư vấn thiết bị xây dựng Viện TT, ĐTạo Tchuẩn hoá VP đại diện Viện Đ.Nẵng TTPTCN vật liệu XD PViệnKHCNXD MiềnTrung PViệnKHCNXD Miền Nam Sơ đồ 3.1 Tổ chức máy quản lý Viện Khoa học công nghệ xây dựng Nguồn: [Phịng tổ chức hành chính] 3.1.3 Đặc điểm tổ chức máy kế toán Viện Khoa học công nghệ xây dựng Viện Khoa học công nghệ xây dựng lựa chọn hình thức tổ chức máy kế tốn theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán để phù hợp với đặc điểm đơn vị Với hình thức tổ chức máy kế tốn Viện Khoa học cơng nghệ xây dựng tổ chức Phịng Kế tốn Viện Tại Trung tâm Viện có nhân viên kế tốn Ở Trung tâm này, lãnh đạo Viện kế toán trưởng Viện bố trí nhân viên kế tốn làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận kiểm tra 15 chứng từ kế toán tập hợp lại định kỳ gửi chứng từ kế toán Phịng Kế tốn Viện để kiểm tra ghi sổ kế tốn Hiện Phịng Kế tốn có kế tốn trưởng đạo hướng dẫn phân công nhân viên kế toán thực việc thu thập, kiểm tra chứng từ hạch toán theo Trung tâm Cơ cấu tổ chức máy kế toán biểu qua sơ đồ 3.2: KẾ TỐN TRƯỞNG Kế tốn Các phần hành Kế tốn TT tư vấn chống ăn mịn XD Kế toán TT tư vấn thiết kế xây dựng Kế toán TT tư vấn trắc địa xây dựng Kế tốn tổng hợp Kế tốn TT cơng nghệ xây dựng Kế toán TT tư vấn XD CN hạ tầng Kế toán TT tư vấn thiết bị xây dựng Kế toán TTPT CN vật liệu xây dựng Sơ đồ 3.2 Tổ chức máy kế toán Viện KHCN xây dựng Nguồn: [Phịng Tài - Kế toán] 3.1.4 Kết hoạt động Viện Khoa học công nghệ xây dựng năm gần Viện Khoa học công nghệ xây dựng đơn vị nghiệp có thu Trải qua nhiều biến động khó khăn tính chất cơng việc nhiệm vụ Viện ln cố gắng hồn thành xuất sắc nhiệm vụ giao Kết đạt năm gần thể qua bảng 3.1: 16 So sánh năm 2010 Nội dung 2008 2009 2010 với năm 2009 (+/-) % Tổng tài sản 355.687.584.924 394.527.634.641 471.403.662.606 7.687.6027.965 119,49 Tổng nợ phải 102.309.277.772 183.419.332.448 240.095.994.426 56.676.661.978 130,9 trả Tài sản ngắn hạn 78.059.625.148 Tổng nợ ngắn 247.814.433.732 313.689.374.761 65.874.941.029 126,58 102.309.227.772 183.419.332.448 240.095.994.426 56.676.661.978 130,9 hạn Doanh thu 149.027.883.453 220.968.143.382 317.119.266.780 96.151.123.398 143,51 LN trước thuế 7.690.460.456 13.500.957.144 19.568.912.224 6.067.955.080 144,94 LN sau thuế 5.968.707.886 10.125.717.858 14.676.684.168 4.550.966.310 144,94 Nguồn: [Phịng Tài - Kế tốn] Bảng 3.1: Một số tiêu kinh tế Viện KHCN xây dựng từ năm 2008 – 2010 3.1.5 Tổ chức quản lý tài Viện Khoa học cơng nghệ xây dựng Cơ chế quản lý tài Viện xây dựng sở quy định Nhà nước đơn vị nghiệp, tổ chức quản lý khoản thu, khoản chi theo hướng dẫn thống từ khâu lập dự toán ngân sách, chấp hành tốn ngân sách Thơng qua việc tổ chức quản lý chặt chẽ giúp đơn vị mở rộng, tăng cường nguồn thu hợp pháp, sử dụng khoản chi có hiệu quả, cân đối thu chi, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí Viện trưởng người chịu trách nhiệm trước pháp luật định việc thực tồn hoạt động tài kế tốn đơn vị thực quy chế cơng khai tài chính, quy chế dân chủ theo quy định hành 3.2 Phân tích thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn Viện Khoa học công nghệ xây dựng 3.2.1 Thực trạng tổ chức chứng từ kế tốn Viện Khoa học cơng nghệ xây dựng 17 Để thu thập thông tin đầy đủ, kịp thời tình hình tài Viện, phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm sốt tình hình chấp hành định mức chi tiêu nắm nguồn thu làm để ghi sổ kế toán Viện xây dựng hệ thống chứng từ kế toán hoa học Viện vào chế độ kế toán hành xây dựng hệ thống chứng từ kế tốn phù hợp với đặc điểm, quy mơ hoạt động máy kế toán đơn vị Về bản, Vịên sử dụng chứng từ quy định Quyết định số 19/2006/QĐ- BTC Quy trình luân chuyển chứng từ thực qua bước: Tổ chức thu nhận chứng từ kế toán Tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán Tổ chức sử dụng luân chuyển chứng từ kế toán Tổ chức bảo quản lưu trữ chứng từ Việc tổ chức hệ thống chứng từ Viện góp phần quan trọng vào việc kiểm soát thu chi đơn vị qua tăng cường cơng tác quản lý nguồn thu, khoản chi, đem lại hiệu cho việc sử dụng nguồn lực đơn vị 3.2.2 Thực trạng tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Viện Khoa học công nghệ xây dựng Từ hệ thống chứng từ ghi nhận ban đầu, Viện tổ chức xây dựng hệ thống tài khoản nhằm ghi chép, hệ thống hóa nghiệp vụ kinh tế phát sinh Hệ thống tài khoản kế tốn Viện Khoa học cơng nghệ xây dựng sử dụng ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ - BTC ngày 30/03/2006 Bộ trưởng Bộ Tài Hệ thống tài khoản kế tốn xây dựng sử dụng Viện góp phần ghi nhận, phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình tiếp nhận sử dụng kinh phí từ nguồn tài khác nhau, góp phần quản lý chặt chẽ khoản thu, chi sử dụng nguồn lực mục đích Nội dung phương pháp hạch toán tài khoản thực theo quy định chế độ đáp ứng yêu cầu quản lý đơn vị 3.2.3 Thực trạng tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán Viện Khoa 18 học công nghệ xây dựng Các loại sổ kế tốn Viện Khoa học cơng nghệ xây dựng sử dụng ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ-BTC Các loại sổ kế toán tổng hợp chi tiết Viện sử dụng thể qua danh mục loại sổ kế tốn Hình thức ghi sổ kế tốn Viện áp dụng hình thức nhật ký chung Đặc điểm hình thức nhật ký chung là: Tất nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ gốc để ghi vào sổ nhật ký mà chủ yếu nhật ký chung theo thứ tự thời gian định khoản kế toán nghiệp vụ đó, sau ghi vào sổ theo nghiệp vụ phát sinh 3.2.4 Thực trạng tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán Viện Khoa học cơng nghệ xây dựng Phịng Kế tốn Viện tổ chức lập báo cáo tài theo mẫu quy định chế độ kế toán nghiệp ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 Bộ Tài Tổng hợp trình bày cách tổng qt, tồn diện tình hình tài sản, tình hình cấp phát, tiếp nhận kinh phí Nhà nước, kinh phí viện trợ, tài trợ tình hình sử dụng loại kinh phí Thời hạn lập nơi nhận báo cáo theo qui định Đối tượng mà Viện cung cấp báo cáo tài Bộ xây dựng, Cục thuế Thành phố Hà Nội, Cơ quan Thống kê Lãnh đạo Viện Kết khảo sát cho thấy Viện lập báo cáo tài theo quy định Nội dung báo cáo tài phản ảnh tổng quát tình hình sử dụng tài sản, kinh phí đơn vị theo mục lục NSNN Hệ thống báo cáo lập tương đối đầy đủ, mẫu quy định 3.2.5 Thực trạng kiểm tra kế toán Viện Khoa học công nghệ xây dựng Kiểm tra cơng tác kế tốn Nội dung kiểm tra nội dung cụ thể phần hành theo nhiệm vụ giao cho nhân viên Kiểm tra hợp lệ hợp pháp chứng từ kế 19 toán, việc ghi chép phản ánh tài khoản kế toán sổ kế toán tổng hợp, sổ kế tốn chi tiết báo cáo tài nhằm đảo bảo thực chế độ, Quy trình tiến hành kiểm tra Trước tiến hành kiểm tra Viện phải tiến hành lập kế hoạch kiểm tra xác định rõ: Thời gian kiểm tra, chuyên đề kiểm tra, đối tượng kiểm tra, nội dung kiểm tra, lập tổ kiểm tra 20 CHƯƠNG THẢO LUẬN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ CÁC ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI VIỆN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG 4.1 Đánh giá thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn Viện Khoa học công nghệ xây dựng 4.1.1 Những ưu điểm Về tổ chức cơng tác kế tốn Viện vận dụng chế độ kế toán cách hợp lý phù hợp với đặc điểm điều kiện Viện Trung tâm thuộc Viện Từ yêu cầu ghi chép kế toán khâu ban đầu lập chứng từ kế toán tuân thủ theo quy định, hệ thống mẫu biểu chứng từ tương đối đầy đủ theo quy định chế độ kế toán hành Việc ghi sổ thực sở chứng từ gốc Các chứng từ kiểm tra trước ghi sổ Về kiểm tra cơng tác kế tốn Công tác thực đặn giúp cho cơng tác tổ chức kế tốn ngày hồn thiện, góp phần nâng cao chất lượng cơng tác quản lý nói chung, cơng tác hạch tốn nói riêng 4.1.2 Những tồn Bên cạnh mặt đạt được, cơng tác tổ chức kế tốn Viện cịn tồn số hạn chế sau: Về chế quản lý tài Nhận thức quyền tự chủ việc sử dụng kinh phí Nhà nước cấp nguồn kinh phí khác cịn nhiều sai lệch, cơng tác quản lý chưa chặt chẽ, chế độ hạch tốn kế tốn, thống kê khơng chấp hành nghiêm túc công tác quản lý thu chi đơn vị cịn hạn chế Về tổ chức cơng tác kế toán - Tổ chức chứng từ kế toán 21 Việc xác định vận dụng chứng từ cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh Viện Trung tâm chưa thực khoa học đầy đủ Cơng tác kiểm tra chứng từ cịn bị xem nhẹ, khơng thường xun khâu kiểm tra sau thường vất vả việc xử lý khắc phục sai sót Việc xếp chứng từ chưa khoa học dẫn đến khó khăn việc kiểm tra lại chứng từ lấy lại chứng từ để sử dụng Điều kiện bảo quản chứng từ chưa tốt dẫn đến làm cho nhiều chứng từ bị hư hỏng Một số chứng từ kế tốn cịn chưa đảm bảo đầy đủ tính hợp lý, hợp pháp hợp lệ chứng từ - Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản Hệ thống tài khoản kế toán vận dụng chưa thống với quy định chế độ hành, phản ánh không chất nghiệp vụ kinh tế tài khoản Tài khoản chưa dùng sử dụng chưa quy định TK005Công cụ lâu bền sử dụng Thực tế nhiều Trung tâm xuất công cụ lâu bền sử dụng không phản ánh TK 005 - Tổ chức hệ thống sổ kế toán Việc mở sổ kế toán Viện chưa đầy đủ Thực tế chế độ kế toán thay đổi, mẫu sổ kế tốn phần mềm khơng thể điều chỉnh cho phù hợp, không bổ sung thêm tiêu vào sổ theo yêu cầu quản lý Ví dụ Cơ quan thuế nâng cấp phần mềm hỗ trợ kê khai thuế phần mềm kế toán đơn vị sử dụng chưa nâng cấp phần tương ứng dẫn đến lỗi việc kết xuất file báo cáo thuế - Tổ chức hệ thống báo cáo Tại Viện Khoa học công nghệ xây dựng dừng lại việc lập báo cáo tài theo quy định Nhà nước hệ thống báo cáo quản trị chưa coi trọng Do đó, hạn chế việc cung cấp thông tin chi tiết cho công tác quản lý cụ thể hoạt động đơn vị Còn số hạn chế mặt chế độ chứng từ tổ chức hạch toán làm cho chất lượng báo cáo chưa mong muốn nhà quản lý - Tổ chức kiểm tra cơng tác kế tốn 22 Viện thực thường xun có hệ thống cơng tác kiểm tra kế toán nội việc kiểm tra mang tính hình thức, chưa phát huy tác dụng kiểm tra 4.2 Sự cần thiết u cầu phải hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn Viện Khoa học cơng nghệ xây dựng Qua thực tiễn nhiều năm cho thấy việc quản lý Viện đạt nhiều kết đáng kể, song chưa đáp ứng yêu cầu quản lý Như vậy, việc đổi hồn thiện khơng ngừng tổ chức cơng tác kế tốn để thích ứng với u cầu công tác quản lý điều kiện Viện Khoa học công nghệ xây dựng thực vấn đề cấp thiết Điều góp phần khắc phục tồn hạch tốn Viện, nhằm nâng cao hiệu thơng tin kế toán hoạt động kinh doanh, hoạt động quản lý đơn vị 4.3 Các giải pháp hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn Viện Khoa học cơng nghệ xây dựng 4.3.1 Hồn thiện chế quản lý tài Trong quy trình lập, chấp hành dự tốn tốn kinh phí, đơn vị hàng năm phải sở nhu cầu số liệu năm trước, xem xét số liệu chi toán điện, nước, xăng xe, sửa chữa trang thiết bị…để dự kiến kinh phí cho năm sau sát với nhu cầu chi tiêu thực tế đơn vị 4.3.2 Hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn 4.3.2.1 Hồn thiện hệ thống chứng từ kế toán Thứ là, khâu lập chứng từ: Khi thực lập chứng từ bắt buộc phải theo mẫu, đảm bảo lập theo yếu tố chứng từ để chứng từ phản ánh trung thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh Thứ hai là, khâu kiểm tra chứng từ: Các chứng từ tiếp nhận từ bên kế toán cần tiến hành kiểm tra đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ chuyển vào hạch tốn, yếu tố kiểm tra bao gồm: tên chứng từ; ngày, tháng, số thứ tự; tên, địa bên tham gia vào nghiệp vụ; nội dung kinh tế chứng từ; quy mô 23 mặt số lượng giá trị; chữ ký bên chữ ký người phê duyệt chứng từ Thứ ba là, khâu lưu trữ bảo quản chứng từ: Việc bảo quản chứng từ kế toán đơn vị cịn chưa trọng, chưa có phân loại hợp lý theo nội dung kinh tế chứng từ để thuận lợi cho việc lưu trữ sử dụng lại chứng từ cần thiết Thứ tư là, kế hoạch luân chuyển chứng từ: Đơn vị cần tiến hành xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ riêng cho loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên liên tục đơn vị để xác định quyền lợi trách nhiệm đối tượng có liên quan đến nghiệp vụ 4.3.2.2 Hồn thiện hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản kế toán phận quan trọng hệ thống kế tốn định dạng hệ thống thông tin xây dựng đơn vị Sau ban hành, sửa đổi đưa vào sử dụng đến thật giúp ích cải thiện nhiều cho cơng tác kế tốn Song q trình vận dụng tài khoản kế toán hạch toán kế tốn thực tế Viện Khoa học cơng nghệ xây dựng số vấn đề tồn tại, chưa hợp lý Hệ thống tài khoản phương pháp ghi chép tài khoản đầy đủ, đắn điều kiện quan trọng để tổ chức kế toán đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin trung thực, xác cơng cụ đắc lực để đơn vị thực chế tự chủ tài việc quản lý chặt chẽ loại tài sản, khoản thu chi hoạt động từ đánh giá tình hình huy động, sử dụng tốn kinh phí đơn vị Vì vậy, hệ thống tài khoản sử dụng thực tế Viện Khoa học cơng nghệ xây dựng cần hồn thiện bổ sung 4.3.2.3 Hồn thiện hệ thống sổ kế tốn Nhìn chung hệ thống sổ sách Viện cho hoạt động nghiệp tương đối đầy đủ theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30 tháng 03 năm 2006 Bộ trưởng Bộ Tài 24 Tại Viện cịn xảy tình trạng chưa quy định rõ trách nhiệm người giữ sổ ý thức bảo quản sổ sách nhân viên kế toán lại chưa cao, nhân viên kế tốn sử dụng đơi lúc lại khơng để lại vị trí cũ dẫn đến việc bị thất lạc nên việc giữ loại sổ sách cịn thiếu an tồn Vì Viện nên có quy định cụ thể loại sổ sách liên quan đến phần việc nhân viên phải có trách nhiệm bảo quản loại sổ sách đó, ngồi dể đảm bảo tính hợp pháp sổ sách kế tốn, tránh tình trạng sổ sách bị thay đổi nội dung bên Viện phải đóng dấu giáp lai trang sổ loại sổ kế tốn 4.3.2.4 Hồn thiện hệ thống báo cáo tài Hệ thống Báo cáo tài Viện tương đối đầy đủ theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30 tháng 03 năm 2006 Bộ trưởng Bộ Tài Viện Khoa học cơng nghệ xây dựng đơn vị nghiệp có thu nên số liệu phát sinh nhiều, Báo cáo nộp cho Cơ quan thuế in chiếm đáng kể chi phí văn phịng phẩm Viện nên tiến hành đăng ký nộp hồ sơ khai thuế qua mạng internet (IHKTT) theo Đề án 30 cải cách thủ tục hành để giảm bớt thủ tục hành chính, giảm bớt chi phí, tiết kiệm thời gian khối lượng cơng việc cho kế tốn Ngồi ra, để nâng cao chất lượng quản lý đòi hỏi Viện cần phải quan tâm đến hệ thống kế toán quản trị báo cáo cung cấp thông tin quan trọng mà báo cáo tài khơng thể đáp ứng cho nhà quản lý người quan tâm, phục vụ cho hoạt động quản trị đồng thời nắm bắt tình hình tài đề quy định, chiến lược phát triển tương lai Báo cáo quản trị Viện xây dựng gồm loại: báo cáo dự tốn; báo cáo phân tích; báo cáo đánh giá tư vấn Bên cạnh Viện cần có kế hoạch nâng cấp phần mềm kế tốn, đào tạo thường xun cán làm cơng tác kế tốn tài sử dụng thành thạo, khai thác kịp thời phần mềm áp dụng hiệu tin học quản lý nhằm cung cấp hệ thống báo cáo cách xác nhanh chóng 4.3.2.5 Hồn thiện kiểm tra cơng tác kế tốn Để việc kiểm tra cơng tác kế tốn thực tốt có hiệu cao, 25 Viện cần quán triệt thực nghiêm túc Quy chế việc kiểm tra tài kế tốn 4.3.2.6 Điều kiện thực giải pháp hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn Về phía Nhà nước Để đảm bảo hồn thiện mơi trường pháp lý kế toán áp dụng cho đơn vị nghiệp phù hợp thích ứng với điều kiện ngồi văn kế tốn có tính pháp lý cao Luật kế toán, văn luật hiệu lực, cần tiếp tục đổi hệ thống kế toán hành theo hướng sau đây: Tạo dựng đầy đủ hoàn thiện khung pháp lý kế tốn, đảm bảo cho cơng tác kế tốn, tổ chức máy kế toán thực theo luật pháp điều chỉnh chế tài pháp luật Nhà nước cần tiếp tục rà soát, cập nhật hoàn thiện nội dung chuẩn mực kế tốn ban hành; hồn chỉnh, bổ sung điểm chưa phù hợp chưa thống Chuẩn mực ban hành Các cấp, ngành có liên quan cần sớm sửa đổi, ban hành văn pháp quy quy định mức khoán, chế độ tiêu chuẩn, định mức sử dụng loại tài sản, phương tiện làm việc, chế độ sử dụng văn phòng phẩm Tiếp tục cải cách, hình thành phát triển tổ chức nghề nghiệp lĩnh vực kế toán, kiểm tốn Về phía Viện Khoa học cơng nghệ xây dựng Viện cần nhận thức rõ tầm quan trọng tổ chức cơng tác kế tốn hoạt động quản lý Đồng thời, cần có thái độ nghiêm chỉnh chấp hành quy định pháp luật chuẩn mực, chế độ tài kế tốn Nhà nước Bên cạnh đó, sở bất cập thực tế hoạt động Viện phải kiến nghị, đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện sách, chế độ kế toán Nhà nước 26 Tăng cường kiểm tra cơng tác quản lý tài chính, hoạt động cần thiết, góp phần tăng cường quản lý nhà nước đơn vị nghiệp trình thực nhiệm vụ giao Đồng thời đơn vị cần phải xây dựng kế hoạch phát triển cho mình, chủ động đa dạng hố loại hình đào tạo, tăng cường mở rộng hợp tác quốc tế phù hợp với yêu cầu xã hội hoá, nâng cao trình độ quản lý, thường xuyên tăng cường công tác bồi dưỡng cán chuyên môn 4.4.Những đóng góp đề tài Luận văn hệ thống hoá vấn đề lý luận tổ chức cơng tác kế tốn (hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản, hệ thống sổ kế toán chi tiết, tổng hợp, báo cáo kế toán) đơn vị nghiệp có thu Luận văn tập trung phản ánh thực trạng cơng tác kế tốn Viện Khoa học công nghệ xây dựng Đồng thời rút ưu điểm tồn q trình tổ chức cơng tác kế tốn Viện tiền đề để đưa giải pháp hồn thiện cơng tác kế tốn Luận văn đề xuất quan điểm giải pháp cụ thể mang tính định hướng khoa học, hợp lý, tính lý luận thực tiễn để hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn Viện Khoa học cơng nghệ xây dựng Từ góp phần giúp Viện Khoa học công nghệ xây dựng tổ chức kế toán Khoa học hợp lý hơn, đáp ứng yêu cầu giai đoạn hội nhập kinh tế khu vực quốc tế diễn mạnh mẽ 4.5 Những hạn chế nghiên cứu vấn đề đặt cần tiếp tục nghiên cứu Thứ nhất, luận văn chưa đưa phân tích số mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn đơn vị khác nước giới để từ so sánh rút học kinh nghiệm cho Viện Khoa học công nghệ xây dựng Thứ hai, phiếu điều tra thực có nội dung hình thức câu hỏi chưa phong phú, đa dạng Thứ ba, thời gian nghiên cứu có hạn, hạn chế lực, nguồn tài 27 liệu, cách thức tiếp cận nên luận văn không tránh khỏi thiếu sót 4.6 Kết luận đề tài nghiên cứu Tổ chức cơng tác kế tốn vấn đề rộng lớn phức tạp lại cần thiết, nhân tố góp phần vào tồn phát triển đơn vị nói chung Viện Khoa học cơng nghệ xây dựng nói riêng Tổ chức cơng tác kế tốn khơng địi hỏi phải có hướng dẫn Nhà nước mà cịn phải có nỗ lực thân đơn vị Nhu cầu thông tin nhà quản lý việc thực chức quản lý đơn vị điều kiện tiền đề quan trọng Để góp phần vào việc tổ chức cơng tác kế tốn Viện Khoa học công nghệ xây dựng, Luận văn đề cập đến lý luận tổ chức công tác kế tốn, thực trạng, giải pháp phương hướng hồn thiện Trong phạm vi điều kiện định luận văn đề cập đến vấn đề sau: Luận văn hệ thống hoá vấn đề lý luận tổ chức công tác kế tốn Trình bày góp phần làm rõ sở lý luận, thực tiễn tổ chức công tác kế tốn nói chung thơng qua vấn đề chất, nội dung, phạm vi mối quan hệ cơng tác kế tốn máy kế tốn Đã đề xuất giải pháp mang tính Khoa học, hợp lý, tính lý luận thực tiễn để hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn đơn vị với điều kiện để thực hiệu giải pháp 28 ... chung Viện Khoa học công nghệ xây dựng 3.1.1 Quá trình hình thành, chức năng, nhiệm vụ Viện Khoa học công nghệ xây dựng Viện Khoa học cơng nghệ xây dựng tiền thân Viện Thí nghiệm vật liệu xây dựng. .. kế xây dựng Kế toán TT tư vấn trắc địa xây dựng Kế toán tổng hợp Kế tốn TT cơng nghệ xây dựng Kế tốn TT tư vấn XD CN hạ tầng Kế toán TT tư vấn thiết bị xây dựng Kế toán TTPT CN vật liệu xây dựng. .. xây dựng Sơ đồ 3.2 Tổ chức máy kế toán Viện KHCN xây dựng Nguồn: [Phịng Tài - Kế tốn] 3.1.4 Kết hoạt động Viện Khoa học công nghệ xây dựng năm gần Viện Khoa học công nghệ xây dựng đơn vị nghiệp